精益辦公管理

1SP事業(yè)部-----辦公的精益思想介紹2行政(自我工作管理)能力１．時(shí)間管理與排定２．目標(biāo)與標(biāo)準(zhǔn)設(shè)定３．計(jì)劃與安排工作溝通(與人溝通協(xié)調(diào))能力

４．傾聽與組織訊息５．給予明確的訊息６．獲得正確的訊息督導(dǎo)(建立工作團(tuán)隊(duì))能力

７．訓(xùn)練教導(dǎo)與授權(quán)８．評估部屬與績效９．行為規(guī)范認(rèn)知(思考清晰縝密)能力

１０．問題確認(rèn)與解決１１．決斷與風(fēng)險(xiǎn)衡量１２．清晰思考與分析“管理才能評鑒”測評的經(jīng)理人12項(xiàng)能力31、何謂工作效率工作效率？簡單是說，就是在一小時(shí)內(nèi)可以做多少事情。效率=總量÷時(shí)間

總量=效率×?xí)r間

時(shí)間=總量÷效率以上這些都可以表示產(chǎn)出的工作效率比喻5000個(gè)字，要在2小時(shí)內(nèi)打完，工作效率就是2500個(gè)/小時(shí)。42、怎樣提高效率提高效率就=無縫鏈接，整體作戰(zhàn)。圍繞大目標(biāo)給自己和下屬分解小目標(biāo)，而且通過可視化操作，讓企業(yè)所有人的月、周、日工作計(jì)劃更好地銜接，從而創(chuàng)造更好管理環(huán)境的系統(tǒng)方法。管理者分解任務(wù)要計(jì)劃性的安排，要排計(jì)劃，關(guān)注產(chǎn)能。時(shí)刻了解你的直接下屬正在做什么每天開早會布置工作，開晚會確認(rèn)進(jìn)展。做事靠系統(tǒng)，而不是靠感覺。----林偉賢5用時(shí)間進(jìn)行管理，盡量標(biāo)準(zhǔn)化工作例行工作效率提高也是增加創(chuàng)造性工作的時(shí)間。辦公室工作可標(biāo)準(zhǔn)化比例較高可達(dá)60%。對關(guān)鍵的重復(fù)性較高工作建立標(biāo)準(zhǔn)時(shí)間管理，進(jìn)而提高效率盡量標(biāo)準(zhǔn)化流程和事務(wù)作業(yè)，讓事務(wù)有規(guī)律。不要會走捷徑的“聰明”人2、怎樣提高效率6辦公室時(shí)間哪些工作認(rèn)定為必須工作？這些工作標(biāo)準(zhǔn)完成時(shí)間是多少7最多2小時(shí)法則□從事知識性工作的人能夠最大限度集中精力的時(shí)間一般是2個(gè)小時(shí)?！踅o大家休息的時(shí)間和借口（茶點(diǎn)等）。泰勒—科學(xué)管理—員工休息的必要性3、辦公基本法則8明確目標(biāo)法則每件任務(wù)包含質(zhì)量、成本和交付期限三個(gè)方面。5P法則業(yè)務(wù)安排的優(yōu)先原則。

1.了解需求的優(yōu)先2.節(jié)約時(shí)間的優(yōu)先3.滿足交期的優(yōu)先4.見縫插針的優(yōu)先5.價(jià)值較高的優(yōu)先3、辦公基本法則9雜事優(yōu)先法則雜事是工作的致命病毒日?，嵤码s物（電話、郵件、會議、準(zhǔn)備等）占工作時(shí)間比例40%以上。雜物是擾亂順序的泥潭。所以，優(yōu)先處理各種雜事，即“三十分鐘保衛(wèi)戰(zhàn)”。在每個(gè)工作單元（2小時(shí)）的時(shí)間間隙里，利索地處理可預(yù)見的雜事，每天上下午各拿出半小時(shí)集中處理雜事。在工作中不能被動(dòng)地等待雜事上門，而要對雜事有充分的預(yù)見性。雜事的來源一般有六個(gè)源頭，上級、下級、客戶、總部、其他部門。3、辦公基本法則10“流”原則□分工要仔細(xì)思考，按照相似性原則，按照每個(gè)人特點(diǎn)，流水化生產(chǎn)。□不要隨意安排工作，盡量集中統(tǒng)一，打斷工作就是中斷流程?！鯗p少繁文縟節(jié)，讓大家集中注意力工作3、辦公基本法則11現(xiàn)場活性性化原則則□布置溫溫馨的辦辦公室，，輕松的的心態(tài)，，快樂環(huán)環(huán)境—員工少生生病，有有士氣。。□鼓勵(lì)的的話，加加油的話話，積極極的態(tài)度度，杜絕絕發(fā)泄的的批評。?！跖c員工工們一同同快樂的的班后活活動(dòng)。3、辦公基基本法則則12●改善工工作接受受/安排方法法1、此項(xiàng)工工作是什什么？真真實(shí)目的的是什么么？

