《質(zhì)量管理學(xué)》第十章：質(zhì)量管理體系文件的編寫

第十章質(zhì)量管理體系文件的編寫第一節(jié) 質(zhì)量管理體系文件編制概述一、質(zhì)量管理體系文件的重要性(一)質(zhì)量管理體系文件的含義(二)質(zhì)量管理體系文件的價值與作用1.文件的價值廣義的文件就是“信息及其承載媒體”，把它用于質(zhì)量管理體系即成為質(zhì)量管理體系文件。概括地講文件的價值是傳遞信息、溝通意圖、統(tǒng)一行動。2.文件的作用

(1)滿足顧客要求和質(zhì)量改進。(2)提供適宜的培訓(xùn)。(3)重復(fù)性（或再現(xiàn)性）和可追溯性。(4)提供客觀證據(jù)。(5)評價質(zhì)量管理體系的有效性和持續(xù)適宜性。一個組織文件的多少及詳略程度取決于：①組織的類型和規(guī)模；②過程的復(fù)雜性和相互作用；③產(chǎn)品的復(fù)雜性；④顧客要求；⑤適用的法律法規(guī)要求；⑥人員的技能水平和培訓(xùn)等諸多因素。二、質(zhì)量管理體系文件的內(nèi)容(一)形成文件的質(zhì)量方針和質(zhì)量目標1.質(zhì)量方針2.質(zhì)量目標(二)質(zhì)量手冊質(zhì)量手冊的內(nèi)容應(yīng)包括：1.清楚地闡述質(zhì)量管理體系的范圍，如果存在刪減則應(yīng)說明已被刪的標準要求，包括任何刪減的細節(jié)和這種刪減的合理性。2.應(yīng)包括或引用GB/T19001-2000標準要求的和質(zhì)量管理體系所要求的形成文件的程序。3.對經(jīng)識別和建立的質(zhì)量管理體系的過程之間的相互作用給予表述。

(三)程序文件GB/T19001-2000標準中規(guī)定的須編制程序文件的要求是：

4.2.3文件控制；4.2.4記錄控制；8.2.2內(nèi)部審核；8.3不合格品的控制；8.5.2糾正措施；8.5.3預(yù)防措施。(四)作業(yè)文件作業(yè)文件是指為使質(zhì)量管理體系增值并證實符合性，組織所編制的有關(guān)規(guī)范、標準、規(guī)定、規(guī)程、計劃、作業(yè)指導(dǎo)書、流程圖以及一些制度、辦法的總稱

(五)記錄記錄是指“闡明所取得的結(jié)果或提供所完成活動的證據(jù)的文件”。在質(zhì)量管理體系文件中“是一種特殊類型的文件”

(六)質(zhì)量計劃質(zhì)量計劃是“對特定的項目、產(chǎn)品、過程或合同，規(guī)定由誰及何時應(yīng)使用哪些程序相關(guān)資源的文件”。

