會(huì)中服務(wù)培訓(xùn)課課件

思考：會(huì)議秘書在會(huì)中應(yīng)做好哪些工作？會(huì)中的服務(wù)與組織思考：會(huì)中的服務(wù)與組織1會(huì)務(wù)工作流程圖2（會(huì)中）做好會(huì)議記錄組織簽到做好會(huì)議值班保衛(wèi)工作報(bào)到及接待工作做好后勤保障工作編寫會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)或快報(bào)做好會(huì)議保密工作會(huì)議信息工作會(huì)務(wù)工作流程圖2（會(huì)中）做好會(huì)議記錄組織簽到做好會(huì)議值班保2會(huì)議服務(wù)與組織工作一、組織報(bào)到和簽到兩種會(huì)議須會(huì)前報(bào)到——代表大會(huì)或重要的工作會(huì)議；有外部人員參加的專題性會(huì)議。(一)接站和引導(dǎo)1．接站。（1)充分掌握與會(huì)者情況，避免錯(cuò)接和漏接。(2)接站現(xiàn)場(chǎng)及交通工具標(biāo)志要醒目會(huì)議服務(wù)與組織工作一、組織報(bào)到和簽到33.引導(dǎo)會(huì)間工作人員為與會(huì)者指引會(huì)場(chǎng)、展區(qū)、餐廳、住宿的房間以及指示與會(huì)者問詢的路線、方向和具體的位置。2．報(bào)到：指與會(huì)者在到達(dá)會(huì)議活動(dòng)所在地時(shí)所辦理的登記注冊(cè)手續(xù)。一般在大會(huì)會(huì)務(wù)組的房間進(jìn)行，報(bào)到要盡量從簡(jiǎn)3.引導(dǎo)4報(bào)到注意事項(xiàng)：(1)查驗(yàn)證件，確認(rèn)與會(huì)者的參會(huì)資格；(2)請(qǐng)與會(huì)者在登記表上填寫個(gè)人姓名、性別、年齡、單位、職務(wù)、職稱、聯(lián)系地址、電話、郵政編碼等有關(guān)信息，以備編印通訊名錄。報(bào)到注意事項(xiàng)：(1)查驗(yàn)證件，確認(rèn)與會(huì)者的參會(huì)資格；5××××?xí)h報(bào)到登記表

（200×年×月×日）序號(hào)姓名性別年齡工作單位職務(wù)職稱通訊地址電話手機(jī)電子郵箱房間號(hào)××××?xí)h報(bào)到登記表

（200×年×月×日）序號(hào)姓名性別年6(3)統(tǒng)一接收與會(huì)者隨身帶來(lái)的需要在會(huì)上分發(fā)的材料，經(jīng)審查后再統(tǒng)一分發(fā)(4)分發(fā)會(huì)議文件及有關(guān)材料（裝袋）。(3)統(tǒng)一接收與會(huì)者隨身帶來(lái)的需要在會(huì)上分發(fā)的材料，經(jīng)審查后7案例：志遠(yuǎn)股份有限公司董事會(huì)召開會(huì)議，討論從國(guó)外引進(jìn)生產(chǎn)設(shè)備的問題。秘書張志負(fù)責(zé)為與會(huì)董事準(zhǔn)備會(huì)議所需文件資料，因?yàn)橛卸嗉覈?guó)外公司競(jìng)標(biāo)，所以材料很多。張志由于時(shí)間倉(cāng)促就為每位董事準(zhǔn)備了一個(gè)文件夾，將所有材料放入文件夾。有三位董事在會(huì)前回復(fù)說(shuō)將有事不能參加會(huì)議，于是，張志就沒有準(zhǔn)備他們的資料，不想，正式開會(huì)時(shí)，其中的兩位又趕了回來(lái)，結(jié)果會(huì)上有的董事因沒有資料可看而無(wú)法發(fā)表意見，有的董事面對(duì)一疊資料不知如何找到想看的資料，從而影響了會(huì)議的進(jìn)度。案例：志遠(yuǎn)股份有限公司董事會(huì)召開會(huì)議，討論從國(guó)外引進(jìn)生產(chǎn)設(shè)備8思考分析：1、秘書張志的工作有哪些不足？原因是什么？2、如果讓你準(zhǔn)備這次會(huì)議所需文件資料，你會(huì)怎么做？3、你從中吸取了什么經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)？思考分析：1、秘書張志的工作有哪些不足？原因是什么？9一是會(huì)議資料數(shù)量要適中，留有充分的余地；二是根據(jù)會(huì)議議程或日程安排順序裝袋；三是最好據(jù)此情況列出一份會(huì)議文件（資料）清單，便于與會(huì)者對(duì)照閱讀。四是重要文件必須履行簽收手續(xù)，分發(fā)時(shí)要編號(hào)、登記；五是會(huì)后需要退回的文件（征求意見稿、保密性文件等）應(yīng)附上一份文件清退目錄；囑其妥善保存，會(huì)后退回。六是重要而又需事先送達(dá)與會(huì)者的文件，應(yīng)派專人專遞、傳真、特快專遞等送達(dá)。一是會(huì)議資料數(shù)量要適中，留有充分的余地；10注意：除正常的會(huì)議文件外，還應(yīng)有會(huì)議日程表、與會(huì)者名錄及房間安排表、會(huì)議代表證、人員分組表、就餐桌號(hào)、集體合影位置圖等。如果安排參觀考察、旅游和文藝活動(dòng)，還應(yīng)有乘坐車的車號(hào)和觀看演出的門票。注意：除正常的會(huì)議文件外，還應(yīng)有會(huì)議日程表、與會(huì)者名錄及房間11(5)預(yù)收會(huì)務(wù)費(fèi)、食宿費(fèi)、資料費(fèi)等費(fèi)用，當(dāng)場(chǎng)開具收據(jù)。（6）登記與會(huì)者返程的時(shí)間、車次(軟臥、硬臥還是硬座)或飛機(jī)的航班，并預(yù)收車(機(jī))票費(fèi)；向與會(huì)者解答會(huì)議的有關(guān)問題并提醒應(yīng)該注意的事項(xiàng)。

(5)預(yù)收會(huì)務(wù)費(fèi)、食宿費(fèi)、資料費(fèi)等費(fèi)用，當(dāng)場(chǎng)開具收據(jù)。12（二）簽到1．簽到的作用。一是可以檢查核對(duì)與會(huì)人員，二是可以統(tǒng)計(jì)到會(huì)人數(shù)。三是留下第一手簽到記錄，為以后的查考提供歷史憑證。（二）簽到1．簽到的作用。132．會(huì)議簽到的方式。(1)簿式簽到——適用于小型會(huì)議或各類慶典和儀式(2)卡片式簽到——適用于大中型會(huì)議和重要會(huì)議(3)電子簽到——常與卡式（磁卡）簽到配合使用（4）表式簽到（5）秘書代簽2．會(huì)議簽到的方式。(1)簿式簽到——適用于小型會(huì)議或各類慶143．簽到表的格式。同一個(gè)單位或同一類會(huì)議的簽到表應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一格式。(1)標(biāo)題。

(2)正文。①會(huì)議名稱。②主辦單位。③舉行時(shí)間④舉行地點(diǎn)。⑤應(yīng)到單位名稱或應(yīng)到人姓名。⑥與會(huì)者簽名。3．簽到表的格式。同一個(gè)單位或同一類會(huì)議的簽到表應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一格15二、做好會(huì)議記錄思考：所有會(huì)議都應(yīng)做記錄嗎？為什么？(一)會(huì)議記錄的含義、作用1．含義：是會(huì)議客觀進(jìn)程原始、真實(shí)信息的記載2、作用(1)為日后查考、研究會(huì)議提供第一手材料。(2)在一些法定性會(huì)議中，會(huì)議記錄經(jīng)發(fā)言者和會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)簽字后，具有法律效力。(3)便于領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)、全面了解和掌握會(huì)議的進(jìn)展情況和動(dòng)向。(4)為形成決定、決議、會(huì)議紀(jì)要等最后文件打好基礎(chǔ)。(5)經(jīng)會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)和發(fā)言者同意，可散發(fā)會(huì)議記錄整理稿，以便傳達(dá)和學(xué)習(xí)會(huì)議精神。(6)圖像類會(huì)議記錄還可以用于會(huì)議宣傳報(bào)道。二、做好會(huì)議記錄思考：所有會(huì)議都應(yīng)做記錄嗎？為什么？16(二)會(huì)議記錄的格式和內(nèi)容1．標(biāo)題。(1)專用性標(biāo)題。如“xx公司行政辦公會(huì)議記錄”“xx學(xué)會(huì)第x次理事會(huì)會(huì)議記錄”。(2)通用性標(biāo)題。適用一般會(huì)議，只寫“會(huì)議記錄”即可。(二)會(huì)議記錄的格式和內(nèi)容1．標(biāo)題。172．首部(會(huì)議概況)(1)會(huì)議的名稱。(2)會(huì)議時(shí)間(3)會(huì)議地點(diǎn)(4)會(huì)議召集人或主持人（姓名和職務(wù),甚至單位名稱）(5)參加人員（出席人、列席人、旁聽人等）(6)缺席人員2．首部(會(huì)議概況)183．主體。(1)會(huì)議的議程和議題。(2)發(fā)言情況_重點(diǎn)，包括發(fā)言人姓名和發(fā)言內(nèi)容(3)會(huì)議結(jié)果_對(duì)議題的通過(guò)、緩議、撤銷、否決等(4)會(huì)場(chǎng)情況_會(huì)期會(huì)場(chǎng)內(nèi)發(fā)生的與會(huì)議進(jìn)程有關(guān)并且具有記錄價(jià)值的情況。3．主體。194．尾部。(1)記錄人。(2)審核人。(3)發(fā)言人。(4)法定的簽字人員。4．尾部。(1)記錄人。20xx學(xué)會(huì)第（）次理事會(huì)議記錄時(shí)間年月日午時(shí)分至日午時(shí)分地點(diǎn)主持出席列席缺席共頁(yè)（發(fā)言人姓名）（會(huì)議進(jìn)程記錄）記錄人：審核人：審核日期：xx學(xué)會(huì)第（）次理事會(huì)議記錄時(shí)間年月日午21會(huì)議名稱主辦部門時(shí)間年月日午時(shí)分地點(diǎn)主持人出席列席缺席審核記錄發(fā)言人（發(fā)言內(nèi)容及決議）發(fā)言人簽署：

