物流科工作現(xiàn)狀及改進措施課件

原材料庫房管理及核算改進意見

財務部、物流科原材料庫房管理及核算改進意見

財務部、物流科1主要內容原材料庫房管理現(xiàn)狀及存在的問題原材料庫房管理改進意見主要內容原材料庫房管理現(xiàn)狀及存在的問題2一、原材料庫房管理現(xiàn)狀及存在的問題（一）目前基本工作流程（二）存在的問題一、原材料庫房管理現(xiàn)狀及存在的問題（一）目前基本工作流程3（一）目前基本工作流程0入庫保管出庫1、倉管員依據《采購訂單》、《隨貨清單》驗貨；2、倉管員依據《采購訂單》、《隨貨清單》、《進料驗收單》記入《材料明細賬》（K3系統(tǒng)通過《采購訂單》生成《外購入庫單》）；3、物流科負責人審核，審核時如系統(tǒng)不通過則將單據時間修改至下一個會計期間。倉管員負責：1、貨物入倉，登記卡片；2、庫存管理（5S）1、倉管員依據《領料申請單》（通稱生產BOM）、《領料單》發(fā)料，并登記《材料明細賬》（K3系統(tǒng)《生產領料單》、《其他出庫單》）；2、物流科負責人審核，審核時如系統(tǒng)不通過則將單據時間修改至下一個會計期間。（一）目前基本工作流程0入庫保管出庫1、倉管員依據《采購訂單4（二）存在的問題（入庫環(huán)節(jié)1）《采購訂單》滯后（以前滯后時間最長有1個月左右，從3月14日開始財務部安排材料稽核會計統(tǒng)計當日到貨沒有《采購訂單》的情況并制作《稽核日報》轉發(fā)采購部敦促配合，部分采購訂單仍然滯后3、4天）、《隨貨清單》缺失現(xiàn)象頻繁發(fā)生，倉管員驗收貨物缺乏依據。（實例）由于材料檢驗員忙于處理生產線材料質量問題及內部分工等原因，質檢員簽發(fā)驗收單據滯后現(xiàn)象時有發(fā)生。造成的影響：由于不能滿足K3系統(tǒng)入賬要求，材料不能及時入賬，造成材料已收到甚至已出倉上線，而K3系統(tǒng)賬面沒有入庫和領用記錄，單證信息流與物流脫節(jié)。（二）存在的問題（入庫環(huán)節(jié)1）《采購訂單》滯后（以前滯后時間5（二）存在的問題（入庫環(huán)節(jié)2）部分總成件的《采購訂單》與《隨貨清單》不一致。比如：紹興逸超的《隨貨清單》中除列示總成件外還列示了分件，而《采購訂單》只有總成件沒有列示分件。造成倉管員、材料憑證錄單員驗收、入賬依據不對應。（隨貨清單、采購訂單實例）（二）存在的問題（入庫環(huán)節(jié)2）部分總成件的《采購訂單》與《隨6（二）存在的問題（入庫環(huán)節(jié)3）倉管員依據《采購訂單》、《隨貨清單》、《進料驗收單》登記《材料明細賬》（K3系統(tǒng)中通過《采購訂單》生成《外購入庫單》），保管與記賬崗位職責同屬一人，沒有形成各司其職、各負其責、相互制約的工作機制。造成屢次盤點始終無法確定材料賬面數據可靠程度及實物盈虧責任。按《企業(yè)內部控制基本規(guī)范》要求，企業(yè)資產記錄與保管分工屬于經濟業(yè)務活動中應加以分離的不相容職務，其具體要求是：保管和記錄相分離；保管和核對賬實是否相符的職務相分離；記錄總賬與記錄明細賬的職務相分離；登記日記賬與登記總賬的職務相分離等。

