人事行政管理實施辦法

1、第三篇 行政管理制度目 錄文書管理辦法保密規(guī)定安全管理辦法4.出入門管理辦法5.地磅管理辦法 第三篇 行政管理制度1.文書管理辦法1.1目的 為使文書管理制度化，以增進(jìn)文書處理品質(zhì)及效率，特制訂本辦法。 1.2范圍 本辦法所講文書管理，指本公司各部門與外界來往文書及各部門之間來往之文書，自收（發(fā)）文至歸檔全部過程之辦理與控制。1.3公文類別及行文要求1.3.1公司內(nèi)公文格式主要為公司正式文件、簽呈、備忘單、傳真。(1)正式文件由公司根據(jù)其重要性確定是否系正式文件，正式文件要填 寫文件簽發(fā)箋，由總經(jīng)理簽發(fā)，并加蓋公章。正式文件采用“正大有限公司文件”專用文頭紙打印，按年度進(jìn)行編號，標(biāo)明主送及抄送

2、的單位或部門。 (2)簽呈 公司內(nèi)部下級對上級有所請示時用； 簽呈不得越級上報； 須總經(jīng)理閱示之簽呈，部門主管應(yīng)有明確的意見。 (3)備忘單 公司內(nèi)部發(fā)布行政命令、通知、通報以及部門之間的業(yè)務(wù) 商洽、協(xié)調(diào)、聯(lián)絡(luò)時用。由公司下發(fā)的備忘單由總經(jīng)理核準(zhǔn)，各部門所發(fā)備忘單由 部門主管核準(zhǔn)。 (4)傳真處理業(yè)務(wù)時使用； 傳真由各業(yè)務(wù)部門自行管理，指定專人負(fù)責(zé)收發(fā)、登記、 跟催和歸檔。以公司名義發(fā)出的傳真，須經(jīng)總經(jīng)理核準(zhǔn)。1.3.2公文標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確、簡要地概括公文的主要內(nèi)容。公文用語應(yīng)簡單、 扼要、明了。1.3.3公文應(yīng)表明呈送或下發(fā)的人員或部門。公文如有附件應(yīng)注明附件 名稱，并表明發(fā)文者及發(fā)文日期。 1.

3、4公文處理1.4.1收文處理公司所收上級部門或其他單位公文，由總經(jīng)理辦公室進(jìn)行收 文登記后，送總經(jīng)理閱示處理。公司各部門上報公文一律交總經(jīng)辦進(jìn)行登記后，轉(zhuǎn)呈總經(jīng)理 或副總經(jīng)理閱示，部門呈報需批復(fù)之公文，批復(fù)后由總經(jīng)理 辦公室在當(dāng)天下發(fā)至呈報部門辦理，并追蹤辦理結(jié)果。部門所收公文交部門主管處理，對需辦理的應(yīng)抓緊時間辦理， 不得延誤和推諉。1.4.2發(fā)文處理公司所發(fā)正式文件由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一編號，并按正式文件 行文要求辦理發(fā)文，并進(jìn)行發(fā)文登記。公司以備忘單形式下發(fā)公文經(jīng)總經(jīng)理簽字后，由總經(jīng)理辦公 室負(fù)責(zé)下發(fā)。部門上報、部門間往來及部門內(nèi)下發(fā)公文，經(jīng)部門經(jīng)理簽字 后，由各部門負(fù)責(zé)上報或發(fā)送。 1.5

4、公文處理重點及期限 1.5.1公文處理重點足以影響公司權(quán)益之重要文件，應(yīng)將正本妥善保存，若須使 用，以副本或復(fù)印件處理。為利于公文處理，經(jīng)辦人接公文后，應(yīng)就內(nèi)容重點擬就意見 或撰稿，隨來文呈部門主管核閱，各部主管人員應(yīng)認(rèn)真審核， 并簽注意見，避免只簽名而無意見。公文處理意見及經(jīng)辦、核稿等人員之簽名應(yīng)清晰，不得潦草 難辨。 1.5.2公文處理期限公文應(yīng)隨到隨送，不得積壓。公文處理期限可依據(jù)經(jīng)辦人員的工作量及文件內(nèi)容的時效性 而定，一般以文到三日內(nèi)處理完畢為原則。監(jiān)印人員原則上應(yīng)與當(dāng)日完成用印。 1.6公文歸檔1.6.1公司的公文及工程基建檔案由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一管理。會計檔案由財會部負(fù)責(zé)整理保管。

