秘書辦文工作

秘書辦文工作秘書辦文工作秘書辦文工作秘書辦文的工作●文書的撰擬●文書的處理●技能訓(xùn)練

第一節(jié)文書的撰擬

一、文書的概念及分類二、秘書工作中的常見文種三、公文的行文關(guān)系、方式、規(guī)則四、公文的基本格式及寫作要求

一.文書的概念及分類

（一）文書的概念文書是一個概括性的名詞，指的是一種記錄信息、表達(dá)意圖的文字材料。文書是人們用來記錄信息、交流信息和發(fā)布信息的一種工具。文書包括私人文書和公務(wù)文書兩種。私人文書，是指個人或家庭、家族在自己的活動中或私人相互之間的交往中形成和使用的私人書信、日記、自傳、遺囑、家譜、著作手稿以及房契、地契等。公務(wù)文書，《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》中定義為傳達(dá)貫徹黨和國家的方針、政策，發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章，施行行政措施，請示和答復(fù)問題，指示、布署和商洽工作，報告情況，交流經(jīng)驗的重要工具。

文書是國家機(jī)關(guān)，企、事業(yè)單位在管理活動中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的書面文字材料的統(tǒng)稱。辨析：“文書”、“公文”、“文件”

公務(wù)文書的特點：1.公文是由法定的作者制成和發(fā)布的；2.公文具有法定的權(quán)威和效力。黨政機(jī)關(guān)的通用公文文體（1）規(guī)范性文件：條例、規(guī)定、辦法。（2）領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性文件：命令（令）、決定、指示、決議、意見、通知、通報、批復(fù)（3）公布性文件：公告、通告（4）陳述呈請性文件：報告、請示、議案、調(diào)查報告（5）商洽性文件：函（6）會議文件：會議紀(jì)要通用文書

（二）文書的種類

通用文書、專用文書、常用事務(wù)文書。1.我國行政機(jī)關(guān)公文種類：命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復(fù)、意見、函和會議紀(jì)要13種。

——《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》第九條黨的機(jī)關(guān)公文種類：決議、決定、指示、意見、通知、通報、公報、報告、請示、批復(fù)、條例。規(guī)定、函、會議紀(jì)要等14種。

——《中國共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理條例》第二章第七條通用文書專用文書法律文書：是國家司法機(jī)關(guān)在處理刑事、民事、經(jīng)濟(jì)各類案件時，依照法律規(guī)定的程序而制作或發(fā)布的、具有法律效力或者雖無法律效力但有法律意義的書面文件。是代表國家意志，忠誠地體現(xiàn)國家法律精神，遵循法律規(guī)定為付諸實施某一法律行為，能引起一定法律后果而制作的文書。

軍用文書：通常是指軍隊內(nèi)部以及及軍外單位往來所使用的行文的總稱。它是指揮作戰(zhàn)、組織訓(xùn)練、指導(dǎo)工作、互通情報和積累資料的重要工具。

公關(guān)文書：凡是用于溝通、增進(jìn)、改善本企業(yè)及公眾關(guān)系的文字材料。

商業(yè)文書：商業(yè)應(yīng)用寫作所反映的內(nèi)容，是由商業(yè)的實際工作所決定的，無論是布告、通知、請示、報告，還是簡報、消息、總結(jié)、通訊、商業(yè)經(jīng)濟(jì)論文都要及商業(yè)工作有關(guān)，體現(xiàn)出“商”字來。

經(jīng)濟(jì)類公文的種類（1）經(jīng)濟(jì)合同（2）報告、信息（3）廣告文書（4）產(chǎn)品說明書（5）招標(biāo)書（6）投標(biāo)書（7）會計報表（8）經(jīng)濟(jì)訴訟文書專用文書上行文下行文平行文平件急件特急件對外公開限國內(nèi)公開內(nèi)部使用秘密機(jī)密絕密

