材料物資管理制度

PAGEPAGE9材料物資管理制度總則第一條為進(jìn)一步規(guī)范公司的材料物資管理行為，加大材料物資管理工作力度,使材料物資管理工作制度化、規(guī)范化、科學(xué)化，做到保障供應(yīng)，力求節(jié)約，收發(fā)迅速，核算準(zhǔn)確,特制定本制度。第二條本制度所稱的材料物資是指生產(chǎn)輔助材料、備品備件、技改材料物資。工程材料物資參照執(zhí)行。第三條本制度包括材料物資（以下統(tǒng)稱材料）采購、出入庫、現(xiàn)場管理、退庫、盤點(diǎn)清查及倉庫日常管理等規(guī)定；生產(chǎn)部門負(fù)責(zé)報送材料采購計劃；設(shè)備管理部門負(fù)責(zé)審核材料采購計劃、制定材料的供貨驗收標(biāo)準(zhǔn)，配合倉庫負(fù)責(zé)材料的現(xiàn)場管理；商務(wù)部門負(fù)責(zé)報送材料月度付款計劃、采購材料，會同倉庫管理出入庫、退庫；財務(wù)部門負(fù)責(zé)制定材料的財務(wù)核算辦法，會同倉庫管理出入庫、退庫及倉庫保管工作。第二章組織機(jī)構(gòu)與職責(zé)第四條定崗定責(zé)。公司材料崗位應(yīng)配置：采購員、倉庫保管員、材料計劃員、審核人員；生產(chǎn)車間材料計劃人員根據(jù)生產(chǎn)計劃、信息系統(tǒng)的庫存量，確定采購量，根據(jù)生產(chǎn)進(jìn)度，確定領(lǐng)用量；設(shè)備管理部門審核人員核定生產(chǎn)車間材料計劃人員上報的采購計劃，要做到保證生產(chǎn)需要，又不能增加不合理的庫存，并力求把庫存降到最低；采購員負(fù)責(zé)詢價，簽訂采購合同，執(zhí)行采購任務(wù)；倉庫保管員負(fù)責(zé)材料物資實(shí)物管理，錄入材料物資的數(shù)量，辦理材料入庫、出庫、退庫，填制入庫單、出庫單、退庫單。材料人員一經(jīng)確定，應(yīng)保持相對穩(wěn)定，無特殊情況不要任意替換，以保持材料隊伍的相對穩(wěn)定和工作的有序開展。第五條人員配備的原則：一是要愛崗敬業(yè)，有責(zé)任心和實(shí)際工作經(jīng)驗；二是要具有材料管理專業(yè)知識。第三章材料采購第六條生產(chǎn)部門根據(jù)生產(chǎn)計劃參考庫存編制材料需求計劃，報設(shè)備管理部門審核，材料編碼、名稱、規(guī)格、型號應(yīng)按有關(guān)規(guī)定和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)填寫。設(shè)備管理部門要核定最佳庫存量，根據(jù)庫存量和生產(chǎn)需求計劃確定采購量。第七條采購部門編制本公司的材料采購計劃和采購任務(wù)分解安排方案，簽訂采購合同，進(jìn)行采購。需要納入招標(biāo)采購的材料，按照公司招投標(biāo)管理辦法執(zhí)行。需要通過電子商務(wù)采購平臺采購的材料，按照集團(tuán)電子商務(wù)有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第八條財務(wù)部門根據(jù)采購部門的采購計劃和具體實(shí)施方案，審查匯編材料的采購資金計劃，及時籌集資金，保證采購需要。第四章材料入庫第九條材料入庫時，由采購部門按采購合同約定的條件核對品名、規(guī)格、型號、數(shù)量無誤后，會同倉庫、使用部門、設(shè)備管理部門進(jìn)行驗收。使用部門和設(shè)備管理部門根據(jù)本公司材料的驗收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行質(zhì)量驗收。