行政助理崗位工作流程(XXXX02)

1、行政助理理崗位工工作流程程行政管理理工作的的重點在在于做好好公司經(jīng)經(jīng)營目標標達成的的后勤資資源的有有效利用用、服務(wù)務(wù)管理成成本的控控制與統(tǒng)統(tǒng)籌思維維的建立立，最終終的目標標是企業(yè)業(yè)經(jīng)營目目標與戰(zhàn)戰(zhàn)略的達達成。 第一章 行行政檔案案管理。一、政府府往來函函件管理理：對行政人人事經(jīng)理理給給到的的各類文文件進行行歸檔，包括各類對外及收到的文件、函件等；不同類型型的文件件使用不同同名稱文件件夾存放放，按文文件日期期、文件件名稱、往來單單位、部部門名稱稱、文件件份數(shù)、文件頁頁碼數(shù)等等依次進行行目錄表表編排，放放置文件件夾首頁頁；同時進行行各類電電子表格格目錄編編排存檔檔，便于于及時查查找；每份文件件均備

2、有有掃描件件存檔，便便于需要要時及時時提取、查閱。二、公司司證照管管理：對公司的的現(xiàn)有證照照做好歸歸類存檔檔。使用時申申請人需需填寫證證照使用用申請表表，如行行政經(jīng)理理不在，需需電話告告知，經(jīng)經(jīng)行政經(jīng)經(jīng)理審批批同意后后方可外外借或復(fù)復(fù)印使用用。根據(jù)實際際情況辦辦理相應(yīng)應(yīng)的證照照變更，同時將變更后的證照掃描件傳至香港Z先生。三、印章章管理：對需要用用印或外外借印章章時，申申請人需需填寫用用印申請請單，如如行政經(jīng)經(jīng)理不在在，需電電話告知知，經(jīng)行行政經(jīng)理理審批同同意后方方可用印印或外借借。外借借時確保保印章的的安全妥妥善保管管。外借印章章要在當當天歸還還，如若若第二天天還需借借用，則則需再次次填寫用

3、用印申請請單，與與第一條條相同。四、合同同管理：對公司每每月新增增簽訂的的合同，使使用文件件夾整理理、存檔檔；制作一張張目錄表表，內(nèi)容容按合同同簽訂日日期、合合同名稱稱、簽訂訂合同另另一方名名稱、合合同頁碼碼數(shù)、合同備備案份數(shù)數(shù)等依次次進行填填寫，放放置文件件夾首頁頁；同時進行行合同電電子檔目目錄編排排存檔，便便于及時時查找；每份文件件均備有掃描描件存檔檔，便于于需要時時及時提提取、查查閱。五、日常常文件管管理：對公司日日常工作作中編寫寫的文件件及申請請做好電電子檔管管理，經(jīng)經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審審批通過過的申請請需按需需要做好好掃描件件存檔，便便于需要要時及時時提取、查閱。宿舍管理理。行政人員員宿舍管管理

4、：年初對各各員工住房房內(nèi)生活活家具進進行檢查查、清點點、登記記。在宿宿舍用品品簽收單單上補充充新增加加的生活活用具，房房間使用用人及管管理人簽簽字。每次宿舍舍有新員員工入住住時，需按照照宿舍管管理制度度填寫宿宿舍使用用申請表表，宿舍舍用品簽簽收單，并安排排床位，告告知相應(yīng)應(yīng)設(shè)施使使用方法法及宿舍舍管理規(guī)規(guī)定。對于外來來入住人人員需填填寫外來來人員入入住公司司登記表表，包括括入住時時間、姓姓名、聯(lián)聯(lián)系人、事由等等。每位住宿宿人員各各持一枚枚房間鑰鑰匙，宿宿舍管理理員J阿阿姨留有有各房間間備用鑰鑰匙一枚枚，鑰匙匙使用過過程中嚴嚴格按照照公司鑰鑰匙管理理制度執(zhí)執(zhí)行，違違規(guī)者承承擔相應(yīng)應(yīng)的行事事責任。

