公文寫作培訓(xùn)教案

112/112第一章寫作基礎(chǔ)常識第一節(jié)主題與材料文章應(yīng)在占有材料的基礎(chǔ)上提煉深刻、鮮亮、正確的主題。機(jī)關(guān)有用文體表現(xiàn)主題的方法要求是:直接闡述、單一集中、“以意役法”、片言居要、善用標(biāo)題。材料是寫作的基礎(chǔ),材料是講明觀點和主張、表現(xiàn)主題的支柱。積存與占有材料的途徑要緊有:親自的觀看體驗,調(diào)查采訪,從既有文獻(xiàn)資料中采集。積存和占有材料的差不多要求確實是“多多益善”。選取材料的要求:圍繞主題選取材料,選取具有典型性的材料,選取全面真實、高度準(zhǔn)確的材料,選取新穎、生動的材料。第二節(jié)結(jié)構(gòu)、表達(dá)方式與語言一、結(jié)構(gòu)安排的方法1.結(jié)構(gòu)安排的要緊環(huán)節(jié)結(jié)構(gòu)是文章表現(xiàn)形式要素之一,是指文章內(nèi)部的組織和構(gòu)造,也即安排和組織材料的方式。寫文章必須講究結(jié)構(gòu),只有按主題的需要,對材料加以精心組織、穩(wěn)妥安排,文章才能條理清晰、層次明晰、主題鮮亮,才能使文章發(fā)揮應(yīng)有的效用。結(jié)構(gòu)安排的要緊環(huán)節(jié)包括:選擇角度、設(shè)置線索、安排層次、劃分段落、設(shè)計開頭與結(jié)尾、處理過渡和照顧等。2.結(jié)構(gòu)安排的注意事項結(jié)構(gòu)安排的注意事項包括:正確反映客觀事物進(jìn)展的規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系;服從和服務(wù)于表現(xiàn)主題的需要;適應(yīng)不同文體的特點;文章的結(jié)構(gòu)應(yīng)達(dá)到嚴(yán)謹(jǐn)、自然、完整、統(tǒng)一的要求。二、表達(dá)方式常用的差不多表達(dá)方式包括:敘述、描寫、議論、講明等。1.敘述敘述確實是對人物、事件和環(huán)境所作的概括性的交代和表述,分為順敘、倒敘、插敘等數(shù)種。(1)順敘按照事件發(fā)生、進(jìn)展的先后順序來進(jìn)行敘述。此外,按照提出問題、分析問題、解決問題和按照事物進(jìn)展的因果關(guān)系等邏輯順序來敘述,也屬于順敘。機(jī)關(guān)有用文體大都采納這種方法敘事、交代人物、述講原委或列舉事實。(2)倒敘是指一種把事件的結(jié)局或問題的結(jié)論放在前面敘述,然后再按照順序或其他敘述方式進(jìn)行述講的方法。行政公文和通用公文的某些文種,如事故通報、調(diào)查報告等,有時會采納倒敘。(3)插敘是在順序過程中,依照寫作的需要臨時中斷原來的敘述脈絡(luò),插入與原敘述有關(guān)的另一些內(nèi)容,即追憶過去或補(bǔ)充講明有關(guān)內(nèi)容,插入的敘述完結(jié)后,再按原來的脈絡(luò)接著敘述。公文對插敘運(yùn)用得專門少。2.描寫所謂描寫,確實是對人物、事件、環(huán)境所做的具體刻畫和生動描繪。描寫的作用要緊是描繪的事物顯得形象、生動、逼真。描寫常常同敘述結(jié)合使用。依照描寫對象的不同,描寫能夠分為人物描寫、環(huán)境描寫;依照描寫角度的差異,則能夠分為正面描寫、側(cè)面描寫;依照描寫手法的不同,又能夠分作細(xì)描、白描。機(jī)關(guān)有用文體寫作中尤其應(yīng)對此保持警惕,正是由于要突出表現(xiàn)主題的需要,一些具體的有用文體,特不是公文,甚至差不多上不使用描寫這種表達(dá)方式。3.議論議論確實是寫作者對客觀事物進(jìn)行分析和評論,以直接表明觀點和態(tài)度。議論的要素構(gòu)成:論點、論據(jù)和論證過程。議論要論點正確、鮮亮,論據(jù)確鑿能有力地證明論點,論證要做到周至、嚴(yán)密、無懈可擊。論證分為立論與駁論兩大類。其方法常用的有:例證法、喻證法、類比法、對比法、反駁法、歸謬法。(1)例證法確實是用典型的事實作為論據(jù)來證明論點的方法,也確實是常講的“擺事實”。人們講“事實勝于雄辯”,可見這種方法是最具講服力的論證方法。(2)喻證法確實是運(yùn)用比喻講明道理、引出論點的方法。這種論證方法假如運(yùn)用得恰當(dāng),能夠收到深入淺出、形象生動的效果。(3)類比法即依照已知事物的某種特點,證明類似的另一種事物也會有某種特點。論證過程是相同特點的推論。運(yùn)用此法重在盡量抓住事物的相似點,相似點越多,推出的道理就會越有講服力。(4)對比法確實是將兩種截然相反或有差異的事物進(jìn)行比較?？煞謨煞N情況:一種是橫比,一種是縱比。(5)反駁法確實是通過否定對方的觀點和看法,來闡明自己的理由和論點的駁論方法。駁斥的對象能夠是對方論點,也能夠是對方的論據(jù)。(6)歸謬法即由反面論點引出錯誤結(jié)論來講明道理的方法,確實是先假設(shè)對方的錯誤論斷是“正確”的,然后從對方的論斷中導(dǎo)出一個荒謬的結(jié)論來,從而證明對方的論斷不能成立,以駁倒對方論點的一種論證方法口4.講明講明確實是寫作者對客觀事物的性質(zhì)、狀態(tài)、特征、成因、構(gòu)造、功能、用途所進(jìn)行的介紹解講和闡釋。講明是機(jī)關(guān)有用文體寫作常用的差不多表達(dá)方式,具體形式有:概講、界講、解講。(1)概講即對客觀事物所進(jìn)行的總體性的、概括性的介紹解講。其特點是只針對一般的總體的情況,文字簡約、概括性專門強(qiáng);表達(dá)時大都需遵循穩(wěn)定的次序。(2)界講即給事物所下的定義,也確實是針對事物最本質(zhì)的屬性和特征作出推斷性的講明。界講要注意抓住一事物區(qū)不于它事物的本質(zhì)屬性,掌握正確界定事物的邏輯原則與方法。(3)解講即對事物的解釋性的詳盡講明,大都用于對概講與界講的具體化和補(bǔ)充、注解、闡釋。解講時常需要對較復(fù)雜事物進(jìn)行分類講明。解講時,能夠使用舉例、打比方、做比較、列數(shù)字、列表、制圖等多種具體手段。三、語言運(yùn)用的差不多要求語言運(yùn)用的差不多要求包括:語言是文章第一要素。撰寫文章要求語言合體、得體；準(zhǔn)確、順達(dá)；簡潔、明快；清晰、和諧；生動、有力。1.合體、得體確實是文章的語言要合乎特定文體的要求,要合乎特定社會語言環(huán)境的需要,要合乎作者在特定社會關(guān)系中的地位。2.準(zhǔn)確、順達(dá)即文章的語言表達(dá)要確切、符合實際,語意應(yīng)分明確定、界限清晰、褒貶得當(dāng)、輕重適度、不錯不漏,能真切地表達(dá)作者想要表達(dá)的內(nèi)容,準(zhǔn)確無誤地傳達(dá)作者的意圖;其中涉及的時刻、地點、人員、范圍、性質(zhì)、程度等必須明確,解釋要具有唯一性;態(tài)度上,贊同、反對、確信、否定,必須鮮亮,不能模糊其辭。要文通理順,合乎語法規(guī)則和邏輯規(guī)則。具體要求是:用詞得當(dāng);語句要成分完整、搭配得當(dāng)、語序穩(wěn)妥、結(jié)構(gòu)合理、含義明確、合乎情理,句式合理并力爭達(dá)到最佳表達(dá)效果。3.簡潔、明快,即文章的語言要簡明扼要、精當(dāng)不繁,忌冗長空泛,同時又不茍簡,要服從寫作目的和表現(xiàn)主題的需要,當(dāng)詳則詳,當(dāng)略則略,做到簡與明高度協(xié)調(diào)統(tǒng)一。要真正做到使文章的語言既簡又明,首先要對事物有深刻透徹的認(rèn)識,同時也應(yīng)注意掌握一些技巧,力避煩冗現(xiàn)象,特不應(yīng)注意克服“多余”“重復(fù)”等語病。4.清晰、和諧所謂清晰,是指語言表達(dá)要條理清晰,應(yīng)能把握主次,辨明因果,從表達(dá)目的動身,安排句序、段次;語句之間、段落之間都要體現(xiàn)出合理、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)倪壿嬯P(guān)系,力求將意義傳達(dá)到最佳。所謂和諧,是指文章的理、據(jù)相諧。理,是觀點、意見;據(jù),是材料、實際情況。后者是對前者的支撐,二者要有必定的、內(nèi)在的聯(lián)系。“理”之正確與“據(jù)”之充實,互為表里,相輔相成。5.生動、有力確實是講文章的語言要有文采,要有聲有色,鮮亮具體,有新奇感,有感人的力量,能獲得最佳的表達(dá)效果,以使文章的內(nèi)容最大限度地阻礙讀者,實現(xiàn)文章的效用。語言生動,首先要求的是材料的新奇,見解的獨到。生動的語言形式同新穎的思想內(nèi)容是一致的,語言的創(chuàng)新常常確實是內(nèi)容的出新。缺乏那個基礎(chǔ),語言是生動不起來的。其次,還必須注意語言形式。第三節(jié)常用文體的特點及寫作方法一、記敘文的特點與結(jié)構(gòu)模式1.記敘文的特點記敘文是以敘述、描寫為要緊表達(dá)方式,以記人、敘事、寫景、狀物為差不多職能,對社會生活中的人、事、景物的狀態(tài)及其變化進(jìn)展進(jìn)行敘述和描寫的文章樣式。常見的散文、報告文學(xué)、消息、海報、通訊、特寫、游記、人物傳記、回憶錄,以及一部分書信、日記、情況報告、調(diào)查報告、人物事跡材料等都可歸入記敘文之列。其特點有四個:(1)全面真實,沒有虛構(gòu)。(2)要素全面,選材典型。(3)以敘述、描寫為要緊表達(dá)方式。(4)語言生動爽朗,富于表現(xiàn)力。2.記敘文的結(jié)構(gòu)模式記敘文一般差不多上由開頭、主體、結(jié)尾三部分組成。(1)開頭——事件或行為、情感的發(fā)端。(2)主體——事件或行為、情感的進(jìn)展。(3)結(jié)尾——事件或行為、情感的結(jié)果與啟迪。二、議論文的特點與結(jié)構(gòu)模式1.議論文的特點議論文是以議論為要緊表達(dá)方式,通過擺事實、講道理、辨是非確定某種觀點的正確與謬誤,樹立或否定某種主張的文章樣式。常見的科學(xué)論文、雜文、文藝評論、政論文(有關(guān)政治問題的講話、會議報告、發(fā)言、宣言、聲明、社論、演講詞〉等都屬于議論文體。其特點是:(1)直接表達(dá)作者的思想觀點。(2)以議論為要緊表達(dá)方式,輔以講明、敘述等。(3)內(nèi)容重在講理,堅持?jǐn)[事實,講道理,以理服人。(4)其構(gòu)成要素包括論點、論據(jù)和論證過程三個方面。(5)語言要講求準(zhǔn)確、簡練、邏輯性強(qiáng)。2.議論文的結(jié)構(gòu)模式議論文以確定或反駁一種論點的方式實現(xiàn)其寫作目的,它所表現(xiàn)的是一個合乎邏輯的推理過程,其篇章結(jié)構(gòu)模式一般為:(1)開頭——引論這部分內(nèi)容用于提出一個令人關(guān)注的問題或指明形成這一問題的情境,具體內(nèi)容能夠是其中的一項或幾項。①直接提出問題或闡述觀點；②指明討論問題的目的、意義、緣故;③從對有關(guān)背景材料的介紹講明中引出論題;④概述全文輪廓,提出中心論點等。(2)主體——本論這部分內(nèi)容是對問題作合乎邏輯的推論分析,對論點提供足夠的支持,其具體內(nèi)容能夠是其中的一項或幾項。①緊扣論題對材料和問題進(jìn)行分門不類的具體分析,以推理或引證的方式澄清論點;②以中心論點為核心,從不同角度提出問題形成的各個分論點,每個分論點從一個方面講明總論點;③對問題或材料作縱向遞進(jìn)式剖析,推出各個分論點逐層向總論點靠攏等。(3)結(jié)尾——結(jié)論這部分內(nèi)容是對論點進(jìn)行概括或適當(dāng)?shù)囊?具體內(nèi)容可為下面的一項或幾項。①歸納并進(jìn)一步闡明論點；②從結(jié)論中引出可預(yù)見的新問題;③指明結(jié)論的理論或?qū)嵺`方面的價值;④指明確立正確認(rèn)識后解決問題的方法途徑(要緊適用政論文)等。