秘書(shū)實(shí)務(wù)之會(huì)務(wù)工作課件

1會(huì)議概述2會(huì)務(wù)工作流程3會(huì)務(wù)工作具體內(nèi)容4常用會(huì)議的組織程序5會(huì)見(jiàn)與會(huì)談6技能訓(xùn)練會(huì)務(wù)工作11會(huì)議概述會(huì)務(wù)工作1

教學(xué)目的

通過(guò)本模塊的學(xué)習(xí)，了解會(huì)務(wù)工作的基本內(nèi)容及工作程序，學(xué)會(huì)擬定會(huì)議方案，掌握會(huì)議組織工作的環(huán)節(jié)和會(huì)務(wù)工作中的文書(shū)工作。2教學(xué)目的2教學(xué)重點(diǎn)與難點(diǎn)1、教學(xué)重點(diǎn)會(huì)議籌備工作；會(huì)議方案的制作；會(huì)見(jiàn)與會(huì)談的操作程序與方法；案例分析。2、教學(xué)難點(diǎn)會(huì)議方案的制作；會(huì)場(chǎng)的布置；案例分析；技能訓(xùn)練。3教學(xué)重點(diǎn)與難點(diǎn)1、教學(xué)重點(diǎn)3案例分析：請(qǐng)柬發(fā)出之后

某機(jī)關(guān)定于某月某日在單位禮堂召開(kāi)總結(jié)表彰大會(huì)，發(fā)了請(qǐng)柬邀請(qǐng)有關(guān)部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)光臨，在請(qǐng)柬上把開(kāi)會(huì)的時(shí)間、地點(diǎn)寫(xiě)得一清二楚。接到請(qǐng)柬的幾位部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)很積極，提前來(lái)到禮堂開(kāi)會(huì)。一看會(huì)場(chǎng)布置不像是開(kāi)表彰會(huì)的樣子，經(jīng)詢問(wèn)禮堂負(fù)責(zé)人才知道，今天上午禮堂開(kāi)報(bào)告會(huì)，某機(jī)關(guān)的總結(jié)表彰會(huì)改換地點(diǎn)了。幾位領(lǐng)導(dǎo)同志感到莫名其妙，個(gè)個(gè)都很生氣，改地點(diǎn)了為什么不重新通知?一氣之下，都回家去了。事后，會(huì)議主辦機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)才解釋說(shuō)，因秘書(shū)人員工作粗心，在發(fā)請(qǐng)柬之前還沒(méi)有與禮堂負(fù)責(zé)人取得聯(lián)系，一廂情愿地認(rèn)為不會(huì)有問(wèn)題，便把會(huì)議地點(diǎn)寫(xiě)在請(qǐng)柬上，等開(kāi)會(huì)的前一天下午去聯(lián)系，才知得禮堂早已租給別的單位用了，只好臨時(shí)改換會(huì)議地點(diǎn)。但由于邀請(qǐng)單位和人員較多，來(lái)不及一一通知，結(jié)果造成了上述失誤。盡管領(lǐng)導(dǎo)登門(mén)道歉，但造成的不良影響也難以消除。這個(gè)案例告訴秘書(shū)在會(huì)議準(zhǔn)備時(shí)應(yīng)注意什么問(wèn)題呢？4案例分析：請(qǐng)柬發(fā)出之后某機(jī)關(guān)定于某月某日在單位禮堂召

1.1會(huì)議的涵義

會(huì)議是有組織、有目的地召集人們商議事情、溝通信息、表達(dá)意愿的行為過(guò)程。1.2會(huì)議的要素１、形式要素：名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)人員、會(huì)議方式。２、內(nèi)容要素：指導(dǎo)思想、議題、目的、任務(wù)、作用。３、程序要素：會(huì)議準(zhǔn)備、會(huì)議開(kāi)始、會(huì)議進(jìn)行、會(huì)議結(jié)束、會(huì)議決定的貫徹落實(shí)。４、財(cái)務(wù)要素：會(huì)議經(jīng)費(fèi)、會(huì)議設(shè)備、會(huì)議服務(wù)設(shè)施。

1會(huì)議概述51.1會(huì)議的涵義1會(huì)議概述5

1.3會(huì)議的作用及缺陷

1．會(huì)議作用

（１）．交流信息，互通情報(bào)（２）．發(fā)揚(yáng)民主，科學(xué)決策（３）．組織領(lǐng)導(dǎo)，推動(dòng)工作（４）．帶動(dòng)消費(fèi)，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)（５）．聯(lián)絡(luò)感情，塑造形象

2.會(huì)議缺陷（１）．造成時(shí)間、精力的浪費(fèi)（２）．造成經(jīng)濟(jì)的浪費(fèi)（３）．造成信息的重復(fù)、浪費(fèi)（４）．滋長(zhǎng)不正之風(fēng)

61.3會(huì)議的作用及缺陷61.4會(huì)議的種類

1.按規(guī)模分：特大型（萬(wàn)人以上）、大型（上千人）、中型（數(shù)百人上下）、小型（數(shù)十人或數(shù)人）。

2.按性質(zhì)分：

法定性、決策性、專業(yè)性、動(dòng)員性、紀(jì)念性、外事性、專題性、綜合性。

3、按時(shí)間分：定期和非定期。

4、按出席對(duì)象分：聯(lián)席會(huì)、內(nèi)部會(huì)、代表會(huì)、群眾會(huì).

5、按召開(kāi)方式分：電話會(huì)、電視會(huì)、廣播會(huì)、網(wǎng)絡(luò)會(huì)。

71.4會(huì)議的種類7

6、公司常見(jiàn)會(huì)議類型

經(jīng)理例會(huì)與特別會(huì)議、員工大會(huì)、公司年會(huì)、股東大會(huì)和董事會(huì)、客戶咨詢會(huì)、展覽會(huì)、訂貨會(huì)、業(yè)務(wù)洽談會(huì).新產(chǎn)品新聞發(fā)布會(huì)、聯(lián)誼會(huì)、表彰會(huì)。

86、公司常見(jiàn)會(huì)議類型8

大家談

你參加過(guò)一些什么樣的會(huì)議？你喜歡參加哪種會(huì)議？為什么？

9大家談你參加過(guò)一些什么樣的會(huì)議？你喜歡參加哪種會(huì)議？1.4會(huì)議的申報(bào)與審批

1、申報(bào)與審批的形式口頭申報(bào)、書(shū)面申報(bào)、會(huì)議申報(bào)。

2、會(huì)議申批的原則精簡(jiǎn)從嚴(yán)原則、“一枝筆”原則。1.5會(huì)議成本意識(shí)

會(huì)議成本=2ABT式中A—與會(huì)者平均工資的3倍（以小時(shí)計(jì)）;B—參加會(huì)議的人數(shù);T—會(huì)議的時(shí)間（以小時(shí)為單位）。

101.4會(huì)議的申報(bào)與審批101.6會(huì)議秘書(shū)工作的基本任務(wù)

1、組織的工作(1)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)確定會(huì)議議題；(2)根據(jù)議題安排議程、日程；(3)發(fā)會(huì)議通知，負(fù)責(zé)會(huì)議報(bào)到；(4)對(duì)與會(huì)人員進(jìn)行編組；(5)布置會(huì)場(chǎng)，安排座次；(6)印發(fā)會(huì)議證件(出席證、列席證、工作證等)；(7)負(fù)責(zé)會(huì)議簽到；(8)會(huì)中組織和協(xié)調(diào)；(9)會(huì)場(chǎng)其他組織和管理；(10)會(huì)外的聯(lián)絡(luò)和協(xié)調(diào)(負(fù)責(zé)與會(huì)議有關(guān)的邀請(qǐng)、報(bào)道、乘車、參觀、文體娛樂(lè)活動(dòng)等方面的聯(lián)系和組織)。(11)會(huì)議的結(jié)束收尾工作。111.6會(huì)議秘書(shū)工作的基本任務(wù)11

2．文書(shū)工作(1)會(huì)議文書(shū)的起草；(2)會(huì)議文書(shū)編寫(xiě)；(3)會(huì)議文書(shū)印發(fā)及管理。

3．生活管理工作(1)與會(huì)人員的食宿管理；(2)會(huì)議的財(cái)務(wù)管理；(3)會(huì)議的交通保障；(4)會(huì)議的文化活動(dòng)；(5)與會(huì)人員的醫(yī)療保健。

4．安全保衛(wèi)工作

(1)會(huì)議的保密工作；(2)會(huì)議的警衛(wèi)工作；(3)會(huì)場(chǎng)內(nèi)外的安全保衛(wèi)工作。122．文書(shū)工作1212.2會(huì)務(wù)工作流程圖（會(huì)前）確定會(huì)議主題與議題確定會(huì)議名稱確定會(huì)議時(shí)間與會(huì)期明確會(huì)議所需設(shè)備和工具選擇會(huì)議地點(diǎn)安排會(huì)議議程和日程制發(fā)會(huì)議通知確定會(huì)議規(guī)模與規(guī)格布置會(huì)場(chǎng)準(zhǔn)備會(huì)議文件材料安排食住行制定會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算方案制作會(huì)議證件會(huì)場(chǎng)檢查明確會(huì)議組織機(jī)構(gòu)確定與會(huì)者名單1312.2會(huì)務(wù)工作流程圖（會(huì)前）確定會(huì)議主題與議題確定會(huì)議12.2會(huì)務(wù)工作流程圖（會(huì)中）做好會(huì)議記錄組織簽到做好會(huì)議值班保衛(wèi)工作報(bào)到及接待工作做好后勤保障工作編寫(xiě)會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)或快報(bào)做好會(huì)議保密工作會(huì)議信息工作1412.2會(huì)務(wù)工作流程圖（會(huì)中）做好會(huì)議記錄組織簽到做好會(huì)12.2會(huì)務(wù)工作流程圖（會(huì)后）撰寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要催辦與反饋工作

