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文檔簡介
1、文 件 管 理 *大學(xué)公共管理學(xué)院 公文寫作與處理新 規(guī) 范專業(yè) . . .文 件 管 理 *大學(xué)公共管理學(xué)院 公文寫作本講座主要內(nèi)容公文新規(guī)范與國家標(biāo)準(zhǔn)簡介公文特點(diǎn)(行文方式、行文關(guān)系)常用公文文種與寫作規(guī)范公文格式規(guī)范草擬審核公文應(yīng)注意的幾個(gè)規(guī)則行文規(guī)則專業(yè) . . .本講座主要內(nèi)容公文新規(guī)范與國家標(biāo)準(zhǔn)簡介專業(yè) . 一、公文新規(guī)范 與國家標(biāo)準(zhǔn)簡介 專業(yè) . . . 一、公文新規(guī)范 與國家 1 黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例(中辦發(fā)201214號)2012年4月16日由中共中央、國務(wù)院同意,由中辦和國辦聯(lián)合印發(fā),并將從2012年7月1日起正式施行,本課簡稱為“新條例”。企業(yè)可參照執(zhí)行。) 2. 黨
2、政機(jī)關(guān)公文格式(GB/T 9704-2012,2012年7月1日日起施行,其他機(jī)關(guān)單位可參照執(zhí)行) 3. 標(biāo)點(diǎn)符號用法(GB/T 158342011) 4. 出版物上數(shù)字用法的規(guī)定(GB/T 15835 2011) 專業(yè) . . . 1 黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例(中辦發(fā)2012二、公文特點(diǎn) 行文方式 行文關(guān)系 專業(yè) . . .二、公文特點(diǎn) 行文方式 (一)具有法定作者 依法成立并能以自己的名義行使權(quán)利和承擔(dān)義務(wù)的企業(yè)及其法定代表人可制發(fā)正式公文。專業(yè) . . .(一)具有法定作者專業(yè) . 1.正式行文包括三種形式:企業(yè)名義企業(yè)所屬的組織單位名義法定代表人名義以公司董事長、總經(jīng)理的名義簽署行文2
3、.作者的多元化產(chǎn)生不同主要行文形式正式行文非正式行文內(nèi)部行文對外行文直接行文間接行文單獨(dú)行文聯(lián)合行文職權(quán)行文授權(quán)行文專業(yè) . . .1.正式行文包括三種形式:專業(yè) . 3. 按行文(傳遞)方向分為上行文、平行文 和下行文。上行文下級組織向上級組織報(bào)送的公文。平行文平級組織或不相隸屬組織之間的公文。下行文上級組織向下級組織下發(fā)的公文。專業(yè) . . .3. 按行文(傳遞)方向分為上行文、平行文 社會(huì)組織之間工作關(guān)系的劃分:同一系統(tǒng)的機(jī)關(guān) 同級機(jī)關(guān)下級機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)指導(dǎo)與被指導(dǎo)上級業(yè)務(wù)主管部門下級業(yè)務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)上級機(jī)關(guān)同級機(jī)關(guān)平行關(guān)系(1)(2)(3)專業(yè) . . .社會(huì)組織之間工作關(guān)系的劃分:同一
4、系統(tǒng)的機(jī)關(guān) 同級機(jī)關(guān)下級機(jī)關(guān)非同一系統(tǒng)的機(jī)關(guān) 此機(jī)關(guān)彼機(jī)關(guān)不相隸屬關(guān)系(4)專業(yè) . . .非同一系統(tǒng)的機(jī)關(guān) 此機(jī)關(guān)彼機(jī)關(guān)不相隸屬關(guān)系(4)專業(yè) . 根據(jù)工作關(guān)系產(chǎn)生的行文關(guān)系 1、2 是上行文或下行文關(guān)系;3、4是平行文關(guān)系。 除此之外,社會(huì)組織之間有時(shí)還需要按照綜合管理與被管理、統(tǒng)管與被統(tǒng)管、監(jiān)督與被監(jiān)督、行政法律關(guān)系以及其他法律關(guān)系如合同關(guān)系等行文。 專業(yè) . . .根據(jù)工作關(guān)系產(chǎn)生的行文關(guān)系 1、2 是上行文或下行文關(guān)系;(二) 具有法定的權(quán)威和效用 1. 公文的現(xiàn)實(shí)執(zhí)行效用、現(xiàn)行效用、時(shí)效 2. 空間(地域、職權(quán))效力范圍 超越職權(quán)范圍行文的幾種情況: 一是制發(fā)者超出職權(quán)范圍行文:
5、內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)對外正式行文 二是公文內(nèi)容超出職權(quán)范圍:下級越權(quán)制定實(shí)施細(xì)則 專業(yè) . . .(二) 具有法定的權(quán)威和效用 1. 公文的現(xiàn)實(shí)執(zhí)行效用、現(xiàn) 3.時(shí)間效力范圍 (1)公文生效時(shí)間 即時(shí)生效(一般公文、內(nèi)容敏感的規(guī)范性文件) 定時(shí)生效(一般規(guī)范性文件)(2)公文終止生效時(shí)間及條件 內(nèi)容已經(jīng)執(zhí)行(有效期屆滿,明示廢止) 內(nèi)容過時(shí),新文件代替舊文件(默示廢止) 被調(diào)整的社會(huì)關(guān)系或制發(fā)機(jī)關(guān)不復(fù)存在(且無新機(jī)關(guān)接替其職能)專業(yè) . . .專業(yè) . 4. 公文的溯及力一般公文可以規(guī)定溯及力規(guī)范性文件比照 “法律不溯及既往” 原則不應(yīng)該規(guī)定溯及力。專業(yè) . . . 專業(yè) . (三) 具備特定體式體式 文
6、體 :文件的表達(dá)形式 格式 約定俗成的格式 法定的標(biāo)準(zhǔn)格式 企業(yè)公文格式樣本全套專業(yè) . . .(三) 具備特定體式專業(yè) . 公文體現(xiàn)程式性慣用格式:法定或約定俗成的格式,正文的寫作模版)寫作層次:指公文篇章結(jié)構(gòu)上一系列技術(shù)性要求。如標(biāo)題摘由、篇前撮要、段頭顯旨、分項(xiàng)標(biāo)號、分層列段等。轉(zhuǎn)述來文的方式:批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)語言表達(dá)習(xí)慣:專業(yè) . . .公文體現(xiàn)程式性慣用格式:法定或約定俗成的格式,正文的寫作模版000001機(jī)密一年特 急XX公司文件川X發(fā)20123 號公司關(guān)于問題的通知:。 。標(biāo)題文頭示意下行文、平行文格式專業(yè) . . .000001機(jī)密一年特 急XX公司文件川X發(fā)2 1000000
7、秘密1年 特 急XXXX公司文件川X發(fā)20123號關(guān)于問題的請示:。 簽發(fā)人:李大為簽發(fā)人上行文格式專業(yè) . . . 1000000秘密1年 特 急XXXX。 。 附件:1 22012年7月8日(注釋:) 抄送:, 。 辦公室 2012年7月8日印發(fā)(共印份)發(fā)文機(jī)關(guān)署名專業(yè) . . .。函件格式四川省集團(tuán)有限公司 川函201210號 關(guān)于在上海建立駐滬聯(lián)絡(luò)處的函 上海市人民政府 辦公室: 專業(yè) . . .函件格式專業(yè) . 公文的特定格式之二辦公會(huì)紀(jì)要格式公司辦公會(huì)紀(jì)要第 10 號公司辦公室 2012年7月10日 專業(yè) . . .公文的特定格式之二辦公會(huì)紀(jì)要格式專業(yè) . 收文發(fā)文登記初審、退文
8、簽收分發(fā)、加工擬辦批辦承辦注辦答復(fù)起草會(huì)商審核簽發(fā)復(fù)核登記用印簽署印制核發(fā) 傳 閱對內(nèi)催辦查辦、對外催辦信息反饋辦畢文件處置歸檔清退暫存銷毀(四) 經(jīng)過特定的處理程序?qū)I(yè) . . .收文發(fā)文登初審、退文簽分發(fā)、加工擬辦批辦承辦注辦答復(fù)起草會(huì)商 三、常用公文文種 與寫作規(guī)范專業(yè) . . . 三、常用公文文種 專業(yè) . ( 一)公文文種及其選用規(guī)則 1.什么是文種 2.正確使用公文文種的依據(jù)行文目的和要求;作者(發(fā)文機(jī)關(guān))的權(quán)限;作者與主要受文者的工作關(guān)系;依據(jù)國家有關(guān)部門現(xiàn)有的統(tǒng)一規(guī)定專業(yè) . . . ( 一)公文文種及其選用規(guī)則專業(yè) . 三、企業(yè)公文文種使用 及寫作規(guī)范專業(yè) . . . 三、企