三、講明文的特點與結(jié)構(gòu)模式及寫作方法1.講明文的特點講明文的特點:解講性強(qiáng);具有知識性、信息性;客觀性強(qiáng);語言更重通俗、簡明、平實。2.講明文的結(jié)構(gòu)模式講明文體的一般結(jié)構(gòu)模式:開頭——概講;主體——分講;結(jié)尾——總講。3.講明文的寫作方法與記敘文相比較,講明文的寫作更需平復(fù)、科學(xué)、客觀,無需有個人的感情流露,而記敘文則滲透著作者個人的立場觀點和思想情趣。在表達(dá)方式的運(yùn)用上,講明文以講明為主并輔之以描寫和議論,它也與記敘文以敘述、描寫為主輔之以其他,追求文章的迂回曲折,富于文采有所不同。寫作目的方面,講明文在于給人以知識和信息,關(guān)心人們準(zhǔn)確認(rèn)識客觀事物,記敘文則在于通過對客觀事物及其進(jìn)展變化的敘述與描繪,再現(xiàn)人物和事件,以此來感染人,啟發(fā)人,給人以美的享受。與議論文相比較,講明文首先在寫作目的上與議論文不同,議論文在于宣傳一個觀點,闡明一個道理,爭取人們同意這些道理并自覺體現(xiàn)在行動上,這與講明文給人以知識和信息,關(guān)心人們認(rèn)識事物的目的和動身點是有區(qū)不的。在寫作態(tài)度方面,講明文著重對客觀事物、事理進(jìn)行準(zhǔn)確、客觀、平復(fù)地介紹解釋,甚至不需要確立論點,也不需寫作者個人的思想傾向,議論文的思想傾向性則極為鮮亮,帶有較強(qiáng)的主觀性。第二章公文概述第一節(jié)公文特點與功能一、公文的特點公文是國家機(jī)構(gòu)及其他社會組織在公務(wù)活動中為行使職權(quán)、實施治理而制作的具有法定效用和規(guī)范體式的文件。公文具備的以下特點:1.由法定作者制作。公文的法定作者是指依法成立并能以自己名義行使職權(quán)和承擔(dān)義務(wù)的國家機(jī)構(gòu)與其他社會組織（以下統(tǒng)稱為機(jī)關(guān)）。2.具有法定的現(xiàn)實執(zhí)行效用。公文的信息對受文單位有強(qiáng)制性的阻礙。如在規(guī)定的時刻、范圍之內(nèi),強(qiáng)制執(zhí)行、強(qiáng)制閱讀、強(qiáng)制復(fù)文。3.具有規(guī)范的體式。國家有關(guān)機(jī)構(gòu)以法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)等形式對公文的文體、結(jié)構(gòu)及格式都做了統(tǒng)一的規(guī)范,為了維護(hù)公文的權(quán)威性、準(zhǔn)確性,公文的制發(fā)者必須遵循這些規(guī)范。4.履行法定的程序。公文有執(zhí)行效用,為了保證有效性,國家有關(guān)機(jī)構(gòu)規(guī)定了各種公文的生成程序,公文的制發(fā)者必須履行這些程序。二、公文的功能公文能夠穿越時刻與空間的限制,有效地傳遞公務(wù)活動所需要的信息,是機(jī)關(guān)在公務(wù)活動中行使職權(quán)的重要工具。公文的這一功能,表現(xiàn)在以下6個方面:1.公文是黨和國家領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)用于公布各項方針政策、指令的差不多工具,在公務(wù)活動中發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)作用,是加強(qiáng)集中領(lǐng)導(dǎo)、維護(hù)政令統(tǒng)一、保證工作步伐整齊一致的有效形式。2.公文是下級機(jī)關(guān)請示、匯報工作,反映情況,使下情上達(dá),溝通縱向聯(lián)系的差不多手段,有利于上級機(jī)關(guān)對發(fā)生的問題進(jìn)行及時處理,同時為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)決策提供依據(jù)。3.公文是公布行政法規(guī)的差不多形式,對國家行政治理與維護(hù)社會主義精神文明、物質(zhì)文明建設(shè)起著規(guī)范作用,使國家的治理活動有法可依,有章可循。4.公文是各機(jī)關(guān)之間交流信息、商洽事務(wù)、協(xié)調(diào)配合工作,進(jìn)行橫向聯(lián)系的紐帶。它比其他信息溝通形式具有更強(qiáng)的準(zhǔn)確性、權(quán)威性,因而比其他信息記錄更具有權(quán)威性。5.公文是宣傳教育干部、群眾的好教材。它有較強(qiáng)的理論性、政策性,在各項工作中起著闡述道理,提高覺悟及認(rèn)識水平的作用。6.公文是社會活動的真實記錄,記載了公務(wù)活動的狀態(tài)、過程,證明作者的合法身份,有重要的憑證作用。公文的特點與功能,是它區(qū)不于其他信息記錄形式的明顯特征。第二節(jié)公文的種類一、公文的分類依據(jù)不同的標(biāo)準(zhǔn),公文通常可分為:1.通用公文與專用公文。依照形成和作用的公務(wù)活動領(lǐng)域(即通常所講的按公文形成和使用范圍)劃分,通用公文是各類各級機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位都使用的文件,如請示、報告、函等,專用公文是在一定專業(yè)機(jī)關(guān)、部門和業(yè)務(wù)范圍專門使用的文件,如外交文件、司法文件、會議文件、軍事文件等。2.對外公開文件、限國內(nèi)公開文件、內(nèi)部使用文件、秘密文件、機(jī)密文件、絕密文件。這是依照文件內(nèi)容所涉及的國家秘密程度劃分的。對外公開文件,內(nèi)容不涉及國家秘密,能夠直接對國內(nèi)外公開公布。限國內(nèi)公開文件,內(nèi)容雖不涉及國家秘密,但其內(nèi)容不宜或不必向國外公布。內(nèi)部使用文件,內(nèi)容不涉及國家秘密,但不宜對社會公開,只有在本系統(tǒng)或本機(jī)關(guān)內(nèi)部使用。秘密文件,其內(nèi)容含有一般的國家秘密,泄露會使國家安全、利益遭受損害。機(jī)密文件,是指含有重要的國家秘密,一旦泄露會使國家的安全和利益遭受嚴(yán)峻損害。絕密文件,是指內(nèi)容含最重要的國家秘密,泄露會使國家的安全、利益遭受特不嚴(yán)峻的損害。3.上行文、平行文、下行文;公文制發(fā)機(jī)關(guān)依照行文方向而劃分的。上行文,指向有隸屬關(guān)系的上級領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)機(jī)關(guān)報送的公文;平行文,是指向同一組織系統(tǒng)的同級機(jī)關(guān)或非同一組織系統(tǒng)的任何機(jī)關(guān)發(fā)送的公文;下行文,向所屬被領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)的下級機(jī)關(guān)發(fā)送的公文。4.規(guī)范性文件、領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性文件、公布性文件、陳述呈請性文件、商洽性文件、證明性文件。是依照內(nèi)容的性質(zhì)所劃分的。規(guī)范性文件指強(qiáng)制性推行的,用以規(guī)定行為規(guī)范的法規(guī)、規(guī)章等;領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性文件是指領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)制發(fā)的用于頒布方針政策、法規(guī)規(guī)章,指導(dǎo)、布置工作,闡明領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)原則的文件;公布性文件是指直接向國內(nèi)外公開公布的文件;陳述呈請性文件指用于匯報工作,陳述情況,提出建議,請求指示或請求批準(zhǔn)的文件;商洽性文件是指探討、協(xié)商一般事項的文件:證明性文件是指對某組織或個人的使用、身份、經(jīng)歷或某事件提供證據(jù)和對有關(guān)各方面權(quán)力、義務(wù)、責(zé)任作出規(guī)定的文件。5.平件、急件、特急件。是依據(jù)對處理時限的要求劃分的。平件是指沒有專門時刻要求,按常規(guī)處理的文件。急件是指因為內(nèi)容重要、緊急而需要優(yōu)先傳遞處理的文件。特急件是指內(nèi)容特不重要并特不緊急,需立即優(yōu)先迅速傳遞處理的文件。6.收文、發(fā)文。機(jī)關(guān)內(nèi)部依照文件來源劃分的。收文指本機(jī)關(guān)收到的來自外部的文件。發(fā)文是指本機(jī)關(guān)制作發(fā)往外部的文件,本機(jī)關(guān)制成只供內(nèi)部使用的也稱發(fā)文。二、通用公文的文種文種,也叫做公文名稱,是用來表明公文的性質(zhì)、適用范圍、作者職能權(quán)限及制發(fā)公文目的要求的。在公文中正確標(biāo)明文種,不但為公文撰寫、處理提供便利,而且有利于維護(hù)公文的權(quán)威性及有效性。(一)行政機(jī)關(guān)的公文行政機(jī)關(guān)的公文,是行政機(jī)關(guān)在行政治理過程中所形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書,是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動的重要工具。行政機(jī)關(guān)的公文種類要緊有:1.命令適用于依照有關(guān)法律公布行政法規(guī)和規(guī)章;宣布施行重大強(qiáng)制性行政措施;嘉獎有關(guān)單位及人員。2.決定適用于對重要事項或重大行動做出安排,獎懲有關(guān)單位及人員,變更或者撤銷下級機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項。3.公告適用于向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項。4.通告適用于公布有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項。5.通知適用于批轉(zhuǎn)下級機(jī)關(guān)的公文,轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文,傳達(dá)要求下級機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項,任免人員。6.通報適用于表彰先進(jìn),批判錯誤,傳達(dá)重要精神或者情況。7.議案適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務(wù)委員會提請審議事項。8.報告適用于向上級機(jī)關(guān)匯報工作，反映情況，答復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問。9.請示適用于向上級機(jī)關(guān)請求指示、批準(zhǔn)。10.批復(fù)適用于答復(fù)下級機(jī)關(guān)請示事項。11.意見適用于對重要問題提出見解和處理方法。12.函適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題,請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項。13.會議紀(jì)要適用于記載、傳達(dá)會議情況和議定事項。