Project管理項(xiàng)目的一般流程

1、Project管理項(xiàng)目的一般流程Project管理項(xiàng)目的一般流程第2章 Project管理項(xiàng)目的一般流程根據(jù)項(xiàng)目的生命周期理論，項(xiàng)目需要經(jīng)歷五個階段啟動、計(jì)劃、執(zhí)行、控制和收尾，項(xiàng)目管理工作也圍繞這些階段依次展開。所以，使用Microsoft Project管理項(xiàng)目時，無論項(xiàng)目的規(guī)模和種類如何，通常都要遵循特定的程序。本章的主要內(nèi)容是：Microsoft Project管理項(xiàng)目的一般流程、掌握并能靈活運(yùn)用項(xiàng)目模板和項(xiàng)目向?qū)?、學(xué)會使用幫助解決問題。 2第2章 Project管理項(xiàng)目的一般流程根據(jù)項(xiàng)目的生命周期理2.1 流程概述1 根據(jù)項(xiàng)目生命周期確定管理流程 項(xiàng)目階段項(xiàng)目管理需要完成的工作Mic

2、rosoft Project能完成的工作啟動確認(rèn)項(xiàng)目可以開始并付諸行動。包括：選定項(xiàng)目、建立項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)、項(xiàng)目核準(zhǔn)、立項(xiàng)、準(zhǔn)備工作等確定項(xiàng)目目標(biāo)收集準(zhǔn)備資料計(jì)劃編制項(xiàng)目計(jì)劃用Microsoft Project制定項(xiàng)目計(jì)劃，并保存為比較基準(zhǔn)執(zhí)行將書面的項(xiàng)目計(jì)劃轉(zhuǎn)化為實(shí)際成果按照項(xiàng)目計(jì)劃實(shí)施項(xiàng)目，并及時記錄項(xiàng)目的實(shí)際進(jìn)展控制監(jiān)測項(xiàng)目的實(shí)際進(jìn)展，及時發(fā)現(xiàn)并調(diào)整偏差跟蹤項(xiàng)目，將項(xiàng)目實(shí)際狀態(tài)與比較基準(zhǔn)進(jìn)行比較，找出問題收尾正式接收項(xiàng)目成果，將項(xiàng)目有條不紊地結(jié)束整理并保存項(xiàng)目資料，進(jìn)行總結(jié)32.1 流程概述1 根據(jù)項(xiàng)目生命周期確定管理流程項(xiàng)目階段項(xiàng) Microsoft Project管理項(xiàng)目的基本流程 4 M

3、icrosoft Project管理項(xiàng)目的基本流程 62 Microsoft Project的管理流程 準(zhǔn)備階段準(zhǔn)備階段與項(xiàng)目生命周期中的項(xiàng)目啟動階段相對應(yīng)。主要工作為：收集相關(guān)資料。確定項(xiàng)目目標(biāo)、約束條件。52 Microsoft Project的管理流程 準(zhǔn)備階段2 Microsoft Project的管理流程項(xiàng)目計(jì)劃階段本階段中Project能夠充分發(fā)揮作用，具體工作包括：用Project編制一份完善的項(xiàng)目文件，文件的后綴名為mpp。項(xiàng)目計(jì)劃的內(nèi)容包括工作程序、日程安排、資源分配等。使用Project創(chuàng)建項(xiàng)目計(jì)劃初步完成后，要將計(jì)劃保存為“比較基準(zhǔn)”，以便與執(zhí)行情況對比。（關(guān)于比較基準(zhǔn)）

4、62 Microsoft Project的管理流程項(xiàng)目計(jì)劃階2 Microsoft Project的管理流程項(xiàng)目實(shí)施與控制這兩個過程總是同時進(jìn)行的，控制是保證實(shí)施的基本手段。具體工作包括：項(xiàng)目實(shí)施就是要將制定的項(xiàng)目計(jì)劃不折不扣地落實(shí)到行動中。在項(xiàng)目實(shí)施的同時，需要用Microsoft Project將項(xiàng)目進(jìn)展?fàn)顩r及時地記錄到項(xiàng)目文件中，以便跟蹤和控制。將實(shí)際進(jìn)展與原定計(jì)劃（比較基準(zhǔn)）進(jìn)行比較，找出差異發(fā)現(xiàn)差異后，還要進(jìn)行分析。72 Microsoft Project的管理流程項(xiàng)目實(shí)施與項(xiàng)目信息報(bào)告管理者常常需要以合適的方式瀏覽項(xiàng)目信息Project提供了豐富的表、視圖、報(bào)表和篩選器等工具，條理

