《公司管理系統(tǒng)相關業(yè)務工作指引》

標準實用文案廣東韶鋼海工新材料有限公司文海工公司〔2014〕29號關于印發(fā)《公司相關業(yè)務工作指引》的通知各部門：為進一步加強內(nèi)部管理， 規(guī)范相關工作，結合實際情況，公司組織制訂了《公司相關業(yè)務工作指引》 ，請大家遵照執(zhí)行。特此通知。附件：1.財務工作指引2.采購工作指引3.銷售工作指引4.銷售開單、倉儲物流管理及統(tǒng)計工作指引文檔標準實用文案5.信息、價格、客戶管理及內(nèi)控管理工作指引（此頁無正文）二○一四年五月七日主題詞：工作 指引△ 通知抄送：公司領導，存檔（ 1）。文檔標準實用文案海工公司辦公室 2014年5月7日印發(fā)附件1：財務工作指引一、目的為規(guī)范公司的財務管理程序，提高工作效率，防范財務風險，保證資金安全，有效配合公司業(yè)務運行與發(fā)展。二、范圍公司實際發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務。三、職責（一）進行會計核算；（二）實行會計監(jiān)督；（三）及時提供真實可靠的會計信息；（四）積極參與經(jīng)營管理，提高經(jīng)濟效益 。四、工作程序（一）總則1.會計年度自公歷 1月1日起至12月31日止。2.會計核算以公司發(fā)生的各項經(jīng)濟業(yè)務為對象，記錄和反映公司本身的各項經(jīng)營活動。3.會計核算劃分會計期間，分期結算和編制會計報表。會計期間分為年度、半年度、季度和月度。月度按公歷上月26日起到本月 25日訖為一個會計期。4.會計核算按照規(guī)定的會計處理方法進行，會計指標口徑一致、相互可比。5.會計核算及時進行。文檔標準實用文案6.會計記錄和會計報表清晰明了，便于理解和利用。7.會計核算以權責發(fā)生制為基礎。8.收入與其相關的成本、費用相互配比。9.會計核算遵循謹慎原則的要求，合理核算可能發(fā)生的損失和費用。各項財產(chǎn)物資按取得時的實際成本計價。財務報告全面反映公司的財務狀況和經(jīng)營成果。對于重要的經(jīng)濟業(yè)務，單獨反映。（二）各崗位工作流程出納工作流程（1）收款①不定時通過網(wǎng)銀查詢系統(tǒng)查看公司賬戶到款情況，貼到公司Q群里，然后填寫到款通知書，業(yè)務員簽字確認后再錄入購銷平臺系統(tǒng)中的客戶到款中。②收到支票需填寫進賬單并前往銀行入賬。收到銀行承兌匯票需開制驗票證明前往銀行查驗票據(jù)的真實性。收到的商承，銀承，支票要做臺賬，業(yè)務員在臺賬本上簽名確認，并驗票真實無誤后，方錄入購銷平臺系統(tǒng)。商承、銀承需要按票面信息，進行明細登記，實時更新，并提報給財務總監(jiān)和副總經(jīng)理。③收到的銀承需要由客人承擔到期貼息的，要填制費用單，費用單要注明開票時間，到期日，貼息天數(shù)，貼息利率，票面金額以及貼息金額，做完費用單需制單員，業(yè)務員，部門負責人以及公司領導簽名確認再錄入購銷平臺系統(tǒng)。（2）付款文檔標準實用文案①日常費用報銷審核會計崗傳來的現(xiàn)金付款憑證金額與原始憑證一致—→檢查并督促領款人簽名—→根據(jù)記賬憑證金額付款—→在原始憑證上加蓋“現(xiàn)金付訖”圖章—→登記現(xiàn)金流水賬—→將記賬憑證及時還交會計崗②日常性業(yè)務款項根據(jù)付款審批單—→開具支票（匯票、電匯）—→登記支票使用登記本注：A.開出的支票應填寫完整，禁止簽發(fā)空白金額、空白收款單位的支票。B.開出的支票（匯票、電匯）收款單位名稱應與合同、發(fā)票一致。C.每日下午 5點前完成當日的付款（電匯，商承，銀承），經(jīng)審批后調(diào)節(jié)各銀行賬戶存款。銀承需背書后復印3份，2份交予收款公司，1份交予會計做賬。對于采購貨款，資金支出后，需同時在購銷平臺的采購付款模塊錄入付款信息。③工資的發(fā)放根據(jù)辦公室提交的經(jīng)審批過的工資表填制工資明細表，然后在代發(fā)工資系統(tǒng)里生成電子檔，放入U盤，打印電子檔文件并加蓋預留印鑒，填一張對應工資總金額的支票前往公司基本戶開戶行進行發(fā)放。④每日去銀行收取銀行結算憑證交予會計人員，憑證不齊全的,向銀行工作人員申請補制；每日核對銀行日記賬的金額與銀行網(wǎng)銀金額，月末需與銀行對賬，做余額調(diào)節(jié)表，并文檔標準實用文案在財務K3系統(tǒng)里查詢銀行存款余額，與出納日記賬核對。稅務、開票工作流程1）開具發(fā)票：根據(jù)業(yè)務開票需求，核對購銷平臺中該客人該批次的貨款結算金額是否一致，并配上開單組交來的提貨單紅聯(lián)，在開票系統(tǒng)中開具發(fā)票，并登記發(fā)票登記簿，打印發(fā)票登記簿給業(yè)務員簽收；撕掉邊角、整理發(fā)票記賬聯(lián)及紅單給會計做賬。次月初，統(tǒng)計出銷售系統(tǒng)已發(fā)貨但沒開發(fā)票的明細給會計做賬及進行財務分析。2）認證增值稅專用發(fā)票：每月月末攜帶當月應抵扣的運輸費用發(fā)票抵扣聯(lián)到國稅辦事大廳掃描發(fā)票，其余專用發(fā)票抵扣聯(lián)在本公司專用掃描儀上自行掃描即可。掃描認證成功后，在國稅網(wǎng)站打印認證結果，在開票系統(tǒng)中打印增值稅專用發(fā)票及普通發(fā)票的匯總表和明細表，并協(xié)助會計核對當月財務k3系統(tǒng)中增值稅銷項稅額和進項稅額是否與開票系統(tǒng)中的銷項及掃描認證的進項稅額完全一致。3）稅控開票系統(tǒng)抄稅：在開票軟件進行操作，于每月初15日前（一般是1日）將上月所屬期的開票數(shù)據(jù)抄到IC卡中。4）報稅：將稅控開票系統(tǒng)抄至IC卡中開票數(shù)據(jù)報送至稅務機關。進入“易稅門戶——網(wǎng)上抄報稅系統(tǒng)”，選擇“網(wǎng)上抄報稅>>抄報稅管理>>網(wǎng)上抄稅”或單擊步驟一[網(wǎng)上抄稅]按鈕，出現(xiàn)一個對話框，要求確認是否插入了IC卡，是否要進行網(wǎng)上抄稅操作。單擊 [確定]按鈕，進行網(wǎng)上抄稅。（5）月度納稅申報：①報稅前期工作：在申報期內(nèi)對需繳納的各種稅款進行文檔標準實用文案準確計算，列出需繳納各稅種的正確稅款，對需繳納的稅款填寫用款及費用報銷單，并經(jīng)各級領導審核批準。②報稅過程中工作 ：A.申報國稅（稅種為增值稅）生成申報文件：做法是通過“企業(yè)電子報稅管理軟件”生成申報文件。網(wǎng)上申報并繳稅：首先登錄到網(wǎng)上辦稅服務大 ，進入“申報征收”模塊，在頁面左側“一般納稅人增值稅申報”下方的按鈕【進入申報】，上傳申報數(shù)據(jù)進行申報并扣繳稅款。網(wǎng)上返寫監(jiān)控數(shù)據(jù)（即“清卡”）：通過“易稅門戶——網(wǎng)上抄報稅系統(tǒng)”，選擇“網(wǎng)上抄報稅>>抄報稅管理>>清卡”或單擊步驟三[清卡]按鈕，單擊[確定]按鈕，進行返寫監(jiān)控數(shù)據(jù)。B.申報地稅（個人所得稅申報表、綜合申報表（堤圍費、印花稅、教育費附加）、社保申報）：每月15號前在地稅網(wǎng)站上進行網(wǎng)上申報并繳納稅款。（6）季度納稅申報：每季度終了的次月 15號前在國稅報稅網(wǎng)站申報季度企業(yè)所得稅。注意事項：以上稅種如無應繳的稅款，也應按時在申報期內(nèi)進行零申報。7）年度申報：每年5月31日前，按國稅局要求，在廣東省國稅網(wǎng)站完成上年企業(yè)所得稅匯算清繳網(wǎng)上申報工作。