會計內部崗位分工的設計

會計內部崗位分工的設計會計內部崗位分工的設計會計內部崗位分工的設計xxx公司會計內部崗位分工的設計文件編號：文件日期：修訂次數：第1.0次更改批準審核制定方案設計，管理制度會計內部崗位分工的設計本通過本章的學習，要求了解崗位分工與財務分工的概念；了解企業(yè)內部崗位分工設計的意義、原則和主要模式；了解言企業(yè)主要財務崗位分工設計的職責；了解企業(yè)內部崗位職責設之計的方法。第一節(jié)崗位分工在內部控制中的意義和原則崗位設計，又稱工作設計，是指根據組織需要，并兼顧個人的需要，規(guī)定每個崗位的任務、責任、權力以及組織中與其他崗位關系的過程。它是把工作的內容、工作的資格條件和報酬結合起來，目的是滿足員工和組織的需要。崗位設計問題主要是組織向其員工分配工作任務和職責的方式問題，崗位設計是否得當對于激發(fā)員工的積極性，增強員工的滿意度以及提高工作績效都有重大影響。一、崗位分工在內部控制中的意義1．會計崗位分工是會計基礎工作規(guī)范的規(guī)定按照企業(yè)會計基礎工作規(guī)范的規(guī)定，企業(yè)應當根據會計業(yè)務的需要設置會計機構，配備持有會計證的會計人員，根據會計業(yè)務需要設置會計工作崗位，并進行合理的分工，使每一項會計工作都有專人負責，每一個會計人員都有明確的職責。財會機構應根據企業(yè)的規(guī)模和經營管理的要求設立會計主管，負責組織領導本企業(yè)的財務會計工作，參與企業(yè)預測決策經濟計劃和有關經營管理工作，具體的工作崗位分為出納、成本會計、稽核等，負責執(zhí)行財會工作。企業(yè)要根據業(yè)務的繁簡和人員的多少，實行一人一崗、一人多崗或一崗多人，明確職責，各司其職，但管錢的不能管賬，管賬的不能管錢，出納人員不得兼管稽核、會計檔案保管和收人、費用、債權債務賬目的登記工作。經過以上的崗位分工，能夠從根本上有效地防范舞弊現象的發(fā)生。2．崗位分工是內部牽制原則的要求內部牽制是指在部門與部門之間、員工與員工之間、崗位與崗位之間所建立的相互驗證、相互監(jiān)督、相互制約的關系，屬于內部會計控制的一個重要組成部分。內部牽制的主要特征是對有關責任進行分配，使單獨的一個人或一個部門對任何一項或多項經濟業(yè)務活動無完全的處理權，而必須經過其他部門和人員的查證、核對。從橫向來看，至少要經過兩個相互之間沒有隸屬關系的部門或崗位，使一個部門的工作或記錄受另一個部門的工作或記錄的牽制，借以相互制約，防止或盡早發(fā)現問題。從縱向來看，至少要經過上下兩級，使上級受下級的牽制、監(jiān)督，各有顧忌，不敢隨意妄為。堅持內部牽制原則可以使每項經濟業(yè)務的處理既不會被一個人所包辦，也不會因為由多人經手而沒有相互牽制、監(jiān)督，造成損失，從而確保每項經濟活動業(yè)務必須經過兩個或兩個以上的管理部門和管理人員的處理，達到相互監(jiān)督、相互制約、糾錯防弊的目的。內部牽制要求進行職責分工控制，即不相容職務相互分離控制。單位要按照不相容職務相分離的原則，合理設置會計及相關工作崗位，明確其職責權限，形成相互制衡的機制。所謂不相容職務是指那些如果由一個人擔任，既可能發(fā)生錯誤與舞弊行為，又可能掩蓋其錯誤與舞弊行為的職務。換言之，對不相容的職務，如果不實行相互分離的措施，就容易發(fā)生舞弊等行為。如物資采購業(yè)務，批準進行采購與直接辦理采購即屬于不相容的職務，若這兩個職務由一個人擔當，即出現該員工既有權決定采購什么，采購多少，又可以決定采購價格、采購時間等，沒有其他崗位和人員的監(jiān)督、制約，就容易發(fā)生舞弊行為。