（二）存在的問題（入庫環(huán)節(jié)3）倉管員依據《采購訂單》、《隨貨7（二）存在的問題（保管環(huán)節(jié)1）對客戶自帶的原材料，未全部做到單獨存放、標示和記錄；《企業(yè)內部控制基本規(guī)范應用指引》：對代管、代銷、暫存、受托加工的存貨，應單獨存放和記錄，避免與本單位存貨混淆。（二）存在的問題（保管環(huán)節(jié)1）對客戶自帶的原材料，未全部做到8（二）存在的問題（保管環(huán)節(jié)2）由于多種原因形成部分庫存材料存在質量問題，導致倉庫賬面有庫存，而實際不能使用（如：水箱賬面庫存28個，而實際上均存在質量問題）。公司《不合格品控制》程序規(guī)定：倉管員應適時對庫存材料進行巡查，發(fā)現(xiàn)質量異常材料應及時通知質量管理部，由質量管理部提出處理意見和措施。（二）存在的問題（保管環(huán)節(jié)2）由于多種原因形成部分庫存材料存9（二）存在的問題（保管環(huán)節(jié)3）合同變更、設計變更產生的替換材料沒有及時處置，導致庫存增加，造成倉儲容量不足。采購批量、種類沒有有效管控，導致庫存增加，造成倉儲容量不足和增加保管工作量。截止到3月末，庫存原材料總額6000萬元，其中180天內未進未出的材料總額為2341萬元。由于物料代碼編制規(guī)則等不統(tǒng)一以及一物多碼、一碼多物現(xiàn)象時有發(fā)生，再加上賬務混亂，始終不能確定材料庫存及呆滯情況，無法進行處置。導致庫存材料數量、金額龐大，影響庫存管理。（二）存在的問題（保管環(huán)節(jié)3）合同變更、設計變更產生的替換材10（二）存在的問題（出庫環(huán)節(jié)1）《領料申請單》（生產BOM清單）作為生產領料的依據，存在以下問題：1、制作BOM的依據不充分，導致部分BOM的制作依靠復制同類車型BOM，由于被復制的BOM已經有相關信息，造成生成《生產領料單》時出現(xiàn)錯誤（實例）；2、BOM按投產批量下發(fā)材料領用數量，如果高于庫存實際數量時無法及時生成《生產領料單》，造成材料已領用，而沒有記賬；庫存賬面數據與實際庫存數量不符。（二）存在的問題（出庫環(huán)節(jié)1）《領料申請單》（生產BOM清11（二）存在的問題（出庫環(huán)節(jié)2）3、依據《采購訂單》生成的《外購入庫單》與《領料申請單》BOM，時常發(fā)生代碼不一致的情況；造成不能及時生成《生產領料單》。倉管員無法判定是一物多碼還是其他原因，送料及時性受到影響。4、部分輔料（型材、板材等）BOM中按定額下發(fā)領用數量，與實際領用數量、單位不一致，造成記賬數量與實物發(fā)放不一致。（輔料）拆裝、轉移車號的物料沒有制作物料轉移單證，不能及時、完整反映材料流轉情況，物流與單證信息流脫節(jié)。（二）存在的問題（出庫環(huán)節(jié)2）3、依據《采購訂單》生成的《外12

二、原材料庫房管理及核算改進意見工作流程梳理需要各部門協(xié)調的事宜

二、原材料庫房管理及核算改進意見工作流程梳理13（一）基本工作流程0入庫保管出庫（一）基本工作流程0入庫保管出庫14（一）工作流程梳理倉管員依據《采購訂單》、《隨貨清單》驗貨，即時登記《材料收發(fā)流水賬》；倉管員將《采購訂單》、《隨貨清單》、《進料驗收單》傳遞給材料憑證錄單員；材料憑證錄單員依據單證，錄入《材料明細賬》（K3系統(tǒng)《外購入庫單》）；物流科負責人依據材料憑證錄單員傳遞的單證逐筆進行審核；材料稽核會計依據物流科負責人傳遞的單證逐筆進行稽核。采購員統(tǒng)一到材料稽核會計處領取相關入庫單證進行發(fā)票入賬工作。入庫（一）工作流程梳理倉管員依據《采購訂單》、《隨貨清單》驗貨，15

（一）工作流程梳理為在不影響公司正常運轉的情況下，盡早完成對現(xiàn)有K3賬套和庫存實物的盤點，并重新建立新賬套。我們采取在保留現(xiàn)有賬套數據的同時對應建立12個庫區(qū)（底盤庫、原材料庫、保稅庫、內飾庫、勞保工具輔料庫、標準件庫、化工庫、底盤大件庫、線束庫、電器庫、玻璃庫、進口件庫）的“正常庫”和“待查庫”；原有庫區(qū)做為“待轉庫”；保管