每年1月15日—2月28日，要將上年度綜合納稅申報表、年度資產(chǎn)負債表、利潤表、個人所稅申報表等紙質報表文檔標準實用文案報送到地稅前臺，完成地稅年度申報。每年3月31日前，要在地稅網(wǎng)站上完成上年年收入 12萬以上的員工的個人所得稅申報工作。8）發(fā)票的領購:在防偽開票系統(tǒng)中導出及打印當批銷項發(fā)票列表，并加蓋公章，帶上發(fā)票領購簿到國稅排隊取號購買發(fā)票。9）月末負責裝訂每月業(yè)務員提交的收貨證明，并整理成冊后歸檔。會計工作流程1）各類單據(jù)的審核一切資金的收付均需要通過財務部。所有資金的支付都需要填寫“付款申請單”或“費用報銷單” ，交部門負責人簽字并送財務部審核后，總經(jīng)理、副總經(jīng)理及財務總監(jiān)批準后方可付款。會計審核具體內(nèi)容如下：①發(fā)票的審核：審核發(fā)票的合法性，發(fā)票必須蓋有出票單位的發(fā)票專用章才有效，發(fā)票金額如有涂改必須要求出票單位重開。會計人員可上網(wǎng)查詢發(fā)票真?zhèn)位驋呙瓒S碼驗證。②收據(jù)的開具及審核：收據(jù)上注明收款日期，公司名稱及貨款項目，大小寫金額保持一致，收款人與交款人簽字，收據(jù)不允許有涂改。出納簽字蓋現(xiàn)金收訖章后，會計進行賬務處理。③費用報銷單的審核：填寫的費用報銷單不允許有涂改，填寫報銷部門、報銷日期、報銷人及證明人并有相關領導簽字，檢查報銷單填寫的大小寫金額有無錯誤，填寫金額文檔標準實用文案與后附發(fā)票金額是否一致，附件數(shù)是否一致，所附發(fā)票是否真實、有效，發(fā)票中的開票品名是否與實際一致，原則上當年的發(fā)票要在當年報銷， 每年3月份就不能再報上年的發(fā)票了。購買各種消耗物料及辦公用品需入庫，報銷時入庫單、送貨清單與發(fā)票一起粘貼，入庫單的金額與發(fā)票金額保持一致。各種消耗用品的采購必須填寫采購申請單，審核報銷單時需與采購申請單對照，無采購申請的不予報銷。④付款申請單的審核：付款單主要包括庫存商品采購付款、運費及倉儲費付款、辦公用品采購付款、購買固定資產(chǎn)付款、工資發(fā)放等等。資金支付單上必須填寫清楚公司名稱、開戶行、賬號、轉賬、電匯或者現(xiàn)金支付、大小寫金額是否一致，申請人的簽字，注明付款用途，填寫付款申請單不允許有涂改。付款單上的公司名稱與會計掛賬名稱及出具發(fā)票的名稱三方必須一致，否則不予付款，除庫存商品采購外原則上無發(fā)票不付款。⑤借款單的審核：由于工作需要借用備用金時，借款人應填寫借款申請單，會計審核借款人是否還有借款沒有還清，原則上前款不清后款不借，且借款金額不得超過借款人一個月工資，借款單上應注明借款事由，還款時間，經(jīng)總經(jīng)理、副總經(jīng)理及財務總監(jiān)批準后， 到財務部出納處支取現(xiàn)金。出納付款后在報銷單上加蓋付訖章，會計進行賬務處理。備用金每半年清理對賬一次，以監(jiān)督資金使用情況和保證資金安全。（2）憑證的生成①銷售處理：根據(jù)開票員提供的發(fā)票，在 K3接口系統(tǒng)文檔標準實用文案中的銷售處理模塊根據(jù)發(fā)票號勾選并生成憑證，在 K3系統(tǒng)中對憑證中的數(shù)量、單價核對無誤后按保存。②采購處理：根據(jù)資源信息部提供的采購發(fā)票及購貨清單與銷售系統(tǒng)中的采購結算數(shù)據(jù)進行核對， 確認無誤后在 K3接口系統(tǒng)中的采購處理模塊選定發(fā)票號后再核對一次發(fā)票數(shù)量、金額，點選憑證并在 K3系統(tǒng)中對憑證中的數(shù)量、單價核對無誤后按保存。③到款處理：根據(jù)出納每天填寫的銀行到賬單，從 K3接口系統(tǒng)中的收款轉賬模塊中生成憑證并保存。④付款處理：根據(jù)出納提供的付款申請單、銀行承兌或商業(yè)承兌復印件在K3接口系統(tǒng)中的付款處理生成憑證即可。⑤報銷單據(jù)處理：根據(jù)報銷人提供的報銷單據(jù)先進行審核，簽名確認無誤后轉交給辦公室，由辦公室給公司領導審核簽字后，再統(tǒng)一在K3系統(tǒng)中生成憑證交財務經(jīng)理審核，最后交由出納付款。⑥費用單據(jù)處理：根據(jù)資源信息部提供的運費發(fā)票及相關資料核對無誤后，在K3中根據(jù)相關費用通過“銷售費用”科目及對應的明細科目手工錄入憑證。（3）成本費用核算①成本：主要是存貨成本和采購費用，其中采購費用包括采購運費和倉儲裝卸費。②期間費用：A.管理費用：包括公司管理層、公司辦公室、財務部員工工資及各類保險費；辦公室購買的文具、書報費、領用的文檔標準實用文案低值易耗品；管理人員因工出差的差旅費；辦公家具，電腦等的折舊費用；辦公用車的費用；管理人員的交際應酬費，會議費；辦公室租金；印花稅、房產(chǎn)稅等稅費；攤銷的無形資產(chǎn)費用等其他經(jīng)營管理所發(fā)生的費用，都記入管理費用中的相應科目。B.銷售費用：包括銷售人員工資及各類保險費； 廣告費；用于銷售部門的固定資產(chǎn)折舊費用、銷售過程中實際發(fā)生的交通路橋費、燃油費、差旅費和業(yè)務招待費用等，都記入銷售費用的相應科目。C.財務費用：支付金融機構的手續(xù)費等；每季度的存款利息；結匯產(chǎn)生的匯兌損失或收益；為籌集資金所發(fā)生的貸款利息支出等都在財務費用中的相應科目中反映。4）月度預算報表制作：每月最后一天下班前在久其系統(tǒng)中完成下個月的月度預算報表，并報送韶鋼集團財務部。5）憑證、賬簿的打印、裝訂及歸檔工作①記賬憑證：每月報表完成之后，要及時從 k3系統(tǒng)中打印記賬憑證，并進行整理，裝訂，注意憑證附件要齊全、完整，裝訂整齊后存放入資料柜中。②會計賬簿：要求在年報結束后十五天內(nèi)完成年度會計賬簿資料的打印和歸檔工作，具體操作按韶鋼集團財務部的統(tǒng)一要求來執(zhí)行?？傎~會計工作流程（1）期末賬務處理①會計期正常情況是上月的 26日至本月的 25日，如遇文檔標準實用文案春節(jié)放假可根據(jù)實際情況申請調(diào)整會計期。②每月 25號前要求資源信息部將本月所有采購發(fā)票結算完畢，以便財務做暫估。③會計在錄入完本月所有采購憑證后，對于在會計期已入庫但采購發(fā)票未到的庫存商品要進行暫估入賬，具體操作步驟為：從銷售系統(tǒng)中的統(tǒng)計管理——供應商暫估統(tǒng)計菜單引出暫估數(shù)據(jù)，將“未結重量”為 0的數(shù)據(jù)刪除，按倉庫將品種規(guī)格單獨列表，并根據(jù)表中數(shù)據(jù)，在 K3接口系統(tǒng)中的暫估處理模塊逐條錄入、保存并生成憑證。次月初需先將上月暫估憑證全部用紅字沖銷。④期末要將當期采購費用分攤到庫存商品中，通過 K3接口系統(tǒng)自動攤銷。攤銷方法是按當期庫存商品入庫金額攤銷。⑤期末按月末一次加權平均法結轉產(chǎn)品出庫成本，通過K3接口系統(tǒng)自動結轉。成本計算公式如下：存貨單位成本 =[月初庫存存貨的實際成本 +∑（當月各批進貨的實際單位成本×當月各批進貨的數(shù)量） ]/（月初庫存存貨數(shù)量+當月各批進貨數(shù)量之和）當月發(fā)出存貨成本 =當月發(fā)出存貨的數(shù)量×存貨單位成本當月月末庫存存貨成本=月末庫存存貨的數(shù)量×存貨單位成本⑥期末計提：要計提當期工會經(jīng)費、教育經(jīng)費、福利費、印花稅、堤圍費、廠家返利返差、銷售運費等。