會(huì)議名稱主辦部門時(shí)間年月日午時(shí)分地點(diǎn)主持人出席列席缺席審22（三）會(huì)議記錄的方法和要求1．會(huì)議記錄的方法。(1)詳細(xì)記錄——重要會(huì)議(2)簡(jiǎn)易記錄——較為簡(jiǎn)單的事務(wù)性會(huì)議(3)摘要記錄——一般性會(huì)議。（三）會(huì)議記錄的方法和要求1．會(huì)議記錄的方法。23摘要記錄的重點(diǎn)：會(huì)議中心議題以及圍繞中心議題展開的有關(guān)活動(dòng)；會(huì)議討論、爭(zhēng)論的焦點(diǎn)及其各方的主要見解；權(quán)威人士或代表人物的言論；會(huì)議開始時(shí)的定調(diào)性言論和結(jié)束前的總結(jié)性言論；會(huì)議已議決的或議而未決的事項(xiàng)；對(duì)會(huì)議產(chǎn)生較大影響的其他言論或活動(dòng)摘要記錄的重點(diǎn)：242．會(huì)議記錄的要求。(1)人員落實(shí)。(2)準(zhǔn)備充分。(3)客觀真實(shí)，全面準(zhǔn)確。(4)清楚規(guī)范。2．會(huì)議記錄的要求。(1)人員落實(shí)。25（四）認(rèn)真核實(shí)與整理（五）編寫會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)（略）（四）認(rèn)真核實(shí)與整理26三、做好會(huì)議服務(wù)工作（一）當(dāng)好舞臺(tái)監(jiān)督某校召開表彰大會(huì)，對(duì)全校七八個(gè)先進(jìn)集體，數(shù)十名先進(jìn)個(gè)人，頒發(fā)錦旗和獎(jiǎng)狀。當(dāng)領(lǐng)獎(jiǎng)的同學(xué)上臺(tái)領(lǐng)到錦旗和獎(jiǎng)狀后，有幾名同學(xué)當(dāng)即發(fā)現(xiàn)獎(jiǎng)狀上的名字不對(duì)，轉(zhuǎn)頭向領(lǐng)導(dǎo)更換和相互交換，一時(shí)間領(lǐng)獎(jiǎng)臺(tái)上競(jìng)亂糟槽。思考：該案例給我們什么啟示？三、做好會(huì)議服務(wù)工作（一）當(dāng)好舞臺(tái)監(jiān)督27一般工作例會(huì):做好會(huì)議記錄;在議題轉(zhuǎn)換時(shí)通知有關(guān)列席人員到會(huì)。大型工作會(huì)議或群眾集會(huì):傳遞上下臨時(shí)性信息;有關(guān)人員的臨時(shí)性調(diào)度等。一般工作例會(huì):做好會(huì)議記錄;在議題轉(zhuǎn)換時(shí)通知有關(guān)列席人員到會(huì)28具體的工作內(nèi)容有：1、為主席臺(tái)上領(lǐng)導(dǎo)傳遞信息——臨時(shí)動(dòng)議找人或交代問題2、傳遞會(huì)外緊急情況或與會(huì)者重要提議3、通知或示意播放音樂，組織禮儀小姐和受獎(jiǎng)人員上臺(tái)——頒獎(jiǎng)時(shí)4、安排人員倒茶水5、相機(jī)處理臨時(shí)性事宜等。具體的工作內(nèi)容有：1、為主席臺(tái)上領(lǐng)導(dǎo)傳遞信息——臨時(shí)動(dòng)29[案例]

某企業(yè)準(zhǔn)備在10月l0日上午10點(diǎn)于華海大廈召開大型的新產(chǎn)品訂貨會(huì)。參加的有本單位、外單位的人員。會(huì)上需要租借放映機(jī)來(lái)進(jìn)行產(chǎn)品操作演示?？偨?jīng)理秘書洪小姐負(fù)責(zé)租賃放映機(jī)。接到任務(wù)后，打電話給租賃公司，要求l0日上午9點(diǎn)50分準(zhǔn)時(shí)把放映機(jī)送到華海大廈會(huì)議廳。10日上午，會(huì)議開幕前，秘書們都在緊張地做著最后的準(zhǔn)備工作。洪小姐一看表，呀，已經(jīng)9點(diǎn)55分了，放映機(jī)還沒有送到，于是馬上打電話去問，對(duì)方回答機(jī)器已送出。

眼看著各地來(lái)賓已陸續(xù)進(jìn)場(chǎng)，洪小姐心急如焚……[案例]某企業(yè)準(zhǔn)備在10月l0日上午10點(diǎn)于華海大廈召開30思考：1．假如你是洪小姐，對(duì)接下去可能發(fā)生的各種情況，應(yīng)該如何處理?2．假如放映機(jī)在10點(diǎn)還未送到，你將馬上向總經(jīng)理報(bào)告還是擅自決定調(diào)整會(huì)議議程?3、怎樣才能避免此類事故的發(fā)生？思考：1．假如你是洪小姐，對(duì)接下去可能發(fā)生的各種情況，應(yīng)該如31（二）組織好會(huì)議集體攝影一次重要的國(guó)際會(huì)議，十多個(gè)國(guó)家的領(lǐng)導(dǎo)人在一起聚會(huì)。因?yàn)榻M織者的疏忽，在集體攝影中竟將兩位女性領(lǐng)導(dǎo)人安排在了后排，結(jié)果在這一重要國(guó)際會(huì)議的“全家?！?，竟找不到這兩位女性領(lǐng)導(dǎo)人的影像，引起兩國(guó)輿論的指責(zé)。此案例給我們什么啟示？（二）組織好會(huì)議集體攝影一次重要的國(guó)際會(huì)議，十多個(gè)國(guó)家的領(lǐng)導(dǎo)321、選好地址2、搭好攝影臺(tái)3、編制好與會(huì)人員的站位圖表1、選好地址33（三）安排好參觀考察和旅游活動(dòng)1、選好項(xiàng)目2、檢查活動(dòng)對(duì)象。包括車程、交通和路況、停留時(shí)間；陪同人員、解說(shuō)人員和導(dǎo)游人員的安排，現(xiàn)場(chǎng)的清潔、安全和整體環(huán)境情況等3、組織指揮活動(dòng)。一要配備安全狀況和設(shè)施條件好的車輛，確保交通安全。二要對(duì)車輛進(jìn)行編號(hào)，乘坐人和車要固定，并隨時(shí)清點(diǎn)人數(shù)。（三）安排好參觀考察和旅游活動(dòng)1、選好項(xiàng)目34