安排與會(huì)人員離會(huì)會(huì)議總結(jié)會(huì)議文書(shū)的立卷歸檔會(huì)議的宣傳報(bào)道1512.2會(huì)務(wù)工作流程圖（會(huì)后）撰寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要催辦與反饋工12.3會(huì)務(wù)工作的具體內(nèi)容12.3.1指導(dǎo)會(huì)務(wù)工作的原則

1、準(zhǔn)備充分；２、組織嚴(yán)密；３、服務(wù)周到；４、確保安全。12.3.2會(huì)前準(zhǔn)備工作

1、確定會(huì)議主題與議題

確定主題的主要方法：一是要有切實(shí)的依據(jù)；二是必須要結(jié)合本單位的實(shí)際；三是要有明確的目的。議題是對(duì)會(huì)議主題的細(xì)化。1612.3會(huì)務(wù)工作的具體內(nèi)容12.3.1指導(dǎo)會(huì)務(wù)工作的2、確定會(huì)議名稱會(huì)議名稱一般由“單位+內(nèi)容+類型”構(gòu)成,應(yīng)根據(jù)會(huì)議的議題或主題來(lái)確定。3、確定會(huì)議規(guī)模與規(guī)格確定會(huì)議規(guī)模與規(guī)格的依據(jù)是會(huì)議的內(nèi)容或主題。同時(shí)本著精簡(jiǎn)效能的原則。會(huì)議的規(guī)模有大型、中型、小型。會(huì)議的規(guī)格有高檔次、中檔次和低檔次。4、確定會(huì)議時(shí)間、會(huì)期會(huì)議的最佳時(shí)間，要考慮主要領(lǐng)導(dǎo)是否能出席，確定會(huì)期的長(zhǎng)短應(yīng)與會(huì)議內(nèi)容緊密聯(lián)系。172、確定會(huì)議名稱175、確定會(huì)議所需用品和設(shè)備

（1）．必備用品是指各類會(huì)議都需要的用品和設(shè)備，包括文具、桌椅、茶具、擴(kuò)音設(shè)備、照明設(shè)備、空調(diào)設(shè)備、投影和音像設(shè)備等。（2）特殊用品是指一些特殊類型的會(huì)議，例如談判會(huì)議、慶典會(huì)議、展覽會(huì)議等所需的特殊用品和設(shè)備。185、確定會(huì)議所需用品和設(shè)備18

6、建立會(huì)議組織機(jī)構(gòu)

會(huì)務(wù)組、宣傳組、秘書(shū)組、文件組、接待組、保衛(wèi)組。

7、確定與會(huì)人員名單

出席會(huì)議和列席會(huì)議的有關(guān)人員。應(yīng)根據(jù)會(huì)議的性質(zhì)、議題、任務(wù)來(lái)確定與會(huì)人員。

8、確定會(huì)議地點(diǎn)

要根據(jù)會(huì)議的規(guī)模、規(guī)格和內(nèi)容等要求來(lái)確定。有時(shí)也考慮政治、經(jīng)濟(jì)、環(huán)境等因素。196、建立會(huì)議組織機(jī)構(gòu)199、安排會(huì)議議程與日程會(huì)議議程是對(duì)會(huì)議所要通過(guò)的文件、所要解決的問(wèn)題的概略安排，并冠以序號(hào)將其清晰地表達(dá)出來(lái)。會(huì)議日程是指會(huì)議在一定時(shí)間內(nèi)的具體安排。

某公司銷售會(huì)議議程表1、推選銷售部經(jīng)理的人選。2、年度銷售活動(dòng)的總結(jié)。3、有關(guān)銷售問(wèn)題的發(fā)言。4、下年度銷售目標(biāo)。5、銷售人員的招聘和重組。209、安排會(huì)議議程與日程20某股份有限責(zé)任公司股東大會(huì)日程安排日期

時(shí)間

內(nèi)容安排

地點(diǎn)主持參加人備注3、9上午9：00報(bào)到花園酒店大會(huì)議廳李總XXXX9：30會(huì)議開(kāi)始，張董致開(kāi)幕詞大會(huì)議廳張董全體股民9：40李總：年度經(jīng)營(yíng)報(bào)告大會(huì)議廳張董全體股民11：00年度決算表大會(huì)議廳總會(huì)計(jì)師全體股民11：30大會(huì)結(jié)束21某股份有限責(zé)任公司股東大會(huì)日程安排日期時(shí)間內(nèi)10、制發(fā)會(huì)議通知

會(huì)議通知的內(nèi)容包括名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)人員、議題及要求等。會(huì)議通知的種類有書(shū)信式和柬帖式。會(huì)議通知的發(fā)送形式有正式通知和非正式通知。會(huì)議通知的方式有書(shū)面、口頭、電話、郵件。2210、制發(fā)會(huì)議通知22

11、制作會(huì)議證件

代表證出席證會(huì)議正式證件列席證來(lái)賓證會(huì)議證件旁聽(tīng)證工作證會(huì)議工作證件記者證出入證會(huì)議證件的內(nèi)容有會(huì)議名稱、與會(huì)者單位、姓名、職務(wù)、證件號(hào)碼等。有些重要證件還貼上本人照片，加蓋印章。2311、制作會(huì)議證件23

12、準(zhǔn)備會(huì)議文件資料

主要有議程表和日程表、會(huì)場(chǎng)座位分區(qū)表和主席臺(tái)及會(huì)場(chǎng)座次表、主題報(bào)告、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、其他發(fā)言材料、開(kāi)幕詞和閉幕詞、其他會(huì)議材料等。

13、安排食住行會(huì)議飲食管理本著“衛(wèi)生第一、保證營(yíng)養(yǎng)、適合口味、方便節(jié)約”的原則，做好伙食預(yù)算和伙食搭配與烹調(diào)工作.會(huì)議住宿安排，根據(jù)實(shí)際情況，按照規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，盡可能地滿足與會(huì)人員住宿上的要求。安排好會(huì)議用車，為會(huì)議提供完備的交通服務(wù)。2412、準(zhǔn)備會(huì)議文件資料24

14、制定會(huì)議預(yù)算方案

文件資料費(fèi)、郵電通訊費(fèi)、會(huì)議設(shè)備和用品費(fèi)、會(huì)議場(chǎng)所租用費(fèi)、會(huì)議辦公費(fèi)、宣傳交際費(fèi)、食宿費(fèi)、交通費(fèi)、其他費(fèi)用。

15、布置會(huì)場(chǎng)

（1）會(huì)場(chǎng)的風(fēng)格特點(diǎn)莊嚴(yán)。肅穆。輕松、簡(jiǎn)潔。喜慶。儒雅。簡(jiǎn)單樸素。2514、制定會(huì)議預(yù)算方案25

（2）會(huì)場(chǎng)的類型及布局

①小型會(huì)議室。

橢圓形、回字形、T字形、“馬蹄”型、長(zhǎng)方形。26（2）會(huì)場(chǎng)的類型及布局26

②中型會(huì)議室。

“而”字型、半圓型、課堂型。③大型會(huì)議室。

禮堂型、眾星拱月型。

（3）會(huì)場(chǎng)的布置

①主席臺(tái)主席臺(tái)的布置一是對(duì)稱；二是要簡(jiǎn)化。主席臺(tái)的座次一般是職務(wù)最高的居第一排正中，然后先左后右，由前至后的順序依次排列。②場(chǎng)內(nèi)其他人員的座次安排橫排法。豎排法。左右排列法。27②中型會(huì)議室。27主席臺(tái)坐次28主席臺(tái)坐次28禮堂型29禮堂型29教室型會(huì)場(chǎng)30教室型會(huì)場(chǎng)30

③會(huì)場(chǎng)內(nèi)外的布置：會(huì)標(biāo)、會(huì)徽、臺(tái)幕、標(biāo)語(yǔ)、、桌簽、坐簽、色調(diào)、燈光、氣味、旗幟、花卉。

31③會(huì)場(chǎng)內(nèi)外的布置：31

會(huì)標(biāo)會(huì)徽32會(huì)標(biāo)會(huì)徽32

16、檢查會(huì)場(chǎng)

（1）.方式一種是聽(tīng)取會(huì)議籌備人的匯報(bào)，一種是現(xiàn)場(chǎng)檢查。

（2）．檢查的內(nèi)容A.文件的材料準(zhǔn)備情況。B.會(huì)場(chǎng)布置情況。C.會(huì)議保衛(wèi)工作情況。D.其他內(nèi)容。3316、檢查會(huì)場(chǎng)33問(wèn)題討論

