秘書信息工作實務(wù)模塊四-信息開發(fā)與利用課件

模塊四信息開發(fā)與利用項目一信息開發(fā)【學(xué)習(xí)目標】

知識目標

了解信息開發(fā)的主要形式。

熟悉信息開發(fā)的基本途徑和常用方法。

能力目標

能夠根據(jù)特定需要，確定信息開發(fā)的主題，圍繞主題進行信息的開發(fā)。1案例

海潮公司總經(jīng)理助理張潔，平時非常注重信息的開發(fā)，經(jīng)常從各種渠道獲取信息，翻閱各種國內(nèi)外經(jīng)濟報刊，從報刊上收集市場信息進行剪貼，匯集成冊，供自己和公司使用。通過對剪報內(nèi)容的分析，她掌握了國內(nèi)外市場消費者需求的變化情況和發(fā)展趨勢，為公司領(lǐng)導(dǎo)把握市場行情，進行市場開拓決策提供了有力的依據(jù)。2【任務(wù)描述】

夏婷到遠利股份有限公司擔(dān)任市場部商務(wù)秘書快一年了。這一年來，小夏感覺到自己成長很快，在這家公司、這個崗位上學(xué)到了很多東西，也得到公司領(lǐng)導(dǎo)的肯定。這天，黃經(jīng)理帶著小夏陪公司領(lǐng)導(dǎo)到公司第三分廠車間考察。在與三分廠相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和職員的交流中，夏婷發(fā)現(xiàn)雖然現(xiàn)在電腦很方便快捷，但是三分廠的人對外界的信息掌握得不是很及時，特別是對服裝行業(yè)的前沿動態(tài)知之甚少，缺少危機感。3回來的路上，小夏把自己的發(fā)現(xiàn)匯報給黃經(jīng)理和公司領(lǐng)導(dǎo)，得到了大家的認可。公司劉副總贊賞地看了看小夏，思考了片刻，說道：“小夏，你們市場部信息工作做得不錯。這樣吧，你負責(zé)搞個《服裝市場動態(tài)》，把你們收集到的服裝行業(yè)的市場信息利用這個平臺，印發(fā)給公司各單位。每十天一期。明天就動手，爭取這周就弄出來?！?/p>

小夏自信地點點頭，心想這點小事應(yīng)該難不倒我……回到辦公室，她馬上打開自己平時的剪報開始整理起來。4任務(wù)一了解信息開發(fā)形式

信息開發(fā)是在掌握大量信息的基礎(chǔ)上，根據(jù)決策、管理、經(jīng)營等需要，利用科學(xué)的研究方法，對信息進行全面挖掘、綜合分析、概括提煉，以獲得事物發(fā)生、發(fā)展、變化的高層次信息，從而對事物的發(fā)展趨勢作出判斷和預(yù)測，提供全面的、高層次的信息，為工作活動服務(wù)。5信息開發(fā)能夠擴展信息的涵蓋面，增加信息容量，提高信息質(zhì)量，獲得最佳服務(wù)效果。秘書應(yīng)積極開發(fā)信息資源，挖掘深層次信息，為管理活動服務(wù)，創(chuàng)造社會效益和經(jīng)濟效益。

信息開發(fā)的要求是擴展信息的涵蓋面，增加信息容量，提高信息質(zhì)量，創(chuàng)造最佳服務(wù)。通過各種信息渠道收集的原始信息豐富而龐雜，如果不進行深入開發(fā)整理，一攬子提供給領(lǐng)導(dǎo)，領(lǐng)導(dǎo)者的精力、時間和關(guān)注點就會被紛繁的原始信息所淹沒，不利于決策和提高工作效率。這就要求秘書對大量的、零散的、隨機的、個別的信息進行加工、提煉和概括，開發(fā)出全面的、系統(tǒng)的高層次信息。6一、信息開發(fā)的主要形式

（一）剪報

報紙作為一種信息資源，傳遞著大量豐富、及時、新穎的信息。剪報就是根據(jù)市場的需求，選擇不同的專題，確定時間周期，對報刊資料中有用的信息進行選取、組合、編輯制作、傳遞等工作，是將繁雜的報刊資料專題化、集中化的一種信息產(chǎn)品。剪報是目前開發(fā)信息的普遍方法和有效方法，屬于一次信息開發(fā)，具有實用性強、使用方便的特點。

剪報方法開發(fā)信息成本相對較低，獲得的信息量也較多。但剪報的許多信息是零散的和缺乏針對性的，有些信息缺乏時效性、可靠性。7剪報的操作步驟：

（1）確定專題；

（2）確定圈選報刊；

（3）準備剪刀、漿糊、儲存架、計算機及相關(guān)軟件用具；

（4）標準化工作。8收集豐富的資料是做好剪報工作的基礎(chǔ)，剪報來源也不能僅僅把報紙作為唯一的信息收集途徑，還可以從圖書、期刊中查找一些時效性要求不高的相關(guān)資料。在剪報過程中要注意報紙上信息重復(fù)多，甚至有虛假信息存在，篩選工作必須做好，才能保證內(nèi)容質(zhì)量。

隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展，網(wǎng)上中文信息的日益豐富，這為剪報提供了便捷。我們可以采用電子剪報的方法，使剪報的靈活、及時、豐富的優(yōu)勢得到更大的發(fā)揮，成為一種不可或缺的信息產(chǎn)品。9【職場吹風(fēng)】

現(xiàn)代企業(yè)怎樣剪報？①

剪報并非新生事物，從四百年前報紙誕生以來，全世界的文人學(xué)者，商人政客對此都不陌生?，F(xiàn)代企業(yè)和機構(gòu)大多也沿襲了這個傳統(tǒng)而又不會泯滅的文化習(xí)慣，將源源不斷的信息和知識通過剪輯整理，分享傳播，更好地為我所用。隨著時代的變遷，信息技術(shù)的變革，傳媒工業(yè)的進步，傳統(tǒng)意義上的剪報在實踐上已經(jīng)發(fā)生了很大的變化，“剪報”不再是狹義的“報紙”剪輯，信息剪裁的來源還包括各類期刊，文摘，書籍，年鑒，電子出版物、電波媒體和網(wǎng)絡(luò)信息，信息加工和分發(fā)的形式也開始從剪刀漿糊變化成電子信息的交換。“剪報”演變成信息搜集的泛指詞匯。10放在二十年前，一家企業(yè)如果要做剪報，大多數(shù)是國家和地方政府法規(guī)，本行業(yè)內(nèi)的一些動態(tài)，相關(guān)領(lǐng)域的新技術(shù)，新方法等。同行業(yè)企業(yè)之間所需要采集的信息大多雷同，而且，在20世紀八九十年代，媒體少，信息量少，針對企業(yè)和產(chǎn)品的新聞報道量也少，所以，那時在中國的大中城市出現(xiàn)了很多剪報公司和剪報服務(wù)社，利用一套人手為多個客戶制作特定主題的剪報?？h級以上的公共圖書館也大多設(shè)有相關(guān)的部門為當(dāng)?shù)氐钠笫聵I(yè)單位提供這個服務(wù)，至今上海圖書館的剪報服務(wù)中心依然在為企業(yè)和機構(gòu)提供服務(wù)。11可是，時至今日，企業(yè)感覺剪報越來越難，剪報的可用性也越來越差。究其原因，主要還是因為傳媒市場的巨大發(fā)展，媒體數(shù)量和傳播規(guī)模都越來越大，而現(xiàn)代企業(yè)的精細化作業(yè)也要求針對不同細分市場搜集不同層次的信息，為不同的部分，不同的目的所用。所以剪報這個原本簡單命題的內(nèi)在需求發(fā)生了根本性變化，導(dǎo)致我們不得不重新來研討現(xiàn)代企業(yè)如何來讓“剪報”在新時代中更好地為自身服務(wù)。121.剪報的目的與內(nèi)容剪報的形式大同小異，過去是一本本剪貼復(fù)印而來的剪報簿，而現(xiàn)在多見的是依托內(nèi)容管理系統(tǒng)（ContentManagementSystem）及其輸出的電子文檔。但是企業(yè)不同職能部門卻有截然不同的剪報目的。13（1）為關(guān)注當(dāng)前資訊剪報。對于通常的企業(yè)來說，“當(dāng)前資訊”通?？梢园◤暮暧^經(jīng)濟，行業(yè)經(jīng)濟新聞到針對具體企業(yè)、品牌和產(chǎn)品的新聞報道，一般都有很強的時效性，因此剪報的周期通常在一天到一周內(nèi)。這部分內(nèi)容的剪報已經(jīng)越來越多地從傳統(tǒng)紙媒轉(zhuǎn)移到互聯(lián)網(wǎng)上，但是除了網(wǎng)絡(luò)傳播以外，報刊媒體依然扮演著原始內(nèi)容來源的重要角色，尤其是行業(yè)報刊，是能夠提供最新相關(guān)資訊的媒體來源之一，大多數(shù)企業(yè)都不能完全忽略。搜集當(dāng)前資訊是剪報的主要目的之一，也是能夠提供最大信息量的剪報行為，對于企業(yè)提高日常經(jīng)營決策水平影響非常深遠。14（2）為搜集知識剪報。知識和上文所說的資訊有所不同，知識沒有很強的時效性，但散布在各種類型的傳播媒介中。對于企業(yè)有用的知識常見為管理方法、項目執(zhí)行案例和各種培訓(xùn)資料。為搜集知識的剪報和企業(yè)知識管理建設(shè)工作息息相關(guān)，但是在更多沒有部署KM系統(tǒng)的公司完全可以通過落實到平時的剪報工作來加強這方面信息的搜集、管理和分享。15對于已經(jīng)存在互聯(lián)網(wǎng)上的知識條目，例如名詞解釋、技術(shù)標準、常見效率工具，企業(yè)沒有必要再通過剪報進行搜集，因為當(dāng)需要使用這些知識時，搜索引擎能夠很快幫助用戶找到結(jié)果。因此知識剪報可以重點關(guān)注來自管理雜志，報紙專欄和一些非經(jīng)常的出版物上的內(nèi)容。下圖勾勒了知識剪報的內(nèi)容來源和結(jié)構(gòu)。16（3）為公關(guān)評估剪報。公關(guān)評估是企業(yè)市場部門的具體職能。