質(zhì)量計劃可規(guī)定：1.需達到的質(zhì)量目標（如，特性或規(guī)范、美學(xué)、可靠性、綜合指標等）；2.企業(yè)實際運作的各過程的步驟（可用流程圖等形式展示過程的各項活動）；3.在項目的各個不同階段，職責(zé)、權(quán)限和資源的具體分配；4.實施中需采用的具體書面程序和指導(dǎo)書；5.有關(guān)階段（如設(shè)計、采購、生產(chǎn)、檢驗等）適用的試驗、檢查、檢驗和評審大綱；6.達到質(zhì)量目標的測量方法；7.隨項目的進展而修改和完善質(zhì)量計劃的程序；8.為達到質(zhì)量目標必須采取的其他措施，為更新檢驗技術(shù)、研究新的工藝方法和設(shè)備、用戶的監(jiān)督、驗證等；9.需補充的質(zhì)量記錄。三、質(zhì)量管理體系文件編制應(yīng)遵循的原則與注意事項(一)質(zhì)量管理體系文件編制應(yīng)遵循的原則1.系統(tǒng)性2.繼承性3.適宜性4.指令性5.增值性(二)質(zhì)量管理體系文件編制的注意事項1.領(lǐng)導(dǎo)決策2.培訓(xùn)先行3.調(diào)查入手4.編寫規(guī)范5.上下結(jié)合6.精心審批文件定稿后，應(yīng)由授權(quán)人負責(zé)審批。一般授權(quán)人是：(1)質(zhì)量手冊由最高管理者審批；(2)程序文件由管理者代表審批；(3)作業(yè)指導(dǎo)書由該使用部門負責(zé)人審批；(4)記錄可與程序文件或作業(yè)指導(dǎo)書結(jié)合，由相關(guān)負責(zé)人審批。第二節(jié)質(zhì)量手冊的編寫一、編制質(zhì)量手冊的目的和質(zhì)量手冊的特性(一)編制質(zhì)量手冊的目的1.貫徹組織的質(zhì)量方針、落實組織的質(zhì)量目標2.有效運行組織的質(zhì)量管理體系3.促進質(zhì)量活動的開展4.為質(zhì)量管理體系審核提供依據(jù)5.對外展示組織的質(zhì)量管理體系(二二)質(zhì)質(zhì)量量手手冊冊的的特特性性質(zhì)量手手冊應(yīng)應(yīng)具備備下列列性質(zhì)質(zhì)：1.法法規(guī)規(guī)性2.系系統(tǒng)統(tǒng)性3.協(xié)協(xié)調(diào)調(diào)性4.先先進進性5.可可行行性6.可可檢檢查性性二、質(zhì)質(zhì)量手手冊的的編寫寫方法法(一)封封面、、目錄錄的設(shè)設(shè)計1.封封面面在質(zhì)量量手冊冊的封封面應(yīng)應(yīng)給出出下列列信息息：(1)組組織（（公司司）名名稱；；(2)手手冊名名稱；；(3)手手冊類類屬和和編號號；(4)所所依據(jù)據(jù)的標標準代代號；；(5)版版本、、修改改碼、、受控控標識識等；；(6)頒頒發(fā)對對象或或持有有者；；(7)頒頒發(fā)和和實施施日期期；(8)組組織（（公司司）的的地址址、郵郵編、、電話話、傳傳真等等。質(zhì)量手手冊封封面示示例見見圖10-1。。2.目目錄錄介紹質(zhì)質(zhì)量手手冊各各章的的內(nèi)容容及起起始的的頁序序，起起索引引的作作用。。一般般包括括以下下內(nèi)容容：(1)章章次或或序號號，可可按阿阿拉伯伯?dāng)?shù)字字順序序編號號，也也可采采取靈靈活的的編號號方法法；(2)章章名或或標題題；(3)對對照標標準號號，即即第××章所所依據(jù)據(jù)的GB/T19001-2000標標準的的條款款號；；(4)頁頁數(shù)，，即第第×章章共幾幾頁；；(5)頁頁序，，即第第×章章自第第幾頁頁至第第幾頁頁。質(zhì)量手手冊目目錄的的示例例見圖圖12-2，其其右上上角的的1/2，，分母母表示示該章章共有有2頁頁，分分子的的1、、2表表示，，該頁頁為第第1或或第2頁。。(二)各各章內(nèi)內(nèi)容的的編寫寫1.總總體體內(nèi)容容質(zhì)量手手冊各各章的的內(nèi)容容可包包括：：質(zhì)量手手冊說說明。。應(yīng)描述述：①①手冊冊內(nèi)容容，即即本組組織質(zhì)質(zhì)量管管理體體系的的范圍圍，是是否有有刪減減，刪刪減的的理由由和細細節(jié)等等；②②術(shù)語語和定定義，，如需需說明明的專專業(yè)性性技術(shù)術(shù)術(shù)語語；③③手冊冊的管管理；；④手手冊的的修改改；⑤⑤手冊冊的標標識；；⑥手手冊的的換版版和解解釋權(quán)權(quán)等。(2)組組織概概況或或公司司使命命。