一起幫助員工有效溝通

1、幫助員工有有效溝通通 無論從從事什么么職業(yè)，會(huì)會(huì)計(jì)師、工工程師、培培訓(xùn)師，還還是投資資顧問，員工多半要在溝通上花掉大部分的時(shí)間。溝通做得比較好的員工一般會(huì)被委以重任，會(huì)不斷升職，會(huì)獲得事業(yè)上的成功。而那些溝通得不夠好的員工就得不到這些。因此，對(duì)企業(yè)來說，當(dāng)務(wù)之急是要確保員工掌握了有效溝通的方式與方法。 不幸的的是，信信息溝通通渠道越越來越多多，員工工對(duì)于如如何有效效溝通卻卻越來越越茫然。根根據(jù)一項(xiàng)項(xiàng)研究，普普通知識(shí)識(shí)型員工工每天需需要管理理2000多條信信息；339%的的知識(shí)型型員工平平均每天天有六次次或六次次以上要要被信息息打擾；27%的員工工必須分分心去處處理大量量信息；而有119%的的員

2、工表表示，他他們收到到的信息息太多，已已經(jīng)難以以招架。 信息為何泛泛濫造成這這種所謂謂“信息息泛濫”的的原因有有很多，也也各不相相同，總總的來說說有以下下幾種。 溝通通方式因因人而異異。公司司無法強(qiáng)強(qiáng)行要求求員工使使用什么么樣的溝溝通工具具，因?yàn)闉檫@是一一個(gè)因人人而異的的決定。 溝通通工具日日漸增多多。每一一種新技技術(shù)，都都是對(duì)原原有工具具的豐富富。在電電子郵件件被廣泛泛使用的的時(shí)候，傳傳真機(jī)并并沒有慘慘遭淘汰汰。所以以現(xiàn)在員員工至少少可以使使用166種信息息交流方式式，從普普通的郵郵局信件件到即時(shí)時(shí)通訊工工具，可可謂五花花八門。 地理理位置各各不相同同。住在在不同國國家的人人在使用用溝通工工

3、具方面面具有不不同的偏偏好。例例如，在在美國，由由于有多多個(gè)時(shí)區(qū)區(qū)，因此此人們喜喜歡用電電子郵件件來溝通通；而英英國只有有一個(gè)時(shí)時(shí)區(qū)，所所以人們們更愛用用手機(jī)。 工作作負(fù)擔(dān)越越來越重重。普通通知識(shí)型型員工平平均每周周要應(yīng)對(duì)對(duì)17個(gè)個(gè)項(xiàng)目，而而每個(gè)項(xiàng)項(xiàng)目都需需要溝通通。 工作作安排日日漸靈活活。遠(yuǎn)程程工作以以及其他他非傳統(tǒng)統(tǒng)的工作作安排，已已經(jīng)使人人們?cè)絹韥碓叫枰３致?lián)聯(lián)系并隨隨時(shí)獲取取信息。 公公司規(guī)模模有大有有小。公公司規(guī)模模越大，越越可能催催生各式式的信息息交流系系統(tǒng)。 郵件為何堆堆積信息交交流系統(tǒng)統(tǒng)的膨脹脹已經(jīng)很很成問題題了，而而電子郵郵件所帶帶來的麻麻煩也不不應(yīng)小覷覷。最近近做的一一

4、項(xiàng)研究究表明，員員工收到到的電子子郵件中中，有三三分之一一與正在在做的工工作沒有有關(guān)系。如如果公司司有1000位員員工，那那么每年年處理這這些無關(guān)關(guān)信息總總共就要要花掉一一五,0000個(gè)個(gè)小時(shí)，或或者說4420,0000美元。如如果員工工數(shù)量增增加到55,0000人，那那么工作作效率方方面的損損失就會(huì)會(huì)達(dá)到7750,0000個(gè)小時(shí)時(shí)，等價(jià)價(jià)于2,1000萬美元元。與此此同時(shí)，隨隨著電子子郵件的的大量使使用，面面對(duì)面交交流這種種非常重重要的溝溝通方式式，尤其其是在傳傳達(dá)壞消消息以及及勸說他他人時(shí)應(yīng)應(yīng)該采用用的方法法，現(xiàn)在在卻用得得越來越越少了。 那么工工作中的的電子郵郵件為什什么會(huì)增增加呢？除開