(二)黨的機(jī)關(guān)公文黨的機(jī)關(guān)公文,是黨的機(jī)關(guān)實施領(lǐng)導(dǎo)、處理公務(wù)的具有特定效力和規(guī)范格式的文書,是傳達(dá)黨的路線、方針、政策,指導(dǎo)、布置和商洽工作,請示和答復(fù)問題,報告和交流情況的工具。黨的機(jī)關(guān)公文種類要緊有:1.決議用于經(jīng)會議討論通過的重要決策事項。2.決定用于對重要事項做出決策和安排。3.指示用于對下級機(jī)關(guān)布置工作,提出開展工作的原則和要求。4.意見用于對重要問題提出見解和處理方法。5.通知用于公布黨內(nèi)法規(guī)、任免干部、傳達(dá)上級機(jī)關(guān)的指示、轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文、批轉(zhuǎn)下級機(jī)關(guān)的公文、公布要求下級機(jī)關(guān)辦理和有關(guān)單位共同執(zhí)行或者周知的事項。6.通報用于表彰先進(jìn)、批判錯誤、傳達(dá)重要精神、溝通重要情況。7.公報用于公開公布重要決定或者重大事件。8.報告用于向上級機(jī)關(guān)匯報工作、反映情況、提出建議、答復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問。9.請示用于向上級機(jī)關(guān)請求指示、批準(zhǔn)。10.批復(fù);用于答復(fù)下級機(jī)關(guān)的請示。11.條例用于黨的中央組織制定規(guī)范黨組織的工作、活動和黨員行為的規(guī)章制度。12.規(guī)定用于對特定范圍內(nèi)的工作和事務(wù)制定具有約束力的行為規(guī)范。13.函用于機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題,向無隸屬關(guān)系的有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)。14.會議紀(jì)要用于記載會議要緊精神和議定事項。第三節(jié)公文文體與結(jié)構(gòu)一、公文的文體文體即文章的體裁。公文的文體是以敘述、講明、議論三種表達(dá)方式兼用的專門應(yīng)用文體。因此,公文首先必須具有應(yīng)用文的屬性:直接應(yīng)用性、全面真實性、結(jié)構(gòu)格式的規(guī)范性。能對解決某一現(xiàn)實事務(wù)具有明顯的直接應(yīng)用價值，公文要求反映具體事務(wù)時必須全面真實,不同意虛構(gòu)夸張。其次,公文要求使用現(xiàn)代書面語言,不得采納古文形式表達(dá)。由于行文目的的不同,敘述、講明、議論在不同的文種中使用各有側(cè)重。二、公文的結(jié)構(gòu)公文的結(jié)構(gòu)指公文的組織構(gòu)造,具有規(guī)范性。國家有關(guān)機(jī)構(gòu)對公文的差不多構(gòu)成作了規(guī)范性要求,差不多組成部分為一切公文所必備,其他組成部分可視具體情況決定取舍。公文的差不多組成部分有:標(biāo)題、正文、作者、日期、印章或簽署、主題詞。公文的其他組成部分有:文頭、發(fā)文字號、簽發(fā)人、保密等級、緊急程度、主送機(jī)關(guān)、附件及其標(biāo)記、抄送機(jī)關(guān)、注釋、印發(fā)講明等。標(biāo)題。一件公文用以與其他公文相區(qū)不的名稱,其要緊作用是:概括揭示為受文者關(guān)注的幾方面內(nèi)容;為查找利用與治理公文提供一個檢索標(biāo)識。正文。公文的主體部分。用于系統(tǒng)表達(dá)使受文者對特定事物獲得明確認(rèn)識所需要的信息。作者。制發(fā)公文并對其負(fù)全責(zé)的機(jī)關(guān)的全稱或規(guī)范簡稱。其作用是表明公文的責(zé)任者和法定權(quán)威性,間接表明公文的空間效力范圍(即對哪一家特定地區(qū)或單位有法定效用)。日期。公文形成的具體時刻,通常以領(lǐng)導(dǎo)者簽發(fā)的時刻為準(zhǔn),聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn),專門情況下以會議通過的時刻、印發(fā)時刻、批準(zhǔn)時刻作為公文形成的時刻,除在正文中明確規(guī)定生效執(zhí)行日期的公文之外,公文的形成日期即公文時刻效力范圍的起點,因此,日期也具有表明公文有效性的作用。印章或簽署。印章實際上是指作為機(jī)關(guān)權(quán)力象征的印信在公文上留下的印記;簽署則是指簽發(fā)公文的領(lǐng)導(dǎo)人親筆在正式發(fā)出的公文上所簽署的姓名。印章或簽署均為證實公文作者合法性、真實性及公文效力的標(biāo)志。主題詞。用以揭示公文差不多內(nèi)容并通過規(guī)范化處理的名詞術(shù)語。其作用是與標(biāo)題等相配合進(jìn)一步簡要而準(zhǔn)確地揭示公文內(nèi)容;為主題檢索法的運(yùn)用提供檢索標(biāo)識,為計算機(jī)等現(xiàn)代信息手段處理與治理公文和檔案奠定基礎(chǔ)。文頭。用于強(qiáng)調(diào)公文責(zé)任歸屬和權(quán)威性的標(biāo)記。一般由作者全稱或規(guī)范簡稱后加“文件”二字構(gòu)成。其作用是強(qiáng)調(diào)公文責(zé)任歸屬者,喚起受文者對公文權(quán)威性的警覺,表明此件是鄭重的正式公文,向受文者提示內(nèi)容的重要性;表明文件性質(zhì)或發(fā)送范圍,通常以不同字體字號、顏色、全稱或簡稱等形式表示這些方面的區(qū)不。發(fā)文字號。由作者對其所制發(fā)的公文依次編排的順序代碼。其作用在于為檢索和引用文件提供專指性較強(qiáng)的代號;為統(tǒng)計和治理公文提供依據(jù)。簽發(fā)人。代表機(jī)關(guān)核準(zhǔn)并簽發(fā)發(fā)文稿的領(lǐng)導(dǎo)人的姓名。在上行文中必須有此項目。其作用是表明公文的具體責(zé)任者,督導(dǎo)各級領(lǐng)導(dǎo)者認(rèn)真嚴(yán)肅地履行職責(zé),強(qiáng)化公文質(zhì)量。保密等級。公文涉密程度標(biāo)志。其作用是表明公文涉及秘密的程度與保密要求,喚起受文者警覺,提示其注意分不采取不同措施,確保秘密公文的安全。緊急程度。表明公文送達(dá)和辦理時刻要求的標(biāo)志。其作用是維護(hù)公文時效,幸免延誤。主送機(jī)關(guān)。對所收受公文負(fù)實際辦理、答復(fù)責(zé)任的機(jī)關(guān)的全稱、規(guī)范簡稱或統(tǒng)稱。其作用是概括表明公文效力所及的空間范圍和機(jī)構(gòu)、人員范圍。附件及其標(biāo)記。附件指附屬守公文正件的其他材料。如無專門講明,其效用與主件相同。在公文正件上要作出附件標(biāo)記,即注明附件標(biāo)題、件數(shù)、份數(shù)等。抄送機(jī)關(guān)。對所收受公文一般毋需承擔(dān)直接辦理、答復(fù)責(zé)任,而只需了解公文內(nèi)容的機(jī)關(guān)的全稱、規(guī)范簡稱或統(tǒng)稱。其作用是與有關(guān)方面溝通情況,以便于取得了解、理解、支持和配合。注釋。對正文中有關(guān)名詞術(shù)語及有關(guān)事項的注解、講明。印發(fā)講明。對公文印制發(fā)出情況的介紹。第四節(jié)公文的格式與稿本一、公文的格式1.公文格式規(guī)范化的含義及作用公文的格式,指公文的數(shù)據(jù)構(gòu)成與對各數(shù)據(jù)項目的編制。公文格式具有相對穩(wěn)定性和規(guī)范性的特點。公文格式規(guī)范化,確實是將公文按照一定的目的、用途、要求以及規(guī)定的文字表述方法統(tǒng)一設(shè)計文件,使公文實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化,公文格式化的作用體現(xiàn)在以下兩個方面:一是有利于信息傳遞和文件治理;二是有利于提高機(jī)關(guān)工作效率和質(zhì)量,要提高機(jī)關(guān)工作效率和工作質(zhì)量,就要搞辦公自動化,采納現(xiàn)代化計算機(jī)技術(shù)和自動化辦公設(shè)備,摘辦公自動化,首要解決的問題是要有相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn),只有標(biāo)準(zhǔn)化,才能加速信息交流,實現(xiàn)信息資源共享,提高工作效率,從而提高經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。所有公文必須具備指定的差不多數(shù)據(jù)項目:發(fā)文機(jī)關(guān)、標(biāo)題、正文、印章或簽署、成文日期。除此,還具有可供選擇使用的數(shù)據(jù)項目,選擇項目可依照需要決定取舍;第二,對公文各數(shù)據(jù)項目的編排必須遵循國家的有關(guān)規(guī)定;第三,在確保公文結(jié)構(gòu)完整的同時,相同文種的公文,其數(shù)據(jù)構(gòu)成應(yīng)保持大體一致。(1)文頭。在印刷本上,文頭位于公文首頁上端,約占圖文區(qū)面積的1/3,以大號黑體字、黑變體字或標(biāo)準(zhǔn)體、宋體字套色(一般為紅色,但也可依照需要用其他顏色)印制,居中排一行。聯(lián)合行文的公文,一個作者占一行,主辦單位排列在前。(2)發(fā)文機(jī)關(guān)。用于表明公文的責(zé)任者,展示公文的法定權(quán)威性。標(biāo)識發(fā)文機(jī)關(guān)有兩種形式:一是由發(fā)文機(jī)關(guān)的全稱規(guī)范化簡稱加“文件”二字構(gòu)成。這種形式又稱版頭、文頭,采納大號黑變體字或初號宋體字在公文首頁上端套紅標(biāo)識。一是于公文落款處標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)的全稱或規(guī)范化簡稱,以領(lǐng)導(dǎo)人名義制發(fā)的公文,須標(biāo)明領(lǐng)導(dǎo)人職務(wù)。這種形式又稱署名。幾個機(jī)關(guān)聯(lián)合行文時,應(yīng)將主辦機(jī)關(guān)排列在前。(3)標(biāo)題。指標(biāo)明某一公文要緊內(nèi)容的概括性名稱。一般由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由與文種三部分構(gòu)成。標(biāo)題用于揭示公文要緊內(nèi)容與行文目的,便于對公文的閱讀與處理。因此,要求準(zhǔn)確、簡明。標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章的名稱加注書名號外,一般不用標(biāo)點符號。引用被轉(zhuǎn)發(fā)公文的標(biāo)題時,假如該公文不是法規(guī)、規(guī)章,也不應(yīng)加書名號。公文標(biāo)題的位置在紅色反線下空2行,用2號小標(biāo)宋體字,可分一行或多行屆中排布，要做到詞義完整,排列對稱,間距恰當(dāng)。(4)正文，用于闡述公文內(nèi)容,表達(dá)發(fā)文意圖,使受文者對公文所表達(dá)的信息獲得具體、明確認(rèn)識。正文,是公文的主體部分,一般要求“一文一事”,一般在主送機(jī)關(guān)以下,成文日期之上。正文常用3號仿宋體印制。(5)印章或簽署。印章,指作為機(jī)關(guān)權(quán)力象征的圖章。