第三章采購訂單與采購合同管理

采購管理第三章采購訂單與采購合同管理第一節(jié)采購訂單的管理第二節(jié)采購合同管理第一節(jié)采購訂單的管理一、采購訂單的制訂二、采購訂單的明細管理三、訂單跟蹤一、采購訂單的制訂采購訂單的管理是企業(yè)根據(jù)市場的計劃，企業(yè)的用料計劃和實際能力以及相關(guān)的因素，所制定的切實可行的采購訂單計劃，并下達至訂單部門執(zhí)行，在執(zhí)行的過程中要注意對訂單進行跟蹤，以使企業(yè)能從采購環(huán)境中購買到企業(yè)所需的商品，為生產(chǎn)部門和需求部門輸送合格的原材料和配件。一、采購訂單的制定（一）準備訂單計劃（二）評估訂單需求（三）計算訂單容量（四）制定訂單計劃準備物料采購訂單計劃

評估物料采購訂單需求計算物料采購訂單容量

制定訂單計劃

訂單的環(huán)節(jié)預測企業(yè)的市場需求

確定企業(yè)的生產(chǎn)需求準備物料采購訂單環(huán)境資料制定物料采購訂單計劃說明書分析市場需求

分析企業(yè)生產(chǎn)需求

確定訂單需求

確定訂單需求

計算總體訂單容量計算承接訂單容量

確定剩余訂單容量對比采購需求與供應(yīng)容量綜合平衡確定余量認證計劃

制定訂單計劃

(一)準備訂單計劃

準備訂單計劃也主要分為四個方面的內(nèi)容：

必須熟悉市場需求計劃，或銷售計劃生產(chǎn)物料需求計劃是訂單計劃的主要來源供應(yīng)商群體供應(yīng)信息資料也就是準備訂單環(huán)境資料準備好訂單計劃所需要的資料圖3-1準備訂單計劃的內(nèi)容必須熟悉市場需求計劃，或銷售計劃生產(chǎn)物料需求計劃是訂單計劃的主要來源供應(yīng)商群體供應(yīng)信息資料也就是準備訂單環(huán)境資料準備好訂單計劃所需要的資料（二）評估訂單需求評估訂單需求是采購計劃中非常重要的一個環(huán)節(jié)，只有準確的評估訂單需求，才能為計算訂單容量提供參考依據(jù)，以便制定出好的訂單計劃。它主要包括以下三個方面的內(nèi)容（見圖3-2）。（二）評估訂單需求考慮市場需求，要分析市場需求制定的要貨計劃的可信度，仔細分析市場合同簽訂數(shù)量、合同剩余量的各項數(shù)據(jù)，研究其變化趨勢，全面考慮要貨計劃的規(guī)范性和嚴謹性分析生產(chǎn)需求，首先要研究生產(chǎn)需求的生產(chǎn)過程，其次是分析需求量的要貨時間，對企業(yè)不同時期產(chǎn)生的不同生產(chǎn)需求進行分析圖3-2評估訂單需求的內(nèi)容分析生產(chǎn)需求，首先要研究生產(chǎn)需求的生產(chǎn)過程，其次是分析需求量的要貨時間，對企業(yè)不同時期產(chǎn)生的不同生產(chǎn)需求進行分析根據(jù)對市場需求和對生產(chǎn)需求的分析結(jié)果，就可以確定訂單需求。訂單需求的內(nèi)容是：通過訂單操作手段，在未來指定的時間內(nèi)，將指定數(shù)量的合格物料采購入庫考慮市場需求，要分析市場需求制定的要貨計劃的可信度，仔細分析市場合同簽訂數(shù)量、合同剩余量的各項數(shù)據(jù)，研究其變化趨勢，全面考慮要貨計劃的規(guī)范性和嚴謹性分析生產(chǎn)需求，首先要研究生產(chǎn)需求的生產(chǎn)過程，其次是分析需求量的要貨時間，對企業(yè)不同時期產(chǎn)生的不同生產(chǎn)需求進行分析（三）計算訂單容量計算訂單容量是采購計劃中的重要組成部分。只有準確地計算好訂單容量，才能對比需求和容量，經(jīng)過綜合平衡，最后制定出正確的訂單計劃。計算訂單容量主要有以下四個方面的內(nèi)容（見圖3-3）。（三）計算訂單容量圖3-3計算訂單容量的內(nèi)容物料和項目都是整個采購工作的操作對象承接訂單量是指某供應(yīng)商在指定的時間內(nèi)已經(jīng)簽下的訂單量訂單容量的含義有兩個方面：一是可供給的物料數(shù)量，一是可供給的到貨時間物料剩余訂單容量=物料供應(yīng)商群體總體訂單容量-已承接訂單量物料和項目都是整個采購工作的操作對象承接訂單量是指某供應(yīng)商在指定的時間內(nèi)已經(jīng)簽下的訂單量訂單容量的含義有兩個方面：一是可供給的物料數(shù)量，一是可供給的到貨時間物料剩余訂單容量=物料供應(yīng)商群體總體訂單容量-已承接訂單量（四）制定訂單計劃制定訂單計劃是采購計劃的最后一個環(huán)節(jié)，也是最重要的環(huán)節(jié)。它主要包括以下四個方面的內(nèi)容（見圖3-4）。圖3-4制定訂單計劃的內(nèi)容一份訂單包含的內(nèi)容有下單數(shù)量和下單時間兩個方面。下單數(shù)量=生產(chǎn)需求量-計劃入庫量-現(xiàn)有庫存量+安全庫存量下單時間=要求到貨時間-認證周期-訂單周期-緩沖時間一份訂單包含的內(nèi)容有下單數(shù)量和下單時間兩個方面。下單數(shù)量=生產(chǎn)需求量-計劃入庫量-現(xiàn)有庫存量+安全庫存量下單時間=要求到貨時間-認證周期-訂單周期-緩沖時間二、采購訂單的明細管理(一)采購訂單的管理

