會(huì)議組織與管理課件

秘書理論與實(shí)務(wù)THEORYANDPRACTICEOFSECRETARY秘書理論與實(shí)務(wù)THEORYANDPRACTI1模塊五會(huì)議組織與管理模塊五會(huì)議組織與管理2不開空話連篇的會(huì)，不發(fā)離題萬(wàn)里的議論。

——鄧小平唯一有價(jià)值的創(chuàng)意會(huì)議是，參與的每個(gè)人都以相同的事實(shí)開始為討論的基準(zhǔn)，不論點(diǎn)子乍聽之下有多狂野，也都有雅量相待，并表現(xiàn)出謙和的尊重?！绹?guó)廣告大師李?yuàn)W·貝納職場(chǎng)名言不開空話連篇的會(huì)，不發(fā)離題萬(wàn)里的議論。職場(chǎng)名言3會(huì)前籌備辦會(huì)認(rèn)知會(huì)中服務(wù)會(huì)后落實(shí)高效開會(huì)目錄CONTENTS會(huì)議組織與管理綜合實(shí)訓(xùn)會(huì)前籌備辦會(huì)認(rèn)知會(huì)中服務(wù)會(huì)后落實(shí)高效開會(huì)目錄會(huì)議組織與管理綜4素質(zhì)培養(yǎng)目標(biāo)教學(xué)模式教學(xué)形式1.準(zhǔn)確認(rèn)知并領(lǐng)悟會(huì)議的內(nèi)涵和要素，了解提升會(huì)議效率的方法和途徑;2.準(zhǔn)確認(rèn)知會(huì)議籌備工作的流程和工作要求，能夠制定日程、議程、通知和預(yù)算方案;3.準(zhǔn)確認(rèn)知并領(lǐng)悟會(huì)中服務(wù)工作的流程和工作要求，能夠做好會(huì)議記錄，編寫簡(jiǎn)報(bào)以及處理會(huì)中的突發(fā)事件;4．準(zhǔn)確認(rèn)知會(huì)后落實(shí)工作的內(nèi)容和要求，能夠結(jié)算經(jīng)費(fèi)、撰寫會(huì)議規(guī)要，妥當(dāng)整理會(huì)議資料。行動(dòng)導(dǎo)向，項(xiàng)目實(shí)施。1.

典型案例分析;2.職業(yè)情境模擬;

3.第二課堂實(shí)際操作等。1.學(xué)生分組實(shí)施項(xiàng)目:全班劃分為若干小組，要求小組成員集體備課，團(tuán)隊(duì)合作進(jìn)行典型案例分析、職業(yè)情境模擬、第二課堂實(shí)際操作等。2.現(xiàn)代化辦公設(shè)備運(yùn)用:運(yùn)用多媒體設(shè)備，制作PPT配合案例分析或情境模擬;制作案例分析報(bào)告等文本(均在計(jì)算機(jī)上完成)，打印并裝訂成冊(cè)。會(huì)議作為一種重要的溝通方式廣泛地應(yīng)用于工作中，是企業(yè)管理中的重要內(nèi)容。會(huì)議組織與管理技巧是秘書人員一項(xiàng)非常重要的工作技能。本模塊緊密結(jié)合現(xiàn)代企業(yè)會(huì)議工作的要求，通過(guò)“行動(dòng)導(dǎo)向，項(xiàng)目實(shí)施”的教學(xué)模式，指導(dǎo)學(xué)生正確認(rèn)知會(huì)議的內(nèi)涵和要素，掌握會(huì)議組織和管理的工作內(nèi)容和方法技巧，了解提升會(huì)議效率的方法和途徑。知識(shí)能力目標(biāo)1.準(zhǔn)確認(rèn)知并領(lǐng)悟會(huì)議的內(nèi)涵和要素，了解提升會(huì)議效率的方法和途徑;2.準(zhǔn)確認(rèn)知會(huì)議籌備工作的流程和工作要求，能夠制定日程、議程、通知和預(yù)算方案;s.準(zhǔn)確認(rèn)知并領(lǐng)悟會(huì)中服務(wù)工作的流程和工作要求，能夠做好會(huì)議記錄、編寫簡(jiǎn)報(bào)以及處理會(huì)中的突發(fā)事件;4.準(zhǔn)確認(rèn)知會(huì)后落實(shí)工作的內(nèi)容和要求，能夠結(jié)算經(jīng)費(fèi)、撰寫會(huì)議紀(jì)要，妥當(dāng)整理會(huì)議資料。模塊導(dǎo)讀素質(zhì)培養(yǎng)目標(biāo)教學(xué)模式教學(xué)形式1.準(zhǔn)確認(rèn)知并領(lǐng)悟會(huì)議的內(nèi)涵和要5辦會(huì)認(rèn)知01辦會(huì)認(rèn)知016案例導(dǎo)入：改進(jìn)會(huì)議天地實(shí)業(yè)公司生產(chǎn)部經(jīng)理，經(jīng)常通過(guò)召開會(huì)議來(lái)解決問(wèn)題和處理工作，同時(shí)他自己又必須參加很多上司主持召開的會(huì)議。他感覺(jué)整天忙于各種會(huì)議，無(wú)暇處理業(yè)務(wù)，造成工作上的被動(dòng)，為此下決心改進(jìn)會(huì)議。過(guò)去，他每召集一次會(huì)議，不管會(huì)議內(nèi)容是什么，總是要求下屬所有的負(fù)責(zé)人來(lái)開會(huì)。結(jié)果，會(huì)議規(guī)模很大。每位參加者為了表示對(duì)會(huì)議重視，大都至少提出一個(gè)問(wèn)題，而多數(shù)問(wèn)題，都與會(huì)議議題無(wú)關(guān)，這就難免使會(huì)議時(shí)間拖得很長(zhǎng)。究竟怎樣確定與會(huì)人員的范圍才合理呢？經(jīng)過(guò)認(rèn)真分析研究，他找到了一個(gè)兩全其美的辦法。這就是：會(huì)前，先分發(fā)一份會(huì)議須知單，內(nèi)容大都為：某月某日某點(diǎn)，在某會(huì)議室，討論某問(wèn)題，已邀請(qǐng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志參加討論，如你認(rèn)為需要了解有關(guān)情況或愿參加討論，屆時(shí)出席。未到會(huì)者，我們將于會(huì)后立即送上會(huì)議討論紀(jì)要，供你參考并提出意見。過(guò)去每次會(huì)議都要十多人參加，并且時(shí)間很長(zhǎng)。而現(xiàn)在只有少數(shù)幾個(gè)人參加，再加一個(gè)記錄的秘書，用一個(gè)小時(shí)左右就會(huì)把會(huì)開完了，而且也沒(méi)有人敢怠慢。你對(duì)案例1怎么看？你對(duì)會(huì)議的組織和管理了解多少?案例導(dǎo)入：改進(jìn)會(huì)議天地實(shí)業(yè)公司生產(chǎn)部經(jīng)理，經(jīng)常通過(guò)召開會(huì)議來(lái)7案例導(dǎo)入:時(shí)裝秀方案

某服裝集團(tuán)為了開拓夏季服裝市場(chǎng)，擬召開一個(gè)服裝展示會(huì)，推出一批夏季新款時(shí)裝。秘書小李擬了一個(gè)方案，內(nèi)容如下：

1．會(huì)議名稱：“2012XX服裝集團(tuán)夏季時(shí)裝秀”。

2．參加會(huì)議人員：上級(jí)主管部門領(lǐng)導(dǎo)2人；行業(yè)協(xié)會(huì)代表3人；全國(guó)大中型商場(chǎng)總經(jīng)理或業(yè)務(wù)經(jīng)理以及其他客戶約150人；主辦方領(lǐng)導(dǎo)及工作人員20名。另請(qǐng)模特公司服裝表演隊(duì)若干人。

3．會(huì)議主持人：XX集團(tuán)公司負(fù)責(zé)銷售工作的副總經(jīng)理。

4．會(huì)議時(shí)間：2012年5月18日上午9點(diǎn)30至11點(diǎn)。

5．會(huì)議程序：來(lái)賓簽到，發(fā)調(diào)查表。展示會(huì)開幕、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)講話。時(shí)裝表演。展示活動(dòng)閉幕、收調(diào)查表，發(fā)紀(jì)念品。6．會(huì)議文件：會(huì)議通知、邀請(qǐng)函、請(qǐng)柬。簽到表、產(chǎn)品意見調(diào)查表、服裝集團(tuán)產(chǎn)品介紹資料、訂貨意向書、購(gòu)銷合同。

7．會(huì)址：服裝集團(tuán)小禮堂。8．會(huì)場(chǎng)布置：藍(lán)色背景帷幕，中心掛服裝品牌標(biāo)識(shí)，上方掛展示會(huì)標(biāo)題橫幅。搭設(shè)T型服裝表演臺(tái)，安排來(lái)賓圍繞就座。會(huì)場(chǎng)外懸掛大型彩色氣球及廣告條幅。

9．會(huì)議用品：紙、筆等文具。飲料。照明燈、音響設(shè)備、背景音樂(lè)資料、足夠的椅子、紀(jì)念品（每人發(fā)XX服裝集團(tuán)生產(chǎn)的T恤衫1件）

10．會(huì)務(wù)工作：安排提前來(lái)的外地來(lái)賓在市中心花園大酒店報(bào)到、住宿。安排交通車接送來(lái)賓。展示會(huì)后安排工作午餐。

根據(jù)自己對(duì)會(huì)議內(nèi)涵和要素的了解認(rèn)知情況，思考案例2《“時(shí)裝秀”方案》中小李的會(huì)議方案有無(wú)改進(jìn)的地方？案例導(dǎo)入:時(shí)裝秀方案某服裝集團(tuán)為了開拓夏季服裝市場(chǎng)，擬召開8啟程

需要你堅(jiān)強(qiáng)自信秘書“辦會(huì)”的工作，指的就是秘書辦理會(huì)議事務(wù)的工作。秘書要做好會(huì)議的管理工作，首先需對(duì)會(huì)議的基本功能、要素、方法以及工作內(nèi)容有所了解。會(huì)議工作有明顯的階段性特征，不同階段的工作內(nèi)容和重心是不同的，抓住這個(gè)特點(diǎn)，就能在會(huì)議管理中，既有宏觀的把握能力，又能腳踏實(shí)地地做好具體的工作。知識(shí)平臺(tái)啟程需要你堅(jiān)強(qiáng)自信秘書“辦會(huì)”的工作，指的就是秘書辦理會(huì)9一、會(huì)議的內(nèi)涵會(huì)議是有組織、有目的地召集人們商議事情、溝通信息、表達(dá)意愿的行為過(guò)程。從字面含義上看，“會(huì)議”一次中“會(huì)”有聚會(huì)、見面等意思，“議”是討論、商議的意思，因此“會(huì)議”的基本意思應(yīng)包含聚會(huì)并商議兩層意思。但在現(xiàn)實(shí)社會(huì)中，會(huì)議卻有多種形式：有的是聚會(huì)并商議，如各種代表大會(huì)、辦公會(huì)、論證會(huì)、評(píng)審會(huì)等；有的是聚合集會(huì)，而“議”則用溝通信息取代了，如報(bào)告會(huì)、傳達(dá)會(huì)、“吹風(fēng)會(huì)”、記者招待會(huì)、新聞發(fā)布會(huì)等；還有的聚會(huì)只為表達(dá)某種意愿，如誓師會(huì)、慶祝會(huì)、團(tuán)拜會(huì)、聯(lián)誼會(huì)、歡迎會(huì)等。在以上會(huì)議的三種模式基礎(chǔ)上，交叉融合，各有側(cè)重，又可演變成各種類型、各種形式的會(huì)議。一、會(huì)議的內(nèi)涵會(huì)議是有組織、有目的地召集人們商議事情、溝通信10二、會(huì)議的要素

正式會(huì)議必須有一個(gè)恰當(dāng)?shù)?、確切的名稱。會(huì)議名稱往往由三部分組成：

第一部分：會(huì)議的主持、召集單位。

第二部分：會(huì)議的主體，即主要內(nèi)容（議題）或主體（與會(huì)者）可細(xì)分為三種情況

第三部分：會(huì)議的種類（名稱），在會(huì)議名稱的末尾，如：XXX會(huì)、XXX大會(huì)、XXX座談會(huì)等。1.會(huì)議名稱2.會(huì)議議題

指會(huì)議所要討論的問(wèn)題。會(huì)議議題盡量集中，不宜過(guò)多，不宜太分散。議題產(chǎn)生有兩種情況：一種是領(lǐng)導(dǎo)指定；另一種是秘書調(diào)研，綜合信息后提出，由領(lǐng)導(dǎo)審定。3.會(huì)議組織者和與會(huì)者

