文秘專業(yè)導論(一)

文秘專業(yè)導論專業(yè)導論一專業(yè)教育

在你心目中秘書是一種怎樣的職業(yè)？關于秘書角色的社會認知

秘書網通過網絡對學生、個體戶、公司職員等1600人進行問卷調查，發(fā)現被調查者對秘書的角色定位大體有如下四種認識：一，家奴論，認為秘書就是事事聽命于人，伺候人的角色；二，花瓶論，專門陪同上司應酬的公關人員；三，首長論，領導的代言人；四，助手論，是領導人的事務與信息助手。關于秘書的討論秘書在企業(yè)中屬于最基礎，也是最重要的崗位之一，其崗位職責描述也是最模糊和最廣泛的。目前，一般把秘書、行政、助理這幾種相關職業(yè)都劃分在秘書的崗位范疇中?？梢哉f秘書一職既是一個極其普通的職位，又是集多種技能于一身的全才。優(yōu)秀秘書的招聘難度絲毫不亞于招聘一個高級工程師。

專業(yè)秘書在我國發(fā)展的時間并不是很長，到目前為止，這個職業(yè)隊伍已經相當龐大。據不完全統計，目前持有秘書資格證書的人數就已經達到11萬以上，而從事秘書職位的不下百萬人，仍依然不能滿足市場的需求，可見秘書行業(yè)發(fā)展的潛力巨大。但在全國眾多的秘書大軍中，真正受過秘書系統培訓的人不足三成，大部分人是改行而來的，在工作中邊干邊學。

以其職能而言，我國秘書百分之七、八十均為商業(yè)秘書，角色介乎業(yè)務與行政之間，而且絕大部分并沒有經理層級的決策權，或者，是權力太大，等于老板一樣。這都是國外企業(yè)組織體系內所沒有的怪現象。而國內秘書的職權往往不能劃分清楚，因此，所負責任小，職權范圍狹窄，自然待遇不高，取代性高，流動性大。

曾在英國獲得“SuperSecretary”頭銜的ShirleyTaylor發(fā)現，在中國，秘書并不是一個受尊敬的職業(yè)；同時，秘書的專業(yè)訓練不夠完善，一些人只要會打字、會使用電腦、復印機就可以做秘書了，根本談不上專業(yè)性。她坦言，中國秘書未達國際標準，而馬來西亞跨勢集團創(chuàng)辦者施國忠先生指出，據他觀察，在很多情況下，中國秘書不夠自信，他們自覺地把自己定位在一個“低級”的角色，只是等待老板命令，而不會主動提前解決問題，這顯然不符合高標準高薪水的要求。

中國秘書的現狀主要還是來自大多數秘書的表現，“你具備什么樣的能力，才能得到什么樣的回報”。在眾人眼里，秘書總是和花瓶、低職聯系在一起，這在很大程度上限制了秘書考證和職業(yè)發(fā)展。在世界范圍內，從初等的職業(yè)地位開始，秘書的確走過了很長的發(fā)展道路。早期的秘書只是進行聽寫工作的文書，寫得一手好字。但隨著教育程度的提高，秘書開始承擔更多的職責，他們開始撰寫公函、規(guī)劃會議、與客戶溝通、培訓員工。

最近10年，秘書的變化更是天翻地覆，現代秘書要求學會使用計算機、互聯網及其它多種高級技能，在現代辦公室中扮演著重要的“信息管理者”的角色。如果缺少秘書，許多成功的執(zhí)行官可能就無法完成工作了，因為，秘書會告訴老板“今天你要做這個”、“這個可以明天處理”、“別忘了打電話給某人”……曾任美林證券集團亞太區(qū)行政副總裁的何冰儀女士表示，在老板無法顧及時，秘書往往是老板的形象代言人，將事情處理妥貼。

秘書們通過不斷增強技能滿足不斷變化的工作需要，從而表現出專業(yè)程度，使得秘書職業(yè)地位不斷上升。有關人士預計，這種趨勢將一直持續(xù)下去。我國從1998年頒布《秘書職業(yè)技能標準》，經過6年發(fā)展，秘書的職業(yè)水平得到很大提升，但距離國際標準還有較大差距。國外同行在中國發(fā)現，中國秘書不夠自信，他們自覺地把自己定位在一個“低級”的角色，只是等待老板命令，而不會主動提前解決問題，這顯然不符合專業(yè)秘書的要求。另外，中國秘書對待證書并不看重，這影響了秘書職業(yè)規(guī)范化發(fā)展。

