國內(nèi)外檔案管理信息化發(fā)展?fàn)顩r與趨勢(shì)分析報(bào)告

1、PAGE PAGE 90目錄TOC o 1-4 h z u HYPERLINK l _Toc268445299 第一章、檔案信息化概論 PAGEREF _Toc268445299 h 5 HYPERLINK l _Toc268445300 1.1、檔案 PAGEREF _Toc268445300 h 5 HYPERLINK l _Toc268445301 1.2、檔案信信息化 PAGEREF _Toc268445301 h 5 HYPERLINK l _Toc268445302 1.2.1、檔檔案信息化的的定義 PAGEREF _Toc268445302 h 5 HYPERLINK l _To

2、c268445303 1.2.2、檔檔案信息化的的意義 PAGEREF _Toc268445303 h 6 HYPERLINK l _Toc268445304 1.3、數(shù)字檔檔案館 PAGEREF _Toc268445304 h 6 HYPERLINK l _Toc268445305 1.3.1、檔檔案館的職能能 PAGEREF _Toc268445305 h 6 HYPERLINK l _Toc268445306 1.3.2、數(shù)數(shù)字檔案館的的定義 PAGEREF _Toc268445306 h 7 HYPERLINK l _Toc268445307 1.3.3、數(shù)數(shù)字檔案館的的特征 PAGE

3、REF _Toc268445307 h 8 HYPERLINK l _Toc268445308 1.3.4、數(shù)數(shù)字檔案館的的功能 PAGEREF _Toc268445308 h 10 HYPERLINK l _Toc268445309 1.3.3、數(shù)數(shù)字檔案館與與傳統(tǒng)檔案館館的區(qū)別 PAGEREF _Toc268445309 h 12 HYPERLINK l _Toc268445310 第二章、電子文文件、元數(shù)據(jù)據(jù)與文件中心心 PAGEREF _Toc268445310 h 15 HYPERLINK l _Toc268445311 2.1、電子文文件的概念 PAGEREF _Toc268445

4、311 h 15 HYPERLINK l _Toc268445312 2.1.1、電電子文件的定定義 PAGEREF _Toc268445312 h 15 HYPERLINK l _Toc268445313 2.1.2、電電子文件的基基本特征 PAGEREF _Toc268445313 h 16 HYPERLINK l _Toc268445314 2.2、元數(shù)據(jù)據(jù)應(yīng)用功能及及設(shè)計(jì)原則 PAGEREF _Toc268445314 h 17 HYPERLINK l _Toc268445315 2.2.1、元元數(shù)據(jù)功能描描述 PAGEREF _Toc268445315 h 18 HYPERLINK

5、l _Toc268445316 2.2.2、元元數(shù)據(jù)模型設(shè)設(shè)計(jì)原則 PAGEREF _Toc268445316 h 19 HYPERLINK l _Toc268445317 2.3、文件中中心 PAGEREF _Toc268445317 h 21 HYPERLINK l _Toc268445318 2.3.1、文文件生命周期期理論與文件件中心建設(shè) PAGEREF _Toc268445318 h 22 HYPERLINK l _Toc268445319 2.3.2、電電子政務(wù)發(fā)展展推動(dòng)文件中中心建設(shè) PAGEREF _Toc268445319 h 23 HYPERLINK l _Toc26844

6、5320 2.3.3、文文件中心系統(tǒng)統(tǒng)的基本功能能要求 PAGEREF _Toc268445320 h 23 HYPERLINK l _Toc268445321 第三章、檔案信信息化發(fā)展概概況 PAGEREF _Toc268445321 h 26 HYPERLINK l _Toc268445322 3.1、國際檔檔案信息化發(fā)發(fā)展概況 PAGEREF _Toc268445322 h 26 HYPERLINK l _Toc268445323 3.1.1、美美國檔案信息息化概述 PAGEREF _Toc268445323 h 26 HYPERLINK l _Toc268445324 3.1.2、英英

7、國檔案信息息化概述 PAGEREF _Toc268445324 h 28 HYPERLINK l _Toc268445325 3.2、國內(nèi)檔檔案信息化發(fā)發(fā)展概況 PAGEREF _Toc268445325 h 30 HYPERLINK l _Toc268445326 3.3、北京市市檔案信息化化概況 PAGEREF _Toc268445326 h 32 HYPERLINK l _Toc268445327 3.4、開發(fā)區(qū)區(qū)檔案信息化化建設(shè)概況 PAGEREF _Toc268445327 h 33 HYPERLINK l _Toc268445328 3.4.1、經(jīng)經(jīng)濟(jì)技術(shù)開發(fā)發(fā)區(qū)檔案館的的設(shè)立情況

8、 PAGEREF _Toc268445328 h 33 HYPERLINK l _Toc268445329 3.4.2、經(jīng)經(jīng)濟(jì)技術(shù)開發(fā)發(fā)區(qū)檔案信息息化建設(shè)情況況 PAGEREF _Toc268445329 h 34 HYPERLINK l _Toc268445330 3.4.3、先先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)剖析析 PAGEREF _Toc268445330 h 34 HYPERLINK l _Toc268445331 第四章、檔案信信息化的發(fā)展展趨勢(shì) PAGEREF _Toc268445331 h 45 HYPERLINK l _Toc268445332 第五章：參考資資料OAISS參考模型分分析 PAGERE

9、F _Toc268445332 h 46 HYPERLINK l _Toc268445333 5.1、OAIIS概述 PAGEREF _Toc268445333 h 46 HYPERLINK l _Toc268445334 5.1.1、OOAIS的形形成背景 PAGEREF _Toc268445334 h 46 HYPERLINK l _Toc268445335 5.1.2、OOAIS的目目標(biāo) PAGEREF _Toc268445335 h 47 HYPERLINK l _Toc268445336 5.1.3、OOAIS的適適用范圍 PAGEREF _Toc268445336 h 47 HYP

10、ERLINK l _Toc268445337 5.1.4、OOAIS的六六大必備職責(zé)責(zé) PAGEREF _Toc268445337 h 47 HYPERLINK l _Toc268445338 5.2、OAIIS的外部環(huán)環(huán)境 PAGEREF _Toc268445338 h 48 HYPERLINK l _Toc268445339 5.3、OAIIS參考模型型具體介紹 PAGEREF _Toc268445339 h 49 HYPERLINK l _Toc268445340 5.3.1、OOAIS的信信息模型 PAGEREF _Toc268445340 h 49 HYPERLINK l _Toc2

11、68445341 5.3.2、OOAIS對(duì)信信息對(duì)象的分分類與信息包包 PAGEREF _Toc268445341 h 50 HYPERLINK l _Toc268445342 5.3.3、OOAIS的功功能模型 PAGEREF _Toc268445342 h 52 HYPERLINK l _Toc268445343 5.4、OAIIS在數(shù)字檔檔案館中的可可行性 PAGEREF _Toc268445343 h 54 HYPERLINK l _Toc268445344 5.4.1、OOAIS模型型設(shè)計(jì)目的：契合數(shù)字檔檔案館的戰(zhàn)略略目標(biāo) PAGEREF _Toc268445344 h 54 HYP

12、ERLINK l _Toc268445345 4.4.2、數(shù)數(shù)字檔案館的的特點(diǎn)適合于于OAIS模型型 PAGEREF _Toc268445345 h 55 HYPERLINK l _Toc268445346 5.4.3、OOAIS模型型適用于我國國數(shù)字檔案館館的管理模式式 PAGEREF _Toc268445346 h 55 HYPERLINK l _Toc268445347 5.4.4、OOAIS模型型為數(shù)字檔案案館系統(tǒng)架構(gòu)構(gòu)提供了參考考 PAGEREF _Toc268445347 h 59第一章、檔案信信息化概論1.1、檔案檔案是指過去和和現(xiàn)在的國家家機(jī)構(gòu)、社會(huì)會(huì)組織以及個(gè)個(gè)人從事政治治、