組織者是組織、召集會(huì)議的會(huì)議工作者；與會(huì)者指參加會(huì)議討論問(wèn)題、形成決議、了解情況、掌握信息的人員。4．會(huì)議時(shí)間：一是指會(huì)議召開的時(shí)間；二是指整個(gè)會(huì)議所需要的時(shí)間、天數(shù)；三是每次會(huì)議的時(shí)間限度。其中每次會(huì)議的時(shí)間限度，最好不要超過(guò)1小時(shí)。5．會(huì)議地點(diǎn)又稱會(huì)址，既指會(huì)議所在的城鎮(zhèn)，也指會(huì)議召開的具體會(huì)場(chǎng)。二、會(huì)議的要素正式會(huì)議必須有一個(gè)恰當(dāng)?shù)摹⒋_切的名稱。11二、會(huì)議的要素06會(huì)議方式

常見形式主要有：①定時(shí)定點(diǎn)的會(huì)議；②遠(yuǎn)程會(huì)議；③移動(dòng)會(huì)議，一次會(huì)議先后在兩個(gè)以上的地點(diǎn)進(jìn)行；④“套會(huì)”，即“會(huì)中會(huì)”⑤并會(huì)形式，有些會(huì)議采取合并召開的形式；⑥現(xiàn)場(chǎng)會(huì)，⑦座談會(huì)，07會(huì)議文書

反映和記錄會(huì)議情況的文件材料。08會(huì)議服務(wù)為保證會(huì)議順利召開進(jìn)行的保障性工作。二、會(huì)議的要素06會(huì)議方式常見形式主要有：①定時(shí)定12三、會(huì)議的種類1401030204按會(huì)議模式分類1.大型會(huì)議2.中型會(huì)議3.小型會(huì)議按會(huì)議性質(zhì)分類按會(huì)議時(shí)間分類按會(huì)議采用的媒介分類1.規(guī)定性會(huì)議2.決策性會(huì)議3.專業(yè)性會(huì)議4.動(dòng)員性會(huì)議5.紀(jì)念性會(huì)議6.外事性會(huì)議7.綜合性會(huì)議1.常規(guī)型定期會(huì)議2.非常規(guī)性不定期會(huì)議1.電話會(huì)議2.電視會(huì)議3.計(jì)算機(jī)會(huì)議。

此外，按會(huì)議地域劃分，如國(guó)際性會(huì)議、全國(guó)性會(huì)議、地方性會(huì)議等；按會(huì)議召開的階段劃分，如預(yù)備會(huì)議和正式會(huì)議；還有如前面按會(huì)議目的劃分，如為商討研究的會(huì)議、為溝通信息的會(huì)議、為表達(dá)意愿的會(huì)議等。以上會(huì)議分類方式都只是相對(duì)而言，沒(méi)有絕對(duì)的標(biāo)準(zhǔn)。三、會(huì)議的種類1401030204按會(huì)議模式分類1.大型會(huì)議13四、會(huì)議的申報(bào)和審批會(huì)議無(wú)論大小，都有提議和決定召開該會(huì)議的過(guò)程或者程序。這種程序，視會(huì)議性質(zhì)、內(nèi)容、規(guī)模而不同。對(duì)于例行的常規(guī)性工作會(huì)議，如經(jīng)理辦公會(huì)，需要提議和審定的往往不是會(huì)議本身的必要性，而是會(huì)議應(yīng)討論研究的內(nèi)容及議題。而對(duì)于更多的非例行、非常規(guī)的會(huì)議，比如企業(yè)的客戶聯(lián)誼會(huì)、年終表彰會(huì)、產(chǎn)品鑒定會(huì)、訂貨會(huì)，則這一程序應(yīng)包括對(duì)會(huì)議的必要性、會(huì)議的內(nèi)容形式、規(guī)模、出席范圍、經(jīng)費(fèi)預(yù)算等一系列內(nèi)容的申報(bào)和審批。1、口頭申報(bào)形式2、書面申報(bào)形式3、會(huì)議申報(bào)形式會(huì)議申報(bào)和審批的形式會(huì)議審批的原則1、精簡(jiǎn)從嚴(yán)的審批原則2、“一支筆”原則四、會(huì)議的申報(bào)和審批會(huì)議無(wú)論大小，都有提議和決定召開該會(huì)議的14五、指導(dǎo)會(huì)務(wù)工作的原則01準(zhǔn)備充分會(huì)議不論大小，都應(yīng)有充分準(zhǔn)備，圍繞會(huì)議的目的展開調(diào)查研究，搜集必要的背景資料和統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，了解群眾的看法和意見等等。02組織嚴(yán)密會(huì)議有些什么具體內(nèi)容、會(huì)議如何開、討論議題可能出現(xiàn)什么情況，會(huì)前都要逐項(xiàng)研究，安排到周密制定的預(yù)案之中，使會(huì)議過(guò)程中的各項(xiàng)工作有條不紊。03服務(wù)周到對(duì)會(huì)議服務(wù)工作的各個(gè)細(xì)小環(huán)節(jié)都要考慮周到，以免因小失大，造成忙亂現(xiàn)象。04確保安全大型或特大型會(huì)議由于人數(shù)眾多，要特別注意安全；有少年兒童和重要來(lái)賓參加的會(huì)更要確保安全。會(huì)議組織者應(yīng)將安全問(wèn)題作為一個(gè)特別重要的方面予以考慮。五、指導(dǎo)會(huì)務(wù)工作的原則01準(zhǔn)備充分會(huì)議不論大小，都應(yīng)有充分準(zhǔn)15小案例

某公司有一次召開咨詢會(huì)，請(qǐng)各方面專家談本地區(qū)發(fā)展規(guī)劃。各方準(zhǔn)備一應(yīng)俱全，但臨到開會(huì)時(shí)，專家準(zhǔn)備演示事先準(zhǔn)備好的文稿，卻出現(xiàn)了找不到投影儀遙控器的尷尬局面。一時(shí)，臺(tái)上臺(tái)下，手忙腳亂，影響了會(huì)議進(jìn)行。遙控器哪里去了？請(qǐng)結(jié)合以上案例談?wù)剷?huì)議組織和服務(wù)工作的重要意義。課堂互動(dòng)小案例某公司有一次召開咨詢會(huì)，請(qǐng)各方面專家談本地區(qū)16會(huì)議的六大功能010402050306傳達(dá)公司經(jīng)營(yíng)理念并使公司目標(biāo)協(xié)調(diào)一致傳達(dá)決策者的信念集思廣益，共同解決問(wèn)題與危機(jī)腦力激蕩，尋求創(chuàng)意，突破經(jīng)營(yíng)盲點(diǎn)檢討、改進(jìn)缺失實(shí)現(xiàn)告知功能會(huì)議的六大功能010402050306傳達(dá)公司經(jīng)營(yíng)理念并使公17閱讀材料如何開會(huì)孫中山是我國(guó)會(huì)議學(xué)的發(fā)軔者。然而他關(guān)于會(huì)議論的思想的重要性和建設(shè)性幾乎沒(méi)有被研究者意識(shí)，大多數(shù)人在《民權(quán)初步》中只讀出了“訓(xùn)政論”，卻忽視了“會(huì)議論”,而會(huì)議論的實(shí)質(zhì)就是保障民權(quán)的“過(guò)程控制”。中山先生的《民權(quán)初步》，絕對(duì)不是小題大做。政治民主的理念固然很好，但是要變成現(xiàn)實(shí)，必須通過(guò)“過(guò)程控制”來(lái)實(shí)現(xiàn)，必須從細(xì)節(jié)抓起。據(jù)說(shuō)，中山先生寫《民權(quán)初步》，很大程度上參考了《羅伯特議事規(guī)則》該書最初是美國(guó)人亨利?馬丁?羅伯特在1876年寫的，他在參加各種各樣的會(huì)議中，痛感人們總是爭(zhēng)論不休，沒(méi)有統(tǒng)一的議事規(guī)則，難以形成決議，于是他研究已有的各種議事程序，探索這些程序的邏輯，為什么要這樣規(guī)定，如果不這樣規(guī)定會(huì)產(chǎn)生什么結(jié)果。經(jīng)過(guò)幾年努力拿出一部議事規(guī)則，后來(lái)一版再版，成為美國(guó)人開會(huì)的標(biāo)準(zhǔn)手冊(cè)。里面的無(wú)數(shù)規(guī)則看似繁瑣，卻是西方世界在長(zhǎng)期的民主實(shí)踐中不斷積累和提煉出來(lái)的，體現(xiàn)著對(duì)人性的深刻洞察，對(duì)公平和效率的兼顧，對(duì)程序和權(quán)利的尊重。中山先生把這套規(guī)矩引進(jìn)中國(guó)，意在為民權(quán)的保障和民主理念的具體實(shí)現(xiàn)和操作提供一套游戲規(guī)則。所以他特別強(qiáng)調(diào)：“此書譬之兵家之操典，化學(xué)之公式，非流覽誦讀之書，乃習(xí)練演試之書也”。開會(huì)看似是最簡(jiǎn)單、最基本的事情，卻是人們一生參與最多的活動(dòng)之一，也是衡量現(xiàn)代文明程度最重要、最簡(jiǎn)便的標(biāo)準(zhǔn)之一。閱讀材料如何開會(huì)孫中山是我國(guó)會(huì)議學(xué)的發(fā)軔者。然而他關(guān)于會(huì)議論18閱讀材料25如何開會(huì)開會(huì)是我們的日常工作方式，開好會(huì)自然也是我們的日常技能。在國(guó)外的MBA課堂上，會(huì)議管理經(jīng)常作為課程來(lái)教授，在職業(yè)培訓(xùn)中，會(huì)議管理則是必備項(xiàng)目。如何確定開會(huì)的必要性、如何選擇議題和參與人、如何估算會(huì)議成本、如何做主持人、如何安排發(fā)言時(shí)間、如何組織討論、如何形成共識(shí)、如何表決、如何落實(shí)決議等等，還有會(huì)前會(huì)中會(huì)后的會(huì)務(wù)工作，都是需要認(rèn)真考慮的.如何維持會(huì)議的秩序和紀(jì)律，如何避免無(wú)謂的爭(zhēng)執(zhí)，如何保護(hù)少數(shù)持不同意見者的聲音能夠被有效表達(dá)，都必須靠穩(wěn)妥的方式予以規(guī)定，并在流程中有效執(zhí)行.這些都體現(xiàn)著會(huì)議程序的必要性和嚴(yán)肅性。會(huì)議最常見的問(wèn)題包括會(huì)議繁多無(wú)實(shí)質(zhì)內(nèi)容、不能準(zhǔn)時(shí)開始、缺乏中心和主題、出席者未有必要準(zhǔn)備、會(huì)議時(shí)間過(guò)長(zhǎng)、少數(shù)幾個(gè)人占用了絕大部分時(shí)間、互相重復(fù)空話套話等等。開會(huì)的效率，反映了一個(gè)組織、一個(gè)團(tuán)隊(duì)和個(gè)人的基礎(chǔ)管理水平。閱讀材料25如何開會(huì)開會(huì)是我們的日常工作方式，開好會(huì)自然也是19