9、業(yè)公文文種使用專業(yè) . 5.請示、批復(fù) 用于請求指示或批準(zhǔn),答復(fù)請示事項(xiàng)。6.通報(bào) 用于表彰、批評和情況通報(bào)7.函 用于企業(yè)與不相隸屬的社會(huì)組織之間聯(lián)系、商洽工作,詢問答復(fù)問題,請求審批。8.紀(jì)要 用于記載和傳達(dá)會(huì)議重要情況和議定事項(xiàng).專業(yè) . . .5.請示、批復(fù) 用于請求指示或批準(zhǔn),答復(fù)請示事項(xiàng)。專業(yè) .(三)主要公文寫作模版分析分為5種一般公文模版表彰批評性通報(bào)模版答復(fù)性公文模版紀(jì)要模版規(guī)范性公文模版公文正文寫作模版專業(yè) . . .(三)主要公文寫作模版分析分為5種專業(yè) . (決定、通告、通知、請示、報(bào)告、函) 1一般公文模版專業(yè) . . . 1一般公文模版專業(yè) . 2 通報(bào)類公文模版
10、專業(yè) . . .2 通報(bào)類公文模版 專業(yè) . 3決定、紀(jì)要類公文模版 專業(yè) . . .3決定、紀(jì)要類公文模版 專業(yè) . 4答復(fù)性公文模版(批復(fù)、復(fù)函、答復(fù)性報(bào)告)專業(yè) . . .4答復(fù)性公文模版(批復(fù)、復(fù)函、答復(fù)性報(bào)告)專業(yè) . 5.規(guī)范類公文模版專業(yè) . . . 5.規(guī)范類公文模版專業(yè) . 適用范圍 寫作要點(diǎn) 正誤點(diǎn)評 (四)主要公文寫作專業(yè) . . . 適用范圍 (四)主要公文寫作專業(yè) . (1)適用范圍 在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。 (2) 分類規(guī)定性通告市人民政府關(guān)于限期拆除違法違章建筑的通告周知性通告市人民商場開業(yè)酬賓通告 總公司關(guān)于本公司駐京辦事處 遷址辦公的通告1.通
11、告專業(yè) . . .(1)適用范圍 在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。1標(biāo)題、正文、印章、成文日期和署名正文結(jié)構(gòu):原由(目的、依據(jù);“特此通告如下” )事項(xiàng)(分條列項(xiàng)、按序排列)結(jié)語 (3)通告的寫作專業(yè) . . .標(biāo)題、正文、印章、成文日期和署名(3)通告的寫作專業(yè) . (4)寫作通告的注意事項(xiàng) 周知性通告一般要寫明起止日期、地點(diǎn),措施可行; 執(zhí)行時(shí)間的規(guī)定要留有余地,一定的提前量。專業(yè) . . .(4)寫作通告的注意事項(xiàng) 周知性通告一般要寫明起止日期(5)通告與公開性社會(huì)事務(wù)性文書通告法定公文 啟事事務(wù)文書 隨意親和,簡潔便利廣告經(jīng)濟(jì)文書 發(fā)布商品、服務(wù)信息海報(bào)宣傳文書 發(fā)布教科文衛(wèi)體
12、及會(huì) 展信息聲明事務(wù)文書 聲明立場,保護(hù)合法 權(quán)益專業(yè) . . .(5)通告與公開性社會(huì)事務(wù)性文書通告法定公文 專業(yè) .2.通知(1)適用范圍印發(fā)規(guī)范性文件轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文批轉(zhuǎn)下級機(jī)關(guān)的公文傳達(dá)要求下級機(jī)關(guān)辦理的公務(wù)事項(xiàng)告知需要有關(guān)單位周知或執(zhí)行的事項(xiàng)任免人員事務(wù)性通知:溝通、會(huì)議通知、啟事性通知 專業(yè) . . .2.通知專業(yè) . (2)分類與寫作 指示性、工作性通知: 通知原由通知事項(xiàng)結(jié)語專業(yè) . . .(2)分類與寫作 指示性、工作性通知:專業(yè) . 發(fā)布(印發(fā))性通知 一是認(rèn)可印發(fā)對象; 二是直接賦予印發(fā)對象以執(zhí)行效力。 批轉(zhuǎn)性通知 主動(dòng)批轉(zhuǎn)或被動(dòng)批轉(zhuǎn),通常是“同意,現(xiàn)轉(zhuǎn)發(fā)
13、給你們,請遵照(參照)執(zhí)行”。轉(zhuǎn)發(fā)性通知 通常是“現(xiàn)將轉(zhuǎn)發(fā)給你們,請(望)執(zhí)行(參閱)”;專業(yè) . . .發(fā)布(印發(fā))性通知 一是認(rèn)可印發(fā)對象;專業(yè) . 任免通知 任免根據(jù)任免內(nèi)容(對象姓名、時(shí)間、待遇) 例1 “經(jīng)2001年5月21日公司會(huì)議研究決定:同志任部部長,免去” 例2 “經(jīng)2001年5月21日公司會(huì)議研究決定,現(xiàn)將等9人的任免事項(xiàng)通知如下: (可以列成表格)”專業(yè) . . .任免通知專業(yè) . 會(huì)議類通知 召開會(huì)議的根據(jù)、原因會(huì)議名稱會(huì)議主持單位(主持人)會(huì)議主題、任務(wù)會(huì)議起止時(shí)間與會(huì)人員會(huì)議地點(diǎn)、報(bào)到日期及具體報(bào)到地點(diǎn)對與會(huì)人員的具體要求(文件、生活用品、接待、交通)聯(lián)系人(單位)