13、軍事、經(jīng)經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技技術(shù)、文化、宗宗教等活動(dòng)直直接形成的對(duì)對(duì)國家和社會(huì)會(huì)有保存價(jià)值值的各種文字字、圖標(biāo)、聲聲像等不同形形式的歷史記記錄。檔案的的本質(zhì)屬性是是原始記錄性性，主要是提提供憑證，為為研究歷史、文文化等提供原原始佐證。檔檔案和文件提提供了人類活活動(dòng)的證據(jù)，提提供了對(duì)真實(shí)實(shí)可靠信息的的保存。因此此檔案與文件件和其他信息息體一樣，是是組成一個(gè)包包容、公正和和開放的信息息社會(huì)的關(guān)鍵鍵元素。社會(huì)功能和社會(huì)會(huì)使命是檔案案存在與發(fā)展展的依據(jù)，檔檔案是機(jī)關(guān) HYPERLINK / 工工作者查考的的依據(jù)，是生生產(chǎn)建設(shè)的豐豐富資料，是是科學(xué)研究的的基礎(chǔ)和條件件，是宣傳教教育的生動(dòng)素素材，對(duì)社會(huì)會(huì)的發(fā)展

14、起著著多種積極的的甚至不可缺缺少的作用。1.2、檔案信信息化1.2.1、檔檔案信息化的的定義檔案信息化是以以網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算算機(jī)、信息技技術(shù)為手段，以以檔案資源為為對(duì)象，以檔檔案工作為依依托，以檔案案管理學(xué)最新新理論為指導(dǎo)導(dǎo)，按照信息息社會(huì)和國家家檔案行政管管理部門的要要求、開展檔檔案的收集、整整理、保管、開開發(fā)和利用的的現(xiàn)代化管理理過程。2002年國家家檔案局發(fā)布布的全國檔檔案信息化建建設(shè)綱要明明確提出了檔檔案信息化建建設(shè)的六項(xiàng)核核心內(nèi)容是：檔案信息化基礎(chǔ)礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)檔案信息資源建建設(shè)檔案管理應(yīng)用系系統(tǒng)建設(shè)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)檔案信息化人才才隊(duì)伍建設(shè)檔案信息安全保保障體系建設(shè)設(shè)。 其中，基礎(chǔ)設(shè)施

15、施是條件，標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、系統(tǒng)是是手段，信息息資源是核心心，信息利用用是目的，安安全管理是保保障，人才資資源是關(guān)鍵，各各項(xiàng)建設(shè)內(nèi)容容相輔相成、不不可或缺。目前，業(yè)界普遍遍將檔案信息息化視同為數(shù)數(shù)字檔案館的的建設(shè)。1.2.2、檔檔案信息化的的意義檔案信息化，可可改善檔案管管理工作。只只有實(shí)現(xiàn)檔案案信息化，才才能沖破檔案案利用的種種種局限，使檔檔案管理部門門從封閉走向向開放，從檔檔案的保管和和利用職能向向信息采集、管管理和服務(wù)職職能轉(zhuǎn)變，實(shí)實(shí)現(xiàn)檔案信息息資源的合理理配置、科學(xué)學(xué)管理，為社社會(huì)提供高效效、優(yōu)質(zhì)的服服務(wù)。檔案信息化，可可用翔實(shí)的檔檔案信息支持持決策和管理理。決策的及及時(shí)正確、管管理措施的得得當(dāng)

16、，要靠完完整、可靠的的信息和快速速的綜合分析析能力來保證證。對(duì)此，檔檔案信息化有有著獨(dú)特的優(yōu)優(yōu)勢(shì)，可以發(fā)發(fā)揮重要的作作用。檔案信息化，可可為科學(xué)研究究和知識(shí)普及及等提供智能能化服務(wù)。檔檔案信息化，可可一次投入，多多次產(chǎn)出，遠(yuǎn)遠(yuǎn)程服務(wù)資源源共享；可縮縮短二次文獻(xiàn)獻(xiàn)信息的編著著時(shí)間，提高高檔案信息利利用的時(shí)效性性；可提供豐豐富的具有地地方特色的知知識(shí)，進(jìn)行愛愛國主義教育育等。檔案信息化，可可避免出現(xiàn)“時(shí)空黑洞”。隨著計(jì)算算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技技術(shù)的發(fā)展和和普及，電子子政務(wù)、電子子商務(wù)等將日日趨普及。檔檔案人員要管管好檔案，就就要提前介入入到電子文件件和管理工作作中，提前以以管理檔案的的形式管理電電子文件等有

17、有用信息，使使信息發(fā)揮最最大的效益。1.3、數(shù)字檔檔案館1.3.1、檔檔案館的職能能檔案館是收集、保保管檔案的專專門機(jī)構(gòu)。其基本本職責(zé)是：負(fù)負(fù)責(zé)接收、征征集、管理黨黨和國家需要要長遠(yuǎn)保管的的檔案和史料料，維護(hù)歷史的的真實(shí)面貌，為為現(xiàn)實(shí)的經(jīng)濟(jì)濟(jì)建設(shè)和歷史史的長遠(yuǎn)需要要服務(wù)。根據(jù)檔案法和和有關(guān)文件的的規(guī)定，檔案案館屬于黨和和國家的科學(xué)學(xué) HYPERLINK /view/1568899.htm 文化事業(yè)機(jī)構(gòu)構(gòu)，是永久保保管檔案的基基地，是科學(xué)學(xué)研究和各方方面工作利用用檔案史料的的中心。我國國多數(shù)檔案館館是統(tǒng)一保管管黨和政府機(jī)機(jī)關(guān)檔案的管管理部門，所所以它既是黨黨的機(jī)構(gòu)，又又是國家機(jī)構(gòu)構(gòu)。 檔案館所保

18、存的的檔案中，有些是有有機(jī)密性的，因因此檔案館又又具有機(jī)要性性。檔案館的具體任任務(wù)，主要有有三個(gè)方面： 接收和征集本級(jí)級(jí)各機(jī)關(guān)、團(tuán)團(tuán)體及其所屬屬單位具有長長期和永久保保存價(jià)值的檔檔案以及有關(guān)關(guān)資料，科學(xué)學(xué)地管理； 通過多種方式，積積極開展檔案案資料的利用用工作； 參與編修史志工工作。檔案館的功能包包括：歷史記憶功能：檔案館保存存的檔案及史史料客觀地記記錄了人們?cè)谠谡巍⒔?jīng)濟(jì)濟(jì)、科學(xué)、技技術(shù)、文化等等各個(gè)方面的的歷史發(fā)展過過程。資政決策功能：檔案館沉積積的信息資源源能為決策者者提供解決各各種問題的思思路與方法，從從而為科學(xué)決決策提供依據(jù)據(jù)。社會(huì)服務(wù)功能：檔案館能夠夠發(fā)揮社會(huì)教教育、學(xué)術(shù)研研究、信

19、息傳傳遞、智力開開發(fā)等多個(gè)方方面的社會(huì)服服務(wù)作用。1.3.2、數(shù)數(shù)字檔案館的的定義數(shù)字檔案館是利利用計(jì)算機(jī)技技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技技術(shù)，將分布布于不同檔案案機(jī)構(gòu)的信息息資源進(jìn)行集集中、處理、加加工，確保數(shù)數(shù)字檔案信息息的長久保存存和獲取，并并向社會(huì)廣大大用戶提供便便捷、高效的的在線服務(wù)，最最終實(shí)現(xiàn)信息息資源共享的的一種有序的的動(dòng)態(tài)信息空空間。“數(shù)字字檔案館”的的含義有廣義義和狹義之分分。廣義的數(shù)字檔案案館是指存儲(chǔ)儲(chǔ)和利用檔案案信息資源的的信息空間，是是一個(gè)由眾多多檔案資源庫庫群、檔案信信息資源處理理中心、檔案案用戶群構(gòu)成成的數(shù)字檔案案館群體。其其是以現(xiàn)代網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)及通訊技技術(shù)為保障，以以數(shù)字化檔案案信息資源