1采購訂單的管理的目的使企業(yè)相關(guān)部門能夠明確掌握材料訂貨的情況。作為雙方將來交貨、驗收、付款的依據(jù)。2訂單的分類

(一)采購訂單的管理

聯(lián)數(shù)名稱作用第一聯(lián)廠商聯(lián)作為供應(yīng)商交貨時的憑證第二聯(lián)回執(zhí)聯(lián)由供應(yīng)商簽字確認后寄回給企業(yè)第三聯(lián)物料聯(lián)作為企業(yè)控制存量和驗收的參考第四聯(lián)請款聯(lián)作為結(jié)算貨款的依據(jù)第五聯(lián)承辦聯(lián)由制發(fā)訂購單的單位自存表3-1采購訂單分聯(lián)按用途不同，訂單分為如表3-1所示。

（二）采購訂單的主要內(nèi)容采購訂單主要是企業(yè)對所需采購物品的品質(zhì)的一些描述,其主要內(nèi)容包括以下幾項：交貨方式、驗收方式、罰則、履約保證、品質(zhì)保證、仲裁或訴訟、其他。

（二）采購訂單的主要內(nèi)容圖3.5a某家電公司訂購單(第一聯(lián))（二）采購訂單的主要內(nèi)容圖3.5b某家電公司訂購單(第二聯(lián))三、訂單跟蹤(一)合同執(zhí)行前訂單的跟蹤

（二）合同執(zhí)行過程訂單的跟蹤合同跟蹤應(yīng)把握以下事項：嚴密跟蹤供應(yīng)詳細過程，保證訂單正常執(zhí)行2341控制好物料驗收環(huán)節(jié)慎重處理庫存控制緊密響應(yīng)生產(chǎn)需求形式（三）合同執(zhí)行后訂單的跟蹤訂單執(zhí)行完畢的條件：供應(yīng)商收到本次訂單的貨款物料在運輸或者檢驗過程中出現(xiàn)的問題應(yīng)由采購人員或者現(xiàn)場檢驗人員與供應(yīng)商進行聯(lián)系解決。