大多數(shù)消費品廠商都特別注重通過剪報來檢閱媒體對自身公司，品牌和產(chǎn)品的報道，厘清正面和負面報道的比例關(guān)系，監(jiān)測重大的公關(guān)事件報道。同時，消費品廠商在廣告發(fā)布監(jiān)測以外還需要監(jiān)測各種媒體對產(chǎn)品的宣傳介紹，使用指南，對比評測等具體的內(nèi)容，用于評估營銷效果。17在這個目標指導(dǎo)下，公關(guān)剪報大多監(jiān)測發(fā)行量較大的消費者報刊和主要的電視欄目。而出于對量化研究的需要，公關(guān)剪報的重點不僅在于搜集發(fā)布的內(nèi)容本身，還要對發(fā)布的頻次，曝光的篇幅進行量化統(tǒng)計和對比分析。182.剪報的實踐方法（1）紙媒剪報。作為最傳統(tǒng)的剪報方式，紙媒剪報依然被大量的剪報用戶所采用，尤其對于公關(guān)目標的剪報工作，對原始出版物的記錄將非常重要。可惜的是紙媒剪報需要投入不菲的人手，需要占用一定的空間和設(shè)備。大多數(shù)企業(yè)剪報者并不可能親自來進行這個工作，因此在各大城市都有很多為企業(yè)提供服務(wù)的剪報公司，他們可以根據(jù)客戶的要求，在選定的媒體范圍內(nèi)，按指定的分類方式來剪輯報刊文章，最后提交給客戶打印成冊的文件。19但紙媒剪報是一個勞力密集的工作，大多數(shù)從事簡單重復(fù)剪貼工作的員工對于信息標引和分類工作力不從心，很難完全理解客戶的需求和精準把握信息的實質(zhì)。所以企業(yè)往往需要花費很長的時間和一家剪報服務(wù)公司建立關(guān)系，并通過不斷的指導(dǎo)和磨合來提高剪報質(zhì)量。在信息電子化的潮流下，紙媒剪報不斷受到挑戰(zhàn)，其時效性慢，難以共享等缺陷將制約其成為主流的信息搜集方法。20（2）網(wǎng)絡(luò)新聞監(jiān)測。也許新聞注定屬于互聯(lián)網(wǎng)，因為只有網(wǎng)絡(luò)能夠用最快的速度和便利的方法傳播新聞。在過去十年內(nèi)，國內(nèi)的網(wǎng)絡(luò)新聞傳播已經(jīng)逐步發(fā)展到一個新的階段。現(xiàn)在大多數(shù)主流新聞源都極度依賴互聯(lián)網(wǎng)，即便是紙媒體的網(wǎng)站，電子報的發(fā)行也總是早于紙質(zhì)報紙上攤。在梅花信息監(jiān)測的兩百份左右的地方報紙中，已經(jīng)有85%以上建立了電子版網(wǎng)站，其中大多數(shù)提供準確的全文的內(nèi)容，而更有多達五十份報刊統(tǒng)一使用北大方正出版系統(tǒng)所附帶的電子報系統(tǒng)發(fā)布每天報紙上的電子全文。21在這樣的趨勢下，網(wǎng)絡(luò)新聞監(jiān)測已經(jīng)毫無疑問將成為資訊剪報的重要工具。在信息服務(wù)領(lǐng)域，越來越多的信息監(jiān)測服務(wù)公司開始放棄紙媒體的模轉(zhuǎn)數(shù)過程（掃描和進行文字識別），而開始架構(gòu)網(wǎng)絡(luò)新聞監(jiān)測工具。梅花信息在2007年推出的新聞監(jiān)測服務(wù)甚至直接架構(gòu)在新聞搜索引擎的基礎(chǔ)上，對多家新聞搜索引擎的結(jié)果進行實時的聚合，重排和分類，并提供一系列的增值內(nèi)容管理應(yīng)用。22網(wǎng)絡(luò)新聞監(jiān)測的另一個重要優(yōu)點是信息可以被很容易地在企業(yè)內(nèi)部分享，而不受實體剪報冊的約束。專業(yè)服務(wù)商所提供的新聞監(jiān)測系統(tǒng)可以協(xié)助按照預(yù)定將每天獲得的信息進行電子化分發(fā)，并為不同用戶生成不同的視圖，其使用效率要比紙質(zhì)剪報冊高很多，而且成本更加低廉。233.企業(yè)如何使用剪報無論采用何種剪報方法，獲得的資訊當(dāng)然要內(nèi)部分享，但是要注意的是不同職能部門的員工對信息的關(guān)注點不同，所以剪報工作在組織過程中就需要事先設(shè)計部門用戶角色，根據(jù)分發(fā)的部門進行分類和標引。而分發(fā)給決策層的內(nèi)容更要注意合理的精簡和提取重要的片段。大多數(shù)公司并不會設(shè)立專門的崗位來負責(zé)剪報或協(xié)調(diào)剪報公司，但是指派一位兼任的專員還是非常必要的。專員的主要職能是考察公司內(nèi)部組織對信息搜集的具體需求分布，設(shè)計剪報分類結(jié)構(gòu)和分發(fā)規(guī)則，并對剪報內(nèi)容和剪報公司的服務(wù)進行質(zhì)量控制，尤其要利用自己的行業(yè)經(jīng)驗來指導(dǎo)實際從事剪報工作的員工進行準確的信息標引和分類。24（二）索引