任務(wù)1：上網(wǎng)搜索更多人對(duì)于會(huì)議認(rèn)識(shí)的解讀：結(jié)合本項(xiàng)目開頭的兩個(gè)案例，運(yùn)用所學(xué)知識(shí)，研討和分析會(huì)議的主旨和目標(biāo)、會(huì)議的內(nèi)函和要素，以及現(xiàn)代職場(chǎng)上會(huì)議的誤區(qū)，并給于評(píng)價(jià)。以小組為團(tuán)隊(duì)，每組制作一份案例分析報(bào)告；派1名代表登臺(tái)演講，時(shí)間不超過(guò)8分鐘。技能訓(xùn)練任務(wù)1：上網(wǎng)搜索更多人對(duì)于會(huì)議認(rèn)識(shí)的解讀：結(jié)合本項(xiàng)目開頭20任務(wù)2：根據(jù)自己對(duì)會(huì)議的了解和認(rèn)知情況，思考秘書在會(huì)議的組織與管理中所折演的角色和任務(wù)分別是什么。請(qǐng)撰寫一篇學(xué)習(xí)感悟，并上臺(tái)演講，與同學(xué)交流。技能訓(xùn)練任務(wù)2：根據(jù)自己對(duì)會(huì)議的了解和認(rèn)知情況，思考秘書在會(huì)議的組織21會(huì)前籌備02會(huì)前籌備0222學(xué)習(xí)目標(biāo)01STEP02STEP03STEP能夠擬定會(huì)議主題、擬發(fā)會(huì)議通知、籌備會(huì)議機(jī)構(gòu)，學(xué)會(huì)選擇會(huì)議場(chǎng)所、安排會(huì)場(chǎng)布置、安排會(huì)議座次。能夠做好會(huì)前接待工作準(zhǔn)備，提高會(huì)議籌備能力。能夠擬訂會(huì)議議程和日程、起草會(huì)議文件，能夠編制會(huì)議預(yù)算、準(zhǔn)備會(huì)議用品。學(xué)習(xí)目標(biāo)01STEP02STEP03STEP能夠擬定會(huì)議主題23案例導(dǎo)入案例1：尷尬的總經(jīng)理秘書周一下午宏宇公司總經(jīng)理要求秘書李君向各主管發(fā)送通知，決定于星期三下午1點(diǎn)30分召開各部門主管會(huì)議，會(huì)議議題是討論公司人員編制和工作績(jī)效評(píng)估問(wèn)題。李君認(rèn)為這是公司內(nèi)部會(huì)議，只要在公司布告欄上貼一張通知就可以了?？墒撬鲆暳艘粋€(gè)問(wèn)題：此次會(huì)議是臨時(shí)召開的重要會(huì)議，并非公司例會(huì)。因此，有三位主管因?yàn)橐恢痹诠こ态F(xiàn)場(chǎng)，未能及時(shí)看到這個(gè)通知。待發(fā)現(xiàn)時(shí)已是星期三的中午，李君匆忙用電話通知三位主管迅速趕到開會(huì)地點(diǎn)。三位主管接到電話非常不滿，認(rèn)為這么重要的會(huì)議，怎么不早下通知。其中一位主管星期三下午已約了一位重要客戶，改期已來(lái)不及，只能派助手參加?？偨?jīng)理對(duì)此極為不滿。案例導(dǎo)入案例1：尷尬的總經(jīng)理秘書24擬定會(huì)議主題會(huì)議的主題，即會(huì)議的指導(dǎo)思想。會(huì)議的形式、內(nèi)容、任務(wù)、議程、期限、出席人員等，都只有在會(huì)議的主題確定下來(lái)之后，才可以據(jù)此一一加以確定。負(fù)責(zé)籌備會(huì)議的工作人員，則應(yīng)圍繞會(huì)議主題，將領(lǐng)導(dǎo)議定的會(huì)議的規(guī)模、時(shí)間、議程等組織落實(shí)。通常要組成專門班子，明確分工，責(zé)任到人。案例2:天地公司總裁秘書施林受總裁委托，去公司的生產(chǎn)車間主持第一季度的生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)會(huì)議，會(huì)議開始時(shí)，她首先發(fā)言道：“今天，我們主要談一談2014年第一季度的生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)計(jì)劃，大家自由發(fā)言吧！”大家先是面面相覷，會(huì)議出現(xiàn)冷場(chǎng)，過(guò)了一會(huì)，張副廠長(zhǎng)開始說(shuō)到生產(chǎn)設(shè)備需要更新的問(wèn)題，王副廠長(zhǎng)又由生產(chǎn)設(shè)備更新說(shuō)到職業(yè)食堂設(shè)備也需要更新，大家七嘴八舌，施林發(fā)現(xiàn)討論越來(lái)越偏離主題，談了半天，正題也沒(méi)說(shuō)幾句，而且就聽?zhēng)讉€(gè)人在夸夸其談，大多數(shù)人無(wú)法發(fā)表自己的見解。會(huì)議就這樣不了了之了。擬定會(huì)議主題會(huì)議的主題，即會(huì)議的指導(dǎo)思想。會(huì)議的形式、內(nèi)容、25案例1《尷尬的總經(jīng)理秘書》的問(wèn)題出在哪里？你認(rèn)為會(huì)議組織者在會(huì)前準(zhǔn)備時(shí)應(yīng)注意什么問(wèn)題呢？案例討論案例1《尷尬的總經(jīng)理秘書》的問(wèn)題出在哪里？你認(rèn)為會(huì)議組織者在26選擇會(huì)議場(chǎng)所如會(huì)場(chǎng)設(shè)施、交通條件、安全保衛(wèi)、氣候與環(huán)境等因素。會(huì)址要根據(jù)會(huì)議規(guī)模來(lái)定。一般小型會(huì)議可在本單位辦公室或接待室召開。中型或大型會(huì)議可在單位禮堂或多功能廳召開，也可在賓館飯店或能提供會(huì)議服務(wù)的其他場(chǎng)所召開。傳統(tǒng)的會(huì)議形式的地點(diǎn)是固定的。其優(yōu)點(diǎn)是所有與會(huì)人員可以面對(duì)面的溝通交流，適宜的環(huán)境將激發(fā)人們的思維創(chuàng)造力，有利于推進(jìn)會(huì)議進(jìn)度，整合會(huì)議資源，迅速做出決議。國(guó)際性或全國(guó)性會(huì)議，要考慮政治、經(jīng)濟(jì)、文化等大因素，一般應(yīng)放在中心城市召開；專業(yè)性會(huì)議，應(yīng)選擇富有專業(yè)特征的城鄉(xiāng)地區(qū)召開，以便結(jié)合現(xiàn)場(chǎng)考察；小型的、經(jīng)常性的會(huì)議就安排在單位的會(huì)議室?，F(xiàn)代會(huì)議不僅僅局限于傳統(tǒng)的會(huì)議形式，出現(xiàn)了電話電視會(huì)議、廣播會(huì)議、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)會(huì)議等等會(huì)議形式，因此，會(huì)議的地點(diǎn)固定的觀念也發(fā)生了較大的變化。選擇會(huì)議場(chǎng)所如會(huì)場(chǎng)設(shè)施、交通條件、安全保衛(wèi)、氣候與環(huán)境等因素27擬發(fā)會(huì)議通知按常規(guī)，舉行正式會(huì)議均應(yīng)提前向與會(huì)者下發(fā)會(huì)議通知。會(huì)議通知是指由會(huì)議的主辦單位發(fā)給所有與會(huì)單位或全體與會(huì)者的書面文件，同時(shí)還包括向有關(guān)單位或嘉賓發(fā)的邀請(qǐng)函件。這方面主要應(yīng)做好兩件事：1.擬好通知。會(huì)議通知一般包括以下六項(xiàng)：一是標(biāo)題，它重點(diǎn)交待會(huì)議名稱。二是主題與內(nèi)容，這是對(duì)會(huì)議宗旨的介紹。三是會(huì)期，應(yīng)明確會(huì)議的起止時(shí)間。四是報(bào)到的時(shí)間與地點(diǎn)，對(duì)交通路線，特別要交待清楚。五是會(huì)議的出席對(duì)象，如對(duì)象可選派，則應(yīng)規(guī)定具體條件。六是會(huì)議要求，即與會(huì)者材料的準(zhǔn)備與生活用品的準(zhǔn)備，以及差旅費(fèi)報(bào)銷和其他費(fèi)用問(wèn)題。擬寫通知時(shí)，應(yīng)保證其完整而規(guī)范。2.及時(shí)送達(dá)。下發(fā)會(huì)議通知，應(yīng)設(shè)法保證其及時(shí)送達(dá)，不得耽擱延誤。擬發(fā)會(huì)議通知按常規(guī)，舉行正式會(huì)議均應(yīng)提前向與會(huì)者下發(fā)會(huì)議通知28籌備會(huì)議機(jī)構(gòu)會(huì)務(wù)組：負(fù)責(zé)會(huì)務(wù)組織、會(huì)場(chǎng)布置、會(huì)議接待、簽到等會(huì)議的組織、協(xié)調(diào)工作。秘書組：負(fù)責(zé)準(zhǔn)備各種會(huì)議文件和資料，做好會(huì)議記錄，編寫會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)和會(huì)議紀(jì)要等工作。接待組：負(fù)責(zé)生活服務(wù)、交通疏導(dǎo)、醫(yī)療服務(wù)等工作。宣傳組：負(fù)責(zé)會(huì)議的錄音錄像、娛樂(lè)活動(dòng)、照相服務(wù)和對(duì)外宣傳報(bào)道。財(cái)務(wù)組：負(fù)責(zé)會(huì)議經(jīng)費(fèi)的統(tǒng)籌使用和收費(fèi)、付賬工作。保衛(wèi)組：負(fù)責(zé)防火、防盜、人身安全和財(cái)務(wù)安全、保密工作?；I備機(jī)構(gòu)各小組既要分工明確，又要互相協(xié)調(diào)，既要熟記本崗位職責(zé)，又要胸有全局，有條不紊地做好會(huì)議籌備工作?；I備會(huì)議機(jī)構(gòu)會(huì)務(wù)組：負(fù)責(zé)會(huì)務(wù)組織、會(huì)場(chǎng)布置、會(huì)議接待、簽到等29擬訂會(huì)議議程和日程（一）會(huì)議議程1.會(huì)議議程內(nèi)涵會(huì)議議程是對(duì)會(huì)議所要通過(guò)的文件、所要解決的問(wèn)題進(jìn)行概略安排，確定會(huì)議討論問(wèn)題的程序，會(huì)前發(fā)給與會(huì)者。2.會(huì)議議程表的設(shè)計(jì)方法（1）編制會(huì)議議程表時(shí)，首先應(yīng)注意議題所涉及各種事物的習(xí)慣性順序和本公司章程有無(wú)對(duì)會(huì)議議程順序的明確規(guī)定。（2）議程表中，第一項(xiàng)是宣布議程，再安排討論的問(wèn)題，盡量將同類性質(zhì)的問(wèn)題集中排列在一起。（3）保密性較強(qiáng)的議題，一般放在后面。會(huì)議議程的編制應(yīng)在前，議程一旦確定，就不應(yīng)再改變了。擬訂會(huì)議議程和日程（一）會(huì)議議程30擬訂會(huì)議議程和日程（二）會(huì)議日程1.會(huì)議日程內(nèi)涵會(huì)議日程是指會(huì)議在一定時(shí)間內(nèi)的具體安排，指各項(xiàng)議程的時(shí)間排列。如有說(shuō)明可附于表后，會(huì)前發(fā)給與會(huì)者。2.會(huì)議日程表的設(shè)計(jì)會(huì)議的日程一般采用簡(jiǎn)短文字或表格形式，將會(huì)議時(shí)間分別固定在每天上午、下午和晚上三個(gè)單元里，將會(huì)議的議題具體化。由會(huì)議開始到結(jié)束這段時(shí)間被稱為會(huì)期。會(huì)議時(shí)間要精確到年、月、日、時(shí)、分。會(huì)議時(shí)間要根據(jù)會(huì)議的內(nèi)容來(lái)定。上午9點(diǎn)到10點(diǎn)是進(jìn)行業(yè)務(wù)性會(huì)議的最佳時(shí)間；上午10點(diǎn)到中午12點(diǎn)（或下午1點(diǎn)半到3點(diǎn)半），是一天中人的精力最充沛的時(shí)間，最適用于需要發(fā)揚(yáng)團(tuán)隊(duì)精神、集思廣益、各抒己見的會(huì)議。午餐時(shí)間也可用來(lái)召開團(tuán)體會(huì)議，即工作午餐會(huì)。會(huì)議日程在時(shí)間、地點(diǎn)、人員等問(wèn)題上，如遇到一些變化，可相應(yīng)調(diào)整。議程和日程是會(huì)議進(jìn)行的藍(lán)圖，是會(huì)議有條不紊地進(jìn)行的保證，一旦確定，就不能隨意更改。擬訂會(huì)議議程和日程（二）會(huì)議日程31擬訂會(huì)議議程和日程日期時(shí)間內(nèi)容安排地點(diǎn)參加人員責(zé)任人

2014年12月12日9：00報(bào)到公司一號(hào)樓大廳全體員工行政主管9：30銷售主管做介紹公司會(huì)議廳全體員工銷售主管10：00新產(chǎn)品展示-技術(shù)總監(jiān)主講和演示公司會(huì)議廳全體員工銷售主管11：00銷售活動(dòng)錄像公司會(huì)議廳自由參加銷售主管12：00自助午餐公司餐廳

行政主管13：30員工自由觀看和動(dòng)手操作新產(chǎn)品公司會(huì)議廳自由參加銷售主管14：30銷售部人員講解廣告宣傳單公司會(huì)議廳全體員工銷售主管15：30分小組討論與咨詢公司會(huì)議廳自由參加銷售主管16：30散會(huì)