5、 1.6.2文件檔案移送歸檔時點收原則檢查文件之本文及附件是否完整，如有缺少，應(yīng)追查歸入.文件處理手續(xù)是否完備，如有遺漏，應(yīng)立即退回經(jīng)辦人員 補(bǔ)辦。 (3)與本案無關(guān)的文件，應(yīng)立即退回經(jīng)辦人員。 1.6.3歸檔分類及編號歸檔文件應(yīng)視其內(nèi)容、部門、業(yè)務(wù)等因素分類。每一宗卷都應(yīng)有名稱，名稱應(yīng)以能充分表示宗卷內(nèi)容為原則， 且有一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊。每一宗卷都應(yīng)編號，以阿拉伯?dāng)?shù)字表示。 1.6.4保存期限(1)公司文件應(yīng)依其性質(zhì)與內(nèi)容確定保存期限的長短。(2)公司永久保存的文件有：公司章程；董事會會議記錄；政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件；不動產(chǎn)所有權(quán)及其他物權(quán)、債權(quán)憑證；工程設(shè)計圖紙、重要設(shè)備技術(shù)資料；其他經(jīng)核實

6、須永久保存的文件。 1.6.5檔案清理檔案管理人員應(yīng)每年對文件進(jìn)行一次清理，該歸檔的文件應(yīng) 裝訂成冊，及時歸檔。(2)所有檔案須入柜保存，永久保存的文件應(yīng)放入保險柜內(nèi)保存。(3)檔案柜應(yīng)保持整潔，并有防蟲蛀措施。 (4)檔案保存期滿，須銷毀的，應(yīng)造冊呈總經(jīng)理核準(zhǔn)后實施，并 應(yīng)在該卷目次表附注欄內(nèi)注名銷毀日期。2.保密規(guī)定2.1總則 2.1.1為保護(hù)公司利益，保證生產(chǎn)經(jīng)營順利進(jìn)行，特制訂本規(guī)定。 2.1.2公司秘密是指關(guān)系公司利益，一定時間內(nèi)只限一定范圍人員知悉 的事項。 2.1.3保守公司秘密是員工的基本義務(wù)，是公司重要紀(jì)律。 2.1.4公司保密工作由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)，各部主管對本部門保密工作

7、 負(fù)直接責(zé)任。 2.2保密范圍 2.2.1下列文件、報表及資料列為公司秘密資料品管部的飼料配方、配方成本表、月原料用量報表、原料用 量比較表及技術(shù)總部來往的公務(wù)函電。新產(chǎn)品、新原料開發(fā) 決策，實驗資料、產(chǎn)品質(zhì)量分析及處理措施；財會部的公司利潤表、資產(chǎn)負(fù)債表、分品種飼料利潤表、財 務(wù)預(yù)測分析報表及不宜公開的其他財務(wù)報表；行銷部的客戶檔案、飼料銷售合同、行銷策略、企劃方案， 銷售活動中的重大問題及處理記錄；采購部的供應(yīng)商檔案、采購合同、行情預(yù)測表、原料采購計 劃、采購決策；生產(chǎn)部的原料庫存、成品庫存、生產(chǎn)用料報表；公司員工薪資結(jié)構(gòu)表、工資表及獎金發(fā)放表；總部及地區(qū)副總裁辦公室下發(fā)的文件、制度、會議

8、紀(jì)要；公司的計劃、預(yù)算，經(jīng)營檢討會紀(jì)要；其他傳播后可能給公司帶來不良（利）影響的材料，未竣工 的工程預(yù)算。 2.2.2生產(chǎn)部生產(chǎn)中心控制室；品管、行銷、采購、財會部經(jīng)理室；董事長、總經(jīng)理辦公室、秘書室；文印室、檔案室、電腦室、財會部憑證庫。 2.2.3下列人員為重點保密人員各級主管；生產(chǎn)、采購、行銷部文書及外勤人員；中控室操作員；文印打字員、電腦操作人員；財會部成本、銷售、費用會計。 2.3保密管理 2.3.1資料保密屬2.2.1條范圍的保密資料由發(fā)文部門在材料右上角加蓋“秘 密”字樣印章，由各部文書或?qū)Ｈ素?fù)責(zé)遞送、上報、保管；打字、復(fù)印保密資料，須經(jīng)部門主管簽名（復(fù)印份數(shù)用大寫）， 不得擅自

