人事檔案管理制度

LOGOxxxxxx股份有限公司XX-RZ-20人事檔案管理制度編制單位：人力資源部執(zhí)行日期：2016年5月12日版本1修訂0編制人審核人批準(zhǔn)人部門人力資源部行政總監(jiān)總經(jīng)理簽字日期

版本修改次頁次修訂內(nèi)容說明修訂日期100新增2016.5.12LOGO文件編號：文件編號：XX-RZ-20版本1修訂0文件修訂記錄表LOGO人事檔案管理制LOGO人事檔案管理制度件編2"°版本1修訂°1目的為了加強(qiáng)公司人事檔案管理工作，提高人事檔案管理水平，促進(jìn)人事檔案管理的規(guī)范化、制度化，維護(hù)人事檔案材料的完整，防止檔案丟失、損壞，便于相關(guān)人事檔案資料的查閱，有效的保守機(jī)密，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。2適用范圍本制度適用于公司全體員工。3職責(zé)分工公司的人事檔案由人力資源部負(fù)責(zé)并保管；收集、整理人事檔案材料；建立人事檔案花名冊，辦理人事檔案的查閱、接收；登記人員部門、職務(wù)、工資的變動情況；為有關(guān)部門提供人員情況；檔案管理人員崗位變動時，應(yīng)及時對所管檔案進(jìn)行清點(diǎn)，并履行交接手續(xù)；做好人事檔案的安全、保密、保護(hù)工作。4人事檔案定義人事檔案是指在人事工作中形成的記錄員工在公司的主要經(jīng)歷、學(xué)歷、培訓(xùn)、社會關(guān)系、業(yè)務(wù)能力、工作狀況以及獎懲等個人情況的文件材料。5人事檔案類別員工人事檔案類型：基本信息資料、入職手續(xù)資料、考核資料、薪酬檔案、培訓(xùn)檔案、崗位及任命、獎懲記錄、勞動合同、其它檔案等九類?；拘畔①Y料：包括職位申請表、員工背景調(diào)查信息表、身份證復(fù)印件、畢業(yè)證復(fù)印件/掃描件、資質(zhì)證書復(fù)印件等。入職手續(xù)資料：包括錄用審批表、錄用條件確認(rèn)函、入職通知函、員工手冊閱讀回執(zhí)、原單位離職/解除勞動合同證明等。考核資料：包括試用期員工考核表、試用期員工月度實(shí)習(xí)總結(jié)表、實(shí)習(xí)人員轉(zhuǎn)正申請表、管理人員試用期滿轉(zhuǎn)正工作述職表、管理人員試用期滿轉(zhuǎn)正考核評定表、月度績效考核記錄及其它考核記錄等。LOGO 文件編號：XX-RZ-20版本1修訂0薪酬資料：包括薪酬調(diào)整記錄、年度調(diào)薪記錄及其它記錄等。培訓(xùn)資料：包括新員工入職培訓(xùn)試卷、培訓(xùn)記錄表、外訓(xùn)申請表、外訓(xùn)總結(jié)及心得報告、培訓(xùn)服務(wù)協(xié)議、培訓(xùn)課程實(shí)施調(diào)查問卷、培訓(xùn)效果總結(jié)評估等。崗位及任命：包括崗位說明書、本公司內(nèi)部人員崗位異動表及任命紅頭文件等。獎懲記錄：包括員工獎勵及處罰文件等。勞動合同：包括員工簽訂的勞動合同、保密協(xié)議、補(bǔ)充協(xié)議、服務(wù)期協(xié)議、競業(yè)限制協(xié)議等。其它檔案：包括個人黨組織關(guān)系相關(guān)資料、離職申請、離職工作交接單、離職面談記錄、離退休人員檔案記錄等。6人事檔案管理人力資源部對收集的人事檔案材料按規(guī)定進(jìn)行整理并建立人事檔案目錄（見附表），并按在職人員檔案、離職人員檔案進(jìn)行分類、編號。人事檔案應(yīng)建立登記和統(tǒng)計制度，建立各類檔案名冊。對人事檔案的接收、傳遞必須嚴(yán)格手續(xù)，有案可查。根據(jù)安全保密，便于查找的原則，人事檔案應(yīng)嚴(yán)密科學(xué)地保管。7人事檔案歸檔首先對各類人事檔案進(jìn)行鑒別，看其是否符合歸檔的要求，再按照檔案材料的屬性、內(nèi)容，確定其歸檔的具體類別，放入相應(yīng)的檔案袋及位置保存。人事檔案要及時整理，對于工作中形成的需要?dú)w檔的材料，應(yīng)及時分類填寫檔案材料目錄；中層及以上管理人員人事檔案歸檔材料，須由公司組織人力資源部整理相關(guān)資料并審核后，方可歸檔；其他人員人事檔案歸檔材料，由人力資源部主導(dǎo)，其他單位協(xié)助的方式整理相關(guān)資料核對無誤后分類歸檔；專業(yè)技術(shù)人員的職稱評定等材料，由人力資源部主導(dǎo)，相關(guān)單位協(xié)助的方式將相關(guān)資料審核后歸檔。8人事檔案保管檢查和核對是保證人事檔案完整、安全的重要手段。檢查的內(nèi)容是多方面的，既包括對人事檔案材料本身進(jìn)行檢查，如查看有無霉?fàn)€，蟲蛀等，也包括對人事檔案保管的環(huán)境進(jìn)行檢查，如查看檔案存放環(huán)境是否良好，有無其他存放錯誤等。LOGO 文件編號：XX-RZ-20版本1修訂0根據(jù)安全、保密、便于查找的原則要求，對人事檔案應(yīng)嚴(yán)格、科學(xué)地保管；人事檔案保管應(yīng)設(shè)專門的檔案室或配備檔案柜，檔案室內(nèi)應(yīng)備有防火、防盜、防光、防高溫等安全防護(hù)措施，要保持檔案室的清潔和適宜的溫濕度，并經(jīng)常進(jìn)行檢查；對人事檔案定期進(jìn)行檢查核對，發(fā)現(xiàn)問題及時解決；檔案室或檔案柜的鑰匙不得隨身攜帶，檔案柜平時要鎖好并保管好鑰匙；嚴(yán)禁任何個人私自保存和復(fù)制人事檔案。9人事檔案查閱查閱人事檔案必須是因工作需要，并按人事管理權(quán)限征得有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)同意后方可查閱；查閱公司中層及以上管理人員人事檔案，須經(jīng)人力資源部領(lǐng)導(dǎo)同意后方可查閱；人事檔案一般不得借出，特殊情況需要借出，須征得人力資源部經(jīng)理及相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；查閱檔案人員要愛護(hù)檔案，切實(shí)維護(hù)檔案的完整與安全，不得私自將檔案折疊、拆卸調(diào)換、涂改、劃道、復(fù)制、更不得遺失；查閱檔案人員要遵守有關(guān)保密工作規(guī)定，不得隨意將檔案內(nèi)容向無關(guān)人員泄露，如違反規(guī)定造成不良影響應(yīng)承擔(dān)相關(guān)責(zé)任；因工作需要從人事檔案中取證的，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審查批準(zhǔn)后，才能復(fù)制有關(guān)檔案材料；對利用信函了解檔案有關(guān)內(nèi)容的，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，只能提供與信函有關(guān)的內(nèi)容；10人事檔案保密及保存期限人力資源部專人負(fù)責(zé)各類人事檔案的保管工作，保管人員不得對各類存檔檔案進(jìn)行刪除、涂改、變更或銷毀，不得擅自復(fù)印、拍攝檔案內(nèi)容，并且嚴(yán)格保密，不得擴(kuò)散；公司的內(nèi)部各類人事檔案原則上永久保存，對于已辭職、辭退人員的個人檔案，自員工離職之日起5年后方可銷毀。11本制度由人力資源部負(fù)責(zé)解釋。12相關(guān)文件和記錄12.1XX-RZ-JL-62：《人事檔案目錄》