1、做好會(huì)議期間信息的收集、傳遞、反饋工作.（1）秘書要多聽、多記、多想、多算、多跑，全面搜集信息。（2）深入會(huì)議，掌握第一手資料。（3）注重對(duì)會(huì)議信息加工提煉，方便各方利用。（4）注重實(shí)效，并收集反饋信息。1、做好會(huì)議期間信息的收集、傳遞、反饋工作.352、做好會(huì)議期間的對(duì)外宣傳（1）妥善處理與新聞媒體的關(guān)系。（2）注意內(nèi)外有別，嚴(yán)守單位秘密。（3）選擇宣傳內(nèi)容應(yīng)堅(jiān)持對(duì)象、效果、時(shí)效、費(fèi)用的原則。(4)收集媒體對(duì)會(huì)議的報(bào)道提供給領(lǐng)導(dǎo).（5）為領(lǐng)導(dǎo)召開記者招待會(huì)提供資料。2、做好會(huì)議期間的對(duì)外宣傳（1）妥善處理與新聞媒體的關(guān)系。36值班人員的職責(zé)：隨時(shí)應(yīng)對(duì)各種突發(fā)性事件；控制與會(huì)議無(wú)關(guān)的人員進(jìn)入會(huì)場(chǎng)保持與領(lǐng)導(dǎo)和后勤服務(wù)部門主管人員的聯(lián)系，以便及時(shí)協(xié)調(diào)解決出現(xiàn)的各種問題；及時(shí)協(xié)調(diào)解決與會(huì)人員提出的意見和問題做好會(huì)議期間各項(xiàng)活動(dòng)和矛盾的協(xié)調(diào)工作：檢查安全保衛(wèi)工作；填寫值班記錄（五）安排好會(huì)議值班值班人員的職責(zé)：（五）安排好會(huì)議值班37四、有效引導(dǎo)會(huì)議進(jìn)程（一）會(huì)議主持人基本知識(shí)通常由有經(jīng)驗(yàn)、有能力的人，或是有相當(dāng)?shù)匚?、威望的人?dān)任。當(dāng)然主持人和臨時(shí)主持人主持人任務(wù):控制并引導(dǎo)會(huì)議進(jìn)程即闡明目標(biāo)，鼓勵(lì)大家各抒己見，并保證給予每一個(gè)成員有合理的發(fā)言機(jī)會(huì)和時(shí)間，保證每一個(gè)會(huì)議成員都明白會(huì)后自己應(yīng)該承擔(dān)的工作，使會(huì)議順利進(jìn)行，并按時(shí)完成各項(xiàng)議題。會(huì)議的成功與否80％以上的責(zé)任在于會(huì)議的主持人。四、有效引導(dǎo)會(huì)議進(jìn)程（一）會(huì)議主持人基本知識(shí)38（二）引導(dǎo)會(huì)議進(jìn)程的方法1、會(huì)前：認(rèn)真研讀有關(guān)文件材料，了解會(huì)議有關(guān)問題2、明確會(huì)議時(shí)間，準(zhǔn)時(shí)開會(huì)、散會(huì)3、掌握好會(huì)議討論、結(jié)束討論、休息與結(jié)束會(huì)議的時(shí)機(jī)（二）引導(dǎo)會(huì)議進(jìn)程的方法1、會(huì)前：認(rèn)真研讀有關(guān)文件材料，了解39思考：有人在不適宜的是否插話怎么辦?堅(jiān)持說(shuō)完你的看法。你可以說(shuō)：“請(qǐng)?jiān)?，我還沒有說(shuō)完，我的意思是……”也可用身體語(yǔ)言或音量制止別人的插話舉動(dòng)——向插話者揮手致意，并繼續(xù)用同樣或更高的音量說(shuō)下去思考：有人在不適宜的是否插話怎么辦?堅(jiān)持說(shuō)完你的看法。你可以40（三）引導(dǎo)會(huì)議進(jìn)程的技巧1、提前到達(dá)會(huì)場(chǎng)，營(yíng)造和諧會(huì)議氣氛2、開門見山進(jìn)入會(huì)議3、議題集中4、控制好會(huì)議的進(jìn)度和時(shí)間5、鼓勵(lì)發(fā)言者積極發(fā)言6、努力消除交流障礙7、善于運(yùn)用直觀教具來(lái)增強(qiáng)效果（三）引導(dǎo)會(huì)議進(jìn)程的技巧1、提前到達(dá)會(huì)場(chǎng)，營(yíng)造和諧會(huì)議氣氛418、及時(shí)結(jié)束會(huì)議思考：如何及時(shí)結(jié)束會(huì)議？首先準(zhǔn)確判斷時(shí)機(jī)其次簡(jiǎn)短地報(bào)告此次會(huì)議的決定。第三對(duì)與會(huì)者再次表示感謝，并安排與會(huì)者退場(chǎng)，及時(shí)清理會(huì)場(chǎng)。8、及時(shí)結(jié)束會(huì)議思考：如何及時(shí)結(jié)束會(huì)議？42（四）會(huì)議中可能出現(xiàn)問題的掌控1．兩派對(duì)立或?qū)α⒔Y(jié)論出現(xiàn)辦法之一是引導(dǎo)會(huì)議進(jìn)入下一個(gè)議題。辦法之二是告訴他們可以在會(huì)后留下來(lái)，單獨(dú)解決他們之間的爭(zhēng)論。（四）會(huì)議中可能出現(xiàn)問題的掌控1．兩派對(duì)立或?qū)α⒔Y(jié)論出現(xiàn)43

2．應(yīng)付開會(huì)中一些行為特別的人(1)始終沉默的人。(2)反對(duì)任何建議的人——天生的“反對(duì)派(3)脫離主題的人。(4)開會(huì)時(shí)打瞌睡的人。2．應(yīng)付開會(huì)中一些行為特別的人(1)始終沉默的人。44

第四節(jié)會(huì)議善后工作思考：會(huì)后，秘書應(yīng)做好哪些工作？第四節(jié)會(huì)議善后工作思考：會(huì)后，秘書應(yīng)做好哪些工作？45會(huì)中服務(wù)

一、會(huì)議報(bào)到1.接站示意板，寫上“XXX會(huì)議在X層X號(hào)房召開”。如有可能安排人員在門口迎接，這樣更能顯示出主人的周到熱情。2.簽到大中型會(huì)議一般采取證卡式簽到法，所用證卡應(yīng)隨通知發(fā)出，到會(huì)后查驗(yàn)即可。小型會(huì)議一般采取簿式簽到法，即直接簽名。3.分發(fā)會(huì)議材料（需住宿的發(fā)住房鑰匙）（1）會(huì)議材料的份數(shù)應(yīng)留有余地（2）不要堆在服務(wù)臺(tái)，而應(yīng)裝在資料袋中，在簽到時(shí)分發(fā)（3）會(huì)后需回收的文件，應(yīng)用口頭、文件注明、發(fā)放清退目錄等方法提前告訴與會(huì)者；保密性文件需登記簽收。會(huì)中服務(wù)

一、會(huì)議報(bào)到46會(huì)中服務(wù)

二、組織會(huì)議進(jìn)行1.做好會(huì)議值班工作，確保安全2.編寫會(huì)議記錄會(huì)議記錄是對(duì)會(huì)議基本情況、發(fā)言內(nèi)容和進(jìn)程進(jìn)行記載的原始性文字材料。完成一份完整、簡(jiǎn)潔、條理清楚的會(huì)議記錄是秘書在會(huì)議期間的重要工作內(nèi)容。（1）做好會(huì)議記錄的準(zhǔn)備工作（2）會(huì)議記錄的格式：標(biāo)題+正文+尾部，其中正文又由首部+主體+結(jié)尾組成。正文主體一般包括會(huì)議議題或議程、發(fā)言人及發(fā)言內(nèi)容、會(huì)議決議三項(xiàng)內(nèi)容。（3）會(huì)議記錄的方法（4）會(huì)議記錄的要求（5）會(huì)議錄音、影像記錄（6）會(huì)議記錄的注意事項(xiàng)會(huì)中服務(wù)

二、組織會(huì)議進(jìn)行473.編寫會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)是會(huì)議期間編印的關(guān)于會(huì)議情況的簡(jiǎn)要報(bào)道，用來(lái)交流會(huì)議進(jìn)展情況，以及記載會(huì)上領(lǐng)導(dǎo)的重要講話或與會(huì)代表討論研究的決策性的問題，一般由會(huì)議秘書處或?qū)ｉT的簡(jiǎn)報(bào)組編寫。一般來(lái)說(shuō)人數(shù)多、會(huì)期長(zhǎng)的大中型會(huì)議都要編寫會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)，而會(huì)期短、規(guī)模不大、沒有分組的會(huì)議一般不出簡(jiǎn)報(bào)。（1）會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)的編寫要求（2）會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)的格式：報(bào)頭+報(bào)核+報(bào)尾4.傳接電話會(huì)議進(jìn)行期間一般不能將電話傳接進(jìn)會(huì)場(chǎng)，可請(qǐng)對(duì)方留言，等休會(huì)或是散會(huì)時(shí)傳達(dá)，如果情況十分緊急可用紙條告訴與會(huì)者。5.信息溝通溝通場(chǎng)內(nèi)不同小組。場(chǎng)內(nèi)外相關(guān)部門的溝通等。3.編寫會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)48三、搞好生活服務(wù)1.及時(shí)訂購(gòu)回程票2.打印并分發(fā)會(huì)議代表通訊錄3.組織拍攝會(huì)議集體照及活動(dòng)照4.征詢住宿、膳食意見5.保證參觀、訪問及娛樂活動(dòng)順利進(jìn)行三、搞好生活服務(wù)49本PPT為可編輯版本，您看到以下內(nèi)容請(qǐng)刪除后使用，謝謝您的理解本PPT為可編輯版本，您看到以下內(nèi)容請(qǐng)刪除后使用，謝謝您的理50【解析】【解答】（1）氯化鈉是由鈉離子和氯離子構(gòu)成的；金剛石是由碳原子構(gòu)成的；干冰是由二氧化碳分子構(gòu)成的；（2）質(zhì)子數(shù)為11的是鈉元素，鈉元素原子的最外層電子數(shù)1，在化學(xué)反應(yīng)中容易失去一個(gè)電子形成陽(yáng)離子；（3）化學(xué)變化是生成新分子的變化，其實(shí)質(zhì)是分子分解成原子，原子重新組合形成新的分子，故該反應(yīng)中沒有變的是碳原子和氧原子。

故答案為：氯化鈉；失去；D。

【分析】物質(zhì)有微粒構(gòu)成，構(gòu)成物質(zhì)的微粒有原子、分子、離子是那種，金屬、稀有氣體由原子構(gòu)成；常見氣體由分子構(gòu)成；堿和鹽由離子構(gòu)成。在化學(xué)變化中，原子種類、質(zhì)量、數(shù)目保持不變。26.用微粒的觀點(diǎn)解釋下列現(xiàn)象：

（1）今年我國(guó)要求“公共場(chǎng)所全面禁煙”．非吸煙者往往因別人吸煙而造成被動(dòng)吸煙。

（2）夏天鋼軌間的縫隙變小。

【答案】（1）分子是在不斷的運(yùn)動(dòng)的.