隨著大多數組織結構的扁平化發(fā)展，大多數辦公室職業(yè)人員將承擔更大范圍的職能，越來越多的職業(yè)人員將需要協助更多的管理職能，這就要求秘書們必須要時刻保持領先的職業(yè)技能，而不是辦公室的冗員，以免成為扁平化的淘汰對象。從社會實踐看，近10年來，我國的生產結構從農業(yè)轉向工業(yè)進而向現代工業(yè)發(fā)展，城市化、商業(yè)化、市場化為秘書這一“白領”職業(yè)的發(fā)展提供了環(huán)境。社會職業(yè)分工越來越細，專業(yè)內容和技術成分越來越強，因此在協作中需要協調、溝通、彌合的地方更多，這也給秘書工作拓展了空間。秘書學認為，秘書的主要職能是通過辦理事務性工作發(fā)揮自己的協調作用和信息作用。因此，只要有領導與基層，有組織內部門與部門，有組織與社會，就會有秘書的職業(yè)發(fā)展空間，關鍵在于秘書自身的發(fā)展因素。

保持完善的專業(yè)化、持久的永業(yè)化是秘書職業(yè)發(fā)展的重要內在因素。完善的專業(yè)化是指秘書在現代社會發(fā)展中，必須確立職業(yè)的專業(yè)知識技能和素質，就是職業(yè)資質。這種職業(yè)資質是秘書特有的，保證秘書并立于其他社會職業(yè)之中。二、秘書的分類不同層次的秘書（一） 官員秘書（二） 秘書部門負責人（三） 領導人的專職秘書（四） 高級秘書（五） 中級秘書（六） 初級秘書不同領域的秘書（一） 社會政治生活中的秘書（二） 社會經濟生活中的秘書（三） 科技文化領域的秘書三、我國開展的較有影響的秘書職業(yè)資格考試：

（一）勞動和社會保障部秘書資格鑒定（二）劍橋辦公管理國際證書考試（三）LCCIEB（倫敦工商會考試局）秘書證書考試（四）IAAP（國際職業(yè)秘書協會）秘書資格考試秘書職業(yè)資格考試（一）勞動和社會保障部秘書資格鑒定該鑒定分初、中、高三級，包括理論知識考試和操作技能考試，全部采用閉卷筆試方式。（二）劍橋辦公管理國際證書考試該考試是由教育部考試中心從劍橋大學考試委員會引進，一年開考兩次，設初、中、高三級，核心課程包括文字處理、溝通和項目管理、辦公室管理三門。中國人民大學培訓學院有培訓。（三）LCCIEB（倫敦工商會考試局）秘書證書考試該證書考試在英國本土最高有四級，國內目前只開考二級和三級?？荚囆问綖楣P試，全球統一命題、統一考試，中國考生也需要采用英文試卷。該項目一年考四次，分別在3月、4月、6月和11月舉行。根據英方和教育部考試中心簽署的協議，考務方面由教育部和各地教育行政部門組織。

（四）IAAP（國際職業(yè)秘書協會）秘書資格考試

該考試目前國內在北京和上海等大城市已經設立了培訓點和考點?？荚嚳颇堪ㄆ髽I(yè)法、企業(yè)行為科學、企業(yè)管理、人際學、秘書會計學、秘書技能、辦公室秘書工作程序等?？荚囘B續(xù)進行12小時。合格者獲“特許職業(yè)秘書”資格。四、文秘專業(yè)培養(yǎng)目標文秘專業(yè)的培養(yǎng)目標是：培養(yǎng)服務社會主義現代化建設文秘行業(yè)需要的，掌握具有企業(yè)單位文員、助理應有的基本知識；具有較好的人際關系技巧、溝通表達技巧、簡報技巧、商務管理技巧等基本技能；具有必備的跨部門溝通、文件管理、會議管理、員工活動管理、商務接待、文書處理等專業(yè)技能；具有較強文秘工作業(yè)務能力和良好的文秘綜合素養(yǎng)，畢業(yè)后能夠勝任用人單位需要的德智體美全面發(fā)展的高素質技能型專門人才。秘書工作主要是發(fā)揮“四個作用”：參謀作用助手作用提供信息作用協調作用

