精益辦公管理

1SP事業(yè)部-----辦公的精益思想介紹2行政(自我工作管理)能力１．時(shí)間管理與排定２．目標(biāo)與標(biāo)準(zhǔn)設(shè)定３．計(jì)劃與安排工作溝通(與人溝通協(xié)調(diào))能力

４．傾聽與組織訊息５．給予明確的訊息６．獲得正確的訊息督導(dǎo)(建立工作團(tuán)隊(duì))能力

７．訓(xùn)練教導(dǎo)與授權(quán)８．評(píng)估部屬與績(jī)效９．行為規(guī)范認(rèn)知(思考清晰縝密)能力

１０．問(wèn)題確認(rèn)與解決１１．決斷與風(fēng)險(xiǎn)衡量１２．清晰思考與分析“管理才能評(píng)鑒”測(cè)評(píng)的經(jīng)理人12項(xiàng)能力31、何謂工作效率工作效率？簡(jiǎn)單是說(shuō)，就是在一小時(shí)內(nèi)可以做多少事情。效率=總量÷時(shí)間

總量=效率×?xí)r間

時(shí)間=總量÷效率以上這些都可以表示產(chǎn)出的工作效率比喻5000個(gè)字，要在2小時(shí)內(nèi)打完，工作效率就是2500個(gè)/小時(shí)。42、怎樣提高效率提高效率就=無(wú)縫鏈接，整體作戰(zhàn)。圍繞大目標(biāo)給自己和下屬分解小目標(biāo)，而且通過(guò)可視化操作，讓企業(yè)所有人的月、周、日工作計(jì)劃更好地銜接，從而創(chuàng)造更好管理環(huán)境的系統(tǒng)方法。管理者分解任務(wù)要計(jì)劃性的安排，要排計(jì)劃，關(guān)注產(chǎn)能。時(shí)刻了解你的直接下屬正在做什么每天開早會(huì)布置工作，開晚會(huì)確認(rèn)進(jìn)展。做事靠系統(tǒng)，而不是靠感覺(jué)。----林偉賢5用時(shí)間進(jìn)行管理，盡量標(biāo)準(zhǔn)化工作例行工作效率提高也是增加創(chuàng)造性工作的時(shí)間。辦公室工作可標(biāo)準(zhǔn)化比例較高可達(dá)60%。對(duì)關(guān)鍵的重復(fù)性較高工作建立標(biāo)準(zhǔn)時(shí)間管理，進(jìn)而提高效率盡量標(biāo)準(zhǔn)化流程和事務(wù)作業(yè)，讓事務(wù)有規(guī)律。不要會(huì)走捷徑的“聰明”人2、怎樣提高效率6辦公室時(shí)間哪些工作認(rèn)定為必須工作？這些工作標(biāo)準(zhǔn)完成時(shí)間是多少7最多2小時(shí)法則□從事知識(shí)性工作的人能夠最大限度集中精力的時(shí)間一般是2個(gè)小時(shí)?！踅o大家休息的時(shí)間和借口（茶點(diǎn)等）。泰勒—科學(xué)管理—員工休息的必要性3、辦公基本法則8明確目標(biāo)法則每件任務(wù)包含質(zhì)量、成本和交付期限三個(gè)方面。5P法則業(yè)務(wù)安排的優(yōu)先原則。