（2）夏天溫度高，鐵原子間的間隔變小.【考點(diǎn)】物質(zhì)的微粒性

【解析】【解答】（1）吸煙生成煙霧，煙霧分子因?yàn)檫\(yùn)動(dòng)，擴(kuò)散到空氣中，使非吸煙者被動(dòng)吸入煙霧分子，造成被動(dòng)吸煙；

（2）鋼軌由鐵原子構(gòu)成.每?jī)筛撥夐g都有一定的間隙，夏天由于氣溫高，使得鋼軌中鐵原子的間隔變大，表現(xiàn)為鋼軌的體積膨脹，則鋼軌間的間隙變小.

故答案為：（1）分子是在不斷運(yùn)動(dòng)的；（2）夏天高溫，鐵原子間的間隔變小.

【分析】微粒觀點(diǎn)的主要內(nèi)容：物質(zhì)是由分子（或原子構(gòu)成），分子間有間隔，分子處于永停息的運(yùn)動(dòng)狀態(tài)中.（1）煙霧分子屬氣體分子，在空氣中擴(kuò)散較快，使非吸煙者被動(dòng)吸煙；

（2）鐵原子間有一定的間隔，溫度升高，則鐵原子間間隔變大，反之則變小，夏天高溫狀態(tài)下，鐵原子間間隔變大，使得鋼軌體積膨脹，則鋼軌間的縫隙變小.【解析】【解答】（1）氯化鈉是由鈉離子和氯離子構(gòu)成的；金剛石51【考點(diǎn)】物質(zhì)的微粒性

【解析】【解答】（1）鐵屬于金屬單質(zhì)，是由鐵原子直接構(gòu)成；氯化鈉是由鈉離子和氯離子構(gòu)成的；二氧化碳是由二氧化碳分子構(gòu)成的．（2）①當(dāng)質(zhì)子數(shù)=核外電子數(shù)，為原子，a=2+8=10，該粒子是原子．原子序數(shù)=質(zhì)子數(shù)=10．②當(dāng)a=8時(shí)，質(zhì)子數(shù)=8，核外電子數(shù)=10，質(zhì)子數(shù)＜核外電子數(shù)，為陰離子。

故答案為：原子；離子；分子；10；10；陰離子。

【分析】物質(zhì)有微粒構(gòu)成，構(gòu)成物質(zhì)的微粒有原子、分子、離子是那種，金屬、稀有氣體由原子構(gòu)成；常見氣體由分子構(gòu)成；堿和鹽由離子構(gòu)成。當(dāng)核電荷數(shù)等于核外電子數(shù)，表示原子，小于時(shí)表示陰離子，大于時(shí)表示陽(yáng)離子。25.初中化學(xué)學(xué)習(xí)中，我們初步認(rèn)識(shí)了物質(zhì)的微觀結(jié)構(gòu)。（3）升高溫度分子運(yùn)動(dòng)速度就加快，只要能說(shuō)明溫度高了運(yùn)動(dòng)速度快了的例子都可以，例如陽(yáng)光下或者溫度高衣服干得快，溫度高水蒸發(fā)的快，糖在熱水里比在冷水里溶解的快等；

（4）由于注射器裝入的藥品少，現(xiàn)象明顯，又是封閉狀態(tài)，所以可以控制體積節(jié)省藥品、可以減少氣體揮發(fā)造成的污染等．

故答案為：（1）固體；

（2）分子的質(zhì)量大小或者相對(duì)分子質(zhì)量大?。ê侠砑唇o分）；

（3）陽(yáng)光下或者溫度高衣服干得快，溫度高水蒸發(fā)的快，糖在熱水里比在冷水里溶解的快等；

（4）可以控制體積節(jié)省藥品、可以減少氣體揮發(fā)造成的污染等

【分析】（1）根據(jù)實(shí)驗(yàn)現(xiàn)象判斷氯化銨的狀態(tài)；（2）根據(jù)它們的相對(duì)分子質(zhì)量的區(qū)別考慮；（3）根據(jù)溫度與運(yùn)動(dòng)速度的關(guān)系考慮；（4）根據(jù)注射器的特點(diǎn)考慮．【考點(diǎn)】物質(zhì)的微粒性52【解析】【解答】A、向一定質(zhì)量的鹽酸和氯化鈣的混合溶液中逐滴加入碳酸鈉溶液至過(guò)量的過(guò)程中，生成氯化鈉的質(zhì)量不斷增大，當(dāng)碳酸鈉與鹽酸和氯化鈣完全反應(yīng)時(shí)，氯化鈉的質(zhì)量不再增大，A符合題意；

B、向稀硫酸中加水，溶液的pH逐漸增大至接近于7，B不符合題意；

C、向一定質(zhì)量的稀硫酸中逐滴加入氫氧化鋇溶液至過(guò)量的過(guò)程中，氫氧化鋇不斷和硫酸反應(yīng)生成硫酸鋇沉淀和水，溶質(zhì)的質(zhì)量減小，質(zhì)量分?jǐn)?shù)也減小，當(dāng)氫氧化鋇和稀硫酸完全反應(yīng)時(shí)，繼續(xù)滴加氫氧化鋇溶液時(shí)，質(zhì)量分?jǐn)?shù)應(yīng)該由小變大，C不符合題意；

D、加熱高錳酸鉀時(shí)，當(dāng)溫度達(dá)到一定程度時(shí)，高錳酸鉀開始分解生成錳酸鉀、二氧化錳和氧氣，隨著反應(yīng)的進(jìn)行，剩余固體的質(zhì)量不斷減少，當(dāng)高錳酸鉀完全反應(yīng)時(shí)，剩余固體的質(zhì)量不再變化，D符合題意?！窘馕觥俊窘獯稹緼、可燃物的在著火點(diǎn)是一定的，不會(huì)降低，故說(shuō)法錯(cuò)誤，可選；

B、爆炸是物質(zhì)在有限的空間內(nèi)，發(fā)生急劇燃燒，短時(shí)間內(nèi)聚集大量的熱，使周圍的氣體的體積膨脹造成的．可見爆炸需要氧氣的參與，可使燃燒處于暫時(shí)缺氧狀態(tài)，達(dá)到滅火的目的．故說(shuō)法正確，不可選；【解析】【解答】燃燒需要同時(shí)滿足三個(gè)條件：一是要有可燃物，二是可燃物要與氧氣接觸，三是溫度要達(dá)到可燃物的著火點(diǎn)；以上三個(gè)條件都能滿足時(shí)，可燃物才能發(fā)生燃燒。滅火的原理就是破壞燃燒的條件。根據(jù)描述，自動(dòng)滅火陶瓷磚會(huì)噴出氦氣和二氧化碳，故滅火的原理是隔絕氧氣?！窘馕觥俊窘獯稹緼、向一定質(zhì)量的鹽酸和氯化鈣的混合溶液中逐滴53【解析】【解答】解：A、從題目中表格知，H2體積分?jǐn)?shù)為10%﹣﹣70%的H2和空氣混合氣體，點(diǎn)燃時(shí)會(huì)發(fā)生爆炸，故A正確；

B、收集的H2能安靜燃燒，說(shuō)明H2的純度大于等于80%，故B項(xiàng)錯(cuò)誤；

C、用向下排空氣法收集H2

，保持試管倒置移近火焰，如果沒有聽到任何聲音，表示收集的H2純度大于等于80%，故C項(xiàng)錯(cuò)誤；

D、氫氣和空氣的混合氣體點(diǎn)燃不一定發(fā)生爆炸，只有在爆炸極限范圍內(nèi)才會(huì)發(fā)生爆炸，故D項(xiàng)錯(cuò)誤．

故選A．

【分析】可燃物質(zhì)（可燃?xì)怏w、蒸氣和粉塵）與空氣（或氧氣）在一定的濃度范圍內(nèi)均勻混合，遇著火源可能會(huì)發(fā)生爆炸，這個(gè)濃度范圍稱為爆炸極限．可燃性混合物能夠發(fā)生爆炸的最低濃度和最高濃度，分別稱為爆炸下限和爆炸上限，在低于爆炸下限時(shí)不爆炸也不著火，在高于爆炸上限同樣不燃不爆．因此可燃性氣體在點(diǎn)燃前需要先檢驗(yàn)氣體的純度，以防發(fā)生爆炸．【解析】【解答】A、通過(guò)實(shí)驗(yàn)可以知道燒杯中的白磷沒有燃燒，說(shuō)明燒杯中的白磷雖然溫度達(dá)到著火點(diǎn)，但沒有與氧氣接觸，所以不能燃燒，從而可以判斷燒杯中的熱水不僅僅是只起到加熱的作用，故A說(shuō)法正確；