驗收人員應(yīng)嚴(yán)格按照技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和程序?qū)Σ牧系馁|(zhì)量進(jìn)行驗收和檢測，并對質(zhì)量檢驗結(jié)果承擔(dān)責(zé)任；驗收合格后，驗收人員應(yīng)出具驗收記錄，倉庫、設(shè)備管理部門、生產(chǎn)部門、商務(wù)部門人員在驗收記錄上簽字；對于數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、型號等不符合合同約定的，不予辦理驗收手續(xù)，不合格的材料放在暫放區(qū)域，采購部門立即聯(lián)系供貨方進(jìn)行處理，倉庫保管員負(fù)責(zé)督促。第十條倉庫保管員根據(jù)驗收合格單、送貨清單查點(diǎn)材料的數(shù)量、規(guī)格、型號、合格證件等項目齊全后，辦理入庫；如發(fā)現(xiàn)材料物資數(shù)量不符、質(zhì)量有問題、單據(jù)等不齊全時，不得辦理入庫手續(xù)；未經(jīng)辦理入庫手續(xù)的材料一律不得辦理出庫手續(xù)和付款事宜。第十一條在辦理入庫手續(xù)時，倉庫保管員應(yīng)根據(jù)驗收合格單、實(shí)際清點(diǎn)材料清單填制入庫單。入庫單一式四聯(lián)，第一聯(lián)倉庫保管員留存，月底，倉庫保管員將入庫單存根歸類整理裝訂成冊；第二聯(lián)由倉庫月底交財務(wù)備查，財務(wù)要及時裝訂成冊；第三聯(lián)交商務(wù)部門，商務(wù)部門隨同發(fā)票（或發(fā)票清單）交財務(wù)部門；第四聯(lián)采購人員留存；倉庫入庫單的填開必須正確完整，供應(yīng)單位名稱應(yīng)填寫全稱并與發(fā)票單位一致，材料名稱應(yīng)與生產(chǎn)部門上報一致，要做到每聯(lián)清晰、細(xì)致，嚴(yán)禁漏項，嚴(yán)禁涂改，入庫單作廢時須四聯(lián)齊全，入庫單上必須經(jīng)倉庫保管員、材料采購經(jīng)手人簽字。倉庫保管員必須做到入庫單與實(shí)物入庫完全一致。第十二條材料會計應(yīng)認(rèn)真核對入庫單、發(fā)票和材料清單等相關(guān)資料，分下面三種情況進(jìn)行相應(yīng)處理：如果實(shí)物、發(fā)票同時到達(dá)，材料會計應(yīng)核對入庫合計金額與發(fā)票上的金額一致后，憑入庫單登記入帳；月底，如果貨到發(fā)票未到，材料應(yīng)暫估入庫，并在摘要中注明暫估；當(dāng)月收到以前月份入庫材料的發(fā)票，應(yīng)與材料明細(xì)賬中該批材料（暫估）入庫登記情況進(jìn)行核對，先將以前月份暫估入庫數(shù)和金額沖回，然后再按照正常的業(yè)務(wù)處理，登記入帳。第十三條材料采購經(jīng)辦人取得的材料發(fā)票，應(yīng)先復(fù)核登記，再持發(fā)票、已登記的入庫單第三聯(lián)兩天內(nèi)到財務(wù)部門辦理報銷手續(xù)。對任何一批材料，只有發(fā)票傳遞到財務(wù)部門記帳后，才能視同該批材料入庫完成。第十四條材料因生產(chǎn)急需或其他原因不便入庫，而直接送到現(xiàn)場，倉庫保管員及相關(guān)人員要親自赴現(xiàn)場辦理入庫和發(fā)料手續(xù)。第十五條財務(wù)部門審核會計應(yīng)對材料會計輸入的材料入帳資料進(jìn)行審核，并對材料采購經(jīng)辦人的材料報銷單據(jù)進(jìn)行審核；財務(wù)入賬時要注意審查發(fā)票的正確性和有效性，應(yīng)要求開具發(fā)票單位名稱、收款單位名稱與合同單位名稱三者一致；財務(wù)部門在辦理材料付款手續(xù)時，必須首先由材料采購部門填制付款申請單，財務(wù)部門進(jìn)行審核，重點(diǎn)審查材料供貨合同，對方開具發(fā)票情況，材料是否辦理入庫手續(xù)等，原則上堅持貨到驗收合格并收到發(fā)票后付款。第五章材料出庫第十六條生產(chǎn)部門領(lǐng)料時，首先填寫領(lǐng)料申請單，經(jīng)部門主管審批簽字后，交倉庫保管員復(fù)核，復(fù)核內(nèi)容包括：本批申請領(lǐng)料是否為其他部門最近采購急需用的材料，若是要和原申請部門溝通，是否為已辦理過入庫手續(xù)的材料，無誤后方可填制出庫單。