檔案收集及項目管理知識

項目5:檔案的收集與整理檔案的收集

檔案學專業(yè)的小王，在學校學習非常認真，他的檔案學理論知識十分扎實，是大家公認的好學生，他自己對將來的工作也很有信心。大學畢業(yè)后，他被分配到一家國有企業(yè)檔案室。檔案室人手不多，工作也比較簡單，小王的工作能力也得到了領(lǐng)導的肯定和賞識。公司每年年底都要對檔案進行一次大規(guī)模的收集，這次檔案部門主管叫小王去收集科研處去年的檔案。到了科研處，當他說明來意后，得到的答復是“還沒到時間呢！不是最遲到6月底嗎？”小王解釋說，按照規(guī)定年底接收檔案，只有個別特殊情況能推延日期。早點收也是為了便于檔案整理以及以后各項工作的開展，大家用起來才方便。實例可是那人卻不以為然地回答說：“便于你們整理，便于大家利用，可是對我們而言沒什么方便啊！我們這也需要這些檔案啊！”說完就做自己的事情頭也不抬了，小王只好無功而返。

到了6月底，領(lǐng)導又派小王去了科研處，他想這次收集全那些檔案肯定沒問題了。沒想到科研處的人卻說：“我們現(xiàn)在還沒整理好，你過兩天再來吧！”小王很生氣，感到很委屈，大聲對那個人說道：“怎么這樣?。堪肽昵拔襾砟阏f沒到時間，這次到時間了，你又說沒整理好，你們到底在干什么??？歸檔制度你懂不懂??？…….”“你說什么?我不懂你懂??！讓你多跑兩趟又怎么了？這是你的工作，你不跑誰跑！”就這樣，兩人互不相讓爭吵起來……

1.什么是檔案的收集工作？檔案收集在檔案管理工作中處于什么地位？

2.什么是“歸檔制度”？《中華人民共和國檔案法》中對歸檔制度有哪些規(guī)定？

分析思考

點評所謂檔案收集工作，是指將分散在單位內(nèi)部工作機構(gòu)的有保存價值的文件材料向單位檔案室或負責管理檔案的人員移交、集中的工作。

點評小王想做好檔案收集工作，但是結(jié)果卻事與愿違。其實，他只要動動腦子，想想為什么科研處的人不愿意給他檔案，也許結(jié)果就不是這樣了。一個企業(yè)的科研處不同于其他部門，他們產(chǎn)生的檔案具有自身的特點，數(shù)量多而且利用頻繁。他們?nèi)绻辖痪涂赡軐脦聿槐恪Ｒ虼?，檔案處在制定歸檔制度時，應該根據(jù)特定部門的特點有區(qū)別地對待。對于科研處，可以根據(jù)其做的項目的特點，按項目完成時間歸檔，可以適當?shù)赝涎託w檔時間。如果生搬硬套歸檔制度，不針對實際情況靈活應變，就會造成不必要的麻煩，以至于影響單位的整體工作。

項目5檔案收集

知識準備

工作內(nèi)容

知識拓展知識準備檔案收集是什么檔案收集為什么檔案收集怎么做檔案收集就是接收和征集檔案的意思，檔案收集工作就是按照規(guī)定，通過例行的接收制度和專門的征集方法，把分散在各機關(guān)、部門、個人手中和散失在社會上的檔案，集中到單位檔案室和國家檔案館進行科學管理的一項業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)。