1．會(huì)議議程與日程的區(qū)別。2．簡(jiǎn)述擬訂會(huì)議議程與日程表的方法。3．選擇會(huì)議地點(diǎn)應(yīng)綜合考慮哪些因素?4、應(yīng)如何做好會(huì)場(chǎng)的布置工作？5、怎樣制定會(huì)議籌備方案？6、怎樣發(fā)放會(huì)議通知？7、怎樣才能做好會(huì)議的食宿工作？8、會(huì)前檢查工作包括哪些內(nèi)容？34問(wèn)題討論1．會(huì)議議程與日程的區(qū)別。34

12.2.3會(huì)中服務(wù)工作

1、報(bào)到及接待工作

（1）與會(huì)人員的接送;（2）會(huì)議交通工具的安排;（3）與會(huì)人員返回時(shí)，車、船和飛機(jī)票的預(yù)訂及購(gòu)買(mǎi);（4）會(huì)議文娛活動(dòng)的安排和組織;（5）其他屬于招待方面的工作。

2、組織簽到

（1）秘書(shū)人員代簽到。（2）簿式簽到。（3）電子計(jì)算機(jī)簽到。3512.2.3會(huì)中服務(wù)工作353、做好會(huì)議記錄（1）、會(huì)議記錄的格式：記錄頭、記錄主體、記錄尾部

1)記錄頭:

會(huì)議名稱；會(huì)議時(shí)間；會(huì)議地點(diǎn)；會(huì)議主席（主持人）會(huì)議出席、列席和缺席情況；會(huì)議記錄人、會(huì)議主要議題。363、做好會(huì)議記錄（1）、會(huì)議記錄的格式：36

2）記錄主體

與會(huì)者的發(fā)言。議定事項(xiàng)。3）記錄尾部

散會(huì)。主持人、記錄人簽字。

（2）、會(huì)議記錄的要求

準(zhǔn)確、完整、簡(jiǎn)潔、明確。

（3）、會(huì)議記錄的重點(diǎn)

會(huì)議中心議題以及圍繞中心議題展開(kāi)的有關(guān)活動(dòng)；會(huì)議討論、爭(zhēng)論的焦點(diǎn)及其各方的主要見(jiàn)解；權(quán)威人士或代表人物的言論；會(huì)議開(kāi)始時(shí)的定調(diào)性言論和結(jié)束前的總結(jié)性言論；會(huì)議已議決的或議而未決的事項(xiàng)；對(duì)會(huì)議產(chǎn)生較大影響的其他言論或活動(dòng)。372）記錄主體37（4）會(huì)議記錄方法

1）記錄的重點(diǎn)是將主要討論的觀點(diǎn)、決議、決定，重要聲明、修正案內(nèi)容、結(jié)論全記下來(lái)，其他的可簡(jiǎn)要記錄.2）漏記的內(nèi)容先作記號(hào)，然后對(duì)照錄音帶修改，或請(qǐng)發(fā)言者重復(fù)。3）與會(huì)者提的意見(jiàn)、建議，要記人名。（5）會(huì)議記錄的修改

1）定稿打印前，請(qǐng)主席簽字批準(zhǔn)。2）與會(huì)者指出錯(cuò)誤，主席或秘書(shū)可改。3）會(huì)議記錄一經(jīng)簽名，不能再改動(dòng)。38（4）會(huì)議記錄方法384、確保會(huì)議期間信息的溝通

1）做好會(huì)議期間信息的收集、傳遞、反饋工作.（1）秘書(shū)要多聽(tīng)、多記、多想、多算、多跑，全面搜集信息。（2）深入會(huì)議，掌握第一手資料。（3）注重對(duì)會(huì)議信息加工提煉，方便各方利用。（4）注重實(shí)效，并收集反饋信息。394、確保會(huì)議期間信息的溝通392）會(huì)議期間的對(duì)外宣傳

（1）妥善處理與新聞媒體的關(guān)系。（2）注意內(nèi)外有別，嚴(yán)守單位秘密。（3）選擇宣傳內(nèi)容應(yīng)堅(jiān)持對(duì)象、效果、時(shí)效、費(fèi)用的原則。(4)收集媒體對(duì)會(huì)議的報(bào)道提供給領(lǐng)導(dǎo).（5）為領(lǐng)導(dǎo)召開(kāi)記者招待會(huì)提供資料。402）會(huì)議期間的對(duì)外宣傳（1）妥善處理與新聞媒體的關(guān)系。5、編發(fā)會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)（1）類型綜合型、專題型、實(shí)錄型。（2）格式報(bào)頭、報(bào)核、報(bào)尾。（3）要求簡(jiǎn)練、快捷、準(zhǔn)確。

6、值班保衛(wèi)工作（1）值班工作秘書(shū)人員要堅(jiān)守值班崗位，以保證會(huì)議順利結(jié)束，并隨時(shí)應(yīng)付各種突發(fā)事件。415、編發(fā)會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)41

（2）保衛(wèi)工作

①重要與會(huì)者人身安全保衛(wèi)②重要文件的保衛(wèi)③會(huì)場(chǎng)和駐地的保衛(wèi)④會(huì)議設(shè)備的保衛(wèi)⑤與會(huì)者貴重物品的保衛(wèi)42（2）保衛(wèi)工作42

7、會(huì)議保密工作

1)會(huì)前保密工作

（1）涉及秘密的會(huì)議，嚴(yán)格確定出席、列席人員及會(huì)議服務(wù)人員。(2)召開(kāi)比較大型的或秘密性較強(qiáng)的會(huì)議，秘書(shū)部門(mén)要與保衛(wèi)、保密部門(mén)取得聯(lián)系，共同采取保密措施。(3)根據(jù)實(shí)際需要，確定會(huì)議印發(fā)的文件及其數(shù)量，文件要標(biāo)明密級(jí)，統(tǒng)一編號(hào)，按照規(guī)定的范圍印發(fā)。(4)選擇會(huì)址要注意保密，會(huì)前對(duì)會(huì)場(chǎng)環(huán)境及會(huì)場(chǎng)設(shè)施包括擴(kuò)音、錄音設(shè)施、電話進(jìn)行防竊密、泄密檢測(cè)。

437、會(huì)議保密工作43

2)會(huì)中保密工作

(1)加強(qiáng)保密教育。(2)加強(qiáng)文件管理。(3)加強(qiáng)重要涉密會(huì)議管理。

3)會(huì)后保密工作

(1)做好保密文件的回收工作。(2)秘密文件通過(guò)機(jī)要通信部門(mén)遞送。

(3)對(duì)會(huì)議駐地、房間、會(huì)議室進(jìn)行保密檢查。

442)會(huì)中保密工作44

8、會(huì)議的后勤保障工作

(1)做好食宿管理工作。(2)做好迎送交通工作。(3)做好會(huì)議車輛管理工作。(4)做好財(cái)務(wù)管理工作。(5)安排好會(huì)議的文化生活。(6)做好會(huì)議醫(yī)療衛(wèi)生工作。458、會(huì)議的后勤保障工作45

問(wèn)題討論

1、會(huì)議記錄的內(nèi)容有哪些？2、如何做好會(huì)議記錄？3、如何做好會(huì)議期間的信息溝通？4、會(huì)議期間值班、保衛(wèi)工作有哪些內(nèi)容？5、會(huì)議后勤保障

工作包括哪些？

46問(wèn)題討論46

12.3.3會(huì)后整理工作

1、安排與會(huì)人員離會(huì)2、撰寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要3、會(huì)議的宣傳報(bào)道4、會(huì)議文書(shū)的立卷歸檔5、會(huì)議總結(jié)工作6、會(huì)后催辦和反饋工作

4712.3.3會(huì)后整理工作1、安排與會(huì)人員離會(huì)相關(guān)知識(shí)

發(fā)通知應(yīng)注意的事項(xiàng)一般的會(huì)議只發(fā)一次正式通知，有些會(huì)議需要發(fā)預(yù)備性通知，然后再發(fā)正式通知，其常用于與會(huì)人需做大量會(huì)前準(zhǔn)備工作，如：準(zhǔn)備發(fā)言材料或方案的會(huì)議;對(duì)于一些區(qū)域性、全國(guó)性乃至國(guó)際性會(huì)議，需要安排與會(huì)人員食宿和回程的，還要在發(fā)送會(huì)議通知的同時(shí)附上會(huì)議通知回執(zhí)，以便會(huì)務(wù)人員安排接站和訂購(gòu)車、機(jī)票;發(fā)會(huì)議邀請(qǐng)函和請(qǐng)柬的方法，與發(fā)送會(huì)議通知基本相同。

48相關(guān)知識(shí)4812.4常用會(huì)議的組織程序12.4.1行政辦公會(huì)議是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)為研究和處理日常工作、協(xié)調(diào)矛盾而召開(kāi)的會(huì)議，在企業(yè)中也稱領(lǐng)導(dǎo)（廠長(zhǎng)）辦公會(huì)。議題安排→發(fā)送會(huì)議通知→做好會(huì)議記錄→撰寫(xiě)辦公會(huì)議紀(jì)要→議定事項(xiàng)的貫徹執(zhí)行