××公司新產(chǎn)品銷售展示會(huì)日程安排擬訂會(huì)議議程和日程日期時(shí)間內(nèi)容安排地點(diǎn)參加人員責(zé)任人

9：032起草會(huì)議文件會(huì)議所用的各項(xiàng)文件材料，均應(yīng)于會(huì)前準(zhǔn)備完成。其中的主要材料，還應(yīng)做到與會(huì)者人手一份。需要認(rèn)真準(zhǔn)備的會(huì)議文件材料主要有會(huì)議的議程、開幕詞、閉幕詞、主題報(bào)告、大會(huì)決議、典型材料、背景介紹等。有的文件應(yīng)在與會(huì)者報(bào)到時(shí)就要下發(fā)。起草會(huì)議文件會(huì)議所用的各項(xiàng)文件材料，均應(yīng)于會(huì)前準(zhǔn)備完成。其中33編制會(huì)議預(yù)算13會(huì)議費(fèi)包括會(huì)議場(chǎng)地租金（音響、桌椅、黑板等），設(shè)施租賃費(fèi)用（投影儀、筆記本、多媒體設(shè)備等）培訓(xùn)費(fèi)資料費(fèi)食宿費(fèi)交通費(fèi)包括請(qǐng)專家、學(xué)者講課的酬金等包括為參會(huì)者準(zhǔn)備的資料的印刷費(fèi)等包括參會(huì)者的餐飲、住宿等費(fèi)用包括從出發(fā)地到會(huì)務(wù)地的交通費(fèi)用、會(huì)議期間的交通費(fèi)用以及歡送交通和返程交通編制會(huì)議預(yù)算13會(huì)議費(fèi)包括會(huì)議場(chǎng)地租金（音響、桌椅、黑板等）34準(zhǔn)備會(huì)議用品15準(zhǔn)備會(huì)議所需用品和設(shè)備制作會(huì)議證件一般包括文具、桌椅、茶具、音響等類型的必備用品以及花卉、展臺(tái)、展示畫等類型的特殊用品姓名卡片（粘性標(biāo)簽、系帶的卡片、有夾子的卡片等）注：臺(tái)簽式的卡片開會(huì)時(shí)放桌子上使用準(zhǔn)備會(huì)議用品15準(zhǔn)備會(huì)議所需用品和設(shè)備制作會(huì)議證件一般包括文35安排會(huì)場(chǎng)布置14布置會(huì)場(chǎng)，總的原則是圍繞會(huì)議內(nèi)容，突出會(huì)議中心，做到莊重、樸素、實(shí)用、大方、美觀。大中型會(huì)議一般設(shè)主席臺(tái)，主席臺(tái)應(yīng)是布置的重點(diǎn)。中小型會(huì)議有會(huì)場(chǎng)形式的問(wèn)題，不同的會(huì)議有不同的安排。會(huì)議的整體格局要根據(jù)會(huì)議的性質(zhì)和形式，努力創(chuàng)造和諧的會(huì)議氣氛。安排會(huì)場(chǎng)布置14布置會(huì)場(chǎng)，總的原則是圍繞會(huì)議內(nèi)容，突出會(huì)議中36安排會(huì)議座次-要注意會(huì)議的規(guī)范性位次排列、標(biāo)準(zhǔn)化做法。03這個(gè)會(huì)議是什么樣的性質(zhì)和形式？?jī)?nèi)外有別、中外有別，不同性質(zhì)的、不同形式的、不同規(guī)模的會(huì)議座次排列講究不一樣；02三大問(wèn)題這個(gè)會(huì)議有沒(méi)有必要排列位次，有的時(shí)候小型會(huì)議兩三個(gè)人，那就沒(méi)必要排位次了；01安排會(huì)議座次-要注意會(huì)議的規(guī)范性位次排列、標(biāo)準(zhǔn)化做法。03這371．小型會(huì)議位次排列小型會(huì)議位次排列一般強(qiáng)調(diào)以下幾個(gè)點(diǎn)：第一，面門設(shè)坐。小型會(huì)議一般講究面門為上，即主席臺(tái)、主持人、發(fā)言人是面對(duì)會(huì)議室正門的。第二，居中設(shè)坐。中央的位次高于兩側(cè)。第三，一般強(qiáng)調(diào)可以自由擇座，實(shí)際上就是不排位次。第四，如果這個(gè)小型會(huì)議主持人不是一個(gè)人的話，要注意強(qiáng)調(diào)左高右低，中外有別，這里講的左和右是當(dāng)事者自己的左和右，這是政務(wù)禮儀、位次排列的基本要求。中國(guó)人是講左高的。2．大型會(huì)議位次排列大型會(huì)議位次排列有兩個(gè)方面：第一，主席臺(tái)上位次的排列。第二，與會(huì)者位次的排列。（1）主席臺(tái)位次排列國(guó)內(nèi)外對(duì)此的做法差不多，首先是講前排高于后排，其次是中央高于兩側(cè)，第三中外有別，政務(wù)禮儀是按照左高右低，就是左側(cè)的人的位置比右側(cè)的人位置高。主持人的位置，一般主持人的位置有三種安排方式：第一，在頭一排，即主席臺(tái)頭一排；第二，在會(huì)議的第一排居中的位置，即主席團(tuán)頭一排的中間位置；第三，在頭一排的任意位置，是按其級(jí)別和職務(wù)可以排列的位置。一般情況下，重要的會(huì)議往往會(huì)請(qǐng)主持人居中坐的，以示會(huì)議的隆重和對(duì)主持人的正規(guī)，因?yàn)闀?huì)議的主持人實(shí)際上是會(huì)議的主席。發(fā)言人的位置，一般小型會(huì)議發(fā)言人可以在自己就坐的位置上發(fā)言，或站或坐，但是重要的大型的會(huì)議，一般強(qiáng)調(diào)發(fā)言人要起立發(fā)言。發(fā)言人的標(biāo)準(zhǔn)位置兩個(gè)：第一排居中的位置，有的時(shí)候這是主持人的位置；其次是在主席團(tuán)前面的中間。隨著國(guó)際交流的加速，我們有的時(shí)候也會(huì)參照國(guó)際會(huì)議的做法，國(guó)際會(huì)議的發(fā)言席在主席團(tuán)的右前方。（2）與會(huì)者位次排列參加會(huì)議的時(shí)候還有一個(gè)來(lái)賓的位置，就是群眾席、聽眾席。群眾席排列一般有兩種辦法：第一，自由擇坐；第二，劃片兒就坐。劃片就坐一般是強(qiáng)調(diào)左高右低的，是按照部門的約定的排列順序、或者是按照拉丁字母的順序、或者是按照漢字筆劃的順序，從進(jìn)門方向的左側(cè)向右側(cè)排，這是豎排；還有一個(gè)辦法是橫排，從前排向后排排，這兩種辦法一般是交替使用的。1．小型會(huì)議位次排列38安排會(huì)議接待對(duì)于交通、膳宿、醫(yī)療、保衛(wèi)等方面的具體工作，應(yīng)精心、妥當(dāng)?shù)刈龊脺?zhǔn)備。同時(shí)，根據(jù)會(huì)議的規(guī)定，與外界搞好溝通。比如向有關(guān)新聞部門、公安保衛(wèi)部門進(jìn)行通報(bào)。安排會(huì)議接待對(duì)于交通、膳宿、醫(yī)療、保衛(wèi)等方面的具體工作，應(yīng)精39會(huì)中服務(wù)03會(huì)中服務(wù)0340學(xué)習(xí)目標(biāo)21掌握會(huì)議接站與報(bào)到工作的要點(diǎn)能夠做好會(huì)中會(huì)議記錄、編寫簡(jiǎn)報(bào)，能夠處理會(huì)中突發(fā)事件掌握會(huì)議服務(wù)工作的內(nèi)容和要點(diǎn)學(xué)習(xí)目標(biāo)21掌握會(huì)議接站與報(bào)到工作的要點(diǎn)能夠做好會(huì)中會(huì)議記錄41天地公司的新產(chǎn)品發(fā)布會(huì)即將開始，總經(jīng)理秘書高葉正站在會(huì)議大廳的入口處。她一邊做著最后的檢查，一邊在等著嘉賓的到來(lái)。她發(fā)現(xiàn)主席臺(tái)上放置的名簽有問(wèn)題，一位董事因故不能前來(lái)，名簽卻沒(méi)有撤掉，而另一位嘉賓剛剛來(lái)電話說(shuō)要來(lái)，名簽還未準(zhǔn)備好；這時(shí)她的手機(jī)又響了，原來(lái)是接電視臺(tái)記者的汽車在路上拋錨了，重新派車已經(jīng)來(lái)不及了；同時(shí)，會(huì)議秘書組的人員來(lái)報(bào)，宣傳材料不太夠；此時(shí)嘉賓已陸續(xù)到來(lái)。根據(jù)案例討論分析如何有條不紊地做好會(huì)中各項(xiàng)工作。案例導(dǎo)入天地公司的新產(chǎn)品發(fā)布會(huì)即將開始，總經(jīng)理秘書高葉正42一、會(huì)議接站與報(bào)到工作要有統(tǒng)一的指揮調(diào)度系統(tǒng)掌握與會(huì)代表的名單以及飛機(jī)、火車的班次及抵達(dá)的準(zhǔn)確時(shí)間，將其編制成一目了然的表格，并要掌握會(huì)議代表的聯(lián)絡(luò)方式。在車站、機(jī)場(chǎng)設(shè)置接待站制作醒目的牌子或橫幅“ⅹⅹ接待處”，前面要寫明會(huì)議主辦單位名稱或會(huì)議名稱。在報(bào)到處的周圍設(shè)立引導(dǎo)牌或標(biāo)識(shí)牌，標(biāo)明報(bào)到的具體位置。要備有足夠的車輛和接站的人員接站人員要人手一份代表抵達(dá)的時(shí)間表，按分工的時(shí)間和線路迎接。對(duì)于自備交通工具的外地與會(huì)人員，要事先通過(guò)發(fā)傳真或電話的形式告之到達(dá)報(bào)到地點(diǎn)的詳細(xì)路線圖。發(fā)放文件袋接待人員將預(yù)先準(zhǔn)備好的文件袋（包括文件、證件、餐券、住宿房間號(hào)碼、文具等）發(fā)給報(bào)到人員。必要時(shí)，引導(dǎo)與會(huì)者去其住宿的房間，并簡(jiǎn)單介紹周圍的情況和開會(huì)的要求。一、會(huì)議接站與報(bào)到工作要有統(tǒng)一的指揮調(diào)度系統(tǒng)掌握與會(huì)代表的名43二、會(huì)議簽到和引導(dǎo)工作選擇恰當(dāng)?shù)暮灥叫问饺藬?shù)較少的小型會(huì)議，可由秘書按照事先確定的到會(huì)人員名單，逐一進(jìn)行簽到，以便迅速掌握到會(huì)者的情況。大型會(huì)議可使用簽到卡和電子簽到機(jī)配合使用，與會(huì)者只需要將自己的電子卡送入簽到機(jī)插口，有關(guān)數(shù)據(jù)即傳入會(huì)議組織中心。準(zhǔn)備好簽到的登記簿、簽字筆等用品，必要時(shí)事先準(zhǔn)備好嘉賓的留言簿。請(qǐng)與會(huì)者按照會(huì)前安排好的座位或區(qū)域就座內(nèi)部會(huì)議，與會(huì)者一般都有自己的習(xí)慣座位。大中型會(huì)議，一般事先制作好各種座次標(biāo)識(shí)用品（如：主席臺(tái)或會(huì)議桌上的名簽卡片、座次圖表、指示牌等），采取對(duì)號(hào)入座的方式，或是將會(huì)場(chǎng)劃分為若干區(qū)域，以部門或地區(qū)為單位集中就座。提前到崗，熱情迎接負(fù)責(zé)接待簽到的人員要提前到崗，使到會(huì)較早的人員不致產(chǎn)生無(wú)人過(guò)問(wèn)的尷尬感覺(jué)。熱情主動(dòng)地迎接與會(huì)者，訓(xùn)練有素，照顧周到。并按禮儀規(guī)范將客人引導(dǎo)入場(chǎng)，一般來(lái)講，無(wú)論陪伴還是引領(lǐng)，秘書都應(yīng)站在上司或來(lái)賓的左側(cè)。二、會(huì)議簽到和引導(dǎo)工作選擇恰當(dāng)?shù)暮灥叫问饺藬?shù)較少的小型會(huì)議，44三、做好會(huì)議記錄1會(huì)議記錄的準(zhǔn)備工作2會(huì)議記錄的內(nèi)容3會(huì)議記錄的方法4會(huì)議記錄基本格式5會(huì)議記錄的修改三、做好會(huì)議記錄1會(huì)議記錄的準(zhǔn)備工作2會(huì)議記錄的內(nèi)容3會(huì)議記45會(huì)議記錄的準(zhǔn)備工作1、準(zhǔn)備足夠的鋼筆、鉛筆、筆記本和記錄用紙；準(zhǔn)備好錄音機(jī)和足夠的磁帶來(lái)補(bǔ)充手工記錄2、提前到達(dá)會(huì)場(chǎng)，了解與會(huì)人員的座位圖，便于識(shí)別會(huì)議上的發(fā)言者3、要備有一份議程表和其他的相關(guān)資料和文件，需要核對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)和事實(shí)時(shí)隨時(shí)使用4、在利用錄音機(jī)的同時(shí)，必須手工記錄，可以防止錄音機(jī)中途出故障5、運(yùn)用電腦記錄，記錄員應(yīng)掌握速錄技巧，提高記錄速度會(huì)議記錄的準(zhǔn)備工作1、準(zhǔn)備足夠的鋼筆、鉛筆、筆記本和記錄用紙46會(huì)議描述包括會(huì)議名稱、時(shí)間、日期和地點(diǎn)與會(huì)者姓名主席的名字在最前面，記錄員的名字在最后會(huì)議過(guò)程主席、記錄員簽名會(huì)議記錄的內(nèi)容會(huì)議描述與會(huì)者姓名會(huì)議過(guò)程主席、記錄員簽名會(huì)議記錄的內(nèi)容47會(huì)議記錄方法重點(diǎn)觀點(diǎn)、決議、決定，重要的聲明、修正案內(nèi)容、結(jié)論要求準(zhǔn)確、清楚、簡(jiǎn)潔方法速記、錄音筆等錄音設(shè)備會(huì)議記錄方法重點(diǎn)觀點(diǎn)、決議、決定，重要的聲明、修正案內(nèi)容、結(jié)4825會(huì)議基本情況