其中工會經(jīng)費按當月工資薪金總額的2%提取；教育經(jīng)費按當月工資薪文檔標準實用文案金總額的 1.5%提取；福利費按當月工資薪金總額的 7%提取；印花稅按當月銷售收入的萬分之三提取，堤圍費按當月銷售收入萬分之二點五提取，廠家返利返差由資源信息部提供并經(jīng)銷售副總經(jīng)理簽名確認后預提；銷售運費由資源信息部提供并經(jīng)部門經(jīng)理簽名確認后預提。⑦計提折舊費：計提折舊費用前應先檢查當月是否增加固定資產(chǎn)，如有增加，查看是否已在金蝶k3系統(tǒng)的固定資產(chǎn)模塊中做固定資產(chǎn)卡片，卡片中的資產(chǎn)類別、使用部門、折舊費用類別、原值、殘值率、使用年限是否按規(guī)定填寫清楚，當月增加的固定資產(chǎn)都已錄入卡片后才能計提折舊。⑧對賬：協(xié)同出納根據(jù)銀行對賬單核對k3系統(tǒng)中銀行存款余額，盤點庫存現(xiàn)金核對賬上現(xiàn)金余額；核對應收、應付票據(jù)余額與票據(jù)登記本登記的余額是否一致。⑨所有憑證審核過賬后，結轉當期損益。計算出當期的利潤總額，按所得稅稅率 25%計提當期應繳的企業(yè)所得稅。借記“所得稅費用”，貸記“應交稅費—應交所得稅” 。（2）制作財務報表①久其報表及國資委快報：次月 3日下午下班前完成，并報送韶鋼集團財務部、總經(jīng)理、副總經(jīng)理及財務總監(jiān)。報表格式均采用韶鋼集團財務部制定的統(tǒng)一格式。具體操作流程：進入久其系統(tǒng)→系統(tǒng)設置→任務管理→選擇任務名稱→數(shù)據(jù)管理→數(shù)據(jù)庫工具→復制上月數(shù)據(jù)庫→數(shù)據(jù)收集→數(shù)據(jù)錄入修改→保存→審核→全算→無錯誤提示后，數(shù)據(jù)卸出。②資金管理報表及存貨資金表： 次月4日下午下班前完文檔標準實用文案成，并報送韶鋼集團財務部。（3）庫存核對工作①報表工作完成后，將財務k3系統(tǒng)中記賬的庫存與銷售系統(tǒng)的庫存進行核對，做到賬賬相符。②核對口徑：財務k3系統(tǒng)取數(shù)按自然月，銷售系統(tǒng)取數(shù)按會計期（即上月26日至本月25日)。③核對方法：從財務 k3系統(tǒng)中導出庫存商品數(shù)量金額總賬，k3系統(tǒng)記賬的庫存商品入庫數(shù)量=銷售系統(tǒng)收發(fā)存報表中的入庫數(shù)量，金蝶k3系統(tǒng)記賬的庫存商品出庫數(shù)量+未開票數(shù)量+出庫數(shù)與結算差異數(shù)量=銷售系統(tǒng)收發(fā)存報表中的出庫數(shù)量。④如有不一致，應及時查出原因更正，涉及財產(chǎn)損失應找出相關責任人追究責任甚至賠償損失。財務經(jīng)理工作流程（1）日常事務性工作①每周一上午10點前完成應收賬款到期逾期情況表及預付賬款余額表，提報給公司領導，并上傳到公司Q群，督促業(yè)務部門及時收回貨款。②每周二上午10點參加公司經(jīng)營會議，對部門工作中存在需要各部門配合的事項進行匯報，對經(jīng)營中存在的問題提出意見或建議，對公司及各部門需要協(xié)助的事項予以配合、協(xié)調(diào)、解決。③每周二下午召開部門周例會，會議內(nèi)容：上周工作總結，下周工作安排，財務業(yè)務討論，重點是上周未完成工作的分析及下周工作中的障礙分析。文檔標準實用文案④每周五下午下班前完成子公司周報并報送韶鋼集團財務部。⑤做財務分析：每月5日下午下班前完成上月度的財務分析報表，并報送韶鋼集團財務部。原則：根據(jù)影響公司利潤的重點情況進行分析，例如：存貨分析、應收賬款分析、預付賬款分析、毛利率分析、異常情況分析等等。⑥做風險預警指標報表及分析：每月8日下午下班前完成上月度的風險預警指標報表及分析，并報送韶鋼集團財務部。按韶鋼集團財務部的統(tǒng)一格式制作。⑦每月8日下午下班前完成上月部門及員工績效考核，呈報財務總監(jiān)簽字后交公司辦公室。⑧每月15號前完成上個會計期間應收賬款回款速度考核表，交相關業(yè)務部門經(jīng)理簽字確認后報財務總監(jiān)及副總經(jīng)理審批，并將審批后的考核表交公司辦公室作為業(yè)務部門銷售考核工資計算的依據(jù)。⑨一般在每年1月份要配合韶鋼總公司委托的會計師事務所對上年的賬務進行年度審計，3-4月份要配合稅務師事務所完成企業(yè)所得稅的匯算清繳的審查，并督導會計人員在5月31日前，按國稅局要求，在廣東省國稅網(wǎng)站完成上年企業(yè)所得稅匯算清繳網(wǎng)上申報工作。2）部門管理工作①對財務工作進行督促、檢查、指導A.對安排的工作督導執(zhí)行，掌握每個財務人員每項工作進度，提醒沒有完成的工作及完成時間，對是否存在工作難度進行了解，對不能按時完成的，應及時向財務總監(jiān)報告。文檔標準實用文案B.憑證檢查：主要通過憑證檢查，深入檢查憑證涉及的各方面的流程，檢查各項流程是否符合公司的制度，如是否審批，票據(jù)是否合法、真實、合理，是否有涉稅事項，是否符合法律規(guī)定，是否為異常費用。C.流程檢查：涉及四大方面：銷售核算、費用核算、材料采購成本核算、銷售成本核算銷售核算：從開單、發(fā)貨、開票及收款是否符合法律程序，是否能充分保障公司的利益出發(fā)進行檢查；費用核算：從報銷是否符合報銷制度、是否在預算控制范圍內(nèi)、審批是否齊全出發(fā)進行檢查；檢查往來賬是否及時對賬、清理，是否有長期掛賬的現(xiàn)象；檢查費用歸集是否合理，前后是否一致，對異常費用是否有登記備查等；材料采購成本核算：特別是針對外省的材料采購，要從合同條款、合同結算、運費、資金占用費等等方面進行檢查；銷售成本核算：對銷售成本核算是否完整、合理，異常成本是否進行專項分析，對異常情況是否匯報等進行檢查。通過以上檢查，對于不規(guī)范項要求相關人員予以糾正。②配合對內(nèi)、對外事務。A.配合各部門工作。B.與工商、銀行、審計、稅務等業(yè)務管理部門保持良好的溝通和合作；主動進行財會、稅務資訊收集，結合本公司的實際情況進行分析和評價，進行納稅籌劃，向領導提供及時、可靠的財務信息和有關工作建議。文檔標準實用文案附件2:采購工作指引一、目的為規(guī)范公司的采購管理程序，提高工作效率，體現(xiàn)公司采購業(yè)務“以銷定進”“集中管理”的指導思想，以有效配合公司業(yè)務運行與發(fā)展。二、范圍采購、資金使用、貨物跟蹤和采購結算。三、職責（一）公司分管副總經(jīng)理領導資源信息部工作；（二）公司其他部門監(jiān)督及配合資源信息部工作；（三）資源信息部負責公司支持銷售的鋼材產(chǎn)品的常規(guī)采購、以銷定進采購（廠家直撥業(yè)務、市場臨購業(yè)務）、委托采購和戰(zhàn)略性資源采購。四、工作程序（一）采購業(yè)務原則1.根據(jù)公司的主營業(yè)務及發(fā)展方向，對具有穩(wěn)定資源或價格優(yōu)勢、具有長期合作可能的生產(chǎn)廠家或經(jīng)銷商做為采購的主要目標客戶，以建立通暢的采購渠道；文檔標準實用文案2.根據(jù)廠家的生產(chǎn)情況及銷售部門返饋的信息，結合市場行情及公司的采購政策對庫存產(chǎn)品規(guī)格結構做出合理的配置；針對銷售部門的業(yè)務訂單或資源品種庫存嚴重稀缺時，在市場上尋找適銷對路的產(chǎn)品進行臨時采購或批量購進彌補公司庫存不足。（二）采購業(yè)務的基本流程1.常規(guī)采購業(yè)務流程廠家生產(chǎn)情況、銷售情況、市場行情、采購政策、庫存情況、廠直撥需求等