簽署,指簽發(fā)公文的領(lǐng)導(dǎo)人在公文正本的落款處簽注姓名(或代以簽名章)。在公文上蓋印或簽署,用以證實公文,除會議紀(jì)要外,均需加蓋印章。聯(lián)合上報的非法規(guī)性公文，由主辦機(jī)關(guān)加蓋印章。聯(lián)合下發(fā)的公文,聯(lián)合發(fā)文機(jī)關(guān)均應(yīng)加蓋印章。蓋印,應(yīng)端正、清晰,做到上不壓正文,下要騎年蓋月。簽署位于正本的末頁,先排出機(jī)關(guān)名稱、簽署者職務(wù),后空兩格后請領(lǐng)導(dǎo)者簽注姓名。(6)成文日期。指形成公文的確切日期。用于表明公文開始發(fā)揮效用的時刻。確定成文日期以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn);聯(lián)合行文,以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。標(biāo)注成文日期要求用漢字寫全具體的年、月、日。2.公文制發(fā)者依照文種、行文目的、閱讀對象以及版面編排的需要而特不填制的項目(1)發(fā)文字號。由機(jī)關(guān)代字、發(fā)文年號、發(fā)文順序號組成。成文年號位于中間,以六角括號括入。發(fā)文字號,又稱發(fā)文編號,用于為檢索和引用公文提供指性代號。如國務(wù)院2005年第一件發(fā)文即標(biāo)作:“國發(fā)〔2005〕1號”。聯(lián)合行文時,只標(biāo)注主辦單位的發(fā)文字號。在印制本上,發(fā)文字號位于公文首頁文頭以下,居中;如有簽發(fā)人時,應(yīng)居左,兩者排一行。常采納3號或4號仿宋體印刷。發(fā)文字號下應(yīng)居中印一條細(xì)實線。(2)簽發(fā)人。指示發(fā)文字號右側(cè)標(biāo)注簽發(fā)公文的領(lǐng)導(dǎo)人姓名,用于上行文。其作用在于表明機(jī)關(guān)發(fā)文的具體責(zé)任者,督導(dǎo)各級領(lǐng)導(dǎo)者認(rèn)真履行職責(zé),提高公文質(zhì)量,并為直接聯(lián)系與查詢有關(guān)事宜提供方便。常用與發(fā)文字號相同的字體字號印制。(3)主送機(jī)關(guān)。即收受公文并對公文負(fù)主辦或答復(fù)責(zé)任的機(jī)關(guān)全稱、規(guī)范化簡稱或統(tǒng)稱。于標(biāo)題之下靠左頂格標(biāo)注,結(jié)尾用冒號。其作用在于表明公文的空間效力范圍,明確對公文負(fù)法定辦理或答復(fù)責(zé)任的機(jī)關(guān)。如主送機(jī)關(guān)不是一個時,應(yīng)按其性質(zhì)、級不的輕重高低以及有關(guān)規(guī)定或慣例依次排列,同性質(zhì)或同級的機(jī)關(guān)名稱之間用頓號,不同性質(zhì)或不同級不的機(jī)關(guān)之間用逗號。常用3號或4號仿宋體字印刷。(4)附件。指在正文左下方作出的附件標(biāo)注,用以注明附件的序號、標(biāo)題,適用于具有附件的公文。在正文下空1行左空2個字的位置標(biāo)出“附：”字樣,再分不標(biāo)出附件序號(只有一件時不標(biāo))、標(biāo)題、份數(shù),每件一行,字體字號與正文相同。(5)附注。指對公文中某些內(nèi)容或有關(guān)事項的注解與講明,其作用在于簡化公文正義,便于閱讀與理解。標(biāo)注于主題詞上方。(6)主題詞。是用于揭示公文要緊內(nèi)容并經(jīng)規(guī)范化處理的詞與詞組,用于為按主題檢索公文提供檢索標(biāo)識,為以現(xiàn)代信息處理手段處理和治理公文奠定基礎(chǔ)。上報的公文,應(yīng)當(dāng)按照上級機(jī)關(guān)的要求標(biāo)注主題詞。主題詞的個數(shù)一般不受限制,但不宜多(最多不超過五個),其前后排列順序也不受限制。位于公文末頁附注之下,排一行,頂格標(biāo)注“主題詞”字樣,空一格填主題詞,詞間空一格,不加標(biāo)點。常與正文字號相同,但用黑體字印刷。(7)抄送機(jī)關(guān)。指收受公文需了解公文內(nèi)容而不需承擔(dān)主辦或答復(fù)責(zé)任的機(jī)關(guān)全稱、規(guī)范化簡稱或統(tǒng)稱,標(biāo)注抄送機(jī)關(guān)的目的在于明確公文的發(fā)送范圍,使有關(guān)機(jī)關(guān)了解公文的內(nèi)容,以便在必要時給予配合。位于主題詞以下,所占區(qū)域用兩條與圖文區(qū)寬度相等長度的平行細(xì)線作為界線,形成“抄送欄”。左空1個字的位置,標(biāo)出“抄送:”字樣,如有抄報,則先標(biāo)出“抄報:”,在下一行的同等位置再標(biāo)“抄送:”。然后,按機(jī)關(guān)性質(zhì)、級不和有關(guān)規(guī)定或慣例依次排列抄報或抄送機(jī)關(guān)名稱,中間用頓號或逗號隔開。假如抄送機(jī)關(guān)一行寫不下,另起一行時應(yīng)與第一行的抄送機(jī)關(guān)平行，抄送機(jī)關(guān)用與正文相同的字體字號的文字印刷。(8)印發(fā)講明。又稱版記,用于標(biāo)識公文印發(fā)部門名稱,印發(fā)日期與印發(fā)數(shù)量等。其目的在于明確公文印制質(zhì)量、時刻的責(zé)任歸屬并便于受文者與公文印發(fā)部門直接聯(lián)系。位于抄送欄以下公文末頁最下端,在圖文區(qū)與下自邊(地腳)交界處劃一條與抄送欄細(xì)實線等長并平行的細(xì)實線,形成“印發(fā)講明欄”。在欄中左邊標(biāo)注承印這份公文的部門,一般是“……(印發(fā)機(jī)關(guān)名稱)辦公廳(室)”,右邊標(biāo)注“某年某月某日印發(fā)”,用與正文相同的字體字號的文字印刷,印發(fā)日期一般寫送往印刷廠(文印室)的日期。在印發(fā)講明欄底線下的右側(cè),用小于正文字號的5號或小5號仿宋體印上“共印XX份”。(9)份號。指對依據(jù)同一文稿印制的若干份分文順次編制的順序代碼。適用于機(jī)密、絕密公文。 (10)保密等級。即表明公文保密等級的標(biāo)號。于公文上方分不用漢字標(biāo)明“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”,必要時還應(yīng)注明保密期限(如“機(jī)密食5年”)。公文如需標(biāo)識密級,頂格標(biāo)識在版心(文頭)左上角(《公文格式》規(guī)定標(biāo)識在右上角,而右上角要用于蓋收文章和立卷時寫頁碼號,因此下行文、平行文此處不宜再標(biāo)識密級等)份號之下一行位置,兩字之間空1字。用于表明公文內(nèi)容涉及國家秘密的程度與區(qū)不于平件的處理要求,以確保秘密公文的安全。(11)緊急程度。即表明對公文送達(dá)和辦理時限要求的標(biāo)識符號。適用于“特急”、“急”公文。在印制本上,緊急程度位于保密等級的下一行,字體字號與保密等級相同。(12)注釋。指對標(biāo)題的注解或講明,用于注明法規(guī)、規(guī)章或其他經(jīng)會議討論通過公文產(chǎn)生的法定程序與時刻。一般用圓括號標(biāo)注于標(biāo)題上方。常用小于正文的4號或小4號仿宋體字印刷。3.數(shù)據(jù)項目的編制公文用紙幅面尺寸與區(qū)域劃分。公文用紙幅面尺寸一般采納國際標(biāo)準(zhǔn)A4型(長297毫米、寬210毫米),左側(cè)裝訂,張貼的公文用紙大小,依照實際需要確定。公文用紙劃分為圖文區(qū)與白邊區(qū)。文字符號的書寫與排版。公文的文字符號從左至右橫寫橫排。少數(shù)民族文字按其適應(yīng)、排版。在民族自治地點,可并用漢字和通用的少數(shù)民族文字。要緊數(shù)據(jù)編排的次序為:發(fā)文機(jī)關(guān)、份號、秘密等級、緊急程度、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件講明(標(biāo)記)、署名、印章(簽署)、成文日期、附注、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和時刻。二、公文的稿本在公文形成過程中,將有各種文稿、文本產(chǎn)生,它們在內(nèi)容、外觀形式以及效用方面均有專門大區(qū)不。1.草稿。公文的原始文稿,包括有討論稿、送審稿、征求意見稿、草稿、修改稿等多種形式、是草擬成文的未定稿均供討論、征求意見和修改審核使用,不具備正式公文的效用。草稿的外觀特點是沒有生效標(biāo)志(如簽發(fā)、用印等);文面上常見“討論稿”、“征求意見稿”、“送審稿”、“草案”、“初稿”、“二稿”、“三稿”等稿本標(biāo)記。標(biāo)記大都位于標(biāo)題下方或右側(cè)加括號。2.定稿。又稱原稿,是差不多履行法定生效程序的最后完成稿,即業(yè)經(jīng)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人審核并簽發(fā),正式會議討論通過或經(jīng)上級機(jī)關(guān)審核批準(zhǔn)的文稿。具備正式公文的法定效用,是制作公文正本的標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)。3.正本。依照定稿印制是供受文者使用的具有法定效用的正式文本,格式規(guī)范并具備各種生效標(biāo)志。4.副本。再現(xiàn)正本內(nèi)容及全部或部格外形特征的公文復(fù)制本或正本的復(fù)份。備存查,知照使用。與正本在內(nèi)容上并無區(qū)不,只是作用不同。5.試行本。法規(guī)文件正本的一種專門形式,在試驗推行期間具有法定效用。試行本要緊適用于發(fā)文機(jī)關(guān)認(rèn)為公文內(nèi)容待一段時刻的實踐檢驗后可能將予修訂的情況下。試行本的外形特征要緊是在公文標(biāo)題中加注稿本標(biāo)記,一般是在文種后用括號注明“試行”字樣。6.暫行本。法規(guī)文件正本的一種專門形式,在暫行實行期間具有法定效用。這類公文在標(biāo)題的文種前有—“暫行”兩字,如《×市鼓舞外商在××工業(yè)開發(fā)區(qū)投資若干政策暫行規(guī)定》。7.修訂本。對差不多公布生效的文件,在實行一定時期以后進(jìn)行修改訂正再行公布時使用的文本。修訂本具有法定效用。修訂本的外形特征除與其他正本相同之外,需要作出稿本標(biāo)記,可在標(biāo)題結(jié)尾處標(biāo)作“(修訂本)”,也可在標(biāo)題下做題注,在圓括號內(nèi)注明“某年某月修訂”。8.不同文字稿本。同一公文在形成過程中,需要兩種或兩種以上文字撰制時,不同文字所形成的內(nèi)容相同的文稿或文本在效用上相同。第三章公文寫作要則第一節(jié)公文寫作差不多要求公文是一種專門的文章,寫作過程中除要遵循文章寫作通則外,還必須遵循一些專門要求。一、符合黨和國家的路線、方針政策和法律、法規(guī)以及有關(guān)規(guī)定,具有合法性(1)公文的內(nèi)容必須符合黨的差不多路線和國家的憲法與法律,因為,它們是我們制定的一切宏觀與微觀決策的總依據(jù)和指導(dǎo)綱領(lǐng)。(2)要符合本系統(tǒng)、本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)方面的方針政策和有關(guān)法規(guī)、規(guī)章。因為它們是制定本機(jī)關(guān)一切決策的直接依據(jù),假如在公文中提出新的政策,應(yīng)當(dāng)加以講明。