企業(yè)標標準———管管理標標準編編號號：Q/TX-B01-2004質(zhì)量手手冊（含程程序文文件））符合GB/T19001idtISO9001:2000標標準版本：：A修修改碼碼：0受控標標識持有者者登登記記號：：2004-08-15發(fā)發(fā)布2004-08-18實施施公司地地址：：XX市XX區(qū)區(qū)XX路240號科科園科科貿(mào)大大廈6D郵編：：123456傳真真：（（200））23456789電話：：（200）2345678998765432網(wǎng)址：：abcdef圖10-1質(zhì)質(zhì)量量手冊冊封面面示例例(3)管管理者者代表表任命命書。。由最最高管管理者者宣布布由準準擔(dān)任任組織織的管管理者者代表表，其其主要要職責(zé)責(zé)有哪哪些。。(4)組組織機機構(gòu)圖圖。(5)質(zhì)質(zhì)量職職能分分配。。2.具具體體內(nèi)容容(1)各各章的的結(jié)構(gòu)構(gòu)。(2)各各章節(jié)節(jié)寫作作要求求。3.更更改改（修修訂））記錄錄的編編制(1)需需更改改（修修改））的手手冊上上的條條款號號；(2)更更改內(nèi)內(nèi)容，，即全全部經(jīng)經(jīng)更改改后的的文字字；(3)更更改單單號；；(4)更更改日日期。。(四)編編制質(zhì)質(zhì)量手手冊應(yīng)應(yīng)注意意的問問題1.要要從從組織織自身身需要要出發(fā)發(fā)，不不要照照抄標標準2.把把我我國和和本組組織的的質(zhì)量量管理理經(jīng)驗驗融匯匯于質(zhì)質(zhì)量手手冊之之中3.充充分分利用用現(xiàn)有有的管管理規(guī)規(guī)范和和有關(guān)關(guān)文件件4.要要注注意讓讓員工工積極極參與與5.注注意意使用用符合合我國國文化化傳承承的語語言第三節(jié)節(jié)程程序序文件件的編編寫一、程程序文文件編編制的的要求求與原原則(一)程程序文文件的的編制制要求求1.一一致性性2.適適宜宜性3.簡簡明明性4.清清晰晰性5.條條理理性6.銜銜接接性7.可可行行性8.有有效效性(二)程程序文文件編編制的的幾項項原則則1.法法規(guī)規(guī)性與與繼承承性原原則2.科科學(xué)學(xué)性與與先進進性的的原則則3.系系統(tǒng)統(tǒng)性和和協(xié)調(diào)調(diào)性的的原則則4.適適用用性和和實效效性的的原則則5.民民主主性與與實踐踐性的的原則則二、程程序文文件的的編制制方法法(一)程程序文文件基基本內(nèi)內(nèi)容的的確定定1.說說明明該項項質(zhì)量量活動動各環(huán)環(huán)節(jié)輸輸入、、轉(zhuǎn)換換和輸輸出所所依據(jù)據(jù)的文文件、、資源源、人人員、、記錄錄以及及有關(guān)關(guān)活動動的接接口關(guān)關(guān)系。。2.規(guī)規(guī)定定開展展各環(huán)環(huán)節(jié)質(zhì)質(zhì)量活活動在在資源源、人人員、、信息息和環(huán)環(huán)境等等方面面應(yīng)具具備的的條件件。3.明明確確對對每每個個環(huán)環(huán)節(jié)節(jié)內(nèi)內(nèi)轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)換換過過程程中中各各項項因因素素的的要要求求，，即即由由誰誰先先做做，，做做什什么么，，做做到到什什么么程程度度，，達達到到什什么么要要求求，，如如何何控控制制，，形形成成什什么么記記錄錄，，由由誰誰接接著著做做，，做做什什么么，，做做到到什什么么程程度度…………等等，，以以及及相相應(yīng)應(yīng)的的交交接接手手續(xù)續(xù)、、簽簽字字等等。。4.規(guī)規(guī)定定輸輸入入、、轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)換換和和輸輸出出過過程程中中需需要要注注意意的的例例外外或或特特殊殊情情況況的的處處置置與與糾糾正正措措施施。。(二二)程程序序文文件件的的結(jié)結(jié)構(gòu)構(gòu)和和格格式式程序序文文件件一一般般由由以以下下的的條條目目構(gòu)構(gòu)成成。。1.編編號號2.標標題題3.目目的的4.范范圍圍5.