LOGO文件編號：XX-RZ-20版本1修訂0LOGO人事檔案目錄XX-RZ-JL-62類別序號內(nèi)容上交情況備注基本信息資料1職位申請表□是2員工背景調(diào)查信息表□是3身份證復(fù)印件□是4畢業(yè)證復(fù)印件□是5資質(zhì)證書復(fù)印件□是入職手續(xù)資料6錄用審批表□是7錄用條件確認(rèn)函□是8入職通知函□是9員工手冊閱讀回執(zhí)□是10原單位離職證明/解除勞動合同證明□是考核資料11試用期員工考核表□是12試用期員工月度實(shí)習(xí)總結(jié)表□是13實(shí)習(xí)人員轉(zhuǎn)正申請表□是14管理人員試用期滿轉(zhuǎn)正工作述職表□是15管理人員試用期滿轉(zhuǎn)正考核評定表□是16月度績效考核記錄□是17其它考核記錄□是薪酬資料18薪酬調(diào)整記錄□是19年度調(diào)薪記錄□是20其他記錄□是培訓(xùn)資料21新員工入職培訓(xùn)試卷□是22外訓(xùn)申請表□是23外訓(xùn)總結(jié)及心得報告□是24培訓(xùn)服務(wù)協(xié)議□是25培訓(xùn)課程實(shí)施調(diào)查問卷□是26培訓(xùn)效果總結(jié)評估記錄□是27培訓(xùn)記錄□是類別序號內(nèi)容上交情況備注4/5

崗位及任命28崗位說明書□是29崗位異動表□是30任命紅頭文件□是獎懲記錄31獎勵文件