20、的的搜集、長期期存儲(chǔ)、管理理、檢索、傳傳遞和提供利利用為職責(zé)，以以最大程度的的檔案信息資資源共享與價(jià)價(jià)值開發(fā)為目目的，而建立立的數(shù)字檔案案信息資源系系統(tǒng)。它不是是封閉的檔案案信息網(wǎng)絡(luò)，而而是包含在公公共信息數(shù)據(jù)據(jù)管理系統(tǒng)等等大系統(tǒng)中的的組成部分。狹義的數(shù)字檔案案館其含義除除了館藏檔案案數(shù)字化的工工作外，還涉涉及檔案信息息的采集、整整理、存儲(chǔ)、檢檢索、傳遞、保保管、保護(hù)、利利用、鑒定、統(tǒng)統(tǒng)計(jì)等全過程程，代表的是是一種信息環(huán)環(huán)境和基礎(chǔ)設(shè)設(shè)施的構(gòu)建（包包括軟、硬件件系統(tǒng)的設(shè)計(jì)計(jì)和組織實(shí)體體的建立）。它它包括： 接收應(yīng)歸檔的電電子文件及其其元數(shù)據(jù)，并并對(duì)立檔單位位的電子文件件工作流程實(shí)實(shí)施在線監(jiān)督督和

21、控制，以以及時(shí)獲取電電子文件，防防止重要文件件的流失； 將現(xiàn)有館藏檔案案數(shù)字化，實(shí)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔檔案資源在網(wǎng)網(wǎng)上的發(fā)布和和傳遞； 支持對(duì)館藏各種種檔案實(shí)體的的自動(dòng)化管理理； 支持以網(wǎng)絡(luò)連接接行業(yè)、政府府信息資源庫庫及不同檔案案館的數(shù)字化化館藏，能夠夠提供分散于于不同地區(qū)的的檔案信息資資源，實(shí)現(xiàn)檔檔案信息資源源共享； 組織對(duì)數(shù)據(jù)的有有效訪問和查查詢，使用戶戶可以通過網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)對(duì)數(shù)字化化檔案信息（包包括目錄、索索引和全文）進(jìn)進(jìn)行查閱。數(shù)字檔案館是現(xiàn)現(xiàn)代信息技術(shù)術(shù)有機(jī)結(jié)合的的產(chǎn)物，是新新型文件和檔檔案管理信息息化的必然結(jié)結(jié)果。與傳統(tǒng)統(tǒng)檔案館相比比，數(shù)字檔案案館具有信息息多媒體化、管管理計(jì)算機(jī)化化、信息傳輸

22、輸網(wǎng)絡(luò)化和存存貯多載體化化等一系列特特點(diǎn)。數(shù)字技技術(shù)的應(yīng)用完完善并發(fā)展了了檔案館的職職能，妥善解解決了各種檔檔案原件保護(hù)護(hù)與利用的矛矛盾，使珍貴貴的檔案原件件能夠保存得得更加長久；數(shù)字檔案檢檢索系統(tǒng)方便便、快捷，不不僅極大地滿滿足了利用要要求，而且利利用者可以不不受時(shí)間、地地點(diǎn)的局限，隨隨時(shí)、隨地實(shí)實(shí)現(xiàn)檔案的異異地查找。利利用網(wǎng)絡(luò)的交交互方式，數(shù)數(shù)字檔案館能能夠向利用者者提供更加專專業(yè)、更具特色色的檔案咨詢?cè)兎?wù)，改變變了檔案館信信息“孤島”的的形象，改善善了檔案服務(wù)務(wù)的落后面貌貌。數(shù)字檔案案館為檔案工工作創(chuàng)造了前前所未有的有有利條件，將將從根本上提提高檔案服務(wù)務(wù)質(zhì)量，必將將大大強(qiáng)化檔檔案的信

23、息需需求。1.3.3、數(shù)數(shù)字檔案館的的特征數(shù)字檔案館的特特征主要體現(xiàn)現(xiàn)在以下幾個(gè)個(gè)方面（如圖圖2-1所示示）：管理手段技術(shù)性管理手段技術(shù)性信息服務(wù)便捷性運(yùn)行空間開放性館藏資源的集成性管理對(duì)象虛擬性數(shù)字檔案館特征圖 1 SEQ 圖 * ARABIC s 1 1數(shù)字字檔案館的特特征管理對(duì)象的虛擬擬性這是數(shù)字檔案館館區(qū)別于傳統(tǒng)統(tǒng)檔案館的最最基本特征。在在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中中，檔案實(shí)體體不再出現(xiàn)，其其管理對(duì)象主主要為數(shù)字化化的檔案信息息資源，它不不再是看得見見、摸得著的的東西，而是是呈現(xiàn)出一定定的虛擬性。具具體而言，數(shù)數(shù)字檔案館管管理的數(shù)字化化信息主要來來源兩方面，一一是數(shù)字化對(duì)對(duì)象（diggitaliize

24、dobbject），即即是將紙質(zhì)文文件、聲像文文件等傳統(tǒng)介介質(zhì)的檔案文文件通過數(shù)據(jù)據(jù)壓縮技術(shù)、高高速掃描技術(shù)術(shù)等來轉(zhuǎn)化為為數(shù)字檔案信信息資源，二二是是原生電電子文件（bborndiigitallrecorrd），即在在正常的業(yè)務(wù)務(wù)流程中，通通過計(jì)算機(jī)通通信技術(shù)所接接收、采集、捕捕獲的電子文文件材料，即即在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境境中自然而然然生成的數(shù)字字化信息。需要指出的是，管管理對(duì)象的虛虛擬性是相對(duì)對(duì)的，尤其是是在我們目前前實(shí)施“雙套制”的背景下，許許多原生電子子文件也具有有物理硬拷貝貝形式，因此此在數(shù)字檔案案館管理中，需需要考量物理理形式與虛擬擬記錄的對(duì)應(yīng)應(yīng)關(guān)系。（2）管理手段段的技術(shù)性傳統(tǒng)檔案館的管管理

25、手段主要要以人工操作作為主，而信信息時(shí)代的到到來使數(shù)字檔檔案館中檔案案工作的各個(gè)個(gè)業(yè)務(wù)流程自自動(dòng)化，技術(shù)術(shù)性因素開始始大量滲入檔檔案的管理中中，從而使其其工作效率大大大提高。具具體而言，“數(shù)字檔案館館是以信息技技術(shù)為基礎(chǔ)，依依靠于計(jì)算機(jī)機(jī)、網(wǎng)絡(luò)和通通信技術(shù)，并并充分利用了了多媒體信息息處理技術(shù)、數(shù)數(shù)據(jù)庫技術(shù)、基基于內(nèi)容的檢檢索技術(shù)等來來運(yùn)行具體的的工作環(huán)節(jié)?！蓖瑫r(shí)，技術(shù)性也在一定程度上決定了數(shù)字檔案館其他方面的特征。沒有技術(shù)基礎(chǔ)，其他特性就無展現(xiàn)之地。（3）館藏資源源的集成性傳統(tǒng)實(shí)體檔案館館往往受保管管場(chǎng)地的限制制而無法豐富富其館藏資源源，只能用有有限的空間來來保管有限的的檔案。一般般來說，每

26、個(gè)個(gè)檔案館是“各自為政”，分散存在在，管理著各各自的館藏檔檔案。而數(shù)字字檔案館跨越越了空間的限限制，可以無無限延伸館藏藏資源的容量量，并以海量量存儲(chǔ)著稱。它它利用網(wǎng)絡(luò)技技術(shù)對(duì)分布在在不同節(jié)點(diǎn)上上的檔案信息息資源進(jìn)行統(tǒng)統(tǒng)一管理，將將分散的資源源集成起來整整合，從而滿滿足更大范圍圍的信息利用用和多種類型型的用戶需求求。（4）信息服務(wù)務(wù)的便捷性網(wǎng)絡(luò)技術(shù)帶來的的在線服務(wù)，極極大方便了廣廣大用戶對(duì)檔檔案信息的利利用，同時(shí)也也提高了數(shù)字字檔案館提供供利用的效率率，實(shí)現(xiàn)了更更滿意的效果果。數(shù)字檔案案館的存在，使使用戶能在任任何時(shí)間任何何地點(diǎn)通過互互聯(lián)網(wǎng)的終端端檢索到自己己所需要的信信息，這樣，信信息服務(wù)就達(dá)