12（三）合同執(zhí)行后訂單的跟蹤在對訂單的跟蹤過程中可通過相關(guān)的采購追蹤記錄表來進行。編號請購單報價廠商及價格訂購單驗收備注請購總號發(fā)出日期收到日期品名/規(guī)格數(shù)量需要日期①②③日期編號數(shù)量單價金額交貨日期供應(yīng)商日期數(shù)量檢驗情形貨款稅額總金額表3-3采購追蹤記錄第二節(jié)采購合同管理一、采購合同的內(nèi)容二、采購合同的簽訂三、采購合同的管理一、采購合同的內(nèi)容(一)采購合同的概念與性質(zhì)

合同是一種重要的約束和控制手段，可能減少風險。雙方一旦違約，給購買方造成損失，則可以根據(jù)合同條款，向?qū)Ψ将@取賠償。對方如果不愿意賠償，則可以提交法院進行裁決處理。采購合同的概念與性質(zhì)，如表3-4所示。

名稱內(nèi)容概念指物資流通企業(yè)根據(jù)市場需要，向物資的生產(chǎn)企業(yè)或其他物資流通企業(yè)購買某種物資而簽訂的協(xié)議性質(zhì)具有權(quán)利義務(wù)內(nèi)容的經(jīng)濟合同表3-4采購合同的概念與性質(zhì)（二）采購合同的內(nèi)容采購合同的內(nèi)容，也稱采購合同的條款，是指合同雙方當事人的具體權(quán)利和具體義務(wù)。一份買賣合同主要由首部、正文與尾部三部分組成如表3-5所示。（二）采購合同的內(nèi)容1首部

買賣雙方的名稱名稱編號簽訂日期簽訂地點如：教學設(shè)備采購合同如：2009年第1號；如：廣西農(nóng)業(yè)職業(yè)技術(shù)學院如：2009年2月3日如：供方億文科技公司需方廣西農(nóng)業(yè)職業(yè)技術(shù)學院（二）采購合同的內(nèi)容2正文

如：某某某公司商品名稱品質(zhì)規(guī)格數(shù)量單價與總價包裝及運輸方法

付款方法交貨時間交貨地點如：李寧運動服如：1KLA072-2XS如：1000套100元/套汽車如：現(xiàn)金或支票如：2009年3月29號如：某某某公司商品名稱品質(zhì)規(guī)格數(shù)量單價與總價包裝及運輸方法

付款方法交貨時間交貨地點如：李寧運動服如：1KLA072-2XS如：1000套100元/套汽車如：現(xiàn)金或支票如：2009年3月29號（二）采購合同的內(nèi)容合同的附則及其他條款交貨單位或交貨人名稱、姓名和收貨單位名稱或收貨人姓名付款方法物資的驗收違約責任不可抗力的處理交貨方式:一般包括送貨方式、自提方式、代運方式。如：送貨上門如：廣西李寧公司南城分店某某某學校體育部

交貨方式:一般包括送貨方式、自提方式、代運方式。如：送貨上門合同的附則及其他條款交貨單位或交貨人名稱、姓名和收貨單位名稱或收貨人姓名付款方法物資的驗收違約責任不可抗力的處理如：廣西李寧公司南城分店某某某學校體育部

交貨方式:一般包括送貨方式、自提方式、代運方式。如：送貨上門(二)商品采購合同的內(nèi)容2.選擇內(nèi)容1)保值條款2)價格調(diào)整條款3)誤差范圍條款4)法律適用條款（二）采購合同的內(nèi)容3尾部

