文件編寫培訓(xùn)

文件編寫培訓(xùn)文件編寫培訓(xùn)文件編寫培訓(xùn)資料僅供參考文件編號：2022年4月文件編寫培訓(xùn)版本號：A修改號：1頁次：1.0審核：批準:發(fā)布日期：文件編寫培訓(xùn)一、與文件有關(guān)的術(shù)語：過程程序信息文件規(guī)范質(zhì)量健康安全環(huán)境管理手冊（QHSE手冊）質(zhì)量計劃記錄二、標準對文件的要求：1、標準總要求；（建立：四個符合；實施：四個凡事；保持：四個結(jié)合；改進：四件工作；見GB/T19001）2、Q/文件要求；3、Q/法律、法規(guī)及其他要求；三、文件編寫的準備工作：（體系文件的必要條件）1、完成公司QHSE方針、目標、指標和管理方案的編制；2、完成公司QHSE管理體系組織結(jié)構(gòu)圖的確定；3、完成職能部門的職責(zé)分配表；（見職能分配表）4、組成文件編寫小組，小組成員應(yīng)滿足以下條件：1）、具備一定的專業(yè)知識；2）、熟悉所在部門的運作方式；3）、有相當?shù)墓ぷ鹘?jīng)歷和工作經(jīng)驗；4）、熟悉、理解和掌握相關(guān)QHSE標準條款；5）、具有一定的寫作能力；6)、應(yīng)獲得相應(yīng)的標準、資料及文件等。5、建立程序文件（包括體系程序和運行控制程序）及作業(yè)指導(dǎo)書清單。并明確分工（指編制人員的分工）。（見清單）6、資源的配備：（人：（文件編寫小組；）、財：相關(guān)的經(jīng)費；物：設(shè)備的保障—電腦、打印機、復(fù)印機、紙張等）7、體系策劃策劃前準備的工作：我們前面開展的初始評審、過程識別與控制、危害因素識別與風(fēng)險評價、環(huán)境因素與環(huán)境影響評價工作，都是為QHSE管理體系的體系設(shè)計做準備的。策劃：首先確定體系文件的框架；體系文件的結(jié)構(gòu)管理手冊體系程序管理手冊體系程序運行控制程序管理作業(yè)文件作業(yè)指導(dǎo)書作業(yè)指南說明：1、管理手冊描述的是“面”，體系程序和運行控制程序描述的是“線”，作業(yè)指導(dǎo)書描述的是“點”；2、體系程序是由省公司各職能部門按照職責(zé)分配的要求對本部門所主控的QHSE標準要素如何實現(xiàn)管理和控制進行描述形成一條主線，并按分級管理的要求管理到分公司和控制到點，實現(xiàn)主線與支線、主線與點的結(jié)合；3、運行控制程序是各分公司職能部門按其職責(zé)分配的要求，結(jié)合本部門所主控的QHSE標準要素如何實現(xiàn)管理和控制進行描述形成一條支線，并將管理和控制要求貫徹落實到點上，完成對上與主線聯(lián)接，對下與點聯(lián)接；4、管理手冊、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書在描述過程中都必須遵循“過程方法”和“PDCA”方法。PDCA模式圖的理解：模式圖，內(nèi)審員應(yīng)該會理解：先看大圓圈內(nèi)，四個是標準的第5、6、7、8章，箭頭表示它們的關(guān)系。圓圈內(nèi)是質(zhì)量管理體系的四大過程，它們之間用箭頭表示彼此相連、相互的作用關(guān)系；P（管理職責(zé)）表示管理者建立本組織的質(zhì)量方針和目標，確定和提供實現(xiàn)目標的必要的資源；D（資源管理）通過資源管理，保證產(chǎn)品實現(xiàn)等各過程獲得必要的資源；C（產(chǎn)品實現(xiàn)）產(chǎn)品應(yīng)進行測量，確保合格品的提供；A（測量、分析和改進）對測量數(shù)據(jù)和信息應(yīng)進行分析，尋找改進機會，并提供給管理者做出改進決策。通過持續(xù)改進，完成PDCA循環(huán)，使質(zhì)量管理體系螺旋式提高和發(fā)展。從橫向看，顧客的需求和期望，是產(chǎn)品實現(xiàn)的輸入，產(chǎn)品實現(xiàn)輸出是最終產(chǎn)品，提供給顧客合格產(chǎn)品使顧客滿意。組織應(yīng)對顧客滿意程度進行測量和分析，顧客將滿意程度的信息反饋給組織的測量、分析和改進過程，作為體系改進的一個依據(jù)。