會(huì)議內(nèi)容結(jié)尾會(huì)議名稱（寫上全稱并標(biāo)明屆次）、開會(huì)時(shí)間（包括年月日和起止時(shí)間）、地點(diǎn)、主持人（姓名、職務(wù)）、出席人（小型會(huì)議記姓名，大中型會(huì)議根據(jù)簽到統(tǒng)計(jì)寫明單位和人數(shù)）、缺席人（姓名及缺席原因）、列席人（姓名、職務(wù)）、記錄人會(huì)議期間實(shí)錄的全部議程和內(nèi)容，主要記錄會(huì)議上發(fā)言情況和通過(guò)的決議，要寫上發(fā)言人的姓名、發(fā)言內(nèi)容，包括討論的問(wèn)題，提出的建議及重要的決議、表決結(jié)果等“散會(huì)”、“體會(huì)”記錄人與主持人，簽名，以示負(fù)責(zé)25會(huì)議基本情況會(huì)議內(nèi)容結(jié)尾會(huì)議名稱（寫上全稱并標(biāo)明屆次）49參考格式05XXXX會(huì)議記錄時(shí)間：2014年1月5日上午8：00~9：00地點(diǎn)：公司會(huì)議室主持人：XXX（副總經(jīng)理）出席人：公司各部門經(jīng)理缺席人：XXX（出國(guó)）記錄人：XXX（秘書）

1、主持人講話：

今天討論一下……的問(wèn)題。2、發(fā)言：

技術(shù)部竹經(jīng)理：……

……3、決議

……4、散會(huì)。

主持人：XXX

記錄人：XXX參考格式05XXXX會(huì)議記錄50會(huì)議記錄的修改2301020304如果某一成員指出會(huì)議記錄中的一個(gè)錯(cuò)誤，經(jīng)會(huì)議批準(zhǔn)，主席或秘書可以在會(huì)議記錄中改正這一錯(cuò)誤會(huì)議記錄一經(jīng)會(huì)議主席簽名，全體成員通過(guò)則不得再行改動(dòng)會(huì)議記錄要確保內(nèi)容真實(shí)可信。要將所有要點(diǎn)完整地記錄下來(lái)，不能遺漏。內(nèi)容表述要準(zhǔn)確無(wú)誤，不能含糊在定稿打字之前，通常要向主席提交一份草稿經(jīng)他簽字批準(zhǔn)會(huì)議記錄的修改2301020304如果某一成員指出會(huì)議記錄中51四、編寫會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)09內(nèi)容：會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)要迅速反映會(huì)議的實(shí)際情況，交流會(huì)議的經(jīng)驗(yàn)，溝通會(huì)議的信息。要反映出會(huì)議的新情況、新問(wèn)題、新經(jīng)驗(yàn)、新見解、新趨勢(shì)，更好地對(duì)會(huì)議起到指導(dǎo)和溝通作用要求：編寫會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)的基本要求是快、準(zhǔn)、簡(jiǎn)?？?，是要求其講究時(shí)效；準(zhǔn)，是要求其準(zhǔn)確無(wú)誤；簡(jiǎn)，則是要求文字精煉。格式四、編寫會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)09內(nèi)容：會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)要迅速反映會(huì)議的實(shí)際情況52參考格式05格式---報(bào)頭XXX會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)（第X期）XXX會(huì)議秘書處編XXXX年X月X日

正文–報(bào)核XXXXXX（標(biāo)題）XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX．報(bào)尾

報(bào)：XXXXXXX（上級(jí)）

送：與會(huì)代表

（共印XX份）參考格式05格式---報(bào)頭XXX53五、做好對(duì)外宣傳會(huì)議秘書要積極做好對(duì)外宣傳工作，妥善處理與新聞媒體的關(guān)系，注意內(nèi)外有別，嚴(yán)守單位秘密。并隨時(shí)注意收集外界輿論和新聞媒體對(duì)會(huì)議的報(bào)道，為領(lǐng)導(dǎo)提供參考。在會(huì)議結(jié)束后，秘書要為召開記者招待會(huì)提供必須的信息資料，使會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)者能更好地向新聞媒體介紹會(huì)議情況，回答記者的提問(wèn)。五、做好對(duì)外宣傳會(huì)議秘書要積極做好對(duì)外宣傳工作，妥善處理與新54六、處理突發(fā)事件38會(huì)議應(yīng)急方案的內(nèi)容出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)負(fù)責(zé)解決的會(huì)議工作人員處理突發(fā)事件的方法相關(guān)鏈接閱讀六、處理突發(fā)事件38會(huì)議應(yīng)急方案的內(nèi)容出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)負(fù)責(zé)解決的會(huì)5520場(chǎng)地問(wèn)題會(huì)議中常見的場(chǎng)地問(wèn)題有：重復(fù)預(yù)訂房間造成的沖突，取暖或通風(fēng)系統(tǒng)出現(xiàn)故障等。設(shè)備問(wèn)題會(huì)議中常見的設(shè)備問(wèn)題缺少合適的設(shè)備或設(shè)備在使用過(guò)程中發(fā)生損壞。資料問(wèn)題宣傳材料的不足或短缺，資料沒(méi)有送到會(huì)議地點(diǎn)，都是會(huì)議中常見的資料問(wèn)題。健康與安全問(wèn)題會(huì)議中有時(shí)會(huì)出現(xiàn)意想不到的情況，如突發(fā)性的火災(zāi)等各種災(zāi)害的發(fā)生，某位代表患上了嚴(yán)重或高度傳染的疾病，因某種原因?qū)е屡c會(huì)人員出現(xiàn)食物中毒等。行為問(wèn)題會(huì)議中偶爾會(huì)出現(xiàn)發(fā)言人行為不當(dāng)或與會(huì)代表行為不當(dāng)。（1）會(huì)議應(yīng)急方案的內(nèi)容20場(chǎng)地問(wèn)題會(huì)議中常見的場(chǎng)地問(wèn)題有：重復(fù)預(yù)訂房間造成的沖突，56（2）出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)負(fù)責(zé)解決的會(huì)議工作人員1早做準(zhǔn)備、未雨綢繆；有效緩解危機(jī)；統(tǒng)一步調(diào)，出現(xiàn)問(wèn)題有回旋。明確指出小組工作人員的情況，注明各工作人員的職責(zé)。會(huì)議應(yīng)急方案要明確在會(huì)議籌備和舉行過(guò)程中，出現(xiàn)各種緊急或意外情況時(shí)，負(fù)責(zé)解決問(wèn)題的工作人員。擬寫會(huì)議應(yīng)急方案的作用：（2）出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)負(fù)責(zé)解決的會(huì)議工作人員1早做準(zhǔn)備、未雨綢繆；5701處理人員問(wèn)題02處理場(chǎng)地問(wèn)題03處理設(shè)備問(wèn)題04處理資料問(wèn)題05處理健康與安全問(wèn)題06處理行為問(wèn)題（3）處理突發(fā)事件的方法01處理人員問(wèn)題02處理場(chǎng)地問(wèn)題03處理設(shè)備問(wèn)題04處理資料58鏈接：跨國(guó)會(huì)議接待工作規(guī)范010203043．沿途報(bào)喜不報(bào)憂4．安排外賓住宿（1）營(yíng)造良好的住宿氛圍（2）提供相關(guān)資料（3）兼顧到外賓的家眷2．迎賓準(zhǔn)備（1）鮮花的選擇（2）胸花的佩戴（3）接機(jī)牌的裝飾1．外賓生活習(xí)慣（1）飲料（2）食物禁忌055．派送禮物鏈接：跨國(guó)會(huì)議接待工作規(guī)范010203043．沿途報(bào)喜不報(bào)憂59[閱讀材料]會(huì)議主持1．了解整個(gè)會(huì)議安排、議程。熟悉演講嘉賓簡(jiǎn)歷與演講內(nèi)容，并做簡(jiǎn)單提煉和概述。2．駕馭會(huì)場(chǎng)氣氛。對(duì)整個(gè)會(huì)議主題、各發(fā)言選題之間銜接關(guān)系，可做些簡(jiǎn)單評(píng)述并“串聯(lián)”起來(lái)。出現(xiàn)突發(fā)事件時(shí)，靈活應(yīng)對(duì)。3．會(huì)議總負(fù)責(zé)人需做好細(xì)致的“幕后”策劃、設(shè)計(jì)和組織工作。應(yīng)備好專門的文字素材提供給主持人參考，并當(dāng)面說(shuō)明會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)情況和對(duì)主持人的特別提醒。4．會(huì)議總負(fù)責(zé)人可以小紙條、便條等形式及時(shí)告知與會(huì)議主持相關(guān)的情況，如每個(gè)發(fā)言人的主題與立意、主辦單位意圖、臨時(shí)出現(xiàn)的變動(dòng)，以確保主持人很清晰地隨時(shí)掌握會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)情況。不要讓主持人有模糊唐突感。5．上午主持的時(shí)候要把下午的安排說(shuō)明一下，下午要把第二天安排再?gòu)?qiáng)調(diào)一遍，以提醒與會(huì)者再次確認(rèn)會(huì)議安排，準(zhǔn)時(shí)到會(huì)（多一點(diǎn)說(shuō)明、看似不經(jīng)意的提示可從心理上消減會(huì)議懶散的情緒，確保會(huì)議的嚴(yán)謹(jǐn)整齊）。會(huì)議主持人是會(huì)議的“中樞神經(jīng)系統(tǒng)”，起著承上啟下、調(diào)節(jié)會(huì)場(chǎng)氣氛的作用，不是簡(jiǎn)單的“報(bào)幕人”角色，需要對(duì)整個(gè)會(huì)議主題、過(guò)程有個(gè)總體把握，引導(dǎo)會(huì)議的方向，緩解與會(huì)者可能的抱怨和誤解。會(huì)議主持的語(yǔ)言分寸、時(shí)間把握和對(duì)發(fā)言人的評(píng)述都很有學(xué)問(wèn)可講。[閱讀材料]會(huì)議主持1．了解整個(gè)會(huì)議安排、議程。熟悉演講嘉賓60小型工作會(huì)議主持需要注意：1．根據(jù)議程，讓某些人僅出席部分時(shí)間的會(huì)議。2．每份資料的標(biāo)題處可注明“供參閱”、“供討論”、“供決策”等字樣，使與會(huì)者知道要在會(huì)上做什么。3．重要領(lǐng)導(dǎo)的發(fā)言和復(fù)雜論題需要充沛精力討論的，放在會(huì)議的前部。4．會(huì)議主席應(yīng)明確會(huì)議議程，寫下每個(gè)項(xiàng)目準(zhǔn)備達(dá)到的目標(biāo)、需要決定的討論要點(diǎn)，確定參會(huì)人員和準(zhǔn)備會(huì)議過(guò)程中需提問(wèn)的問(wèn)題。5．會(huì)議議程不宜過(guò)早分發(fā)，以免有些與會(huì)者可能會(huì)忘記或丟失，提前2-3天足夠了。6．在會(huì)議前半天應(yīng)電話再通知、提示一次。對(duì)需要準(zhǔn)備材料者應(yīng)提前一天以上做特別提醒，以引起對(duì)方重視。7．會(huì)議結(jié)束前，主持人總結(jié)要點(diǎn)，明確每項(xiàng)任務(wù)的責(zé)任人、執(zhí)行要素、注意事項(xiàng)、完成時(shí)間、會(huì)議成果。8．每次會(huì)議都要做筆錄，重要會(huì)議應(yīng)不晚于第3天即形成紀(jì)要發(fā)給與會(huì)者，在下一次會(huì)議時(shí)主持人可拿著上次會(huì)議紀(jì)要逐項(xiàng)對(duì)照檢查執(zhí)行情況。9．業(yè)務(wù)協(xié)調(diào)會(huì)議重點(diǎn)不在于講流水賬，而是把需要知會(huì)、需領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)、提示大家特別注意的動(dòng)向和問(wèn)題、需要大家協(xié)助的事項(xiàng)等等說(shuō)明清楚。小型工作會(huì)議主持需要注意：1．根據(jù)議程，讓某些人僅出席部分時(shí)61會(huì)后落實(shí)04會(huì)后落實(shí)0462案例導(dǎo)入：案例1：安排返程某公司邀請(qǐng)全國(guó)的客戶到昆明參加該公司新開發(fā)的產(chǎn)品洽談會(huì)。秘書王欣負(fù)責(zé)安排與會(huì)人員的返程工作，王欣想先解決容易預(yù)定的近地與會(huì)人員的車票，再慢慢解決北京等遠(yuǎn)地難以解決的車票預(yù)定，而且她認(rèn)為只要為客戶盡可能地預(yù)定火車硬臥鋪票就行了。結(jié)果，部分客戶因不能及時(shí)拿到返程的車票、機(jī)票，而對(duì)該公司十分不滿，使得洽談會(huì)的工作效果大打折扣。請(qǐng)根據(jù)案例1分析如何圓滿地做好會(huì)議的善后工作？案例導(dǎo)入：案例1：安排返程請(qǐng)根據(jù)案例1分析63案例導(dǎo)入：案例2：清退會(huì)議文件會(huì)議結(jié)束5天后，會(huì)議秘書處問(wèn)秘書初萌，詢問(wèn)前幾天借閱的一份年終人事調(diào)整的文件為什么沒(méi)按時(shí)歸還。初萌放下電話，翻查了所有的文件，卻無(wú)論如何找不到這份文件檔案。再打開自己的文件清退登記簿，也是只有借閱記錄而沒(méi)有歸還記錄。初萌回憶了一下當(dāng)時(shí)的情景，那幾天自己事情較多，印象里是將所有的該歸還的文件都交回了，這份人事調(diào)整文件到底是怎么回事卻無(wú)論如何想不起來(lái)了。案例2秘書在會(huì)議結(jié)束時(shí)應(yīng)該如何做好會(huì)議文件資料的清退工作？案例導(dǎo)入：案例2：清退會(huì)議文件案例2秘書在會(huì)議結(jié)束時(shí)應(yīng)該如何64知識(shí)平臺(tái)01STEP02STEP03STEP04STEP會(huì)議善后工作撰寫會(huì)議紀(jì)要整理會(huì)議文件資料會(huì)議經(jīng)費(fèi)結(jié)算會(huì)議結(jié)束并不意味著會(huì)議工作就結(jié)束了，應(yīng)做好必要的后續(xù)性工作，完美的結(jié)束工作才能給會(huì)議工作劃上圓滿的句號(hào)。知識(shí)平臺(tái)01STEP02STEP03STEP04STEP會(huì)議65整理會(huì)議室要點(diǎn)

