公司辦公行為規(guī)范

辦公行為規(guī)范1.明確工作中的要求，規(guī)范自已的行為，創(chuàng)造良好的企業(yè)氛圍，公司員工應(yīng)儀表整潔，落落大方，上班期間穿戴整齊干凈。2.在接待公司內(nèi)外人員垂詢時(shí)，應(yīng)注視對(duì)方，微笑應(yīng)答，切不可冷淡，甚至冒犯對(duì)方，在任何場(chǎng)合用語(yǔ)應(yīng)規(guī)范，和氣待人，嚴(yán)禁大聲說(shuō)話。3.遇到客人進(jìn)入工作場(chǎng)所應(yīng)禮貌相待，上班時(shí)間應(yīng)保證辦公室有人接待，接聽(tīng)電話應(yīng)及時(shí)，一般鈴響不應(yīng)超過(guò)三聲，如受話人不能接聽(tīng)，離之最近的職員應(yīng)主動(dòng)接聽(tīng)，重要電話要作好接聽(tīng)記錄。嚴(yán)禁占用公司電話時(shí)間太長(zhǎng)，與工作無(wú)關(guān)系的電話不準(zhǔn)接、掛。4.工作時(shí)間內(nèi)不應(yīng)無(wú)故離崗、串崗，不得閑聊、吃零食、大聲喧嘩，確保辦公環(huán)境的安靜有序。辦公人員應(yīng)在每天工作時(shí)間開(kāi)始前和工作結(jié)束后做好個(gè)人工作區(qū)內(nèi)的衛(wèi)生保潔工作，保持物品整齊，桌面清潔。5.辦公室專用的設(shè)備應(yīng)指定專人定期清潔，公司公共設(shè)施由辦公室負(fù)責(zé)定期的清潔保養(yǎng)工作，發(fā)現(xiàn)辦公設(shè)備損壞或發(fā)生故障時(shí)，應(yīng)立即向辦公室報(bào)修，以便及時(shí)解決問(wèn)題。6辦公室管理規(guī)定6.1辦公室職能·負(fù)責(zé)公司的辦公秩序及行政事物管理工作，文件的擬、收、發(fā)、轉(zhuǎn)、存、檔案管理?！そM織會(huì)議，負(fù)責(zé)會(huì)議紀(jì)要擬稿。·按排值班人員，負(fù)責(zé)公司的接待工作和公關(guān)工作。·負(fù)責(zé)公司印鑒、開(kāi)具對(duì)外證明加蓋公章?！じ鞣N證照的申辦，地方各種關(guān)系的處理，合同條款審查等。·檢查公司的一切規(guī)章制度是否得到實(shí)施?！ば姓k公用品的采購(gòu)管理·公司大事記6.2辦公室主任職責(zé)6.2.1負(fù)責(zé)督促檢查行政部門對(duì)公司的各項(xiàng)決定的貫徹執(zhí)行；6.2.2定期組織收集、分析、綜合全公司行政各方面的情況，主動(dòng)做好典型經(jīng)驗(yàn)的調(diào)查總結(jié)，及時(shí)向經(jīng)理匯報(bào)，請(qǐng)示工作。負(fù)責(zé)組織經(jīng)理主持的工作會(huì)議，安排做好會(huì)務(wù)工作并做好記錄。6.2.3負(fù)責(zé)起草經(jīng)理授意的綜合性工作計(jì)劃、總結(jié)和工作報(bào)告，主動(dòng)為總經(jīng)理當(dāng)好參謀。6.24組織起草公司文件（臨時(shí)性文件及各類通知），做好全公司文件的編號(hào)、打印、發(fā)放以及行政文件的立卷、歸檔、保管工作。6.25組織做好公司印鑒、介紹信的使用和保管，函電收發(fā)及時(shí)，編寫公司大事記。6.2.6負(fù)責(zé)管理公司的法律業(yè)務(wù)，證明的申辦，協(xié)調(diào)關(guān)系，合同條款審查，法律顧問(wèn)工作的管理等。6.2.7組織做好來(lái)客接待工作。6.2.8做好電話話務(wù)與機(jī)線維修工作。6.2.9根據(jù)經(jīng)理提出的方針目標(biāo)要求，及時(shí)編寫本部門方針目標(biāo)并負(fù)責(zé)實(shí)施，確保完成。6.2.10負(fù)責(zé)全公司辦公用品、用具標(biāo)準(zhǔn)的制訂和管理，并對(duì)辦公用品用具標(biāo)準(zhǔn)化及各科室的文明辦公進(jìn)行檢查和督促。