14、、電話等專業(yè) . . .會(huì)議類通知專業(yè) . 3.通報(bào)(1)適用范圍表彰先進(jìn)批評錯(cuò)誤傳達(dá)重要精神或情況(一般不具備指揮性)通報(bào)往往用于印發(fā)會(huì)議文件、調(diào)研材料、領(lǐng)導(dǎo)重要講話等內(nèi)部文件。專業(yè) . . .3.通報(bào)(1)適用范圍專業(yè) . (2)通報(bào)的分類從內(nèi)容,分為表彰性、批評性和情況通報(bào);從表述方法,分為直述式和轉(zhuǎn)述式通報(bào)。(3)正文的寫作結(jié)構(gòu):通報(bào)的人和事實(shí)對事件的分析、認(rèn)定處理意見希望、號召、警戒等。(4)寫作通報(bào)的注意事項(xiàng)通報(bào)事實(shí):不要隨意拔高;(5W1H)通報(bào)事實(shí)的分析認(rèn)定:可以分析性質(zhì)、原因、影響和后果,各有側(cè)重點(diǎn)。處理意見:要寫明處理或處分的法定依據(jù)。專業(yè) . . .(2)通報(bào)的分類專業(yè)
15、. 4.報(bào)告(1)適用范圍向上級機(jī)關(guān)匯報(bào)工作(例行 專此報(bào)告)反映情況(偶發(fā) 專此報(bào)告)答復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問(2)分類 工作報(bào)告、情況報(bào)告(專題報(bào)告)調(diào)查報(bào)告、報(bào)送報(bào)告、答復(fù)報(bào)告專業(yè) . . .4.報(bào)告(1)適用范圍專業(yè) . (3)報(bào)告的寫作正文:報(bào)告原由報(bào)告事項(xiàng)(根據(jù)不同報(bào)告有不同寫作重點(diǎn))結(jié)語(“特此報(bào)告”、“以上報(bào)告,請審閱”)工作報(bào)告事項(xiàng):包括主要過程、措施、結(jié)果、存在問題情況報(bào)告事項(xiàng):事情發(fā)生原因、經(jīng)過、性質(zhì)、看法和處理意見等。 專業(yè) . . .(3)報(bào)告的寫作正文:報(bào)告原由報(bào)告事項(xiàng)(根據(jù)不同報(bào)告有不5.請示(1)適用范圍向上級機(jī)關(guān)請求指示(當(dāng)否,請指示)向上級機(jī)關(guān)請求批準(zhǔn)(請審核批準(zhǔn)
16、; 妥否,請批復(fù))(2)請示的分類與寫作請求指示: 對上級公文有不明了、不清楚的請求解釋和指示。請求批準(zhǔn):根據(jù)有關(guān)規(guī)定和管理權(quán)限,有些公文需要經(jīng)過上級機(jī)關(guān)批準(zhǔn)以后才能發(fā)布。如涉及人、財(cái)、物方面困難需上級機(jī)關(guān)審核、備案、批撥或調(diào)配使用(立項(xiàng)、貸款、編制)專業(yè) . . .5.請示(1)適用范圍專業(yè) . (3)請示的寫作正文結(jié)構(gòu):原由(理論依據(jù)、事實(shí)依據(jù)。理由要充分,一是必要,二是可能)請示事項(xiàng)結(jié)語(以上事項(xiàng),請明示;特此報(bào)請核批;以上請示,請予審核批準(zhǔn);妥否,請批復(fù))例:請求一個(gè)建設(shè)項(xiàng)目,一要說明必要性,以及建成后會(huì)帶來怎樣的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益;二要說明上項(xiàng)目的可能性,包括地理、資源及社會(huì)條件和資
17、金來源等。專業(yè) . . .(3)請示的寫作正文結(jié)構(gòu):原由(理論依據(jù)、事實(shí)依據(jù)。理由要充(4)寫作“請示” 的注意事項(xiàng)(行文規(guī)則)不與報(bào)告混用;不相隸屬不行請示;不越級;不多頭主送;不得以機(jī)關(guān)名義向上級負(fù)責(zé)人報(bào)送(報(bào)告、意見);一文一事;不同時(shí)抄送下級。專業(yè) . . .(4)寫作“請示” 的注意事項(xiàng)(行文規(guī)則)不與報(bào)告混用;專業(yè)6.批復(fù)(1)適用范圍 答復(fù)下級機(jī)關(guān)的請示事項(xiàng)。(2)批復(fù)的特點(diǎn) 針對性強(qiáng),體現(xiàn)在主送機(jī)關(guān):請示機(jī)關(guān)(少數(shù)可以抄送有關(guān)機(jī)關(guān))標(biāo)題:可以寫出收文者開頭:寫出答復(fù)對象(文件標(biāo)題和發(fā)文字號)用語:不用“似屬可行” “酌情辦理” 、“最好去做”專業(yè) . . .6.批復(fù)(1)適用范