合同的尾部包括合同的份數(shù)、使用語言及效力、附件、合同的生效日期、雙方的簽字蓋章。（二）采購合同的內(nèi)容結(jié)構(gòu)名稱具體內(nèi)容首部(FaceSheet)采購合同名稱、合約日期與合約編號商品標準號別(C.C.C)立約雙方當事人名稱與地址、電話等數(shù)據(jù)基本條款(BasicCondition)貨品名稱質(zhì)量與規(guī)格單位與數(shù)量包裝（原產(chǎn)地）交貨期物流保險檢驗方法價格（單價、總價、價格基礎(chǔ)、貨幣）付款方式（信用證、遠期L/C、D/PorD/A分期付款）特別條款（SpecialCondition)保證條款安裝及特殊保證條款大宗物資條款貨價運費及匯率變動協(xié)定其他特別協(xié)議表3-5采購合約的具體內(nèi)容二、采購合同的簽訂采購合同的簽訂，是指當事人雙方依據(jù)法律的規(guī)定就合同所規(guī)定的各項條款進行協(xié)商，達到意思表示一致而確立合同關(guān)系的法律行為。二、采購合同的簽訂（一）合同簽訂前的準備工作（二）簽訂采購合同的程序（三）合同的草簽與正式簽訂（四）合同的公證鑒證訂立采購合同的資格審查1.審查供應(yīng)商的合同資格1)法人資格審查2)法人能力審查2.審查供應(yīng)商的資信和履約能力1)資信審查2)履約能力審查（一）合同簽訂前的準備工作簽訂采購合同的資格審查1.審查供應(yīng)商的合同資格(1)法人資格審查審查供應(yīng)商是否屬于經(jīng)國家規(guī)定的審批程序成立的法人組織。在審查供應(yīng)商法人資格時應(yīng)注意：沒有取得法人資格的社會組織、已被吊銷營業(yè)執(zhí)照取消法人資格的企業(yè)或組織，無權(quán)簽訂購貨合同。（一）合同簽訂前的準備工作(2)法人能力審查法人能力審查主要是審查供應(yīng)商的經(jīng)營活動是否超出營業(yè)執(zhí)照批準的范圍。法人代表也可授權(quán)業(yè)務(wù)人員，如推銷員、采購員所謂承辦人，以法人的名義訂立購貨合同。（一）合同簽訂前的準備工作2.審查供應(yīng)商的資信和履約能力(1)資信審查在準備簽訂購貨合同時，采購人員在向賣方當事人提供自己的資信情況說明的同時，要認真審查賣方的資信情況，從而建立互相信賴的關(guān)系。(2)履約能力審查履約能力是指當事人除資信以外的技術(shù)和生產(chǎn)能力、原材料與能源供應(yīng)、工藝流程、加工能力、產(chǎn)品質(zhì)量、信譽高低等方面的綜合情況。（一）合同簽訂前的準備工作

審查賣方的資信和履約能力的主要方法有：通過賣方的開戶銀行，了解其債權(quán)、債務(wù)情況和資金情況；通過賣方的主管部門，了解其生產(chǎn)經(jīng)營情況、資產(chǎn)情況、技術(shù)裝備情況、產(chǎn)品質(zhì)量情況；通過賣方的其他用戶，了解其產(chǎn)品質(zhì)量、供貨情況、維修情況；通過賣方所在地的工商行政管理部門，了解其是否具有法人資格和注冊資本、經(jīng)營范圍、核算形式；通過有關(guān)的消費者協(xié)會和法院、仲裁機構(gòu)，了解賣方的產(chǎn)品是否經(jīng)常遭到消費者投訴，是否曾經(jīng)牽涉到訴訟；

對于大批量的性能復雜、質(zhì)量要求高的產(chǎn)品或巨額的機器設(shè)備的采購，在上述審查的基礎(chǔ)上，還可以由采購人員、技術(shù)人員、財務(wù)人員組成考察小組，到賣方的經(jīng)營加工場所實地考察，以確切了解賣方的資信和履約能力。采購人員在日常工作中，應(yīng)當注意搜集有關(guān)企業(yè)的履約情況和有關(guān)的商情，作為以后簽訂合同的參考依據(jù)。采購合同的形式：有效的采購合同

效力待定的采購合同

無效的采購合同

可撤銷的采購合同

當事人符合法律要求的資格

意思表示真實

內(nèi)容不違反法律和社會公共利益

限制行為能力人訂立的采購合同

無代理權(quán)人以他人的名義訂立的采購合同無處分權(quán)人處分他人財產(chǎn)的采購合同

1）一方以欺詐、脅迫手段訂立合同，損害國家利益的。2）惡意串通，損害國家、集體或者第三人利益的合同。3）以合法形式掩蓋非法目的的合同。4）損害社會公共利益的合同。5）違反法律、行政法規(guī)強制性規(guī)定的合同。1）重大誤解的采購合同。2）顯失公平的采購合同。3）欺詐、脅迫的采購合同。