不相容職務分離的核心是內部牽制，因此，單位在設計、建立內部控制時，首先應確定哪些崗位和職務是不相容的，其次要明確規(guī)定各個機構和崗位的職責權限，使不相容崗位和職務之間能夠相互監(jiān)督、相互制約。3．崗位分工是實現內部控制的有力保障企業(yè)要健全和強化內部組織機構，它是企業(yè)經濟活動進行計劃、指揮和控制的組織基礎，其核心問題是合理的職責分工。在一般情況下，處理每項經濟業(yè)務的全過程，或者在全過程的某幾個重要環(huán)節(jié)都規(guī)定要由兩個或兩個以上部門、兩名或兩名以上工作人員分工負責，起到相互控制的作用。崗位分工是基于這祥的假設，企業(yè)內任何一項業(yè)務不能由一個人單獨操作，必須由兩個以上的人來辦理，而且經辦人員只能在自己的職權范圍內作出處理。即兩個人無意識同里一個錯誤的可能性很小，而一個人舞弊的可能性要大于兩個人。這樣就形成一個互相交叉、互相制約、互相檢查的內部控制過程。如果突破這個假設，不相容職務的分離就不能起到作用。如匯出一筆采購貨款，規(guī)定要由采購經辦人填寫請款單，供應計劃員（或供應部門負責人）審查請款數額、內容及收款單位是否符合合同和計劃，會計員審核請款單的內容并核對采購預算后編制材款憑證，最后由出納員憑手續(xù)完整的付款憑證辦理匯款結算（出納員開出匯款結算憑證，還要通過會計員審核），前后須經四人分工負責處理。而采購匯款的報賬業(yè)務，則規(guī)定要經過采購經辦人填寫報賬單，貨物提運人員提貨，倉庫保管員驗收數量，檢查員驗收質量，以及會計員審核發(fā)票、賬單及驗收憑證，編制轉賬憑證報銷。因此，授權進行某項經濟業(yè)務的職務要分離；執(zhí)行某項經濟業(yè)務的職務與審核該項業(yè)務的職務要分離；執(zhí)行某項經濟業(yè)務的職務與記錄該項業(yè)務的職務要分離；保管某項財產的職務與記錄該項財產的職務要分離等。內部會計控制應當保證單位內部涉及會計工作的機構、崗位的合理設置及其職責權限的合理劃分，堅持不相容職務相互分離，確保不同機構和崗位之間權責分明、相互制約、相互監(jiān)督，起到內部牽制的目的。二、企業(yè)會計組織機構及其崗位職責設計的原則1．適應性原則會計組織機構設計應與企業(yè)生產經營規(guī)模、特點、管理要求相適應，保證企業(yè)會計信息的生成、加工和傳遞真實可靠、及時有效。2．系統(tǒng)性原則會計組織機構設計是一個系統(tǒng)工程，會計作為企業(yè)經濟管理的重要組成部分歹其組織機構是企業(yè)經營管理組織系統(tǒng)下的一個子系統(tǒng)，在設計時不僅應充分注意會計工作的業(yè)務流程等組織環(huán)節(jié)及其崗位責任的相互依存和相互制約的關系，而且還應注意會計部門與其他職能部門、業(yè)務部門之間崗位責任的相互聯系，使其成為一個行之有效的企業(yè)會計組織機構和會計崗位責任制系統(tǒng)。3．責權對等原則在設計會計崗位責任制時，必須明確規(guī)定每一位管理者應負的職責，并相應的賦予其一定的權力，做到有職必有權，有權必有責，權責對等。4．控制性原則通過在經營的關鍵環(huán)節(jié)設置必要的會計內部控制制度，以便有關人員相互制約、相互監(jiān)督，使企業(yè)會計組織機構及其崗位責任制具有必要的查錯防弊功能，并形成一套對企業(yè)經營全過程、全方位有效的監(jiān)控系統(tǒng)?？刂剖侄沃饕〞嬘涗洝⒑怂?、分析、稽核和報告等。5．效率性原則會計組織機構設計必須體現精簡、高效的要求，防止崗位重疊、人浮于事，避免人力、物力的浪費和低效率的工作環(huán)境。