綜合分析、 搭配品種規(guī) 跟蹤物流、合理配置 格、選擇倉庫 進倉入庫2.以銷定進采購業(yè)務流程（1）廠家直撥業(yè)務收集客價格小組戶訂單審價

審查資源，合理系統(tǒng)開協(xié)調(diào)與進倉配單貨的關系。采購組下單 跟蹤物流，廠家發(fā)貨 到貨情況（2）市場臨時采購文檔標準實用文案⑧支付貨款、跟蹤發(fā)票銷售業(yè)務①計劃申報資源信息部采⑤安排提貨資源所在單部門購人員位②審批后同意采購 ⑥數(shù)據(jù)跟蹤⑦實提數(shù)據(jù)確定并錄入 ④同意發(fā)貨系統(tǒng)財開單務部③銷售開單單據(jù)傳遞3.大宗委托采購業(yè)務流程雙方簽訂 支付 貨物動態(tài) 采購成本合同 保證金 跟蹤 分析分批銷售出貨、分批對賬結算付款貨權轉移4.戰(zhàn)略性資源采購業(yè)務流程支付 貨到付清 貨權轉移，保證金 全款 采購結算文檔標準實用文案簽訂合同（三）采購業(yè)務供應商管理及具體工作要領A類供應商：是我公司長期以來所經(jīng)營產(chǎn)品重要來源的大中型生產(chǎn)企業(yè)，合作優(yōu)勢明顯，我司與其簽訂有采購數(shù)量較大的年度產(chǎn)品購銷合同，并且合同要求執(zhí)行嚴格。類供應商的業(yè)務操作：工作概要工作內(nèi)容按月度提報各品種采購計劃（如建筑材、工業(yè)材、板材）,一般是月底25號熟悉所簽訂每旬提交當月采購計劃進度表和通報完成情況，對每月合同完成情況做匯總表，以核對合的購銷合同同約定的我公司應得的返利、補差金額條款并按合協(xié)助業(yè)務部門完成客戶的訂購（軋）需求，對于經(jīng)生產(chǎn)部門評審完成后，針對經(jīng)該業(yè)務部同執(zhí)行門負責人審核通過后的《訂貨（軋）計劃表》上報生產(chǎn)廠家軋制。并對其排產(chǎn)、軋制、入庫情況及時返饋給該業(yè)務部門，并跟蹤后續(xù)發(fā)貨、交貨情況。對其銷售價格或銷售政策、結算政策的最新調(diào)整即時向公司中高層進行呈報了解所經(jīng)營對廠直拔業(yè)務有影響的要通知到業(yè)務經(jīng)辦人，待其與客戶溝通確認后方通知廠家執(zhí)行相應品種、規(guī)格的操作計價辦法及待收到其正式通知文件后，交公司各相關部門備查各項銷售政以銷定進廠直撥采購業(yè)務：首先收集客戶，經(jīng)價格小組審價，采購小組審查資源，合理協(xié)策、結算政策調(diào)與進倉配貨的關系尤其是資源短缺的時候，再在系統(tǒng)開單，堅持“先開單，后發(fā)貨”的原則。最后才到采購組制定《鋼材購貨計劃單》下單到廠家發(fā)貨。文檔標準實用文案對于因遇節(jié)假日，公司管理部門無法開具《廠直拔出庫通知單》的廠直拔業(yè)務，可由各業(yè)務負責人通知并經(jīng)分管銷售副總經(jīng)理同意后通知廠家安排發(fā)貨。但在正常上班第一天上午必須補開出該《廠直拔出庫通知單》采購資金計跟蹤公司在供應廠商帳上資金情況，結合需采購資源量及合同條款中約定的我方義務按約劃及申請定時間支付預付款額，制訂《資金支付通知單》，經(jīng)資金聯(lián)簽后交財務部辦理支付常規(guī)采購：廠家生產(chǎn)情況、銷售情況、市場行情、采購政策、庫存情況、廠直撥需求等，綜合分析、合理配置、搭配品種規(guī)格，選擇倉庫制定出進倉計劃。下單到廠家并跟蹤后續(xù)物流到貨情況。廠家直撥：客戶需求→銷售部門業(yè)務經(jīng)辦人提報購貨計劃→價格管理小組審價→采購組審查資源→開單組在系統(tǒng)制單→采購組向廠家提報發(fā)貨計劃。(堅持“先開單，后發(fā)貨”的原則,如遇節(jié)假日銷售業(yè)務經(jīng)辦人員務必分“實際控制人”并在對應授信額度范圍內(nèi)提報廠直日常采購進撥銷售計劃采購業(yè)務員經(jīng)請示公司分管領導后，將計劃上報廠方安排發(fā)貨。銷售業(yè)務員必度全流程跟須在次工作日內(nèi)進行系統(tǒng)補單)蹤在途貨物跟蹤：每天根據(jù)廠家和供應商發(fā)運平臺上提供的發(fā)貨情況，進行核對、統(tǒng)計未發(fā)數(shù)量、在途數(shù)量、已進倉數(shù)量等為公司經(jīng)營決策層提供操作依據(jù)、及時掌握采購進度以便根據(jù)廠家生產(chǎn)情況、銷售情況、市場行情、采購政策、庫存情況、廠直撥需求等作出合理的采購計劃。同時，根據(jù)客戶要求及時跟蹤廠里發(fā)貨流程，加速貨物中傳。跟蹤采購過程產(chǎn)生的運雜費:從廠家出廠吊裝費、汽運或火車運費、入庫費用、結單費等貨物中轉過程中產(chǎn)生的采購費用，及時了解掌握并在結算時核對相對應的運費發(fā)票。及時回籠采于每結算月收到的增值稅發(fā)票或運輸發(fā)票后，根據(jù)發(fā)票中的重量及金額在系統(tǒng)中的相應在購進項發(fā)票途記錄作貨款及運費結算后，交財務部簽收保管按時在系統(tǒng)對收到的增值稅發(fā)票中含有因質量異議而沖減的金額需做好記錄，以備作為客戶異議沖減文檔標準實用文案工作概要 工作內(nèi)容采購結算 的依據(jù)對收到的增值稅發(fā)票中含有返利金額需做好標識，同時核銷合同完成情況做匯總表中我公司實際享受的返利金額B類供應商：是我公司非韶鋼產(chǎn)品主要來源，主要是省內(nèi)外大中型生產(chǎn)企業(yè)或有廠家背景的經(jīng)銷商，我司與其簽訂有一定采購數(shù)量的年度產(chǎn)品購銷合同或月度產(chǎn)品購銷合同，有較強的價格或地區(qū)優(yōu)勢，并且操作簡捷。憑借其央企或國企的背景和雄厚資金實力，采用委托采購的業(yè)務操作方式。委托采購或者稱為托盤。 被委托采購方為客戶 （委托方）提供代理訂貨，提供采購貨物時所需的資金支持并獲取一定代理費用。類供應商的業(yè)務操作：文檔標準實用文案簽訂訂貨根據(jù)銷售部門返饋的信息，結合市場行情簽訂月度協(xié)議、投標鎖價、一單一議鎖價合同方式支付一定比例的保證金（一般為15～20%）貨到后根據(jù)銷售情況，分批付款，被委付款申請托采購方分批將貨物所有權轉移給委托采購方。在合同約定付款期間內(nèi)提交，制訂《資金支付通知單》，經(jīng)資金聯(lián)簽同意后交財務部辦理支付根據(jù)所訂購的該批貨物的生產(chǎn)情況，貨物流轉動態(tài)，分投標鎖價、協(xié)議到港定價，采購成本及時分析產(chǎn)生的采購成本（如：海運費、碼頭費用、港雜費、中傳費、利息等等。）分析向公司領導決策層及價格小組匯報、反應，以便制定出合理的銷售價格。從鋼廠出廠，汽車短駁到始發(fā)港，集港發(fā)船船運到目的港，卸船直接入碼頭庫或卸船轉倉入庫，到最后銷售出庫，列表動態(tài)跟蹤訂購的每批貨物需全過程掌握其流向 ,對每個環(huán)節(jié)動態(tài)跟蹤， 在此過程中多方了解相關信息如：各項目收費標準、計價模式，盡可能降低物流運輸成本。選擇一票或多票結算的方式。貨物流向、通過對比不同汽運公司、船代公司，選擇服務好，價格低廉的車隊、海運代理動態(tài)跟蹤公司。掌握貨物出廠集港過程，了解船運安排、天氣情況、貨運方式（如集裝箱方式）及時協(xié)商調(diào)整，船代公司確定裝船的船號后，通過衛(wèi)星定位查詢船只的動態(tài)情況，加速貨物采購整個進程，以降低采購成本（如自身資金占用和上游資金占用所產(chǎn)生的利息），配合市場銷售進度，及時回籠資金。在公司購 貨物入庫。入庫數(shù)量、件數(shù)，以廠家、供應商和港口碼頭三方認同的采購數(shù)為準作銷平臺上 為貨物入庫的依據(jù)。