5、清晰地將項(xiàng)目信息展示在用戶面前。Project提供的信息報(bào)告包含以下幾類：范圍報(bào)告、進(jìn)度報(bào)告、成本報(bào)告、資源報(bào)告以及綜合報(bào)告。有的教材稱之為“信息提取技術(shù)”。 項(xiàng)目收尾項(xiàng)目的收尾階段往往會被忽視，但使用Microsoft Project管理項(xiàng)目，就會使收尾工作變得簡單輕松了。例如，資料的匯總和整理工作，Microsoft Project可以將項(xiàng)目中涉及到的文檔以附件形式保存起來（也是保存在mpp文件中），項(xiàng)目收尾時，只要將這些文檔統(tǒng)一歸類即可。8項(xiàng)目信息報(bào)告102.2 靈活運(yùn)用項(xiàng)目模板和向?qū)?【例2-1】利用模板著手全新的項(xiàng)目Stephen剛剛接到了一個全新的項(xiàng)目，公司讓他負(fù)責(zé)拓展一項(xiàng)新業(yè)務(wù)。

6、可是Stephen手頭沒有這類項(xiàng)目的資料可以參考，而且以前也沒有經(jīng)歷過類似項(xiàng)目，可以說這個項(xiàng)目對他是一個全新的領(lǐng)域。象這樣一個全新的項(xiàng)目應(yīng)該如何著手呢？這時，Microsoft Project提供的項(xiàng)目模板就大有用武之地了它正好提供了一個名為“新業(yè)務(wù)”的模板，對缺乏這方面經(jīng)驗(yàn)的管理者具有很大的啟示作用和參考價值。92.2 靈活運(yùn)用項(xiàng)目模板和向?qū)?【例2-1】利用模板著手全Project自帶的項(xiàng)目模板 項(xiàng)目類別模板個數(shù)所占比例模板舉例IT類項(xiàng)目16個69.6部署Microsoft Office 2003、Microsoft Windows XP、MSF應(yīng)用程序開發(fā)等房屋建設(shè)開發(fā)3個13.0工程、

7、商業(yè)建設(shè)、住宅建設(shè)公司運(yùn)作與事務(wù)3個13.0新產(chǎn)品、新業(yè)務(wù)、辦公室搬遷日常生活1個4.3搬家合計(jì)23個10010Project自帶的項(xiàng)目模板 項(xiàng)目類別模板個數(shù)所占比例模板舉獲得更多的項(xiàng)目模板 除了Microsoft Project自帶的模板外，Microsoft公司的網(wǎng)站上就提供了最新的模板供用戶免費(fèi)下載。【例2-2】下載Microsoft公司提供的最新模板選擇菜單【文件】/【新建】，在窗口左側(cè)出現(xiàn)新建項(xiàng)目的小窗口單擊“模板”欄的“Office Online模板”選項(xiàng)，系統(tǒng)就會自動進(jìn)入Microsoft公司的Office模板主頁，如下圖，這里有Microsoft公司創(chuàng)建和收集的最新項(xiàng)目模板(完

8、全免費(fèi))。下載項(xiàng)目模板文件將文件另存為項(xiàng)目模板。方法是：在Project中選擇菜單【文件】/【另存為】，彈出“另存為”對話框，選擇底部的“保存類型”為“模板”11獲得更多的項(xiàng)目模板 除了Microsoft Project自 【討論】項(xiàng)目模板保存到本地以后，用戶可以隨時使用它，方法與【例2-1】相同。在另存為對話框中，選擇保存類型為“模板”后，Microsoft Project會自動轉(zhuǎn)到保存項(xiàng)目模板的文件夾下（文件夾名稱為“Templates”），用戶無需修改保存位置。其實(shí)也只有保存在這一位置，下次打開Microsoft Project才能自動找到它。12 【討論】14建立自己的模板庫 在公司或