特別是當前用人單位對秘書工作人員的要求正在發(fā)生“四個轉變”：

1.從單純地辦文辦事轉變?yōu)榧绒k文辦事又出謀劃策；

2.從單純地傳遞信息轉變?yōu)榫C合處理信息；

3.從被動服務轉變?yōu)橹鲃臃眨?/p>

4.從憑老經驗辦事轉變?yōu)榭茖W化管理。這四個轉變其實是對秘書人員提出了更高的要求即秘書工作應該向著綜合處理信息、主動服務與科學化管理的方向發(fā)展，而這也是發(fā)達國家秘書工作的特點。

調查反映，民營企業(yè)對文秘人才的素質需求是多元化的，但都存在“德才兼?zhèn)洹钡膬A向。據統計顯示，民營企業(yè)注重的文秘專業(yè)畢業(yè)生的綜合素質，從高到低依次是：思想和道德素質(33％)、文化素質(27％)、業(yè)務素質(13％)、心理素質(8％)、團隊協作精神和溝通協調能力(5％)等。大部分單位在招聘文秘人員時最看重的是基本素質，如品德修養(yǎng)、靈活程度、努力程度和知識面等，可以概括為“要素質而不求專業(yè)精”。文秘專業(yè)人才的素質需求情況素質中，“德”為首，可見“德”在民營企業(yè)的重視程度。思想和道德素質方面選擇較多的是：職業(yè)道德(75％)、事業(yè)心(63％)、良好人際關系(43％)、吃苦耐勞精神(38％)、忠于職守(28％)。

文化是知識經濟時代的顯著特征，其高低在很大程度上影響著個人的整體工作水平。因此，民企對文化素質的重視程度排第二位。最注重文秘人員的文化素質是從高到低依次是：掌握扎實的專業(yè)技術知識(38％)、掌握寬闊的專業(yè)知識(28％)、了解一般的人文科學知識(26％)、掌握相關學科知識(16％)、了解一般的社會科學知識(4％)。

業(yè)務素質往往會直接影響工作效率，民企注重的文秘畢業(yè)生的業(yè)務素質依次是：獨立工作能力(42％)、組織管理能力(35％)、實際操作能力(28％)、創(chuàng)新能力(23％)、獲取加工和利用信息的能力(10％)。同時心理素質是秘書人員基本素質的基礎。在不斷擴充理論、應用知識、提高各種辦事能力的同時，必須自覺加強秘書的心理素質。一個秘書如果沒有良好的心理素質，是難以勝任這項工作的。要想成為一個成功的文秘人員，必須學會調整自己的心理平衡保持良好的心態(tài)，堅定信心和意志，完善個人的樂觀、豁達的性格。五、專業(yè)能力培養(yǎng)要求（一）崗位能力目標：

1、對文秘角色的清晰認識；2、具備良好中文能力和合格的英文聽、說、讀、寫、譯能力；3、人格健全，親和力強，熟練的人際交往技能，較強的溝通協調能力；4、熟練的電腦辦公系統使用技能；5、初步的目標管理和會議管理、商務業(yè)務與活動能力；6、獨立地處理辦公室日常事務的能力；7、制作簡報能力；8、良好的學習能力與反應能力。調查顯示，中小企業(yè)最看重的文秘專業(yè)畢業(yè)生的前五項綜合能力，依次為：語言表達能力、人際溝通能力、應變能力、實踐能力、文字表達能力。文秘從業(yè)人員必須具備這五種綜合能力才能適應現代民營企業(yè)的要求。認為文秘從業(yè)人員應該具備的職業(yè)能力，按重視程度，依次為職業(yè)道德、敬業(yè)精神、專業(yè)素養(yǎng)、使用和維護現代辦公設備的能力。（二）資格證書1、全國中級秘書職業(yè)資格證書；2、全國英語能力A級證；3、全國辦公軟件高級操作員資格證書；4、普通話水平測試二級乙等及以上證書；5、汽車駕駛員C證(可選)。