由于公文內(nèi)容還要受其他多方面方針政策、法規(guī)、規(guī)章的指導(dǎo)與制約,因此還要加強(qiáng)橫向聯(lián)系,了解同層次有關(guān)系統(tǒng)、機(jī)關(guān)的重要決策并與之保持一致,以便在工作中相互協(xié)調(diào)與配合,幸免相抵觸。二、實事求是、講究實效公文的制發(fā)必須符合客觀實際,遵循客觀規(guī)律,切合實際需要,講求實效。(1)公文寫作有明確的目的性與針對性,從實際動身,反對形式主義與文牘主義。(2)公文的內(nèi)容務(wù)求符合實際,反映客觀事物的本來面貌,提出切實可行的工作原則、方法,使公文具有真實性與可行性。(3)公文寫作必須及時迅速,以盡快地實現(xiàn)公文的效用。三、主題明確、結(jié)構(gòu)完整、格式規(guī)范主題是作者通過公文表達(dá)的意圖與主張,公文要求集中、鮮亮、直接地表述主題。要一文一事,中心明確,令人一目了然。應(yīng)圍繞主題,合理安排正文結(jié)構(gòu),做到層次清晰,條理分明,緊湊有序,過渡自然。應(yīng)當(dāng)具備的組成部分一定要準(zhǔn)確齊備,格式務(wù)必莊重規(guī)范,符合國家統(tǒng)一規(guī)定。四、用語莊重嚴(yán)謹(jǐn)、簡明通順、平實得體公文的語言表述,必須符合公文的性質(zhì)、適用范圍與行文目的以及作者的職權(quán)地位。要求:(1)莊重嚴(yán)謹(jǐn)。莊重,指用語端莊持重,格調(diào)嚴(yán)肅,用以維護(hù)公文的權(quán)威性與有效性。嚴(yán)謹(jǐn),指用語周密確切,無虛假錯漏,語意明確,不出歧義,是非界限清晰,褒貶得當(dāng),符合實際,用以維護(hù)公文的準(zhǔn)確性。(2)簡明通順。簡明,指用詞精煉不繁,以簡潔、明確的文字表述出豐富的內(nèi)容,做到“言簡意賅”。簡潔明了地表述發(fā)文意圖,以獲得準(zhǔn)確、快捷的辦事效果。盡量選用概括性詞語。利用附件壓縮公文正文的篇幅,用圖表簡化文字表述。要字斟句酌,反復(fù)修改,使文字簡潔凝練。通順,即文字流利暢達(dá),沒有語病。(3)平實得體。平實指語言平和,樸實自然,通俗易明白,直接、鮮亮地表達(dá)作者意圖。得體,指公文語言必須符合作者的職權(quán)范圍、行文目的與特定的文種表達(dá)需要,恰當(dāng)選擇用語。上行文用語要尊重,使用敬語;平行文,使用謙詞,制造良好的協(xié)商、合作氛圍;下行文要用語鄭重、準(zhǔn)確,可適當(dāng)?shù)厥褂靡恍┟睢⒏嬲]性詞語:面向人民大眾的公布性文章,強(qiáng)調(diào)通俗明白。第二節(jié)行文規(guī)則行文規(guī)則是操縱公文行文對象、方向和方式等方面的有關(guān)規(guī)定。正如都市的交通治理規(guī)則一樣,有效地規(guī)范著各種社會組織之間公文的有序運(yùn)行,確保公文現(xiàn)行執(zhí)行效用的順利實現(xiàn)。一、遵守行文規(guī)則的客觀必要性為確保公文迅速、準(zhǔn)確地傳遞,幸免行文紊亂,防止公文“旅行”,國家有關(guān)部門制定了操縱行文數(shù)量及行文方向、行文方式的有關(guān)規(guī)定,這確實是行文規(guī)則。遵守行文規(guī)則的客觀必要性:第一,加強(qiáng)對文件傳遞過程的操縱,使文件的行文方向正確,傳遞速度合理,保證文件準(zhǔn)確、快捷地到達(dá)目的地;第二,使機(jī)關(guān)之間相互行文有法可依、有規(guī)可循,以維護(hù)正常的行文秩序,防止行文紊亂;第三,加強(qiáng)對文件數(shù)量的操縱,精簡公文,簡化手續(xù),以提高機(jī)關(guān)行政治理的效率。二、行文規(guī)則的差不多內(nèi)容(1)依照機(jī)關(guān)之間的工作關(guān)系行文。各機(jī)關(guān)的組織系統(tǒng)、歸屬、職權(quán)范圍,決定機(jī)關(guān)之間的工作關(guān)系,要緊有4種類型,即同一組織系統(tǒng)中的上、下級機(jī)關(guān)間的領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)的隸屬關(guān)系;同一專業(yè)系統(tǒng)中上級主管業(yè)務(wù)部門與下級主管業(yè)務(wù)部門之間的指導(dǎo)與被指導(dǎo)關(guān)系;同一組織系統(tǒng)中同級機(jī)關(guān)之間的平行關(guān)系;非同一系統(tǒng)任何機(jī)關(guān)間的不相隸屬關(guān)系。機(jī)關(guān)之間的工作關(guān)系決定公文傳遞方向,處于領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)地位的上級機(jī)關(guān)向被領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)的下級機(jī)關(guān)主送下行文;被領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)的下級機(jī)關(guān)應(yīng)向上級領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)機(jī)關(guān)主送上行文;具有平行關(guān)系或不相隸屬關(guān)系的機(jī)關(guān)之間相互主送平行文。(2)選擇適宜的行文方式,一般不得越級行文。行文方式是指機(jī)關(guān)之間公文傳遞的形式,分逐級行文、多級行文、越級行文和直接行文等多種。機(jī)關(guān)對外發(fā)文,應(yīng)考慮需要和可能的條件,選擇適宜的行文方式。逐級行文。為了維護(hù)正常的領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系,有隸屬關(guān)系或業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系的機(jī)關(guān)之間應(yīng)差不多采取逐級行文的方式,按逐級上報或下發(fā)文件,即只對直屬上一級機(jī)關(guān)或下一級機(jī)關(guān)制發(fā)公文,假如需要,再由上一級或下一級機(jī)關(guān)轉(zhuǎn)發(fā)。多級行文。為加快公文傳遞,在必要時可采取同時向若干層級的上級機(jī)關(guān)或下級機(jī)關(guān)制發(fā)公文,包括直達(dá)基層組織和向人民群眾公布。越級行文。為了維護(hù)組織或?qū)I(yè)系統(tǒng)中的合理分工和正常的工作秩序,防止工作上的脫節(jié)、被動或抵觸,一般情況下幸免越級行文。只有在下列情況下才能采納越級行文的方式:一是由于情況專門緊急,如逐級上報下達(dá)會延誤時機(jī)造成重大損失;二是經(jīng)多次請示直接上級機(jī)關(guān)和抄送機(jī)關(guān),問題長期沒有得到解決;三是上級機(jī)關(guān)交辦,并指定直接越級上報的具體事項;四是出現(xiàn)需要直接詢問、答復(fù)或聯(lián)系的具體事項;五是控告、檢舉直接上級等。因?qū)ｉT情況越級行文時,一般應(yīng)抄送越過的機(jī)關(guān)。直接行文。同級或其他不相隸屬的機(jī)關(guān)之間相互行文時采納。行文不受系統(tǒng)歸屬與級不層次的制約。三、正確選擇主送機(jī)關(guān)與抄送機(jī)關(guān)(1)正確選擇主送機(jī)關(guān)。除普發(fā)性公文外,一件公文通常只選擇一個主送機(jī)關(guān),防止由于多頭主送而貽誤處理。除領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事項外,一般不應(yīng)將公文直接報送領(lǐng)導(dǎo)個人。(2)正確選擇抄送機(jī)關(guān)。屬下列情況的,在向主送機(jī)關(guān)發(fā)文時,應(yīng)同時抄送:一是對下級機(jī)關(guān)的重要發(fā)文應(yīng)同時抄報直接上級機(jī)關(guān);二是受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)關(guān)向上級機(jī)關(guān)請示,應(yīng)明確主送機(jī)關(guān)和抄送機(jī)關(guān),由主送機(jī)關(guān)答復(fù);三是上級機(jī)關(guān)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級機(jī)關(guān)行文,必要時應(yīng)抄送另一個上級機(jī)關(guān);四是公文內(nèi)容涉及有關(guān)機(jī)關(guān)的職權(quán)范圍,需要取得配合時應(yīng)向其抄送。如屬下列情況,則不得抄送:一是請示在上報同時,不得向下級機(jī)關(guān)抄送;二是同意抄送的機(jī)關(guān)不得再向其他機(jī)關(guān)抄送;三是與公文辦理無關(guān)的機(jī)關(guān)不得抄送。四、堅持“黨政分開”的原則行政機(jī)關(guān)不得向黨的組織公布指令性公文,也不得以行政機(jī)關(guān)名義向黨的組織報告工作、請示事項。黨政機(jī)關(guān)應(yīng)在各自的系統(tǒng)內(nèi)制發(fā)文件,應(yīng)盡量減少聯(lián)合發(fā)文。五、聯(lián)合發(fā)文時,作者應(yīng)是“同級機(jī)關(guān)”同級政府之間、政府各部門之間,上級政府部門與下一級政府之間,政府及其部門與同級黨委、軍隊機(jī)關(guān)及其部門;政府部門與同級人民團(tuán)體和行使行政職能的事業(yè)單位能夠聯(lián)合發(fā)文。聯(lián)合發(fā)文是以兩個或兩個以上的名義行文,聯(lián)合行文的機(jī)關(guān)級不層次必須相同或相近。六、行文前必須對有關(guān)問題協(xié)商一致為維護(hù)政令一致,凡下行公文的內(nèi)容涉及其他機(jī)關(guān)的職權(quán)范圍時,必須就有關(guān)問題協(xié)商一致,否則不得以自己的意見各自向下行文。七、嚴(yán)格操縱公文數(shù)量,簡化行文手續(xù)機(jī)關(guān)行文必須注重實效,堅持少而精的原則,可發(fā)可不發(fā)的堅決不發(fā);必須印發(fā)的要操縱數(shù)量與范圍。簡化行文手續(xù),上下級各業(yè)務(wù)主管部門應(yīng)盡量對口行文。經(jīng)批準(zhǔn)在報刊上全文公布的行政法規(guī)與規(guī)章可不再行文。發(fā)文機(jī)關(guān)應(yīng)印制少量文本,供存檔備查。第三節(jié)公文寫作的語言運(yùn)用一、公文的語言特點公文語言的要緊特點是:莊重、準(zhǔn)確、樸實、精練、嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范。莊重——指語言端莊,格調(diào)鄭重嚴(yán)肅。準(zhǔn)確——指語言真實確切,無虛假錯漏,褒貶得當(dāng),語意明確,符合實際。樸實——指語言平直自然,是非清晰,明白流暢,通俗易明白。精練——指語言簡明扼要,精當(dāng)不繁,服從行文目的及表現(xiàn)主題的需要,當(dāng)詳則詳,當(dāng)略則略。嚴(yán)謹(jǐn)——指語言含義確切,文句嚴(yán)謹(jǐn),細(xì)致周密,分寸得當(dāng),忌模糊含混、語意多歧。規(guī)范——指語句不僅合乎語法及邏輯原則,而且要合乎公務(wù)活動的專門規(guī)范性要求。在語詞方面,用規(guī)范的現(xiàn)代書面語言,不用口語詞、方言詞、土俗語及生造語詞等。公文除了以雙音節(jié)詞為主外,還常用一些單音節(jié)詞、多音節(jié)的公文專用詞和介賓詞組、“的”字結(jié)構(gòu)等。