9、者組織環(huán)境下，已經(jīng)完成的項(xiàng)目是一筆寶貴的經(jīng)驗(yàn)，很可能對以后或者他人的工作大有幫助，所以建立個人或公司的模板庫是值得推薦的?！纠?-3】建立公司的模板庫將公司的每一個項(xiàng)目都保存為項(xiàng)目模板(文件后綴名為mpt)，方法同【例2-2】，這樣Microsoft Project就會將這些模板集中保存在“常用”模板庫中。將所有模板文件發(fā)布到公司的服務(wù)器上，項(xiàng)目組成員下載后用【例2-2】同樣辦法添加到本地計(jì)算機(jī)的模板庫中。使用模板庫。在Microsoft Project中，選擇菜單【文件】/【新建】，在工作區(qū)的左側(cè)出現(xiàn)新建項(xiàng)目的小窗口，參見圖2-2(a)，單擊“模板”欄下的“本機(jī)上的模板”，出現(xiàn)“模板”對話框

10、，參見圖2-2(b)。用戶添加的所有模板都被存放在“常用”頁內(nèi)，如圖2-9為作者本地計(jì)算機(jī)上收集的模板庫?！居懻摗縈icrosoft Project將系統(tǒng)模板和用戶模板分開管理。打開模板時（如圖2-9），系統(tǒng)自帶的模板放在“Project模板”頁內(nèi)，用戶保存的模板則存放在“常用”頁內(nèi)。13建立自己的模板庫 在公司或者組織環(huán)境下，已經(jīng)完成的項(xiàng)目是一筆使用項(xiàng)目向?qū)?項(xiàng)目管理工作往往是瑣碎的，但項(xiàng)目管理者必須按照一定程序、無一遺漏地逐步展開工作，這對于Microsoft Project的新用戶來說往往具有一定難度。針對這一情況，Microsoft Project設(shè)置了“項(xiàng)目向?qū)А惫δ?。可以這樣比喻，

11、項(xiàng)目向?qū)Ь拖褚环貓D，指引著用戶如何達(dá)到目的地。 打開和關(guān)閉項(xiàng)目向?qū)?4使用項(xiàng)目向?qū)?項(xiàng)目管理工作往往是瑣碎的，但項(xiàng)目管理者必須按照項(xiàng)目向?qū)?nèi)容項(xiàng)目向?qū)?nèi)容:任務(wù)向?qū)е笇?dǎo)用戶制定項(xiàng)目計(jì)劃、編輯任務(wù)列表、安排任務(wù)日程等。這是項(xiàng)目管理的第一步工作。資源向?qū)б?guī)劃好項(xiàng)目任務(wù)后，需要設(shè)定項(xiàng)目資源，并為任務(wù)分配資源，資源向?qū)Э梢詭椭脩敉瓿蛇@些工作，另外還能管理資源。跟蹤向?qū)б?guī)劃好項(xiàng)目的任務(wù)和資源后，項(xiàng)目開始實(shí)施，在實(shí)施過程中需要不停地跟蹤項(xiàng)目的實(shí)際執(zhí)行情況。跟蹤向?qū)軌驇椭脩粲袟l不紊地展開跟蹤和管理工作。報(bào)表向?qū)Р榭春蛨?bào)告項(xiàng)目狀態(tài)和信息。每個向?qū)Ф加扇舾身?xiàng)相關(guān)的工作組成，這些工序已經(jīng)按照項(xiàng)目管理程序一

12、步一步排列好了，用戶可以按照向?qū)е兴泄ぷ鞯拇涡蛘归_管理工作，這樣就不會發(fā)生遺漏或混亂 15項(xiàng)目向?qū)?nèi)容項(xiàng)目向?qū)?nèi)容:17定制自己的項(xiàng)目向?qū)А纠?-4】為公司“量身定做”項(xiàng)目向?qū)螕舨藛巍竟ぞ摺?【選項(xiàng)】，然后單擊“界面”選項(xiàng)卡。在“項(xiàng)目向?qū)Чδ芎桶媸巾撁妗毕?，單擊“使用自定義頁”，然后在“URL”框中鍵入頁面位置或單擊“瀏覽”按鈕以瀏覽該頁。 16定制自己的項(xiàng)目向?qū)А纠?-4】為公司“量身定做”項(xiàng)目向?qū)?82.3 綜合案例Project管理項(xiàng)目的流程【例2-5】用Project管理項(xiàng)目的一般流程本例以【例2-1】為背景繼續(xù)深入討論。Stephen剛剛接到拓展新業(yè)務(wù)這一項(xiàng)目。本例探討他用Pro