索引用途廣泛，形式多樣，編制簡便，是秘書快速準確查找信息、提供咨詢、開展信息利用服務(wù)的必要手段。

信息資料索引可分為篇目索引和內(nèi)容索引。

篇目索引用來指明信息資料的出處。

內(nèi)容索引將信息資料中的事件、人名、地名等一一摘錄出來，分別按順序排列，并指明他們的出處。25（三）目錄編制

目錄是一系列相關(guān)信息的系統(tǒng)化記載及內(nèi)容的揭示，他依據(jù)信息資料的題名編制而成?？晒┤藗兞私庑畔⒌闹黝}、分類、作者、題名等，進而鑒別和選擇信息資料。根據(jù)具體情況，可以編制分類目錄、專題目錄、行業(yè)目錄、產(chǎn)品目錄等。目錄編制屬于二次信息開發(fā)。26（四）文摘

信息資料文摘一方面可以直接向人們提供信息資料的要點和主題，另一方面還可以使人們據(jù)此線索，找到原始資料和完整的信息。

1.文摘的類型

（1）指示性文摘。是一種篇幅短小的摘要。以向利用者指示信息源的主題范圍、使用對象為目的。只向利用者提供信息源中涉及的內(nèi)容綱要，以使利用者正確了解信息源為原則。適用于信息篇幅長、內(nèi)容復(fù)雜的情況。2728（2）報道性文摘。是原文要點較詳細的摘要。以向利用者提供信息的實質(zhì)性內(nèi)容為主要目的，是信息源的濃縮。適用于主題比較單一集中、內(nèi)容新穎的信息資料。

2.文摘的要點

（1）篇幅短?。?/p>

（2）主要內(nèi)容語義上相同；

（3）對信息進行準確簡化；

（4）不加評論和補充解釋。293.編寫文摘的步驟（1）瀏覽信息，初步確定編寫哪種文摘較適合；

（2）分析信息內(nèi)容，將有用信息分解為要素，理清主次；

（3）選擇與確定內(nèi)容要素；

（4）進行概念綜合并書寫成文；

（5）檢查內(nèi)容準確性與推敲潤色文字。30（五）信息資料冊

它既有歷史資料又有近期資料。人們通過它，可以對有關(guān)行業(yè)、產(chǎn)品的歷史與現(xiàn)狀有所了解，使用價值很大。

（六）簡訊簡訊是一種以簡明扼要的語言報道最新動態(tài)信息的三次信息產(chǎn)品。通常用“××快報”、“××動態(tài)”、“××快訊”等冠名。屬于三次信息開發(fā)。三次信息的開發(fā)工作是根據(jù)特定需要，在充分收集有關(guān)一次、二次信息資料以及必要的實地調(diào)查基礎(chǔ)上，運用科學(xué)的研究方法進行信息排序，從而使處于分散或無序狀態(tài)的信息有效利用的一項工作。31（七）調(diào)研報告

是一種在實地調(diào)查獲得數(shù)據(jù)、事實的基礎(chǔ)上，經(jīng)過分析研究后得出能真實反映有關(guān)事件的本質(zhì)特征信息的三次信息產(chǎn)品。32案例

麗娜經(jīng)常翻閱各種國內(nèi)外經(jīng)濟報刊，廣泛涉獵公開出版物的信息，專門從報刊上收集消費市場的信息進行分類剪貼，匯集成冊，供自己或他人使用。通過對剪報的分析研究，麗娜發(fā)掘出有價值信息，得出了服裝市場消費者需求變化情況和發(fā)展趨勢。在此基礎(chǔ)上，及時深入市場進行調(diào)查研究，取得大量第一手材料，驗證了自己的判斷，并向上司提供了信息調(diào)研報告、調(diào)研資料和有關(guān)信息材料，為上司把握市場行情、進行產(chǎn)品決策提供了依據(jù)。以下是她撰寫的分析報告提綱：332008—2009年中國服裝行業(yè)消費市場分析

一、中國服裝消費者收入分析

（一）中國人口、人民生活分析

（二）2008年消費者收入水平

（三）2009年消費者信心指數(shù)分析

二、2008—2009年我國服裝市場消費需求分析

（一）2008年我國服裝市場消費需求情況

（二）服裝消費市場調(diào)查

（三）金融危機影響下服裝消費需求走勢

（四）2009年紡織服裝外銷市場消費需求預(yù)測34任務(wù)二熟悉信息開發(fā)途徑和方法

一、信息開發(fā)基本途徑

編寫是信息開發(fā)的基本途徑。所謂的編寫就是以書面形式，利用文字對信息進行整理、提煉，形成信息材料的過程。不可否認，編寫水平的高低直接影響信息工作的質(zhì)量和信息本身的價值發(fā)揮。秘書通常在工作中編寫的信息材料包括摘要、圖表、簡報、快訊、可行性方案、調(diào)查報告等。秘書要做好信息編寫工作，一方面在編寫信息時要做到主題鮮明、角度新穎、言語精練、結(jié)構(gòu)嚴謹、標題確切、內(nèi)容客觀；另外一方面還必須掌握信息編寫的基本步驟和方法。35（一）信息編寫的步驟