三、企業(yè)各會計崗位職責根據各企業(yè)的具體情況來看，財務部分主要涉及以下崗位，根據財務崗位設計的原則，各崗位主要職責設計應包括以下各部分。（一）財務領導人崗位職責1．財務總監(jiān)崗位職責（1）在董事會和總經理領導下，總管公司會計、報表、預算工作。（2）負責制訂公司利潤計劃、資本投資、財務規(guī)劃、銷售前景、開支預算或成本標準。（3）制訂和管理稅收政策方案及程序。（4）建立健全公司內部核算的組織、數據管理體系以及財務管理的規(guī)章制度。（5）組織公司有關部門開展經濟活動分析，組織編制公司財務計劃、成本計劃，努力降低成本、增收節(jié)支、提高效益。監(jiān)督公司遵守國家財經法令、紀律以及董事會決議。2．總會計師崗位責任制（1）按照《會計法》和有關財經法規(guī)、政策、制度的規(guī)定，負責領導本單位的會計人員辦理會計事項，進行會計核算，實行會計監(jiān)督，正確分配企業(yè)收益，協調好各方面的經濟關系。（2）組織領導本單位的財務管理、成本管理、預算管理等方面的工作；編制和執(zhí)行預算、財務收支計劃、信貸計劃，擬定資金籌措和使用方案，開辟財源，有效地使用資金；進行成本費用預測、計劃、控制、核算、分析和考核，督促本單位有美部門降低消耗、節(jié)約費用、提高經濟效益；建立、健全經濟核算制度，利用財務會計制度進行經濟活動分析。（3）協助本單位行政領導人對企業(yè)的生產經營以及基本建設投資等問題傲出決策；參與新產品開發(fā)、技術改造、科技研究、商品（勞務）價格和工資獎金等方案的制訂和重大經濟合同、經濟協議的洽談、審查、簽訂工作；審查并簽署單位貓務收支計劃、成本費用計劃、信貸計劃、財務專題報告和會計決算報表；審查涉及財務收支的重大業(yè)務計劃、經濟合同、經濟協議和項目建議書、可行性研究報告等，并參加會簽；負責本單位會計機構的設置，并就會計人員的配備、會計職務首設置和聘任提出方案，組織會計人員培訓，支持會計人員依法行使職權；承辦單位主要行政領導人交辦的其他工作。3．會計主管崗位責任制（1）在單位主要行政領導人和總會計師領導下，全面負責本企業(yè)會計機構壽財務會計工作。（2）負責組織和實施制訂有財務管理和會計核算方面的管理制度和辦法（棄內部結算辦法，財務管理若干規(guī)定，成本核算方法，原材料、在產品、產成品管理辦法等）。（3）負責組織實施月、季、年度財務收支計劃，層層落實與分解，并負責對執(zhí)行的檢查與分析、建議。（4）定期審核各種會計報表、年度決算報告及財務情況說明書，并對上述會計報表、決算報告和有關資料所提供財會信息的真實性、合法性、準確性承擔責任。（5）參加有關的生產經營、對外投資洽談合同的會議，提出財會建議，供領導決策參考。（6）實行會計監(jiān)督，嚴格維護財經紀律，對重要的財務收支業(yè)務應親自作不定期的抽查和復審。（7）負責組織會計人員日常的政治和業(yè)務學習，支持財會人員依法行使職權。（8）負責檢查各會計崗位履行職責的情況，及時提出指導意見。（9）負責對會計人員工作業(yè)績進行考核和獎懲。（10）負責搞好同生產、經營、業(yè)務、采購、供銷等部門之間的協調工作。（二）具體會計崗位工作職責1．固定資產核算崗位固定資產核算崗位的職責一般包括以下幾個方面。（1）會同有關部門擬定固定資產的核算與管理辦法。（2）參與編制固定資產更新改造和大修理計劃。（3）負責固定資產的明細核算和有關報表的編制。（4）計算提取固定資產折舊和大修理資金。（5）參與固定資產的清查盤點。2．材料物資核算崗位材料物資核算崗位職責一般包括以下幾個方面。