5、垃垃圾郵件件的因素素之外，主主要原因因有以下下幾個(gè)方方面。 員工工將電子子郵件抄抄送給所所有他們們能夠想想到的人人，確保保大家都都知道他他們答應(yīng)應(yīng)的事情情已經(jīng)做做了。 主管管不想和和員工當(dāng)當(dāng)面交涉涉。負(fù)面面的績效效評(píng)估報(bào)報(bào)告，甚甚至是解解雇信，都都已經(jīng)通通過電子子郵件的的方式向向員工傳傳達(dá)了。 員員工收到到電子郵郵件后，不不假思索索地“回回復(fù)所有有人”而而不是“回回復(fù)”，結(jié)結(jié)果把郵郵件回復(fù)復(fù)了所有有收到原原始郵件件的人，而而不只是是目標(biāo)收收件人。 員員工對(duì)原原始郵件件不做任任何編輯輯修改就就直接回回復(fù)，因因此很多多郵件長長得成了了拉洋片片，既無無用處，讀讀起來又又費(fèi)力。 管管理層認(rèn)認(rèn)為，電電子

6、郵件件比其他他信息溝溝通方式式的成本本更低，因因此應(yīng)該該取代所所有其他他的溝通通渠道。 建立溝通部部門誰應(yīng)該該負(fù)責(zé)建建立并指指導(dǎo)員工工在公司司內(nèi)部的的信息溝溝通方式式呢？是是人力資資源部門門，ITT部門，還還是郵件件收發(fā)室室？在很很多公司司，可能能的結(jié)果果是，沒沒有人對(duì)對(duì)此負(fù)責(zé)責(zé)。 今天，公公司對(duì)溝溝通缺乏乏統(tǒng)一管管理的惟惟一可能能的解釋釋就是：管理層層認(rèn)為這這不值得得去管理理。他們們認(rèn)為，員員工之間間采取什什么方式式傳遞信信息屬于于雞毛蒜蒜皮的小小事，幫幫助員工工有效溝溝通是非非生產(chǎn)性性的活動(dòng)動(dòng)，投入入時(shí)間、資資金或人人力等資資源又不不會(huì)提高高利潤。 大錯(cuò)特特錯(cuò)！許許多公司司最關(guān)鍵鍵的成功功

7、要素，無無論是生生產(chǎn)率還還是創(chuàng)新新，其核核心就是是溝通。溝溝通才是是創(chuàng)新的的基礎(chǔ)！ 現(xiàn)在你你知道是是怎么回回事了。也也就是說說，除非非有人負(fù)負(fù)起責(zé)任任來，否否則信息息泛濫現(xiàn)現(xiàn)象是不不會(huì)好轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)的，它它只會(huì)變變得更糟糟。 話雖如如此，重重要的還還是要成成立溝通通部門，讓讓其負(fù)責(zé)責(zé)公司的的信息溝溝通任務(wù)務(wù)。公司司希望所所有員工工能夠分分享共同同的理念念、目標(biāo)標(biāo)、信仰仰、知識(shí)識(shí)和信息息，而溝溝通部門門就是這這一任務(wù)務(wù)的正式式執(zhí)行機(jī)機(jī)構(gòu)。這這是溝通通人員的的工作，這這是他們們的專長長，在幫幫助公司司其他人人掌握溝溝通技巧巧方面，沒沒有人比比他們更更有資格格了。 溝通不不屬于IIT部門門的工作作范疇。II

8、T部門門的任務(wù)務(wù)是確保保電纜連連接正確確，讓那那些二進(jìn)進(jìn)制代碼碼能夠暢暢通無阻阻地傳輸輸。也不不是人力力資源部部門的工工作，人人力資源源部是要要吸引和和留住公公司需要要的人才才。 實(shí)施四個(gè)步步驟將整個(gè)個(gè)公司的的溝通任任務(wù)交給給溝通部部門絕不不是一項(xiàng)項(xiàng)簡單的的工作，必必須認(rèn)真真進(jìn)行規(guī)規(guī)劃。溝溝通部門門可能會(huì)會(huì)利用現(xiàn)現(xiàn)有資源源來處理理大部分分工作，但但是你可可能還需需要增加加人手和和預(yù)算以以做好這這項(xiàng)新工工作。 向溝通通部門委委以負(fù)責(zé)責(zé)溝通工工作的任任務(wù)，包包括四個(gè)個(gè)重要步步驟：第第一步要要確立目目標(biāo)；第第二步要要制定戰(zhàn)戰(zhàn)略；第第三步要要設(shè)立可可衡量的的分目標(biāo)標(biāo)；最后后是拿出出具體的的實(shí)施方方案。