采購合同的形式（二）簽訂采購合同的程序當事人相互協(xié)商簽訂合同的過程，通常分為兩個階段：1要約:訂立合同的建議訂立合同的當事人一方向另一方發(fā)出的締結(jié)合同的提議。采購合同要約應(yīng)具有的特征要約須是特定人的行為

123要約必須是向特定人發(fā)出的要約必須含有可以訂立合同的主要條款訂立合同的要約須向特定人明確提出，即向一個具體的法人、經(jīng)濟組織、個體商戶或農(nóng)村承包經(jīng)營戶提出。4要求受約人做出答復的期限采購合同要約應(yīng)具有的特征要約須是特定人的行為

123要約必須是向特定人發(fā)出的要約必須含有可以訂立合同的主要條款提出訂立合同建議的，須是客觀上已確定的法人、經(jīng)濟組織、個體工商戶、農(nóng)村承包戶。4要求受約人做出答復的期限采購合同要約應(yīng)具有的特征要約須是特定人的行為

123要約必須是向特定人發(fā)出的要約必須含有可以訂立合同的主要條款須包含標的物的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格等。4要求受約人做出答復的期限采購合同要約應(yīng)具有的特征要約須是特定人的行為

123要約必須是向特定人發(fā)出的要約必須含有可以訂立合同的主要條款要約有效期內(nèi)，要約人不得隨意撤銷或變更要約。如要撤銷或變更要約，其通知應(yīng)在受約人做出承諾之前送達。4要求受約人做出答復的期限（二）簽訂采購合同的程序2承諾：接受訂立合同的建議受要約人向要約人做出的對要約完全無異議的接受的意思表示。采購合同的承諾所具有的特征承諾須是受要約人向要約人做出的答復

123承諾必須是就要約做出的同意的答復承諾必須在要約的有效期限內(nèi)做出承諾須是無條件的無任何異議的接受要約，才能構(gòu)成有效的要約，而與要約人構(gòu)成合同關(guān)系。采購合同的承諾所具有的特征承諾須是受要約人向要約人做出的答復

123承諾必須是就要約做出的同意的答復承諾必須在要約的有效期限內(nèi)做出非受要約人做出的或受要約人向非要約人做出的意思表示都不是承諾。采購合同的承諾所具有的特征承諾須是受要約人向要約人做出的答復

123承諾必須是就要約做出的同意的答復承諾必須在要約的有效期限內(nèi)做出受要約人只有在要約的有效期限內(nèi)做出同意要約的意思表示，才是承諾。（三）合同的草簽與正式簽訂合同主要條款協(xié)商確定后，當事人雙方可以先草簽合同。待其他次要條款約定后，再正式簽訂合同。（四）合同的公證與鑒證1合同的公證

所謂合同的公證，就是國家公證機關(guān)即公證處，代表國家行使公證職能，根據(jù)當事人的申請和法律的規(guī)定，依照法律程序，證明采購合同真實性和合法性的活動。（四）合同的公證與鑒證序號條件第一條當事人必須具有行為能力第二條合同的訂立必須貫徹平等互利、協(xié)商一致、等價有償?shù)脑瓌t第三條合同內(nèi)容不得違反國家的政策、法律法令；公共利益和社會主義道德準則第四條合同的內(nèi)容必須清楚、具體、齊全表3-6采購合同公證審查的條件（四）合同的公證與鑒證2合同的鑒證

采購合同的鑒證是合同監(jiān)督管理機關(guān)根據(jù)雙方當事人的申請，依法證明合同的真實性和合法性的一項制度。鑒證的特點主要有3方面（見圖3-7）。

圖3-7采購鑒證的特點三、采購合同的管理(一)采購合同管理的內(nèi)容

采購合同管理的內(nèi)容:圖3-8采購合同管理的內(nèi)容一是合同文本有關(guān)法律上的錯誤，二是檢查合同文體的文字、