收拾整理放置在會(huì)議室的茶杯、桌椅、煙灰缸和其他用品。清理并取走所有剩余的與會(huì)議有關(guān)的文件。檢查、歸還各種視聽設(shè)備，將會(huì)議室設(shè)備整理恢復(fù)到備用狀態(tài)。注意事項(xiàng)注意檢查與會(huì)者有無(wú)遺失文件、物品。臨時(shí)擺放在會(huì)議室的各種視聽設(shè)備要及時(shí)放回原處或辦理歸還手續(xù)。合理安排與會(huì)人員返程有外部人員參加的會(huì)議應(yīng)根據(jù)會(huì)議的長(zhǎng)短，外部與會(huì)人數(shù)多少等情況，及早安排好與會(huì)人員的返程事宜。做好與會(huì)人員的返程工作主要包括以下幾點(diǎn)：1.提早做好與會(huì)者車、船、飛機(jī)票的登記預(yù)售工作2.幫助與會(huì)者提前做好返程準(zhǔn)備01、撰寫會(huì)議紀(jì)要整理會(huì)議室要點(diǎn)合理安排與會(huì)人員返程有外部人員參加的會(huì)議應(yīng)根據(jù)6602、會(huì)議經(jīng)費(fèi)結(jié)算會(huì)議經(jīng)費(fèi)結(jié)算的工作流程通知與會(huì)人員結(jié)算時(shí)間地點(diǎn)→清點(diǎn)費(fèi)用支出發(fā)票→核實(shí)發(fā)票→填寫報(bào)銷單、將發(fā)票貼于報(bào)銷單背面→請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)者簽字→到財(cái)務(wù)部門報(bào)銷→與相關(guān)部門及人員結(jié)清費(fèi)用。02會(huì)議經(jīng)費(fèi)的結(jié)算工作1、收費(fèi)注意事項(xiàng)：（1）應(yīng)在會(huì)議通知或預(yù)訂表格中，詳細(xì)注明收費(fèi)的標(biāo)準(zhǔn)和方法。（2）應(yīng)注明與會(huì)人員可采用的支付方式如用信用卡收費(fèi)應(yīng)問(wèn)清姓名、卡號(hào)、有效期等。（3）開具發(fā)票的工作人員，事先要與財(cái)務(wù)部門確定正確的收費(fèi)開票程序，不能出任何差錯(cuò)。如果有些項(xiàng)目無(wú)法開具正式發(fā)票時(shí)，應(yīng)與會(huì)議代表協(xié)商，開具收據(jù)或證明。2、在訂購(gòu)各種設(shè)備和享受服務(wù)時(shí)，應(yīng)掌握付款方法和時(shí)間0102、會(huì)議經(jīng)費(fèi)結(jié)算會(huì)議經(jīng)費(fèi)結(jié)算的工作流程通知與會(huì)人員結(jié)算時(shí)間6703、撰寫會(huì)議紀(jì)要01一會(huì)議紀(jì)要的內(nèi)容02二會(huì)議紀(jì)要的要求03三工作程序03、撰寫會(huì)議紀(jì)要01一會(huì)議紀(jì)要的內(nèi)容02二會(huì)議紀(jì)要的要求068會(huì)議紀(jì)要的內(nèi)容分類01020304工作會(huì)議紀(jì)要研討會(huì)議紀(jì)要協(xié)調(diào)會(huì)議紀(jì)要辦公會(huì)議紀(jì)要會(huì)議紀(jì)要的內(nèi)容分類01020304工作會(huì)議紀(jì)要研討會(huì)議紀(jì)要協(xié)69會(huì)議紀(jì)要的內(nèi)容內(nèi)容會(huì)議情況簡(jiǎn)述對(duì)會(huì)議精神的闡發(fā)列為法定公文，版面編排由版頭、本體、版尾三部分，可不蓋公章。本體：標(biāo)題——公文式或簡(jiǎn)式（會(huì)議名稱+紀(jì)要）；時(shí)間——標(biāo)題下寫紀(jì)要印發(fā)時(shí)間，署名下寫成文時(shí)間；正文——概況：會(huì)期、會(huì)址、主持、參會(huì)、議題、結(jié)果六要素。主體：具體反映會(huì)議的主要情況、內(nèi)容與成果。結(jié)尾：可用簡(jiǎn)短、明確、有力的語(yǔ)句提出要求、希望、號(hào)召。簽署——正文右下方署明主辦單位或會(huì)議名稱。會(huì)議紀(jì)要的內(nèi)容內(nèi)容會(huì)議情況簡(jiǎn)述對(duì)會(huì)議精神的闡發(fā)列為法定公文，70會(huì)議紀(jì)要的要求（1）實(shí)事求是，忠于會(huì)議實(shí)際。（2）內(nèi)容要集中概括。（3）要有條理。會(huì)議紀(jì)要的擬寫要求印制并分發(fā)給有關(guān)部門有關(guān)人員或歸檔保存（1）確定印發(fā)范圍。（2）確認(rèn)接收者。（3）簽發(fā)會(huì)議執(zhí)行。會(huì)議紀(jì)要要按印發(fā)范圍和查看等級(jí)分發(fā)010203會(huì)議紀(jì)要的要求（1）實(shí)事求是，忠于會(huì)議實(shí)際。會(huì)議紀(jì)要的擬寫要71工作程序2起草、編寫會(huì)議紀(jì)要3確定印發(fā)范圍4接收者確認(rèn)5領(lǐng)導(dǎo)簽字6打印成文1完善會(huì)議記錄7印制、分發(fā)或歸檔保存工作程序2起草、編寫會(huì)議紀(jì)要3確定印發(fā)范圍4接收者確認(rèn)5領(lǐng)導(dǎo)7204、整理會(huì)議文件資料會(huì)議文件資料收集、整理的范圍收集會(huì)議文件的要求會(huì)議文件資料的立卷歸檔1．會(huì)前分發(fā)的文件。2．會(huì)議期間產(chǎn)生的文件。3．會(huì)后產(chǎn)生的文件。1．確定會(huì)議文件的收集范圍2．確定會(huì)議文件的清退范圍大中型會(huì)議文件的收集方法提前發(fā)出文件清退目錄，先由與會(huì)者個(gè)人清理，再統(tǒng)一交給大會(huì)秘書處。對(duì)會(huì)議工作人員，采取下發(fā)收集目錄，限時(shí)交退。04、整理會(huì)議文件資料會(huì)議文件資料收集、整理的范圍收集會(huì)議文73.會(huì)議文件資料立卷歸檔的步驟做好會(huì)議文件的收集整理工作確定會(huì)議文件的收集范圍。選擇收集文件的渠道，運(yùn)用收集文件的不同方法會(huì)議文件的立卷歸檔把會(huì)議過(guò)程中的一整套資料，進(jìn)行分類立卷歸檔。.會(huì)議文件資料立卷歸檔的步驟做好會(huì)議文件的收集整理工作確定會(huì)74會(huì)議文件資料立卷歸檔的注意事項(xiàng)會(huì)議文件資料立卷歸檔工作責(zé)任要落實(shí)到人。收集文件應(yīng)嚴(yán)格履行文件登記手續(xù)，并認(rèn)真檢查文件是否有缺件、缺頁(yè)、缺損的情況。收集整理過(guò)程中要注意保密會(huì)議文件立卷歸檔工作要嚴(yán)格遵守檔案制度。會(huì)議文件資料立卷歸檔的注意事項(xiàng)會(huì)議文件資料立卷歸檔工作責(zé)任要75相關(guān)鏈接秘書應(yīng)在閉會(huì)后的一周內(nèi)結(jié)束以下任務(wù)

日歷。

往來(lái)信件。

會(huì)議記錄。

資金。

總結(jié)會(huì)議。會(huì)議卷宗。相關(guān)鏈接秘書應(yīng)在閉會(huì)后的一周內(nèi)結(jié)束以下任務(wù)76相關(guān)鏈接從不同角度評(píng)估會(huì)議的效果任何會(huì)議的舉行，都有以下共同屬性：一是會(huì)議期間，必須付出一定的代價(jià)；二是會(huì)議應(yīng)有一定的目的；三是會(huì)議結(jié)束后，無(wú)論成功與否，或多或少都能給人以啟示，使人獲得一定的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)。會(huì)議效率的高低，不是一成不變的概念，需要從不同角度加以評(píng)估。1.從會(huì)議品質(zhì)的角度評(píng)估為了評(píng)估會(huì)議的效果，可以分開評(píng)估會(huì)議的各個(gè)部分，并就其做出判斷。下面提供了一份評(píng)估會(huì)議質(zhì)量的清單，可以作為評(píng)估時(shí)的參考。（1）會(huì)議目的。（2）印刷品。（3）地點(diǎn)。（4）交通（5）會(huì)場(chǎng)布置。（6）器材設(shè)備。（7）發(fā)言者。（8）與會(huì)者的意見。相關(guān)鏈接從不同角度評(píng)估會(huì)議的效果77相關(guān)鏈接2.從經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)的角度評(píng)估對(duì)剛剛結(jié)束的會(huì)議做出評(píng)估，促使下一次會(huì)議開得更有成效，費(fèi)用更少。如果不得不跳過(guò)評(píng)估階段，或者是第一次策劃籌辦會(huì)議，下面的幾個(gè)辦法，可以在會(huì)議上少花錢，且獲得最大的價(jià)值上提供幫助。（1）會(huì)議要開得短。（3）特別注意選擇地點(diǎn)。（4）對(duì)與會(huì)者的名單要精益求精（5）如果請(qǐng)公關(guān)公司籌辦會(huì)議，應(yīng)多看多問(wèn)。（6）如果對(duì)于某會(huì)議承辦公司的工作感到滿意，可考慮與其長(zhǎng)期合作。（7）討價(jià)還價(jià)。上面提到的經(jīng)驗(yàn)，有助于會(huì)議舉辦者參考。如果動(dòng)用企業(yè)內(nèi)部資源籌辦下一次會(huì)議，應(yīng)首先明確：什么應(yīng)當(dāng)做，什么應(yīng)當(dāng)避免。如果是由公關(guān)公司代為籌辦，可以先問(wèn)問(wèn)他們是否有某種形式的評(píng)估，他們也許會(huì)很樂(lè)意滿足這一要求。多數(shù)會(huì)議承辦公司知道，客戶越來(lái)越不重視會(huì)議表面的熱鬧和氣派，而在乎會(huì)議是否能做更有效的變動(dòng)。因此，這一方面的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)正在加強(qiáng)。相關(guān)鏈接2.從經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)的角度評(píng)估78高效開會(huì)05高效開會(huì)0579高效開會(huì)14010402050306學(xué)習(xí)目標(biāo)案例導(dǎo)入知識(shí)平臺(tái)相關(guān)鏈接閱讀材料技能訓(xùn)練高效開會(huì)14010402050306學(xué)習(xí)目標(biāo)案例導(dǎo)入知識(shí)平臺(tái)80學(xué)習(xí)目標(biāo)1.了解影響會(huì)議成效的因素和高效會(huì)議的特征；2.掌握提升會(huì)議效能的策略。學(xué)習(xí)目標(biāo)1.了解影響會(huì)議成效的因素和高效會(huì)議的特征；81案例導(dǎo)入34日本企業(yè)的“會(huì)議革命”日本的大小企業(yè)都在熱烈地展開“會(huì)議革命”，強(qiáng)化自身競(jìng)爭(zhēng)力，以期由此帶來(lái)利潤(rùn)。在豐田汽車的辦公室里，處處可看到這樣的標(biāo)題：“只開有實(shí)際效果的會(huì)議!”、“準(zhǔn)時(shí)開始，最好一小時(shí)內(nèi)結(jié)束”、“重點(diǎn)在實(shí)際行動(dòng)”。在日產(chǎn)被稱為“價(jià)值優(yōu)先”的跨部門會(huì)議，不請(qǐng)部長(zhǎng)出席。因?yàn)椴块L(zhǎng)是做最后決定的人，如果與會(huì)，可能影響討論方向的內(nèi)容。[案例討論]1.案例1《三星是這樣開會(huì)的》所提到的“3.3.7”原則代表著怎樣一種“會(huì)議文化”？對(duì)提升會(huì)議效率有何作用？2.案例2《日本企業(yè)的“會(huì)議革命”》對(duì)高效開會(huì)有什么啟示？案例導(dǎo)入34日本企業(yè)的“會(huì)議革命”[案例討論]82知識(shí)平臺(tái)提高會(huì)議效能的策略03高效會(huì)議的特征02影響會(huì)議效率的因素01調(diào)查發(fā)現(xiàn)，至少有50%以上的會(huì)議是沒(méi)有效能的。做好會(huì)議管理，保證會(huì)議質(zhì)量，提高會(huì)議效率是管理者應(yīng)潛心研究的問(wèn)題。知識(shí)平臺(tái)提高會(huì)議效能的策略03高效會(huì)議的特征02影響會(huì)議效率83知識(shí)平臺(tái)—影響會(huì)議的因素12345沒(méi)做好會(huì)議的準(zhǔn)備工作，致使會(huì)議匆促而無(wú)成效。678910一把手不重視會(huì)議，不抓實(shí)效，使與會(huì)者敷衍應(yīng)付了事。開會(huì)仍停留在口+筆的傳統(tǒng)模式，沒(méi)有利用好現(xiàn)代技術(shù)，致使開會(huì)成本居高不下。