27、達(dá)到了雙贏的的效果?？傊瑪?shù)字檔案案館是以方便便用戶為核心心的，一切以以實(shí)現(xiàn)用戶的的需求為出發(fā)發(fā)點(diǎn)。（5）運(yùn)行空間間的開放性作為一個(gè)信息管管理系統(tǒng)，數(shù)數(shù)字檔案館的的運(yùn)行呈現(xiàn)出出極大的開放放性和極好的的交互性。它它打破了傳統(tǒng)統(tǒng)檔案館的物物理封閉和地地域隔絕，向向外部環(huán)境開開放，同時(shí)能能及時(shí)、方便便、高效地和和社會(huì)用戶進(jìn)進(jìn)行互動(dòng)，包包括信息交流流與信息反饋饋。1.3.4、數(shù)數(shù)字檔案館的的功能數(shù)字檔案館“不不僅僅是館藏藏檔案的數(shù)字字化，也不只只是停留在整整個(gè)檔案也流流程的計(jì)算機(jī)機(jī)化，而是代代表了網(wǎng)絡(luò)環(huán)環(huán)境下檔案信信息資源的整整體處理模式式?！逼渲饕δ苣苋缦拢海?）數(shù)字檔案案信息的收集集數(shù)字檔案館

28、信息息資源的來源源主要有三種種：傳統(tǒng)檔案案的數(shù)字化、從從業(yè)務(wù)系統(tǒng)直直接接收的電電子文件以及及網(wǎng)絡(luò)上具有有檔案價(jià)值的的信息資源等等。信息數(shù)據(jù)據(jù)構(gòu)成形式包包括：文本文文件、圖形文文件、圖像文文件、影像文文件、聲音文文件及其他文文件如命令文文件，亦稱計(jì)計(jì)算機(jī)程序等等。對(duì)館藏進(jìn)進(jìn)行數(shù)字化的的時(shí)候，要根根據(jù)數(shù)字化的的不同原因（利利用、復(fù)制或或保存等）選選擇不同的技技術(shù)要求。至至于電子文件件，數(shù)字檔案案館要和信息息形成者之間間簽訂協(xié)議，對(duì)對(duì)移交信息的的格式、范圍圍等做出規(guī)定定。（2）數(shù)字檔案案信息的處理理數(shù)字檔案館必須須面對(duì)大量的的、多樣的、異異構(gòu)的甚至是是復(fù)合的文件件，對(duì)這些信信息進(jìn)行鑒定定、保管是其其

29、重要功能。不不但要保障信信息的真實(shí)性性、完整性，還還要對(duì)信息進(jìn)進(jìn)行長期的保保存，保證信信息可訪問、可可理解。（3）數(shù)字檔案案信息的查詢?cè)償?shù)字檔案館具有有多種查詢途途徑、強(qiáng)大的的檢索能力、友友好的用戶界界面以及完善善的借閱管理理和調(diào)用控制制功能。能根根據(jù)檢索項(xiàng)提提供多條件組組合查詢，并并能對(duì)常用檢檢索途徑進(jìn)行行優(yōu)化，滿足足用戶對(duì)查全全率、查準(zhǔn)率率的要求；能能根據(jù)用戶需需要設(shè)置目錄錄檢索、全文文檢索、圖文文聲像一體化化檢索；能對(duì)對(duì)查詢結(jié)果進(jìn)進(jìn)行顯示、排排序、轉(zhuǎn)存、打打印輸出等技技術(shù)處理；檔檔案館數(shù)據(jù)庫庫的各地孤本本、珍品檔案案資料經(jīng)過數(shù)數(shù)字化處理后后，也能在網(wǎng)網(wǎng)上查閱。（4）數(shù)字檔案案信息的發(fā)布布

30、與傳遞數(shù)字檔案信息的的發(fā)布是基于于面向?qū)ο髾C(jī)機(jī)制的。數(shù)字字檔案館可以以選擇多種方方式進(jìn)行信息息發(fā)布。具體體包括：對(duì)各各立檔單位提提供文件在線線的檢索和利利用等；對(duì)其其它用戶提供供網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)鹊鹊取＃?）數(shù)字檔案案信息的安全全和權(quán)限管理理：在網(wǎng)絡(luò)上存取和和訪問數(shù)字化化檔案，必須須在有效的權(quán)權(quán)限管理下進(jìn)進(jìn)行，并以適適當(dāng)?shù)募夹g(shù)保保護(hù)檔案資源源不被濫用。數(shù)數(shù)字檔案館的的信息安全和和權(quán)益管理，能能夠做到既能能保護(hù)系統(tǒng)的的安全，又能能使系統(tǒng)有最最大的使用率率，具體包括括硬、軟件系系統(tǒng)的安全，網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)安全，數(shù)數(shù)字化檔案信信息安全和用用戶利用的安安全等。（6）數(shù)字檔案案的長久保存存?zhèn)鹘y(tǒng)檔案館的基基本功能是負(fù)負(fù)責(zé)接

31、收具有有長久保存價(jià)價(jià)值的檔案，存存儲(chǔ)并提供利利用。傳統(tǒng)環(huán)環(huán)境下，紙質(zhì)質(zhì)檔案（檔案案館館藏的主主體）保存上上百年并不是是非常困難的的事情，因此此檔案的長久久保存并不是是傳統(tǒng)檔案館館面臨的最突突出的問題。而而數(shù)字環(huán)境下下，數(shù)字信息息對(duì)于軟硬件件具有極大的的依賴性，但但是軟硬件更更新?lián)Q代的速速度又非常地地快，常常是是當(dāng)前的軟硬硬件已經(jīng)無法法重現(xiàn)幾年前前的數(shù)字信息息；另外，軟軟硬件之間又又存在著一定定程度上的不不兼容問題，一一個(gè)系統(tǒng)產(chǎn)生生的數(shù)字信息息卻無法在別別的系統(tǒng)中顯顯示。因此，數(shù)數(shù)字檔案信息息的長久保存存成了數(shù)字檔檔案館面臨的的一個(gè)突出而而重大的問題題，也成了數(shù)數(shù)字檔案館的的一個(gè)重要功功能。1.

32、3.3、數(shù)數(shù)字檔案館與與傳統(tǒng)檔案館館的區(qū)別數(shù)字檔案館作為為一種新生事事物與傳統(tǒng)檔檔案館之間存存在著諸多區(qū)區(qū)別：1、館藏之區(qū)區(qū)別館藏內(nèi)涵的拓展展對(duì)于傳統(tǒng)檔案館館來說，館藏藏指其收藏保保管的各類檔檔案的總和，是是一個(gè)物理概概念，也是其其存在的物質(zhì)質(zhì)基礎(chǔ)。館藏藏量決定著檔檔案館的規(guī)模模和實(shí)力，傳傳統(tǒng)檔案館的的工作也都圍圍繞著對(duì)館藏藏的收集、整整理、保存和和利用而進(jìn)行行。然而物理理館藏對(duì)于數(shù)數(shù)字檔案館而而言已不再是是其存在的前前提。利用網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)及通訊技技術(shù)，數(shù)字檔檔案館除提供供本地的館藏藏利用外，還還可以檢索獲獲取存儲(chǔ)在它它處的檔案信信息資源并將將其提供給本本館用戶使用用，從而構(gòu)成成自己的虛擬擬館藏，使

33、館館藏的內(nèi)涵演演化為“物理館藏+虛擬館藏”。館藏載體形式的的改變紙張自發(fā)明以來來就承擔(dān)起了了保存信息的的功能，傳統(tǒng)統(tǒng)檔案館的館館藏也以紙質(zhì)質(zhì)載體為主。進(jìn)進(jìn)入20世紀(jì)紀(jì)后，為解決決存儲(chǔ)空間不不足的問題，隨隨著技術(shù)的進(jìn)進(jìn)步，又發(fā)展展出了縮微、磁磁性等載體形形式的檔案。其其后，隨著電電子文件的大大量產(chǎn)生，檔檔案載體也開開始向計(jì)算機(jī)機(jī)可識(shí)別的電電磁介質(zhì)方向向轉(zhuǎn)化。數(shù)字字檔案館的館館藏主要是以以磁介質(zhì)、光光介質(zhì)為載體體形式的檔案案，具有存儲(chǔ)儲(chǔ)密度高、存存儲(chǔ)成本低的的優(yōu)點(diǎn)。館藏獲取方式的的豐富傳統(tǒng)檔案館獲獲取館藏的方方式以對(duì)各級(jí)級(jí)各類國家機(jī)機(jī)關(guān)生成并移移交的檔案文文件的接收為為主，輔以對(duì)對(duì)社會(huì)上“三重三名