1.了解需求的優(yōu)先2.節(jié)約時(shí)間的優(yōu)先3.滿足交期的優(yōu)先4.見縫插針的優(yōu)先5.價(jià)值較高的優(yōu)先3、辦公基本法則9雜事優(yōu)先法則雜事是工作的致命病毒日常瑣事雜物（電話、郵件、會(huì)議、準(zhǔn)備等）占工作時(shí)間比例40%以上。雜物是擾亂順序的泥潭。所以，優(yōu)先處理各種雜事，即“三十分鐘保衛(wèi)戰(zhàn)”。在每個(gè)工作單元（2小時(shí)）的時(shí)間間隙里，利索地處理可預(yù)見的雜事，每天上下午各拿出半小時(shí)集中處理雜事。在工作中不能被動(dòng)地等待雜事上門，而要對(duì)雜事有充分的預(yù)見性。雜事的來(lái)源一般有六個(gè)源頭，上級(jí)、下級(jí)、客戶、總部、其他部門。3、辦公基本法則10“流”原則□分工要仔細(xì)思考，按照相似性原則，按照每個(gè)人特點(diǎn)，流水化生產(chǎn)?！醪灰S意安排工作，盡量集中統(tǒng)一，打斷工作就是中斷流程?！鯗p少繁文縟節(jié)，讓大家集中注意力工作3、辦公基本法則11現(xiàn)場(chǎng)活性性化原則則□布置溫溫馨的辦辦公室，，輕松的的心態(tài)，，快樂(lè)環(huán)環(huán)境—員工少生生病，有有士氣。?！豕膭?lì)的的話，加加油的話話，積極極的態(tài)度度，杜絕絕發(fā)泄的的批評(píng)。。□與員工工們一同同快樂(lè)的的班后活活動(dòng)。3、辦公基基本法則則12●改善工工作接受受/安排方法法1、此項(xiàng)工工作是什什么？真真實(shí)目的的是什么么？

此項(xiàng)工工作發(fā)生生的背景景是什么么？

任務(wù)的的限定條條件和可可供資源源有哪些些？2、此項(xiàng)任任務(wù)期望望的結(jié)果果或者目目標(biāo)是什什么？

關(guān)于結(jié)結(jié)果標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)的優(yōu)秀秀線和及及格線是是多少？？不能只見見樹木不不見深林林宏觀著眼眼，微觀觀著手4、工作技技巧和方方法工具具13●改善工工作接受受/安排方法法3、爭(zhēng)取到到工作完完成最佳佳期限