在系統(tǒng)入庫時，備注清楚該批次的日期、編號、船號、入庫倉設定大宗 庫等相關信息，通過批號、車船號來區(qū)別每一批次（具體某一標、某一月份協(xié)議等文檔標準實用文案臨購倉及等）。具體操作銷售出庫。原則先進先出。為了避免不同批次混亂出貨，在系統(tǒng)開單時，需備注清楚對應該批次的日期、編號、船號、入庫倉庫等相關信息，通知到開單組對應批次開單和出庫。庫存統(tǒng)計。每天掌握進、出庫數(shù)量，統(tǒng)計仍可開單庫存，并通報銷售部門。會計期調(diào)整時，大宗臨購倉庫存應作如下處理：由于是委托采購的貨物，貨權在未付全款時貨物所有權仍歸屬上游公司（被委托采購方），因此，在每月26號會計期調(diào)整前，整批提前入庫到大宗臨購倉的貨物，需在系統(tǒng)中撤出我司未支付全款所對應的貨權不屬于我司的貨物，以此保證業(yè)務帳和財務帳的存貨一致。盈虧處理。通過設定大宗臨購倉，每批次貨物對進、出庫盈虧直接體現(xiàn)在“大宗臨購倉”剩余“可開單重量”。最終盈虧數(shù)需經(jīng)上游（廠家、被委托采購方）及倉庫確認，三方確認后提報給財務審核。經(jīng)公司領導審批同意后在系統(tǒng)中作盈虧處理。每批貨物（不管是協(xié)議訂貨還是一次性投標和單獨議價方式）委托采購方從支付第一筆保證金開始，便分批次、分投標，協(xié)議、分廠家、品種、規(guī)格記錄付款日期、付款用途，對應付款當天的資金占用費用及實際提貨單價。付款時必須對應批次備采購結算注清楚付款用途，以便單獨對該批次進行采購結算、財務對賬和分批開具進項發(fā)票等。每個批次結清后，需做一份結算表和委托采購方進行對帳，對帳完畢后業(yè)務經(jīng)辦人需提交公司財務部審核，并交由公司分管領導審批。及時回籠采購進項發(fā)票按時在系統(tǒng)采購結算，避免在財務賬上掛住太大額的預付款。C類供應商：是我公司臨時采購的主要對象，是我司主要經(jīng)營產(chǎn)品搭配及有效補充的途徑，該類供應商運作規(guī)范，市場信譽良好，操作簡捷。文檔標準實用文案類供應商的業(yè)務操作：工作概要 工作內(nèi)容收集市場上各主流供應商報價及資源情況。（一）對公司有現(xiàn)貨庫存的品種規(guī)格貨物或以公司現(xiàn)貨可替代的，必須遵守銷售公司自有貨物優(yōu)先的規(guī)定，原則上不得對外采購，特殊情況須由銷售副總經(jīng)理審批同意方可；（二）對臨時采購貨物的銷售，必須保證銷售價差在 25元/噸以上（含 25元/噸），對工程直接需求并且少量的配貨資源，價差小于 25元/噸的，必須由銷市場臨購原則售副總經(jīng)理審批；（三）堅持對外采購資源 “低價優(yōu)先，規(guī)范的大經(jīng)銷商優(yōu)先”的原則；（四）臨時市場采購貨款的支付， 原則上不予預付， 提貨后三個工作日內(nèi)付清。對少部分急需資源或待漲價資源，公司也可視對方信譽度情況作出預付貨款的決定。針對我公司資源品種庫存稀缺的，結合市場行情與銷售部經(jīng)理商議是否需要批量購進以彌補公司庫存不足，走審批流程，填寫《臨夠審批表》確認是否有公司規(guī)定的范圍內(nèi)利潤差價并呈報分管副總經(jīng)理核審。臨時采購流程審核同意后，業(yè)務員經(jīng)辦人通知到開單組，在系統(tǒng)開單，堅持“先系統(tǒng)開單，后給予發(fā)貨”的原則，采購人員必須依據(jù)公司銷售單據(jù)再向上游提報要貨計劃。安排發(fā)貨，跟蹤物流，及時返數(shù)到銷售部分。以雙方約定的方式，于發(fā)貨前后提交《資金支付通知單》，辦理資金聯(lián)簽后交付款申請財務部辦理支付文檔標準實用文案付款后及時催收采購進項發(fā)票。根據(jù)發(fā)票中的重量及金額在系統(tǒng)中的相應在途發(fā)票跟蹤記錄作貨款及運費結算后，交財務部簽收保管（四）采購業(yè)務的類型采購的類型有常規(guī)采購、 以銷定進采購（廠家直撥業(yè)務、市場臨購業(yè)務）、委托采購和戰(zhàn)略性資源采購。1.常規(guī)采購，指直接與韶鋼進行的日常采購業(yè)務，必須密切關注韶鋼生產(chǎn)動態(tài)，及時補充公司庫存不足的規(guī)格產(chǎn)品。應注意的是，韶鋼采購量與合同返利等掛鉤，采購人員必須時刻留意采購進度，確保合同量的完成。常規(guī)采購須按照合理節(jié)奏進行，在公司領導統(tǒng)一安排下進行，切忌操之過急，導致庫存積壓，也不能延誤怠慢，失去稍縱即逝的市場機會。同時，因在資源上可能與廠直撥業(yè)務產(chǎn)生沖突，因此必須協(xié)調(diào)好兩者關系，調(diào)配好資源。2.以銷定進采購，包含市場臨購業(yè)務、廠家直撥業(yè)務。1）市場臨購業(yè)務是為了彌補公司資源不足和滿足工程需求多樣的特點而通過市場上臨時購進資源、“以銷定進”的一種采購業(yè)務；2）廠家直撥業(yè)務是從公司整體經(jīng)營策略，充分體現(xiàn)區(qū)域市場的分銷能力，和倉售業(yè)務模式形成有效的互補，銷價高優(yōu)先保證為原則。3.戰(zhàn)略性資源采購，是公司為了經(jīng)營需要，根據(jù)市場情況額外進行的資源采購。戰(zhàn)略性資源采購是定期或者不定期文檔標準實用文案的，是否采購、何時采購由公司領導決定，采購人員應嚴格遵照公司領導安排執(zhí)行。（五）采購業(yè)務的結算1.在單筆采購業(yè)務或獨立的合同完結后，提供業(yè)務數(shù)據(jù)與財務核實，經(jīng)確認無誤時，向供方支付貨款或要求供方退回應退款，對每月合同完成情況做匯總表，以核對合同約定的我公司應得的返利、補差金額；2.根據(jù)財務部門的意見不定期向各供應商出示財務對帳調(diào)節(jié)表或余款確認函，并負責催收對方確認的函件；3.對經(jīng)雙方財務確認需要我方做出調(diào)整的數(shù)據(jù)，在系統(tǒng)中做相應的采購在途數(shù)據(jù)中調(diào)整；4.及時回籠采購進項發(fā)票按時在系統(tǒng)采購結算，避免在財務賬上掛住太大額的預付款。根據(jù)發(fā)票中的重量，結算單價及金額在系統(tǒng)中的相應在途記錄作貨款及運費結算后，交財務部簽收保管。（六）質（計）量異議的處理1.根據(jù)銷售部門提交的《質（計）量投訴函》 ，收集相關的檢驗報告上報生產(chǎn)廠家或供應商；2.跟蹤廠家的處理程序，并通知業(yè)務部門要求客戶做好異議處理前的準備工作；憑生產(chǎn)廠家的異議處理報告通知業(yè)務部門及相關部門；文檔標準實用文案4.對經(jīng)處理質（計）量異議不成立的， 注銷異議申訴表；5.對經(jīng)確認計量異議成立的， 調(diào)整在途重量的相應數(shù)據(jù)；6.對經(jīng)確認質量異議成立的，廠家同意做退貨處理的，與廠家銜接車輛的到達時間及裝車交接手續(xù)并傳達給業(yè)務部門；7.對經(jīng)確認質量異議成立的，廠家同意做出貨款賠付處理的，在供方發(fā)票體現(xiàn)其處理結果后將發(fā)票號及金額在公司異議處理通知書標清交相關部門。附件3：銷售工作指引一、目的為規(guī)范公司的銷售管理程序，堵塞管理漏洞，防范資金風險，提高辦事效率，保證資金安全，確保公司的經(jīng)濟效益。（采用GB/T19001-2000術語和定義）二、職責為規(guī)范公司的銷售管理程序，堵塞管理漏洞，防范資金風險，提高辦事效率，保證資金安全，確保公司的經(jīng)濟效益，實現(xiàn)規(guī)范管理、工作高效、服務到位的管理要求，特制定本辦法。