出庫單一式四聯(lián)，第一聯(lián)倉庫保管員留存，月底裝訂成冊；第二聯(lián)倉庫交財務(wù)部門，月底裝訂成冊；第三聯(lián)交倉庫保管員交財務(wù)，財務(wù)據(jù)以入賬；第四聯(lián)交領(lǐng)料人備查。出庫單上填寫材料品名、規(guī)格、型號、計量單位必須與入庫單的品名、規(guī)格、型號、計量單位一致，要做到每聯(lián)清晰、細(xì)致，嚴(yán)禁漏項，嚴(yán)禁涂改，出庫單作廢時須四聯(lián)齊全；出庫單應(yīng)經(jīng)倉庫保管員、領(lǐng)料人簽字，方可辦理出庫手續(xù)，杜絕先出庫，后補(bǔ)手續(xù)的現(xiàn)象。倉庫保管員按出庫單認(rèn)真核對出庫數(shù)量，以確保出庫數(shù)量的準(zhǔn)確性。第十七條所有材料發(fā)出必須在公司指定的倉庫辦理，嚴(yán)禁不經(jīng)倉庫保管員辦理出庫手續(xù)直接領(lǐng)料，所有的材料出庫，均需開具出庫單，不能以任何理由不開具出庫單，不得以借條等方式替代出庫單。第十八條財務(wù)部門審核會計應(yīng)對材料會計輸入的材料出庫資料及出庫單進(jìn)行審核，月底計算當(dāng)月各項材料發(fā)出價格，核算各部門當(dāng)月領(lǐng)用的材料費(fèi)用，及時進(jìn)行相應(yīng)帳務(wù)處理。第六章材料退庫第十九條生產(chǎn)部門由于多領(lǐng)材料或者材料質(zhì)量、型號問題退庫時，應(yīng)及時通知倉庫保管員，倉庫保管員首先要查詢領(lǐng)料記錄，確定是該部門最近領(lǐng)用的材料。倉庫保管員清點(diǎn)實(shí)際退庫材料，用紅字填制退庫單，一式四聯(lián)，第一聯(lián)倉庫留存，月末與出庫單裝訂成冊；第二聯(lián)倉庫交財務(wù)部門，財務(wù)月底與出庫單裝訂成冊，第三聯(lián)倉庫保管員交財務(wù)，財務(wù)據(jù)以入賬、第四聯(lián)交退料人備查。出庫單應(yīng)當(dāng)經(jīng)倉庫保管人員、退料人員簽字。材料會計應(yīng)對倉庫提供的退庫資料進(jìn)行審核，做減少生產(chǎn)部門的材料費(fèi)用，增加庫存的賬務(wù)處理。第二十條材料由于質(zhì)量、型號問題需要退回廠家的，倉庫保管員要通知商務(wù)部門，辦理退回廠家的手續(xù)。倉庫保管員清點(diǎn)實(shí)際退回材料，用紅字填制退料單，一式四聯(lián)，第一聯(lián)倉庫留存，月末與入庫單裝訂成冊；第二聯(lián)倉庫交財務(wù)部門，財務(wù)月底與入庫單裝訂成冊，第三聯(lián)由商務(wù)部門連同發(fā)票交財務(wù)，財務(wù)據(jù)以入賬；第四聯(lián)交商務(wù)備查。出庫單應(yīng)當(dāng)經(jīng)倉庫保管人員、商務(wù)部人員簽字。材料會計應(yīng)對商務(wù)部門提供的退料資料進(jìn)行審核，做減少庫存，減少采購的賬務(wù)處理。第七章材料盤點(diǎn)第二十一條倉庫保管員應(yīng)堅持實(shí)地盤點(diǎn)法，盤點(diǎn)時應(yīng)認(rèn)真作好記錄，發(fā)現(xiàn)數(shù)量、質(zhì)量問題應(yīng)及時匯報，查找原因，發(fā)現(xiàn)錯誤及時更正；出現(xiàn)帳實(shí)不符的，要寫出報告，分析原因，報經(jīng)公司進(jìn)行處理,出現(xiàn)盤虧的，要對責(zé)任人進(jìn)行處理。第二十二條對倉庫材料分ABC類進(jìn)行管理。把單位價值高的貴重材料分成A類，單位價值一般或單位價值低但同種型號規(guī)格的數(shù)量大的分成B類，單位價值低且同種規(guī)格型號少、型號規(guī)格龐雜材料物資的分成C類。盤點(diǎn)頻次：A類材料每月盤點(diǎn)，B類材料每季度盤一遍，C類材料半年盤一遍，但年底要全面盤點(diǎn)。由財務(wù)部門、倉庫進(jìn)行具體的分類，并每半年做一個盤點(diǎn)計劃。