18、圍 答復(fù)下級機(jī)關(guān)的請示事項(xiàng)。專業(yè) .(3)批復(fù)的寫作正文結(jié)構(gòu):批復(fù)對象批復(fù)事項(xiàng)結(jié)語一文一批、態(tài)度鮮明、有依據(jù)、篇幅短。有時(shí)要簡述批復(fù)的理由和依據(jù)、重復(fù)重要批復(fù)意見。開頭:“你公司關(guān)于的請示(發(fā)200218號)收悉,經(jīng)研究”專業(yè) . . .(3)批復(fù)的寫作正文結(jié)構(gòu):批復(fù)對象批復(fù)事項(xiàng)結(jié)語專業(yè) (1)適用范圍于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題,請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批。(2)分類商洽函 社會(huì)組織之間使用最多,特別是有關(guān)商洽人事調(diào)轉(zhuǎn)、清償債務(wù)、商品買賣、產(chǎn)權(quán)交易等方面的函還要受法律的嚴(yán)格保護(hù),可視作合同、協(xié)議的補(bǔ)充,一經(jīng)雙方承諾或認(rèn)可,即產(chǎn)生權(quán)利、義務(wù)關(guān)系,必須遵照執(zhí)行。7.函專業(yè) . . .(1)
19、適用范圍于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題,請問復(fù)函(詢答函)一般用于不相隸屬機(jī)關(guān);上級對下級可以用,但下級答復(fù)上級要用報(bào)告 。請批函(審批函)向不相隸屬機(jī)關(guān)要求增加經(jīng)費(fèi)、調(diào)整人員編制、減免稅收、申辦營業(yè)執(zhí)照等 。專業(yè) . . .問復(fù)函(詢答函)一般用于不相隸屬機(jī)關(guān);上級對下級可以用,但下(4)請示與函的標(biāo)題的區(qū)別公司關(guān)于增撥消防器材經(jīng)費(fèi)的請示 局關(guān)于請求批準(zhǔn)錄用等五人為國家公務(wù)員的函 局關(guān)于批準(zhǔn)錄用等五人為國家公務(wù)員的復(fù)函學(xué)院關(guān)于申請?jiān)诤佣伍_挖人工河道的函專業(yè) . . .(4)請示與函的標(biāo)題的區(qū)別公司關(guān)于增撥消防器材經(jīng)費(fèi)的請(5)答復(fù)性公文文種的異同專業(yè) . . .(5)答復(fù)性公文文
20、種的異同專業(yè) . (6)函的寫作格式:使用信函式結(jié)構(gòu):正文結(jié)構(gòu)固定 ,分成三部分:開頭、主要內(nèi)容和結(jié)尾。開頭:寫明目的或提出問題。中間:內(nèi)容解釋或回復(fù)詢問。結(jié)尾:告訴收文者做什么或表示感謝。用語:謙敬、簡潔、清楚,尤其是請批函和審批函更要注意用肯定和為對方考慮的語氣,可用一些致意性語言 不知貴方意見如何,請函告 懇請貴方大力協(xié)助,不勝感激 請予以接洽是荷 專業(yè) . . .(6)函的寫作格式:使用信函式專業(yè) . 8. 紀(jì)要(1)適用范圍 記載、傳達(dá)會(huì)議精神和議定事項(xiàng)。(2)特點(diǎn) 行文方向不固定 可上行、下行、平行。法定效力受到一定限制。具有提要性和指導(dǎo)性。 專業(yè) . . .8. 紀(jì)要(1)適用范
21、圍 記載、傳達(dá)會(huì)議精神和議定事項(xiàng)。專業(yè)(3)一般寫作模式標(biāo)題:會(huì)議名稱紀(jì)要文頭:標(biāo)明會(huì)議紀(jì)要的發(fā)文日期正文結(jié)構(gòu):會(huì)議概況會(huì)議決定事項(xiàng)(精神)專業(yè) . . .(3)一般寫作模式專業(yè) . (4)撰寫紀(jì)要的措施及需要注意的問題措施一:明確目的,做好寫作前的準(zhǔn)備工作。措施二:集中大多數(shù)人的意見,反映會(huì)議最終決議。措施三:參考會(huì)議記錄,圍繞會(huì)議主持者的總結(jié)寫作紀(jì)要。措施四:掌握提煉和概括要點(diǎn)的方法,使之條理化。專業(yè) . . .(4)撰寫紀(jì)要的措施及需要注意的問題措施一:明確目的,做好寫撰寫紀(jì)要應(yīng)該注意的問題突出“要” 。舍棄與議題無關(guān)的內(nèi)容、瑣碎的、枝節(jié)的問題。利用會(huì)議記錄,忠實(shí)會(huì)議實(shí)際內(nèi)容,不可隨意增