→搜集信息，進(jìn)行反饋4912.4常用會(huì)議的組織程序12.4.1行政辦公會(huì)議4912.4.2職工代表大會(huì)

職工代表大會(huì)是企事業(yè)單位依據(jù)《職工代表大會(huì)條例》召開(kāi)的具有法律效力的會(huì)議。其組織程序如下:

1.籌備會(huì)議

確定大會(huì)議題→做好宣傳發(fā)動(dòng)工作→征集和處理提案→準(zhǔn)備會(huì)議文件→準(zhǔn)備會(huì)議文件5012.4.2職工代表大會(huì)職工代表大會(huì)是企事業(yè)單位

2.預(yù)備會(huì)議

（1）由工會(huì)向全體職工代表報(bào)告大會(huì)的籌備工作情況。（2）醞釀大會(huì)主席團(tuán)人選，民主選舉主席團(tuán)成員。（3）確定大會(huì)議程，主席團(tuán)審議通過(guò)大會(huì)議程，然后向全體職工代表宣布。（4）醞釀職工代表大會(huì)專門(mén)小組的設(shè)置及組成人選名單.（5）聽(tīng)取代表資格審查小組關(guān)于代表資格的審查報(bào)告。5151

3.召開(kāi)會(huì)議

（1）聽(tīng)取主要行政領(lǐng)導(dǎo)工作報(bào)告，組織討論，提出意見(jiàn)，在修改和補(bǔ)充的基礎(chǔ)上，大會(huì)通過(guò)。（2）聽(tīng)取各專門(mén)小組的報(bào)告。（3）民主評(píng)議行政領(lǐng)導(dǎo)。（4）選舉通過(guò)各專門(mén)小組人員名單。（5）討論職工代表大會(huì)自身建議的有關(guān)規(guī)定和制度。（6）通過(guò)大會(huì)決議。

523.召開(kāi)會(huì)議524.會(huì)后整理及大會(huì)決議事項(xiàng)的落實(shí)

（1）整理現(xiàn)場(chǎng)，歡送代表離會(huì)。（2）整理會(huì)議文件，搞好立卷歸檔。（3）落實(shí)大會(huì)決定協(xié)議，督辦落實(shí)情況。534.會(huì)后整理及大會(huì)決議事項(xiàng)的落實(shí)5312.5會(huì)見(jiàn)與會(huì)談12.5.1會(huì)見(jiàn)與會(huì)談準(zhǔn)備1、收集對(duì)方的相關(guān)資料①對(duì)方求見(jiàn)的目的②對(duì)方的求見(jiàn)對(duì)象③對(duì)方相關(guān)社會(huì)背景，如習(xí)俗、禁忌、禮儀等特征④對(duì)方參加會(huì)見(jiàn)的人數(shù)、姓名、職務(wù)等。⑤主要求見(jiàn)人的詳細(xì)資料5412.5會(huì)見(jiàn)與會(huì)談12.5.1會(huì)見(jiàn)與會(huì)談準(zhǔn)備54

2、通知主方參加會(huì)見(jiàn)和會(huì)談的人員

①通知主方接見(jiàn)人②通知主方陪同人員③通知主談人④通知其他會(huì)談人員12.5會(huì)見(jiàn)與會(huì)談552、通知主方參加會(huì)見(jiàn)和會(huì)談的人員12.5會(huì)見(jiàn)與會(huì)

3、了解會(huì)見(jiàn)與會(huì)談的地點(diǎn)和時(shí)間

（1）會(huì)見(jiàn)的地點(diǎn)和時(shí)間會(huì)見(jiàn)的地點(diǎn)一般安排在主人的辦公室、會(huì)客室或小型會(huì)議室，也可在客人的住所進(jìn)行。會(huì)見(jiàn)的時(shí)間根據(jù)會(huì)見(jiàn)的性質(zhì)來(lái)定。（2）會(huì)談的地點(diǎn)和時(shí)間會(huì)談的地點(diǎn)一般安排在客人所住的賓館會(huì)議室。會(huì)談的時(shí)間安排應(yīng)先征求對(duì)方的意見(jiàn)。12.5會(huì)見(jiàn)與會(huì)談56

3、了解會(huì)見(jiàn)與會(huì)談的地點(diǎn)和時(shí)間14、通知對(duì)方

會(huì)見(jiàn)與會(huì)談的名單、地點(diǎn)、時(shí)間一旦確定，應(yīng)及時(shí)通知對(duì)方。了解客人抵達(dá)方式，以便告知主方的接送方式及接送人員。如果是重要的會(huì)見(jiàn)和會(huì)談，事先應(yīng)由秘書(shū)或其他工作人員進(jìn)行預(yù)備性磋商，確定會(huì)見(jiàn)、會(huì)談的具體日程。12.5會(huì)見(jiàn)與會(huì)談574、通知對(duì)方12.5會(huì)見(jiàn)與會(huì)談575、場(chǎng)所的布置及座位安排（1）場(chǎng)所的布置會(huì)見(jiàn)場(chǎng)所應(yīng)準(zhǔn)備足夠的桌椅、沙發(fā)、茶幾和飲料等物品。所有擺放的家俱，應(yīng)保證干凈、清潔、大方。會(huì)談桌上有時(shí)需放置雙方標(biāo)志旗幟(如果是涉外談判，應(yīng)擺放兩國(guó)國(guó)旗)，現(xiàn)場(chǎng)可放置雙方主要人員座位卡，以便與會(huì)者對(duì)號(hào)入座。12.5會(huì)見(jiàn)與會(huì)談585、場(chǎng)所的布置及座位安排12.5會(huì)見(jiàn)與會(huì)談58（2）會(huì)見(jiàn)與會(huì)談的座次安排

①會(huì)見(jiàn)的座次安排

會(huì)見(jiàn)時(shí)應(yīng)遵循“主左客右”的原則，即客人坐在主人的右邊。涉外會(huì)見(jiàn)還應(yīng)有譯員。如下圖所示：記錄譯員主客主人客方人員主方人員譯員主客主人客方人員主方人員12.5會(huì)見(jiàn)與會(huì)談59（2）會(huì)見(jiàn)與會(huì)談的座次安排記錄譯員主客主人客方人員主方人員譯②會(huì)談的座次安排雙方會(huì)談一般將談判桌排成長(zhǎng)方形，雙方各坐一邊，主方位于背門(mén)一側(cè)如圖(一)，或進(jìn)門(mén)后的左側(cè)如圖(二)，雙方主談人位于各方長(zhǎng)排中央，其他人員按右高左低排列。桌上應(yīng)放置中文座位卡，涉外會(huì)談，要同時(shí)放置對(duì)方語(yǔ)種的座位卡。如圖所示。多邊會(huì)談的座位可擺成圓形或方形。

8.5會(huì)見(jiàn)與會(huì)談60②會(huì)談的座次安排8.5會(huì)見(jiàn)與會(huì)談60正門(mén)客方主方13576421246753{譯員}主賓{譯員}主人（一）（二）61正門(mén)客方主方13576421246753{譯員}主賓課堂討論

一天下午，天地公司要與外地某企業(yè)舉行會(huì)談，會(huì)上欲就雙方技術(shù)合作事項(xiàng)達(dá)成協(xié)議。初萌作為該公司的秘書(shū)事前做了大量準(zhǔn)備工作。但就在這天臨近中午時(shí)，初萌發(fā)現(xiàn)有關(guān)質(zhì)量監(jiān)督管理方面的資料沒(méi)有準(zhǔn)備。她急忙通過(guò)各種方式查找這類資料。資料終于找到了，可會(huì)談也開(kāi)始了，初萌只好提心吊膽地等待會(huì)談結(jié)果。會(huì)談開(kāi)始后，雙方就事先準(zhǔn)備好的協(xié)議草案展開(kāi)了充分的討論。最后，外地某企業(yè)代表提出了質(zhì)量監(jiān)督管理方面的問(wèn)題，因?yàn)檫@對(duì)于合作項(xiàng)目的成功有著重大的意義。然而，由于初萌所在公司的代表手中缺乏此方面材料，無(wú)法給對(duì)方以滿意的答復(fù)，會(huì)議沒(méi)有做出任何決定，只得暫時(shí)休會(huì)。為什么會(huì)談沒(méi)有取得結(jié)果？秘書(shū)能否采取一些應(yīng)急措施？62課堂討論一天下午，天地公司要與外地某企業(yè)舉行會(huì)談相關(guān)知識(shí)會(huì)見(jiàn)會(huì)見(jiàn)，國(guó)際上一般稱接見(jiàn)或拜會(huì)，凡身份較高的人士會(huì)見(jiàn)身份較低者，或是主人會(huì)見(jiàn)客人，一般都稱為會(huì)見(jiàn)。凡身份較低的人士會(huì)見(jiàn)身份較高者，或是客人會(huì)見(jiàn)主人，一般稱為拜會(huì)或拜見(jiàn)。拜見(jiàn)君主，又稱謁見(jiàn)、覲見(jiàn)。我國(guó)不作上述區(qū)分，一律統(tǒng)稱會(huì)見(jiàn)，接見(jiàn)和拜見(jiàn)后的回訪稱回拜。會(huì)見(jiàn)分為禮節(jié)性、事務(wù)性和政治性三種。企業(yè)常用的會(huì)見(jiàn)主要是社交上的禮節(jié)性會(huì)見(jiàn)和涉及業(yè)務(wù)商談、經(jīng)貿(mào)洽談等內(nèi)容的事務(wù)性會(huì)見(jiàn)。政治性會(huì)見(jiàn)一般涉及雙邊關(guān)系及重大國(guó)際事務(wù)等。63相關(guān)知識(shí)會(huì)見(jiàn)63相關(guān)知識(shí)會(huì)談