檔案收集是什么

檔案收集是貯存檔案信息資源的重要途徑；是實現(xiàn)檔案集中統(tǒng)一管理的基本手段；是檔案管理其他業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的基礎(chǔ)；是決定檔案存在和發(fā)展的前提條件?？傊?，檔案收集是檔案業(yè)務(wù)管理工作的首要環(huán)節(jié)，是檔案館、檔案室工作的起點。檔案收集為什么檔案室室收集集檔案館館收集集檔案收收集怎怎么做做接收工工作＋＋征集集工作作必必要補補充渠渠道檔案館館、室室；中中心內(nèi)內(nèi)容；；主渠渠道檔案室室工作作檔檔案案館工工作接收接接收、、征集集從工作作性質(zhì)質(zhì)看從機構(gòu)構(gòu)層次次看檔案館館征集集檔案案視頻頻/show/VFx3C4hv9QlEtd7e.html?nr=1/show/AkHxmS_LdWr378HCrjgVvg...html?nr=1/us/49163325/14317669.shtml/show/lCU9v6YHOD1oq5l5.html?nr=1要求（1））豐富富和優(yōu)優(yōu)化庫庫藏（2））加強強館（（室））外調(diào)調(diào)查和和指導導（3））推行行入館館檔案案質(zhì)量量的標標準化化（4））歸檔檔和進進館檔檔案應應當齊齊全完完整（5））保持持全宗宗和全全宗群群的不不可分分散性性最終達達到檔檔案收收集工工作““數(shù)量量充分分，質(zhì)質(zhì)量優(yōu)優(yōu)化，，結(jié)構(gòu)構(gòu)合理理，工工作及及時，，體現(xiàn)現(xiàn)特色色”的的總體體要求求。工作內(nèi)內(nèi)容機關(guān)檔檔案室室檔案案的接接收和和歸檔檔歸檔：同義義詞為為存檔檔，指指將處處理完完畢且且具有有保存存價值值的事事情或或文件件經(jīng)系系統(tǒng)整整理后后交檔檔案室室（館館）保保存?zhèn)鋫浒?備查)的過程程。歸檔制制度：檔案案工作作中，，黨和和國家家對歸歸檔工工作所所作出出的各各項規(guī)規(guī)定和和制度度。文件歸歸檔《檔案案法》》第十十條對對國國家規(guī)規(guī)定的的應當當立卷卷歸檔檔的材材料，，必須須按照照規(guī)定定，定定期向向本單單位檔檔案機機構(gòu)或或者檔檔案工工作人人員移移交，，集中中管理理，任任何個個人不不得據(jù)據(jù)為己己有。。《關(guān)于加強強國家檔案案工作的決決定》《機關(guān)檔案案工作條例例》link4《國家行政政機關(guān)公文文處理辦法法》link5《中國共產(chǎn)產(chǎn)黨各級領(lǐng)領(lǐng)導機關(guān)文文件處理條條例》……歸檔案卷的的系統(tǒng)性、、技術(shù)性和和規(guī)范性要要求：a歸檔的文件件應齊全、、完整；b遵循文件的的形成規(guī)律律，保持文文件之間的的有機聯(lián)系系，區(qū)分不不同價值，，便于保管管和利用；；c卷內(nèi)文件經(jīng)經(jīng)過系統(tǒng)整整理和編目目；d案卷封面填填寫清楚，，案卷標題題準確，案案卷排列合合理，編號號無誤；e編制了完整整的案卷目目錄和相關(guān)關(guān)的文件；；f對已破損的的文件應予予修整，對對字跡模糊糊或文件載載體存在質(zhì)質(zhì)量隱患的的文件應予予復制；g歸檔文件所所使用的書書寫材料、、紙張、裝裝訂材料等等應符合當當那保護要要求。