職職責(zé)責(zé)3職職責(zé)責(zé)3.1供供應(yīng)應(yīng)部部a））負負責(zé)責(zé)組組織織對對供供方方進進行行評評價價，，并并對對供供方方的的供供貨貨業(yè)業(yè)績績進進行行持持續(xù)續(xù)監(jiān)監(jiān)控控，，建建立立供供方方檔檔案案；；b））負負責(zé)責(zé)制制定定原原材材料料的的采采購購計計劃劃，，執(zhí)執(zhí)行行采采購購作作業(yè)業(yè)。。3.2設(shè)設(shè)備備動動力力部部負責(zé)責(zé)對對設(shè)設(shè)備備設(shè)設(shè)施施的的供供方方進進行行評評價價，，并并實實施施采采購購。。3.3質(zhì)質(zhì)量量部部負責(zé)責(zé)對對監(jiān)監(jiān)視視、、測測量量裝裝置置的的供供方方進進行行評評價價，，并并實實施施采采購購。。3.4生生產(chǎn)產(chǎn)技技術(shù)術(shù)部部負責(zé)責(zé)提提供供各各種種需需采采購購產(chǎn)產(chǎn)品品的的技技術(shù)術(shù)要要求求等等采采購購信信息息。。6.程程序序內(nèi)內(nèi)容容4程程序序內(nèi)內(nèi)容容4.1由由人人力力資資源源部部組組織織識識別別從從事事影影響響質(zhì)質(zhì)量量工工作作的的人人員員的的能能力力需需求求，，編編制制《《崗崗位位任任職職資資格格規(guī)規(guī)定定》》（（Q/BF-ZR02-2004）），，報報總總經(jīng)經(jīng)理理批批準準。。4.2由由人力力資源部部按照《《崗位任任職資格格規(guī)定》》組織人人員的招招聘工作作。4.3由由人力力資源部部根據(jù)崗崗位責(zé)任任和實際際工作狀狀況參照照《培訓(xùn)訓(xùn)工作制制度》（（Q/BF-ZJC05-2004）進行行策劃確確認培訓(xùn)訓(xùn)需求和和培訓(xùn)目目標，編編制《年年度培訓(xùn)訓(xùn)計劃》》（BF/JL6.2-01A），，報總經(jīng)經(jīng)理批準準后實施施。4.4由由人力力資源部部責(zé)成授授課教師師針對培培訓(xùn)內(nèi)容容編寫《《教學(xué)大大綱》（（BF/JL6.2-02A），經(jīng)經(jīng)人力資資源部經(jīng)經(jīng)理批準準后實施施，培訓(xùn)訓(xùn)時應(yīng)做做好記錄錄。4.5評評價所所提供培培訓(xùn)的有有效性4.5.1通通過理論論考核、、操作考考核、業(yè)業(yè)績評定定和觀察察等方法法，評價價培訓(xùn)的的有效性性，填寫寫《員工工培訓(xùn)評評價表》》（BF/JL6.2-06A）和和《培訓(xùn)訓(xùn)評價表表》（BF/JL6.2-07A））評價被被培訓(xùn)人人員是否否具備了了所需的的能力。。4.5.2每每次培訓(xùn)訓(xùn)后，由由人力資資源部組組織評價價培訓(xùn)的的有效性性，征求求意見和和建議，，做好下下年度培培訓(xùn)需求求策劃和和培訓(xùn)計計劃。4.6人人力資資源部組組織對員員工日常常工作業(yè)業(yè)績的評評價，可可隨時對對員工進進行現(xiàn)場場抽查，，對不能能勝任本本職工作作的員工工，應(yīng)及及時安排排培訓(xùn)、、考核，，使員工工的能力力與從事事的工作作相適應(yīng)應(yīng)。4.7各各部門門有臨時時性培訓(xùn)訓(xùn)需求或或計劃外外培訓(xùn)需需求時，，應(yīng)填寫寫《培訓(xùn)訓(xùn)申請單單》（BF/JL6.2-03A）），交人人力資源源部報總總經(jīng)理批批準后由由責(zé)任部部門執(zhí)行行，人力力資源部部監(jiān)督實實施。4.8人人力資資源部負負責(zé)建立立、保存存《員工工培訓(xùn)檔檔案》（（BF/JL6.2-04A）。4.9每每次培培訓(xùn)應(yīng)填填寫《簽簽到表》》（BF/JL6.2-05A），，培訓(xùn)后后將有關(guān)關(guān)記錄、、試卷或或操作考考核記錄錄等交人人力資源源部存檔檔。7.相相關(guān)文件件5相關(guān)關(guān)文件《培訓(xùn)工工作制度度》（（Q/BF-ZJC05-2004）《崗位任任職資格格規(guī)定》》（Q/BF-ZR02-2004）8.記記錄6記錄錄《年度培培訓(xùn)計劃劃》（（BF/JL6.2-01A）《教學(xué)大大綱》（（BF/JL6.2-02A）《培訓(xùn)申申請單》》（BF/JL6.2-03A）《員工培培訓(xùn)檔案案》（BF/JL6.2-04A））《簽到表表》（BF/JL6.2-05A））《員工培培訓(xùn)評價價表》（（BF/JL6.2-06A）9.程程序文件件的格式式(1)天天頭一行式二二行行式三三行行式(2)標標題一