會(huì)談是指雙方或多方就某些重大的政治、經(jīng)濟(jì)、文化、軍事問(wèn)題，以及其他共同關(guān)心的問(wèn)題交換意見(jiàn)，會(huì)談也可以指洽談業(yè)務(wù)，即就具體業(yè)務(wù)進(jìn)行談判、會(huì)商。會(huì)談的內(nèi)容較為正式，專業(yè)性較強(qiáng)，在企業(yè)中主要指商務(wù)談判和業(yè)務(wù)會(huì)商。64相關(guān)知識(shí)會(huì)談64相關(guān)知識(shí)會(huì)見(jiàn)、會(huì)談的區(qū)別

1、內(nèi)容不同：會(huì)見(jiàn)的內(nèi)容禮節(jié)性、事務(wù)性較強(qiáng)，會(huì)談的內(nèi)容經(jīng)濟(jì)性、利益性較強(qiáng)。2、功能不同：會(huì)見(jiàn)主要是為了加強(qiáng)雙方的關(guān)系，處理事務(wù)。會(huì)談就是指雙方或多方為了消除分歧、改變關(guān)系而交換意見(jiàn)，為了謀求共同利益或契合雙方利益而互相磋商的行為和過(guò)程。

65相關(guān)知識(shí)會(huì)見(jiàn)、會(huì)談的區(qū)別6512.5會(huì)見(jiàn)與會(huì)談12.5.2會(huì)見(jiàn)與會(huì)談的基本程序

迎接致辭、贈(zèng)禮、合影會(huì)見(jiàn)或會(huì)談?dòng)涗浗Y(jié)束6612.5會(huì)見(jiàn)與會(huì)談12.5.2會(huì)見(jiàn)與會(huì)談的基本程序迎合影圖5444554444455444213444561---主人2---主賓3---第二主賓4---客方人員（或主客插排）5---主方人員6---攝影師67合影圖5444554444455444213444561--12.6技能訓(xùn)練【訓(xùn)練目標(biāo)】通過(guò)訓(xùn)練，學(xué)生應(yīng)熟悉會(huì)議組織的工作環(huán)節(jié)，掌握會(huì)議籌備方案制作要領(lǐng)。

一、案例分析

案例1：一次重要的報(bào)告會(huì)，辦公室安排秘書(shū)小劉負(fù)責(zé)會(huì)議的錄音工作。小劉將無(wú)，線話筒和錄音機(jī)磁帶安放好以后，還事先調(diào)試了一番，覺(jué)得效果不錯(cuò)，開(kāi)會(huì)時(shí)小劉放心地做其他的事情去了。會(huì)議結(jié)束后，主任要小劉把錄音整理出來(lái)。小劉打開(kāi)錄音機(jī)，前幾分鐘聽(tīng)起來(lái)還不錯(cuò)，但越聽(tīng)越不清晰了，到后來(lái)竟然是一片噪聲。報(bào)告自然是沒(méi)有整理出來(lái)，小劉應(yīng)怎樣總結(jié)教訓(xùn)呢?

6812.6技能訓(xùn)練【訓(xùn)練目標(biāo)】通過(guò)訓(xùn)練，學(xué)生應(yīng)熟悉案例2：

一次重要的國(guó)際會(huì)議，十多個(gè)國(guó)家的領(lǐng)導(dǎo)人在一起聚會(huì)。因?yàn)榻M織者的疏忽，在集體攝影中竟將兩位女性領(lǐng)導(dǎo)人安排在了后排，結(jié)果在這一重要國(guó)際會(huì)議的“全家福’’中，競(jìng)找不到這兩位女性領(lǐng)導(dǎo)人的影像，引起兩國(guó)輿論的指責(zé)。

從此案例中說(shuō)明會(huì)議組織應(yīng)注意哪些問(wèn)題？69案例2：69經(jīng)常不斷地學(xué)習(xí),你就什么都知道。你知道得越多,你就越有力量StudyConstantly,AndYouWillKnowEverything.TheMoreYouKnow,TheMorePowerfulYouWillBe寫(xiě)在最后經(jīng)常不斷地學(xué)習(xí),你就什么都知道。你知道得越多,你就越有力量寫(xiě)ThankYou在別人的演說(shuō)中思考，在自己的故事里成長(zhǎng)ThinkingInOtherPeople‘SSpeeches，GrowingUpInYourOwnStory講師：XXXXXXXX年XX月XX日ThankYou1會(huì)議概述2會(huì)務(wù)工作流程3會(huì)務(wù)工作具體內(nèi)容4常用會(huì)議的組織程序5會(huì)見(jiàn)與會(huì)談6技能訓(xùn)練會(huì)務(wù)工作721會(huì)議概述會(huì)務(wù)工作1

教學(xué)目的

通過(guò)本模塊的學(xué)習(xí)，了解會(huì)務(wù)工作的基本內(nèi)容及工作程序，學(xué)會(huì)擬定會(huì)議方案，掌握會(huì)議組織工作的環(huán)節(jié)和會(huì)務(wù)工作中的文書(shū)工作。73教學(xué)目的2教學(xué)重點(diǎn)與難點(diǎn)1、教學(xué)重點(diǎn)會(huì)議籌備工作；會(huì)議方案的制作；會(huì)見(jiàn)與會(huì)談的操作程序與方法；案例分析。2、教學(xué)難點(diǎn)會(huì)議方案的制作；會(huì)場(chǎng)的布置；案例分析；技能訓(xùn)練。74教學(xué)重點(diǎn)與難點(diǎn)1、教學(xué)重點(diǎn)3案例分析：請(qǐng)柬發(fā)出之后

某機(jī)關(guān)定于某月某日在單位禮堂召開(kāi)總結(jié)表彰大會(huì)，發(fā)了請(qǐng)柬邀請(qǐng)有關(guān)部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)光臨，在請(qǐng)柬上把開(kāi)會(huì)的時(shí)間、地點(diǎn)寫(xiě)得一清二楚。接到請(qǐng)柬的幾位部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)很積極，提前來(lái)到禮堂開(kāi)會(huì)。一看會(huì)場(chǎng)布置不像是開(kāi)表彰會(huì)的樣子，經(jīng)詢問(wèn)禮堂負(fù)責(zé)人才知道，今天上午禮堂開(kāi)報(bào)告會(huì)，某機(jī)關(guān)的總結(jié)表彰會(huì)改換地點(diǎn)了。幾位領(lǐng)導(dǎo)同志感到莫名其妙，個(gè)個(gè)都很生氣，改地點(diǎn)了為什么不重新通知?一氣之下，都回家去了。事后，會(huì)議主辦機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)才解釋說(shuō)，因秘書(shū)人員工作粗心，在發(fā)請(qǐng)柬之前還沒(méi)有與禮堂負(fù)責(zé)人取得聯(lián)系，一廂情愿地認(rèn)為不會(huì)有問(wèn)題，便把會(huì)議地點(diǎn)寫(xiě)在請(qǐng)柬上，等開(kāi)會(huì)的前一天下午去聯(lián)系，才知得禮堂早已租給別的單位用了，只好臨時(shí)改換會(huì)議地點(diǎn)。但由于邀請(qǐng)單位和人員較多，來(lái)不及一一通知，結(jié)果造成了上述失誤。盡管領(lǐng)導(dǎo)登門(mén)道歉，但造成的不良影響也難以消除。這個(gè)案例告訴秘書(shū)在會(huì)議準(zhǔn)備時(shí)應(yīng)注意什么問(wèn)題呢？75案例分析：請(qǐng)柬發(fā)出之后某機(jī)關(guān)定于某月某日在單位禮堂召

1.1會(huì)議的涵義

會(huì)議是有組織、有目的地召集人們商議事情、溝通信息、表達(dá)意愿的行為過(guò)程。1.2會(huì)議的要素１、形式要素：名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)人員、會(huì)議方式。２、內(nèi)容要素：指導(dǎo)思想、議題、目的、任務(wù)、作用。３、程序要素：會(huì)議準(zhǔn)備、會(huì)議開(kāi)始、會(huì)議進(jìn)行、會(huì)議結(jié)束、會(huì)議決定的貫徹落實(shí)。４、財(cái)務(wù)要素：會(huì)議經(jīng)費(fèi)、會(huì)議設(shè)備、會(huì)議服務(wù)設(shè)施。

1會(huì)議概述761.1會(huì)議的涵義1會(huì)議概述5

1.3會(huì)議的作用及缺陷

1．會(huì)議作用

（１）．交流信息，互通情報(bào)（２）．發(fā)揚(yáng)民主，科學(xué)決策（３）．組織領(lǐng)導(dǎo)，推動(dòng)工作（４）．帶動(dòng)消費(fèi)，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)（５）．聯(lián)絡(luò)感情，塑造形象

2.會(huì)議缺陷（１）．造成時(shí)間、精力的浪費(fèi)（２）．造成經(jīng)濟(jì)的浪費(fèi)（３）．造成信息的重復(fù)、浪費(fèi)（４）．滋長(zhǎng)不正之風(fēng)

771.3會(huì)議的作用及缺陷61.4會(huì)議的種類

1.按規(guī)模分：特大型（萬(wàn)人以上）、大型（上千人）、中型（數(shù)百人上下）、小型（數(shù)十人或數(shù)人）。

2.按性質(zhì)分：

法定性、決策性、專業(yè)性、動(dòng)員性、紀(jì)念性、外事性、專題性、綜合性。

3、按時(shí)間分：定期和非定期。

4、按出席對(duì)象分：聯(lián)席會(huì)、內(nèi)部會(huì)、代表會(huì)、群眾會(huì).