22、減或更改內(nèi)容,但不被動(dòng)記述和照搬。對會(huì)議內(nèi)容和討論意見盡力概括要點(diǎn),突出擬寫者的理性。分歧意見一般不寫。倘若一定要寫,應(yīng)當(dāng)有會(huì)議主持機(jī)關(guān)的傾向性意見。重要紀(jì)要一般要交會(huì)議討論修改后(有的還要與會(huì)成員簽字認(rèn)可)由主持人簽發(fā)定稿。專業(yè) . . .撰寫紀(jì)要應(yīng)該注意的問題專業(yè) . 四、公文格式規(guī)范 專業(yè) . . . 專業(yè) . (一)公文格式的涵義及分類1. 公文格式指組成公文的各部分文字符號在載體(紙張等)上排列的規(guī)定。2. 公文文面格式分類公文式文面格式:按國家標(biāo)準(zhǔn)分為(1)公文一般格式 (2)公文特定格式 專業(yè)規(guī)范文本式文面格式:如合同示范文本格式、保險(xiǎn)文書、司法文書等的格式 一般文章文面格式專業(yè)
23、 . . .(一)公文格式的涵義及分類專業(yè) . (二)公文格式組成部分公文用紙主要技術(shù)指標(biāo)公文用紙幅面尺寸及版面要求印制裝訂要求公文格式各要素編排規(guī)則公文中的橫排表格公文中的計(jì)量單位、標(biāo)點(diǎn)符號和數(shù)字的用法公文的特定格式(信函格式、紀(jì)要格式)公文式樣專業(yè) . . .(二)公文格式組成部分專業(yè) . (三)格式項(xiàng)目的規(guī)范標(biāo)注版頭部分1份號 絕密、機(jī)密公文應(yīng)標(biāo)明份號。2密級 涉及國家秘密的公文標(biāo)注絕密、機(jī)密、秘密;公司內(nèi)部一律標(biāo)注商業(yè)機(jī)密、商業(yè)秘密。3緊急程度 緊急公文標(biāo)注特急、加急件;緊急電報(bào)分別標(biāo)明特提、特急、加急、平急。專業(yè) . . .(三)格式項(xiàng)目的規(guī)范標(biāo)注專業(yè) . 4發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志大版頭 機(jī)關(guān)
24、全稱或規(guī)范性簡稱-文件中版頭 機(jī)關(guān)小版頭 函件版頭聯(lián)合行文,主辦單位排列在前。(黨政聯(lián)合行文版頭)首頁必須顯示正文。專業(yè) . . .4發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志大版頭 機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范性簡稱-文件專 5發(fā)文字號包括發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號發(fā)文機(jī)關(guān)代字(含地域代字、單位代字、職能代字、文類代字等)聯(lián)合行文,應(yīng)標(biāo)主辦機(jī)關(guān)發(fā)文字號。標(biāo)注位置(上行文、下行文平行文、函件)6.簽發(fā)人 上行文須標(biāo)明簽發(fā)人或會(huì)簽人姓名,并在附注處標(biāo)明聯(lián)系人和電話。專業(yè) . . . 5發(fā)文字號包括發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號專業(yè) .主體部分 7標(biāo)題 (1)公文式標(biāo)題 發(fā)文機(jī)關(guān)事由文種除法規(guī)規(guī)章名稱加書名號外,一般不用標(biāo)點(diǎn)符號?!瓣P(guān)于
25、” :()四川省人民政府辦公廳按時(shí)足額發(fā)放行政事業(yè)單位職工工資的通知 專業(yè) . . .主體部分 7標(biāo)題 專業(yè) . (2) 新聞式標(biāo)題單標(biāo)題藥品銷售中回扣現(xiàn)象嚴(yán)重雙標(biāo)題艱苦的拼搏 豐碩的成果XX公司2011年工作總結(jié)(3) 四項(xiàng)式標(biāo)題:發(fā)文機(jī)關(guān)時(shí)限事由文種XX保險(xiǎn)公司2012年宣傳工作要點(diǎn)XX集團(tuán)公司2012年內(nèi)訓(xùn)工作總結(jié)專業(yè) . . .(2) 新聞式標(biāo)題單標(biāo)題藥品銷售中回扣現(xiàn)象嚴(yán)重專業(yè) .(4) 規(guī)范性文件標(biāo)題 適用范圍(對象)事由文種國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法某大學(xué)網(wǎng)絡(luò)學(xué)院2013年秋季招生簡章上海XX股份有限公司董事會(huì)章程某省工業(yè)企業(yè)勞動(dòng)衛(wèi)生管理?xiàng)l例專業(yè) . . .(4) 規(guī)范性文件標(biāo)題 適