9、 1、確立目目標(biāo)。將將溝通工工作交付付給一個(gè)個(gè)部門時(shí)時(shí)，首先先應(yīng)該為為這個(gè)部部門確立立工作目目標(biāo)。這這一目標(biāo)標(biāo)與溝通通計(jì)劃中中的目標(biāo)標(biāo)非常類類似，是是你所追追求的總總體的、最最終的目目標(biāo)。下下面列舉舉一些例例子。 解解決電子子郵件問問題。改改善電子子郵件的的使用現(xiàn)現(xiàn)狀，使使其成為為提高工工作效率率的工具具，而不不是影響響效率的的絆腳石石。 改改進(jìn)員工工的溝通通習(xí)慣。無無論是對(duì)對(duì)個(gè)人還還是對(duì)公公司的成成就而言言，溝通通的影響響都是巨巨大的。 解解決總體體溝通問問題。提提供溝通通的工具具，以及及使用這這些工具具的方法法，既能能夠滿足足公司的的需求，也也是公司司創(chuàng)新和和提高效效率的基基礎(chǔ)。 2、制定

10、戰(zhàn)戰(zhàn)略。先先來看看看第一個(gè)個(gè)目標(biāo)，也也就是改改進(jìn)公司司內(nèi)部電電子郵件件的使用用情況。當(dāng)當(dāng)然，各各家公司司都要根根據(jù)自己己獨(dú)特的的環(huán)境、能能力和文文化來制制定不同同的戰(zhàn)略略，所以以切勿拘拘泥于所所舉的這這些例子子。但這這些例子子可以幫幫助你了了解如何何闡述戰(zhàn)戰(zhàn)略。這這些戰(zhàn)略略將是下下一步設(shè)設(shè)立可衡衡量的分分目標(biāo)的的基礎(chǔ)。 對(duì)對(duì)最佳實(shí)實(shí)踐進(jìn)行行認(rèn)可和和獎(jiǎng)勵(lì)。 鼓鼓勵(lì)和強(qiáng)強(qiáng)化期望望的行為為模式。 采采用能解解決問題題的技術(shù)術(shù)手段。 制制定政策策以緩解解最嚴(yán)重重的問題題。 3、細(xì)化目目標(biāo)。分分目標(biāo)是是指執(zhí)行行各條戰(zhàn)戰(zhàn)略所能能得到的的可衡量量的結(jié)果果。拿上上述鼓鼓勵(lì)和強(qiáng)強(qiáng)化期望望的行為為模式這一條條來說

11、，你你可能會(huì)會(huì)為它設(shè)設(shè)立以下下具體目目標(biāo)。 對(duì)對(duì)所有員員工進(jìn)行行溝通方方面的培培訓(xùn)。 在在每一期期的員工工刊物中中介紹有有關(guān)溝通通方面的的小竅門門。 發(fā)發(fā)起一次次增強(qiáng)溝溝通意識(shí)識(shí)的活動(dòng)動(dòng)。 4、設(shè)計(jì)方方案。這這一步是是任何戰(zhàn)戰(zhàn)略性的的溝通計(jì)計(jì)劃中溝溝通者最最樂意做做的事情情，也是是他們將將溝通工工作落到到實(shí)處的的一步。具具體方案案就是實(shí)實(shí)際要做做的事，例例如，以以下是增增強(qiáng)溝通通意識(shí)的的一些活活動(dòng)。 在在公司公公告板或或是在擺擺放于食食堂和休休息室桌桌上的卡卡片上宣宣傳相關(guān)關(guān)內(nèi)容。 開開發(fā)一種種在線有有獎(jiǎng)游戲戲，并在在公司內(nèi)內(nèi)部網(wǎng)上上傳播。 舉舉辦一次次評(píng)選員員工的最最佳溝通通實(shí)踐的的活動(dòng)。