在語句方面,句子含義完整確切,具有較強(qiáng)的獨立性,關(guān)鍵句脫離上下文不生歧義;過渡句少;一般都有表達(dá)公文主題的主題句;句子帶有較多的限定性修飾詞:泛指性無主句較多;“是……的……”形式的推斷句較多,用以表達(dá)作者的見解、態(tài)度和解釋。公文的表達(dá)特點是議論、講明、敘述三種形式兼用,不同文種有不同的側(cè)重。有較強(qiáng)的規(guī)范性,對同類對象使用的表達(dá)方式、式樣、語句都相對固定;用現(xiàn)代漢語的書面形式作符號系統(tǒng)。在修辭方面,追求準(zhǔn)確鮮亮,質(zhì)樸平勻、精練順達(dá),反對模糊曖昧,繁冗堆砌,重內(nèi)在美;修辭以消極修辭為主,重在選詞煉句,慎用修辭格。二、公文詞語的選擇把握公文詞語特點,依照行文目的及語言環(huán)境的需要,選取最貼切的詞語。1.認(rèn)真辨析詞語的確切含義,使詞語的意義符合客觀實際。漢語詞匯量大,近義詞多,語意既有差不,又有聯(lián)系。因此,要使公文用語精當(dāng),必須認(rèn)真辨析詞語,幸免造成表意失當(dāng)或失誤。2.注意分辨詞語的感情色彩,以正確表達(dá)作者的觀點立場。公文對事實的敘述要求客觀準(zhǔn)確,表明立場主張，要旗幟鮮亮,因此要注意分辨詞語的感情色彩,幸免貶褒詞義的誤用。3.注意詞語聲音與語調(diào)對詞義的阻礙,以提高表達(dá)效果。公文中使用音節(jié)勻稱的詞語往往能夠加強(qiáng)氣概,增強(qiáng)莊重嚴(yán)肅的色彩,容易上口,便于經(jīng)歷。漢語中同音字多,通過聽線同意信息(如聽報告、聽電話通知等）,往往會給準(zhǔn)確同意信息帶來一定障礙。一些語句的讀法不同,也會給聽者帶來理解方面的差異。遇到這種情況,應(yīng)更換或補(bǔ)充詞語。4.注意詞語間的正確搭配,遵循語言法則。詞語的搭配表達(dá)應(yīng)合乎事理,合乎邏輯,符合語言適應(yīng)。5.注意公文具體使用場合對詞語風(fēng)格的要求,維護(hù)公文的嚴(yán)肅性及強(qiáng)制執(zhí)行性。公文使用于正式、莊重嚴(yán)肅的場合,一般不用口語、諺語、歇后語、方言土語,以及帶有調(diào)侃、詼諧意味及不夠嚴(yán)肅鄭重的詞語。6.注意針對公文具體收受對象的特點選用,以“有的放矢”,便于理解和執(zhí)行。公文收受對象的理解力以及與作者的關(guān)系不同,公文中的詞語也有所不同。7.注意依照公文中所涉及的人和事物的專門性質(zhì)選詞,以獲得鮮亮直接的表達(dá)效果。8.注意依照上下文的需要選詞,以維護(hù)公文的完整有效性。9.注意詞語的規(guī)范性,以提高公文溝通的效果,擴(kuò)大溝通的范圍。運(yùn)用漢語書面詞匯中的規(guī)范詞語及公文的專用詞、常用詞,不使用不規(guī)范詞語及簡稱。三、公文語句的組織1.對公文語句的差不多要求第一,含義明確、清晰、完整,便于準(zhǔn)確理解,無歧義。第二,句子搭配得當(dāng)。第三,句子成分完整。第四,語序安排妥當(dāng)。第五,合乎事理。第六,句式合理并力爭有最佳表達(dá)效果。2.語序的安排要尊重語序的適應(yīng)性,注意事理的邏輯次序,以及語序的強(qiáng)制性及選擇性。在公文中安排語序,常做如下處理:第一,當(dāng)要表達(dá)一組并列概念之間輕重、主次、強(qiáng)弱、大小、高低、多少之分時,應(yīng)依次順排或倒排;無這種分不時則按一定標(biāo)準(zhǔn)(如空間分布)分門不類排列。第二,當(dāng)一組概念表現(xiàn)由若干連續(xù)的動作、行為構(gòu)成活動過程時,一般應(yīng)按時刻順序排列。第三,當(dāng)以一組概念表現(xiàn)一個認(rèn)識過程時,一般按由淺入深、由此及彼、由表及里的次序排列。第四,當(dāng)以一個語句反映因果關(guān)系時,一般按先因后果次序排列,只有特不申明或突出表現(xiàn)緣故時,才先講結(jié)果再講緣故。第五,當(dāng)將語句中的一些成分提早或后置不違反語法規(guī)則,不改變語意,但有利于提高表達(dá)效果時,應(yīng)以此為修辭手段。如定語、狀語、謂語的提早。第六,當(dāng)由于語句中的幾個成分相互關(guān)系不明而出現(xiàn)歧義時,可通過改變語序消除歧義。3.句式的選舉在公文寫作中以下幾組句式的選擇與調(diào)整具有一定的規(guī)律性。第一,主謂句與非主謂句。公文要求高度準(zhǔn)確,因此多用主謂句。非主謂句中多用無主語句,由于公文有定向表述的特點,一些意愿(禁止,希望等)的發(fā)覺者和情況問題的發(fā)覺者不言自明,一旦由其作主語,能夠省去。公文中的祈使句以無主語句為主。第二,主動句與被動句。在公文中兼而有之,假如強(qiáng)調(diào)動作、作為的發(fā)生者,用主動句:反之,采納被動句。主動句中,常以“將”字換“把”字,使語言更莊重、正規(guī)。第三,長句與短句。公文中闡發(fā)道理,講明事物性質(zhì)、狀態(tài)、敘述復(fù)雜或精細(xì)的事物,用長句;表示命令、要求和希望,用短句。第四,完全句與省略句。在公文中完全句是要緊的,有時在為使語言簡潔而又可不能對語義造成損害的情況下使用省略句。第五,緊密句與舒緩句。緊密句簡潔有力,有助于突出句中的某一個重點:舒緩句感染力強(qiáng),有助于表明幾層意思,突出幾部分重點。公文中緊密句多,舒緩句要緊用于會議文件。第六,單句與復(fù)句。公文中多用單句,便于理解執(zhí)行;一旦被表述的事理過于復(fù)雜,也用復(fù)句。四、公文中若干事物和概念的專門表達(dá)要求1.時刻的表述第一,除了不必或不同意(如保密的需要)精確表達(dá)之外,必須確切地表達(dá)時刻,要完整地標(biāo)明年、月、日,專門時需要標(biāo)出時、分。第二,幸免使用“今年”“改日”“本月”、“即日”等需借助其他時刻概念才能準(zhǔn)確理解的時刻代詞。第三,禁止使用“上月往?！薄ⅰ叭ツ曛蟆钡纫活惒灰讋澏ń缇€的詞語。第四,年份一律使用全稱,如1985年不得寫成85年,如需有關(guān)歷史年號時,先寫公歷年份,再寫歷史年號置于括號內(nèi)。2.空間的表達(dá)第一,表示地點的專用名詞中,都市、地區(qū)、縣、鄉(xiāng)等名稱第一次出現(xiàn)在文中時,如屬于國外的應(yīng)冠以國不,屬于國內(nèi)的應(yīng)冠以所屬省、自治區(qū)、直轄市的名稱。第二,所有國名、地名均應(yīng)使用國家公布的標(biāo)準(zhǔn)名稱(包括標(biāo)準(zhǔn)譯名),一般不使用不稱,國內(nèi)地名不用簡稱。第三,除出于專門需要(如保密等)或表達(dá)對象在文中無重要和必要意義時之外,公文中的空間概念大都需精確表達(dá)。第四,慎重使用表示處所的代詞(那個地點,那兒等)以防止誤解或費(fèi)解。3.職務(wù)、姓名的表達(dá)第一,各種職務(wù)、姓名應(yīng)用全稱。第二,當(dāng)一個人物擔(dān)當(dāng)多種職務(wù)時,只列出與文件內(nèi)容有關(guān)的。第三,列出一個人物的兩個或兩個以上職務(wù)時，國內(nèi)的應(yīng)按先黨內(nèi)、后黨外,由大到小排序,國外的應(yīng)尊重對方適應(yīng)或雙方的需要。第四,國外人士的姓名、職務(wù)應(yīng)以新華社公布的標(biāo)準(zhǔn)譯名為準(zhǔn),如無標(biāo)準(zhǔn)譯名應(yīng)注意在所有有關(guān)文件中使用同一譯名,譯名之后一般應(yīng)用圓括號注明其外文名稱。第五,若干人物的姓名需同時并列出現(xiàn)在文件中時,應(yīng)按一定標(biāo)準(zhǔn)排序。如職務(wù)高低、姓氏筆畫、姓氏字母的規(guī)定順序、與情況相關(guān)的程度、歸屬(屬何國、何單位)等均可構(gòu)成排序的標(biāo)準(zhǔn)。4.數(shù)量的表達(dá)第一,除在專門情況下(如無必要或不具備條件)使用約數(shù)、概數(shù)外,公文中的數(shù)目概念應(yīng)用確數(shù)(0至無窮數(shù)的基數(shù)、整數(shù)前加“第”字的序數(shù),以數(shù)學(xué)用語“幾分之幾”和“百分之幾”表示的分?jǐn)?shù)、整數(shù)后加“倍”字的倍數(shù))表示。第二,表示增加時用倍數(shù)或分?jǐn)?shù),表示減少時則只用分?jǐn)?shù)而不用倍數(shù)。如:能夠講“增加了二倍”而不能講“減少了二倍”。第三,在“增加、提高、上升、擴(kuò)大”或“減少、降低、縮小”等詞語后面有“到、至、為”等字樣的句式,與后面帶“了”或不帶“了”字的句式相比,其語義差不專門大,在使用時務(wù)必不要錯用。第四,若需用“以上”“以下”等詞表示數(shù)字分界時,為使界限的劃分清晰準(zhǔn)確,應(yīng)以各種方式注明本數(shù)是否包含在內(nèi)。第五,注意數(shù)詞“兩”的使用?！皟伞辈荒茏餍驍?shù)詞,也不能用以表達(dá)沒有零頭的多位數(shù)(如,不將“十二”講成“十兩”,而有零頭的“二萬五千里長征”卻可改稱“兩萬五千里長征”)。第六,名量詞中的度量衡單位必須使用國家法定計量單位和國家公布的中文名稱。如文中必須出現(xiàn)歷史上使用的、外國使用的或地點性的單位(如石、斗、英寸、磅、普特等)時應(yīng)折算成國家法定計量單位并加以講明。第七,使用復(fù)合量詞(如人次、秒立方米等)時,如詞語是不常使用的,應(yīng)加注簡要的講明。第八，表示數(shù)量時一般應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字,專門情況下用漢字。同一文件中同類數(shù)量的表示方法應(yīng)前后一致。5.范圍的表達(dá)在現(xiàn)代漢語中,表達(dá)范圍是通過詞語實現(xiàn)的。表示全部或部分的詞語,分不為一些副詞、數(shù)量詞以及名量詞的重疊形式。如“所有、一切、全部、凡、凡是、每一個、任何一個、總共、完全、統(tǒng)統(tǒng)、人人、個個”等就可用于表示全部。而“有些、若干、有的、一些、部分、大部分、絕大部分、小部分、少數(shù)、多數(shù)、大多數(shù)、絕大多數(shù)、幾乎全部、一半、接近半數(shù)、百分之幾”等則用于表示部分。在使用上述詞語時應(yīng)注意:第一,當(dāng)事物是被全面確信或全面否定時,才能用表示全部的詞語,稍有保留或無法最終確定時只能用表示部分的詞語。第二,公文中表示部分時,常要求精確,現(xiàn)在應(yīng)使用詞義精確的詞語,如百分比等。第三,不能在一個語句中同時出現(xiàn)表示全部或部分的詞語。第四,前后句子中出現(xiàn)的表示范圍的詞語不能自相矛盾。6.程度的表達(dá)表示程度的成分往往構(gòu)成公文中的關(guān)鍵性部分,表達(dá)不當(dāng)就會造成失實、失誤。公文中表達(dá)程度的關(guān)鍵是選用各種副詞、代詞等詞語?！皩ｉT、極、太、最、更、更加、極其、特不、尤其、十分、過于、越發(fā)、特不、略微、略微、比較、頗、多、多么、何等、大致”等副詞,“這么、如何、如此、如何、如此”等代詞都能夠表示程度,可在被講明對象的前、后和中間起各種修飾、限制、補(bǔ)充的作用,以表示這些對象所達(dá)到或所應(yīng)達(dá)到的水平、限度。選用這些詞語時應(yīng)注意與客觀狀況、客觀需要符合,切不可避輕就重,也不可避重就輕,務(wù)求恰到好處。在公文中常需對確信或否定的程度加以表述,要注意把握分寸。作這種表達(dá)時,大差不多上直言式的,不模糊其辭,不繞圈子,不搞旁敲側(cè)擊。因此這并不排除在專門場合(如在平行文、上行文中商洽、探詢有關(guān)問題時)對自己方面的意見以委婉一些的提法講出,注意留一定的余地。