從需求層次上看，80％以上的單位選擇了大專(高職)畢業(yè)生，只有不到20％的單位表示需要本科及本科以上的畢業(yè)生。這顯示，民企對文秘人才的需求比較注重實際，一般認為受過文秘大專層次教育已夠用。不少民企認為，他們急需的是文秘專業(yè)方面的適用人才，看重的是文秘人才的專業(yè)素養(yǎng)、技能和事務能力，并非僅以學歷高低為條件。從需求的秘書類型上看，65％的單位選了復合型秘書，這表明，當前復合型人才最受歡迎，其次為應用型秘書(15％)、創(chuàng)新型秘書(10％)，另有5％的單位分別選了操作型秘書、技術型秘書。六、文秘專業(yè)人才的需求情況

根據調查的結果，時代對秘書人員提出了更高的要求，各行各業(yè)從事秘書工作的人員只有不斷的加強自身的職業(yè)道德素質、業(yè)務素質和心理素質，才能克服思想及行為上的偏差，才能在本職崗位上得心應手并取得更大的成績。秘書職業(yè)以后的發(fā)展是做行政、人力資源或者單位領導。因為他們與各個部門都打交道，對于單位的架構和業(yè)務都比較了解，所以未來發(fā)展方向也是這些。

七、文秘專業(yè)的就業(yè)前景分析“對企事業(yè)來說，職業(yè)資格證書只是一塊敲門磚”，當一種職業(yè)的社會需求十分旺盛，且從業(yè)人員的規(guī)模已達到相當數量時，職業(yè)標準的制定和資格認證的確顯得很有必要。工作、協助領導處理行政事務及日常事務，并為領導決策及其實施提供服務的人員，包含了從基礎文書、專職文秘、到高級行政助理、行政領導等一個完整的行政輔助人員體系，是實行就業(yè)準入的職業(yè)之一。具備較強的文字與語言表達能力、綜合協調合作能力和邏輯思維與分析能力，富有專業(yè)知識與技能的秘書是各類企業(yè)、事業(yè)單位和社會團體急需的人才。文秘專業(yè)就業(yè)面廣，需求量大，發(fā)展前景極為可觀。曾擔任當和國家領導人秘書的政要一覽

王瑞林,原中央軍委主席鄧小平秘書,曾任解放軍總政治部副主任.上將軍銜.

許永躍,1983年任陳云同志政治秘書、陳云同志辦公室負責人、黨支部書記.現任國家安全部部長.

李偉,1998.03-2003.03任國務院總理朱鎔基辦公室主任.現任國務院國有資產監(jiān)督管理委員會黨委副書記、副主任.

郭向遠,2000年任李嵐清同志秘書,2005年4月教育部部長助理。

金道銘,原中紀委書記尉健行秘書，現任山西省委常委、省紀委書記.

李鴻忠,全國人大常委會副委員長李鐵映原秘書,現任廣東省委常委,深圳市委書記.

呂聰敏,原全國人大委員長李鵬秘書,現任全國人大常委會副秘書長.

宋北杉,原全國人大委員長喬石秘書,現任山西省副省長.

劉琦,原全國政協副主席陳錦華秘書,現任海南省副省長.

伍紹祖,原國家副主席王震秘書,曾任中直機關工委副書記.

林雄,國務院總理溫家寶原秘書,現任廣東省委常委兼宣傳部長。

楊景宇,原全國人大委員長彭真秘書,現任全國人民代表大會法律委員會主任委員.賈廷安.原中央軍委主席江澤民秘書,現任中央軍委辦公廳主任.中將軍銜

周強,最高人民法院院長肖揚原秘書,現任湖南省委副書記,代省長.

黃麗滿,江澤民任電子工業(yè)部部長時的秘書,現任廣東省人大主任.丘小雄,國務院總理溫家寶辦公室主任.王林森，原全國政協副主席毛致用任江西省委書記時的秘書，現任江西省政協副主席、省委統戰(zhàn)部長。

李文卿，原開國上將，中央政治局委員，廣州軍區(qū)司令員許世友秘書，曾任國防大學政治委員。上將軍銜孫大發(fā)，原中央政治局常委，國防大學政委李德生上將秘書，現任總后勤部政委。中將軍銜。

唐國忠，中央政治局常委李長春原秘書，現任福建省委常委，宣傳部長。李建國，原全國政協主席李瑞環(huán)秘書，現任陜西省委書記，省人大主任。黃華，1946年參加北平軍事調處執(zhí)行部中共代表團，任葉劍英的秘書。曾任國務院副總理、全國人大副委員長。