13、ject管理項(xiàng)目的一般流程。（1）打開“新產(chǎn)品”模板，Stephen將以它為基礎(chǔ)創(chuàng)建項(xiàng)目計(jì)劃。修改項(xiàng)目的開始日期為需要的時間。（2）保存項(xiàng)目文件，命名為02_01.mpp（第1、第2步參考【例2-1】）。（3）修改項(xiàng)目計(jì)劃。針對公司的實(shí)際情況，Stephen主要針對項(xiàng)目任務(wù)的劃分及時間分配作了調(diào)整，并保存了新的項(xiàng)目文件。例如對“第一階段：制定戰(zhàn)略計(jì)劃”中的任務(wù)作了簡化，并根據(jù)公司的情況調(diào)整了任務(wù)時間，如圖2-14，其中圖(a)為項(xiàng)目模板的內(nèi)容，圖(b)為修改過后的結(jié)果。172.3 綜合案例Project管理項(xiàng)目的流程【例2- 18 20 （4）根據(jù)公司的實(shí)際情況修改項(xiàng)目的資源。這一步在“資源工

14、作表”視圖下進(jìn)行。19 （4）根據(jù)公司的實(shí)際情況修改項(xiàng)目的資源。這一步在“資源工作 （5）將初步完成的項(xiàng)目計(jì)劃保存為比較基準(zhǔn)，以便與日后的實(shí)際執(zhí)行情況比較。到此為止，初始的項(xiàng)目計(jì)劃就基本完成了，下一步將進(jìn)入實(shí)施階段。（6）執(zhí)行項(xiàng)目。定期將項(xiàng)目的實(shí)際進(jìn)展信息記錄到項(xiàng)目文件中，例如：更新項(xiàng)目的實(shí)際進(jìn)度（如圖2-17）、更新項(xiàng)目的實(shí)際成本（如圖2-18）。20 （5）將初步完成的項(xiàng)目計(jì)劃保存為比較基準(zhǔn)，以便與日后的實(shí)際更新項(xiàng)目的實(shí)際進(jìn)度 21更新項(xiàng)目的實(shí)際進(jìn)度 23更新項(xiàng)目的實(shí)際成本 22更新項(xiàng)目的實(shí)際成本 24 （7）將項(xiàng)目的實(shí)際進(jìn)展情況與原定的項(xiàng)目計(jì)劃（比較基準(zhǔn)）進(jìn)行對比，找出差異。以進(jìn)度管理為

15、例，下圖為項(xiàng)目的比較基準(zhǔn)和實(shí)際進(jìn)度的對比情況。在右側(cè)的圖表顯示區(qū)域中，每個任務(wù)都有兩根線條，上面的線條表示實(shí)際進(jìn)度，下面的線條表示比較基準(zhǔn)，從中可以很清楚地看出計(jì)劃與實(shí)際在日程、工期方面的詫異。如果想了解某個任務(wù)的詳細(xì)情況，只要將鼠標(biāo)懸停在任務(wù)的線條上就會出現(xiàn)信息提示。23 （7）將項(xiàng)目的實(shí)際進(jìn)展情況與原定的項(xiàng)目計(jì)劃（比較基準(zhǔn)）進(jìn)行 將實(shí)際進(jìn)度與比較基準(zhǔn)對比 24 將實(shí)際進(jìn)度與比較基準(zhǔn)對比 26 （8）報(bào)告項(xiàng)目狀態(tài)信息。選擇適合的視圖和報(bào)表將需要的信息按照預(yù)定格式輸出。下圖為項(xiàng)目日歷視圖，它將每一天安排哪些任務(wù)全部列出，并能直接打印。（9）項(xiàng)目收尾項(xiàng)目文檔的整理。Project可以將相關(guān)的項(xiàng)目