（一）工作流程梳理為在不影響公司正常運轉的情況下，盡早完16（一）工作流程梳理當期入庫材料錄入“正常庫”，同時倉管員應對“待轉庫”同種材料進行核查，書面通知材料憑證錄單員將查實數據調撥進入“正常庫”、“待查庫”；當期“待轉庫”材料出庫，應對“待轉庫”材料進行核查，書面通知材料憑證錄單員將查實數據調撥進入“正常庫”、“待查庫”；保管（一）工作流程梳理當期入庫材料錄入“正常庫”，同時倉管員應對17（一）工作流程梳理制定工作計劃，按計劃完成對“待轉庫”當期沒有發(fā)生變動的材料進行核查，書面通知材料憑證錄單員將查實數據調撥進入“正常庫”、“待查庫”；數量確定、質量合格的材料轉入“正常庫”管理；數量確定、質量不合格、配件缺失的材料轉入“待查庫”管理；貨物入倉，即時登記卡片；保管（一）工作流程梳理制定工作計劃，按計劃完成對“待轉庫”當期沒18（一）工作流程梳理BOM清單，應包含結構件、輔料（按定額）等材料形成完整的BOM，指導倉庫發(fā)料。該BOM清單需要經過生產管理部門領導批準；材料憑證錄單員才能據此開列《生產領料單》、《其他出庫單》。《企業(yè)內部控制基本規(guī)范應用指引》：企業(yè)生產部門、基建部門領用材料，應當持有生產管理部門核準的領料單。超出存貨限額的，應當經過特別批準。出庫（一）工作流程梳理BOM清單，應包含結構件、輔料（按定額）等19（一）工作流程梳理《領料申請單》（BOM）中的“結構件”下推生成《生產領料單》；結構件出庫時先開出單后出貨（材料憑證錄單員打印《領料申請單》（BOM）、倉管員見單配貨、送貨員持單送貨、工位長驗貨簽單、送貨員交單完結）

出庫（一）工作流程梳理《領料申請單》（BOM）中的“結構件”下推20（一）工作流程梳理《領料申請單》（BOM）中輔料的種類、定額數量，作為倉庫發(fā)放依據。領用部門出具《領料單》到倉庫領用。材料憑證錄單員按輔料實際發(fā)出數量登記《材料明細賬》（K3系統(tǒng)《其他出庫單》）；空白《領料單》由生產管理部指定專人管控，統(tǒng)一保管、發(fā)放。出庫（一）工作流程梳理《領料申請單》（BOM）中輔料的種類、定額21（一）工作流程梳理上線材料不合格退回補料流程：1、制造部門發(fā)現(xiàn)不合格材料，報質量管理部復檢；2、制造部門憑質量管理部批復函，到倉庫材料憑證錄單員處辦理出庫手續(xù)（其他出庫-補料出庫）；3、倉管員、送貨員見單配料、送料；4、不合格材料放入指定區(qū)域，并根據質量管理部批復函中的處置方式，通知有關部門處理。出庫（一）工作流程梳理上線材料不合格退回補料流程：出庫22（一）工作流程梳理出庫的具體要求：無單據，不出庫；單據上無相關授權人員的簽名，不出庫（如：工具發(fā)放、報廢材料的補發(fā)等）；倉管員見單配料、送貨，即時登記《材料收發(fā)流水賬》；出庫（一）工作流程梳理出庫的具體要求：出庫23（一）工作流程梳理領用部門簽收的單證傳遞過程及用途：送貨員倉管員材料憑證錄單員物流科負責人材料稽核會計材料憑證錄單員依據單證逐筆登記《材料明細賬》；物流科負責人依據單證逐筆在K3系統(tǒng)中進行審核；材料稽核會計依據單證逐筆在K3系統(tǒng)中進行稽核，記入《材料明細賬》。出庫（一）工作流程梳理領用部門簽收的單證傳遞過程及用途：出庫24（二）需要各部門協(xié)助解決的問題（1）協(xié)助解決本次盤點清查工作中可能出現(xiàn)的問題，如賬面材料與實際材料無法對應的判定確認、材料存在質量問題的判定和處置、材料配件缺失的補料等；總成件中包含分件的驗收依據的規(guī)范，做到《采購訂單》、《隨貨清單》的匹配。（二）需要各部門協(xié)助解決的問題（1）協(xié)助解決本次盤點清查工作25（二）需要各部門協(xié)助解決的問題（2）《采購訂單》及時錄入K3系統(tǒng)，要求做到材料到場時，K3系統(tǒng)中有與之相對應的《采購訂單》；《領料申請單》（BOM）：一是依據生產排產計劃分批次下發(fā)；二是依據生產流程按工位分類下發(fā)。（二）需要各部門協(xié)助解決的問題（2）26（二）需要各部門協(xié)助解決的問題（3）加強庫存呆滯料消耗工作，減輕倉儲壓力。前面提到庫存金額已達6000余萬元，其中180天內未進未出的材料總額為2341萬元。從材料賬齡分析，1年以內的材料3444萬元，1~2年的788萬元。2~3年的330萬元，3年以上的1475萬元。重點工作是對庫存材料進行分類，確定材料與賬面數據的對應，同時對其可用性進行確認，按確認結果進行相應處置，減輕倉儲壓力。（二）需要各部門協(xié)助解決的問題（3）加強庫存呆滯料消耗工作，27謝謝！謝謝！28原材料庫房管理及核算改進意見