三、銷售業(yè)務原則及業(yè)務流程圖（一）銷售原則和基本流程文檔標準實用文案1.公司銷售業(yè)務基本原則： 快捷、提升服務品質，誠信、建立雙贏關系。2.公司銷售收款基本原則： 堅持以款到后銷售作為主要的銷售收款方式的原則，對前款未清的，必須在清收前款后作繼續(xù)銷售；堅持業(yè)務收款“誰經(jīng)辦，誰負責”的責任制原則。3.市場開拓1）市場開拓的重點：尋求直接用戶，挖掘終端需求。重視下游流通環(huán)節(jié)的作用，整合利用好其他人的網(wǎng)絡優(yōu)勢。2）市場開拓的區(qū)域及方向：從中心城市逐漸向次中心城市及周邊地區(qū)擴展，結合社會主義新農(nóng)村建設的政策逐漸將網(wǎng)絡做大做強；改變網(wǎng)絡局限于廣東省內(nèi)的局面，爭取在周邊省份乃至于全國建立銷售網(wǎng)點，爭取更多更好的市場機會；在國內(nèi)貿(mào)易的基礎上開始涉足國際貿(mào)易，填補公司進出口貿(mào)易的空白。3）市場開拓的手段：擴大公司的宣傳效應，利用好韶鋼在社會上的無形資產(chǎn)及廣告或某些宣傳媒體，以公司強大的實力、齊全的貨物、充裕的資源、合理的價格、誠信的服務等贏取客戶的信賴。4.銷售業(yè)務流程圖業(yè)務需求確客戶付銷售貨物出貨款售后洽談定、簽訂款或賒開單庫及配結算跟蹤合同或購銷送貨確認書文檔標準實用文案（二）銷售接單操作1.客戶需求的確定。1）業(yè)務洽談。業(yè)務人員在洽談過程中首先要堅持公司的原則，應以熱情、體貼、穩(wěn)重、禮貌待客。洽談可以以面談、電話、網(wǎng)絡等方面進行，向客戶闡明公司的各種規(guī)定，如執(zhí)行的價格、價格政策、收款方式、結算的規(guī)定等，并介紹現(xiàn)貨或遠期資源情況及保證供應的數(shù)量或能力，并在公司允許范圍內(nèi)作出必要和適當?shù)淖尣剑罱K讓客戶認可接受公司的要求，將購買意向轉化為購買的行動。2）《購貨確認書》要素。《購貨確認書》將視為我司和客戶交易中的最普通的買賣合約，業(yè)務經(jīng)辦人必須和客戶做好相關解釋工作。當客戶確定需求后，需按要求填寫購貨確認書，對生產(chǎn)廠家、品種、鋼號、規(guī)格、需求數(shù)量、協(xié)定的價格、配送運價、提貨倉庫、提貨車號、提貨方式、付款方式、送貨地點、聯(lián)系方式、付款單位、結算單位等進行詳細的填寫，原則上業(yè)務人員應引導客戶使用我司的提供的購貨確認書版本，購貨確認書必須經(jīng)購貨單位蓋章及法定代表人（或委托代表人）簽字后方為有效，傳真件亦有效。對填寫要素不齊全或未經(jīng)購買單位簽字蓋章的購貨確認書，業(yè)務文檔標準實用文案經(jīng)辦人務必要求客戶按規(guī)范辦理，否則資源信息部開單員可不予開出提貨單。若由于購貨確認書要素填寫不規(guī)范或簽字蓋章手續(xù)不齊全造成買賣雙方在交易發(fā)生后出現(xiàn)糾紛的，將嚴格追究經(jīng)辦人員的相關責任。2.銷售方式的確定。1）公司銷售方式分為：常規(guī)銷售及合同銷售兩大類。①常規(guī)銷售：即日常的一般銷售工作，結算價格執(zhí)行當日售價，價格政策由相關付款方式及階段性促銷優(yōu)惠政策來確定。②合同銷售：即該銷售業(yè)務對銷售價格、優(yōu)惠政策、付款方式等有特殊的約定，是不符合公司當日的銷售價格和價格政策的銷售業(yè)務。如：價格鎖定的合同、重點工程專項合同、訂軋訂貨合同等。凡該項銷售業(yè)務屬于合同銷售方式，業(yè)務經(jīng)辦人須提供相應的合同編號，并由銷售部經(jīng)理簽名確認后方可開單發(fā)貨，合同銷售將執(zhí)行合同約定的價格，不再調(diào)用系統(tǒng)中價格批文中的價格及相關的優(yōu)惠政策。2）公司的銷售類型可劃分為四類：倉庫銷售業(yè)務、臨購直撥銷售業(yè)務、廠家直撥銷售業(yè)務、大宗臨購銷售業(yè)務。①倉庫銷售業(yè)務。是公司最基本的銷售類型，是對公司現(xiàn)貨庫存進行銷售的一種銷售類型。在執(zhí)行過程中根據(jù)客戶的提貨方式可分為兩類：A.客戶自提的倉售業(yè)務。即客戶自行安排車輛前往指定文檔標準實用文案的倉庫提貨。客戶必須提供提貨的車號、提貨人姓名、身份證號碼等，倉庫將憑車號、提貨人姓名、身份證號碼確認提貨的資格。B.供方配送的倉售業(yè)務。由我司代辦運輸前往倉庫提貨并將客戶需求的貨物送達客戶指定的地點交貨?？蛻繇毲宄靥峁┴浳锏牡秸?、收貨人、聯(lián)系電話等。配送的運雜費用價格由資源信息部物流管理員確認方為有效，因此凡是由我司代辦運輸?shù)臉I(yè)務均須由物流管理員簽名確認。（當貨物由我司代辦運輸及裝卸時，運雜費結算方式可分為兩種：一票結算和兩票結算。一票結算。就是貨款單價和運雜費一起構成銷售價格開具銷售發(fā)票給結算單位的結算方式，銷售發(fā)票中的價格是含運雜費的價格，承運公司、裝卸公司將開具運輸發(fā)票、裝卸費發(fā)票給我公司。一票結算原則上要在銷售單價上加收運雜費單價10%的稅金；兩票結算。就是貨款單獨開具銷售發(fā)票給結算單位，另外運雜費由承運公司、裝卸單位直接開具運輸費發(fā)票、裝卸發(fā)票給結算單位的一種結算方式。為了降低費用，公司鼓勵專項工程供應批量大，到貨地點運價相對統(tǒng)一的業(yè)務使用“兩票結算”的結算方式。 ）②臨購直撥銷售業(yè)務。A.臨購直撥銷售定義：是為了彌補公司資源不足和滿足工程需求多樣的特點而通過市場上臨時購進資源、 “以銷定進”的一種采銷業(yè)務。文檔標準實用文案B.臨購直撥銷售的管理原則：對公司現(xiàn)有庫存的品種規(guī)格貨物或以公司現(xiàn)貨可替代的，銷售業(yè)務必須遵守銷售公司自有貨物“絕對優(yōu)先”銷售的規(guī)定。C.臨購直撥銷售業(yè)務的價格原則：業(yè)務員必須保證毛利在25元/噸以上（含25元/噸）。并由采購負責人對制定的銷售價格進行確認，因此臨購直撥銷售業(yè)務在銷售開單時必須由采購負責人簽名確認。對于工程直接需求并且少量的配貨資源，毛利小于25元/噸的臨購直撥業(yè)務，須由銷售副總經(jīng)理審批方可執(zhí)行。D.臨購直撥銷售業(yè)務注意事項：銷售業(yè)務員在操作過程中可提供一個或多個采購目標單位的具體信息（如：生產(chǎn)廠家、品種、規(guī)格、存貨數(shù)量、價格、聯(lián)系方式等），并由采購人員獨立聯(lián)系，最終確定目標單位及采購價格；各銷售部門及銷售業(yè)務人員不得擅自以公司名義自行作出臨購直撥行為，后才通知采購員補辦手續(xù)。對未經(jīng)資源信息部集中統(tǒng)一的臨購直撥業(yè)務，公司將不予認可，由此產(chǎn)生的經(jīng)濟責任完全由責任人承擔。E.根據(jù)客戶的提貨方式，臨購直撥銷售業(yè)務可分為兩類：客戶自提的臨購直撥銷售業(yè)務和我司配送的臨購直撥銷售業(yè)務。具體操作參看“倉庫銷售業(yè)務”中的操作方式。③廠家直撥銷售業(yè)務文檔標準實用文案A.廠家直撥銷售業(yè)務的定義：在我司客戶提供了需求計劃的同時提供貨物到貨地點、 收貨人、聯(lián)系電話等，并由生產(chǎn)廠家直接代辦運輸至該客戶指定地點交貨的銷售業(yè)務。 廠家直撥銷售業(yè)務是一種“以銷定進”的采銷結合業(yè)務方式， 具有規(guī)避市場風險和提高資金使用率的優(yōu)點， 因此在銷售業(yè)務中同樣具有舉足輕重的地位。B.廠家直撥銷售業(yè)務資源的確定：日常由采購員通報每日可以廠直撥的資源，銷售業(yè)務人員必須在采購人員對資源確定后方可進行廠直撥銷售業(yè)務，因此在銷售開單時須由采購負責人簽名確認。