5、按召開(kāi)方式分：電話會(huì)、電視會(huì)、廣播會(huì)、網(wǎng)絡(luò)會(huì)。

781.4會(huì)議的種類7

6、公司常見(jiàn)會(huì)議類型

經(jīng)理例會(huì)與特別會(huì)議、員工大會(huì)、公司年會(huì)、股東大會(huì)和董事會(huì)、客戶咨詢會(huì)、展覽會(huì)、訂貨會(huì)、業(yè)務(wù)洽談會(huì).新產(chǎn)品新聞發(fā)布會(huì)、聯(lián)誼會(huì)、表彰會(huì)。

796、公司常見(jiàn)會(huì)議類型8

大家談

你參加過(guò)一些什么樣的會(huì)議？你喜歡參加哪種會(huì)議？為什么？

80大家談你參加過(guò)一些什么樣的會(huì)議？你喜歡參加哪種會(huì)議？1.4會(huì)議的申報(bào)與審批

1、申報(bào)與審批的形式口頭申報(bào)、書(shū)面申報(bào)、會(huì)議申報(bào)。

2、會(huì)議申批的原則精簡(jiǎn)從嚴(yán)原則、“一枝筆”原則。1.5會(huì)議成本意識(shí)

會(huì)議成本=2ABT式中A—與會(huì)者平均工資的3倍（以小時(shí)計(jì)）;B—參加會(huì)議的人數(shù);T—會(huì)議的時(shí)間（以小時(shí)為單位）。

811.4會(huì)議的申報(bào)與審批101.6會(huì)議秘書(shū)工作的基本任務(wù)

1、組織的工作(1)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)確定會(huì)議議題；(2)根據(jù)議題安排議程、日程；(3)發(fā)會(huì)議通知，負(fù)責(zé)會(huì)議報(bào)到；(4)對(duì)與會(huì)人員進(jìn)行編組；(5)布置會(huì)場(chǎng)，安排座次；(6)印發(fā)會(huì)議證件(出席證、列席證、工作證等)；(7)負(fù)責(zé)會(huì)議簽到；(8)會(huì)中組織和協(xié)調(diào)；(9)會(huì)場(chǎng)其他組織和管理；(10)會(huì)外的聯(lián)絡(luò)和協(xié)調(diào)(負(fù)責(zé)與會(huì)議有關(guān)的邀請(qǐng)、報(bào)道、乘車、參觀、文體娛樂(lè)活動(dòng)等方面的聯(lián)系和組織)。(11)會(huì)議的結(jié)束收尾工作。821.6會(huì)議秘書(shū)工作的基本任務(wù)11

2．文書(shū)工作(1)會(huì)議文書(shū)的起草；(2)會(huì)議文書(shū)編寫(xiě)；(3)會(huì)議文書(shū)印發(fā)及管理。

3．生活管理工作(1)與會(huì)人員的食宿管理；(2)會(huì)議的財(cái)務(wù)管理；(3)會(huì)議的交通保障；(4)會(huì)議的文化活動(dòng)；(5)與會(huì)人員的醫(yī)療保健。

4．安全保衛(wèi)工作

(1)會(huì)議的保密工作；(2)會(huì)議的警衛(wèi)工作；(3)會(huì)場(chǎng)內(nèi)外的安全保衛(wèi)工作。832．文書(shū)工作1212.2會(huì)務(wù)工作流程圖（會(huì)前）確定會(huì)議主題與議題確定會(huì)議名稱確定會(huì)議時(shí)間與會(huì)期明確會(huì)議所需設(shè)備和工具選擇會(huì)議地點(diǎn)安排會(huì)議議程和日程制發(fā)會(huì)議通知確定會(huì)議規(guī)模與規(guī)格布置會(huì)場(chǎng)準(zhǔn)備會(huì)議文件材料安排食住行制定會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算方案制作會(huì)議證件會(huì)場(chǎng)檢查明確會(huì)議組織機(jī)構(gòu)確定與會(huì)者名單8412.2會(huì)務(wù)工作流程圖（會(huì)前）確定會(huì)議主題與議題確定會(huì)議12.2會(huì)務(wù)工作流程圖（會(huì)中）做好會(huì)議記錄組織簽到做好會(huì)議值班保衛(wèi)工作報(bào)到及接待工作做好后勤保障工作編寫(xiě)會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)或快報(bào)做好會(huì)議保密工作會(huì)議信息工作8512.2會(huì)務(wù)工作流程圖（會(huì)中）做好會(huì)議記錄組織簽到做好會(huì)12.2會(huì)務(wù)工作流程圖（會(huì)后）撰寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要催辦與反饋工作

安排與會(huì)人員離會(huì)會(huì)議總結(jié)會(huì)議文書(shū)的立卷歸檔會(huì)議的宣傳報(bào)道8612.2會(huì)務(wù)工作流程圖（會(huì)后）撰寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要催辦與反饋工12.3會(huì)務(wù)工作的具體內(nèi)容12.3.1指導(dǎo)會(huì)務(wù)工作的原則

1、準(zhǔn)備充分；２、組織嚴(yán)密；３、服務(wù)周到；４、確保安全。12.3.2會(huì)前準(zhǔn)備工作

1、確定會(huì)議主題與議題

確定主題的主要方法：一是要有切實(shí)的依據(jù)；二是必須要結(jié)合本單位的實(shí)際；三是要有明確的目的。議題是對(duì)會(huì)議主題的細(xì)化。8712.3會(huì)務(wù)工作的具體內(nèi)容12.3.1指導(dǎo)會(huì)務(wù)工作的2、確定會(huì)議名稱會(huì)議名稱一般由“單位+內(nèi)容+類型”構(gòu)成,應(yīng)根據(jù)會(huì)議的議題或主題來(lái)確定。3、確定會(huì)議規(guī)模與規(guī)格確定會(huì)議規(guī)模與規(guī)格的依據(jù)是會(huì)議的內(nèi)容或主題。同時(shí)本著精簡(jiǎn)效能的原則。會(huì)議的規(guī)模有大型、中型、小型。會(huì)議的規(guī)格有高檔次、中檔次和低檔次。4、確定會(huì)議時(shí)間、會(huì)期會(huì)議的最佳時(shí)間，要考慮主要領(lǐng)導(dǎo)是否能出席，確定會(huì)期的長(zhǎng)短應(yīng)與會(huì)議內(nèi)容緊密聯(lián)系。882、確定會(huì)議名稱175、確定會(huì)議所需用品和設(shè)備

（1）．必備用品是指各類會(huì)議都需要的用品和設(shè)備，包括文具、桌椅、茶具、擴(kuò)音設(shè)備、照明設(shè)備、空調(diào)設(shè)備、投影和音像設(shè)備等。（2）特殊用品是指一些特殊類型的會(huì)議，例如談判會(huì)議、慶典會(huì)議、展覽會(huì)議等所需的特殊用品和設(shè)備。895、確定會(huì)議所需用品和設(shè)備18

6、建立會(huì)議組織機(jī)構(gòu)

會(huì)務(wù)組、宣傳組、秘書(shū)組、文件組、接待組、保衛(wèi)組。

7、確定與會(huì)人員名單

出席會(huì)議和列席會(huì)議的有關(guān)人員。應(yīng)根據(jù)會(huì)議的性質(zhì)、議題、任務(wù)來(lái)確定與會(huì)人員。

8、確定會(huì)議地點(diǎn)

要根據(jù)會(huì)議的規(guī)模、規(guī)格和內(nèi)容等要求來(lái)確定。有時(shí)也考慮政治、經(jīng)濟(jì)、環(huán)境等因素。906、建立會(huì)議組織機(jī)構(gòu)199、安排會(huì)議議程與日程會(huì)議議程是對(duì)會(huì)議所要通過(guò)的文件、所要解決的問(wèn)題的概略安排，并冠以序號(hào)將其清晰地表達(dá)出來(lái)。會(huì)議日程是指會(huì)議在一定時(shí)間內(nèi)的具體安排。