第二十三條月終盤點(diǎn)：每月末（當(dāng)月最后一天或次月1日），倉庫保管員按計劃對材料進(jìn)行盤點(diǎn)，設(shè)備管理部門專工積極配合參與，財務(wù)部門派人監(jiān)盤。年終盤點(diǎn)應(yīng)做到：年終盤點(diǎn)應(yīng)進(jìn)行全面清查，包括公司所有材料；年終盤點(diǎn)由財務(wù)部門、倉庫組織籌劃，設(shè)備管理部門、商務(wù)部門積極配合參與；盤點(diǎn)前，財務(wù)部門應(yīng)提前一周（以上）通知各有關(guān)部門做好準(zhǔn)備工作，各部門應(yīng)在盤點(diǎn)前將部門參加盤點(diǎn)人員報財務(wù)部門；年終盤點(diǎn)不僅要清查材料數(shù)量，也要對材料質(zhì)量進(jìn)行檢驗，如遇質(zhì)量有問題，盤點(diǎn)完畢后，由設(shè)備管理部門對公司材料質(zhì)量做出書面匯總報告，在報告中應(yīng)說明相關(guān)材料的質(zhì)量狀況及處理辦法；盤點(diǎn)書應(yīng)由所有盤點(diǎn)人員簽字后上呈集團(tuán)財務(wù)簽署意見，財務(wù)部門依據(jù)批示意見進(jìn)行相關(guān)賬務(wù)處理；年終盤點(diǎn)一式肆份，財務(wù)部門、倉庫保管員、設(shè)備管理部門、材料供應(yīng)部門各一份。第八章倉庫日常管理第二十四條倉庫是企業(yè)材料供應(yīng)體系的一個重要組成部分，是企業(yè)各種材料周轉(zhuǎn)儲備的環(huán)節(jié)，同時擔(dān)負(fù)著材料管理的多項業(yè)務(wù)職能。它的主要任務(wù)是：保管好庫存材料，做到數(shù)量準(zhǔn)確，質(zhì)量完好，確保安全，收發(fā)迅速，面向生產(chǎn)，服務(wù)周到，降低費(fèi)用，加速資金周轉(zhuǎn)。第二十五條倉庫保管員根據(jù)材料不同用途、類別、形狀、分庫分區(qū)放置，保管要做到“二齊”，“三清”，“四定位”擺放。二齊：擺放整齊、庫容整齊；三清：材料清、數(shù)量清、規(guī)格清；四定位：按區(qū)、按排、按架、按位定位。第二十六條保管保養(yǎng)的物資要做到“十不”（即：不銹、不潮、不凍、不霉、不腐、不變質(zhì)、不揮發(fā)、不漏、不爆和不渾）。要按物資的保管要求，適當(dāng)進(jìn)行加墊、通風(fēng)、清洗、干燥，定期涂油或適當(dāng)包裝等。對存放不當(dāng)?shù)囊皶r改進(jìn)。第二十七條保管員要對倉庫的防火、防盜負(fù)責(zé)，經(jīng)常檢查防火設(shè)施和器材等，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，處理不了的要及時匯報采取措施。第二十八條倉庫必須根據(jù)實(shí)際情況和各類材料的性質(zhì)、用途、類型分門別類建立相應(yīng)的明細(xì)賬；倉庫保管員必須嚴(yán)格按倉庫管理規(guī)程進(jìn)行日常操作，對當(dāng)日發(fā)生的業(yè)務(wù)必須及時逐筆記錄，填制相應(yīng)單據(jù)，做到日清日結(jié)；倉庫保管員要做好各類材料的日常核查工作，做到實(shí)物與材料明細(xì)帳一致。第二十九條材料會計必須及時登記材料明細(xì)賬，做到材料明細(xì)帳日清月結(jié)，與倉庫系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行核對，確保帳帳相符。第三十條倉庫保管員調(diào)動工作，一定要辦理交接手續(xù)。辦理交接手續(xù)時要列出清單四份，寫明情況，雙方簽字，主管領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)交，雙方各執(zhí)一份，報設(shè)備管理部門、財務(wù)部門各存檔一份；移交中的未了事宜要解決完畢、責(zé)任劃分清楚后原倉庫保管員才能調(diào)開工作崗位；對失職造成