2.3.4.按公文處理時間劃分按閱知范圍按行文關(guān)系劃分行文關(guān)系是指文書的發(fā)文機(jī)關(guān)及收文機(jī)關(guān)之間的往來關(guān)系，是根據(jù)每個機(jī)關(guān)所屬組織系統(tǒng)的隸屬關(guān)系及其職權(quán)范圍來確定的。行文關(guān)系一般包括兩大類：（1）隸屬關(guān)系（2）非隸屬關(guān)系

序號分類具體種類細(xì)目1領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)類文書命令頒布性、事項性命令任免令獎懲令決定知照性、指揮性決定決議事項性、紀(jì)要性決議2報請類文書報告上復(fù)性、知照性報告、簡報請示申述性、安排性請示3批轉(zhuǎn)類文書批復(fù)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)4知照類文書公告事項性、祈使性公告通告事項性、約制性通告通報表彰性、批評性、情況通報通知指揮性、事項性、任免、會議通知5記述類文書計劃規(guī)劃、方案、預(yù)案、工作要點總結(jié)綜合性、專題性總結(jié)會議紀(jì)要會議記錄大事記6聯(lián)系類文書函公函、便函介紹信聯(lián)單式、便函式7規(guī)范類文書章程、規(guī)定、條例、辦法、細(xì)則二.秘書工作中的常見文種

請按照行文關(guān)系將下列文種歸類：

行文：報告、請示。

行文：命令、決定、指示、決議、通知、通報、批復(fù)。

行文：議案、通知、函、會議紀(jì)要。

練習(xí)：三、公文的行文規(guī)則（1）按機(jī)關(guān)隸屬關(guān)系和職責(zé)范圍行文（2）授權(quán)行文（3）大力精減文件，嚴(yán)格控制發(fā)文數(shù)量和范圍（4）在一般情況下，黨政機(jī)關(guān)不得越級行文（5）必須正確確定主送機(jī)關(guān)和抄送機(jī)關(guān)，主送機(jī)關(guān)及公文名稱相互呼應(yīng)（6）關(guān)于聯(lián)合行文問題（7）關(guān)于“請示”的行文問題（8）在報刊上發(fā)布的法規(guī)性公文，應(yīng)視為正式公文依照執(zhí)行（9）公文由文秘機(jī)構(gòu)統(tǒng)一處理四、公文的基本格式及寫作要求

1.公文格式構(gòu)成

公文一般由發(fā)文機(jī)關(guān)、發(fā)文字號、簽發(fā)人標(biāo)識、標(biāo)題、題注、受文者（主送機(jī)關(guān)）、正文、附件、附件日期、附注、成文日期、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)、秘密等級、緊急程度、印章和印發(fā)日期等組成。根據(jù)國家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局1999年12月發(fā)布的《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》規(guī)定，組成公文的各要素劃分為：眉首、主體、版記三部分。1．眉首，包括的項目有：公文名稱、發(fā)文字號、份數(shù)序號、秘密等級和保密期限、緊急程度及上行文簽發(fā)人。2．主體，包括的內(nèi)容有：公文標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、無正文說明、附件、簽發(fā)機(jī)關(guān)印章或簽署、成文日期。3．版記，包括的內(nèi)容有：附注、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和日期、印發(fā)份數(shù)。2.公文規(guī)范的基本要求：（1）《中國共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理條例》（1996.5）（2）《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》（1999.12）（3）《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》（2000.8）公文格式排版規(guī)定：1.保密等級：“絕密”“機(jī)密”“秘密”標(biāo)注后，加“★”，必要時加期限（如機(jī)密★5年），3號或4號黑體。

2.緊急程度：“急”或“特急”，在保密等級下一行，字號字體同保密等級。

3.發(fā)文字號：位于文頭下方，居中；如有簽發(fā)人，居左，兩者排一行，3號或4號仿宋字。

5.簽發(fā)人：發(fā)文字號右側(cè)，空一格，字號字體同發(fā)文字號。

6.標(biāo)題：標(biāo)題由作事、事由、文種組成（可?。?，字?jǐn)?shù)一般不超過50字；除出現(xiàn)法規(guī)、規(guī)章的標(biāo)題外，不用書名號；具體形式有齊肩形、正梯形、倒梯形、除號形，公文如經(jīng)會議討論通過或批準(zhǔn)的，應(yīng)加題注，即用圓括號居中