歸檔要求歸檔制度操作：填寫寫案卷移交交清單，雙雙方簽字結(jié)果：移交交案卷文文件轉(zhuǎn)化為為檔案，進進入檔案管管理階段退回文書部部門重新返返工整理文書部門檔案部門移交案卷根據(jù)目錄和和歸檔要求求檢查文件件數(shù)量和質(zhì)質(zhì)量合格不合格歸檔程序檔案室職責責監(jiān)督文件的的形成過程程督促歸檔制制度的落實實指導文書部部門的立卷卷歸檔工作作開展零散文文件的收集集工作工作內(nèi)容檔案館檔案的接收收和歸檔檔案館檔案案的來源接收現(xiàn)行機機關(guān)的檔案案征集歷史檔檔案接收撤銷機機關(guān)的檔案案檔案館之間間交換檔案案根據(jù)《檔案館工工作通則則》和《各級國家家檔案館館收集檔檔案范圍圍的規(guī)定定》等文件精精神，各各級各類類檔案館館應分層層負責，，集中保保存和管管理特定定范圍的的檔案。。接收和征征集范圍圍省級檔案館中央級檔案館館市縣級檔案館館專門檔案館檔案館中央級檔案館館主要收集需要要永久保管的的中央一級黨黨和國家現(xiàn)行行機關(guān)和撤銷機關(guān)的的檔案，以及具有全國國意義的、需需要由中央保保管的革命歷史檔案和舊舊政權(quán)檔案、、有關(guān)歷史資料料以及黨中央央和國務(wù)院決決定接收的檔檔案。主要收集省級級各機關(guān)、團團體及其所屬屬單位包括現(xiàn)現(xiàn)行機關(guān)和撤撤銷機關(guān)具有有永久保存價價值的檔案，，省級機關(guān)的的具有全省意意義的、需要要由省保管的的革命歷史檔檔案和舊政權(quán)權(quán)檔案、有關(guān)關(guān)歷史資料以以及省委和省省人民政府決決定接收的檔檔案。省級檔案館主要收集本級級各機關(guān)、團團體及所屬單單位具有永久久和長期保存存價值的現(xiàn)行行機關(guān)和撤銷銷機關(guān)的檔案案，以及本市市、縣的歷史史檔案和資料料，以及縣委委和縣人民政政府決定接收收的檔案。市縣檔案館中央和地方的的各類專門的的、專業(yè)性的的檔案館，分分別接收、征征集、保管具具有全國或地地方意義的與與本館對口的的檔案及資料料。專門的、專業(yè)業(yè)性的檔案館館知識拓展各類國家級檔檔案館中國第一歷史史檔案館館址：北京故故宮西華門內(nèi)內(nèi)總建筑面積1.76余萬萬平方米中國第一歷史史檔案館皇史正殿內(nèi)景景清代檔案清代圖書清代山東檔案案中國第一歷史史檔案館是專專門保管明清清兩朝中央政政府和皇室檔案的的中央級國家家檔案館。館館址在北京故故宮西華門內(nèi)內(nèi)。它館藏明清兩兩代中央機關(guān)關(guān)和少數(shù)地方方機關(guān)的檔案案共74個全全宗，1000多萬萬件。該館檔檔案向社會開開放，接待各各行各業(yè)的專家、學者以以及其他方面面利用者。該該館是收藏明明清檔案數(shù)量量最多的著名的檔案案館之一，是是研究明清史史和近代史的的資料中心。。中國第二歷史史檔案館館址：南京市中山東東路309號號中國第二歷史史檔案館庫房一角中國第二歷史史檔案館微縮機房館藏檔案形式式主要為公文文書，此外還還有照片、圖圖片、唱片、、勛章、印章章、股票、鈔鈔票、郵票、、任命狀、商商標、字畫、、家譜、碑貼貼等。許多檔檔案藏品鮮為為人知，屬于于曠世珍品，，它們不論在在史學研究、、工作參考還還是在文物考考證、藝術(shù)鑒鑒賞等方面都都具有不可估估量的價值。。中國第二歷史史檔案館，是是以管理中華華民國時期（1912-1949））各個政權(quán)的中中央機關(guān)檔案案為主的文化化事業(yè)機構(gòu)。。館址在南京京市中山東路路309號。。該館收藏藏中華民國時時期各個政權(quán)權(quán)的中央機關(guān)關(guān)及其直屬系系統(tǒng)的檔案，，館藏900個全宗，130多萬卷卷，案卷上架架排列總長度度為35000米。該館館是收藏民國國時期檔案數(shù)數(shù)量最多的著著名檔案館之之一，是研究究民國史的資資料中心。