信息編寫過程從本質(zhì)上而言就是文章的寫作過程，通常包括以下幾個步驟：1.確定主題任何信息在編寫之前都要確定主題，主題是核心，直接關(guān)系到材料的選擇和取舍。秘書在確定主題時必須緊緊圍繞上司的工作重心，圍繞著企業(yè)當(dāng)前經(jīng)營管理現(xiàn)狀，圍繞著公司的經(jīng)營業(yè)務(wù)范圍，有針對性地選擇主題，組織材料，只有這樣編寫出來的信息才能對企業(yè)或是上司的工作有輔助作用。362.分析材料確定主題后，圍繞主題對調(diào)查或通過其他渠道獲得的原始信息材料進行分析、梳理，決定取舍。一定要選擇那些能夠表現(xiàn)主題的，富有典型性的材料。秘書對信息材料進行分析的過程中特別要注意鑒定信息材料的真?zhèn)?，把錯誤的信息材料提供給上司決策參考，會給企業(yè)帶來災(zāi)難的。其次還要注重信息的時效性。市場經(jīng)濟，信息稍縱

即逝，沒有時效性的信息在本質(zhì)上是偽信息。373.材料組合材料組合就是根據(jù)主題，對已經(jīng)選定的材料，按照邏輯順序進行組織，使之成為整體。在材料組合工作中，秘書特別要注意組合過程，要根據(jù)材料的特點、性質(zhì)、形態(tài)、作用及相互關(guān)系，將它們合理組織、搭配起來。材料要互相支持，防止矛盾、排斥。如同建筑的材料一樣，水泥、鋼筋、磚木要合理搭配，才好建筑高樓大廈。同時材料也要互相聯(lián)系，防止簡單羅列、拼湊。38（二）信息編寫的類型

1.經(jīng)驗型信息經(jīng)驗型信息是反映一個地區(qū)、一個單位、一個部門某方面經(jīng)驗的信息，側(cè)重于對事物發(fā)展規(guī)律的認識和探索，提示事物的本質(zhì)。

經(jīng)驗型信息的編寫可用順敘法，即先寫做法和經(jīng)驗，后寫效果；也可采用倒敘法，即先寫效果，再寫做法和經(jīng)驗。經(jīng)驗型信息的編寫必須：內(nèi)容具體、觀點明確、分析透徹、數(shù)據(jù)充分。經(jīng)驗型信息應(yīng)典型，具有實際指導(dǎo)意義。秘書要通過調(diào)查總結(jié)經(jīng)驗，善于借鑒和濃縮有關(guān)的調(diào)研成果。392.問題型信息問題型信息即負面信息，分為已經(jīng)發(fā)生、正在發(fā)生和將要發(fā)生三種。它由標題、背景和問題三部分構(gòu)成。背景指問題發(fā)生的時間、地點、條件、原因等。問題部分事實要準確，表述要清楚。在提示問題的同時，應(yīng)提出解決問題的方法。

3.建議型信息建議型信息一般由標題、背景、建議內(nèi)容及理由組成。建議型信息的編寫要有針對性，既要反映問題，又要提出解決問題的措施辦法；建議要有理有據(jù)，切實可行。404.動態(tài)型信息動態(tài)型信息反映某項工作、活動或事件的發(fā)生、發(fā)展和變化，說明客觀情況，可以使領(lǐng)導(dǎo)從大量動態(tài)現(xiàn)象中看到問題的本質(zhì)，預(yù)測未來。

動態(tài)型信息的編寫必須：標題簡潔、新穎；內(nèi)容準確無誤；材料重點突出，全面反映客觀過程；背景材料便于使用，增強信息的價值作用。

5.動態(tài)型信息動態(tài)型信息由標題、預(yù)測內(nèi)容和預(yù)測根據(jù)三部分組成。預(yù)測內(nèi)容包括：工作情況、社會動態(tài)、經(jīng)濟動態(tài)、市場前景等。預(yù)測根據(jù)必須充分，合格證情況真實，數(shù)據(jù)準確。

41二、信息開發(fā)基本方法

信息開發(fā)的常見方法包括：歸納法、匯集法、濃縮法、連橫法、縱深法、轉(zhuǎn)換法、圖表法。（一）歸納法

傳統(tǒng)的歸納法指的是通過對個別的一些經(jīng)驗事實和感性材料進行概括和總結(jié)，從而獲得普遍的結(jié)論、原理、公式和原則的一種推理方法，是發(fā)現(xiàn)新規(guī)律的一種思維方法。在信息開發(fā)中的歸納法，是指秘書將所收集到的主題大致相同的各類信息材料集中在一起進行分析總結(jié)，以獲得企業(yè)在某一方面的工作動態(tài)。歸納法要求分類合理、線條清楚、綜合準確。42（二）匯集法

按照信息材料所反映的主題，把主題相同的原始信息材料匯集在一起進行編寫的方法稱之為匯集法。匯集法適宜于反映一個地區(qū)或一個部門某方面的狀況。在信息資料較多，面寬的時候較為適用。

（三）濃縮法

濃縮法是以突出主題，簡潔行文為目的，對信息材料進行壓縮結(jié)構(gòu)，減少段落層次等處理，減少信息材料的文字篇幅的信息編寫方法。在信息材料數(shù)量巨大、篇幅巨長的情況下推薦使用。