領(lǐng)導(dǎo)者缺少會(huì)議成本觀念，沒(méi)有考慮會(huì)議時(shí)間的無(wú)形損失。

會(huì)議缺少責(zé)任績(jī)效制約，沒(méi)有良好會(huì)議制度。目的和結(jié)果在會(huì)議進(jìn)行中忽然發(fā)現(xiàn)皆不明確，致使會(huì)議毫無(wú)意義。會(huì)議時(shí)間安排不當(dāng)。會(huì)議地點(diǎn)設(shè)置不當(dāng)，或環(huán)境不好，致使會(huì)議時(shí)常被干擾。開會(huì)對(duì)象的選擇有誤。主持人缺乏影響力，被與會(huì)者牽著鼻子跑，跑離了會(huì)議主題。知識(shí)平臺(tái)—影響會(huì)議的因素12345沒(méi)做好會(huì)議的準(zhǔn)備工作，致84知識(shí)平臺(tái)—高效會(huì)議的特征高效會(huì)議具有以下八大特征：只有必要時(shí)才召開；經(jīng)過(guò)好好籌備過(guò)；擬定和分發(fā)了議程表；嚴(yán)格遵守了時(shí)間；一切都是按部就班；請(qǐng)了最有經(jīng)驗(yàn)的人出席；結(jié)束時(shí)做了評(píng)論和總結(jié)；記錄了決定、建議和負(fù)責(zé)人。知識(shí)平臺(tái)—高效會(huì)議的特征高效會(huì)議具有以下八大特征：85知識(shí)平臺(tái)—提升會(huì)議效能的策略從會(huì)議要素的角度來(lái)提升從會(huì)議過(guò)程的角度來(lái)提升知識(shí)平臺(tái)—提升會(huì)議效能的策略從會(huì)議要素的角度來(lái)提升從會(huì)議過(guò)86從會(huì)議要素的角度來(lái)提升1.議題明確2.議程清晰3.精選與會(huì)者4.指定會(huì)議主持知識(shí)平臺(tái)—提升會(huì)議效能的策略一次會(huì)議，最好只有一個(gè)主題?？梢约袝r(shí)間和精力，集中有關(guān)人員，高效解決問(wèn)題。議題越多，參加人員越多，陪綁的也越多，效率也就越低下，成本也就越高。要有明確的議程及時(shí)間分配規(guī)則，方好有效控制會(huì)議的進(jìn)程和時(shí)間使用，確保會(huì)議高效。議程安排上，不要領(lǐng)導(dǎo)先講話，先表態(tài)，避免有的人“話里聽音”拍馬屁，從而失去民主按領(lǐng)導(dǎo)意見辦，或不能集思廣益，積極發(fā)掘更多創(chuàng)意。

會(huì)議的召開，并不是人越多越好。人多不僅會(huì)增加會(huì)議成本，延長(zhǎng)會(huì)議時(shí)間，也會(huì)增加扯皮的可能性，不容易形成一致的會(huì)議結(jié)論，也不利于會(huì)議控制。因此，要本著“相關(guān)性”和“少而精”的原則，精選參加會(huì)議的人員，不要讓不相關(guān)的人參加，避免“陪綁”的現(xiàn)象。無(wú)論是何種形式的會(huì)議，必須要明確指定會(huì)議主持人。會(huì)議主持人要嚴(yán)格按照會(huì)議的議程、時(shí)間安排等做好會(huì)議的主持和控制。從會(huì)議要素的角度來(lái)提升1.議題明確2.議程清晰3.精選與會(huì)者87從會(huì)議要素的角度來(lái)提升5.做好會(huì)議記錄