1980年，，中國第二歷歷史檔案館正正式對外開放放館藏檔案，，向社會開放放。至今已接待了了近35萬人人次來自包括括臺、港、澳澳在內(nèi)的全國國各地和美、、日、英、法法、德等許多多國家的中外外查閱者。編輯出版了包包括《中華民民國史檔案資資料匯編》、、《中華民國國史檔案資料料叢刊》、《《中華民國史史檔案資料叢叢書》和《中中華民國歷史史圖片檔案》》及老城市、、老照片等系系列叢書在內(nèi)內(nèi)的共70余余種數(shù)億字的的檔案史料。。創(chuàng)辦了《民民國檔案》雜雜志定期公布布館藏檔案史史料。服務(wù)于政府工工作、經(jīng)濟建建設(shè)、學術(shù)研研究、編史修修志、對外交交流以及愛國國主義教育等等活動。中央檔案館館址：北京西郊溫泉泉白家疃中央檔案館，，中國中央級級綜合性檔案案館，1959年成立于于北京，集中中保管自"五五四"運動以以來的，具有有全國意義的的革命歷史檔檔案和中華人人民共和國成成立后黨和國國家中央機關(guān)關(guān)的具有永久久保存價值的的檔案。該館館館藏檔案80余萬件，，資料80余余萬冊，其中中珍藏了大量量領(lǐng)袖人物的的手稿，館藏藏檔案豐富珍珍貴，是黨和和國家檔案的的精華，是我我國新民主主主義革命和社社會主義建設(shè)設(shè)的歷史見證證。該館是我我國規(guī)模最大大、館藏豐富富、設(shè)備先進進的著名檔案案館之一，它它為黨和國家家各項工作服服務(wù)，為黨史史、軍史和革革命史研究服服務(wù)。清朝滅亡以后后，安放檔案案的內(nèi)閣大庫庫由于年久失失修，檔案都都暴露在外面面。這些檔案案有的流散出出去，有的因因日曬雨淋生生了霉斑。1921年，，北洋軍閥政政府曾經(jīng)把清清宮的部分檔檔案裝了八千千麻袋，共7.5萬公斤斤，賣給了造造紙廠作為造造紙原料。幸幸虧有識之士士及時得知這這一消息，到到造紙廠把這這些秘檔搶救救了下來。八千麻袋事件件歷史檔案是一一個習慣性的的稱呼，指中中華人民共和和國成立以前前各機關(guān)、團團體、企業(yè)、、事業(yè)單位和和著名人物所所形成的檔案案，它由革命命檔案和舊政政權(quán)檔案兩部部分組成。歷史檔案的征征集（1）征集歷歷史檔案是保保護歷史文化化財富，維護護黨和國家歷歷史面貌的重重要措施。（2）征集集歷史檔案案是黨和國國家當前與與長遠利用用的需要。。（3）征集集歷史檔案案帶有搶救救歷史文化化遺產(chǎn)的性性質(zhì)。歷史檔案的的征集意義義發(fā)布通告調(diào)查研究廣泛宣傳精神鼓勵和和物質(zhì)獎勵勵相結(jié)合歷史史檔檔案案的的征征集集方方法法（1）向向有有關(guān)關(guān)單單位位征征集集代代管管的的歷歷史史檔檔案案和和資資料料。。（2）向向兄兄弟弟檔檔案案館館征征集集。。（3）向向圖圖書書館館、、博博物物館館、、紀紀念念館館征征集集。。（4）向向古古舊舊書書店店、、廢廢品品收收購購部部門門等等征征集集。。（5）向向寺寺廟廟、、古古跡跡保保管管部部門門征征集集。。（6）向向收收藏藏歷歷史史檔檔案案和和資資料料的的個個人人征征集集。。（7）加加強強少少數(shù)數(shù)民民族族地地區(qū)區(qū)歷歷史史檔檔案案的的征征集集。。（8）向向國國外外進進行行收收集集。。歷史史檔檔案案的的征征集集途途徑徑歷史史檔檔案案的的征征集集方方法法主主要要有有，，按按規(guī)規(guī)定定正正常常渠渠道道的的接接收收、、個個人人捐捐贈贈、、寄寄存存、、有有酬酬征征集集和和國國家家收收購購、、征征購購等等辦辦法法。。1、保存存在有關(guān)關(guān)單位的的歷史檔檔案，按按照現(xiàn)行行機關(guān)和和撤銷機機關(guān)檔案案交接辦辦法，由由有關(guān)單單位負責責向檔案案館移交交。