7.附件：附件應(yīng)標(biāo)明標(biāo)題、件數(shù)、份數(shù)。在正文以下日期以上，排出附件號。

8.注釋：注釋排在日期下方，用4號或小4號仿宋體。3.公文寫作的基本要求：練習(xí)：按照按照公文寫作要求，修改下列語句中的錯誤合“法”、求實合體（體式規(guī)范）簡明、嚴(yán)謹(jǐn)、準(zhǔn)確、規(guī)范完整、清晰、耐久（主題正確、鮮明；語言準(zhǔn)確、精練）(1)語句表達(dá)正確及否，是衡量表達(dá)能力的重要標(biāo)志。(2)我們要為構(gòu)建和諧社會打下物質(zhì)基礎(chǔ)和精神準(zhǔn)備。(3)語文能力包括口頭的說、聽和書面的讀、寫兩個方面。(4)經(jīng)過一系列的整頓之后，第一車間勞動紀(jì)律逐漸走上正軌。(5)機(jī)器質(zhì)量的好壞是保證生產(chǎn)安全的一個重要條件。(6)5月3日，我們訪問了參加過“五四”愛國運動的當(dāng)年的愛國老人。(7)某市教育局關(guān)于召開全市中小學(xué)校會議的《通知》。(8)某局關(guān)于走私販私的指示。(9)某市礦務(wù)局關(guān)于全市上半年技術(shù)改造情況的反映。(10)東南市人民政府轉(zhuǎn)發(fā)國家計委2002年1號文件的通知。1．根據(jù)形成和作用的公務(wù)活動領(lǐng)域，公文可分為

(

)A.法定正式公文

B.通用公文

C.非法定正式公文

D.專用公文2.通告的正文部分由哪幾部分構(gòu)成?

(

)

A.發(fā)布通告的依據(jù)、目的

B.通告事項

C.結(jié)語

D.執(zhí)行的具體要求3．北京市政府向國務(wù)院各部委制發(fā)(主送)的公文屬于

(

)A．呈請性文件

B．平行文件C．上行文件

D．下行文件4．非同一系統(tǒng)的任何機(jī)關(guān)相互行文都使用

(

)

A．上行文

B．平行文C．通知

D．下行文

5．以下有關(guān)公文的說法錯誤的有

(

)

A.公文的基本組成部分有:標(biāo)題/正文/作者/日期/印章或簽署/主題B.通用公文又稱行政公文，指各類機(jī)關(guān)普遍使用的文件如請示、報告、函等C.通知的作者廣泛，不受機(jī)關(guān)性質(zhì)及級別層次的限制D.函為不相隸屬機(jī)關(guān)間相互往來的正式公文，對受文者的行為沒有強制性影響練習(xí)：——《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》2000年國務(wù)院發(fā)布“函，適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項”。

函作為公文中惟一的一種平行文種，其適用的范圍相當(dāng)廣泛。在行文方向上，不僅可以在平行機(jī)關(guān)之間行文，而且可以在不相隸屬的機(jī)關(guān)之間行文，其中包括上級機(jī)關(guān)或者下級機(jī)關(guān)行文。在適用的內(nèi)容方面，它除了主要用于不相隸屬機(jī)關(guān)相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題外，也可以向有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)事項，向上級機(jī)關(guān)詢問具體事項，還可以用于上級機(jī)關(guān)答復(fù)下級機(jī)關(guān)的詢問或請求批準(zhǔn)事項，以及上級機(jī)關(guān)催辦下級機(jī)關(guān)有關(guān)事宜，如要求下級機(jī)關(guān)函報報表、材料、統(tǒng)計數(shù)字等。此外，函有時還可用于上級機(jī)關(guān)對某件原發(fā)文件作較小的補充或更正。不過這種情況并不多見。