B、銅片上白磷燃燒是溫度達(dá)到了著火點(diǎn)且與氧氣接觸，滿足燃燒的條件，故B說(shuō)法正確；

C、銅片上的紅磷沒有燃燒是溫度過(guò)低沒有達(dá)到其著火點(diǎn)，沒有滿足燃燒的條件，故C說(shuō)法正確；

D、燒杯中的白磷通入空氣（氧氣）就會(huì)燃燒，出現(xiàn)“水火相容”的奇觀，故D說(shuō)法錯(cuò)誤．

故選D．【解析】【解答】解：A、從題目中表格知，H2體積分?jǐn)?shù)為10%5424.能源、環(huán)境、安全已成為人們?nèi)找骊P(guān)注的問題．

（1）三大化石燃料包括煤、________、天然氣等；它們都是________（填“可再生”或“不可再生”）能源．

（2）控制反應(yīng)的條件可使燃料充分燃燒．燃煤發(fā)電時(shí)，將煤塊粉碎成煤粉的目的是________（3）天然氣主要成分為甲烷，寫出甲烷充分燃燒的化學(xué)方程式________下列有關(guān)天然氣（或甲烷）的說(shuō)法正確的是________（填字母）．

A．沼氣中的主要成分是甲烷

B．甲烷氣體不會(huì)產(chǎn)生溫室效應(yīng)

C．用天然氣代替煤作燃料，有利于減少酸雨形成YouandyourfriendsareleavingaconcertonaFridaynight.Whenyougetoutside,yourearsareringing.Youhavetoshouttobeheard.36Sonoharmdone…right?Notquite.Temporarybuzzingmaybeeasytoignore,butrepeatedexposuretoloudnoisewilleventuallycauseserious---andirreversible(無(wú)法治愈的)---hearingloss.AnewstudyconductedbyresearchersatBrighamandWomen’sHospitalinBostonshowsthatoneinfivepeoplebetweentheagesof12and19areexperiencingslighthearingloss,andonein20havemildhearingloss.37Butthegoodnewsisthatthereplentyofwaysyoucanprotectyourearsfromfurtherdamage—andstilllistentothemusicyoulove:

Askaround.Putyourearbudsinoryourheadphoneson,andthenaskafriendnexttoyouwhetherornotheorshecanhearwhatyou’relisteningto.38Turnitdown.

Buynoise-cancelingheadphones.Apairofearbudsorheadphonesthatfitscomfortablywilllimitoutsidenoisesothatyoucanhearyourmusicbetteratlowervolumes.24.能源、環(huán)境、安全已成為人們?nèi)找骊P(guān)注的問題．55思考：會(huì)議秘書在會(huì)中應(yīng)做好哪些工作？會(huì)中的服務(wù)與組織思考：會(huì)中的服務(wù)與組織56會(huì)務(wù)工作流程圖2（會(huì)中）做好會(huì)議記錄組織簽到做好會(huì)議值班保衛(wèi)工作報(bào)到及接待工作做好后勤保障工作編寫會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)或快報(bào)做好會(huì)議保密工作會(huì)議信息工作會(huì)務(wù)工作流程圖2（會(huì)中）做好會(huì)議記錄組織簽到做好會(huì)議值班保57會(huì)議服務(wù)與組織工作一、組織報(bào)到和簽到兩種會(huì)議須會(huì)前報(bào)到——代表大會(huì)或重要的工作會(huì)議；有外部人員參加的專題性會(huì)議。(一)接站和引導(dǎo)1．接站。（1)充分掌握與會(huì)者情況，避免錯(cuò)接和漏接。(2)接站現(xiàn)場(chǎng)及交通工具標(biāo)志要醒目會(huì)議服務(wù)與組織工作一、組織報(bào)到和簽到583.引導(dǎo)會(huì)間工作人員為與會(huì)者指引會(huì)場(chǎng)、展區(qū)、餐廳、住宿的房間以及指示與會(huì)者問詢的路線、方向和具體的位置。2．報(bào)到：指與會(huì)者在到達(dá)會(huì)議活動(dòng)所在地時(shí)所辦理的登記注冊(cè)手續(xù)。一般在大會(huì)會(huì)務(wù)組的房間進(jìn)行，報(bào)到要盡量從簡(jiǎn)3.引導(dǎo)59報(bào)到注意事項(xiàng)：(1)查驗(yàn)證件，確認(rèn)與會(huì)者的參會(huì)資格；(2)請(qǐng)與會(huì)者在登記表上填寫個(gè)人姓名、性別、年齡、單位、職務(wù)、職稱、聯(lián)系地址、電話、郵政編碼等有關(guān)信息，以備編印通訊名錄。報(bào)到注意事項(xiàng)：(1)查驗(yàn)證件，確認(rèn)與會(huì)者的參會(huì)資格；60××××?xí)h報(bào)到登記表

（200×年×月×日）序號(hào)姓名性別年齡工作單位職務(wù)職稱通訊地址電話手機(jī)電子郵箱房間號(hào)××××?xí)h報(bào)到登記表

（200×年×月×日）序號(hào)姓名性別年61(3)統(tǒng)一接收與會(huì)者隨身帶來(lái)的需要在會(huì)上分發(fā)的材料，經(jīng)審查后再統(tǒng)一分發(fā)(4)分發(fā)會(huì)議文件及有關(guān)材料（裝袋）。(3)統(tǒng)一接收與會(huì)者隨身帶來(lái)的需要在會(huì)上分發(fā)的材料，經(jīng)審查后62案例：志遠(yuǎn)股份有限公司董事會(huì)召開會(huì)議，討論從國(guó)外引進(jìn)生產(chǎn)設(shè)備的問題。秘書張志負(fù)責(zé)為與會(huì)董事準(zhǔn)備會(huì)議所需文件資料，因?yàn)橛卸嗉覈?guó)外公司競(jìng)標(biāo)，所以材料很多。張志由于時(shí)間倉(cāng)促就為每位董事準(zhǔn)備了一個(gè)文件夾，將所有材料放入文件夾。有三位董事在會(huì)前回復(fù)說(shuō)將有事不能參加會(huì)議，于是，張志就沒有準(zhǔn)備他們的資料，不想，正式開會(huì)時(shí)，其中的兩位又趕了回來(lái)，結(jié)果會(huì)上有的董事因沒有資料可看而無(wú)法發(fā)表意見，有的董事面對(duì)一疊資料不知如何找到想看的資料，從而影響了會(huì)議的進(jìn)度。案例：志遠(yuǎn)股份有限公司董事會(huì)召開會(huì)議，討論從國(guó)外引進(jìn)生產(chǎn)設(shè)備63思考分析：1、秘書張志的工作有哪些不足？原因是什么？2、如果讓你準(zhǔn)備這次會(huì)議所需文件資料，你會(huì)怎么做？3、你從中吸取了什么經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)？思考分析：1、秘書張志的工作有哪些不足？原因是什么？64一是會(huì)議資料數(shù)量要適中，留有充分的余地；二是根據(jù)會(huì)議議程或日程安排順序裝袋；三是最好據(jù)此情況列出一份會(huì)議文件（資料）清單，便于與會(huì)者對(duì)照閱讀。四是重要文件必須履行簽收手續(xù)，分發(fā)時(shí)要編號(hào)、登記；五是會(huì)后需要退回的文件（征求意見稿、保密性文件等）應(yīng)附上一份文件清退目錄；囑其妥善保存，會(huì)后退回。六是重要而又需事先送達(dá)與會(huì)者的文件，應(yīng)派專人專遞、傳真、特快專遞等送達(dá)。一是會(huì)議資料數(shù)量要適中，留有充分的余地；65注意：除正常的會(huì)議文件外，還應(yīng)有會(huì)議日程表、與會(huì)者名錄及房間安排表、會(huì)議代表證、人員分組表、就餐桌號(hào)、集體合影位置圖等。如果安排參觀考察、旅游和文藝活動(dòng)，還應(yīng)有乘坐車的車號(hào)和觀看演出的門票。注意：除正常的會(huì)議文件外，還應(yīng)有會(huì)議日程表、與會(huì)者名錄及房間66(5)預(yù)收會(huì)務(wù)費(fèi)、食宿費(fèi)、資料費(fèi)等費(fèi)用，當(dāng)場(chǎng)開具收據(jù)。（6）登記與會(huì)者返程的時(shí)間、車次(軟臥、硬臥還是硬座)或飛機(jī)的航班，并預(yù)收車(機(jī))票費(fèi)；向與會(huì)者解答會(huì)議的有關(guān)問題并提醒應(yīng)該注意的事項(xiàng)。

(5)預(yù)收會(huì)務(wù)費(fèi)、食宿費(fèi)、資料費(fèi)等費(fèi)用，當(dāng)場(chǎng)開具收據(jù)。67（二）簽到1．簽到的作用。一是可以檢查核對(duì)與會(huì)人員，二是可以統(tǒng)計(jì)到會(huì)人數(shù)。三是留下第一手簽到記錄，為以后的查考提供歷史憑證。（二）簽到1．簽到的作用。682．會(huì)議簽到的方式。(1)簿式簽到——適用于小型會(huì)議或各類慶典和儀式(2)卡片式簽到——適用于大中型會(huì)議和重要會(huì)議(3)電子簽到——常與卡式（磁卡）簽到配合使用（4）表式簽到（5）秘書代簽2．會(huì)議簽到的方式。(1)簿式簽到——適用于小型會(huì)議或各類慶693．簽到表的格式。同一個(gè)單位或同一類會(huì)議的簽到表應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一格式。(1)標(biāo)題。