（1）會同有關部門擬定材料物資的核算與管理辦法。（2）審查匯編材料物資的采購資金計劃。（3）負責材料物資的明細核算。（4）會同有關部門編制材料物資計劃成本目錄。（5）配合有關部門制定材料物資消耗定額。（6）參與材料物資的清查盤點。3．庫存商品核算崗位庫存商品核算崗位的職責一般包括以下幾個方面。（l）負責庫存商品的明細分類核算。（2）會同有關部門編制庫存商品計劃成本目錄。（3）配合有關部門制定庫存商品的最低、最高限額。（4）參與庫存商品的清查盤點。4．工資核算崗位工資核算崗位的職責一般包括以下幾個方面。（1）監(jiān)督工資基金的使用。（2）審核發(fā)放工資、獎金。（3）負責工資的明細核算。（4）負責工資分配的核算。（5）計提應付福利費和工會經費等費用。5．成本核算崗位成本核算崗位的職責一般包括以下幾個方面。(1）擬定成本核算辦法。（2）制定成本費用計劃。（3）負責成本管理基礎工作。（4）核算產品成本和期間費用。（5）編制成本費用報表并進行分析。（6）協助管理在產品和自制半成品。6．收入、利潤核算崗位收人、利潤核算崗位的職責一般包括以下幾個方面。（1）負責編制收入、利潤計劃。（2）辦理銷售款項結算業(yè)務。（3）負責收入和利潤的明細核算。（4）負責利潤分配的明細核算。（5）編制收入和利潤報表。（6）協助有關部門對產成品進行清查盤點。7．資金核算崗位資金核算崗位的職責一般包括以下幾個方面。（1）擬定資金管理和核算辦法。（2）編制資金收支計劃。（3）負責資金調度。（4）負責資金籌集的明細分類核算。（5）負責企業(yè)各項投資的明細分類核算。8．往來結算崗位往來結算崗位的職責一般包括以下幾個方面。（1）建立往來款項結算手續(xù)制度。（2）辦理往來款項的結算業(yè)務。（3）負責往來款項結算的明細核算。9．總賬報表崗位總賬報表崗位的職責一般包括以下幾個方面。（1）負責登記總賬。（2）負責編制資產負債表、利潤表、現金流量表等有關財務會計報表。（3）負責管理會計憑證和財務會計報表。10．稽核崗位稽核崗位的職責一般包括以下幾個方面。(1）審查財務成本計劃。（2）審查各項財務收支。（3）復核會計憑證和財務會計報表。11．管理會計崗位責任制（1）對財務成本進行預算，提出決策分析數據。應用本量利分析和數量統(tǒng)計的方法，進行成本、銷售和利潤的預測。參與生產經營短期決策和長期投資決策，提出有關決策分析的數據。（2）全面預算，確定各項財務目標。根據生產經營目標，編制公司的全面預算，確定目標成本和目標利潤。提出增收節(jié)支的措施，保證成本目標和利潤目標的實現，提高經濟效益。（3）和財務成本進行控制，開展價值分析。建立財務成本控制體系，對成本和資金進行控制，保證生產經營目標和利潤目標的完成。對產品零部件進行價值分析，按部門進行利潤的敏感性分析，以挖掘降低成本的潛力。（4）評價經濟業(yè)績，考核責任單位業(yè)績和成果。建立成本和利潤責任中心，編制責任預算，實行責任會計，保證公司生產經營目標的實現。通過對各責任中心業(yè)績報告的實際數與預算數的對比，考核評價各責任中心的工作業(yè)績和經營效果。第二節(jié)內部會計控制崗位分工設計一、企業(yè)會計組織機構內部分工的設計模式根據我國當前存在的多種企業(yè)組織形式來看，企業(yè)會計組織機構的設計模式主要有以下四種模式。（1）總會計師領導下的集中核算模式。以總會計師為領導，以會計部（或處、科）經理（或處長、科長）為主管，以審計部（或處、科）為專職監(jiān)督部門的一種會計工作的分工模式。一般適用于大中型、單獨設置總會計師崗位、會計與財務分設的企業(yè)。（2）會計部經理領導下的集中核算模式。