領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)過程：領(lǐng)導(dǎo)在建立和改進質(zhì)量方針、目標時，都應(yīng)確定顧客的需求和期望，并把承諾和新的決策反饋給顧客。所以，顧客要求與管理職責(zé)；顧客滿意與測量、分析和改進之間都有雙向的虛線箭頭表示雙方的信息流。通過測量、分析和改進，不斷地循環(huán)，使體系總體持續(xù)改進，進入更高的階段，用大箭頭表示。8、成立貫標領(lǐng)導(dǎo)小組；9、確定管理者代表、確定安全總監(jiān)；10、確定手冊、程序文件的編寫人員；四、怎樣編制文件1、文件編寫的原則：不同的企業(yè)的過程不同、活動的復(fù)雜程度不同、風(fēng)險的不同，應(yīng)而不強調(diào)管理體系結(jié)構(gòu)的統(tǒng)一，以及文件結(jié)構(gòu)的統(tǒng)一。編制的體系文件應(yīng)具有符合性、可操作性、可檢查性和唯一性。企業(yè)應(yīng)確定其所需文件的多少和詳略程度及使用的載體和媒體，取決于以下因素：（1）企業(yè)的規(guī)模和類型；（2）過程的復(fù)雜程度和相互作用，產(chǎn)品的復(fù)雜性；（3）經(jīng)證實的人員能力以及滿足管理體系要求所需證實的程度；（4）顧客、員工、社會及其他相關(guān)方要求，適用的法律法規(guī)要求；文件能夠溝通意圖、統(tǒng)一行動，有助于：（1）滿足顧客、員工、社會及其他相關(guān)方要求；（2）滿足QHSE管理體系的改進；（3）提供適宜的培訓(xùn)；（4）滿足重復(fù)性和可追溯性；（5）提供客觀證據(jù)；（6）評價管理體系的有效性和持續(xù)適宜性；2、QHSE管理體系文件的類型和層次體系文件分管理手冊、程序文件及作業(yè)文件三個層次，記錄是一種特殊類型的文件。（1）管理手冊是QHSE綜合管理體系的第一層次的文件，它向企業(yè)內(nèi)部和外部提供QHSE綜合管理體系的管理體系框架；（2）程序文件是QHSE綜合管理體系的第二層次文件，它是針對標準條款編制的管理文件，明確實施標準條款的步驟和方法；（3）作業(yè)文件是QHSE綜合管理體系的第三層次文件，是闡明要求和推薦方法的文件。作業(yè)文件主要是為操作人員提供工作的依據(jù)，包括質(zhì)量計劃、健康安全環(huán)境作業(yè)計劃書、環(huán)境和職業(yè)健康安全管理方案、各種規(guī)范、作業(yè)指導(dǎo)書、圖樣等；（4）記錄作為一種特殊類型的文件，是體系運行的證實材料，為完成的活動或達到的結(jié)果提供客觀證據(jù)的文件。3、QHSE綜合管理體系文件的內(nèi)容：（1）管理手冊是對企業(yè)管理體系概括性的描述，它對管理體系過程之間的相互作用予以表述。內(nèi)容包括：質(zhì)量健康安全環(huán)境的方針和目標；企業(yè)結(jié)構(gòu)、職能分配表和職責(zé)說明；主要領(lǐng)導(dǎo)和部門職責(zé)的描述，關(guān)鍵工作的崗位職責(zé)、權(quán)限和相互關(guān)系；標準條款的實施策劃的描述；相關(guān)文件的查詢途徑，使用的記錄；手冊的評審、修改和控制；附件（組織結(jié)構(gòu)圖、程序文件清單、職能分配表）。（2）程序文件是針對管理過程制定的文件。內(nèi)容包括：責(zé)任部門和相關(guān)部門的職責(zé)；管理程序及步驟；涉及的接口及相關(guān)文件；明確將使用的記錄。（3）工作指南（操作規(guī)程）是針對作業(yè)過程指定的文件。內(nèi)容包括：管理制度；操作過程、規(guī)范、標準；環(huán)境管理方案、應(yīng)急計劃；檢查表、工藝卡片。（4）記錄是管理過程和作業(yè)過程證實性的文件。記錄一般包括項目、名稱、時間、編號、簽名等。4、QHSE綜合管理體系文件編制程序（1）確定體系文件結(jié)構(gòu)、層次及清單；文件數(shù)量以符合標準要求且滿足實際活動需要為原則，同時考慮其實施的靈活性和可操作性。（2）確定每份文件需規(guī)范的內(nèi)容和區(qū)間，明確每份文件在體系中的位置及其于其他文件的接口關(guān)系、相關(guān)關(guān)系。（3）確定每份文件編制的責(zé)任部門、責(zé)任人及配合單位。