2、個人人保存的的檔案，，主要依依靠個人人捐贈，，即個人人主動將將自己保保存的檔檔案原件件捐獻給給國家。。3、個人人不愿捐捐贈，則則可鼓勵勵個人將將其所有有的檔案案寄存在在檔案館館。4、檔案案館在依依靠個人人捐贈的的基礎(chǔ)上上，還可可適當采采取一些些有酬征征集的方方法，即即對個人人保存的的檔案，，經(jīng)鑒別別確有價價值者，，可向個個人適當當支付報報酬。5、檔案案館還可可依據(jù)《《檔案法法》，對對分散在在個人手手中極不不安全的的檔案，，依法采采取收購購以至征征購的方方法，以以保證檔檔案的安安全。（1）自自然災害害、自然然損毀（2）戰(zhàn)戰(zhàn)爭的掠掠毀（八八國聯(lián)軍軍、日本本侵華））（3）政政治斗爭爭的劫難難（焚書書坑儒、、文革））（4）管管理不善善的損毀毀（八千千麻袋事事件）（5）外外國人的的攫?。ǎㄋ固挂蛞颍?）檔檔案黑市市的猖獗獗歷史檔案案散失的的原因一判斷斷下列文文件是否否需要收收集歸檔檔：1【兩辦】關(guān)于一好好行政樓樓停電的的通知關(guān)于進一一步加強強我校食食品與衛(wèi)衛(wèi)生安全全工作的的通知【黨委宣傳傳部】黨委宣傳傳部暑假假值班安安排表【國資辦辦】職工宿宿舍樓樓水表表改裝裝工程程招標標文件件【紀委辦辦】關(guān)于報報送治治理商商業(yè)賄賄賂專專項工工作方方案的的通知知練習6關(guān)于潘冰冰等同志志職務(wù)任任免的通通知關(guān)于舉辦辦暑假教教職工子子女問題題培訓班班的通知知關(guān)于自籌籌資金擴擴建教工工住宅樓樓的請示示關(guān)于領(lǐng)取取《院報》的通知關(guān)于做好好學院精精品課程程評審工工作的通通知關(guān)于征用用我院發(fā)發(fā)展用地地問題的的請示二、下面面是廣東東省婦聯(lián)聯(lián)的幾份份文件，，請你鑒鑒別一下下哪些需需要立卷卷歸檔，，哪些不不需要立立卷歸檔檔？理由由是什么么？1）廣東東省婦聯(lián)聯(lián)XX主主席在全全國婦女女工作會會議上的的典型發(fā)發(fā)言2）中共共XX省省委關(guān)于于省委組組織部XX、XXX等等同志的的任職通通知3）中共共XX省省委關(guān)于于廣東省省紀律檢檢查委員員會劉XX貪污污腐化的的處理決決定4）廣東東省婦聯(lián)聯(lián)關(guān)于全全省婦女女教育發(fā)發(fā)展規(guī)劃劃參考答案案：（1）第1、4文件必須須歸檔，，因這兩兩個文件件都是反反映了省省婦聯(lián)的的主要工工作職能能；（2）第2、4文件不必必歸檔，，因這兩兩個文件件跟省婦婦聯(lián)的主主要工作作職能無無關(guān)，并并不反映映省婦聯(lián)聯(lián)的歷史史發(fā)展面面貌。三.歸檔制度度的設(shè)計計與評價價：（1）閱讀教教材“檔檔案收集集”中的的“機關(guān)關(guān)文件歸歸檔”，，重溫歸歸檔制度度的含義義和內(nèi)容容。（2）在網(wǎng)上上查找并并下載政政府機關(guān)關(guān)、企業(yè)業(yè)、事業(yè)業(yè)單位或或高校（（任選其其一）的的歸檔制制度。（3）選定典典型機關(guān)關(guān)的歸檔檔制度，，進行全全面分析析，看它它是否完完整、規(guī)規(guī)范，有有無錯漏漏，寫出出評價報報告。4.以歸檔制制度的評評價報告告為基礎(chǔ)礎(chǔ)，設(shè)計計最為優(yōu)優(yōu)化的歸歸檔制度度。（修修改稿））5.每組提交交一份報報告（原原文+修改稿+評析）6.修改的文文字要用用紅色字字體或底底部劃線線標出.