以會計部經理為領導的一種會計工作的分工模式。一般適用于中小型、不設置總會計師崗位、會計與財務分設（或不專設財務管理部門，并將有關財務管理工作作為會計部的附帶職能）的企業(yè)。（3）財會主管領導下的集中核算模式。以財務與會計主管為領導，并且通蓄只設財會主管、會計和出納等少數幾個崗位（甚至只設會計與出納兩個崗位玻一種會計工作的分工模式。一般適用于小型的會計與財務合并設置的企業(yè)：（4）總會計師（或會計部經理）領導下的分散核算形式。以總會計師為領導－下設財務、會計、審計部主管，并將一些成本業(yè)務核算或者明細核算工作交由分廠（或車間等部門）完成的一種會計工作的分工模式。二、企業(yè)重要部門的崗位分工（一）財務部門的崗位分工因貨幣資金業(yè)務會涉及收款、付款、稽核等步驟。會計人員主要從事貨幣資金總分類賬的賬務處理，包括資金核算、稽核、總賬登記、編制報表等工作．會計人員不能兼任出納工作。出納人員主要從事貨幣資金業(yè)務的收款和付款，現金日記賬和銀行存款日記賬的賬務處理，并且根據需要與銀行進行業(yè)務聯系，出納人員不得兼任稽核、會計檔案保管和收入、支出、費用、債權債務賬目的登記工作。單位應配備合格的會計人員辦理貨幣資金業(yè)務，并根據具體情況進行崗位輪換。貨幣資金是重要的交換手段，又可當作財富來儲藏，其流動性最強，最容易被挪用。在固定崗位時間越久，就越容易鉆制度的漏洞。進行崗位輪換，既能起制約作用，又能及時發(fā)現制度漏洞，不斷完善管理和控制制度。（二）存貨管理部門的崗位分工企業(yè)存貨的不相容職務除在采購與付款環(huán)節(jié)上建立必要的分離外，還應當包括以下內容：一是貨物采購、儲存和使用人員與存貨賬務記錄人員的職務相分離；二是接受或主管各種勞務業(yè)務人員與賬簿記錄人員的職務相分離；三是產成品驗收與產品制造部門相互獨立；四是產成品儲存保管人員與產成品賬務記錄人員的職務相分離；五是存貨的盤點應由負責保管、使用、記賬職能的人員以及獨立于這些職能的其他人員共同進行。只有嚴格將以上崗位職責進行逐一分離，才能發(fā)揮相互監(jiān)督、相互制約的作用，切實保證企業(yè)存貨的安全與完整。（三）固定資產管理部門的崗位分工固定資產業(yè)務需要加以分離的不相容職務主要有以下幾點：一是固定資產需要與資產采購、單位內部建筑或建設部門人員的職務相分離；二是固定資產請購或建造審批與請購或建造提出人員的職務相分離；三是固定資產預算的復核審批與資本預算編制人員的職務相分離；四是固定資產驗收與采購或承建、款項支付人員的職務相分離；五是固定資產使用或保管與資產記錄人員的職務相分離；六是固定資產盤查應保證有獨立于使用、保管及進行賬務記錄的人員來進行；七是固定資產報廢審批與資產報廢通知單編制人員的職務相分離。（四）采購部門的崗位分工采購部門的崗位分工至少要做到以下幾點相分離：一是商品采購應由生產、銷售、倉庫及其他職能部門根據其需求提出，并經分管采購工作的負責人進行審批，由采購部門組織采購；二是商品采購應由采購部門和使用部門共同參與詢價程序并確定供應商，而不能由付款審批人和付款執(zhí)行人單獨完成詢價與確定供應商工作；三是采購部門下訂單或起草購貨合同并經授權部門或人員審核、審批和適當審計；四是采購人員不能同時擔任貨物的驗收工作，驗收工作應由專職人員或質檢人員進行；五是采購、儲存保管與會計記錄工作職務分離，以減少誤記商品數量金額的可能；六是付款的審核人與付款的執(zhí)行人應職務分離；七是企業(yè)不能將采購與付款業(yè)務的全過程交給同一部門或一個人辦理。