34、”檔案材料的的征集或購買買。而數(shù)字檔檔案館館藏來來源則更加豐豐富：一是對(duì)對(duì)館藏檔案的的數(shù)字化，二二是對(duì)立檔單單位電子檔案案或電子文件件的接收，三三是對(duì)民間散散存檔案信息息的收集，四四是對(duì)互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)上其他具有有檔案價(jià)值信信息的收集。與與傳統(tǒng)檔案館館相比，其館館藏獲取方式式更加豐富，更更具廣泛性和和多樣性。2、業(yè)務(wù)工作作之區(qū)別檔案鑒定之區(qū)別別傳統(tǒng)檔案館鑒定定工作包括進(jìn)進(jìn)館鑒定和館館內(nèi)鑒定，其其中進(jìn)館鑒定定負(fù)責(zé)那些檔檔案室或其他他地方移交來來的檔案鑒定定工作，決定定檔案是否進(jìn)進(jìn)館；館內(nèi)鑒鑒定是對(duì)保管管期限已滿的的檔案進(jìn)行二二次鑒定，決決定其存毀。鑒鑒定方法從內(nèi)內(nèi)容分析逐步步發(fā)展為職能能鑒定。進(jìn)入入電子

35、時(shí)代后后，鑒定可能能已不再是決決定檔案生死死的工作環(huán)節(jié)節(jié)。對(duì)于數(shù)字字檔案館的電電子文件來說說，鑒定工作作應(yīng)提前到其其生命周期前前端，并在分分析內(nèi)容和職職能的基礎(chǔ)上上增加對(duì)技術(shù)術(shù)與背景信息息的鑒定，對(duì)對(duì)電子文件的的各方面技術(shù)術(shù)狀況進(jìn)行全全面檢查，包包括對(duì)信息真真實(shí)性、可靠靠性、完整性性及可讀性的的認(rèn)定和對(duì)文文件背景的考考證和載體性性能的檢測(cè)等等。檔案整理之區(qū)別別傳統(tǒng)檔案館的整整理工作，主主要指通過一一系列手段，將將收集來的檔檔案科學(xué)地組組織起來，使使之條理化、系系統(tǒng)化。用劃劃分全宗和全全宗內(nèi)檔案的的方法組織檔檔案實(shí)體，實(shí)實(shí)現(xiàn)實(shí)體控制制，再通過檢檢索工具的編編制，實(shí)現(xiàn)智智能控制。數(shù)數(shù)字檔案館則則采

36、用非線性性的方式整理理檔案，其整整理工作包括括兩部分，一一是對(duì)未經(jīng)整整理的數(shù)字檔檔案信息進(jìn)行行整理；二是是對(duì)已經(jīng)整理理但不符合數(shù)數(shù)字檔案館信信息組織要求求的檔案信息息重新進(jìn)行整整理，包括分分類、排序、著著錄標(biāo)引、編編目、格式轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)換等一系列列內(nèi)容。重點(diǎn)點(diǎn)關(guān)注智能控控制，在邏輯輯上按主題組組織館藏檔案案并輔以其它它不同的整序序方法，以滿滿足不同類型型用戶的需要要。檔案檢索之區(qū)別別傳統(tǒng)檔案館的檔檔案檢索工作作主要通過手手工檢索工具具來完成。這這些檢索工具具的編制需要要花費(fèi)大量的的時(shí)間和精力力，也不利于于遠(yuǎn)程檢索服服務(wù)的提供，具具有很大的局局限性。數(shù)字字檔案館則依依托網(wǎng)絡(luò)化的的大環(huán)境，充充分發(fā)揮計(jì)算算

37、機(jī)及網(wǎng)絡(luò)所所帶來的巨大大優(yōu)勢(shì)，提供供多種檢索途途徑，支持基基于元數(shù)據(jù)、文文件內(nèi)容和文文件主題類別別的組合檢索索、模糊檢索索、截詞檢索索、鄰近檢索索、相似度排排序檢索等檢檢索方式，實(shí)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案內(nèi)內(nèi)容的全文智智能檢索，高高效、靈活、快快速、準(zhǔn)確地地向用戶提供供檔案信息。檔案保護(hù)之區(qū)別別傳統(tǒng)檔案館的各各種檔案保護(hù)護(hù)措施、方法法與技術(shù)無不不將重點(diǎn)放在在對(duì)檔案載體體的保護(hù)上。電電子檔案信息息與載體的相相對(duì)獨(dú)立性使使得二者可以以相互分離。所所以，數(shù)字檔檔案館檔案保保護(hù)工作也包包括載體保護(hù)護(hù)和內(nèi)容保護(hù)護(hù)兩方面內(nèi)容容。其中載體體保護(hù)不僅關(guān)關(guān)注于存儲(chǔ)介介質(zhì)的安全，更更要維護(hù)其軟軟硬件環(huán)境；內(nèi)容保護(hù)主主要防止對(duì)檔

38、檔案信息內(nèi)容容的篡改、刪刪除、損毀等等。如此才能能保證電子文文件的長期可可存取性。工作方式變革傳統(tǒng)檔案館多采采用半自動(dòng)化化計(jì)算機(jī)工作作方式，其流流程為：檔案案數(shù)據(jù)的收集集、檔案前處處理、數(shù)據(jù)的的錄入、加工工處理、機(jī)讀讀檔案檢索和和檔案信息輸輸出。其中，部部分工作由計(jì)計(jì)算機(jī)完成，部部分仍由人工工完成。數(shù)字字檔案館則將將逐步實(shí)行全全自動(dòng)網(wǎng)絡(luò)化化管理，檔案案信息從流入入、處理到流流出將完全實(shí)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化和和自動(dòng)化。這這種工作方式式的轉(zhuǎn)變能夠夠大大提高工工作效率。3、檔案館服服務(wù)之區(qū)別服務(wù)范圍擴(kuò)大傳統(tǒng)檔案館主要要面向到館用用戶提供各種種基本的檔案案信息服務(wù)。數(shù)數(shù)字檔案館依依托實(shí)體檔案案館中和整個(gè)個(gè)互聯(lián)網(wǎng)

39、上的的信息資源，通通過網(wǎng)絡(luò)化、遠(yuǎn)遠(yuǎn)程化的服務(wù)務(wù)手段大大拓拓展了服務(wù)對(duì)對(duì)象的范圍。分分散在各地的的用戶不必親親自到館，只只需要通過終終端機(jī)接入互互聯(lián)網(wǎng)即可享享受數(shù)字檔案案館的檔案信信息服務(wù)。服務(wù)方式不同首先，傳統(tǒng)檔案案館的服務(wù)時(shí)時(shí)間非常有限限，在開放時(shí)時(shí)間之外無法法提供任何服服務(wù)，而數(shù)字字檔案館則允允許用戶隨時(shí)時(shí)訪問，并隨隨時(shí)提供非人人工的基本服服務(wù)；其次，傳傳統(tǒng)檔案館依依靠檔案館實(shí)實(shí)體為服務(wù)空空間，數(shù)字檔檔案館用戶則則可通過網(wǎng)絡(luò)絡(luò)終端在任何何地點(diǎn)登錄從從而接受服務(wù)務(wù)，可以說，數(shù)數(shù)字檔案館真真正打破了檔檔案服務(wù)的時(shí)時(shí)空障礙；再再次，傳統(tǒng)檔檔案館以本地地資源為服務(wù)務(wù)導(dǎo)向，屬于于坐等利用者者上門的陣