“函”有下列三方面的作用：

(一)相互商洽工作。如調(diào)動干部，聯(lián)系參觀、學(xué)習(xí)，聯(lián)系業(yè)務(wù)，邀請參觀指導(dǎo)……。

(二)詢問和答復(fù)問題。如天津市民政局向民政部門詢問的“關(guān)于機(jī)關(guān)離休干部病故撫恤問題”的問題以及民政部對此問題的答復(fù)，都是用“函”的形式。

(三)向有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)。如《民政部關(guān)于請安排每年生產(chǎn)三百輛火葬運尸專用車的函》就是為向國家計劃委員會請求批準(zhǔn)而發(fā)的。

國務(wù)院辦公廳關(guān)于同意寧波海關(guān)升格為正廳(局)級直屬海關(guān)問題的復(fù)函

國辦函〔2002〕31號浙江省人民政府、海關(guān)總署：浙江省人民政府《關(guān)于寧波海關(guān)升格為正廳級直屬海關(guān)的請示》(浙政〔2001〕27號)收悉。經(jīng)國務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)同志同意，現(xiàn)函復(fù)如下：同意寧波海關(guān)升格為正廳(局)級機(jī)構(gòu)，隸屬于海關(guān)總署，不增加人員編制。

其他有關(guān)事宜，請你們及有關(guān)方面協(xié)商辦理。

國務(wù)院辦公廳

二〇〇二年四月十八日

(引自《中華人民共和國國務(wù)院公報》，2002年第16號)

文書的處理一、文書處理的含義及原則二、文書的收發(fā)及管理三、文書處理應(yīng)注意的事項一、文書處理的含義及原則文書處理是指機(jī)關(guān)、單位在日常工作中圍繞著文書的擬制、辦理、管理所進(jìn)行的系列工作。根據(jù)文書處理的內(nèi)容及要求，文書處理必須堅持準(zhǔn)確、及時、安全、統(tǒng)一的原則。二、文書處理的程序及注意事項1.收文處理（1）公文的收受及分流

簽收-外收文登記-啟封-內(nèi)收文登記-分辦-傳閱-摘編注：分辦的基本做法（p184）（2）辦理收文

擬辦-批辦-承辦-注辦（3）組織傳閱及催辦查辦

組織傳閱-催辦-查辦（4）處置辦畢公文

閱卷歸檔、清退、暫存、銷毀。注：簽收工作由專職或兼職的外收發(fā)人員或通訊人員完成。

文件處理單來文標(biāo)題

擬辦意見

領(lǐng)導(dǎo)批示

辦理結(jié)果

備注

文件處理單共收份收文號：辦、閱人簽名：已分發(fā)給：收文時間：擬辦意見：批辦意見：辦理結(jié)果：公文的簽收是由(

)完成的。A.外收發(fā)人員B.通訊人員C.內(nèi)收發(fā)人員D.機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人或部門負(fù)責(zé)人2.發(fā)文處理

（1）文稿形成

擬稿。審查，包括會商和核稿兩個環(huán)節(jié)。簽發(fā)。（2）公文的制作

注發(fā)、繕印、校對用印或簽署。（3）公文的對外傳遞

發(fā)文登記——封發(fā)(分裝——發(fā)出)（4）處置辦畢公文

閱卷歸檔、暫存、銷毀。擬稿審核簽發(fā)復(fù)核繕印校對蓋章登記封發(fā)立卷、歸檔、暫存、銷毀

發(fā)文登記簿發(fā)文日期發(fā)文號密級文件標(biāo)題收文單位共印份數(shù)發(fā)出份數(shù)擬稿單位簽發(fā)人備注案例分析XX市旅游局接到XX省旅游局轉(zhuǎn)發(fā)的《中華人民共和國國家旅游局令》(第18號)文件中發(fā)布的《出境旅游領(lǐng)隊人員管理辦法》。小張核查、登記完文件后，交給吳主任。吳主任看完文件，批注了擬辦意見，交給李局長。李局長當(dāng)即批示，責(zé)成吳秘書起草一份學(xué)習(xí)該《辦法》的文