(2)正文。①會(huì)議名稱。②主辦單位。③舉行時(shí)間④舉行地點(diǎn)。⑤應(yīng)到單位名稱或應(yīng)到人姓名。⑥與會(huì)者簽名。3．簽到表的格式。同一個(gè)單位或同一類會(huì)議的簽到表應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一格70二、做好會(huì)議記錄思考：所有會(huì)議都應(yīng)做記錄嗎？為什么？(一)會(huì)議記錄的含義、作用1．含義：是會(huì)議客觀進(jìn)程原始、真實(shí)信息的記載2、作用(1)為日后查考、研究會(huì)議提供第一手材料。(2)在一些法定性會(huì)議中，會(huì)議記錄經(jīng)發(fā)言者和會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)簽字后，具有法律效力。(3)便于領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)、全面了解和掌握會(huì)議的進(jìn)展情況和動(dòng)向。(4)為形成決定、決議、會(huì)議紀(jì)要等最后文件打好基礎(chǔ)。(5)經(jīng)會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)和發(fā)言者同意，可散發(fā)會(huì)議記錄整理稿，以便傳達(dá)和學(xué)習(xí)會(huì)議精神。(6)圖像類會(huì)議記錄還可以用于會(huì)議宣傳報(bào)道。二、做好會(huì)議記錄思考：所有會(huì)議都應(yīng)做記錄嗎？為什么？71(二)會(huì)議記錄的格式和內(nèi)容1．標(biāo)題。(1)專用性標(biāo)題。如“xx公司行政辦公會(huì)議記錄”“xx學(xué)會(huì)第x次理事會(huì)會(huì)議記錄”。(2)通用性標(biāo)題。適用一般會(huì)議，只寫“會(huì)議記錄”即可。(二)會(huì)議記錄的格式和內(nèi)容1．標(biāo)題。722．首部(會(huì)議概況)(1)會(huì)議的名稱。(2)會(huì)議時(shí)間(3)會(huì)議地點(diǎn)(4)會(huì)議召集人或主持人（姓名和職務(wù),甚至單位名稱）(5)參加人員（出席人、列席人、旁聽人等）(6)缺席人員2．首部(會(huì)議概況)733．主體。(1)會(huì)議的議程和議題。(2)發(fā)言情況_重點(diǎn)，包括發(fā)言人姓名和發(fā)言內(nèi)容(3)會(huì)議結(jié)果_對(duì)議題的通過(guò)、緩議、撤銷、否決等(4)會(huì)場(chǎng)情況_會(huì)期會(huì)場(chǎng)內(nèi)發(fā)生的與會(huì)議進(jìn)程有關(guān)并且具有記錄價(jià)值的情況。3．主體。744．尾部。(1)記錄人。(2)審核人。(3)發(fā)言人。(4)法定的簽字人員。4．尾部。(1)記錄人。75xx學(xué)會(huì)第（）次理事會(huì)議記錄時(shí)間年月日午時(shí)分至日午時(shí)分地點(diǎn)主持出席列席缺席共頁(yè)（發(fā)言人姓名）（會(huì)議進(jìn)程記錄）記錄人：審核人：審核日期：xx學(xué)會(huì)第（）次理事會(huì)議記錄時(shí)間年月日午76會(huì)議名稱主辦部門時(shí)間年月日午時(shí)分地點(diǎn)主持人出席列席缺席審核記錄發(fā)言人（發(fā)言內(nèi)容及決議）發(fā)言人簽署：

會(huì)議名稱主辦部門時(shí)間年月日午時(shí)分地點(diǎn)主持人出席列席缺席審77（三）會(huì)議記錄的方法和要求1．會(huì)議記錄的方法。(1)詳細(xì)記錄——重要會(huì)議(2)簡(jiǎn)易記錄——較為簡(jiǎn)單的事務(wù)性會(huì)議(3)摘要記錄——一般性會(huì)議。（三）會(huì)議記錄的方法和要求1．會(huì)議記錄的方法。78摘要記錄的重點(diǎn)：會(huì)議中心議題以及圍繞中心議題展開的有關(guān)活動(dòng)；會(huì)議討論、爭(zhēng)論的焦點(diǎn)及其各方的主要見解；權(quán)威人士或代表人物的言論；會(huì)議開始時(shí)的定調(diào)性言論和結(jié)束前的總結(jié)性言論；會(huì)議已議決的或議而未決的事項(xiàng)；對(duì)會(huì)議產(chǎn)生較大影響的其他言論或活動(dòng)摘要記錄的重點(diǎn)：792．會(huì)議記錄的要求。(1)人員落實(shí)。(2)準(zhǔn)備充分。(3)客觀真實(shí)，全面準(zhǔn)確。(4)清楚規(guī)范。2．會(huì)議記錄的要求。(1)人員落實(shí)。80（四）認(rèn)真核實(shí)與整理（五）編寫會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)（略）（四）認(rèn)真核實(shí)與整理81三、做好會(huì)議服務(wù)工作（一）當(dāng)好舞臺(tái)監(jiān)督某校召開表彰大會(huì)，對(duì)全校七八個(gè)先進(jìn)集體，數(shù)十名先進(jìn)個(gè)人，頒發(fā)錦旗和獎(jiǎng)狀。當(dāng)領(lǐng)獎(jiǎng)的同學(xué)上臺(tái)領(lǐng)到錦旗和獎(jiǎng)狀后，有幾名同學(xué)當(dāng)即發(fā)現(xiàn)獎(jiǎng)狀上的名字不對(duì)，轉(zhuǎn)頭向領(lǐng)導(dǎo)更換和相互交換，一時(shí)間領(lǐng)獎(jiǎng)臺(tái)上競(jìng)亂糟槽。思考：該案例給我們什么啟示？三、做好會(huì)議服務(wù)工作（一）當(dāng)好舞臺(tái)監(jiān)督82一般工作例會(huì):做好會(huì)議記錄;在議題轉(zhuǎn)換時(shí)通知有關(guān)列席人員到會(huì)。大型工作會(huì)議或群眾集會(huì):傳遞上下臨時(shí)性信息;有關(guān)人員的臨時(shí)性調(diào)度等。一般工作例會(huì):做好會(huì)議記錄;在議題轉(zhuǎn)換時(shí)通知有關(guān)列席人員到會(huì)83具體的工作內(nèi)容有：1、為主席臺(tái)上領(lǐng)導(dǎo)傳遞信息——臨時(shí)動(dòng)議找人或交代問題2、傳遞會(huì)外緊急情況或與會(huì)者重要提議3、通知或示意播放音樂，組織禮儀小姐和受獎(jiǎng)人員上臺(tái)——頒獎(jiǎng)時(shí)4、安排人員倒茶水5、相機(jī)處理臨時(shí)性事宜等。具體的工作內(nèi)容有：1、為主席臺(tái)上領(lǐng)導(dǎo)傳遞信息——臨時(shí)動(dòng)84[案例]

某企業(yè)準(zhǔn)備在10月l0日上午10點(diǎn)于華海大廈召開大型的新產(chǎn)品訂貨會(huì)。參加的有本單位、外單位的人員。會(huì)上需要租借放映機(jī)來(lái)進(jìn)行產(chǎn)品操作演示?？偨?jīng)理秘書洪小姐負(fù)責(zé)租賃放映機(jī)。接到任務(wù)后，打電話給租賃公司，要求l0日上午9點(diǎn)50分準(zhǔn)時(shí)把放映機(jī)送到華海大廈會(huì)議廳。10日上午，會(huì)議開幕前，秘書們都在緊張地做著最后的準(zhǔn)備工作。洪小姐一看表，呀，已經(jīng)9點(diǎn)55分了，放映機(jī)還沒有送到，于是馬上打電話去問，對(duì)方回答機(jī)器已送出。

眼看著各地來(lái)賓已陸續(xù)進(jìn)場(chǎng)，洪小姐心急如焚……[案例]某企業(yè)準(zhǔn)備在10月l0日上午10點(diǎn)于華海大廈召開85思考：1．假如你是洪小姐，對(duì)接下去可能發(fā)生的各種情況，應(yīng)該如何處理?2．假如放映機(jī)在10點(diǎn)還未送到，你將馬上向總經(jīng)理報(bào)告還是擅自決定調(diào)整會(huì)議議程?3、怎樣才能避免此類事故的發(fā)生？思考：1．假如你是洪小姐，對(duì)接下去可能發(fā)生的各種情況，應(yīng)該如86（二）組織好會(huì)議集體攝影一次重要的國(guó)際會(huì)議，十多個(gè)國(guó)家的領(lǐng)導(dǎo)人在一起聚會(huì)。因?yàn)榻M織者的疏忽，在集體攝影中竟將兩位女性領(lǐng)導(dǎo)人安排在了后排，結(jié)果在這一重要國(guó)際會(huì)議的“全家?！校拐也坏竭@兩位女性領(lǐng)導(dǎo)人的影像，引起兩國(guó)輿論的指責(zé)。此案例給我們什么啟示？（二）組織好會(huì)議集體攝影一次重要的國(guó)際會(huì)議，十多個(gè)國(guó)家的領(lǐng)導(dǎo)871、選好地址2、搭好攝影臺(tái)3、編制好與會(huì)人員的站位圖表1、選好地址88（三）安排好參觀考察和旅游活動(dòng)1、選好項(xiàng)目2、檢查活動(dòng)對(duì)象。包括車程、交通和路況、停留時(shí)間；陪同人員、解說(shuō)人員和導(dǎo)游人員的安排，現(xiàn)場(chǎng)的清潔、安全和整體環(huán)境情況等3、組織指揮活動(dòng)。一要配備安全狀況和設(shè)施條件好的車輛，確保交通安全。二要對(duì)車輛進(jìn)行編號(hào)，乘坐人和車要固定，并隨時(shí)清點(diǎn)人數(shù)。（三）安排好參觀考察和旅游活動(dòng)1、選好項(xiàng)目89