過(guò)于于匆忙忙，常常常誤誤事；；過(guò)于于拖沓沓，難難以成成事。。

留有有工作作的寬寬放，，以備備不測(cè)測(cè)；

隨身身攜帶帶工作作日程程計(jì)劃劃4、馬上上業(yè)務(wù)務(wù)分解解，寫寫入日日程表表

工作作日程程表中中是否否超出出負(fù)荷荷或日日程沖沖突。。“再確認(rèn)認(rèn)”的習(xí)慣慣4、工作作技巧巧和方方法工工具14●改善善工作作接受受/安排方方法安排工工作，，要做做好日日程管管理□每人人必須須有周周、日日工作作計(jì)劃劃；把把以小小時(shí)為為單位位分配配時(shí)間間?！趺咳巳穗S身身攜帶帶日程程表□用日日程表表作為為計(jì)劃劃，來(lái)來(lái)帶動(dòng)動(dòng)白領(lǐng)領(lǐng)的工工作，，日程程表才才是大大腦?。　躔B(yǎng)成成習(xí)慣慣，檢檢查日日程表表4、工作作技巧巧和方方法工工具15●注重工工作分分解和和分工工□安排排的工工作要要監(jiān)督督下屬屬列入入自己己日程程表。?！醮_認(rèn)認(rèn)下屬屬不超超負(fù)荷荷，超超負(fù)荷荷要表表示感感謝。。□自己己的工工作和和安排排的工工作要要隨時(shí)時(shí)檢查查，刨刨根問(wèn)問(wèn)底。。□考慮慮所有有人的的負(fù)荷荷，不不能鞭鞭打快快牛，，快牛牛會(huì)變變慢的的?！踅o新新員工工擔(dān)當(dāng)當(dāng)，培培養(yǎng)下下屬，，常會(huì)會(huì)出人人意料料。□要事事要么么不分分解；；要么么把自自己設(shè)設(shè)計(jì)進(jìn)進(jìn)流程程中。。4、工作作技巧巧和方方法工工具165、事務(wù)務(wù)管理理的工工具PAC業(yè)務(wù)發(fā)發(fā)生業(yè)務(wù)改善表表要素別別本月任任務(wù)本周矩矩陣任務(wù)分解表表本周日日程人生計(jì)計(jì)劃17本月任任務(wù)表表可以將將“本本月任任務(wù)表表”作作為““工作作接收收表””來(lái)使使用。。原則則上是是在接接收工工作的的時(shí)候候就立立刻填填寫，，也可可以每每月一一次（（通常常在月月初））進(jìn)行行整理理，安安排好好本月月和下下個(gè)月月的任任務(wù)。。5、事務(wù)務(wù)管理理的工工具1830分鐘練練習(xí)---本月任任務(wù)表表１、此表安安排任任務(wù)的的具體體時(shí)間間段，，可填填寫如如：08年4月21日~08年4月27日2、本月月應(yīng)處處理的的業(yè)務(wù)務(wù)、應(yīng)應(yīng)安排排的工工作請(qǐng)請(qǐng)按序序列出出；任任務(wù)和和項(xiàng)目目要標(biāo)標(biāo)識(shí)出出來(lái)5、事務(wù)務(wù)管理理的工工具19練習(xí)：：6月份的的工作作任務(wù)務(wù)與項(xiàng)項(xiàng)目的的列舉舉（現(xiàn)現(xiàn)在一一直到到畢業(yè)業(yè)）20任務(wù)的的分配配21任務(wù)的的分配配2230分鐘練練習(xí)---本月任任務(wù)表表將接收收到的的復(fù)雜雜的工工作，，進(jìn)行行Taskbreakdown，盡量量的將將工作作做到到預(yù)先先構(gòu)想想，這這樣會(huì)會(huì)使工工作開＜準(zhǔn)備用品品＞?筆記用具?原稿用紙紙項(xiàng)目分解表表5、事務(wù)管理理的工具23項(xiàng)目分解方方法：HENIRO對(duì)一件業(yè)務(wù)務(wù)進(jìn)行分解解有六個(gè)視視角，即“HENIRO”。從以下六個(gè)個(gè)角度進(jìn)行行分解之后后，就可以以把分解后后要依次做做的事情，，填入工作作表●H：聽取(hear)，是否需要要聽取別人人的意見●E：調(diào)查(examine)，是否需要要做調(diào)查、、研究工作作●N：交涉(negotiate)，是否有需需要事先與與他人交涉涉的事項(xiàng)●I：告知(inform)，是否有需需要事先對(duì)對(duì)他人告知知的事項(xiàng)●R：拜托(request)，是否有需需要事先請(qǐng)請(qǐng)求他人做做的事項(xiàng)●O：操作(operate)，有哪些需需要自己操操作的事項(xiàng)項(xiàng)5、事務(wù)管理理的工具24目標(biāo)的明確確化各個(gè)任務(wù)的的羅列[HENIRO]視點(diǎn)的深一一步考慮任務(wù)中需要要的協(xié)助／／包含依賴賴業(yè)務(wù)30分鐘練習(xí)---任務(wù)分解表表25練習(xí)：選取取考試作為為項(xiàng)目進(jìn)行行分解5、事務(wù)管理理的工具26每日回顧每天處理收收集箱，這這樣永遠(yuǎn)不不會(huì)有一大大堆事等你你；每天回顧日日程安排，，修改來(lái)不不及完成的的安排。每天回顧周周月計(jì)劃，，調(diào)整安排排。