財務部、物流科原材料庫房管理及核算改進意見

財務部、物流科29主要內容原材料庫房管理現(xiàn)狀及存在的問題原材料庫房管理改進意見主要內容原材料庫房管理現(xiàn)狀及存在的問題30一、原材料庫房管理現(xiàn)狀及存在的問題（一）目前基本工作流程（二）存在的問題一、原材料庫房管理現(xiàn)狀及存在的問題（一）目前基本工作流程31（一）目前基本工作流程0入庫保管出庫1、倉管員依據《采購訂單》、《隨貨清單》驗貨；2、倉管員依據《采購訂單》、《隨貨清單》、《進料驗收單》記入《材料明細賬》（K3系統(tǒng)通過《采購訂單》生成《外購入庫單》）；3、物流科負責人審核，審核時如系統(tǒng)不通過則將單據時間修改至下一個會計期間。倉管員負責：1、貨物入倉，登記卡片；2、庫存管理（5S）1、倉管員依據《領料申請單》（通稱生產BOM）、《領料單》發(fā)料，并登記《材料明細賬》（K3系統(tǒng)《生產領料單》、《其他出庫單》）；2、物流科負責人審核，審核時如系統(tǒng)不通過則將單據時間修改至下一個會計期間。（一）目前基本工作流程0入庫保管出庫1、倉管員依據《采購訂單32（二）存在的問題（入庫環(huán)節(jié)1）《采購訂單》滯后（以前滯后時間最長有1個月左右，從3月14日開始財務部安排材料稽核會計統(tǒng)計當日到貨沒有《采購訂單》的情況并制作《稽核日報》轉發(fā)采購部敦促配合，部分采購訂單仍然滯后3、4天）、《隨貨清單》缺失現(xiàn)象頻繁發(fā)生，倉管員驗收貨物缺乏依據。（實例）由于材料檢驗員忙于處理生產線材料質量問題及內部分工等原因，質檢員簽發(fā)驗收單據滯后現(xiàn)象時有發(fā)生。造成的影響：由于不能滿足K3系統(tǒng)入賬要求，材料不能及時入賬，造成材料已收到甚至已出倉上線，而K3系統(tǒng)賬面沒有入庫和領用記錄，單證信息流與物流脫節(jié)。（二）存在的問題（入庫環(huán)節(jié)1）《采購訂單》滯后（以前滯后時間33（二）存在的問題（入庫環(huán)節(jié)2）部分總成件的《采購訂單》與《隨貨清單》不一致。比如：紹興逸超的《隨貨清單》中除列示總成件外還列示了分件，而《采購訂單》只有總成件沒有列示分件。造成倉管員、材料憑證錄單員驗收、入賬依據不對應。（隨貨清單、采購訂單實例）（二）存在的問題（入庫環(huán)節(jié)2）部分總成件的《采購訂單》與《隨34（二）存在的問題（入庫環(huán)節(jié)3）倉管員依據《采購訂單》、《隨貨清單》、《進料驗收單》登記《材料明細賬》（K3系統(tǒng)中通過《采購訂單》生成《外購入庫單》），保管與記賬崗位職責同屬一人，沒有形成各司其職、各負其責、相互制約的工作機制。造成屢次盤點始終無法確定材料賬面數據可靠程度及實物盈虧責任。按《企業(yè)內部控制基本規(guī)范》要求，企業(yè)資產記錄與保管分工屬于經濟業(yè)務活動中應加以分離的不相容職務，其具體要求是：保管和記錄相分離；保管和核對賬實是否相符的職務相分離；記錄總賬與記錄明細賬的職務相分離；登記日記賬與登記總賬的職務相分離等。