40、地地型服務(wù)，數(shù)數(shù)字檔案館提提供的是用戶戶導(dǎo)向型服務(wù)務(wù)，以用戶需需求為中心，可可將用戶感興興趣的信息資資源通過網(wǎng)絡(luò)絡(luò)推送到用戶戶手中。服務(wù)內(nèi)容深化傳統(tǒng)檔案館受信信息資源的限限制主要提供供的是以借閱閱為主的文獻(xiàn)獻(xiàn)服務(wù)，只能能向用戶提供供“問題的答案案在何處”。數(shù)字檔案案館則能夠?qū)?duì)各種文字、圖圖像、音頻、視視頻等檔案信信息進(jìn)行檢索索和輸出，深深入到信息層層面，實(shí)現(xiàn)由由檔案文獻(xiàn)到到檔案信息的的服務(wù)內(nèi)容轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)化，告知用用戶“問題的答案案是什么”。通過上述對(duì)比分分析我們可以以發(fā)現(xiàn)，數(shù)字字檔案館對(duì)傳傳統(tǒng)檔案館完完成了以檔案案文獻(xiàn)實(shí)體為為中心到以數(shù)數(shù)字化檔案信信息為中心、以以資源建設(shè)為為中心到以服服務(wù)提供為中

41、中心和從以檔檔案館為中心心到以用戶為為中心的超越越。但值得注注意的是，雖雖然數(shù)字檔案案館比傳統(tǒng)檔檔案館擁有巨巨大的優(yōu)勢(shì)，但但它仍然不能能完全代替?zhèn)鱾鹘y(tǒng)檔案館，而而必將與傳統(tǒng)統(tǒng)檔案館長期期共存，形成成一種相互補(bǔ)補(bǔ)充、互為依依存的關(guān)系。首首先，數(shù)字檔檔案館需以傳傳統(tǒng)檔案館為為基礎(chǔ)，傳統(tǒng)統(tǒng)檔案館館藏藏?cái)?shù)字化是數(shù)數(shù)字檔案館信信息來源的重重要組成部分分，數(shù)字檔案案館的信息空空間也需要傳傳統(tǒng)檔案館的的信息資源相相互連接才能能構(gòu)成；其次次，傳統(tǒng)檔案案館以數(shù)字檔檔案館為發(fā)展展方向，檔案案載體的更新新?lián)Q代及其存存儲(chǔ)效率和服服務(wù)提供上的的進(jìn)步要求傳傳統(tǒng)檔案館的的數(shù)字化；最最后，傳統(tǒng)檔檔案館和數(shù)字字檔案館必將將相互

42、促進(jìn)、共共同發(fā)展，傳傳統(tǒng)檔案館在在檔案信息長長期保存、安安全防護(hù)、法法律效力和人人文、歷史精精神的體現(xiàn)上上有著不可替替代的優(yōu)勢(shì)，具具備適應(yīng)特定定社會(huì)需求的的功能，決定定了數(shù)字檔案案館和傳統(tǒng)檔檔案館長期共共存、相互促促進(jìn)、共同發(fā)發(fā)展的遠(yuǎn)景。第二章、電子文文件、元數(shù)據(jù)據(jù)與文件中心心由于辦公自動(dòng)化化、電子政務(wù)務(wù)等技術(shù)的不不斷發(fā)展和普普遍應(yīng)用，電電子文件已經(jīng)經(jīng)和正在大量量產(chǎn)生，并將將進(jìn)一步成為為新產(chǎn)生文件件的主體，做做好電子文件件歸檔與管理理工作，已經(jīng)經(jīng)成為新時(shí)期期檔案工作面面臨的最大挑挑戰(zhàn)和難題。電電子文件歸檔檔與管理已經(jīng)經(jīng)成為檔案工工作的重要組組成部分。2.1、電子文文件的概念2.1.1、電電子文

43、件的定定義國際檔案理事會(huì)會(huì)在檔案術(shù)語語中將電子文文件定義為：“通過代碼形形式記錄于載載體，如磁盤盤、磁帶或穿穿孔卡帶，它它的內(nèi)容只能能通過機(jī)器來來利用，并根根據(jù)來源原則則來進(jìn)行整理理?！眹H檔案理理事會(huì)電子文文件委員會(huì)將將電子文件定定義為“：電子文件件是通過數(shù)字字電腦進(jìn)行操操作、傳輸和和處理的文件件，并具有文文件的一般定定義?！泵绹?lián)邦法法規(guī)將電子文文件定義為“：電子文件件包括數(shù)字的的、圖形的以以及文本的信信息，它可以以記錄在計(jì)算算機(jī)能夠閱讀讀的任何一種種介質(zhì)上，并并符合文件的的定義。”新近頒布的國家家標(biāo)準(zhǔn)電子子文件歸檔與與管理規(guī)范中中，電子文件件的定義為“：電子文件件指在數(shù)字設(shè)設(shè)備及環(huán)境中中

44、生成，以數(shù)數(shù)碼形式存儲(chǔ)儲(chǔ)于磁帶、磁磁盤、光盤等等載體，依賴賴計(jì)算機(jī)等數(shù)數(shù)字設(shè)備閱讀讀、處理，并并可在通信網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)上傳送的的文件?！睂?duì)電子文件的定定義可以從兩兩個(gè)方面理解解。首先，電電子文件是文文件，電子是是文件的表現(xiàn)現(xiàn)形式，這一一點(diǎn)非常重要要，關(guān)系到對(duì)對(duì)電子文件本本質(zhì)的認(rèn)識(shí)，關(guān)關(guān)系到電子文文件及其歸檔檔管理技術(shù)方方法的研究和和確定。電子子文件如不具具有文件的一一般屬性，就就不能納入文文件管理的范范疇。其作用用及歸檔后檔檔案的作用都都不具有以往往文件及其檔檔案的特性。因因此，嚴(yán)格意意義上的電子子文件應(yīng)該是是在完全辦公公自動(dòng)化、電電子政務(wù)等環(huán)環(huán)境下生成的的文件。當(dāng)前前許多單位應(yīng)應(yīng)用字處理、表表格等軟

45、件起起草文件、輔輔助辦公，而而本單位并沒沒有實(shí)現(xiàn)辦公公自動(dòng)化，沒沒有經(jīng)過在網(wǎng)網(wǎng)上文件運(yùn)轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)、簽發(fā)等過過程，這些文文件并不是真真正的電子文文件，不具有有文件的基本本特性。其次次，從技術(shù)層層面上理解電電子文件的定定義，電子文文件是信息時(shí)時(shí)代的產(chǎn)物，是是計(jì)算機(jī)、網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)設(shè)設(shè)備普遍應(yīng)用用的產(chǎn)物，與與紙質(zhì)文件的的區(qū)別主要是是其產(chǎn)生的環(huán)環(huán)境、外在表表現(xiàn)形式等有有本質(zhì)不同，這這就決定了電電子文件的許許多特征，也也決定了電子子文件及其歸歸檔管理需要要采取不同的的技術(shù)方法。從技術(shù)角度來區(qū)區(qū)分，電子文文件主要有：文本文件（字字處理軟件形形成的文件）、圖圖像文件（掃掃描等形成的的文件）、圖圖形文件（CCAD 、

46、繪繪圖軟件等形形成的文件）、音音頻文件（音音頻設(shè)備或軟軟件形成的文文件）、多媒媒體文件（視視頻或多媒體體設(shè)備、軟件件等形成的文文件）、超媒媒體文件（由由超媒體鏈接接技術(shù)形成的的文件）、程程序文件（程程序設(shè)計(jì)、編編碼文件）、數(shù)數(shù)據(jù)庫文件。隨隨著信息技術(shù)術(shù)的不斷發(fā)展展，新的電子子文件種類還還會(huì)不斷產(chǎn)生生，檔案部門門應(yīng)該密切關(guān)關(guān)注和了解不不同種類電子子文件的特性性和運(yùn)行方式式，為其歸檔檔管理做必要要的準(zhǔn)備工作作。政府電子文件是是電子文件的的子類，其是是政府機(jī)關(guān)在在履行職能、處處理事務(wù)和日日常管理活動(dòng)動(dòng)中形成、處處理和保存的的電子文件。政政府電子文件件除了包括以以電子方式存存在的經(jīng)過正正式處理程序序的