濃縮法能有效縮短信息閱讀時間。在使用濃縮法過程中要做到一篇信息資料只表達一個中心思想、闡明一個觀點。語言上要做到精練，簡明地表達涵義。43（四）連橫法

連橫法是相對于縱深法而言的。它與縱深法不同，是把信息進行橫向的分析比較，從而編寫出新的信息資料。秘書在采用連橫法時應(yīng)特別注意所選擇用于比較的信息一定要有同質(zhì)性，也就是可比性。信息材料來源、年代、地域特征等區(qū)別較大的是不適宜進行連橫比較的。44（五）縱深法

縱深法又稱之為層進法，是指秘書在進行信息開發(fā)時，根據(jù)主題要求，把相關(guān)信息進行縱向的比較分析?？v深法中所使用的各類信息材料之間是存在內(nèi)在的某種聯(lián)系的，并且這種聯(lián)系是層層遞進的關(guān)系。采用縱深法使得所開發(fā)的信息具有一定的深度，也符合人們認識事物的邏輯順序。

（六）轉(zhuǎn)換法

原始信息中若有數(shù)據(jù)出現(xiàn)，應(yīng)把不易理解的數(shù)字轉(zhuǎn)換為容易理解的數(shù)字。

（七）圖表法

如果原始信息資料中的數(shù)據(jù)有一定的規(guī)律性，可以將數(shù)據(jù)制成圖表，使人一目了然，便于傳遞與利用。45【職場經(jīng)驗】秘書信息開發(fā)注意事項

拓寬信息渠道，廣泛及時收集信息，重視信息的積累與升華。

加強對信息的分析綜合，提高信息的廣度和深度。注重概括提煉，提高信心的精度和純度，從大量原始信息中提取高層次信息。

加強調(diào)查研究，提高信息的可信度和可用性。

建立人機配套的信息網(wǎng)絡(luò)開發(fā)系統(tǒng)。

講究信息開發(fā)技巧，圍繞中心開發(fā)、抓住熱點開發(fā)、針對難點開發(fā)、找準亮點開發(fā)、超前預(yù)測開發(fā)、突出特色開發(fā)。46項目二信息利用服務(wù)【學(xué)習(xí)目標】

知識目標

熟悉信息開發(fā)的形式、途徑、方法。

理解信息利用服務(wù)含義，熟悉服務(wù)途徑和程序。

能力目標

能夠根據(jù)特定需要，確定信息開發(fā)的主題，圍繞主題進行信息的開發(fā)。

能夠利用各種途徑提供信息利用服務(wù)。47案例

博雅集團準備申報國家一級建造資質(zhì)企業(yè)，總經(jīng)理秘書馬云受命起草申報材料。為了寫好申報材料，馬云來到公司信息資料室，要管理員小周把這幾年反映公司建筑業(yè)績的信息資料統(tǒng)統(tǒng)給他找出來，還有去年國家建設(shè)部的主要領(lǐng)導(dǎo)人來本集團視察工作的錄像資料原件等，都要借去做參考，而且可能要過較長一段時間才能歸還。48小周熱情地接待了馬秘書，問明來意后，卻對馬秘書表示歉意：雖然這些信息資料都有，但是現(xiàn)在不能借給您。面對位高權(quán)重的馬秘書，小周不卑不亢，有理有節(jié)，把個中理由娓娓道來……

提示：1.小周為什么不把這些信息資料借給馬秘書？

2.假如你是小周，你會怎么做？49【任務(wù)描述】

遠利股份有限公司計劃下月召開一年一度的市場銷售工作會議。大會上分管銷售市場工作的副總富春偉要做工作報告，對上一年的市場銷售工作進行總結(jié)，并且部署今年的工作計劃。為了做好報告的起草工作，市場部專門成立了起草小組，黃益明親自擔(dān)任組長。夏婷被安排負責(zé)提供相關(guān)信息資料。為了使報告切實反映工作實際，黃經(jīng)理要求夏婷把原先收集和存儲的能體現(xiàn)工作實績的信息整理出來，特別強調(diào)整理出各類數(shù)據(jù)統(tǒng)計表，并把各省級市場辦事處提交的總結(jié)和計劃進行編輯加工形成報告。50信息利用服務(wù)就是通過各種有效的方式和方法，將收集、處理、儲存的信息資源提供給利用者，發(fā)揮信息的效用。利用是信息工作的出發(fā)點和歸宿。它有利于實現(xiàn)信息的價值，促進管理水平的提高；有利于信息的增值和信息資源共享；有利于提高各級組織決策的成功率。51值得注意的是“信息利用服務(wù)”和“利用信息”是兩個完全不同的概念。雖然兩者都是對信息的開發(fā)利用，但是利用信息是指利用者為了研究和解決各種問題使用信息，其主體是利用者。信息利用服務(wù)是信息管理者為了滿足開發(fā)利用需要向利用者提供信息材料的服務(wù)工作，其主體是信息工作者。

從秘書工作角度而言，秘書信息工作的全部意義在于充分利用信息，發(fā)揮參謀助手作用。因此，秘書要圍繞工作中心，積極開發(fā)信息，主動服務(wù)，提高工作水平。52任務(wù)一熟悉信息利用服務(wù)途徑和程序