1、做好會(huì)議期間信息的收集、傳遞、反饋工作.（1）秘書要多聽、多記、多想、多算、多跑，全面搜集信息。（2）深入會(huì)議，掌握第一手資料。（3）注重對(duì)會(huì)議信息加工提煉，方便各方利用。（4）注重實(shí)效，并收集反饋信息。1、做好會(huì)議期間信息的收集、傳遞、反饋工作.902、做好會(huì)議期間的對(duì)外宣傳（1）妥善處理與新聞媒體的關(guān)系。（2）注意內(nèi)外有別，嚴(yán)守單位秘密。（3）選擇宣傳內(nèi)容應(yīng)堅(jiān)持對(duì)象、效果、時(shí)效、費(fèi)用的原則。(4)收集媒體對(duì)會(huì)議的報(bào)道提供給領(lǐng)導(dǎo).（5）為領(lǐng)導(dǎo)召開記者招待會(huì)提供資料。2、做好會(huì)議期間的對(duì)外宣傳（1）妥善處理與新聞媒體的關(guān)系。91值班人員的職責(zé)：隨時(shí)應(yīng)對(duì)各種突發(fā)性事件；控制與會(huì)議無(wú)關(guān)的人員進(jìn)入會(huì)場(chǎng)保持與領(lǐng)導(dǎo)和后勤服務(wù)部門主管人員的聯(lián)系，以便及時(shí)協(xié)調(diào)解決出現(xiàn)的各種問題；及時(shí)協(xié)調(diào)解決與會(huì)人員提出的意見和問題做好會(huì)議期間各項(xiàng)活動(dòng)和矛盾的協(xié)調(diào)工作：檢查安全保衛(wèi)工作；填寫值班記錄（五）安排好會(huì)議值班值班人員的職責(zé)：（五）安排好會(huì)議值班92四、有效引導(dǎo)會(huì)議進(jìn)程（一）會(huì)議主持人基本知識(shí)通常由有經(jīng)驗(yàn)、有能力的人，或是有相當(dāng)?shù)匚?、威望的人?dān)任。當(dāng)然主持人和臨時(shí)主持人主持人任務(wù):控制并引導(dǎo)會(huì)議進(jìn)程即闡明目標(biāo)，鼓勵(lì)大家各抒己見，并保證給予每一個(gè)成員有合理的發(fā)言機(jī)會(huì)和時(shí)間，保證每一個(gè)會(huì)議成員都明白會(huì)后自己應(yīng)該承擔(dān)的工作，使會(huì)議順利進(jìn)行，并按時(shí)完成各項(xiàng)議題。會(huì)議的成功與否80％以上的責(zé)任在于會(huì)議的主持人。四、有效引導(dǎo)會(huì)議進(jìn)程（一）會(huì)議主持人基本知識(shí)93（二）引導(dǎo)會(huì)議進(jìn)程的方法1、會(huì)前：認(rèn)真研讀有關(guān)文件材料，了解會(huì)議有關(guān)問題2、明確會(huì)議時(shí)間，準(zhǔn)時(shí)開會(huì)、散會(huì)3、掌握好會(huì)議討論、結(jié)束討論、休息與結(jié)束會(huì)議的時(shí)機(jī)（二）引導(dǎo)會(huì)議進(jìn)程的方法1、會(huì)前：認(rèn)真研讀有關(guān)文件材料，了解94思考：有人在不適宜的是否插話怎么辦?堅(jiān)持說(shuō)完你的看法。你可以說(shuō)：“請(qǐng)?jiān)彛疫€沒有說(shuō)完，我的意思是……”也可用身體語(yǔ)言或音量制止別人的插話舉動(dòng)——向插話者揮手致意，并繼續(xù)用同樣或更高的音量說(shuō)下去思考：有人在不適宜的是否插話怎么辦?堅(jiān)持說(shuō)完你的看法。你可以95（三）引導(dǎo)會(huì)議進(jìn)程的技巧1、提前到達(dá)會(huì)場(chǎng)，營(yíng)造和諧會(huì)議氣氛2、開門見山進(jìn)入會(huì)議3、議題集中4、控制好會(huì)議的進(jìn)度和時(shí)間5、鼓勵(lì)發(fā)言者積極發(fā)言6、努力消除交流障礙7、善于運(yùn)用直觀教具來(lái)增強(qiáng)效果（三）引導(dǎo)會(huì)議進(jìn)程的技巧1、提前到達(dá)會(huì)場(chǎng)，營(yíng)造和諧會(huì)議氣氛968、及時(shí)結(jié)束會(huì)議思考：如何及時(shí)結(jié)束會(huì)議？首先準(zhǔn)確判斷時(shí)機(jī)其次簡(jiǎn)短地報(bào)告此次會(huì)議的決定。第三對(duì)與會(huì)者再次表示感謝，并安排與會(huì)者退場(chǎng)，及時(shí)清理會(huì)場(chǎng)。8、及時(shí)結(jié)束會(huì)議思考：如何及時(shí)結(jié)束會(huì)議？97（四）會(huì)議中可能出現(xiàn)問題的掌控1．兩派對(duì)立或?qū)α⒔Y(jié)論出現(xiàn)辦法之一是引導(dǎo)會(huì)議進(jìn)入下一個(gè)議題。辦法之二是告訴他們可以在會(huì)后留下來(lái)，單獨(dú)解決他們之間的爭(zhēng)論。（四）會(huì)議中可能出現(xiàn)問題的掌控1．兩派對(duì)立或?qū)α⒔Y(jié)論出現(xiàn)98

2．應(yīng)付開會(huì)中一些行為特別的人(1)始終沉默的人。(2)反對(duì)任何建議的人——天生的“反對(duì)派(3)脫離主題的人。(4)開會(huì)時(shí)打瞌睡的人。2．應(yīng)付開會(huì)中一些行為特別的人(1)始終沉默的人。99

第四節(jié)會(huì)議善后工作思考：會(huì)后，秘書應(yīng)做好哪些工作？第四節(jié)會(huì)議善后工作思考：會(huì)后，秘書應(yīng)做好哪些工作？100會(huì)中服務(wù)

一、會(huì)議報(bào)到1.接站示意板，寫上“XXX會(huì)議在X層X號(hào)房召開”。如有可能安排人員在門口迎接，這樣更能顯示出主人的周到熱情。2.簽到大中型會(huì)議一般采取證卡式簽到法，所用證卡應(yīng)隨通知發(fā)出，到會(huì)后查驗(yàn)即可。小型會(huì)議一般采取簿式簽到法，即直接簽名。3.分發(fā)會(huì)議材料（需住宿的發(fā)住房鑰匙）（1）會(huì)議材料的份數(shù)應(yīng)留有余地（2）不要堆在服務(wù)臺(tái)，而應(yīng)裝在資料袋中，在簽到時(shí)分發(fā)（3）會(huì)后需回收的文件，應(yīng)用口頭、文件注明、發(fā)放清退目錄等方法提前告訴與會(huì)者；保密性文件需登記簽收。會(huì)中服務(wù)

一、會(huì)議報(bào)到101會(huì)中服務(wù)

二、組織會(huì)議進(jìn)行1.做好會(huì)議值班工作，確保安全2.編寫會(huì)議記錄會(huì)議記錄是對(duì)會(huì)議基本情況、發(fā)言內(nèi)容和進(jìn)程進(jìn)行記載的原始性文字材料。完成一份完整、簡(jiǎn)潔、條理清楚的會(huì)議記錄是秘書在會(huì)議期間的重要工作內(nèi)容。（1）做好會(huì)議記錄的準(zhǔn)備工作（2）會(huì)議記錄的格式：標(biāo)題+正文+尾部，其中正文又由首部+主體+結(jié)尾組成。正文主體一般包括會(huì)議議題或議程、發(fā)言人及發(fā)言內(nèi)容、會(huì)議決議三項(xiàng)內(nèi)容。（3）會(huì)議記錄的方法（4）會(huì)議記錄的要求（5）會(huì)議錄音、影像記錄（6）會(huì)議記錄的注意事項(xiàng)會(huì)中服務(wù)