每周回顧周月計(jì)劃回回顧，不足足與修改調(diào)調(diào)整方法項(xiàng)目回顧，，更好的分分解及執(zhí)行行方法。日程及行動(dòng)動(dòng)安排調(diào)整整5、事務(wù)管理理的工具定期回顧27任務(wù)改善方方法：極端端Drastic法D：終止（discontinue），將無(wú)意意義的工作作任務(wù)終止止。R：順序顛倒倒（reverse），將工作作順序進(jìn)行行調(diào)整，提提高效率。。A：工作分擔(dān)擔(dān)（assaign），將工作作任務(wù)進(jìn)行行分配，共共同分擔(dān)。。S：替代（substitute），用一種種簡(jiǎn)單任務(wù)務(wù)替代原有有工作。T：改變方向向（turn），采用其其他思路完完成工作，，提高效率率。I：拆分（Intopiece），將復(fù)雜雜任務(wù)，拆拆分成簡(jiǎn)單單小任務(wù)。。C：集中（concentrate），將工作作任務(wù)歸類類集中完成成。5、事務(wù)管理理的工具285、事務(wù)管理理的工具9、靜夜四無(wú)無(wú)鄰，荒居居舊業(yè)貧。。。12月-2212月-22Thursday,December29,202210、雨中黃葉樹樹，燈下白頭頭人。。19:23:0619:23:0619:2312/29/20227:23:06PM11、以我獨(dú)沈沈久，愧君君相見頻。。。12月-2219:23:0719:23Dec-2229-Dec-2212、故故人人江江海海別別，，幾幾度度隔隔山山川川。。。。19:23:0719:23:0719:23Thursday,December29,202213、乍見翻疑疑夢(mèng)，相悲悲各問(wèn)年。。。12月-2212月-2219:23:0719:23:07December29,202214、他鄉(xiāng)生生白發(fā)，，舊國(guó)見見青山。。。29十十二月20227:23:07下午午19:23:0712月-2215、比不了得得就不比，，得不到的的就不要。。。。十二月227:23下下午12月-2219:23December29,202216、行行動(dòng)動(dòng)出出成成果果，，工工作作出出財(cái)財(cái)富富。。。。2022/12/2919:23:0719:23:0729December202217、做前前，能能夠環(huán)環(huán)視四四周；；做時(shí)時(shí)，你你只能能或者者最好好沿著著以腳腳為起起點(diǎn)的的射線線向前前。。。7:23:07下下午7:23下下午午19:23:0712月月-229、沒(méi)有失敗，，只有暫時(shí)停停止成功！。。12月-2212月-22Thursday,December29,202210、很很多多事事情情努努力力了了未未必必有有結(jié)結(jié)果果，，但但是是不不努努力力卻卻什什么么改改變變也也沒(méi)沒(méi)有有。。。。19:23:0719:23:0719:2312/29/20227:23:07PM11、成功就是日日復(fù)一日那一一點(diǎn)點(diǎn)小小努努力的積累。。。12月-2219:23:0719:23Dec-2229-Dec-2212、世間成事，，不求其絕對(duì)對(duì)圓滿，留一一份不足，可可得無(wú)限完美美。。19:23:0719:23:0719:23Thursday,December29,202213、不不知知香香積積寺寺，，數(shù)數(shù)里里入入云云峰峰。。。。12月月-2212月月-2219:23:0719:23:07December29,202214、意志堅(jiān)強(qiáng)強(qiáng)的人能把把世界放在在手中像泥泥塊一樣任任意揉捏。。29十二二月20227:23:07下下午19:23:0712月-2215、楚塞三湘湘接，荊門門九派通。。。。十二月227:23下下午12月-2219:23December29,202216、少年十五二二十時(shí)，步行行奪得胡馬騎騎。。2022/12/2919:23:0719:23:0729December202217、空山山新雨雨后，，天氣氣晚來(lái)來(lái)秋。。。7:23:07下下午7:23下下午午19:23:0712月月-229、楊柳散和風(fēng)風(fēng)，青山澹吾吾慮。。12月-2212月-22Thursday,December29,202210、閱閱讀讀一一切切好好書書如如同同和和過(guò)過(guò)去去最最杰杰出出的的人人談?wù)勗捲??！?9:23:0819:23:0819:2312/29/20227:23:08PM11、越是沒(méi)沒(méi)有本領(lǐng)領(lǐng)的就越越加自命命不凡。。12月-2219:23:0819:23Dec-2229-Dec-2212、越越是是無(wú)無(wú)能能的的人人，，越越喜喜歡歡挑挑剔剔別別人人的的錯(cuò)錯(cuò)兒兒。。19:23:0819:23:0819:23Thursday,December29,