（二）存在的問題（入庫環(huán)節(jié)3）倉管員依據《采購訂單》、《隨貨35（二）存在的問題（保管環(huán)節(jié)1）對客戶自帶的原材料，未全部做到單獨存放、標示和記錄；《企業(yè)內部控制基本規(guī)范應用指引》：對代管、代銷、暫存、受托加工的存貨，應單獨存放和記錄，避免與本單位存貨混淆。（二）存在的問題（保管環(huán)節(jié)1）對客戶自帶的原材料，未全部做到36（二）存在的問題（保管環(huán)節(jié)2）由于多種原因形成部分庫存材料存在質量問題，導致倉庫賬面有庫存，而實際不能使用（如：水箱賬面庫存28個，而實際上均存在質量問題）。公司《不合格品控制》程序規(guī)定：倉管員應適時對庫存材料進行巡查，發(fā)現(xiàn)質量異常材料應及時通知質量管理部，由質量管理部提出處理意見和措施。（二）存在的問題（保管環(huán)節(jié)2）由于多種原因形成部分庫存材料存37（二）存在的問題（保管環(huán)節(jié)3）合同變更、設計變更產生的替換材料沒有及時處置，導致庫存增加，造成倉儲容量不足。采購批量、種類沒有有效管控，導致庫存增加，造成倉儲容量不足和增加保管工作量。截止到3月末，庫存原材料總額6000萬元，其中180天內未進未出的材料總額為2341萬元。由于物料代碼編制規(guī)則等不統(tǒng)一以及一物多碼、一碼多物現(xiàn)象時有發(fā)生，再加上賬務混亂，始終不能確定材料庫存及呆滯情況，無法進行處置。導致庫存材料數量、金額龐大，影響庫存管理。（二）存在的問題（保管環(huán)節(jié)3）合同變更、設計變更產生的替換材38（二）存在的問題（出庫環(huán)節(jié)1）《領料申請單》（生產BOM清單）作為生產領料的依據，存在以下問題：1、制作BOM的依據不充分，導致部分BOM的制作依靠復制同類車型BOM，由于被復制的BOM已經有相關信息，造成生成《生產領料單》時出現(xiàn)錯誤（實例）；2、BOM按投產批量下發(fā)材料領用數量，如果高于庫存實際數量時無法及時生成《生產領料單》，造成材料已領用，而沒有記賬；庫存賬面數據與實際庫存數量不符。（二）存在的問題（出庫環(huán)節(jié)1）《領料申請單》（生產BOM清39（二）存在的問題（出庫環(huán)節(jié)2）3、依據《采購訂單》生成的《外購入庫單》與《領料申請單》BOM，時常發(fā)生代碼不一致的情況；造成不能及時生成《生產領料單》。倉管員無法判定是一物多碼還是其他原因，送料及時性受到影響。4、部分輔料（型材、板材等）BOM中按定額下發(fā)領用數量，與實際領用數量、單位不一致，造成記賬數量與實物發(fā)放不一致。（輔料）拆裝、轉移車號的物料沒有制作物料轉移單證，不能及時、完整反映材料流轉情況，物流與單證信息流脫節(jié)。（二）存在的問題（出庫環(huán)節(jié)2）3、依據《采購訂單》生成的《外40