16、文檔（例如Word、Excel文檔等）都統(tǒng)一保存在項(xiàng)目文件中，項(xiàng)目收尾時只要將一個項(xiàng)目文件（*.mpp文件）保存起來即可，也可以刻錄成光盤永久保存。25 （8）報(bào)告項(xiàng)目狀態(tài)信息。選擇適合的視圖和報(bào)表將需要的信息按2.4 用好Microsoft Project的幫助在使用Microsoft Project的過程中，用戶難免會遇到各種各樣的問題。除了查閱相關(guān)的參考書以外，最常用的解決方法就是使用Microsoft Project自帶的幫助功能。與其它的Microsoft Office軟件相比，Project的幫助不僅功能更為強(qiáng)大，而且設(shè)計(jì)更人性化，便于用戶使用。用戶要想成為Microsoft Pr

17、oject的高手，用好幫助是必由之路。 262.4 用好Microsoft Project的幫助在使用1 使用Microsoft Project幫助目錄 首先，選擇菜單【幫助】/【Microsoft Project幫助】，在工作區(qū)左側(cè)即出現(xiàn)“Project幫助窗口”，如圖2-21所示。接著，單擊“”超鏈接，Project就會通過互聯(lián)網(wǎng)下載Microsoft Project的幫助主題，如圖2-22所示（注意：在Project 2003版本中，首次使用幫助目錄時，計(jì)算機(jī)要與互聯(lián)網(wǎng)相連）。271 使用Microsoft Project幫助目錄 首先，選 【例2-6】查閱幫助主題用戶想查閱有關(guān)保存項(xiàng)目

18、文件的相關(guān)信息，請通過幫助主題找到相關(guān)的幫助內(nèi)容。（1）打開幫助目錄。（2）單擊幫助目錄中的“使用項(xiàng)目文件”主題，該目錄下又出現(xiàn)3個子目錄，分別是“創(chuàng)建和打開項(xiàng)目”、“保存和關(guān)閉項(xiàng)目”和“查找文件”。（3）單擊“保存和關(guān)閉項(xiàng)目”，Project提供了十幾條幫助主題，用戶選擇自己需要的內(nèi)容，例如“將項(xiàng)目另存為模板”，單擊該主題即彈出幫助的內(nèi)容 28 【例2-6】查閱幫助主題302 使用索引 如果希望針對某個關(guān)鍵詞搜索相關(guān)的幫助主題，那就需要使用索引功能了。如圖2-25，在搜索框內(nèi)輸入搜索關(guān)鍵字，例如“保存”，單擊按鈕或者直接回車，Project就會到Office Online搜索相關(guān)的幫助主題、

19、并列出結(jié)果 292 使用索引 如果希望針對某個關(guān)鍵詞搜索相關(guān)的幫助主題，那就3 使用Office助手 與其它Office軟件一樣，Microsoft Project也提供了“Office助手”功能。Office助手可以根據(jù)用戶的當(dāng)前操作提供動態(tài)的提示信息列表。如果您不習(xí)慣使用Office助手，也可以讓他隱藏起來。方法是在助手身上點(diǎn)擊右鍵，選擇“隱藏”。303 使用Office助手 與其它Office軟件一樣，Mic4 智能標(biāo)簽 在Microsoft Project中，有些操作具有歧義性，即某一個操作可能代表多種不同的含義，且每一種含義對項(xiàng)目的理解是截然不同的。為了避免歧義造成的影響，Proje

20、ct會提示用戶選擇哪一種才是用戶的本意。例如，當(dāng)用戶修改了一項(xiàng)任務(wù)的工期時，可能有兩種原因：一是因?yàn)槿蝿?wù)的工作量發(fā)生了變化，二是因?yàn)槿蝿?wù)分配的資源發(fā)生了改變。這兩種理解相去甚遠(yuǎn)。當(dāng)用戶修改了工期之后，Project會立即提示用戶作出選擇，如圖2-29所示。通常這種情況下，需要確認(rèn)的單元格的左上角會出現(xiàn)一個小黑點(diǎn)；鼠標(biāo)懸停單元格上時，前方會出現(xiàn)標(biāo)記；單擊該標(biāo)記就會出現(xiàn)選項(xiàng)菜單（請參照下圖）。314 智能標(biāo)簽 在Microsoft Project中，有些操32345 項(xiàng)目向?qū)?Microsoft Project另外一個別具特色的幫助功能，體現(xiàn)在“項(xiàng)目向?qū)А鄙稀ｍ?xiàng)目向?qū)楣芾碚哂袟l不紊地開展工作提供了便利，且向?qū)У拿恳徊蕉加凶⑨?，即使是初學(xué)者也能一看就懂。它的具體使用參考2.2.