5、每次有人人員住宿宿變更時時及時做做好相應(yīng)應(yīng)的變更更登記，回回收房間間鑰匙。做好紙質(zhì)質(zhì)及電子子檔管理理。工人宿舍舍管理：鑒于公司司絕大部部分工人人均回家家住，主主要由行行政后勤部對對工人宿宿舍進行行監(jiān)管。宿舍管理理員J阿阿姨留有有各房間間備用鑰鑰匙各一枚。鑰匙管理理。 v, ?11 hw% t鑰匙管管理包括括員工宿宿舍和辦辦公室宿宿舍及公公共辦公公區(qū)鑰匙匙的管理理，除總總經(jīng)理辦辦公室、總經(jīng)理理助理辦辦公室及及財務(wù)室室鑰匙由由總經(jīng)理理助理和和財務(wù)主主管管理理外，其其他鑰匙匙由行政政助理管管理。鑰鑰匙使用用過程中中嚴格按按照公司司鑰匙管管理制度度執(zhí)行。一、! 4 l2 R K辦公公室鑰匙匙分配各個辦

6、公公室鑰匙匙由各部部門負責責人持有有，其他他員工不不予發(fā)放放鑰匙。e+ TT! ss- _2 ww kk# WW1 oo+ cc員工宿宿舍鑰匙匙。+ b; q# R$ K: 77 m 行行政后勤勤科宿舍舍管理員員留有一一把。辦公室調(diào)調(diào)整或離離職員工工鑰匙及及時收回回，并予予以調(diào)整整發(fā)放。固定資產(chǎn)產(chǎn)管理辦公資產(chǎn)產(chǎn)管理：年初對公公司現(xiàn)有有的辦公公用具、辦公軟軟件等進進行檢查查、清點點、登記記，存電子子檔，交交與財務(wù)務(wù)處一份份。對于新購購置的固固定資產(chǎn)產(chǎn)按購置置時間、留檔證證件、鑰鑰匙等做做好登記記、存放放檔案袋袋，編號號。同時做做好電子子檔目錄錄編排，便便于需要要時提取取、查閱閱。宿舍資產(chǎn)產(chǎn)管理：

7、年初對公公司宿舍舍財產(chǎn)如如電視、空調(diào)等等進行檢檢查、清清點、登登記，做做好更新新、登記記工作。車輛管理理：公司目前前擁有車車輛：三三菱越野野車、廣廣本商務(wù)務(wù)車、金金杯面包包車各一一輛，旋旋耕機一一臺，玉玉柴挖掘掘機一臺臺，摩托托車三輛輛。對辦辦公使用用車輛，用用車人需需提前填填寫用車車申請單單，經(jīng)行行政經(jīng)理理審批同意意后方可可派車。記錄車輛輛的每次次使用情情況，行行駛公里里數(shù)及司司機簽字字，存電電子檔，月月底將復(fù)復(fù)印件交交與財務(wù)務(wù)處一份份；摩托車分分別為WW、Q、G所使用用，記錄錄每月行行駛公里里數(shù)，存存電子檔檔，月底底按上班班期間實實際行駛駛公里數(shù)數(shù)報銷摩摩托車配配油費。會議管理理。公司例會

8、會、部門門會議、特別會會議等，發(fā)發(fā)布會議議通知、告知；得到準準確會議議通知時時，提前前通知需需要參會會的人員員，同時時在會議議開始55分鐘前前通知參參會者，準準時到達達會議室；會議開開始前一一分鐘清清查還未未到會者者，及時時通知其其到會，不不能參會會者向會會議領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)報告。進行會議議前準備備，如準準備會議議中需要要的文件件、材料料，會議議室水果果、茶水水準備；會議中接接待，如如給與會會領(lǐng)導(dǎo)添添茶；會議后的的完善工工作，如如會議室室整理，會會議記錄錄或紀要要的編寫寫及發(fā)布布等。通訊錄管管理。熟悉公司司各部門門人員及及通訊電電話，隨隨時更新新公司司人員通通訊錄，于每月8日前發(fā)送當月JX基地通訊錄至香