12、整整合所有有的溝通通工具，幫幫助經(jīng)理理人推行行溝通計(jì)計(jì)劃。 完成兩大任任務(wù)溝通者者最熟悉悉的工作作是制作作正式的的溝通材材料。雖雖然這項(xiàng)項(xiàng)工作很很有趣，能能看到結(jié)結(jié)果，也也很重要要，但是是不要以以為信息息傳遞出出去了，大大家就會(huì)會(huì)消化吸吸收并依依照?qǐng)?zhí)行行。 要記住住重要的的一點(diǎn)，和和員工溝溝通的惟惟一原因因是要最最終影響響他們。這這樣，就就需要把把這一環(huán)環(huán)節(jié)的工工作放到到整個(gè)溝溝通管理理工作這這一大環(huán)環(huán)境中去去考慮。 這樣說說并不意意味著溝溝通材料料的重要要性就降降低了。這這些材料料能夠突突出公司司在溝通通方面所所下的功功夫，向向員工傳傳達(dá)溝通通的重要要意義，并并起著一一種強(qiáng)化化意識(shí)和和行為的

13、的作用。認(rèn)認(rèn)識(shí)到這這一點(diǎn)后后，再來來看看你你都可以以運(yùn)用哪哪些溝通通工具在在公司推推行有效效的溝通通舉措。 溝通計(jì)計(jì)劃需要要將下面面的兩個(gè)個(gè)任務(wù)結(jié)結(jié)合在一一起。 其一，要改改變溝通通文化。企業(yè)文化無外乎是指事物的存在方式以及行事方法，而變革文化意味著要改變行為模式、道德準(zhǔn)則以及對(duì)成功與失敗的界定。這種變革在本質(zhì)上通常是循序漸進(jìn)的，很少因推行某項(xiàng)計(jì)劃就能一蹴而就。還記得質(zhì)量改進(jìn)這個(gè)概念嗎？有多少員工曾經(jīng)把它僅僅看作是“本月項(xiàng)目”？又有多少公司真正將戴明質(zhì)量控制計(jì)劃的原則融入企業(yè)的上上下下？ 其二，要讓讓員工把把注意力力放在問問題以及及解決方方案上。若想激勵(lì)員工改變自己的行為方式，需要把問題講清楚

14、，同時(shí)提出解決問題的辦法，還要告訴員工他們?yōu)榇藨?yīng)該做哪些努力。畏首畏尾地做事是無法產(chǎn)生效果的，必須大張旗鼓地行動(dòng)起來！要把這一行動(dòng)看作是變革企業(yè)文化的漫漫征程的起點(diǎn)。雖然進(jìn)展到某一階段后，當(dāng)初的宣傳口號(hào)和標(biāo)語可能會(huì)消失，但是變革溝通文化必將持續(xù)地進(jìn)行下去。 現(xiàn)行的的一些溝溝通渠道道，比如如時(shí)事通通訊、視視頻雜志志、電子子郵件公公告、季季度會(huì)議議，以及及企業(yè)內(nèi)內(nèi)部網(wǎng)上上的新聞聞報(bào)道等等，都是是變革溝溝通文化化的最有有力的工工具。既既然這些些工具已已經(jīng)做了了足夠的的宣傳，再再繼續(xù)向向員工強(qiáng)強(qiáng)調(diào)養(yǎng)成成良好溝溝通習(xí)慣慣的重要要性就有有點(diǎn)老生生常談了了。因此此在運(yùn)用用這些工工具大力力宣揚(yáng)變變革的同同時(shí)，

15、也也要開始始倡導(dǎo)企企業(yè)期望望的行為為方式，力力爭改變變現(xiàn)狀。 聯(lián)手其他部部門盡管溝溝通工作作是由溝溝通部門門負(fù)責(zé)，但但是僅靠靠一個(gè)部部門的努努力是做做不好的的，還必必須要有有其他部部門的參參與和努努力，包包括：培培訓(xùn)和發(fā)發(fā)展部門門、人力力資源部部門、管管理層，以以及信息息技術(shù)部部門。 如果員員工沒有有好的方方法，就就掌握不不了好的的溝通行行為。這這就是培培訓(xùn)和發(fā)發(fā)展部門門的作用用所在。根根據(jù)企業(yè)業(yè)在溝通通問題上上的輕重重程度，可可以同培培訓(xùn)部門門一起制制定一個(gè)個(gè)要求所所有員工工必須參參加的培培訓(xùn)計(jì)劃劃，也可可以開設(shè)設(shè)溝通方方面的課課程，讓讓員工自自愿參加加（或者者經(jīng)理人人可以選選送某些些員工參