按5W1H，即WHY為什么做、WHAT做什么、WHO誰來做、WHET什么時候做、WHERE在什么地方做、HOW怎么做。（4）根據(jù)文件層次結(jié)構(gòu)合理確定每份文件的完成時間。（5）體系文件辦公室審核文件的符合性。（標準的要求、是否滿足編制要求、是否與預(yù)先的計劃或安排想吻合）（6）由各相關(guān)執(zhí)行單位和人員審核其可操作性。（是否符合實際、是否合理、是否具有切實的可操作性）（7）交企業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)審批。每份文件通過符合性和可操作性審核后包授權(quán)人批準。批準后由主管部門發(fā)布。五、編制文件的要求（注意事項）（1）體現(xiàn)完整性和系統(tǒng)性從企業(yè)的整體出發(fā)，所有文件都應(yīng)在統(tǒng)一的指導(dǎo)思想、統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一步驟下進行，反映了組織管理體系的特征，滿足體系所有要求，體系要覆蓋Q/標準的所有過程。（2）體系文件的邏輯性文件之間要做到層次清楚，接口明確，從一級文件可查詢到相關(guān)的二級程序文件，從二級文件可查詢到相關(guān)的三級文件，保證文件結(jié)構(gòu)合理、協(xié)調(diào)有序、相互關(guān)聯(lián)。文件在必要時允許有交叉，但邏輯性要強。（3）文件權(quán)威性和法規(guī)性文件總體上妖孽遵守Q/—2001標準的要求，以及國家法律法規(guī)及其他要求，能體現(xiàn)方針合乎目標指標的要求，經(jīng)最高管理者批準，是企業(yè)內(nèi)部運行和實施的法規(guī)性文件，是指導(dǎo)組織一切活動的行為活動的規(guī)范和實施審核的依據(jù)之一。（4）文件的充分性和有效性文件體現(xiàn)組織質(zhì)量環(huán)境和職業(yè)健康安全管理的特點、規(guī)模，特別是重要環(huán)境因素和重大危因素的運行控制，應(yīng)對潛在的環(huán)境因素和風(fēng)險如何控制作明確規(guī)定，防止環(huán)境污染和事故的發(fā)生。體系文件還可作為客觀證據(jù)，向第三方認證單位證實本組織管理體系的運行情況，能滿足法律法規(guī)及其他要求以及相關(guān)方的合理控制。環(huán)境和職業(yè)健康安全管理體系的運作有效，重要環(huán)境因素和危害因素得到有效控制，始終滿足國家和地方的法律法規(guī)及其他要求，保證體系的充分性和持續(xù)適用性。（5）體系文件編寫的原則寫你所做；做你所寫；記你所做；即標準要求是要寫到，文件寫到的要做到，做到的要有效。（6）體系文件的兼容質(zhì)量、環(huán)境和職業(yè)健康安全管理體系在教育培訓(xùn)、文件控制、信息交流、內(nèi)部審核、不符合糾正和預(yù)防措施、管理評審等條款要求方面比較接近，在文件策劃和文件編寫時，應(yīng)盡可能將兩個不同體系之間共同的內(nèi)容結(jié)合兼容，不同的內(nèi)容分別進行策劃實施和規(guī)定。六、文件編寫的格式管理手冊：封面：包括文件編號、序號（分發(fā)號、控制號）、版本號、受控狀態(tài)、發(fā)布日期、實施日期等內(nèi)容批準頁：編制、審核、批準目錄前言組織概況發(fā)布令（必須經(jīng)最高管理者簽字，注明生效日期和簽署日期）任命書公司QHSE承諾、方針、目標手冊的管理1范圍總則應(yīng)用1.2.11.2.22規(guī)范性引用文件3術(shù)語和定義4QHSE管理體系總要求文件要求4.2.1總則4.2.1.1管理體系包括a)b)c)以下正文部分從5-8章與公司管理手冊保持一致，但描述時應(yīng)當有所區(qū)別，不能與公司管理手冊雷同（即不照抄也不重復(fù)），重點是要說明在相關(guān)條款上與公司如何接口，對油庫和加油站如何實現(xiàn)管理和控制，并為運行控制程序和作業(yè)指導(dǎo)書提供引索。