9、港同事Y，抄送L經(jīng)理。如有增加加或更新新通訊錄錄，更新新后及時時發(fā)送至至公司各各同事郵郵箱中。負責公司司外來電電話的接接聽和轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)移。收集、整整理外來來聯(lián)系名名片，將將所有聯(lián)聯(lián)系信息息錄入電電子表格格，便于于需要時時提取。通知管理理。負責公司司日常通通知，文件的起起草、發(fā)發(fā)放及通通知工作作，一般般性通知知可通過過綜合辦辦公室的的黑板公公告欄處處公告，或或者通過過電郵通通知。辦公用品品采購與與管理各部門需需求計劃劃收集：每月5日日前收集集各部門門本月的物物品需求求計劃，進進行匯總總，編制制需求計計劃匯總總表，同同時根據(jù)據(jù)庫存情情況編制制采購申申請表，交交由行政政主管審審批；于每月中中旬購買買一次，

10、按按申請單單發(fā)放辦辦公用品品，申請請人填寫寫領(lǐng)用單單。其他公共共物品采采購計劃劃公共物品品包括：茶杯、茶葉、食品、紙巾、清掃用用具、打打印紙等等非各部部門需求求計劃內(nèi)內(nèi)的物品品，以及及其他原原公司沒沒有但經(jīng)經(jīng)過調(diào)查查發(fā)現(xiàn)需需要采購購的物品品，此項項公共物物品若臨臨時急用用，可臨臨時報經(jīng)經(jīng)行政主主管，進進行臨時時采購，如如果非急急用，可可在每月月5日前前匯總需需求計劃劃，進行行集中采采購。采購流程程一般日用用品（非非辦公家家具、設(shè)設(shè)備等大大型物資資）由行行政助理理進行采采購，流流程如下下：6 , N- I99 a99 S33 Q# t T77 T+ j88 , h、首首先編制制采購申申請表，交交

11、由行政政主管審審批；憑借審批批的采購購申請表表到財務(wù)務(wù)處辦理理借支手手續(xù)；% r+ R22 f y% w到到達指定定地點進進行采購購；采購結(jié)束束后，填填寫報銷銷單（含含價格），整整理好票票據(jù)，將將實物與與單據(jù)交交由行政政主管審審批；, F; H: N88 Y % 33 r77 R W99 T物物資入庫庫，由行行政助理理開具入入庫單，行行政主管管、財務(wù)務(wù)簽字，一一式兩聯(lián)聯(lián)，行政政助理與與財務(wù)各各一份；5 , Q& a X) V66 S/ g根根據(jù)入庫庫單填寫寫入庫匯匯總表（電電子版）；將報銷單單交由財財務(wù)審批批、報銷銷。辦公用品品發(fā)放任何辦公公用品的的領(lǐng)用均均需要登登記；每每月集中中采購的的物資

12、（按按照各部部門的需需求計劃劃）在采采購結(jié)束束后，月月初予以以集中發(fā)發(fā)放；% E+ D% A; e11根據(jù)各各部門的的物資需需求計劃劃，到倉倉庫集中中領(lǐng)取，出出具出庫庫單，行行政主管管、財務(wù)務(wù)簽字，一一式兩聯(lián)聯(lián)，行政政助理和和財務(wù)各各一份；根據(jù)出庫庫單填寫寫出庫匯匯總表（電電子版）；發(fā)放時，根根據(jù)不同同物資的的性質(zhì)，登登記到不不同的領(lǐng)領(lǐng)用登記記表中，發(fā)發(fā)放完畢畢后，編編制匯總總表，更更新庫存存。2 B66 % $ I) v44 U55 ?44 p11 G* _五五、辦公公用品庫庫存管理理庫存用品品及新采采購用品品統(tǒng)一放放置在資資料室（資資料室作作為辦公公用品倉倉庫）；8 q55 , 33 O&

13、 k66 辦辦公用品品出入庫庫堅持開開單據(jù)、行政主主管審批批、及時時更新庫庫存的原原則：用品出入入庫后，進進行整理理，各類類物品分分類存放放； 5 uu. RR/ WW! dd每月224日前前進行庫庫存盤點點，填寫寫盤存表表，交由由行政主主管審查查，如果果發(fā)現(xiàn)實實際與賬賬目不符符，查明明原因，追追究責任任。! S$ k. Q66 _! cl00 保保底庫存存量，由由行政主主管確定定六、辦公公用品使使用管理理對于借用用的物品品，需要要歸還的的，行政政助理需需要跟蹤蹤歸還時時間，到到時間還還未歸還還的要與與之溝通通，超過過三天的的需說明明原因及及歸還時時間； 對于交還還的物品品的完好好性，行行政助