（五）銷售部門的崗位分工銷售部門的崗位分工至少要做到以下幾點相分離：一是接受客戶訂單、簽訂合同的崗位應與最后付款條件核準崗位分離，即使由同一部門操作，也應由不同人承辦；二是對于付款條件必須由銷售部門和信用部門同時批準；三是發(fā)貨憑證編制人與發(fā)運貨物、提取貨物、包裝貨物或托運貨物的人員不能是同一人，發(fā)運貨物人與門衛(wèi)保安應分離；四是開具發(fā)票與發(fā)票審核崗位應當分離，編制銷售發(fā)票通知單與開具銷售發(fā)票應分離；五是催收貨款與結算貨款應當分離；六是退貨驗收的人員與退貨記錄的人員不能是同一人；七是折扣與折讓給予和審批應當分離；八是企業(yè)不得由同一部門或人員辦理銷售與收款業(yè)務的全過程。（六）成本費用管理部門的崗位分工成本費用管理部門的崗位分工至少要做到以下幾點相分離：一是成本費用預算的編制與審批職務分離；二是成本費用支出的審批與執(zhí)行職務分離；三是成本費用支出的執(zhí)行與相關會計記錄職務分離；四是成本費用考核評價與執(zhí)行職務分離；五是不得由同一部門或個人辦理籌資業(yè)務的全過程。（七）預算工作崗位分工單位應當建立預算工作崗位責任制，明確相關部門和崗位的職責、權限，確保辦理預算工作的不相容崗位相互分離、制約和監(jiān)督。單位預算工作不相容崗位一般包括：預算編制（含預算調整）與預算審批；預算審批與預算執(zhí)行；預算執(zhí)行與預算考核。（1）單位應當配備合格的人員辦理預算工作。經辦人員應當具備良好的業(yè)務素質和職業(yè)道德，熟悉國家有關法律法規(guī)和本單位的經營業(yè)務、管理要求和工作程序。（2）單位股東大會（股東會）或類似最高權力機構（以下統(tǒng)稱單位最高權力機構）負責審批單位年度預算方案。國有的和國有資產占控股地位或者主導地位的大、中型企業(yè)的年度預算方案，還須經單位職工代表大會審議通過。（3）單位董事會、廠長（經理）辦公會或類似決策機構（以下統(tǒng)稱單位決策機構）負責制訂單位年度預算方案。（4）單位應當設立預算委員會、預算領導小組等專門機構（以下統(tǒng)稱單位預算管理部門）具體組織本單位預算管理工作。不具備設立專門機構條件的，可以指定財會部門等負責預算管理工作。（5）單位總會計師應當協助單位負責人加強對單位預算管理部門的領導。單位內部相關職能部門的主要負責人應當參與單位預算管理工作。（6）單位預算管理部門主要負責擬訂預算目標和預算政策；制定預算管理的具體措施和辦法；組織編制、審議、平衡預算草案并報單位最高權力機構審批；組織下達預算；協調、解決預算編制和執(zhí)行中的問題；考核預算執(zhí)行情況，督促完成預算目標。（7）單位內部生產、投資、籌資、物資管理、人力資源、市場營銷等職能部門具體負責本部門業(yè)務預算的編制、執(zhí)行、控制、分析等工作，并配合預算管理部門做好單位總預算的綜合平衡、控制、分析、考核。（8）單位內部各職能部門應當加強溝通和聯系，確保相關業(yè)務預算執(zhí)行情況能夠相互印證、相互監(jiān)督。單位所屬基層單位（含具有控制與被控制關系的下屬單位）在上級單位預算管理部門的指導下，負責本單位預算的編制、執(zhí)行、控制和分析工作，并接受上級單位的檢查和考核。（9）所屬基層單位負責人對本單位預算的執(zhí)行結果負責。（10）單位應當根據《會計法》和國家統(tǒng)一的會計制度的要求進行會計核算，實施會計監(jiān)督，通過定期編制財務會計報告跟蹤、反饋預算執(zhí)行情況并為預算編制、調整、分析和考核等提供基礎依據。三、企業(yè)授權批準的控制授權批準的控制要求單位明確規(guī)定涉及會計及相關工作的授權批準范圍、權限、程序、責任等內容，單