附錄1：《法律、法規(guī)及其他要求清單》附錄2：QHSE管理體系組織機構(gòu)圖附錄3：QHSE管理體系職能分配表附錄4：QHSE管理體系程序文件一覽表附錄5：地域分布圖（加圖示）附錄6：地理位置圖（西安市某局部的位置）附錄7：平面布置圖（包括辦公區(qū)、生活區(qū)）附錄8：消防設(shè)施平面布置圖（列器材明細表和圖示）附錄9：逃生線路圖（辦公區(qū)和生活區(qū)）附錄10：重要環(huán)境因素清單附錄11：重大危險源清單程序文件：封面：包括文件編號、序號（分發(fā)號、控制號）、版本號、受控狀態(tài)、發(fā)布日期、實施日期等內(nèi)容批準頁：編制、審核、批準1目的2范圍3職責(zé)4工作程序4.1.14.1.1.1a)b)5相關(guān)文件6記錄支持性文件：同上作業(yè)指導(dǎo)書：同范本1、管理手冊總體上可按“范本”編制（但不作任何刪減），建議附件適當增加一些內(nèi)容：2、各地市公司建議編制“管理工作手冊”與“管理手冊”進行接口，其目錄（或內(nèi)容）如下：前言組織概況發(fā)布令任命書公司QHSE承諾、方針、目標分公司QHSE目標、指標和管理方案管理工作手冊（相當于分冊）以下正文部分從1-8章與公司管理手冊保持一致，但描述時應(yīng)當有所區(qū)別，不能與公司管理手冊雷同（即不照抄也不重復(fù)），重點是要說明在相關(guān)條款上與公司如何接口，對油庫和加油站如何實現(xiàn)管理和控制，并為運行控制程序和作業(yè)指導(dǎo)書提供引索。附錄部分與管理手冊一致（包括建議部分）3、體系程序和運行控制程序原則可參照“范本”中提供的程序文件一覽表組織編寫。但就“范本”而言，仍存在需要補充、完善的地方，比如監(jiān)視和測量裝置的控制，還需進一步細化，以明確相關(guān)的要求，包括化驗室所使用的計量器具等。又比如，在應(yīng)急準備和響應(yīng)控制中，尚未明確是否承擔(dān)地方政府規(guī)定的搶險抗災(zāi)的要求，應(yīng)急準備的物資儲備和管理，以及相關(guān)急救和救護措施的實施所需配備的器材及藥品等。因此，建議在組織編寫這部分文件時，還不能完全“范本”化，一定要依照標準要求，結(jié)合本公司實際把該做的和可以做或能做的寫進去。關(guān)于體系程序，詳見附件《程序文件一覽表》。關(guān)于運行控制程序企業(yè)可按“范本”一覽表中的提示確定內(nèi)容。4、油庫及加油站作業(yè)指導(dǎo)書原則可按“范本”提供的模式進行編制，“范本”中所提供的模式實際上就是“HSE”中所規(guī)定的“兩書一表”（如何形成兩書一表也應(yīng)在相關(guān)程序中予以明確），但建議在作業(yè)指導(dǎo)書中的附錄部分補充以下內(nèi)容：1）、主要設(shè)備一覽表2）、主要HSE設(shè)施一覽表3）、消防器材一覽表4)、消防器材及設(shè)施平面布置圖（可在總平面圖中一并標識）5)、救護器材及醫(yī)用藥品一覽表6)、應(yīng)急準備物資一覽表四、需要注意事項的提示：1、需要編制一個體系文件編寫計劃，明確分工、責(zé)任到人、限期完成；2、文件的編寫必須堅持符合性（符合標準要求、符合法規(guī)要求、符合企業(yè)的運作方式）和適宜性（規(guī)定或措施適宜，具有可實施性和可操作性）；3、文件編寫過程中必然會引用或引出一些必要的支持性文件，比如某某管理辦法和某某管理規(guī)定以及某某操作規(guī)程等，但不是越多越好，要把握一個“度”字，“夠用、好用、管用”即可；4、關(guān)于文件的審核，要充分發(fā)揮各級職能部門的作用，由部門負責(zé)人，特別是主要負責(zé)人一定要主持對本部門起草的文件進行符合性和適宜性審核，只有這樣，后續(xù)的文件會審才會有意義，審核還要把好接口關(guān)，縱向的、橫向的都要予以充分考慮；5、確保必要資源的配置。說明：1）資源的管理指的是提供與管理兩部分，涉及人員問題提出一個原則的規(guī)定，即可轉(zhuǎn)到其它程序（6.2.2）；涉及設(shè)備設(shè)施的問題也一樣；該程序著重描述資金的提供和管理（包括如何保障QHSE管理體實施，如何保障目標、指標和管理方案的實施及新、改、擴項目的實施）。另外，還應(yīng)描述所涉及的工作環(huán)境提供和管理（包括辦公室環(huán)境、作業(yè)環(huán)境、化驗室環(huán)境等）以保證人體