7.語氣、情態(tài)的表達(dá)第一,陳述語氣。公文中的差不多語氣是平直而堅決不移的陳述語氣,以有效地敘事講理。在專門需要的情況下還以換詞或變更句式等形式加重或緩和這種語氣,以示強(qiáng)調(diào)或委婉。用雙重否定句表示確信就有助于加重語氣。在語句中加一些副詞可使陳述句語氣和緩,可用來表示委婉或推測。第二,祈使語氣。公文中常表達(dá)一些主張,要求對方做某些情況或制止、禁絕做某些事,用祈使語氣。其中表示命令、訓(xùn)誡的,語氣強(qiáng)烈;表示主張的語氣稍緩,有勸慰、商洽、希望的區(qū)不。公文中的祈使常用“請”、“希望”、“要求”、“必須”等詞語,“凡……都要”、“所有……都必須”等句式表示。第三,疑問語氣。公文中有時需要提出一些疑問請對方回答、征詢意見和反映,有時還自問自答,用疑問語氣。第四,感嘆語氣,常用于表示強(qiáng)烈態(tài)度、立場或需要表現(xiàn)較強(qiáng)感染力的地點。第四節(jié)公文的寫作程序一、公文寫作前的預(yù)備1.明確行文目的要求機(jī)關(guān)制發(fā)公文,每件都有特定的目的與要求,行文目的與要求是確定公文主題、收集材料、選擇文種的重要依據(jù),一般由機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)核心確定,而后向撰文者授意,撰文者據(jù)此進(jìn)行寫作。2.確定主題公文的主題即公文的中心思想,是作者講明事物、匯報工作、闡明政策所表述的差不多觀點與主張。呈請事項、布置工作、公布通知時,公文的主題應(yīng)有領(lǐng)導(dǎo)人決定;調(diào)查報告一類的主題,則是在調(diào)查研究的過程中提煉與明確的。3.選擇文種選擇文種的依據(jù)是:第一,遵循國家關(guān)于公文處理法規(guī)中有關(guān)文種的規(guī)定,從中選擇適宜的文種。第二,依據(jù)作者與受文者之間的工作關(guān)系選用相應(yīng)的文種。第三,依據(jù)制發(fā)機(jī)關(guān)的職責(zé)地位選用恰當(dāng)?shù)奈姆N。第四，依據(jù)行文方式選擇文種。4.調(diào)查研究收集材料材料是公文寫作的基礎(chǔ),在明確行文目的、選好文種之后,就應(yīng)進(jìn)行調(diào)查研究占有材料。調(diào)查研究能夠綜合運(yùn)用會議調(diào)查、訪問調(diào)查、統(tǒng)計調(diào)查、文獻(xiàn)調(diào)查等方式。5.選擇表達(dá)方式公文一般兼用敘述、講明、議論三種表達(dá)方式,由于文種不同,表達(dá)方式在寫作前,應(yīng)依據(jù)公文性質(zhì)及行文目的確定表達(dá)方式。二、撰擬文稿1.安排結(jié)構(gòu)第一,確定公文的組成。公文組成必須完整,除了必須具備的差不多組成部格外要依據(jù)專門需要選取其他組成部分。第二,確定正文的表述次序。合理安排表述次序,使公文內(nèi)容緊湊有序,綱目銜接緊密。不同文種,其排列形式不盡相同。陳述性公文要依據(jù)工作活動的進(jìn)展變化外，規(guī)范性公文用章節(jié)條款的形式安裝。第三,安排層次、段落間的銜接與轉(zhuǎn)換。為使公文的段落之間相互連接,前后結(jié)構(gòu)嚴(yán)密,常用承轉(zhuǎn)詞,如“據(jù)此”,“綜上所述”等。第四,寫好開頭與結(jié)尾。公文開頭通常采取:交代制發(fā)公文的依照、目的;概況,交代公文制發(fā)背景;以簡要文字揭示全文主題;闡述差不多觀點:直接點明結(jié)論、批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)的態(tài)度;表示祝賀、謝意等。結(jié)尾通常形式;使用公文結(jié)尾詞,強(qiáng)調(diào)行文目的;概括、深化主題,關(guān)心理解述具體要求;發(fā)出號召提出希望要求;講明公文生效、施行時刻。2.擬寫提綱提綱內(nèi)容包括:公文標(biāo)題、開頭、正文的表述層次與各層次中的論點、論據(jù)、結(jié)尾方式等。3.書寫文稿文稿應(yīng)寫在有規(guī)范格式并質(zhì)地較好的發(fā)文稿紙上,文字、圖形及一切符號書寫。使用碳素墨水、藍(lán)黑墨水、墨汁等。公文中的人名、地名、時刻、數(shù)字、引文必須準(zhǔn)確、具體。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號。日期應(yīng)當(dāng)寫具體的年、月、日。必須使用國家法定計量單位。結(jié)構(gòu)層次序數(shù)：第一層為“一”,第二層為“(一)”,第三層為“1.”,第四層為“(1)”。用詞用字應(yīng)準(zhǔn)確、規(guī)范。文內(nèi)使用簡稱時,一般應(yīng)當(dāng)先用全稱,再注明簡稱。公文中的數(shù)字應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)碼，應(yīng)正確標(biāo)明標(biāo)點符號。三、審核修改文稿擬好后，應(yīng)認(rèn)真、嚴(yán)肅地反復(fù)審核與修改。審核修改的順序是，首先由撰寫者反復(fù)推敲修改；關(guān)于重要的文稿要組織討論，最后提交主管的領(lǐng)導(dǎo)人和綜合辦公部門核稿。第四章常用公文的寫作要點第一節(jié)規(guī)范性公文的撰寫一、規(guī)范性公文的含義和特點1.規(guī)范性公文的含義規(guī)范性公文是黨政機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體、企事業(yè)單位在公務(wù)活動中所形成的具有法定效力和規(guī)范體系的公文,是為治理和開展各項行政工作而制訂,帶有規(guī)章制度性,它為行政工作提供了標(biāo)準(zhǔn)和范式。2.規(guī)范性公文的特點與其他類型公文相比,規(guī)范性公文有如下特點:(1)公文內(nèi)容的強(qiáng)制性。規(guī)范性公文內(nèi)容是作者單方面意志的表示,其規(guī)范作用的成立與實現(xiàn)不以對方是否同意為前提,具有極強(qiáng)的約束力。(2)公文所針對的問題的普遍性。規(guī)范性公文所針對的問題是反復(fù)多次適用的,涉及多數(shù)的而非特定人的一般的普遍性的問題。(3)公文生效程序的嚴(yán)格性。規(guī)范性公文在審批和正式公布程序方面特不嚴(yán)格,審批過程的參加人數(shù)多、次數(shù)多。大多以會議的形式正式確認(rèn),公布也需在一定范圍內(nèi)正式公布。(4)公文語言運(yùn)用的規(guī)范性。規(guī)范性的語言運(yùn)用講究高度準(zhǔn)確、概括、簡潔、通俗、規(guī)范。(5)公文效用的獨立性。規(guī)范性公文在效用方面均實行“不溯既往”和“后法推翻前法”的原則,即公文效力所及只針對正式成文(生效)之后發(fā)生的有關(guān)事物;新公文形成之后,與其規(guī)定不一致的“舊公文”即行廢止,以新公文為準(zhǔn)。二、規(guī)范性公文的結(jié)構(gòu)和差不多寫作要求1.規(guī)范性公文的結(jié)構(gòu)規(guī)范性公文,如章程、條例、規(guī)定、規(guī)則等,在結(jié)構(gòu)方式上,幾乎差不多上條款式結(jié)構(gòu),這是規(guī)范性公文所具有的突出的嚴(yán)密性在結(jié)構(gòu)方式上的體現(xiàn)。具體講,規(guī)范性公文的結(jié)構(gòu)有以下幾點:(1)規(guī)范性公文從總體結(jié)構(gòu)上看,一般包括標(biāo)題、公布或通過批準(zhǔn)日期、內(nèi)容的章節(jié)、正文幾個部分。規(guī)范性公文的標(biāo)題一般由事由(問題)和文種兩部分組成,公布或通過批準(zhǔn)的日期,公文經(jīng)權(quán)威性機(jī)構(gòu)或組織審議通過或批準(zhǔn)生效的時刻。一般標(biāo)注在文件的標(biāo)題之下,并用括號括起。(2)規(guī)范性公文的正文結(jié)構(gòu)一般包括:制發(fā)公文的目的、依據(jù)、范圍、有關(guān)定義、主管部門、具體規(guī)范、獎懲方法、實施日期、實施程序、有關(guān)講明等。第一,制定目的。指制發(fā)文件者的動機(jī)及所要實現(xiàn)的結(jié)果。制定目的是規(guī)范性公文的核心內(nèi)容與指導(dǎo)性綱領(lǐng)，是對文件主題的明確揭示,文件中的其他一切內(nèi)容均不得與其相悖或有所超越。制定目的大都以精確、概括的語句表達(dá),并置于文件正文的起首。常以介詞“為”“為了”,等領(lǐng)敘。第二,制定依據(jù)。指制發(fā)文件的前提條件與依照。在文中表明制定依據(jù)有助于明確文件的客觀針對性,提高文件的權(quán)威性,因而它也是大多數(shù)規(guī)范性公文不可缺少的內(nèi)容。制定依據(jù)常以介詞“依照”“遵照”“依據(jù)”等領(lǐng)敘。構(gòu)成依據(jù)的是有關(guān)上級法律、法令、法規(guī)、規(guī)章和“規(guī)章制度”、上級的其他文件,以及有關(guān)客觀情況、事實等。第三,適用范圍。即對文件有效適用對象范圍的規(guī)定,表明文件對何種人及事物具備有效的約束力。除這一范圍是不言自明的情況之外,都應(yīng)在文件中明確表達(dá),否則將會在具體執(zhí)行過程中無法準(zhǔn)確界定文件的效力范圍,無法準(zhǔn)確界定“違法”“不違法”。第四,有關(guān)定義。指對文件中依照實際需要而創(chuàng)設(shè)或使用的有關(guān)名詞術(shù)語含義的規(guī)定。其作用是使表達(dá)更嚴(yán)謹(jǐn)有效,防止歧義和爭吵,澄清事物、概念的界限,以利于執(zhí)行。那個地點對名詞術(shù)語含義的規(guī)定在同一文件中完全適用,即文中所有同一詞語均只含有同一含義,只作同一種解釋;文中所有同一內(nèi)容只用這一詞語表達(dá)。第五,主管部門。即對文件的執(zhí)行或監(jiān)督執(zhí)行負(fù)有直接和要緊責(zé)任的機(jī)構(gòu)或組織。指明主管部門有利于文件的執(zhí)行落實。第六,具體規(guī)范。即文件的主體內(nèi)容,明確規(guī)定支持、保持、進(jìn)展什么,限制、禁止和取締什么,規(guī)定機(jī)關(guān)團(tuán)體和其他社會組織與有關(guān)人員的作為和不作為。第七,獎懲方法。即有關(guān)獎勵與懲處的具體方式、程序、措施的規(guī)定,必要時還包括對申訴程序和機(jī)構(gòu)作出的規(guī)定。第八,施行日期。即對文件正式實施時刻的規(guī)定。規(guī)范性公文大都不能在制發(fā)機(jī)關(guān)履行批準(zhǔn)手續(xù)后即生效執(zhí)行。為此,需在文中專門規(guī)定施行日期。這方面的規(guī)定大致有如下幾種:自文件公布之日起施行;另行規(guī)定其他時刻施行;規(guī)定以另一規(guī)范性公文的施行時刻為施行日期;規(guī)定本文施行日期另由其他規(guī)范性公文確定。第九,施行程序與方式。即施行(公布)過程、施行(公布)責(zé)任歸屬、制定具體實施方法(細(xì)則)的權(quán)利責(zé)任歸屬、依照與原則、步驟方法的規(guī)定,以及實施中對文件內(nèi)容作出權(quán)威性解釋的解釋權(quán)專屬者的規(guī)定等。第十,有關(guān)講明。要緊指對該文件與其他文件的關(guān)系的規(guī)定,對附件效用、數(shù)量的規(guī)定,以及不同文字文本效用(包括產(chǎn)生爭議時以何種文本為準(zhǔn))的規(guī)定等。