二、組織會(huì)議進(jìn)行1023.編寫會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)是會(huì)議期間編印的關(guān)于會(huì)議情況的簡(jiǎn)要報(bào)道，用來(lái)交流會(huì)議進(jìn)展情況，以及記載會(huì)上領(lǐng)導(dǎo)的重要講話或與會(huì)代表討論研究的決策性的問題，一般由會(huì)議秘書處或?qū)ｉT的簡(jiǎn)報(bào)組編寫。一般來(lái)說(shuō)人數(shù)多、會(huì)期長(zhǎng)的大中型會(huì)議都要編寫會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)，而會(huì)期短、規(guī)模不大、沒有分組的會(huì)議一般不出簡(jiǎn)報(bào)。（1）會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)的編寫要求（2）會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)的格式：報(bào)頭+報(bào)核+報(bào)尾4.傳接電話會(huì)議進(jìn)行期間一般不能將電話傳接進(jìn)會(huì)場(chǎng)，可請(qǐng)對(duì)方留言，等休會(huì)或是散會(huì)時(shí)傳達(dá)，如果情況十分緊急可用紙條告訴與會(huì)者。5.信息溝通溝通場(chǎng)內(nèi)不同小組。場(chǎng)內(nèi)外相關(guān)部門的溝通等。3.編寫會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)103三、搞好生活服務(wù)1.及時(shí)訂購(gòu)回程票2.打印并分發(fā)會(huì)議代表通訊錄3.組織拍攝會(huì)議集體照及活動(dòng)照4.征詢住宿、膳食意見5.保證參觀、訪問及娛樂活動(dòng)順利進(jìn)行三、搞好生活服務(wù)104本PPT為可編輯版本，您看到以下內(nèi)容請(qǐng)刪除后使用，謝謝您的理解本PPT為可編輯版本，您看到以下內(nèi)容請(qǐng)刪除后使用，謝謝您的理105【解析】【解答】（1）氯化鈉是由鈉離子和氯離子構(gòu)成的；金剛石是由碳原子構(gòu)成的；干冰是由二氧化碳分子構(gòu)成的；（2）質(zhì)子數(shù)為11的是鈉元素，鈉元素原子的最外層電子數(shù)1，在化學(xué)反應(yīng)中容易失去一個(gè)電子形成陽(yáng)離子；（3）化學(xué)變化是生成新分子的變化，其實(shí)質(zhì)是分子分解成原子，原子重新組合形成新的分子，故該反應(yīng)中沒有變的是碳原子和氧原子。

故答案為：氯化鈉；失去；D。

【分析】物質(zhì)有微粒構(gòu)成，構(gòu)成物質(zhì)的微粒有原子、分子、離子是那種，金屬、稀有氣體由原子構(gòu)成；常見氣體由分子構(gòu)成；堿和鹽由離子構(gòu)成。在化學(xué)變化中，原子種類、質(zhì)量、數(shù)目保持不變。26.用微粒的觀點(diǎn)解釋下列現(xiàn)象：

（1）今年我國(guó)要求“公共場(chǎng)所全面禁煙”．非吸煙者往往因別人吸煙而造成被動(dòng)吸煙。

（2）夏天鋼軌間的縫隙變小。

【答案】（1）分子是在不斷的運(yùn)動(dòng)的.

（2）夏天溫度高，鐵原子間的間隔變小.【考點(diǎn)】物質(zhì)的微粒性

【解析】【解答】（1）吸煙生成煙霧，煙霧分子因?yàn)檫\(yùn)動(dòng)，擴(kuò)散到空氣中，使非吸煙者被動(dòng)吸入煙霧分子，造成被動(dòng)吸煙；

（2）鋼軌由鐵原子構(gòu)成.每?jī)筛撥夐g都有一定的間隙，夏天由于氣溫高，使得鋼軌中鐵原子的間隔變大，表現(xiàn)為鋼軌的體積膨脹，則鋼軌間的間隙變小.

故答案為：（1）分子是在不斷運(yùn)動(dòng)的；（2）夏天高溫，鐵原子間的間隔變小.

【分析】微粒觀點(diǎn)的主要內(nèi)容：物質(zhì)是由分子（或原子構(gòu)成），分子間有間隔，分子處于永停息的運(yùn)動(dòng)狀態(tài)中.（1）煙霧分子屬氣體分子，在空氣中擴(kuò)散較快，使非吸煙者被動(dòng)吸煙；

（2）鐵原子間有一定的間隔，溫度升高，則鐵原子間間隔變大，反之則變小，夏天高溫狀態(tài)下，鐵原子間間隔變大，使得鋼軌體積膨脹，則鋼軌間的縫隙變小.【解析】【解答】（1）氯化鈉是由鈉離子和氯離子構(gòu)成的；金剛石106【考點(diǎn)】物質(zhì)的微粒性

【解析】【解答】（1）鐵屬于金屬單質(zhì)，是由鐵原子直接構(gòu)成；氯化鈉是由鈉離子和氯離子構(gòu)成的；二氧化碳是由二氧化碳分子構(gòu)成的．（2）①當(dāng)質(zhì)子數(shù)=核外電子數(shù)，為原子，a=2+8=10，該粒子是原子．原子序數(shù)=質(zhì)子數(shù)=10．②當(dāng)a=8時(shí)，質(zhì)子數(shù)=8，核外電子數(shù)=10，質(zhì)子數(shù)＜核外電子數(shù)，為陰離子。

故答案為：原子；離子；分子；10；10；陰離子。

【分析】物質(zhì)有微粒構(gòu)成，構(gòu)成物質(zhì)的微粒有原子、分子、離子是那種，金屬、稀有氣體由原子構(gòu)成；常見氣體由分子構(gòu)成；堿和鹽由離子構(gòu)成。當(dāng)核電荷數(shù)等于核外電子數(shù)，表示原子，小于時(shí)表示陰離子，大于時(shí)表示陽(yáng)離子。25.初中化學(xué)學(xué)習(xí)中，我們初步認(rèn)識(shí)了物質(zhì)的微觀結(jié)構(gòu)。（3）升高溫度分子運(yùn)動(dòng)速度就加快，只要能說(shuō)明溫度高了運(yùn)動(dòng)速度快了的例子都可以，例如陽(yáng)光下或者溫度高衣服干得快，溫度高水蒸發(fā)的快，糖在熱水里比在冷水里溶解的快等；

（4）由于注射器裝入的藥品少，現(xiàn)象明顯，又是封閉狀態(tài)，所以可以控制體積節(jié)省藥品、可以減少氣體揮發(fā)造成的污染等．

故答案為：（1）固體；

（2）分子的質(zhì)量大小或者相對(duì)分子質(zhì)量大小（合理即給分）；

（3）陽(yáng)光下或者溫度高衣服干得快，溫度高水蒸發(fā)的快，糖在熱水里比在冷水里溶解的快等；

（4）可以控制體積節(jié)省藥品、可以減少氣體揮發(fā)造成的污染等

【分析】（1）根據(jù)實(shí)驗(yàn)現(xiàn)象判斷氯化銨的狀態(tài)；（2）根據(jù)它們的相對(duì)分子質(zhì)量的區(qū)別考慮；（3）根據(jù)溫度與運(yùn)動(dòng)速度的關(guān)系考慮；（4）根據(jù)注射器的特點(diǎn)考慮．【考點(diǎn)】物質(zhì)的微粒性107【解析】【解答】A、向一定質(zhì)量的鹽酸和氯化鈣的混合溶液中逐滴加入碳酸鈉溶液至過(guò)量的過(guò)程中，生成氯化鈉的質(zhì)量不斷增大，當(dāng)碳酸鈉與鹽酸和氯化鈣完全反應(yīng)時(shí)，氯化鈉的質(zhì)量不再增大，A符合題意；

B、向稀硫酸中加水，溶液的pH逐漸增大至接近于7，B不符合題意；

C、向一定質(zhì)量的稀硫酸中逐滴加入氫氧化鋇溶液至過(guò)量的過(guò)程中，氫氧化鋇不斷和硫酸反應(yīng)生成硫酸鋇沉淀和水，溶質(zhì)的質(zhì)量減小，質(zhì)量分?jǐn)?shù)也減小，當(dāng)氫氧化鋇和稀硫酸完全反應(yīng)時(shí)，繼續(xù)滴加氫氧化鋇溶液時(shí)，質(zhì)量分?jǐn)?shù)應(yīng)該由小變大，C不符合題意；

D、加熱高錳酸鉀時(shí)，當(dāng)溫度達(dá)到一定程度時(shí)，高錳酸鉀開始分解生成錳酸鉀、二氧化錳和氧氣，隨著反應(yīng)的進(jìn)行，剩余固體的質(zhì)量不斷減少，當(dāng)高錳酸鉀完全反應(yīng)時(shí)，剩余固體的質(zhì)量不再變化，D符合題意?！窘馕觥俊窘獯稹緼、可燃物的在著火點(diǎn)是一定的，不會(huì)降低，故說(shuō)法錯(cuò)誤，可選；

B、爆炸是物質(zhì)在有限的空間內(nèi)，發(fā)生急劇燃燒，短時(shí)間內(nèi)聚集大量的熱，使周圍的氣體的體積膨脹造成的．可見爆炸需要氧氣的參與，可使燃燒處于暫時(shí)缺氧狀態(tài)，達(dá)到滅火的目的．故