47、公文外，還還包括所有記記錄機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)務(wù)活動(dòng)的數(shù)字字圖形、聲音音、影像、多多媒體文件、程程序軟件、數(shù)數(shù)據(jù)庫文件、網(wǎng)網(wǎng)站文件等。政政府電子文件件管理即是包包括對(duì)機(jī)構(gòu)各各類業(yè)務(wù)活動(dòng)動(dòng)形成的具有有保存價(jià)值的的電子文件的的綜合管理。2.1.2、電電子文件的基基本特征電子文件除具有有一般文件的的基本特性外外，與紙質(zhì)文文件相比，還還有一些自身身的特性。主主要有：對(duì)硬件和軟件的的相對(duì)依賴性性。電子文件件一般是由數(shù)數(shù)字設(shè)備生成成的，產(chǎn)生于于一定的硬件件和軟件環(huán)境境。以前由于于信息技術(shù)發(fā)發(fā)展水平的制制約，數(shù)字產(chǎn)產(chǎn)品的硬件、軟軟件更新?lián)Q代代后，相互之之間兼容性較較差，造成電電子文件存儲(chǔ)儲(chǔ)、讀取等對(duì)對(duì)原生成環(huán)境境存在依

48、賴性性。隨著技術(shù)術(shù)的不斷發(fā)展展，這一問題題在一定程度度上有望得到到解決。但在在原始性、真真實(shí)性保持方方面的問題還還需要從文件件的生成運(yùn)行行過程中采取取管理和技術(shù)術(shù)措施進(jìn)一步步研究解決。非直讀性。電子子文件不能為為人直接閱讀讀，需要借助助特定的數(shù)字字設(shè)備和相關(guān)關(guān)軟件才能閱閱讀，這就需需要采取遷移移等措施和手手段保持電子子文件的長期期可讀性。信息與載體的相相對(duì)分離性。與與紙質(zhì)文件相相比，電子文文件的載體與與其信息的結(jié)結(jié)合是松散的的，電子文件件雖然也需要要依附于一定定形式的載體體上，但載體體相對(duì)于信息息內(nèi)容來說不不再具有原始始性、一致性性和唯一性。結(jié)構(gòu)復(fù)雜性、對(duì)對(duì)背景信息和和元數(shù)據(jù)的依依賴性。電子子

49、文件的種類類、表現(xiàn)形式式繁多，其結(jié)結(jié)構(gòu)復(fù)雜，增增加了電子文文件歸檔管理理的難度。電電子文件背景景信息和元數(shù)數(shù)據(jù)對(duì)保證電電子文件的真真實(shí)性、完整整性、長期可可讀性更加重重要，而且與與電子文件本本身的結(jié)合也也是松散的，需需要采取人為為干預(yù)措施和和技術(shù)手段才才能使背景信信息和元數(shù)據(jù)據(jù)同時(shí)歸檔。信息共享的便利利性和安全維維護(hù)的復(fù)雜性性。電子文件件的信息共享享相對(duì)比較便便利，在標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)化的前提下下，信息共享享可以無障礙礙實(shí)現(xiàn)。在信信息共享便利利的同時(shí)，保保證電子文件件的信息安全全相對(duì)比較復(fù)復(fù)雜，除了采采取必要的管管理措施外，還還要有相應(yīng)的的技術(shù)手段來來保證信息利利用、傳輸?shù)牡陌踩Ｃ堋?.2、元數(shù)據(jù)據(jù)應(yīng)用

50、功能及及設(shè)計(jì)原則電子文件元數(shù)據(jù)據(jù)是描述電子子文件背景、內(nèi)內(nèi)容、結(jié)構(gòu)及及其整個(gè)管理理過程并可為為計(jì)算機(jī)及其其網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)自自動(dòng)辨析、分分解、提取和和分析歸納的的數(shù)據(jù)。它既既可用于保障障相關(guān)電子文文件的真實(shí)性性、完整性、一一致性、關(guān)聯(lián)聯(lián)性和長期有有效性，又可可幫助對(duì)分布布式網(wǎng)絡(luò)環(huán)境境下的電子文文件進(jìn)行有效效的集成管理理和協(xié)助提供供集成服務(wù)，更更是構(gòu)建數(shù)字字檔案館信息息組織體系必必不可少的工工具。因此電電子文件管理理元數(shù)據(jù)規(guī)范范是數(shù)字檔案案館建設(shè)的基基礎(chǔ)性標(biāo)準(zhǔn)。由于技術(shù)的快速速發(fā)展，使電電子文件長期期保存面臨著著巨大的挑戰(zhàn)戰(zhàn)。這種挑戰(zhàn)戰(zhàn)主要來自于于以下方面：（1）在政策層層面上，尚未未針對(duì)完整的的電子文

51、件生生命周期來建建立相關(guān)的政政策及協(xié)調(diào)機(jī)機(jī)制。（2）在技術(shù)層層面上，信息息技術(shù)經(jīng)常的的范式轉(zhuǎn)換，造造成無法有效效保障電子文文件的真實(shí)性性、完整性和和持久有效性性。具體體現(xiàn)現(xiàn)在以下方面面：數(shù)字信息所領(lǐng)帶帶的軟硬件易易于過時(shí)作廢廢，造成數(shù)字字媒體壽命的的短暫性與限限制性；數(shù)字信息必須依依賴特定的軟軟件，否則無無法獨(dú)立存在在；數(shù)字信息的呈現(xiàn)現(xiàn)方式和查詢?cè)兘涌诟鞑幌嘞嗤?；?shù)字信息儲(chǔ)存壓壓縮與傳遞過過程中，資料料容易流失。 （3）數(shù)字信息息利用過程中中，自然衍生生而出的著作作權(quán)、確實(shí)性性與可信賴性性等問題。（4）信息技術(shù)術(shù)的多樣性和和多種軟硬件件技術(shù)平臺(tái)的的存在，導(dǎo)致致形成了多種種互不兼容的的計(jì)算機(jī)信息

52、息系統(tǒng)和異種種結(jié)構(gòu)的電子子文件，使信信息孤島現(xiàn)象象普遍存在。以上幾方面的挑挑戰(zhàn)歸結(jié)起來來就是既要確確保電子文件件的真實(shí)性、完完整性和持久久有效性，同同時(shí)又要能夠夠集成管理分分布式貯存狀狀態(tài)下的異構(gòu)構(gòu)電子文件，打打破信息孤島島現(xiàn)象和實(shí)現(xiàn)現(xiàn)政府信息的的共享。為此此，必須設(shè)計(jì)計(jì)有效保障電電子文件的真真實(shí)性、完整整性、長期保保存需求和有有效實(shí)現(xiàn)電子子文件集成管管理與集成服服務(wù)的元數(shù)據(jù)據(jù)方案。使電電子文件能夠夠具有證據(jù)價(jià)價(jià)值、持久有有效性，并能能通過集成管管理提供集成成服務(wù)。2.2.1、元元數(shù)據(jù)功能描描述在電子文件管理理中，元數(shù)據(jù)據(jù)不僅是描述述電子文件和和保障電子文文件真實(shí)性的的工具，同時(shí)時(shí)，它也是對(duì)對(duì)

53、電子文件信信息的基本組組織方法。因因此，元數(shù)據(jù)據(jù)可以為電子子文件管理系系統(tǒng)各層次內(nèi)內(nèi)容提供規(guī)范范的定義、描描述、交換與與解析機(jī)制；為分布式異異構(gòu)系統(tǒng)提供供互操作和無無縫集成的紐紐帶；為計(jì)算算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)絡(luò)系統(tǒng)自動(dòng)辨辨析、分解、提提取和分析歸歸納電子文件件提供有力的的工具。具體而言，元數(shù)數(shù)據(jù)在電子文文件管理中的的應(yīng)用功能主主要體現(xiàn)在以以下幾個(gè)方面面：（1）確保并且且證明電子文文件的真實(shí)性性和憑證價(jià)值值。保證電子文件的的真實(shí)性和完完整性從而使使之具有憑證證價(jià)值，是電電子文件管理理中面臨的最最大問題。它它既是各個(gè)環(huán)環(huán)節(jié)正常運(yùn)轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)的基本前提提，又是每一一項(xiàng)工作的首首要目標(biāo)。因因?yàn)槿绻@一一點(diǎn)得不到保保證