在規(guī)定與其他文件關(guān)系時,應(yīng)明確與其有關(guān)的其他文件同時有效、廢止,依舊部分廢止。在寫作實踐中,上述內(nèi)容多以條文形式表達(dá),每條還可下分為款、項、目等層次。除款之外,條、項、目均冠以數(shù)字,稱“第×條”等或分不以漢字和阿拉伯?dāng)?shù)碼表示。其中條以一文件為單位排大流水號,其他則均以上一層次為單位排小流水號。條文較多時,可設(shè)章,章還可再分節(jié)。反映上述內(nèi)容的條文在排列上應(yīng)講究歸類準(zhǔn)確、層次分明、井然有序。表達(dá)制定目的、制定依據(jù)、適用范圍、有關(guān)定義以及具體規(guī)范中帶有普遍性、共同性、原則性內(nèi)容的條文大都依次排在文件的首部,一般統(tǒng)稱為“總則”部分。若分章表述時總則即為第一章。表達(dá)具體規(guī)則各分項內(nèi)容的條文接在“總則”之后,按事物間的邏輯關(guān)系分類集中編排。若分章表述時,每一類或幾類為一章。這些條文統(tǒng)稱為“分則”。表達(dá)獎懲方法的條文接在“分則”之后,或單獨構(gòu)成“罰則”或作為“分則”中最后的條文。若分章表達(dá)時,需獨立成章的情況下可直稱章題為“罰則”“法律責(zé)任”“獎勵與處罰”等。表達(dá)施行程序與方式、施行日期、有關(guān)講明的條文接“罰則”之后,依重要程度或其他標(biāo)準(zhǔn)逐條表述。這些條文統(tǒng)稱“附則”,若分章表述可直稱章題為“附則”。主管部門一項內(nèi)容可視其具體情況置于“總則”或“附則”中表述,也可在有關(guān)“分則”中表述。2.規(guī)范性公文的寫作要求(1)一致性。規(guī)范性公文的內(nèi)容與形式必須與法律,其他法規(guī)、規(guī)章以及黨的方針政策,上級機(jī)關(guān)與同級機(jī)關(guān)的有關(guān)規(guī)定保持一致;與自己制定的并尚有執(zhí)行效用的其他有關(guān)規(guī)定保持一致;與制定機(jī)關(guān)的職權(quán)相一致;本文件的上下文之間,對同一概念的表述詞語相互一致。(2)嚴(yán)密性。規(guī)范性公文結(jié)構(gòu)與語言表述必須完整齊全,嚴(yán)謹(jǐn)縝密。明確地闡明約束的對象及程序、范圍;清晰地交待有關(guān)職限、權(quán)利、義務(wù)的規(guī)定與時限要求;所提各項要求應(yīng)有切實可行的檢查衡量指標(biāo)。語氣堅決確信,幸免使用“一般”、“大概”、“似”等不確定的詞語,表示范圍時不用“等”字表述未盡事項;盡量不用“暫”、“擬”、“預(yù)備”等詞語修飾意圖與要求。(3)條理性。規(guī)范性公文的層次分明,理序順暢,分類合理,主題突出,排列合理有序,只有維護(hù)條理性,才能保持各部分內(nèi)容的系統(tǒng)性與連貫性,幸免出現(xiàn)脫節(jié)現(xiàn)象。(4)簡明性。規(guī)范性公文必須明確周詳,便于理解、經(jīng)歷和執(zhí)行。以講明的表達(dá)方式為主,不講理由、不作議論分析、不作詳盡的例舉和解釋。文字盡量簡潔精確、高度概括、言簡意明,要盡量少用生僻的術(shù)語,不用令人費(fèi)解的詞句,便于理解。(5)穩(wěn)定性。規(guī)范性公文一經(jīng)公布生效就應(yīng)在一定時期內(nèi)都具有可行性,不能朝令夕改,變化無常,為維護(hù)這種穩(wěn)定性,在寫作前應(yīng)作充分的調(diào)查研究,發(fā)揚(yáng)民主,廣泛吸取各方面的意見與建議。(6)連續(xù)性。規(guī)范性公文之間具有必要的繼承關(guān)系。為維護(hù)這種連續(xù)性應(yīng)在新文件寫作前,廣泛收集與查閱有關(guān)文件并認(rèn)真進(jìn)行分析對比,如確需以新的規(guī)定取代既有規(guī)定時應(yīng)明確講明對原有文件的廢止。第二節(jié)決定、決議、通知、通報、批復(fù)、通告的撰寫一、決定決定適用于對重要事項或者重大行動做出安排,獎懲有關(guān)單位及人員,變更或者撤銷下級機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項。1.特點與結(jié)構(gòu)(1)決定的特點決定是具有規(guī)定性與領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性的公文,有以下特點:第一,具有規(guī)定性。用于規(guī)范人們的行動,具有法定的強(qiáng)制力,受文機(jī)關(guān)與人員必須遵守,認(rèn)真執(zhí)行。第二,具有指導(dǎo)性。決定記載與傳達(dá)黨和國家領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)對重要事項或重大行動的決策,具有較強(qiáng)的理論性、政策性、是指導(dǎo)工作的準(zhǔn)則。第三,具有穩(wěn)定性。決定用于對重要事項作出決策,它所規(guī)定的原則、措施及有關(guān)事項,要在相當(dāng)長的時期內(nèi)發(fā)揮效用。(2)決定的結(jié)構(gòu)第一，標(biāo)題。寫明公布機(jī)關(guān)的名稱、事由及文種。如《中共中央、國務(wù)院關(guān)于加強(qiáng)職業(yè)教育工作的決定》。第二，正文。一般由制發(fā)文件的依據(jù)、決定事項與執(zhí)行要求三大部分組成。在文件的結(jié)尾要提出要求，發(fā)出號召或講明有關(guān)事項。第三,發(fā)文機(jī)關(guān)名稱及成文日期。2.各種決定的撰寫要點(1)對重要事項(事件)作出安排的決定。通常用于表彰、懲處事項的處理,如機(jī)構(gòu)設(shè)置、人事安排,對某一突發(fā)事件的處理等。撰寫這種決定要求主題集中,重點突出,依照充分,事實準(zhǔn)確。對事實的分析和結(jié)論應(yīng)觀點鮮亮,分寸適當(dāng)。語言要求概括、簡要。(2)對重大行動作出安排的決定,通常用于領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)關(guān)于重大的政治活動、行政、經(jīng)濟(jì)活動作出安排。撰寫要先講清形勢,講明部署的必要性、迫切性,再闡述展開行動的方針政策、原則與措施。文件結(jié)構(gòu)要層次分明。語言要嚴(yán)謹(jǐn)莊重、明確,語氣確信。(3)規(guī)定重要工作原則、方法的決定,用于對重要工作作出規(guī)定性的安排。撰寫一般按條項形式安排內(nèi)容,要求分類準(zhǔn)確、嚴(yán)密,排列有序,對適用對象、有效范圍、工作方法、時限、獎懲作出具體的規(guī)定。語言要求概括準(zhǔn)確、莊重有力。二、決議1.特點決議在性質(zhì)上、功用上同決定沒有大的差不,其特點要緊是在生成程序方面要求必須通過會議討論通過或批準(zhǔn),以體現(xiàn)與會者在形成重要決策過程中的集體意志和權(quán)威性。2.結(jié)構(gòu)(1)標(biāo)題。寫明發(fā)文機(jī)關(guān)、事由與文種。(2)題注。加括號寫明通過或批準(zhǔn)決議的日期和會議名稱,如(××××年×月×日經(jīng)××?xí)h討論通過)。(3)正文。多種多樣的具體用途使決議正文的構(gòu)成形式也具有多樣性,其中比較常見的要緊有:批準(zhǔn)式、批準(zhǔn)講明式、議論式、講明式。三、通知通知是最為廣泛的下行文,行政公文和黨的機(jī)關(guān)公文都把它列為要緊文種?！秶倚姓C(jī)關(guān)公文處理方法》對通知所下的定義為:適用于批轉(zhuǎn)下級機(jī)關(guān)的公文,轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文,傳達(dá)要求下級機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項,任免人員。《中國共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理條例》給通知的定義是:用于公布黨內(nèi)法規(guī)、任免干部、傳達(dá)上級機(jī)關(guān)的指示、轉(zhuǎn)發(fā)上級和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文、批轉(zhuǎn)下級機(jī)關(guān)的公文、公布要求下級機(jī)關(guān)辦理和有關(guān)單位共同執(zhí)行或者周知的事項。1.特點與結(jié)構(gòu)(1)公文的特點:通知是機(jī)關(guān)的常用公文,具有多種功能,其要緊特點:第一,應(yīng)用廣泛,使用頻率高。不受內(nèi)容制約,即可用于布置工作、傳達(dá)重要指示,也可用于知照一般事項。第二,作者廣泛,不受機(jī)關(guān)性質(zhì)、級不的限制。第三,內(nèi)容單純,行文簡便。第四,具有執(zhí)行性。多用于下行文。(2)通知的結(jié)構(gòu):第一,標(biāo)題。寫明發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由、文種。如內(nèi)容簡單,不以正式公文格式印發(fā),可只寫“通知”、“會議通知”、“任免通知”。第二,主送機(jī)關(guān)。第三,正文。寫明制發(fā)通知的依照、目的、通知事項,常以“特此通知”結(jié)尾,必要時,在結(jié)尾可再次明確主題或作必要的講明。第四,制發(fā)機(jī)關(guān)與成文日期。2.撰寫要求第一,主題集中。每件通知要求明確講明一件情況,布置一項工作,不要試圖在一件通知中表述許多情況和達(dá)到多種目的。第二,重點突出,措施具體。通知的寫作要點在于將通知事項交代清晰,使受文者能夠正確理解并準(zhǔn)確執(zhí)行。第三,講求時效。為了加快執(zhí)行與辦理的節(jié)奏,關(guān)于通知的撰制、傳遞都要求及時、快捷,提高效率,以免貽誤時機(jī)。3.各類通知的撰寫要點(1)指示性通知。亦稱布置工作的通知,要緊用于:傳達(dá)上級機(jī)關(guān)的決定或指示;布置需要執(zhí)行與辦理的一般性工作或具體事項;上級主管業(yè)務(wù)部門向下級主管業(yè)務(wù)部門對口指導(dǎo)業(yè)務(wù)事項;布置具體工作。撰寫這種通知,要求明確闡述制發(fā)通知的政策依據(jù)、法規(guī)依據(jù)與行文目的,具體交代工作任務(wù)與執(zhí)行要求。觀點要明確,所提方法措施應(yīng)切實可行。(2)交流信息的通知。用于知照有關(guān)單位需要周知而不需直接執(zhí)行或辦理的事項。撰寫這種通知,應(yīng)將要講明的事項簡要而周密地交待清晰,不必予以評論評價,也無需闡發(fā)意義或目的。如有關(guān)啟用印章的通知,只需講明啟用的時刻、公章規(guī)格式樣并附上公章印模即可。(3)轉(zhuǎn)發(fā)公文的通知。為了有效地貫徹執(zhí)行上級機(jī)關(guān)的指示與規(guī)定,也為學(xué)習(xí)和借鑒同級機(jī)關(guān)或其他不相隸屬機(jī)關(guān)的工作經(jīng)驗,各機(jī)關(guān)需要經(jīng)常將上級機(jī)關(guān)、同級或其他不相隸屬機(jī)關(guān)的公文用通知向所屬下級機(jī)關(guān)或部門轉(zhuǎn)發(fā)。轉(zhuǎn)發(fā)的目的在于明確被轉(zhuǎn)發(fā)公文在本地區(qū)、本系統(tǒng)貫徹實施的必要性并結(jié)合實際情況提出執(zhí)行的要求。撰