6.3辦公室主任權(quán)利6.3.1有權(quán)向全公司各部門索取和了解必要的資料和情況。6.3.2對(duì)公司會(huì)議決議和經(jīng)理指示的貫徹執(zhí)行情況，有權(quán)檢查督促。6.3.3有權(quán)督促各部門及時(shí)做好文件資料的立卷、歸檔工作，有權(quán)檢查公司各部門的保密工作。6.3.4有權(quán)按經(jīng)理的指示辦理公司有關(guān)法律事務(wù)，協(xié)調(diào)各部門之間的工作關(guān)系。6.3.5有權(quán)安排調(diào)度辦公用車的使用。6.3.6對(duì)各部門以公司名義起草的臨時(shí)性文件有權(quán)審核。6.3.7對(duì)不符合上級(jí)規(guī)定或質(zhì)量不高，效果不顯著的文件、資料有權(quán)拒絕打印發(fā)放。6.38對(duì)要求各部門領(lǐng)導(dǎo)參加的會(huì)議有綜合平衡或精減壓縮權(quán)。6.3.9根據(jù)經(jīng)理指示，有權(quán)對(duì)辦公用品進(jìn)行分配和調(diào)整，對(duì)辦公用品、用具標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)行檢查、督促。6.4辦公室主任責(zé)任6.4.1對(duì)得知生產(chǎn)、行政工作出現(xiàn)異常情況，未能及時(shí)向經(jīng)理反映以造成重大損失的后果負(fù)責(zé)。6.4.2對(duì)公司行文發(fā)生差錯(cuò)以及收集與整改的資料失實(shí)造成嚴(yán)重后果負(fù)責(zé)。6.4.3對(duì)機(jī)密文件和文書檔案管理不嚴(yán)，發(fā)生失密，泄密或丟失損壞負(fù)責(zé)。6.4.4對(duì)公文函件傳遞不及時(shí)或發(fā)生丟失、誤傳、以致影響工作負(fù)責(zé)。6.4.5對(duì)未按經(jīng)理指示精神辦理，而造成的有關(guān)法律事務(wù)的不良后果負(fù)責(zé)。6.4.6對(duì)印鑒、介紹信管理不嚴(yán)，使用不當(dāng)，造成不良后果負(fù)責(zé)。6.4.7對(duì)所屬服務(wù)工作質(zhì)量差，造成不良影響負(fù)責(zé)。6.4.8對(duì)本部門所屬崗位發(fā)生設(shè)備、人力事故負(fù)責(zé)。6.4.9對(duì)公司的保密工作負(fù)責(zé)。7檔案管理7.1公司的規(guī)劃、年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)資料、科學(xué)技術(shù)、財(cái)務(wù)審計(jì)、勞動(dòng)工資、經(jīng)營(yíng)情況、人事檔案會(huì)議記錄、決議、決定、委托書、協(xié)定合同、方案、通知、通告、軟件等具有參考價(jià)值的文件材料，都屬檔案管理的范圍。7.2檔案管理要指定專人負(fù)責(zé)，明確責(zé)任，保證原始資料及單據(jù)齊全完整，密級(jí)檔案必須保證安全。7.3公司其他人員需借閱檔案時(shí)，要經(jīng)經(jīng)理批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)，借閱檔案必須愛(ài)護(hù)，保持整潔，嚴(yán)禁涂改，注意安全和保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失，如確屬工作需要摘錄和復(fù)印，凡屬密級(jí)檔案，必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可摘錄和復(fù)制。7.4檔案的銷毀任何組織和個(gè)人非經(jīng)許可，無(wú)權(quán)隨意銷毀公司檔案材料，若按規(guī)定需要銷毀時(shí)，凡屬密級(jí)檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷毀，經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案，檔案人員要認(rèn)真填寫、編制銷毀清單，由專人監(jiān)督銷毀。