此項(xiàng)工工作發(fā)生生的背景景是什么么？

任務(wù)的的限定條條件和可可供資源源有哪些些？2、此項(xiàng)任任務(wù)期望望的結(jié)果果或者目目標(biāo)是什什么？

關(guān)于結(jié)結(jié)果標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)的優(yōu)秀秀線和及及格線是是多少？？不能只見見樹木不不見深林林宏觀著眼眼，微觀觀著手4、工作技技巧和方方法工具具13●改善工工作接受受/安排方法法3、爭取到到工作完完成最佳佳期限

過于于匆忙忙，常常常誤誤事；；過于于拖沓沓，難難以成成事。。

留有有工作作的寬寬放，，以備備不測測；

隨身身攜帶帶工作作日程程計(jì)劃劃4、馬上上業(yè)務(wù)務(wù)分解解，寫寫入日日程表表

工作作日程程表中中是否否超出出負(fù)荷荷或日日程沖沖突。?！霸俅_認(rèn)認(rèn)”的習(xí)慣慣4、工作作技巧巧和方方法工工具14●改善善工作作接受受/安排方方法安排工工作，，要做做好日日程管管理□每人人必須須有周周、日日工作作計(jì)劃劃；把把以小小時(shí)為為單位位分配配時(shí)間間?！趺咳巳穗S身身攜帶帶日程程表□用日日程表表作為為計(jì)劃劃，來來帶動(dòng)動(dòng)白領(lǐng)領(lǐng)的工工作，，日程程表才才是大大腦！！□養(yǎng)成成習(xí)慣慣，檢檢查日日程表表4、工作作技巧巧和方方法工工具15●注重工工作分分解和和分工工□安排排的工工作要要監(jiān)督督下屬屬列入入自己己日程程表。?！醮_認(rèn)認(rèn)下屬屬不超超負(fù)荷荷，超超負(fù)荷荷要表表示感感謝。?！踝约杭旱墓すぷ骱秃桶才排诺墓すぷ饕S時(shí)時(shí)檢查查，刨刨根問問底。。□考慮慮所有有人的的負(fù)荷荷，不不能鞭鞭打快快牛，，快牛牛會變變慢的的。□給新新員工工擔(dān)當(dāng)當(dāng)，培培養(yǎng)下下屬，，常會會出人人意料料?！跻率乱疵床环址纸猓?；要么么把自自己設(shè)設(shè)計(jì)進(jìn)進(jìn)流程程中。。4、工作作技巧巧和方方法工工具165、事務(wù)務(wù)管理理的工工具PAC業(yè)務(wù)發(fā)發(fā)生業(yè)務(wù)改善表表要素別別本月任任務(wù)本周矩矩陣任務(wù)分解表表本周日日程人生計(jì)計(jì)劃17本月任任務(wù)表表可以將將“本本月任任務(wù)表表”作作為““工作作接收收表””來使使用。。原則則上是是在接接收工工作的的時(shí)候候就立立刻填填寫，，也可可以每每月一一次（（通常常在月月初））進(jìn)行行整理理，安安排好好本月月和下下個(gè)月月的任任務(wù)。。5、事務(wù)務(wù)管理理的工工具1830分鐘練練習(xí)---本月任任務(wù)表表１、此表安安排任任務(wù)的的具體體時(shí)間間段，，可填填寫如如：08年4月21日~08年4月27日2、本月月應(yīng)處處理的的業(yè)務(wù)務(wù)、應(yīng)應(yīng)安排排的工工作請請按序序列出出；任任務(wù)和和項(xiàng)目目要標(biāo)標(biāo)識出出來5、事務(wù)務(wù)管理理的工工具19練習(xí)：：6月份的的工作作任務(wù)務(wù)與項(xiàng)項(xiàng)目的的列舉舉（現(xiàn)現(xiàn)在一一直到到畢業(yè)業(yè)）20任務(wù)的的分配配21任務(wù)的的分配配2230分鐘練練習(xí)---本月任任務(wù)表表將接收收到的的復(fù)雜雜的工工作，，進(jìn)行行Taskbreakdown，盡量量的將將工作作做到到預(yù)先先構(gòu)想想，這這樣會會使工工作開＜準(zhǔn)備用品品＞?筆記用具?原稿用紙紙項(xiàng)目分解表表5、事務(wù)管理理的工具23項(xiàng)目分解方方法：HENIRO對一件業(yè)務(wù)務(wù)進(jìn)行分解解有六個(gè)視視角，即“HENIRO”。從以下六個(gè)個(gè)角度進(jìn)行行分解之后后，就可以以把分解后后要依次做做的事情，，填入工作作表●H：聽取(hear)，是否需要要聽取別人人的意見●E：調(diào)查(examine)，是否需要要做調(diào)查、、研究工作作●N：交涉(negotiate)，是否有需需要事先與與他人交涉涉的事項(xiàng)●I：告知(inform)，是否有需需要事先對對他人告知知的事項(xiàng)●R：拜托(request)，是否有需需要事先請請求他人做做的事項(xiàng)●O：操作(operate)，有哪些需需要自己操操作的事項(xiàng)項(xiàng)5、事務(wù)管理理的工具24目標(biāo)的明確確化各個(gè)任務(wù)的的羅列[HENIRO]視點(diǎn)的深一一步考慮任務(wù)中需要要的協(xié)助／／包含依賴賴業(yè)務(wù)30分鐘練習(xí)---任務(wù)分解表表25練習(xí)：選取取考試作為為項(xiàng)目進(jìn)行行分解5、事務(wù)管理理的工具26每日回顧每天處理收收集箱，這這樣永遠(yuǎn)不不會有一大大堆事等你你；每天回顧日日程安排，，修改來不不及完成的的安排。