26、用范圍(對象)事由文種專業(yè) 8.正文 撰寫簡潔明了的公文的要點(diǎn)(1)主語與賓語分明:二者之間的距離越近,文章越簡潔有力。(單句)(2)呈現(xiàn)具有視覺效果的內(nèi)容(人工語言:圖表類、照片、插圖)。(3)以文獻(xiàn)作為說服他人的依據(jù)(引用方式,簡化注釋方式用夾注;充分利用附件)。(4)條列式撰寫:不僅是美觀,而是簡明的公文的最佳表現(xiàn)方式,將重點(diǎn)逐一列出,注意作好歸納工作。注意序號規(guī)范:一、(一)1.(1)(5)避免摸棱兩可的措辭:如“住在市中心的職員以及特約人員務(wù)必提出報(bào)告”可有幾種理解。專業(yè) . . . 8.正文 撰寫簡潔明了的公文的要點(diǎn)(1)主語與賓語分(6)避免錯(cuò)誤的表現(xiàn)方式:“以后后悔也來不及了”
27、重復(fù)措辭“30分鐘以內(nèi)時(shí)”,“我的公司是位在城東的公司”“我的公司位在城東”。(7)正確使用標(biāo)點(diǎn)符號有國家標(biāo)準(zhǔn)。(8)有效使用連接詞:越少越好,是撰寫文章的基本原則。(9)先從結(jié)論寫起。(理由:上司忙、工商行為最重要的是結(jié)論而非過程;人類通常對第一印象特別深)(10.事實(shí)與個(gè)人意見要?jiǎng)澐智宄I(yè) . . .(6)避免錯(cuò)誤的表現(xiàn)方式:“以后后悔也來不及了”重復(fù)措辭“3(11)正確使用表示區(qū)間的用語(界限閾)(未滿、超過、以外、以上、以下、之前、之后表示時(shí)間/年齡段落的用語)必須于14日之前提出申請(14日可提出);31日以后拒絕受理(31日拒絕)(12)準(zhǔn)確使用公文用語,如“遺憾的是,盡管也無
28、法達(dá)到本公司的要求”(一開始就能讓人推測到結(jié)論。“很難得、如蒙專業(yè) . . .(11)正確使用表示區(qū)間的用語(界限閾)(未滿、超過、以外、9.主送機(jī)關(guān)公文主要受理單位用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱分普發(fā)文件和專發(fā)文件上行文不多頭主送公布性文件不標(biāo)主送機(jī)關(guān)專業(yè) . . .9.主送機(jī)關(guān)公文主要受理單位專業(yè) . 10.附件說明 主體性附件、補(bǔ)充說明性附件、支撐性附件 由附件和附件說明組成11.成文日期以負(fù)責(zé)人簽發(fā)日期為準(zhǔn)聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)日期為準(zhǔn)會(huì)議批準(zhǔn)文件以批準(zhǔn)通過日期為準(zhǔn)電報(bào)以發(fā)出日期為準(zhǔn)用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全。專業(yè) . . . 10.附件說明 主體性附件12發(fā)文機(jī)關(guān)署名、13.
29、印章、簽署發(fā)文機(jī)關(guān)署名與文頭發(fā)文機(jī)關(guān)一致印章包括生效章、校正章、鑒證章、密封章、騎邊(縫)章、鋼印公文除紀(jì)要、電報(bào)、黨內(nèi)普發(fā)文件外均須蓋印章。聯(lián)合上行文,由主辦單位蓋章;聯(lián)合下行文,發(fā)文機(jī)關(guān)都應(yīng)蓋章。印章須與正文同在一頁。簽署人為制發(fā)主體正職領(lǐng)導(dǎo)人的職務(wù)和姓名(簽名章)。專業(yè) . . .12發(fā)文機(jī)關(guān)署名、13. 印章、簽署發(fā)文機(jī)關(guān)署名與文頭發(fā)14附注成文日期的下一行加括號標(biāo)注閱讀范圍請示文件的聯(lián)系人姓名和電話其他需要注明的內(nèi)容15.附件一般在版記前面。專業(yè) . . .14附注成文日期的下一行加括號標(biāo)注專業(yè) . 版記部分16抄送機(jī)關(guān) 除主送機(jī)關(guān)之外需要執(zhí)行或知曉公文內(nèi)容的其他機(jī)關(guān)。不抄送本單位,