在資源緊張或某些品種、規(guī)格緊俏時，銷售業(yè)務員須服從公司對的統(tǒng)一調(diào)配，必須由銷售部經(jīng)理會同采購部門根據(jù)客戶的需求、廠內(nèi)資源分配比例、自身庫存等情況后作出具體的安排。C.廠直撥銷售業(yè)務銷價原則：價格按公司每日發(fā)布的直撥價格政策執(zhí)行，一般執(zhí)行浮動價，以廠家的出廠價格作為參照或按合同的調(diào)價方式執(zhí)行，一般是制定一基準價并以貨物出庫當刻出廠價作為參照， “遇升則升，遇降則降”并最終確定銷價。當遇廠家出廠價格或廠家物流運輸價格調(diào)整時，業(yè)務經(jīng)辦人員在接到通知后隨即通知客戶并最后確定是否繼續(xù)執(zhí)行該廠直撥銷售業(yè)務。廠直撥銷售單價 =發(fā)貨當日出廠價-公司當日優(yōu)惠政策 -直撥目的地運補 +運費。④大宗臨購銷售業(yè)務。文檔標準實用文案大宗臨購銷售業(yè)務流程參照倉庫銷售業(yè)務流程及海工公司〔2014〕15號《公司大宗委托采購及銷售業(yè)務流程操作細則》執(zhí)行。3.銷售合同的簽訂。（1）合同的簽訂原則：堅守誠信、嚴謹?shù)淖黠L；堅持風險對稱、平等互利原則；把握條款利我原則。2）合同訂立的禁止性規(guī)定①嚴禁簽訂虛假合同。②嚴禁簽訂違反法律、行政法規(guī)強制性規(guī)定的無效合同。③嚴禁未對合同客戶的資信情況進行必要的調(diào)查或未對簽訂合同人員的身份、資格進行驗證等，不當簽訂合同。④嚴禁擅自修改經(jīng)審定的規(guī)范合同文本。⑤禁止未經(jīng)授權或超越授權簽訂合同。⑥禁止未按流程事先評審，在大額交易中直接使用對方提供的合同文本。⑦嚴禁在合同中事先約定實物售后的回購義務。⑧嚴禁對同一實際控制人，對同一標的貨物簽訂采購、銷售的貿(mào)易性融資合同。⑨嚴禁簽訂核準登記經(jīng)營范圍以外的經(jīng)營合同。⑩嚴禁簽訂鋼材銷售合同中多個客戶共用一個貨款額度的合同。文檔標準實用文案3）合同的訂立①客戶資信法律文件的審查A.簽訂合同前，各業(yè)務人員應認真審查客戶的資信狀況、履約能力，須索取并審查客戶企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、組織機構代碼證以及法律法規(guī)規(guī)定的需要經(jīng)過專門審批方可經(jīng)營的資質證書或許可證書；B.根據(jù)2014年3月1日起施行的《中華人民共和國公司法》以及國務院關于《注冊資本登記制度改革方案的通知》的精神，各業(yè)務人員簽約前應通過市場主體信用系統(tǒng)查詢客戶的資信情況；②規(guī)范合同文本的制定、使用、修改的程序以及非規(guī)范文本的法律審查A.規(guī)范合同文本的制定：規(guī)范合同文本由公司指定人員會同外聘律師或韶關鋼鐵法律事務部審核、 制定、批復使用。B.規(guī)范合同文本的修訂：規(guī)范合同文本內(nèi)容因法律法規(guī)的修訂或經(jīng)營活動的變化需進行修改的，各業(yè)務人員應及時提出修改意見并經(jīng)外聘律師審閱或韶關鋼鐵法律事務部審查。經(jīng)雙方協(xié)商一致，需對規(guī)范合同文本條款、內(nèi)容進行修改或者增加、減少的，應經(jīng)外聘律師審閱或韶關鋼鐵法律事務部審查，規(guī)避法律風險。C.規(guī)范合同文本的使用：各業(yè)務人員簽訂合同應使用公司制定的規(guī)范合同文本；③制定規(guī)范合同文本的內(nèi)容合同內(nèi)容一般應包括但不限于以下條款：A.當事人的名稱或者姓名、住所；B.標的；文檔標準實用文案C.數(shù)量；符合國家計量法規(guī)和質量法規(guī)規(guī)定，寫明計量單位、計量方法、正負尾差、合理磅差、自然損耗等；D.質量標準、技術要求、檢測和驗收方法及質量責任等；E.價款或者報酬；寫明總價、單價、是否含稅、支付日期、結算方式等；F.履行期限、地點和方式：履行日期應標明年、月、日，分期履行的應標明分期履行之數(shù)量，履行地點應慎重選擇 ;需要運輸時，應明確使用何種運輸工具及運輸費用的承擔者；G.違約責任：包括構成違約的條件、不構成違約的除外條件、承擔違約責任的方式；有法定違約規(guī)定的可適用法定違約規(guī)定，應寫明違約金的數(shù)額或計算方法，同時應明確哪些情形屬于違約，應承擔何種違約責任；解決爭議的方法：選擇仲裁或訴訟的方式，不可同時選擇：選用仲裁的方式，需明確具體的仲裁機構名稱；B)選用訴訟的方式，當公司與客戶不在同一地點時，訴訟管轄的選擇應有利于我方。I.根據(jù)合同性質與客觀需要，合同內(nèi)容還可以有保修、保密、驗收、風險轉移、權利歸屬等條款：工程合同、買賣合同等，公司為付款方時，應有保修和質量保證金條款；B)涉及知識產(chǎn)權（包括商業(yè)秘密）的合同，應有保密條款和權利歸屬條款；C)涉及標的轉讓（所有權、使用權或占有權轉讓）或移交的合同，應有驗收條款和風險承擔或轉移條款。文檔標準實用文案J.合同內(nèi)容應具體、確定，能明確界定各方當事人的權利、義務；因客觀情況在簽約時確實無法明確規(guī)定的，應規(guī)定能明確權利、義務的依據(jù)；K.法律規(guī)定的或按合同性質必須具備的條款。④合同編號的書寫A.每一份合同應有一個合同編號，不得重復或遺漏；B.合同編號由公司簡稱 +合同分類+合同訂立年月 +合同編號四部分組成；C.如需補充或變更協(xié)議，則書寫為原合同編號 +補（變）。⑤簽訂合同的審批各業(yè)務人員應根據(jù)本公司的管理模式，填寫《合同協(xié)議審批表》，，各審批部門應在各自的職權范圍內(nèi)對合同提出書面審核意見，業(yè)務經(jīng)辦人員根據(jù)審核意見整理出最終的合同條款，不同性質、類別和內(nèi)容的合同，審批程序可以有差異，但所有合同均需報送部門負責人、公司銷售負責人、財務總監(jiān)、總經(jīng)理審批。⑥簽訂合同的份數(shù)、合同的蓋章 :A.正式對外訂立的合同，應當由企業(yè)法定代表人或由其授權的委托代理人簽名并加蓋合同專用章。由委托代理人簽訂合同的，應當出具書面的授權委托書；B.需在合同中寫明簽訂時間、地點、簽約單位全稱等，合同內(nèi)容一頁以上的，應加蓋騎縫章或頁簽；C.每份合同及其他相關往來文件應保證至少保存兩份原件，如使用傳真件形式簽訂合同，應在合同中明確傳真件與原件具有同等法律效力，且事后需向客戶索取加蓋公章或合文檔標準實用文案同專用章的傳真件原件并復印、保留，一旦發(fā)生糾紛，以利于舉證；D.法律、法規(guī)規(guī)定合同應當辦理批準、登記等手續(xù)生效的，或需要登記備案的，業(yè)務經(jīng)辦人員應當及時辦理有關手續(xù)，如抵押合同。（4）合同的履行①合同簽訂并生效后，經(jīng)辦部門與業(yè)務經(jīng)辦人員應對合同的履行進行跟蹤；財務部門負責對合同的收、付款內(nèi)容進行監(jiān)督；②財務部門應當根據(jù)合同條款審核后辦理結算業(yè)務。未按合同條款履約的，或應簽訂書面合同而未簽訂的，財務部門有權拒絕付款，并及時向各子公司領導報告。③業(yè)務經(jīng)辦人員應密切關注合同的履行情況，按照合同規(guī)定及時行使公司的權利，全面履行義務，特別是對應收、應付款須及時報批結算，不得擅自延期履行。合同雙方互負債務且沒有先后履行順序的，或者應當對方先履行的，在對方履行之前應拒絕其履行要求；在對方履行債務不符合約定時，應拒絕其相應的履行要求。公司應當先履行債務的，若有證據(jù)或跡象表明客戶有下列情形之一時：A.