54、，電子文文件管理的其其他工作將變變得毫無意義義。然而由于具有易易逝性、易變變性、載體不不確定性和對(duì)對(duì)管理系統(tǒng)強(qiáng)強(qiáng)烈的依賴性性等特征，當(dāng)當(dāng)需要電子文文件用作證據(jù)據(jù)時(shí)人們卻很很難信賴其真真實(shí)性和完整整性。但是，在在元數(shù)據(jù)中將將電子文件的的內(nèi)容特征和和文件形成、處處理和利用的的過程忠實(shí)地地記錄下來，就就能夠幫助知知曉電子文件件的內(nèi)容是否否與形成生效效時(shí)完全一樣樣，從而證明明其真實(shí)性和和完整性。把把電子文件形形成時(shí)的環(huán)境境和背景信息息記錄在元數(shù)數(shù)據(jù)中，更有有助于烘托和和證明電子文文件的價(jià)值，尤尤其是證據(jù)價(jià)價(jià)值，也使以以后的文件利利用者便于了了解文件形成成時(shí)的歷史環(huán)環(huán)境，從而正正確理解其真真實(shí)的意涵。因

55、此忠實(shí)描述電電子文件的形形成背景、內(nèi)內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和和整個(gè)管理過過程，可以保保護(hù)文件的真真實(shí)性和完整整性，確保文文件的憑證價(jià)價(jià)值，促使電電子文件具有有永久的法律律效力?？梢砸哉f，元數(shù)據(jù)據(jù)是電子文件件須臾不可或或離的“生命線。（2）有助于對(duì)對(duì)電子文件的的保護(hù)與長期期保存，使其其具有長久有有效性文件可以用作證證據(jù)的特性，使使我們必須特特別注意對(duì)電電子文件進(jìn)行行檔案化處理理，使之有可可能作為檔案案長期保存。因因而除了采取取以上措施確確保電子文件件的真實(shí)性和和完整性以外外，還應(yīng)該在在元數(shù)據(jù)模型型中詳盡描述述電子文件的的格式信息、制制作信息、轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)換方式、技技術(shù)環(huán)境等。以以便于電子文文件的轉(zhuǎn)換與與遷移，達(dá)到到

56、長期保護(hù)、保保存的作用，使使之長期可讀讀、可理解，具具有長久有效效性。（3）有效地管管理電子文件件元數(shù)據(jù)模型必須須包含整個(gè)文文件管理和利利用過程中所所需的全部重重要元素，它它既包括對(duì)文文件本身的描描述元素，又又包括對(duì)文件件的管理信息息，它不但是是文件著錄標(biāo)標(biāo)引的工具，也也是文件鑒別別認(rèn)證、鑒定定、保護(hù)等其其它環(huán)節(jié)的工工具。另外，元元數(shù)據(jù)自身還還必須標(biāo)準(zhǔn)化化、組織規(guī)范范化；用于表表述元數(shù)據(jù)的的語言，也必必須具有很強(qiáng)強(qiáng)的互操作功功能，便于為為計(jì)算機(jī)及其其網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)自自動(dòng)辨析、分分解、提取和和分析歸納。這這樣，它將成成為有效管理理在異構(gòu)平臺(tái)臺(tái)上形成的所所有電子文件件的工具和重重要前提，也也是完善和發(fā)發(fā)

57、展電子件管管理的首要條條件。（4）方便查詢?cè)兒屠迷獢?shù)據(jù)模型是文文件著錄的工工具，而著錄錄的主要任務(wù)務(wù)之一就是對(duì)對(duì)電子文件所所有的具有檢檢索意義的特特征進(jìn)行描述述和記錄。元元數(shù)據(jù)模型必必須從文件形形成之初就能能為利用者提提供查詢途徑徑，使用戶清清楚了解文件件及其形成背背景之間的關(guān)關(guān)系，方便利利用者發(fā)現(xiàn)和和檢索文件，滿滿足利用者的的需求。正因?yàn)樵獢?shù)據(jù)具具有上述重要要的功能，它它就成了電子子文件集成管管理和集成服服務(wù)不可替代代的基礎(chǔ)和工工具。那么，應(yīng)應(yīng)該如何才能能基本上自動(dòng)動(dòng)地、正確地地著錄元數(shù)據(jù)據(jù)呢？編制科科學(xué)的電子文文件管理元數(shù)數(shù)據(jù)模型是必必不可少的。2.2.2、元元數(shù)據(jù)模型設(shè)設(shè)計(jì)原則編制科學(xué)

58、的元數(shù)數(shù)據(jù)模型，必必須依賴科學(xué)學(xué)合理的設(shè)計(jì)計(jì)原則。在電電子文件管理理中，元數(shù)據(jù)據(jù)不僅包括對(duì)對(duì)電子文件的的描述，而且且也包括對(duì)電電子文件管理理系統(tǒng)的逐層層描述。也就就是說，元數(shù)數(shù)據(jù)不再僅僅僅作為內(nèi)容對(duì)對(duì)象的工具，而而且也是基本本的信息組織織和系統(tǒng)組織織的方法。鑒鑒于這種概念念和目標(biāo)，面面對(duì)復(fù)雜的、開開放的、分布布和異構(gòu)的網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，有有效設(shè)計(jì)和應(yīng)應(yīng)用電子文件件管理元數(shù)據(jù)據(jù)的原則應(yīng)如如下所述：（1）依據(jù)有關(guān)關(guān)理論進(jìn)行推推導(dǎo)的原則元數(shù)據(jù)是電子文文件檔案化管管理的最重要要工具，因而而編制元數(shù)據(jù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)必須以以檔案學(xué)理論論，尤其是其其基礎(chǔ)理論文件運(yùn)動(dòng)動(dòng)理論作為指指導(dǎo)思想，或或者說設(shè)計(jì)元元數(shù)據(jù)必須在在文件運(yùn)

59、動(dòng)理理論最新研究究成果的指引引下進(jìn)行推導(dǎo)導(dǎo)，而不能僅僅僅依據(jù)以往往文件與檔案案管理的實(shí)踐踐經(jīng)驗(yàn)。當(dāng)然然，依據(jù)理論論進(jìn)行推導(dǎo)也也不能脫離電電子文件管理理的實(shí)際。正正確的做法是是，在文件運(yùn)運(yùn)動(dòng)理論指導(dǎo)導(dǎo)下客觀地總總結(jié)電子文件件管理的實(shí)踐踐經(jīng)驗(yàn)，將其其濃縮為科學(xué)學(xué)合理的電子子文件管理程程序，再進(jìn)一一步升華為UUML建模依依據(jù)。只有如如此，才能編編制出真正科科學(xué)、實(shí)用、有有效的元數(shù)據(jù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)。（2）模塊化原原則由于應(yīng)用需求的的多樣化和開開發(fā)主體的多多元化，為針針對(duì)不同的描描述和應(yīng)用目目的，在復(fù)雜雜的信息環(huán)境境中往往需要要多種元數(shù)據(jù)據(jù)模型。為此此必須采用模模塊化原則，就就是按照所所描述的信息息系統(tǒng)內(nèi)容，將

60、將元數(shù)據(jù)劃分分為針對(duì)不同同層次、功能能或應(yīng)用的邏邏輯模塊，分分別對(duì)信息系系統(tǒng)的不同內(nèi)內(nèi)容進(jìn)行描述述，以滿足不不同的邏輯功功能和應(yīng)用需需要。一方面面，每個(gè)模塊塊可以作為獨(dú)獨(dú)立的元數(shù)據(jù)據(jù)，支持專門門的功能；同同時(shí)也可以按按照應(yīng)用需要要，與其他元元數(shù)據(jù)模塊進(jìn)進(jìn)行組合，形形成新的應(yīng)用用元數(shù)據(jù)；另另一方面，模模塊化可以使使每個(gè)元數(shù)據(jù)據(jù)模塊具備“即插即用”的能力，也也可以復(fù)用關(guān)關(guān)于元數(shù)據(jù)元元素的定義和和描述方法，從從而增加不同同應(yīng)用元數(shù)據(jù)據(jù)間的互操作作性。（3）一致性原原則指在元數(shù)據(jù)設(shè)計(jì)計(jì)過程中，盡盡量注意與現(xiàn)現(xiàn)有的國家標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)或者其他他政府標(biāo)準(zhǔn)、國國際標(biāo)準(zhǔn)相一一致。隨著元元數(shù)據(jù)技術(shù)和和XML技