30、不標(biāo)“存檔”一般不指名道姓抄送領(lǐng)導(dǎo)人個(gè)人遵守行文規(guī)則規(guī)定的抄送條件17印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時(shí)間一般不標(biāo)打印者、校對者姓名印發(fā)日期的數(shù)字用阿拉伯?dāng)?shù)碼18.頁碼專業(yè) . . . 版記部分16抄送機(jī)關(guān) 除主送機(jī)關(guān)之外需要執(zhí)行或知曉公文 五、草擬審核公文 應(yīng)注意的幾個(gè)規(guī)則專業(yè) . . . 專業(yè) . 寫作準(zhǔn)備 擬制文稿 修改定稿交 擬 安排結(jié)構(gòu) 審 核確立主旨 起草文稿 簽發(fā)(會(huì)議批準(zhǔn))確定文種 復(fù) 核選擇材料 公文語言 繕 印 蓋印、簽署發(fā)出 確定表達(dá)方式專業(yè) . . .寫作準(zhǔn)備 擬制文稿 修改定稿專業(yè) .第一個(gè)規(guī)則:引用公文的規(guī)則規(guī)定:引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題,后引發(fā)文字號。 作用 -引用標(biāo)題,可以讓讀者掌握
31、公文的主要內(nèi)容或主題; -引用發(fā)文字號:便于讀者查詢。 如在一份公文中多次引用同份公文,先完整引用,并注明簡稱)專業(yè) . . .第一個(gè)規(guī)則:引用公文的規(guī)則規(guī)定:引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題,后引看下面引用的問題根據(jù)國務(wù)院的通知精神根據(jù)國務(wù)院關(guān)于通知精神根據(jù)(國發(fā)2006號)精神根據(jù)國務(wù)院關(guān)于的通知(國發(fā)2006號)精神根據(jù)國務(wù)院關(guān)于的通知(國發(fā)2006號,以下簡稱通知)精神專業(yè) . . .看下面引用的問題根據(jù)國務(wù)院的通知精神專業(yè) . 第二個(gè)規(guī)則:附件標(biāo)注的規(guī)則公文內(nèi)正文中的一些內(nèi)容,如圖表、名單、規(guī)定等,如穿插在公文正文中,往往隔斷公文前后意思的聯(lián)系而造成閱讀上的不便,這時(shí)需要將其從公文正文中抽出而作
32、為公文的附件單獨(dú)表述。公文附件是公文正文內(nèi)容的組成部分,與公文正文一樣具有同等效力。公文附件分為:主體性補(bǔ)充說明性支撐性專業(yè) . . .第二個(gè)規(guī)則:附件標(biāo)注的規(guī)則公文內(nèi)正文中的一些內(nèi)容,如圖表、名附件標(biāo)注應(yīng)規(guī)范附件的序號和名稱前后標(biāo)識要一致。如果正文之后的附件序號和名稱與附件的序號和名稱不一致,在法律意義上講,可以不承認(rèn)該附件是正文的材料,附件便失去了其本應(yīng)有的與正文同等的效力。如附件與公文正文不能一起裝訂,則在附件左上角第1行頂格處標(biāo)注公文的發(fā)文字號并在其后標(biāo)識附件(或帶序號)附件標(biāo)注存在的問題:一是不了解附件的內(nèi)容,二是附件提供不齊全,三是不按附件的規(guī)定標(biāo)注。如:專業(yè) . . .附件標(biāo)注應(yīng)
33、規(guī)范附件的序號和名稱前后標(biāo)識要一致。如果正文之后的規(guī)范舉例:妥否,請批示。(正文結(jié)束語)(空一行)附件:1.XXXXXXXX集團(tuán)有限公司對外并購 情況統(tǒng)計(jì)表 2.XXXXXXXX團(tuán)公司自查報(bào)告 專業(yè) . . .規(guī)范舉例:專業(yè) . 第三個(gè)規(guī)則:聯(lián)系方式的標(biāo)注規(guī)則問題:一、不提供聯(lián)系方式;二、聯(lián)系方式標(biāo)注不規(guī)則。 聯(lián)系方式的提供既方便發(fā)文單位的工作,更是給讀者提供方便。 標(biāo)注的要求是: 條例規(guī)定:請示應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話; 通知、函等公文,聯(lián)系方式書寫的位置辦法無規(guī)定,可靈活。專業(yè) . . .第三個(gè)規(guī)則:聯(lián)系方式的標(biāo)注規(guī)則問題:專業(yè) . 第四個(gè)規(guī)則:數(shù)字運(yùn)用的規(guī)則問題:一、漢字和阿拉伯?dāng)?shù)字混用;二、不了解數(shù)字運(yùn)用的規(guī)則。如:例一:會(huì)議定于十月六日,上午8:30-12時(shí), 下午2:30-5時(shí)召開。例二:一、會(huì)議議題: 1、宣傳決定精神; 2、領(lǐng)會(huì)市委、市政府提出的各項(xiàng)奮斗目標(biāo)和發(fā)展藍(lán)圖;專業(yè) . . .第四個(gè)規(guī)則:數(shù)字運(yùn)用的規(guī)則問題:專業(yè) . 數(shù)字的運(yùn)用層次序數(shù):一、 (一) 1. (1);農(nóng)歷:用漢字;慣用語、縮略語、具修辭色彩的數(shù)字:用漢
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