某公司銷售會(huì)議議程表1、推選銷售部經(jīng)理的人選。2、年度銷售活動(dòng)的總結(jié)。3、有關(guān)銷售問(wèn)題的發(fā)言。4、下年度銷售目標(biāo)。5、銷售人員的招聘和重組。919、安排會(huì)議議程與日程20某股份有限責(zé)任公司股東大會(huì)日程安排日期

時(shí)間

內(nèi)容安排

地點(diǎn)主持參加人備注3、9上午9：00報(bào)到花園酒店大會(huì)議廳李總XXXX9：30會(huì)議開(kāi)始，張董致開(kāi)幕詞大會(huì)議廳張董全體股民9：40李總：年度經(jīng)營(yíng)報(bào)告大會(huì)議廳張董全體股民11：00年度決算表大會(huì)議廳總會(huì)計(jì)師全體股民11：30大會(huì)結(jié)束92某股份有限責(zé)任公司股東大會(huì)日程安排日期時(shí)間內(nèi)10、制發(fā)會(huì)議通知

會(huì)議通知的內(nèi)容包括名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)人員、議題及要求等。會(huì)議通知的種類有書(shū)信式和柬帖式。會(huì)議通知的發(fā)送形式有正式通知和非正式通知。會(huì)議通知的方式有書(shū)面、口頭、電話、郵件。9310、制發(fā)會(huì)議通知22

11、制作會(huì)議證件

代表證出席證會(huì)議正式證件列席證來(lái)賓證會(huì)議證件旁聽(tīng)證工作證會(huì)議工作證件記者證出入證會(huì)議證件的內(nèi)容有會(huì)議名稱、與會(huì)者單位、姓名、職務(wù)、證件號(hào)碼等。有些重要證件還貼上本人照片，加蓋印章。9411、制作會(huì)議證件23

12、準(zhǔn)備會(huì)議文件資料

主要有議程表和日程表、會(huì)場(chǎng)座位分區(qū)表和主席臺(tái)及會(huì)場(chǎng)座次表、主題報(bào)告、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、其他發(fā)言材料、開(kāi)幕詞和閉幕詞、其他會(huì)議材料等。

13、安排食住行會(huì)議飲食管理本著“衛(wèi)生第一、保證營(yíng)養(yǎng)、適合口味、方便節(jié)約”的原則，做好伙食預(yù)算和伙食搭配與烹調(diào)工作.會(huì)議住宿安排，根據(jù)實(shí)際情況，按照規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，盡可能地滿足與會(huì)人員住宿上的要求。安排好會(huì)議用車，為會(huì)議提供完備的交通服務(wù)。9512、準(zhǔn)備會(huì)議文件資料24

14、制定會(huì)議預(yù)算方案

文件資料費(fèi)、郵電通訊費(fèi)、會(huì)議設(shè)備和用品費(fèi)、會(huì)議場(chǎng)所租用費(fèi)、會(huì)議辦公費(fèi)、宣傳交際費(fèi)、食宿費(fèi)、交通費(fèi)、其他費(fèi)用。

15、布置會(huì)場(chǎng)

（1）會(huì)場(chǎng)的風(fēng)格特點(diǎn)莊嚴(yán)。肅穆。輕松、簡(jiǎn)潔。喜慶。儒雅。簡(jiǎn)單樸素。9614、制定會(huì)議預(yù)算方案25

（2）會(huì)場(chǎng)的類型及布局

①小型會(huì)議室。

橢圓形、回字形、T字形、“馬蹄”型、長(zhǎng)方形。97（2）會(huì)場(chǎng)的類型及布局26

②中型會(huì)議室。

“而”字型、半圓型、課堂型。③大型會(huì)議室。

禮堂型、眾星拱月型。

（3）會(huì)場(chǎng)的布置

①主席臺(tái)主席臺(tái)的布置一是對(duì)稱；二是要簡(jiǎn)化。主席臺(tái)的座次一般是職務(wù)最高的居第一排正中，然后先左后右，由前至后的順序依次排列。②場(chǎng)內(nèi)其他人員的座次安排橫排法。豎排法。左右排列法。98②中型會(huì)議室。27主席臺(tái)坐次99主席臺(tái)坐次28禮堂型100禮堂型29教室型會(huì)場(chǎng)101教室型會(huì)場(chǎng)30

③會(huì)場(chǎng)內(nèi)外的布置：會(huì)標(biāo)、會(huì)徽、臺(tái)幕、標(biāo)語(yǔ)、、桌簽、坐簽、色調(diào)、燈光、氣味、旗幟、花卉。

102③會(huì)場(chǎng)內(nèi)外的布置：31

會(huì)標(biāo)會(huì)徽103會(huì)標(biāo)會(huì)徽32

16、檢查會(huì)場(chǎng)

（1）.方式一種是聽(tīng)取會(huì)議籌備人的匯報(bào)，一種是現(xiàn)場(chǎng)檢查。

（2）．檢查的內(nèi)容A.文件的材料準(zhǔn)備情況。B.會(huì)場(chǎng)布置情況。C.會(huì)議保衛(wèi)工作情況。D.其他內(nèi)容。10416、檢查會(huì)場(chǎng)33問(wèn)題討論

1．會(huì)議議程與日程的區(qū)別。2．簡(jiǎn)述擬訂會(huì)議議程與日程表的方法。3．選擇會(huì)議地點(diǎn)應(yīng)綜合考慮哪些因素?4、應(yīng)如何做好會(huì)場(chǎng)的布置工作？5、怎樣制定會(huì)議籌備方案？6、怎樣發(fā)放會(huì)議通知？7、怎樣才能做好會(huì)議的食宿工作？8、會(huì)前檢查工作包括哪些內(nèi)容？105問(wèn)題討論1．會(huì)議議程與日程的區(qū)別。34

12.2.3會(huì)中服務(wù)工作

1、報(bào)到及接待工作

（1）與會(huì)人員的接送;（2）會(huì)議交通工具的安排;（3）與會(huì)人員返回時(shí)，車、船和飛機(jī)票的預(yù)訂及購(gòu)買(mǎi);（4）會(huì)議文娛活動(dòng)的安排和組織;（5）其他屬于招待方面的工作。

2、組織簽到

（1）秘書(shū)人員代簽到。（2）簿式簽到。（3）電子計(jì)算機(jī)簽到。10612.2.3會(huì)中服務(wù)工作353、做好會(huì)議記錄（1）、會(huì)議記錄的格式：記錄頭、記錄主體、記錄尾部

1)記錄頭:

會(huì)議名稱；會(huì)議時(shí)間；會(huì)議地點(diǎn)；會(huì)議主席（主持人）會(huì)議出席、列席和缺席情況；會(huì)議記錄人、會(huì)議主要議題。1073、做好會(huì)議記錄（1）、會(huì)議記錄的格式：36

2）記錄主體

與會(huì)者的發(fā)言。議定事項(xiàng)。3）記錄尾部

散會(huì)。主持人、記錄人簽字。

（2）、會(huì)議記錄的要求

準(zhǔn)確、完整、簡(jiǎn)潔、明確。

（3）、會(huì)議記錄的重點(diǎn)

會(huì)議中心議題以及圍繞中心議題展開(kāi)的有關(guān)活動(dòng)；會(huì)議討論、爭(zhēng)論的焦點(diǎn)及其各方的主要見(jiàn)解；權(quán)威人士或代表人物的言論；會(huì)議開(kāi)始時(shí)的定調(diào)性言論和結(jié)束前的總結(jié)性言論；會(huì)議已議決的或議而未決的事項(xiàng)；對(duì)會(huì)議產(chǎn)生較大影響的其他言論或活動(dòng)。1082）記錄主體37（4）會(huì)議記錄方法

1）記錄的重點(diǎn)是將主要討論的觀點(diǎn)、決議、決定，重要聲明、修正案內(nèi)容、結(jié)論全記下來(lái)，其他的可簡(jiǎn)要記錄.2）漏記的內(nèi)容先作記號(hào)，然后對(duì)照錄音帶修改，或請(qǐng)發(fā)言者重復(fù)。3）與會(huì)者提的意見(jiàn)、建議，要記人名。（5）會(huì)議記錄的修改

1）定稿打印前，請(qǐng)主席簽字批準(zhǔn)。2）與會(huì)者指出錯(cuò)誤，主席或秘書(shū)可改。3）會(huì)議記錄一經(jīng)簽名，不能再改動(dòng)。109（4）會(huì)議記錄方法384、確保會(huì)議期間信息的溝通

1）做好會(huì)議期間信息的收集、傳遞、反饋工作.（1）秘書(shū)要多聽(tīng)、多記、多想、多算、多跑，全面搜集信息。（2）深入會(huì)議，掌握第一手資料。（3）注重對(duì)會(huì)議信息加工提煉，方便各方利用。（4）注重實(shí)效，并收集反饋信息。1104、確保會(huì)議期間信息的溝通392）會(huì)議期間的對(duì)外宣傳