6.選擇合適的會(huì)議時(shí)間7.選擇合適的會(huì)議地點(diǎn)知識(shí)平臺(tái)—提升會(huì)議效能的策略

會(huì)議記錄的主要內(nèi)容包括會(huì)議的全部要素（議題、議程、時(shí)間、地點(diǎn)、參與人、主持人、記錄人）、出勤情況、發(fā)言情況、決策情況、待追蹤事項(xiàng)、會(huì)議附件等。同時(shí)，為了及時(shí)貫徹會(huì)議的精神，增強(qiáng)會(huì)議時(shí)效性，趁熱打鐵追蹤會(huì)后的待完成事項(xiàng)，會(huì)議記錄要在會(huì)議結(jié)束后24小時(shí)內(nèi)完成并發(fā)送到與會(huì)人員手中。上午10-12點(diǎn)和下午1-3點(diǎn)是比較適合開會(huì)的時(shí)段。（1）會(huì)議室大小要適當(dāng)。（2）桌椅擺放要符合會(huì)議討論的要求。（3）要選擇安靜的會(huì)議場(chǎng)所，同時(shí)，要選擇隔音好的房間，避免影響他人或泄密從會(huì)議要素的角度來(lái)提升5.做好會(huì)議記錄6.選擇合適的會(huì)議時(shí)881.會(huì)前做好準(zhǔn)備（1）提前準(zhǔn)備好會(huì)議議題、議程、會(huì)議材料并確定參與人、主持人和記錄人等；（2）會(huì)議議題、議程、時(shí)間、地點(diǎn)確定后，要提前告知參會(huì)人員并提前發(fā)放相關(guān)會(huì)議資料。會(huì)議通知不能僅僅只通過(guò)郵件、短信的方式通知，為了表示對(duì)會(huì)議的重視并確保參會(huì)人員及時(shí)收到會(huì)議通知，必須要輔以電話的方式或當(dāng)面再次通知，并提醒與會(huì)人員應(yīng)做好哪些準(zhǔn)備。（3）提前準(zhǔn)備好會(huì)場(chǎng)、開會(huì)設(shè)施、會(huì)議討論材料、會(huì)議簽到表等。（1）會(huì)議記錄要明確記錄待追蹤事項(xiàng)。以下為待《××?xí)h追蹤事項(xiàng)表》，可參考：（2）會(huì)議發(fā)起人要指定專人（會(huì)議主持人、記錄人或其他人員）來(lái)追蹤待完成工作的進(jìn)度，并明確指出追蹤的頻率（多久追蹤一次）和匯報(bào)的頻率（多久匯報(bào)一次），直至所有事項(xiàng)徹底完成。（3）如是例行會(huì)議，可以在下一次會(huì)議前，整理出待完成事項(xiàng)表的追蹤情況（可在上述表格中，再增加一列“至×月×日實(shí)際完成情況”），在例會(huì)上公開曬進(jìn)度，以督促相關(guān)人員保質(zhì)保量地完成任務(wù)。同時(shí)，此份表格中的已完成事項(xiàng)可刪除，未完成事項(xiàng)集中整理后，可作為此次會(huì)議的附件再發(fā)送給全體與會(huì)人員。（1）確保會(huì)議按時(shí)開始，并嚴(yán)格按照會(huì)議議程進(jìn)行；（2）嚴(yán)格把控會(huì)議時(shí)間和進(jìn)度，避免會(huì)議的拖沓和冗長(zhǎng)，并要按時(shí)結(jié)束；（3）營(yíng)造活躍的討論氣氛，維持開放平等的會(huì)議環(huán)境，給予參與者均等的發(fā)言機(jī)會(huì)并引導(dǎo)大家積極發(fā)言或獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策。（4）保障與會(huì)者相互尊重彼此所發(fā)表的意見，并保護(hù)與會(huì)人員不受人身攻擊。（5）控制會(huì)議秩序，避免過(guò)度爭(zhēng)吵或題外話，如發(fā)現(xiàn)跑題，應(yīng)立即予以制止。（6）對(duì)討論的結(jié)果及時(shí)進(jìn)行匯總，并形成會(huì)議結(jié)論。3.會(huì)后做好跟蹤2.會(huì)中做好控制知識(shí)平臺(tái)—提升會(huì)議效能的策略從會(huì)議過(guò)程的角度來(lái)提升1.會(huì)前做好準(zhǔn)備（1）提前準(zhǔn)備好會(huì)議議題、議程、會(huì)議材料并確89相關(guān)鏈接主持人或組織者要有幽默感供大家討論的議題要具體會(huì)議組織者要?jiǎng)?chuàng)造民主氛圍在會(huì)議舉行過(guò)程中適當(dāng)運(yùn)用幽默語(yǔ)言，提起與會(huì)者的精神和興趣，使大家有親切感、輕松感，產(chǎn)生主動(dòng)參與意識(shí)和欲望，關(guān)鍵要掌握一定的“度”。組織者提供較具體的議題，便于大家在討論時(shí)下手。當(dāng)討論來(lái)年計(jì)劃時(shí)，可分階段討論。比如：“明年第一季度的主要任務(wù)是什么？”，“哪個(gè)部門負(fù)責(zé)？”，“有什么任務(wù)指標(biāo)？”等。這些問(wèn)題都很具體，便于大家針對(duì)性討論，如此會(huì)議就不會(huì)“冷場(chǎng)”了。不要在會(huì)議上指責(zé)發(fā)言者，即使說(shuō)錯(cuò)了，也不能當(dāng)面點(diǎn)明，以解釋的方式進(jìn)行比較合適。千萬(wàn)不要以簡(jiǎn)單、粗魯?shù)姆绞叫惺隆Ｈ绻@樣，要么對(duì)方沉默，要么相互爭(zhēng)論，總之效果適得其反?？刂茣?huì)議的特殊技巧—如何營(yíng)造踴躍發(fā)言的氛圍相關(guān)鏈接主持人或組織者要有幽默感供大家討論的議題要具體會(huì)議組90相關(guān)鏈接25控制會(huì)議的特殊技巧—如何緩解會(huì)議出現(xiàn)的緊張氣氛有時(shí)，會(huì)議可能出現(xiàn)一些意想不到的事情。有些人甚至利用會(huì)議這種特殊形式來(lái)發(fā)泄私人恩怨，使組織難堪。面對(duì)這種情況，首先不要緊張害怕，其次不要以牙還牙，要保持自己的身份；再次就是要用巧妙的語(yǔ)言，從容對(duì)待。這需要組織者有良好的心里素質(zhì)和綜合能力。比如，一位與會(huì)人員指著主持者大聲說(shuō)道：“你算什么？照照鏡子，看看你的模樣！”這時(shí)主持者應(yīng)該和氣有禮地回答：“謝謝你的批評(píng)。真的，我在平時(shí)工作中確實(shí)還有很多需要改進(jìn)的地方，自身努力也需要加強(qiáng)，幸虧大家都能給予真誠(chéng)相助，才使我的工作得以順利完成。我也衷心希望大家繼續(xù)關(guān)心和支持我的工作，在此謝謝了！”如果這樣，能有利于會(huì)議緊張氣氛的緩解，也會(huì)贏得與會(huì)多數(shù)人的佩服、尊重，從而使他們的立場(chǎng)站到主持者的一邊。要記住，對(duì)方的不理智，大家自有分辨。作為組織者的不理解，不僅會(huì)使會(huì)議因矛盾激化而陷入僵局，而且會(huì)被大家認(rèn)為無(wú)能。相關(guān)鏈接25控制會(huì)議的特殊技巧—如何緩解會(huì)議出現(xiàn)的緊張氣氛有91閱讀材料對(duì)出席者一視同仁，不分上下02開會(huì)之前針對(duì)主題提出自己的見解01對(duì)事不對(duì)人，不因個(gè)人喜好而區(qū)別對(duì)待他人04不受利害及感情影響0305服從眾人決議02通力合作以期在短時(shí)間內(nèi)完成工作06閱讀材料對(duì)出席者一視同仁，不分上下02開會(huì)之前針對(duì)主題提出自92任務(wù)2：根據(jù)自己對(duì)高效開會(huì)了解認(rèn)知情況，結(jié)合李可小說(shuō)《杜拉拉升職記2華年似水》中“會(huì)議的經(jīng)典”章節(jié)，感受杜拉拉在會(huì)議中的表現(xiàn)，思考如何有效提高和控制會(huì)議進(jìn)程的？任務(wù)1：網(wǎng)上搜索更多關(guān)于高效開會(huì)的方法和對(duì)策；結(jié)合本項(xiàng)目開頭兩個(gè)案例，運(yùn)用所學(xué)知識(shí)，研討分析秘書在提高會(huì)議效率方面所起的作用。以小組為團(tuán)隊(duì)，每組制作一份案例分析報(bào)告；派1名代表登臺(tái)講演，時(shí)間不超過(guò)8分鐘。技能訓(xùn)練任務(wù)1：網(wǎng)上搜索更多關(guān)于高效開會(huì)的方法和對(duì)策；結(jié)合本項(xiàng)目開頭93會(huì)議組織與管理綜合實(shí)訓(xùn)06會(huì)議組織與管理綜合實(shí)訓(xùn)0694實(shí)訓(xùn)目標(biāo)01目標(biāo)一通過(guò)綜合實(shí)訓(xùn)，將理論應(yīng)用于實(shí)踐，深刻領(lǐng)悟并掌握會(huì)議組織和管理的具體內(nèi)涵；02目標(biāo)二通過(guò)案例分析和情境模擬演示，準(zhǔn)確認(rèn)知秘書辦會(huì)的內(nèi)涵，理解秘書會(huì)務(wù)工作的特征，把握會(huì)前等備、會(huì)中服務(wù)、會(huì)后落實(shí)的工作內(nèi)容，了解高效會(huì)議的組織與管理方法；03目標(biāo)三通過(guò)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)掌握會(huì)議信息，對(duì)會(huì)議實(shí)施有效的指揮和控制，培養(yǎng)會(huì)務(wù)服務(wù)的能力。實(shí)訓(xùn)目標(biāo)01目標(biāo)一通過(guò)綜合實(shí)訓(xùn)，將理論應(yīng)用于實(shí)踐，深刻領(lǐng)悟并95實(shí)訓(xùn)案例濱江市商業(yè)糖酒批發(fā)公司是一家由全民企業(yè)改制的股份制企業(yè)，公司經(jīng)濟(jì)實(shí)力雄厚，主營(yíng)糖、酒、副食品、非酒精飲料、滋補(bǔ)品、糧油及制品、食用香精及添加劑，兼營(yíng)日用百貨、針紡織品、文化用品、五金、交電等。公司營(yíng)銷方式以調(diào)撥、批發(fā)為主，輔以零售、代購(gòu)、代銷，薄利多銷為該公司的一大特色。該公司目前已與國(guó)內(nèi)150多家廠商建立了直接的業(yè)務(wù)關(guān)系，以互惠互利為合作之本。各廠商通過(guò)該公司反饋的信息，在理和經(jīng)營(yíng)上都獲益匪淺，也使該公司得到了更多的信賴，相互合作更加緊密。適逢濱江市商業(yè)糖酒批發(fā)公司投資興建的商業(yè)大廈竣工暨商場(chǎng)開業(yè)，為進(jìn)一步加強(qiáng)工商合作，濱江市商業(yè)糖酒批發(fā)公司決定召開商品供貨商業(yè)務(wù)懇談會(huì)，邀請(qǐng)年供貨1000萬(wàn)元以上的30家企業(yè)的老總蒞臨濱江市共謀發(fā)展，同時(shí)為濱江市商業(yè)大廈商場(chǎng)開業(yè)剪彩。剪彩后，30家廠商的老總還將舉行購(gòu)物簽名活動(dòng)。在濱江市商業(yè)糖酒批發(fā)公司辦公室主任夏雨的精心準(zhǔn)備下，上午的業(yè)務(wù)懇談會(huì)議在友好、熱情的氣須中開始。由于大家相互間都很熟恐，又有一段時(shí)間沒(méi)有見面，因此會(huì)議開始的很長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)大家都在相互問(wèn)好，談?wù)搶?duì)近期國(guó)家大事的看法。作為會(huì)議召集人的夏雨，很想控制會(huì)議的進(jìn)程，但她不知道怎樣說(shuō)。事后，公司老總批評(píng)了辦公室主任夏雨，認(rèn)為本次會(huì)議沒(méi)有達(dá)到預(yù)期的效果。濱江市商業(yè)糖酒批發(fā)公司商品供貨商業(yè)務(wù)懇談會(huì)實(shí)訓(xùn)濱江市商業(yè)糖酒批發(fā)公司是一家由全民企業(yè)改制的股份制企業(yè)，96實(shí)訓(xùn)任務(wù)任務(wù)1：分組進(jìn)行案例研討。結(jié)合本模塊“會(huì)前第備”項(xiàng)目知識(shí)點(diǎn)以及本案例的具體內(nèi)容，研討和分析濱江市商業(yè)糖酒批發(fā)公司在召開商品供貨商業(yè)務(wù)思談會(huì)前應(yīng)做好哪些算備工作。以小組為團(tuán)隊(duì)，每組制作一份策劃方案；派1名代表登臺(tái)演講，時(shí)間不超過(guò)8分鐘。任務(wù)2：分組進(jìn)行案例情境模擬示。結(jié)合本模塊“會(huì)中服務(wù)”項(xiàng)目知識(shí)點(diǎn)以及本案例的具體內(nèi)容，設(shè)計(jì)情境劇，撰寫詳細(xì)腳本，分組進(jìn)行情境模擬演示：1）模擬懇談會(huì)前簽到、引導(dǎo)就座服務(wù)工作；2）模擬演示思談會(huì)期間奉送茶水、做好會(huì)議記錄。任務(wù)3：分組進(jìn)行案例情境模擬演示。針對(duì)懇談會(huì)期間出現(xiàn)的下列情況，設(shè)計(jì)情境劇，撰寫細(xì)腳本，分組進(jìn)行情境模擬演示，協(xié)助會(huì)議召集人控制會(huì)議進(jìn)程：1）與會(huì)者偏離議程；2）會(huì)議決定片面：3）與會(huì)者沉默，沒(méi)有氣氛；4）會(huì)議決定與現(xiàn)行政策或規(guī)定相抵觸。任務(wù)4：分組進(jìn)行案例研討。結(jié)合本模塊“會(huì)后落實(shí)”項(xiàng)目知識(shí)點(diǎn)以及本案例的具體內(nèi)容，研討和分析會(huì)后應(yīng)做好哪些善后工作，收集、整理本次會(huì)議中的文件資料，并對(duì)本次會(huì)議進(jìn)行總結(jié)和評(píng)估。以小組為團(tuán)隊(duì)，每組制作一份會(huì)議善后與評(píng)估資料；派1名代表登臺(tái)交流，時(shí)間不超過(guò)8分鐘。實(shí)訓(xùn)任務(wù)任務(wù)1：分組進(jìn)行案例研討。結(jié)合本模塊“會(huì)前第備”項(xiàng)目97實(shí)訓(xùn)提示1．會(huì)前計(jì)劃與籌備的主要內(nèi)容：安排會(huì)議議題、邀請(qǐng)與會(huì)者、安排會(huì)議日程與議程、確定會(huì)議地點(diǎn)、布置會(huì)場(chǎng)、及時(shí)發(fā)送會(huì)議通知等。2．會(huì)議期間簽到的方式：1）簿式簽到，富有紀(jì)念性的會(huì)議可采用；2）卡片簽到,事先把卡片發(fā)給代表，由其在上面簽名，進(jìn)入會(huì)場(chǎng)時(shí)交出，大中型會(huì)議采用；3）電子簽到機(jī)；4）秘書代簽，小型會(huì)議不必發(fā)簽到證，由秘書在與會(huì)者名單上做記號(hào)，表示已到會(huì)。與會(huì)者簽到時(shí)，秘書可發(fā)給他們一個(gè)事先準(zhǔn)備好的資料袋，內(nèi)裝會(huì)議需要的各種資料以及必要的文具。3．會(huì)議期間奉送茶水：茶水應(yīng)先端給外單位的人或坐在上座的人；茶杯最好不要放在會(huì)議桌上；將熱水瓶放在會(huì)議室里，以備與會(huì)者用茶；每隔半小時(shí)要倒一次茶。4．會(huì)議記錄要求：1）完整。會(huì)議記錄必須體現(xiàn)會(huì)議的實(shí)際進(jìn)程、會(huì)議的主要情況、發(fā)言的主要內(nèi)容和意見，不要遺漏。2）簡(jiǎn)潔。會(huì)議記錄是會(huì)議進(jìn)程的簡(jiǎn)潔記載，不應(yīng)當(dāng)與報(bào)告混淆。3）準(zhǔn)確。內(nèi)容表述要真實(shí)，重要的意思應(yīng)當(dāng)記錄原話，不得任意取舍、增刪。會(huì)議記錄要擇要而記：1）記錄一次會(huì)議，要圍繞會(huì)議議題、會(huì)議主持人和主要領(lǐng)導(dǎo)同志發(fā)言的中心思想，以及與會(huì)者的不同意見或者有爭(zhēng)議的問(wèn)題、結(jié)論性意見、決定或決議等：2）記錄一個(gè)人的發(fā)言，要記錄其發(fā)言要點(diǎn)、主要論據(jù)和結(jié)論，論證過(guò)程可以不記：3）記錄一句話，要記這句話的中心詞，修飾語(yǔ)可以不記。5．會(huì)議期間轉(zhuǎn)接電話：開會(huì)的時(shí)候，不是特別緊急的電話，一般都不轉(zhuǎn)接；一般的電話，可記下內(nèi)容，等會(huì)議中間休息或散會(huì)后交給當(dāng)事人；如果情況緊急，可把來(lái)電者的姓名及來(lái)電內(nèi)容寫在便條上交給當(dāng)事人，并等待指示。實(shí)訓(xùn)提示1．會(huì)前計(jì)劃與籌備的主要內(nèi)容：安排會(huì)議議題、邀請(qǐng)與會(huì)986．秘書在會(huì)議期間要協(xié)助上司控制會(huì)議動(dòng)態(tài)：1）當(dāng)與會(huì)者偏離議程時(shí)，提醒與會(huì)者嚴(yán)格按照議程進(jìn)行；2）當(dāng)與會(huì)者以某種錯(cuò)誤的或者片面的情況作為解決問(wèn)題的根據(jù)時(shí)，在征得會(huì)議主持人同意后，應(yīng)向與會(huì)者如實(shí)反映真實(shí)情況：3）會(huì)議上，當(dāng)部分與會(huì)者沉默時(shí)，應(yīng)向會(huì)議主持人建議，盡可能讓更多的人提出問(wèn)題；4）當(dāng)會(huì)議作出的決定與現(xiàn)行的政策或規(guī)定相抵觸時(shí)，應(yīng)主動(dòng)提出有關(guān)政策或規(guī)定，請(qǐng)與會(huì)者注意。7．會(huì)后的善后處理。會(huì)場(chǎng)清理包括：1）水杯、茶具清理：2）退還設(shè)備及器材；3）會(huì)議文件回收。大中型會(huì)議在會(huì)議結(jié)東前應(yīng)開具清退文件目錄，發(fā)給與會(huì)者。會(huì)議結(jié)東后，按清單全部收回文件。日常工作會(huì)議，可以在會(huì)議結(jié)束后將文件當(dāng)場(chǎng)收回。同時(shí)，將會(huì)議記錄整理并加工成會(huì)議紀(jì)要。實(shí)訓(xùn)提示6．秘書在會(huì)議期間要協(xié)助上司控制會(huì)議動(dòng)態(tài)：1）當(dāng)與會(huì)者偏離議99本模塊結(jié)束,謝謝！本模塊結(jié)束,謝謝！100秘書理論與實(shí)務(wù)THEORYANDPRACTICEOFSECRETARY秘書理論與實(shí)務(wù)THEORYANDPRACTI101模塊五會(huì)議組織與管理模塊五會(huì)議組織與管理102不開空話連篇的會(huì)，不發(fā)離題萬(wàn)里的議論。

——鄧小平唯一有價(jià)值的創(chuàng)意會(huì)議是，參與的每個(gè)人都以相同的事實(shí)開始為討論的基準(zhǔn)，不論點(diǎn)子乍聽之下有多狂野，也都有雅量相待，并表現(xiàn)出謙和的尊重?！绹?guó)廣告大師李?yuàn)W·貝納職場(chǎng)名言不開空話連篇的會(huì)，不發(fā)離題萬(wàn)里的議論。職場(chǎng)名言103會(huì)前籌備辦會(huì)認(rèn)知會(huì)中服務(wù)會(huì)后落實(shí)高效開會(huì)目錄CONTENTS會(huì)議組織與管理綜合實(shí)