四、下面面是正大大公司的的幾份待待歸檔文文件，請請你判斷斷一下應應放在哪哪一年度度歸檔，，并說明明理由：：1）正大大公司2004年工作作計劃（（2003年12月30日成成文）2）正大大公司2004年工作作總結(jié)和和2005年工工作重點點（2005年年1月10日成成文）3）正大大公司2002年－2004年三年年發(fā)展規(guī)規(guī)劃（2003年1月月15日日成文））4）正大大公司2002年－2004年三年年工作總總結(jié)（2005年1月月10日日成文））5）正大大公司第第三屆科科研成果果交流會會材料（（該次會會議于2004年12月25日召開開——2005年1月月5日閉閉幕，材材料包括括會議議議程、開開幕詞、、參加交交流的科科研論文文、獲獎獎?wù)呙麊螁?、閉幕幕詞等））參考答案案：（1）第一個個文件應應歸入2003年；（2）第二個個文件應應歸入2005年；（3）第三個個文件應應歸入2003年；（4）第四個個文件應應歸入2005年；（5）第五個個文件應應歸入2005年。9、靜夜四四無鄰，，荒居舊舊業(yè)貧。。。2022/12/252022/12/25Sunday,December25,202210、雨中黃黃葉樹，，燈下白白頭人。。。2022/12/252022/12/252022/12/2512/25/20221:06:52AM11、以我獨沈久久，愧君相見見頻。。2022/12/252022/12/252022/12/25Dec-2225-Dec-2212、故人江海別別，幾度隔山山川。。2022/12/252022/12/252022/12/25Sunday,December25,202213、乍見見翻疑疑夢，，相悲悲各問問年。。。2022/12/252022/12/252022/12/252022/12/2512/25/202214、他鄉(xiāng)生生白發(fā)，，舊國見見青山。。。25十十二月20222022/12/252022/12/252022/12/2515、比不了了得就不不比，得得不到的的就不要要。。。。十二月222022/12/252022/12/252022/12/2512/25/202216、行動出成成果，工作作出財富。。。2022/12/252022/12/2525December202217、做前，能能夠環(huán)視四四周；做時時，你只能能或者最好好沿著以腳腳為起點的的射線向前前。。2022/12/252022/12/252022/12/252022/12/259、沒沒有有失失敗敗，，只只有有暫暫時時停停止止成成功功?。　?。2022/12/252022/12/25Sunday,December25,202210、很很多多事事情情努努力力了了未未必必有有結(jié)結(jié)果果，，但但是是不不努努力力卻卻什什么么改改變變也也沒沒有有。。。。2022/12/252022/12/252022/12/2512/25/20221:06:52AM11、成成功功就就是是日日復復一一日日那那一一點點點點小小小小努努力力的的積積累累。。。。2022/12/252022/12/252022/12/25Dec-2225-Dec-2212、世世間間成成事事，，不不求求其其絕絕對對圓圓滿滿，，留留一一份份不不足足，，可可得得無無限限完完美美。。。。2022/12/252022/12/252022/12/25Sunday,December25,202213、不知知香積積寺，，數(shù)里里入云云峰。。。2022/12/252022/12/252022/12/252022/12/2512/25/202214、意志堅堅強的人人能把世世界放在在手中像像泥塊一一樣任意意揉捏。。25十十二月20222022/12/252022/12/252022/12/2515、楚塞三三湘接，，荊門