（1）妥善處理與新聞媒體的關(guān)系。（2）注意內(nèi)外有別，嚴(yán)守單位秘密。（3）選擇宣傳內(nèi)容應(yīng)堅(jiān)持對(duì)象、效果、時(shí)效、費(fèi)用的原則。(4)收集媒體對(duì)會(huì)議的報(bào)道提供給領(lǐng)導(dǎo).（5）為領(lǐng)導(dǎo)召開(kāi)記者招待會(huì)提供資料。1112）會(huì)議期間的對(duì)外宣傳（1）妥善處理與新聞媒體的關(guān)系。5、編發(fā)會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)（1）類型綜合型、專題型、實(shí)錄型。（2）格式報(bào)頭、報(bào)核、報(bào)尾。（3）要求簡(jiǎn)練、快捷、準(zhǔn)確。

6、值班保衛(wèi)工作（1）值班工作秘書(shū)人員要堅(jiān)守值班崗位，以保證會(huì)議順利結(jié)束，并隨時(shí)應(yīng)付各種突發(fā)事件。1125、編發(fā)會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)41

（2）保衛(wèi)工作

①重要與會(huì)者人身安全保衛(wèi)②重要文件的保衛(wèi)③會(huì)場(chǎng)和駐地的保衛(wèi)④會(huì)議設(shè)備的保衛(wèi)⑤與會(huì)者貴重物品的保衛(wèi)113（2）保衛(wèi)工作42

7、會(huì)議保密工作

1)會(huì)前保密工作

（1）涉及秘密的會(huì)議，嚴(yán)格確定出席、列席人員及會(huì)議服務(wù)人員。(2)召開(kāi)比較大型的或秘密性較強(qiáng)的會(huì)議，秘書(shū)部門(mén)要與保衛(wèi)、保密部門(mén)取得聯(lián)系，共同采取保密措施。(3)根據(jù)實(shí)際需要，確定會(huì)議印發(fā)的文件及其數(shù)量，文件要標(biāo)明密級(jí)，統(tǒng)一編號(hào)，按照規(guī)定的范圍印發(fā)。(4)選擇會(huì)址要注意保密，會(huì)前對(duì)會(huì)場(chǎng)環(huán)境及會(huì)場(chǎng)設(shè)施包括擴(kuò)音、錄音設(shè)施、電話進(jìn)行防竊密、泄密檢測(cè)。

1147、會(huì)議保密工作43

2)會(huì)中保密工作

(1)加強(qiáng)保密教育。(2)加強(qiáng)文件管理。(3)加強(qiáng)重要涉密會(huì)議管理。

3)會(huì)后保密工作

(1)做好保密文件的回收工作。(2)秘密文件通過(guò)機(jī)要通信部門(mén)遞送。

(3)對(duì)會(huì)議駐地、房間、會(huì)議室進(jìn)行保密檢查。

1152)會(huì)中保密工作44

8、會(huì)議的后勤保障工作

(1)做好食宿管理工作。(2)做好迎送交通工作。(3)做好會(huì)議車輛管理工作。(4)做好財(cái)務(wù)管理工作。(5)安排好會(huì)議的文化生活。(6)做好會(huì)議醫(yī)療衛(wèi)生工作。1168、會(huì)議的后勤保障工作45

問(wèn)題討論

1、會(huì)議記錄的內(nèi)容有哪些？2、如何做好會(huì)議記錄？3、如何做好會(huì)議期間的信息溝通？4、會(huì)議期間值班、保衛(wèi)工作有哪些內(nèi)容？5、會(huì)議后勤保障

工作包括哪些？

117問(wèn)題討論46

12.3.3會(huì)后整理工作

1、安排與會(huì)人員離會(huì)2、撰寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要3、會(huì)議的宣傳報(bào)道4、會(huì)議文書(shū)的立卷歸檔5、會(huì)議總結(jié)工作6、會(huì)后催辦和反饋工作

11812.3.3會(huì)后整理工作1、安排與會(huì)人員離會(huì)相關(guān)知識(shí)

發(fā)通知應(yīng)注意的事項(xiàng)一般的會(huì)議只發(fā)一次正式通知，有些會(huì)議需要發(fā)預(yù)備性通知，然后再發(fā)正式通知，其常用于與會(huì)人需做大量會(huì)前準(zhǔn)備工作，如：準(zhǔn)備發(fā)言材料或方案的會(huì)議;對(duì)于一些區(qū)域性、全國(guó)性乃至國(guó)際性會(huì)議，需要安排與會(huì)人員食宿和回程的，還要在發(fā)送會(huì)議通知的同時(shí)附上會(huì)議通知回執(zhí)，以便會(huì)務(wù)人員安排接站和訂購(gòu)車、機(jī)票;發(fā)會(huì)議邀請(qǐng)函和請(qǐng)柬的方法，與發(fā)送會(huì)議通知基本相同。

119相關(guān)知識(shí)4812.4常用會(huì)議的組織程序12.4.1行政辦公會(huì)議是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)為研究和處理日常工作、協(xié)調(diào)矛盾而召開(kāi)的會(huì)議，在企業(yè)中也稱領(lǐng)導(dǎo)（廠長(zhǎng)）辦公會(huì)。議題安排→發(fā)送會(huì)議通知→做好會(huì)議記錄→撰寫(xiě)辦公會(huì)議紀(jì)要→議定事項(xiàng)的貫徹執(zhí)行

→搜集信息，進(jìn)行反饋12012.4常用會(huì)議的組織程序12.4.1行政辦公會(huì)議4912.4.2職工代表大會(huì)

職工代表大會(huì)是企事業(yè)單位依據(jù)《職工代表大會(huì)條例》召開(kāi)的具有法律效力的會(huì)議。其組織程序如下:

1.籌備會(huì)議

確定大會(huì)議題→做好宣傳發(fā)動(dòng)工作→征集和處理提案→準(zhǔn)備會(huì)議文件→準(zhǔn)備會(huì)議文件12112.4.2職工代表大會(huì)職工代表大會(huì)是企事業(yè)單位

2.預(yù)備會(huì)議

（1）由工會(huì)向全體職工代表報(bào)告大會(huì)的籌備工作情況。（2）醞釀大會(huì)主席團(tuán)人選，民主選舉主席團(tuán)成員。（3）確定大會(huì)議程，主席團(tuán)審議通過(guò)大會(huì)議程，然后向全體職工代表宣布。（4）醞釀職工代表大會(huì)專門(mén)小組的設(shè)置及組成人選名單.（5）聽(tīng)取代表資格審查小組關(guān)于代表資格的審查報(bào)告。12251

3.召開(kāi)會(huì)議

（1）聽(tīng)取主要行政領(lǐng)導(dǎo)工作報(bào)告，組織討論，提出意見(jiàn)，在修改和補(bǔ)充的基礎(chǔ)上，大會(huì)通過(guò)。（2）聽(tīng)取各專門(mén)小組的報(bào)告。（3）民主評(píng)議行政領(lǐng)導(dǎo)。（4）選舉通過(guò)各專門(mén)小組人員名單。（5）討論職工代表大會(huì)自身建議的有關(guān)規(guī)定和制度。（6）通過(guò)大會(huì)決議。

1233.召開(kāi)會(huì)議524.會(huì)后整理及大會(huì)決議事項(xiàng)的落實(shí)

（1）整理現(xiàn)場(chǎng)，歡送代表離會(huì)。（2）整理會(huì)議文件，搞好立卷歸檔。（3）落實(shí)大會(huì)決定協(xié)議，督辦落實(shí)情況。1244.會(huì)后整理及大會(huì)決議事項(xiàng)的落實(shí)5312.5會(huì)見(jiàn)與會(huì)談12.5.1會(huì)見(jiàn)與會(huì)談準(zhǔn)備1、收集對(duì)方的相關(guān)資料①對(duì)方求見(jiàn)的目的②對(duì)方的求見(jiàn)對(duì)象③對(duì)方相關(guān)社會(huì)背景，如習(xí)俗、禁忌、禮儀等特征④對(duì)方參加會(huì)見(jiàn)的人數(shù)、姓名、職務(wù)等。⑤主要求見(jiàn)人的詳細(xì)資料12512.5會(huì)見(jiàn)與會(huì)談12.5.1會(huì)見(jiàn)與會(huì)談準(zhǔn)備54

2、通知主方參加會(huì)見(jiàn)和會(huì)談的人員

①通知主方接見(jiàn)人②通知主方陪同人員③通知主談人④通知其他會(huì)談人員12.5會(huì)見(jiàn)與會(huì)談1262、通知主方參加會(huì)見(jiàn)和會(huì)談的人員12.5會(huì)見(jiàn)與會(huì)

3、了解會(huì)見(jiàn)與會(huì)談的地點(diǎn)和時(shí)間

（1）會(huì)見(jiàn)的地點(diǎn)和時(shí)間會(huì)見(jiàn)的地點(diǎn)一般安排在主人的辦公室、會(huì)客室或小型會(huì)議室，也可在客人的住所進(jìn)行。會(huì)見(jiàn)的時(shí)間根據(jù)會(huì)見(jiàn)的性質(zhì)來(lái)定。（2）會(huì)談的地點(diǎn)和時(shí)間會(huì)談的地點(diǎn)一般安排在客人所住的賓館會(huì)議室。會(huì)談的時(shí)間安排應(yīng)先征求對(duì)方的意見(jiàn)。12.5會(huì)見(jiàn)與會(huì)談127

3、了解會(huì)見(jiàn)與會(huì)談的地點(diǎn)和時(shí)間14、通知對(duì)方