9、多印多留；打印過程中廢印件由打字員妥善收存,及 時銷毀；傳閱秘密資料，不得散丟在辦公桌上,未經(jīng)有關(guān)主管同意， 不 得擴(kuò)大閱讀范圍或帶出辦公室閱讀；因工作需要，攜帶秘密 資料外出時，須向上一級主管報告，并妥善保管；秘密資料由各部文書定期清查，分發(fā)和借閱的秘密資料要按 期清退；辦理完畢的秘密資料，應(yīng)按規(guī)定立卷歸檔，無保存 價值的清理造冊或經(jīng)部門主管批準(zhǔn)后銷毀。 2.3.2薪資及獎金保密薪資發(fā)放由公司財會部派專人負(fù)責(zé)，獎金由部門主管直接發(fā) 放；(2)員工應(yīng)對本人薪資及獎金保密，嚴(yán)禁互相詢問和談?wù)摗?2.3.3飼料配方保密飼料配方保密由品管部主管直接負(fù)責(zé)，并對生產(chǎn)部配方保密 工作每季度最少檢查一次；(

10、2)飼料配方由品管部主管管理，因工作發(fā)往總部及集團(tuán)有關(guān)部 門的配方傳真須用密碼填寫，專人取送；(3)飼料配方由品管部專人送往生產(chǎn)部，并由生產(chǎn)部經(jīng)理和生產(chǎn) 主任在“飼料配方傳遞表”上簽收；配方由生產(chǎn)主任輸入中控室計算機(jī)，配料時可從計算機(jī)調(diào)出 使用，但不得打印和記錄；(5)生產(chǎn)使用后的舊配方，由品管部主管清查收回，對需保存的 要按規(guī)定整理入卷，妥善保管，無需保存的，清理登記后由 品管部主管負(fù)責(zé)銷毀；(6)飼料配方嚴(yán)禁傳抄、復(fù)印。 2.3.4公司召開有關(guān)營運會議，由總經(jīng)理或委托人核定參加會議人 員名單，會上如討論未定稿的材料會前要編號、登記，會后 由分發(fā)人收回或銷毀；參加會議人員對會議討論不宜公開事

11、項負(fù)有保密義務(wù)，不得 對外泄露。 2.3.5計算機(jī)保密各部計算機(jī)應(yīng)確定專人管理，在安全地方放置，并建立 計算機(jī)保密制度；存有秘密資料的計算機(jī)軟盤須注明并定專人管理，輸入硬盤 的應(yīng)加密碼，不用時應(yīng)及時清除。 2.3.6宣傳報道保密 公司員工撰寫的各種有關(guān)公司的新聞報道稿件、廣告宣傳材料， 發(fā)稿前須經(jīng)部門主管和總經(jīng)理或其授權(quán)人審核，未經(jīng)審閱，一 律不許寄發(fā)；公司宣傳欄涉及公司營運內(nèi)容的稿件、公司要聞 等須經(jīng)總經(jīng)理審核方能在宣傳欄刊登；凡涉及集團(tuán)情況的內(nèi)容 應(yīng)經(jīng)過集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)同意方可宣傳報道。 2.3.7限制場所的管理公司限制場所未經(jīng)該場所工作人員許可及該場所無人時不得 進(jìn)入；生產(chǎn)部中控室、品管部經(jīng)理室

12、未經(jīng)部門主管許可 不得進(jìn)入；外來人員檢查工作及參觀須有公司領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理辦公室人員 陪同；如在工作場所拍照、攝影，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)同意；限制場所內(nèi)一般情況不應(yīng)會客，無人時應(yīng)上鎖；來公司培訓(xùn)人員、客戶不經(jīng)允許不得進(jìn)入主廠房；供應(yīng)商不 得進(jìn)入原料庫；公司辭職、辭退人員一律不得進(jìn)入限制場所。 2.3.8重點人員管理 對本規(guī)定2.2.3條所列重點保密人員應(yīng)重點試用考查，有流動意 向或不適應(yīng)本職工作時，必須及時調(diào)換。 2.3.9總經(jīng)理或其授權(quán)人應(yīng)每季度對各部門保密工作進(jìn)行檢查，不 斷完善公司的保密工作。 3 安全管理辦法 3.1目的及范圍 3.1.1為確保公司營運及財產(chǎn)的安全和每位員工的生命安全，預(yù)防各類 事