一、信息利用服務(wù)的途徑

（一）信息檢索服務(wù)

信息檢索服務(wù)是從信息集合中迅速、準確地查找出所需信息的程序和方法。這里所說的信息集合指的是有組織的信息整體。它可以是數(shù)據(jù)庫的全部記錄，也可以是某種檢索工具，還可以是某個圖書館的全部館藏。信息檢索也就是從數(shù)據(jù)庫、檢索工具以及館藏中查找所需信息的活動。53企業(yè)管理中的信息檢索服務(wù)，是指秘書根據(jù)上司或相關(guān)職能部門的利用要求，在企業(yè)信息資料室、計算機信息系統(tǒng)或是其他檢索工具中有選擇查找和提供相關(guān)信息資料的服務(wù)工作。信息的檢索服務(wù)常見的形式如：信息復(fù)制、信息發(fā)布服務(wù)、信息借閱、檔案開放等。54秘書在實際工作中應(yīng)積極主動地為上司提供各類信息檢索服務(wù)。根據(jù)上司的工作中心，及時地提供工作中所需的各類信息資料。如企業(yè)研究制定產(chǎn)品開發(fā)計劃時，秘書應(yīng)提供有關(guān)科學(xué)技術(shù)論文、專利調(diào)查、生產(chǎn)技術(shù)轉(zhuǎn)讓服務(wù)、國內(nèi)外同行業(yè)同類產(chǎn)品的生產(chǎn)和發(fā)展趨勢材料，有關(guān)國內(nèi)外市場變化、顧客消費習(xí)慣、購買力水平資料，有關(guān)本行業(yè)同類產(chǎn)品的品種、質(zhì)量、專業(yè)化協(xié)作程度、經(jīng)營管理狀況、職工技術(shù)水平、原材料自給率資料，有關(guān)國內(nèi)競爭對手的社會信譽、產(chǎn)品開發(fā)的標準文件、技術(shù)進步等資料。只有在這些信息資料的基礎(chǔ)上進行決策，才會為決策提供保障。①55（二）信息加工服務(wù)

即通過對信息內(nèi)容進行分析研究、選擇、加工、編輯后，利用信息成果的方式。這種利用方式建立在對信息加工的基礎(chǔ)上。（三）定題、查詢信息利用服務(wù)

即針對特定的主題和內(nèi)容向利用者提供需要信息的服務(wù)方式。日常工作中，上司、內(nèi)部機構(gòu)經(jīng)常提出一些需要查詢的問題，涉及各方面的內(nèi)容，如查找報刊文獻資料，核查具體數(shù)據(jù)，了解國內(nèi)外某些重大事件等。查詢、解答這些問題，必須記錄、存儲足夠的信息資料，通過查找信息資料，回答問題的全部或部分。56（四）信息咨詢服務(wù)

改變所收集或儲存信息的形態(tài)而產(chǎn)生的新信息服務(wù)。其表現(xiàn)形式有：問題解答、書目服務(wù)、報刊索引服務(wù)、信息線索咨詢服務(wù)；數(shù)據(jù)、統(tǒng)計資料的咨詢服務(wù)；利用者教育服務(wù)等。

（五）網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)

信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)是建立在現(xiàn)代信息技術(shù)的基礎(chǔ)上，以計算機硬件和通信設(shè)備為依托，以應(yīng)用軟件為手段，以數(shù)據(jù)庫信息資源為對象開展信息利用服務(wù)。它可將信息提供服務(wù)和信息咨詢服務(wù)統(tǒng)一起來，有助于最大限度地實現(xiàn)個別化服務(wù)。主要表現(xiàn)形式有：電子信息的發(fā)布、電子函件、電子公告板服務(wù)、聯(lián)機公共目錄查詢服務(wù)、光盤遠程檢索服務(wù)、遠程電話會議服務(wù)、用戶電子論壇、用戶定題服務(wù)。57二、信息利用服務(wù)程序

秘書要做好信息利用服務(wù)工作，必須掌握相應(yīng)的工作程序。無論信息提供利用服務(wù)工作的方式如何變化，其基本工作程序大致相同，一般包括熟悉、預(yù)測、咨詢、提供信息四個關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

步驟一：熟悉

信息利用服務(wù)與利用信息完全不同。信息利用服務(wù)的主體是秘書，利用信息的主體是利用者。因此，秘書要做好服務(wù)，首先必須對自己管理的信息了如指掌，透徹地了解收藏信息的內(nèi)容和成分以及各種信息檢索工具的使用方法。58步驟二：預(yù)測

作為一項服務(wù)工作，信息提供利用必須先搞清楚服務(wù)對象的性質(zhì)、范圍，并根據(jù)服務(wù)對象的特點，科學(xué)預(yù)測它們所需要的服務(wù)信息的內(nèi)容。只有把握信息利用需求的發(fā)展規(guī)律，科學(xué)把握了服務(wù)對象的信息需求，我們才能有的放矢，服務(wù)工作效率才會高。59步驟三：咨詢