16、參加）。這這類課程程不宜過過長，內(nèi)內(nèi)容應(yīng)該該包括：問題是是什么；這些問問題是如如何影響響公司和和員工的的；良好好的溝通通習(xí)慣應(yīng)應(yīng)該是怎怎樣的（這這應(yīng)該占占課程770%的的內(nèi)容）；遵循新新措施有有什么獎(jiǎng)獎(jiǎng)勵(lì)；以以及達(dá)不不到要求求有什么么懲罰。 對(duì)員工工的獎(jiǎng)勵(lì)勵(lì)和認(rèn)可可則由人人力資源源部門來來負(fù)責(zé)。除除了大多多數(shù)認(rèn)可可工作之之外，頒頒發(fā)多少少獎(jiǎng)金，增增加多少少功績，如如何進(jìn)行行績效評(píng)評(píng)估，以以及其他他的獎(jiǎng)勵(lì)勵(lì)方案，都都是由人人力資源源部門來來定奪的的。 要和人人力資源源部門一一起弄清清楚，獎(jiǎng)獎(jiǎng)勵(lì)和認(rèn)認(rèn)可的關(guān)關(guān)鍵因素素是什么么，哪些些因素對(duì)對(duì)員工的的行為影影響最大大。要想想辦法將將信息溝溝通方法法納

17、入這這些計(jì)劃劃當(dāng)中。例例如，大大多數(shù)企企業(yè)的績績效評(píng)估估都是由由經(jīng)理人人通過填填寫表格格來完成成的。這這種表格格列出了了不同績績效考核核標(biāo)準(zhǔn)。應(yīng)應(yīng)該在這這些標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)中再加加入一項(xiàng)項(xiàng)：為實(shí)實(shí)現(xiàn)改進(jìn)進(jìn)溝通的的目標(biāo)及及戰(zhàn)略而而付出的的努力。 在有些些公司，人人力資源源部門可可能不愿愿意為了了一個(gè)單單獨(dú)的項(xiàng)項(xiàng)目而更更改現(xiàn)行行標(biāo)準(zhǔn)。這這就是為為什么獲獲得公司司領(lǐng)導(dǎo)和和IT部部門的支支持是如如此重要要。 公司領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)在溝溝通項(xiàng)目目上不能能只說不不做，而而應(yīng)該不不遺余力力地給予予支持。從從現(xiàn)有溝溝通渠道道到全體體員工大大會(huì)，他他們可以以通過多多種途徑徑提供支支持。而而最重要要的一點(diǎn)點(diǎn)是，溝溝通項(xiàng)目目一旦確確立，

18、領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)就得得讓大家家知道必必須全力力以赴。 為處理理好信息息泛濫問問題而采采取的許許多措施施都將涉涉及新技技術(shù)和增增強(qiáng)現(xiàn)有有功能。所所以你需需要和IIT部門門聯(lián)手，才才能將這這些想法法轉(zhuǎn)化為為現(xiàn)實(shí)。 做好準(zhǔn)備工工作在變革革開動(dòng)之之前，必必須先把把正確的的工具準(zhǔn)準(zhǔn)備好。質(zhì)質(zhì)量改進(jìn)進(jìn)就是一一個(gè)很好好的例證證。員工工必須具具備特定定的工具具才會(huì)接接受質(zhì)量量改進(jìn)的的原則，否否則質(zhì)量量改進(jìn)就就是空中中樓閣。比比如，有有專門制制定目標(biāo)標(biāo)和實(shí)施施方法的的小組；有合適適的模板板提供給給員工，讓讓他們能能夠在實(shí)實(shí)際工作作中運(yùn)用用這些原原則；有有規(guī)范化化的語言言，這些些通用語語言基本本上是一一些縮略略語，如如DIRRTFTT，表示示“Do