13、故的發(fā)生，特制訂本辦法。 3.1.2 本辦法適用于公司各部門 3.1.3本辦法由各部門主管負(fù)責(zé)實施，人事行政部負(fù)責(zé)檢查、督導(dǎo)。 3.2安全委員會組成及職責(zé)： 3.2.1為加強(qiáng)對安全保衛(wèi)工作的領(lǐng)導(dǎo)，公司成立安全委員會,組成人員 如下： 主 任：總經(jīng)理 副主任：副總經(jīng)理 委 員：生產(chǎn)部經(jīng)理 人事行政部經(jīng)理 財務(wù)部經(jīng)理 品管部經(jīng)理 保衛(wèi)部門負(fù)責(zé)人 3.2 (1)負(fù)責(zé)制訂安全及保衛(wèi)制度、政策、并督促實施。 (2)研究決定安全防火防盜方面的重大問題。 (3)每月召開一次安全工作會議，總結(jié)、檢討、上月安全及防火 防盜工作，針對存在的問題提出整改措施。 3.3防火安全管理 3.3 設(shè)施的位置。 3.3 材使

14、用演練,以提高員工的防火意識和處理突發(fā)事件的應(yīng)變能力. 3.3 狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時維修，嚴(yán)禁帶“病”工作。電器線路的保險 裝置必須按規(guī)定裝配保險絲。下班后不使用的電器設(shè)備應(yīng)切斷電 源。 3.3 天和發(fā)電機(jī)房內(nèi)存放油料。 3.3.5在生產(chǎn)區(qū)及油料存放點等地方，必須掛有“嚴(yán)禁煙火”， 煙”等標(biāo)志。 3.3 (1)公司消防器材應(yīng)按規(guī)定放置在正確的位置上，配足數(shù)量，每 季度檢查一次有效期，每天由巡邏保安進(jìn)行常規(guī)檢查。 (2)各種消防器材的購置、保養(yǎng)行政部人員應(yīng)登記備查。 (3)未發(fā)生火警時， 任何人不得隨意挪用滅火器、消防栓等消防 設(shè)施；未經(jīng)行政部批準(zhǔn)， 任何單位和個人不準(zhǔn)挪用、借用各 種消防設(shè)施；不

15、準(zhǔn)在消防栓取水降溫、做衛(wèi)生及生活用水。對 擅自動用滅火器及消防設(shè)施且不聽勸阻者，視情節(jié)輕重給予警 告、罰款等處理。(4)若維修作業(yè)要動明火，應(yīng)填報“動火申請單”經(jīng)批準(zhǔn)后方可動用明火，而動用滅火器，必須事先向行政部及當(dāng)班保安反映，動火及動用滅火器材時必須有保安在場。動火結(jié)束后，需將未使用或更新的滅火器材放回原處。 (5)公司所有的消防器材由各保管部門（人）負(fù)責(zé)初級保養(yǎng)及監(jiān)護(hù)。 若發(fā)現(xiàn)損壞應(yīng)立即報告主管，查明原因及責(zé)任并及時進(jìn)行維 修。若因監(jiān)護(hù)不嚴(yán)造成滅火器材損壞給公司帶來損失的，視情 節(jié)輕重給予處罰。(6)未經(jīng)行政部主管批準(zhǔn)，任何單位或個人都無權(quán)涂改、移動、損 壞禁煙、禁火標(biāo)志。 3.4生產(chǎn)安全

16、管理 3.4.1生產(chǎn)部應(yīng)根據(jù)安全生產(chǎn)的要求,制訂各類機(jī)器、鍋爐、配電房及高 空作業(yè)等操作規(guī)定,并嚴(yán)格執(zhí)行,切實防止各類事故的發(fā)生。 3.4.2 電氣焊前，必須書面報告經(jīng)理批準(zhǔn)，備好滅火器后才能施工。 3.4.3 3.4.4生產(chǎn)部主管應(yīng)每天巡視廠區(qū)，發(fā)現(xiàn)不安全因素應(yīng)及時予以糾正。 如有重大安全隱患，應(yīng)立即報告安全委員會采取措施解決。 3.5辦公樓安全管理 3.5.1 3.5.2 的電源，并嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入辦公室大樓。 3.5.3 開辦公室須和保安人員聯(lián)系，以便鎖好大門。 3.5.4 保險柜內(nèi)。 3.5.5 存入銀行。3.6化學(xué)試劑的安全管理 3.6.1 加管理。 3.6.2 才能領(lǐng)用。3.7安全