咨詢既是信息利用的重要形式，也是信息利用服務(wù)程序的主要環(huán)節(jié)。秘書應(yīng)想方設(shè)法提高咨詢服務(wù)的質(zhì)量。這一方面依賴于秘書個人素質(zhì)地提高，尤其是樹立信息服務(wù)意識，另外一方面要加強業(yè)務(wù)能力。秘書通過咨詢服務(wù)向利用者介紹相關(guān)的主題的信息情況。

步驟四：提供信息

秘書在回答利用者相關(guān)咨詢時，還應(yīng)根據(jù)實際情況向利用者提供所需的信息及信息加工品。60任務(wù)二開展信息利用服務(wù)管理和評價一、信息利用服務(wù)的管理

（一）信息利用服務(wù)中可能發(fā)生的問題

無論是哪種載體形式的信息，也無論因何原因被使用，都必然要發(fā)生信息流動。信息在流動過程中必須嚴格規(guī)范管理，否則可能就會出現(xiàn)下列問題，給企業(yè)造成不必要的損失：1.損壞利用者如果隨意在信息上做記號、勾畫，或?qū)π畔⑦M行隨意涂改，容易引起信息污損。閱讀信息資料時吃東西、喝水等也會致使信息資料受到污染導(dǎo)致霉變。利用電子信息時，操作不當(dāng)則容易導(dǎo)致信息感染計算機病毒、損壞等。612.丟失或逾期不送信息利用管理制度或手續(xù)不健全，如未進行借閱登記、外借登記等會造成信息資料丟失或逾期不還。有些利用者違反規(guī)定，擅自將信息資料帶出閱覽室，或隨意將信息資料轉(zhuǎn)借他人，造成丟失。更有甚者，為方便個人利用私自拆散、調(diào)換或抽取信息資料檔案造成資料或檔案的遺失不全。電子信息資料也會因管理不規(guī)范、計算機技術(shù)水平等原因受到網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中不安全因素的威脅而造成丟失，如未及時對電子檔案進行備份或未及時更新殺毒軟件造成計算機中毒等。623.泄密信息管理者或利用者違反規(guī)定或未經(jīng)許可擅自公布重要信息資料；電子信息管理不規(guī)范，任由他人閱覽、拷貝、摘抄電子信息，對電子信息的外借來建立或未嚴格履行審查與借閱制度與手續(xù)等都是導(dǎo)致信息泄密的主要原因。63（二）信息利用服務(wù)中的管理工作

企業(yè)信息資料的管理利用中，要做好信息資料的維護與管理，必須保證信息資料的有序完整。

1．建立信息資料管理制度和審批手續(xù)為了防止信息資料遭受損失，確保信息安全，必須制定嚴格的管理制度，包括信息借閱制度、外借管理制度等，嚴格控制借閱、外借范圍、利用要求、數(shù)量、種類、時間限制等。除此之外還應(yīng)完善審批手續(xù)。642.嚴格執(zhí)行信息管理中的登記制度和手續(xù)做好登記工作，履行登記手續(xù)是我們做好信息利用服務(wù)管理工作的重要方法和手段。通過登記，我們可以動態(tài)地掌握信息資料基本情況，包括誰利用了，什么時間利用，利用什么信息等。常見的信息利用登記工具包括：65（1）跟蹤卡。當(dāng)信息被人利用時，我們應(yīng)該填寫跟蹤卡，如實記錄利用信息的時間、內(nèi)容、利用人的名稱等基本信息，并放置在原存放處，使其他利用者了解該信息去向。當(dāng)信息資料被歸還時，應(yīng)及時填寫歸還時間。秘書應(yīng)經(jīng)常檢查跟蹤卡，對沒有及時歸還的信息資料要跟蹤索回。66（2）文檔日志。管理信息資料，我們也可以采用文檔日志。當(dāng)借出信息資料時，在日志表上登記簽名，歸還時在“歸還”一欄中簽名。有了文檔日志，我們可以很輕松地找到某一信息去向，了解信息利用情況。67二、信息利用服務(wù)評價

對信息進行利用服務(wù)后，還需要對信息的使用情況進行評價，為今后的信息工作改善打下基礎(chǔ)。所謂信息利用評價就是在信息利用之后，根據(jù)一定的標準對信息的效果、效益和效應(yīng)所作的分析和判斷。它是信息管理的一個重要環(huán)節(jié)。運用正確的信息評價標準，對信息作出實事求是的評價，對于科學(xué)地總結(jié)信息實踐中的問題，更有效的發(fā)揮信息的作用，有著非常重要的意義。68（一）信息效果評價

信息效果評價就是對信息結(jié)果實現(xiàn)信息目標的程度做出判斷，也就是通過信息的實際結(jié)構(gòu)和理想結(jié)果之間的比較，對信息是否實現(xiàn)了預(yù)期目標進行分析。信息效果評價是信息評價過程的起點，因此它是否科學(xué)和準確，直接關(guān)系到整個信息評價的科學(xué)性和準確性。69明確有價值的目標和實事求是地確定信息結(jié)果，是信息效果評價的前提條件。在明確信息效果評價的標準以后，就需要對信息結(jié)果進行分析，實事求是地確定信息結(jié)果。所謂信息結(jié)果就是該信息行為作用下引起環(huán)境變化所達到的狀態(tài)。一項信息利用之后，如果能有效發(fā)揮作用，必然引起環(huán)境的某種變化。通過環(huán)境變化