每天回顧周周月計(jì)劃，，調(diào)整安排排。每周回顧周月計(jì)劃回回顧，不足足與修改調(diào)調(diào)整方法項(xiàng)目回顧，，更好的分分解及執(zhí)行行方法。日程及行動(dòng)動(dòng)安排調(diào)整整5、事務(wù)管理理的工具定期回顧27任務(wù)改善方方法：極端端Drastic法D：終止（discontinue），將無意意義的工作作任務(wù)終止止。R：順序顛倒倒（reverse），將工作作順序進(jìn)行行調(diào)整，提提高效率。。A：工作分擔(dān)擔(dān)（assaign），將工作作任務(wù)進(jìn)行行分配，共共同分擔(dān)。。S：替代（substitute），用一種種簡單任務(wù)務(wù)替代原有有工作。T：改變方向向（turn），采用其其他思路完完成工作，，提高效率率。I：拆分（Intopiece），將復(fù)雜雜任務(wù)，拆拆分成簡單單小任務(wù)。。C：集中（concentrate），將工作作任務(wù)歸類類集中完成成。5、事務(wù)管理理的工具285、事務(wù)管理理的工具9、靜夜四無無鄰，荒居居舊業(yè)貧。。。12月-2212月-22Thursday,December29,202210、雨中黃葉樹樹，燈下白頭頭人。。19:23:0619:23:0619:2312/29/20227:23:06PM11、以我獨(dú)沈沈久，愧君君相見頻。。。12月-2219:23:0719:23Dec-2229-Dec-2212、故故人人江江海海別別，，幾幾度度隔隔山山川川。。。。19:23:0719:23:0719:23Thursday,December29,202213、乍見翻疑疑夢，相悲悲各問年。。。12月-2212月-2219:23:0719:23:07December29,202214、他鄉(xiāng)生生白發(fā)，，舊國見見青山。。。29十十二月20227:23:07下午午19:23:0712月-2215、比不了得得就不比，，得不到的的就不要。。。。十二月227:23下下午12月-2219:23December29,202216、行行動(dòng)動(dòng)出出成成果果，，工工作作出出財(cái)財(cái)富富。。。。2022/12/2919:23:0719:23:0729December202217、做前前，能能夠環(huán)環(huán)視四四周；；做時(shí)時(shí)，你你只能能或者者最好好沿著著以腳腳為起起點(diǎn)的的射線線向前前。。。7:23:07下下午7:23下下午午19:23:0712月月-229、沒有失敗，，只有暫時(shí)停停止成功！。。12月-2212月-22Thursday,December29,202210、很很多多事事情情努努力力了了未未必必有有結(jié)結(jié)果果，，但但是是不不努努力力卻卻什什么么改改變變也也沒沒有有。。。。19:23:0719:23:0719:2312/29/20227:23:07PM11、成功就是日日復(fù)一日那一一點(diǎn)點(diǎn)小小努努力的積累。。。12月-2219:23:0719:23Dec-2229-Dec-2212、世間成事，，不求其絕對對圓滿，留一一份不足，可可得無限完美美。。19:23:0719:23:0719:23Thursday,December29,202213、不不知知香香積積寺寺，，數(shù)數(shù)里里入入云云峰峰。。。。12月月-2212月月-2219:23:0719:23:07December29,202214、意志堅(jiān)強(qiáng)強(qiáng)的人能把把世界放在在手中像泥泥塊一樣任任意揉捏。。29十二二月20227:23:07下下午19:23:0712月-2215、楚塞三湘湘接，荊門門九派通。。。。十二月227:23下下午12月-2219:23December29,202216、少年十五二二十時(shí)，步行行奪得胡馬騎騎。。2022/12/2919:23:0719:23:0729December202217、空山山新雨雨后，，天氣氣晚來來秋。。。7:23:07下下午7:23下下午午19:23:0712月月-229、楊柳散和風(fēng)風(fēng)，青山澹吾吾慮。。12月-2212月-22Thursday,December29,202210、閱閱讀讀一一切切好好書書如如同同和和過過去去最最杰杰出出的的人人談?wù)勗捲挕！?9:23:0819:23:0819:2312/29/20227:23:08PM11、越是沒沒有本領(lǐng)領(lǐng)的就越越加自命命不凡。。12月-2219:23:0819:23Dec-2229-Dec-2212、越越是是無無能能的的人人，，越越喜喜歡歡挑挑剔剔別別人人的的錯(cuò)錯(cuò)兒兒。。19:23:0819:23:0819:23Thursday,December29,