二、原材料庫房管理及核算改進意見工作流程梳理需要各部門協(xié)調的事宜

二、原材料庫房管理及核算改進意見工作流程梳理41（一）基本工作流程0入庫保管出庫（一）基本工作流程0入庫保管出庫42（一）工作流程梳理倉管員依據《采購訂單》、《隨貨清單》驗貨，即時登記《材料收發(fā)流水賬》；倉管員將《采購訂單》、《隨貨清單》、《進料驗收單》傳遞給材料憑證錄單員；材料憑證錄單員依據單證，錄入《材料明細賬》（K3系統(tǒng)《外購入庫單》）；物流科負責人依據材料憑證錄單員傳遞的單證逐筆進行審核；材料稽核會計依據物流科負責人傳遞的單證逐筆進行稽核。采購員統(tǒng)一到材料稽核會計處領取相關入庫單證進行發(fā)票入賬工作。入庫（一）工作流程梳理倉管員依據《采購訂單》、《隨貨清單》驗貨，43

（一）工作流程梳理為在不影響公司正常運轉的情況下，盡早完成對現(xiàn)有K3賬套和庫存實物的盤點，并重新建立新賬套。我們采取在保留現(xiàn)有賬套數據的同時對應建立12個庫區(qū)（底盤庫、原材料庫、保稅庫、內飾庫、勞保工具輔料庫、標準件庫、化工庫、底盤大件庫、線束庫、電器庫、玻璃庫、進口件庫）的“正常庫”和“待查庫”；原有庫區(qū)做為“待轉庫”；保管

（一）工作流程梳理為在不影響公司正常運轉的情況下，盡早完44（一）工作流程梳理當期入庫材料錄入“正常庫”，同時倉管員應對“待轉庫”同種材料進行核查，書面通知材料憑證錄單員將查實數據調撥進入“正常庫”、“待查庫”；當期“待轉庫”材料出庫，應對“待轉庫”材料進行核查，書面通知材料憑證錄單員將查實數據調撥進入“正常庫”、“待查庫”；保管（一）工作流程梳理當期入庫材料錄入“正常庫”，同時倉管員應對45（一）工作流程梳理制定工作計劃，按計劃完成對“待轉庫”當期沒有發(fā)生變動的材料進行核查，書面通知材料憑證錄單員將查實數據調撥進入“正常庫”、“待查庫”；數量確定、質量合格的材料轉入“正常庫”管理；數量確定、質量不合格、配件缺失的材料轉入“待查庫”管理；貨物入倉，即時登記卡片；保管（一）工作流程梳理制定工作計劃，按計劃完成對“待轉庫”當期沒46（一）工作流程梳理BOM清單，應包含結構件、輔料（按定額）等材料形成完整的BOM，指導倉庫發(fā)料。該BOM清單需要經過生產管理部門領導批準；材料憑證錄單員才能據此開列《生產領料單》、《其他出庫單》?！镀髽I(yè)內部控制基本規(guī)范應用指引》：企業(yè)生產部門、基建部門領用材料，應當持有生產管理部門核準的領料單。超出存貨限額的，應當經過特別批準。出庫（一）工作流程梳理BOM清單，應包含結構件、輔料（按定額）等47（一）工作流程梳理《領料申請單》（BOM）中的“結構件”下推生成《生產領料單》；結構件出庫時先開出單后出貨（材料憑證錄單員打印《領料申請單》（BOM）、倉管員見單配貨、送貨員持單送貨、工位長驗貨簽單、送貨員交單完結）

出庫（一）工作流程梳理《領料申請單》（BOM）中的“結構件”下推48（一）工作流程梳理《領料申請單》（BOM）中輔料的種類、定額數量，作為倉庫發(fā)放依據。領用部門出具《領料單》到倉庫領用。材料憑證錄單員按輔料實際發(fā)出數量登記《材料明細賬》（K3系統(tǒng)《其他出庫單》）；空白《領料單》由生產管理部指定專人管控，統(tǒng)一保管、發(fā)放。出庫（一）工作流程梳理《領料申請單》（BOM）中輔料的種類、定額49（一）工作流程梳理上線材料不合格退回補料流程：1、制造部門發(fā)現(xiàn)不合格材料，報質量管理部復檢；2、制造部門憑質量管理部批復函，到倉庫材料憑證錄單員處辦理出庫手