17、保衛(wèi)工作的管理 3.7.1 不斷完善公司安全保衛(wèi)制度及防火設(shè)施。 3.7.2 記錄。對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，要提出整改意見，并上報公司安 全委員會議處。 3.7.3 管理，嚴(yán)禁無關(guān)人員及車輛進(jìn)出廠區(qū)，保證公司正常的工作和 產(chǎn)秩序。 3. 發(fā)現(xiàn)問題及時處理。如不能解決的，應(yīng)及時報告有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)作出 應(yīng)急處理。4.出入門管理辦法 4.1目的及范圍 4.1.1為了保證公司工作和生產(chǎn)的正常秩序，保證公司財產(chǎn)安全，特 制訂本辦法。 4.1.2凡人員、車輛、物品進(jìn)出公司大門均依本辦法辦理。 4.2人員出入的管理 4.2.1凡公司員工每天上下班，均應(yīng)按規(guī)定打卡。工作時間外出，須 主動向保安員交驗公出單或請假單。 4

18、.2.2凡來公司聯(lián)系業(yè)務(wù)或辦事的外來賓客，須出示證件并在門衛(wèi)室 辦理登記手續(xù)，經(jīng)受訪者同意后方可進(jìn)入廠區(qū)。 4.2.3非工作時間，禁止外來人員進(jìn)入廠區(qū)。 4.3車輛出入的管理 4.3.1 員有權(quán)阻止其出門。 4.3.2 依保安員的指引，將車停放在指定的地點。 4.3.3 物、泥沙。如有應(yīng)請其在門外清掃干凈，方可允許進(jìn)入 廠區(qū)。拉料車輛出門須蓋好蓬布后方可出門。 4.3.4 待接到品管部30%抽樣合格通知后，指引車輛到地磅過磅。 4.3.5車輛出門須接受檢查，拉料車輛須交驗“提貨單” 交驗“收貨報告”或“地磅單”的“出門聯(lián)”。 4.3.6 4.4攜帶物品出入廠門的管理 4.4 地磅員的過磅證明手

19、續(xù)，經(jīng)保安員檢驗無誤后方可出廠。 4.4.2 證”，說明物品名稱、數(shù)量、出門原因、時間及攜出者部門單位 和姓名等，由申請部門主管同意并簽字，經(jīng)行政部門主管審核 同意(必要時報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)）。 4. 不符合出門手續(xù)的一律不得放行，保安員有權(quán)詢問或扣留。 4.4 上說明返還時間，并應(yīng)按期返還。具體視情況由行政部 門負(fù)責(zé)追蹤。 4.5保安員崗位職責(zé) 4.5.1認(rèn)真執(zhí)行公司的“出入門管理辦法 4.5 記錄上報行政部。 4.5 行拍攝。 4. 生。 4.5 被盜物品，并及時上報。 4.5.6認(rèn)真作好交接班，認(rèn)真填寫“門衛(wèi)值班記錄表 況報告行政部。 4.5 4.5 4. 4.5 事，違者紀(jì)律處分。5.地磅

20、管理辦法 5.1目的和范圍 5.1.1為加強(qiáng)對進(jìn)出廠貨物計量作業(yè)的管理，使進(jìn)出廠貨物之計量作 業(yè)有所遵循，特制訂本辦法。 5.1.2 凡公司購入的原材料、包裝物及銷售出廠的成品、不能用于 生產(chǎn)的原料、廢舊物資之地磅作業(yè)以及地磅之日常管理均依本 辦法之規(guī)定辦理。 5.2原料入廠的地磅作業(yè) 5.2.1地磅員根據(jù)采購部開出的“原料收貨報告”及“品管部” 樣卡”檢查地磅及車上無人時方可過磅。 5.2.2打印“原料收貨報告”之“進(jìn)廠欄” 庫卸貨，并進(jìn)行登記。 5.2.3車輛卸完貨后駛回地磅，地磅員取回經(jīng)倉庫保管員簽字的“ 料收貨報告”，經(jīng)確認(rèn)地磅和車上無人時，過磅打印“原料收 貨報告”之“出廠欄”有關(guān)內(nèi)容。 5.2.4一批原料收貨完畢，地磅員應(yīng)及時將“原料收貨報告” 購部處理。 5.2.