8印鑒管理8.1公司印鑒由專人負(fù)責(zé)保管8.2公司印鑒的使用一律經(jīng)經(jīng)理簽字許可后管理印鑒人方可蓋章，如違反此項(xiàng)規(guī)定造成的后果由直接責(zé)任人員負(fù)責(zé)。8.3公司所有需要蓋印鑒的介紹信、證明及對(duì)外開(kāi)出的任何公文，應(yīng)統(tǒng)一編號(hào)登記，以備查詢、存檔。8.4公司一般不允許開(kāi)具空白介紹信、證明，如因工作需要或其他特殊情況確需開(kāi)具時(shí)，必須經(jīng)總經(jīng)理簽字批條方可開(kāi)出，持空白介紹信外出工作回來(lái)必須向公司匯報(bào)其介紹信的用途，未使用的必須交回。在開(kāi)具空白介紹信的同時(shí)，必須注明其用途，寫在介紹信的右上角，蓋章后出現(xiàn)意外情況由批準(zhǔn)人負(fù)責(zé)。9文字打印管理規(guī)定9.1公司的文字打印由辦公室負(fù)責(zé)。9.2各單位需外送打印的公文或其他資料，須經(jīng)辦公室主任簽字批準(zhǔn)。9.3公司各部門所有打印公文、資料必須保留一份交由辦公室留底存檔。10辦公用品，勞動(dòng)用品的管理。10.1每月月底以前，各部門將該部門所需的辦公用品制定計(jì)劃交辦公室。10.2辦公室負(fù)責(zé)制定每月辦公用品計(jì)劃及予算，經(jīng)總經(jīng)理審批后負(fù)責(zé)將辦公用品購(gòu)回，由領(lǐng)用人簽字領(lǐng)取。10.3公司新聘工作人員的辦公用品，辦公室負(fù)責(zé)為其配齊，以保證新聘人員的正常工作。10.4負(fù)責(zé)購(gòu)發(fā)辦公用品的人員，要做到辦公用品齊全，品種對(duì)路量足質(zhì)優(yōu)，庫(kù)存合理，開(kāi)支適當(dāng)，用品保管好。10.5負(fù)責(zé)購(gòu)發(fā)辦公用品的人員要建立帳本，辦好入庫(kù)、出庫(kù)手續(xù)，出庫(kù)一定要由領(lǐng)取人員簽字。10.6辦公用品管理一定要做到文明、清潔、注意安全防火、防盜，嚴(yán)格按照規(guī)章制度辦事，不允許非工作人員進(jìn)入庫(kù)房。10.7勞動(dòng)用品的購(gòu)發(fā)和配給，由辦公室根據(jù)各部門的實(shí)際工作需要統(tǒng)一購(gòu)買和統(tǒng)一發(fā)放。11辦公用品勞保用品的庫(kù)存制度11.1庫(kù)房物資的存放，必須要分類，按品種、規(guī)格、型號(hào)、分別建帳。11.2采購(gòu)人員購(gòu)入的物品必須附有合格證及入庫(kù)單，驗(yàn)收時(shí)要當(dāng)面點(diǎn)清數(shù)量，檢查包裝是否完好，如發(fā)現(xiàn)短缺或損壞，應(yīng)立即拆包點(diǎn)清數(shù)量，如發(fā)現(xiàn)實(shí)物與入庫(kù)單數(shù)量規(guī)格不符時(shí)，庫(kù)房保管員應(yīng)向交貨人提出并通知辦公室主任。11.3物資入庫(kù)后，應(yīng)當(dāng)日填寫帳卡，嚴(yán)格執(zhí)行出入庫(kù)手續(xù)，物資出庫(kù)須填寫物資出庫(kù)單，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可出庫(kù)。11.4嚴(yán)格管理帳單資料，所有帳冊(cè)、帳單要填寫整潔、清楚，計(jì)算準(zhǔn)確，不得隨意涂改。12報(bào)刊及郵發(fā)信件信函管理。12.1辦公室每半年按照公司要求作出訂閱報(bào)刊計(jì)劃及予算，負(fù)責(zé)辦理有關(guān)訂閱手續(xù)。12.2辦公室負(fù)責(zé)每日將報(bào)刊取回并進(jìn)行處理，分類登記，并分別發(fā)放給有關(guān)部門，有關(guān)