何權，全國人大副委員長顧秀蓮任江蘇省省長時的秘書，現任江蘇省副省長。鄂竟平，原全國政協副主席錢正英（女）任水利部部長時的秘書，現任水利部副部長、黨組成員。殷介炎，1977年8月至1989年5月任陳慕華（當時任中國人民銀行行長，后任全國人大副委員長）同志處秘書?，F任交通銀行董事長。孫亞夫，時任全國人民代表大會副委員長葉飛秘書?，F任中共中央臺灣工作辦公室、國務院臺灣事務辦公室副主任。陳冀平，時任喬石同志秘書，現任中央社會治安綜合治理委員會副主任。顧昂然，1949年后任中共北京市青委西南區(qū)委委員、青年團北京市西南區(qū)委、東北區(qū)委委員、彭真秘書。曾任第九屆全國人大常委會法制工作委員會主任。梁保華，原江蘇省委書記韓培信秘書，現任江蘇省委副書記，江蘇省省長。

郭開朗，原江澤民同志秘書，現任湖南省省長助理。鄒哲開，全國人大副委員長王兆國任福建省省長時的秘書，現任福建省政協副主席、黨組成員。

孫曉郁，原全國人大常委會委員長彭真秘書，現任國務院發(fā)展研究中心副主任。孫清云，原國務院副總理姜春云秘書，現任陜西省委常委、中共西安市委書記。王軍，原財政部部長劉仲藜秘書，現任財政部副部長、黨組成員。葉青純，原尉建行秘書，現任最高人民檢察院黨組成員、中紀委駐高檢院紀檢組組長。丁向陽，全國政協副主席王忠禹任國務委員，國務院秘書長時的秘書，現任北京市副市長。

朱佳木，曾任陳云，胡喬木秘書，現任中國社會科學院副院長、黨組成員兼當代中國研究所所長。呂新華，原國務院副總理錢其琛秘書，現任外交部副部長。

郭永祥，中央政治局委員，公安部長周永康任國土資源部部長時的秘書，現任四川省委常委、副省長。陳進玉，時任中央政治局常委、書記處書記胡啟立秘書，現任國務院副秘書長兼國家科技教育領導小組辦公室主任。肖天。原國家體育運動委員會主任李夢華秘書，現任國家體育總局副局長。張黎，1982年10月至1989年7月為肖華上將秘書，現任解放軍副總參謀長，上將軍銜。雷炳成，原中央軍委副主席劉華清秘書，少將軍銜。中央領導人的秘書經歷一覽十八大中央政治局委員和各省省委書記共有43人是秘書出身或有當秘書的經歷（7個政治局常委中有5人，占比71%，25個政治局委員中有19人，占比76%，中央書記處7人全部是，占比100%）。他們當秘書的起步年齡基本上是在24-30歲之間，也就是基本上一參加工作就是在干秘書這個行當，也就是從秘書上開始起步發(fā)展。1、

習近平：1953年6月生，1979-1982國務院辦公廳、軍委辦公廳秘書2、

李克強：1955年7月生，1983－1985年共青團中央學校部部長兼全國學聯秘書長3、

張德江：1946年11月生，1970－1972年吉林省汪清縣革委會宣傳組干事、機關團支部書記4、

劉云山，1947年7月生，1969－1975年內蒙古自治區(qū)土默特右旗旗委宣傳部干事5、

張高麗，1946年11月生，1970－1977年石油部廣東茂名石油公司生產指揮部辦公室秘書6、

馬凱，1946年6月生，1965－1970年北京市第四中學教員7、

王滬寧，1955年10月生，1977－1978年上海市出版局干部8、

劉奇葆，1953年1月生，1977－1980年安徽省委辦公廳秘書處秘書9、

孫春蘭，1950年5月生，1969－1977年遼寧鞍山鐘表廠工人、車間團委書記10、李建國，1946年4月生，1972－1992年天津市寧河縣文教局、縣委宣傳部干事、農委宣傳處干事、市委辦公廳辦公室干事、市委辦公廳辦公室副主任、市委辦公廳主任、市委副秘書長、市委秘書長11、李源潮，1950年11月生，1974－1983年上海市南昌中學教師、盧灣區(qū)業(yè)余工業(yè)?？茖W校教師、復旦大學數學系團總支副書記、書記、校團委副書記12、汪洋，1955年3月生，1976－1981年安徽省宿縣地區(qū)“五七”干校教員、教研室副主任、地委黨校教員1