14、理理需要予予以當場場雙方檢檢查確認認，如有有問題視視情況需需要借用用人承擔擔的，由由借用人人原價賠賠償或重重購；確確認無誤誤后簽字字； + : cc6 YY3 uu ZZ- ff0每月月30日日前匯總總本月員員工領(lǐng)用用，需扣扣款的明明細表（含含工作包包、工作作裝、入入住宿舍舍、電話話卡等）報報至人事事主管以以備當月月工資核核算。設(shè)備保養(yǎng)養(yǎng)、維修修管理：管理使用用復(fù)印機機、傳真真機掃描描儀及其他耗材材設(shè)備，建建立設(shè)備備檢查清清潔制度度，掌握握各種器器材功能能使用。確保公司司網(wǎng)絡(luò)、水、電電的正常常供應(yīng)及及安全使使用，確保故故障244小時內(nèi)內(nèi)及時報報修。其他工作作：年初各公公司辦理理年檢、換證。農(nóng)產(chǎn)

15、品無無公害認認證申請請，材料料準備。果園采果果、銷售售時，協(xié)協(xié)助銷售售主管做做好銷售售工作，3-5月聯(lián)系膠框購買及紙箱的訂做工作。月初工作作：1、按時時交納公公司行政政費用，每月1日查詢公司上月4部固話電話費，10日查詢上月用電費。8日前發(fā)送該月人員通訊錄至香港Y。2、金杯杯車、廣廣本奧德德賽每月月租賃費費。3、檢查查各種辦辦公用品、申申請單、報銷單單等使用用情況并并及時補補充。4、統(tǒng)計計本月需需購買的的辦公用用品。5、記錄錄大食堂堂工人用用餐人數(shù)數(shù)，小食食堂行政政人員用用餐人數(shù)數(shù)，每月月11日日、211日、月月底統(tǒng)計計食堂伙伙食開支支，交與與食堂管管理員JJ阿姨用用于食堂堂伙食費費報銷使使用

16、。月中工作作：1、檔案案管理。對各類類文件、資料進進行歸集集、整理理、入檔檔，并負負責日常常借閱及及管理。2、固定定資產(chǎn)管管理，宿舍管管理，鑰匙管管理，車輛管管理，會議管管理，通訊錄錄管理，通知管管理，辦公設(shè)設(shè)備管理理。3、辦公公用品采采購、領(lǐng)領(lǐng)用和分分發(fā)工作作。月末工作作：更新各公公司行政政報表，包包括M11-M66表，合合同綜合合報表，印印章使用用報告/變更通通知，證證照臺帳帳表，如如當月有有新增合合同、印印章使用用變更或或證照更更新等，則則將新增增合同、最新證證照及經(jīng)經(jīng)行政經(jīng)經(jīng)理簽署署后的各各報表掃掃描發(fā)送送至香港港Z先生。每日工作作：1、日常常接待。第一時時間發(fā)現(xiàn)現(xiàn)前來辦辦事、拜拜訪的客客人，詢詢問客人人來意，如如找人，在在適當?shù)牡臅r候引引導(dǎo)至被被找人處處，如被被找人正正在忙，可可安排客客人在休休息區(qū)稍稍等，待待與被找找人確認認是否接接見后在在做相關(guān)關(guān)引導(dǎo)。如前來來者為相相關(guān)部門門領(lǐng)導(dǎo)，則則直接將將客人引引至?xí)h議室或總總經(jīng)辦，告告知公司司領(lǐng)導(dǎo)接接見，準準備茶水水、果盤盤。2、辦理理各種日日常行政政事務(wù)和和手續(xù)，如填寫報表、復(fù)印、打印等。3、保持持辦公區(qū)區(qū)、走廊廊、衛(wèi)生生間及草草坪的環(huán)環(huán)境衛(wèi)生生。4、保證證日常辦辦公設(shè)施施的