經(jīng)營狀況嚴重惡化；B.轉移財產(chǎn)、抽逃資金，以逃避債務；C.喪失商業(yè)信譽；D.有喪失或者可能喪失履行債務能力的其他情形；E.分立、合并或者變更住所沒有通知公司，致使履行債務發(fā)生困難。如發(fā)生上述情形， 業(yè)務經(jīng)辦人員應在 7個工作日內(nèi)報告公司文檔標準實用文案領導，以決定是否需要中止履行或者采取其他措施，以利于及時維護公司合法權利。④合同內(nèi)容的變更A.合同訂立后，需變更或補充合同條款內(nèi)容的，業(yè)務經(jīng)辦人員應及時向上級領導請示，同意變更的，業(yè)務經(jīng)辦人員與客戶協(xié)商一致后起草變更后的合同條款，按照合同訂立的有關程序簽訂變更或補充協(xié)議書，嚴禁業(yè)務經(jīng)辦人員擅自簽訂變更或補充協(xié)議。B.在合同履行過程中發(fā)現(xiàn)有顯失公平、條款有誤或對方有欺詐行為等情形，或因政策調(diào)整、市場變化等客觀因素，已經(jīng)或可能導致企業(yè)利益受損，應當按規(guī)定程序及時報告，并經(jīng)雙方協(xié)商一致，按照規(guī)定權限和程序辦理合同變更或解除事宜。⑤合同主體的變更：合同訂立后，客戶要求將合同的全部或者部分義務轉讓給第三人的，或者公司將合同的全部或者部分權利、義務轉讓的，業(yè)務經(jīng)辦人員按照合同訂立的有關程序辦理報批。⑥合同履行過程中，雙方當事人對往來函件或者單據(jù)進行簽字的，應按照合同訂立的有關程序報批；當場或者立即簽字的經(jīng)辦人員，需出示公司書面授權文件，方可簽字?？蛻魳I(yè)務人員或者經(jīng)辦人員對往來函件或者單據(jù)進行簽字的，需要求客戶提交業(yè)務人員或者經(jīng)辦人員的授權委托書原件。⑦糾紛或違約報告：在可能發(fā)生糾紛或違約時，業(yè)務經(jīng)辦人員須及時向公司領導匯報。⑧合同履行過程中形成的書面文件，業(yè)務經(jīng)辦人員均須文檔標準實用文案妥善保管原件，如果公司以傳真件或者復印件的方式發(fā)給客戶履行合同的函件，應保管傳真件和復印件的原件，如果客戶以傳真件或者復印件的方式發(fā)給各子公司履行合同的往來函件，應要求客戶注明與原件具有同等法律效力，并在事后要求客戶提供往來函件的傳真件原件或復印件原件供保存。（三）客戶付款、貨款賒銷審批、銷售價格審批1.客戶的付款。1）付款方式①電匯達帳；②客戶轉帳付款，未到帳的，憑付款底單，經(jīng)公司主管領導簽字審批后視同到款；③支票、銀行承兌匯票經(jīng)財務查驗后入帳或經(jīng)領導審批后入帳的，視同到款；2）對銀行承兌匯票收取及期票加價的有關規(guī)定。①銀行承兌匯票貼息。將根據(jù)實際情況對銀行承兌匯票貼息作出規(guī)定，一般以制定最低貼息率或制定月貼息加價的最低限額的形式來規(guī)定。以公司發(fā)布的《銀行承兌匯票貼息規(guī)定》文件為準；②銀行承兌匯票收取管理規(guī)定。銀行承兌匯票的收取必須事先確認是公司可接受的“出票行”及背書次數(shù)等，同時購貨方必須出具承諾函，承諾該銀行承兌匯票到銀行（企業(yè)）承兌、貼現(xiàn)、查詢、托管、背書等，被銀行（企業(yè)）拒絕承文檔標準實用文案兌、退票或經(jīng)銀行驗證為假票而被沒收時，購貨方保證償還由此產(chǎn)生的欠款并支付因欠款而引起的利息（按銀行同期貸款利率計算）。3）貨款票據(jù)的交接。①銷售業(yè)務員在收到現(xiàn)金后，在財務部門《收款本》上登記好實際控制人、結算單位（或系統(tǒng)編碼）、金額，對已簽收確認的款項，出納人員將及時錄入銷售系統(tǒng)。②銷售業(yè)務員在收到支票、銀行匯票、銀行承兌匯票后，首先交財務部作票面的初步鑒定并確定可以收取后，經(jīng)辦業(yè)務員在本部門《收款本》作登記，登記方式同上，必須經(jīng)銷售副總經(jīng)理同意后，出納方可進行資金錄入工作。③銷售業(yè)務員在收到客戶的電匯或轉帳的銀行底單（要求銀行印鑒清晰）的傳真件后，并在其上注明“實際控制人”和“結算單位名稱”或“結算單位編碼”等，經(jīng)銷售副總經(jīng)理同意后，交由財務部出納作為資金錄入的憑據(jù)。2.客戶信用額度。1）客戶信用的評級、評分。客戶信用評價采取新客戶及時評價和老客戶定期評價的做法,老客戶評價原則按三個月評價一次作為公司的客戶評價周期。客戶管理員定期組織銷售部門開展客戶信用評價工作，具體操作流程參照（海工公司〔2013〕16號關于印發(fā)《公司客戶信用評價管理規(guī)定》的通知（附件））。文檔標準實用文案2）授信額度管理。在經(jīng)銷售部門信用評價之后，公司辦公會成員綜合考慮各種因素，對客戶進行最終評級、評分，并討論審批最終授信額度。3）信用額度的使用。公司對客戶進行授信，并不表示公司鼓勵賒銷，原則上還是應堅持“款到發(fā)貨”。確實需進行賒銷的，由客戶管理員將經(jīng)公司辦公會討論審批的最終授信額度錄入銷售系統(tǒng)，業(yè)務人員方可在信用額度范圍內(nèi)對客戶進行賒銷。4）額度限制和風險控制。為有效控制風險，客戶管理員要做好額度把控工作，嚴格執(zhí)行公司辦公會審批額度，不可擅自修改客戶額度。如個別業(yè)務需增加額度的，須向公司辦公會說明原因，對客戶當前資信狀況做出解釋，經(jīng)公司辦公會成員審批同意，方可修改信用額度。但在當次業(yè)務完成后，必須調(diào)回正常的原始授信額度。3.銷售價格審批。當公司對某些產(chǎn)品、某此規(guī)格以增加優(yōu)惠的形式進行促銷或對某些重點用戶增加優(yōu)惠，且其結算價格及價格政策均超出公司的規(guī)定時，均由業(yè)務部門負責人在開單前向銷售副總經(jīng)理提出申請， 只有在銷售副總經(jīng)理同意后并在系統(tǒng)中審批執(zhí)行。廠直撥業(yè)務的銷售價格由價格管理員負責審核。（四）銷售結算與跟蹤。1.應收款跟蹤。文檔標準實用文案1）應收款帳追收。業(yè)務經(jīng)辦人每天都對本人此前發(fā)生的應收款項進行跟蹤和追收，不得有絲毫的怠慢，對出現(xiàn)回收有阻力或超出規(guī)定的時間三個工作日不能回收的款項，必須上報部門經(jīng)理和銷售總監(jiān)，同時說明清楚原因。2）退票及退匯的跟蹤。業(yè)務經(jīng)辦人每天要跟蹤所收款項的達帳情況，對財務部“退票”通知要及時通報到客戶，并要求客戶在1個工作日作出重新補款的措施。電匯及銀行轉帳在辦理次日起計2個工作日內(nèi)未達帳的，均視為“退匯”，業(yè)務經(jīng)辦人接到財務部通知后及時通報客戶，并向客戶轉達銀行的“退匯”原因，要求客戶在付款行發(fā)出更正函或重新辦理匯付。對于“退票”和“退匯”，當財務部發(fā)出通知后，對已作資金錄入的將首先沖銷此筆資金，待資金真正達帳后再重新錄入。2.客戶余款的退返。（1）余款退返的條件。a．余款退回的前提是此經(jīng)營實體“實際控制人”在我司的總帳不存在欠款。b.余款原則上須退回結算單位或個人，對付款單位或個人已作代付的款項也不得退回付款單位或個人。c.原則上不受理結算單位為個人并要求款項退返個人帳戶的退余款業(yè)務。 d.退款前要求客戶向我公司書面提出退款申請，并加蓋申請單位行政公章或財務專用章原件，對于付款單位、結算單位和退返單位一致的客戶《退款申請》 ，文檔標準實用文案財務在收到有效《退款申請》的傳真件并經(jīng)審批后可辦理退款。（2）余款退返的審批。A.業(yè)務經(jīng)辦人核對客戶的申請金額是否和業(yè)務帳上一致，并提交部門負責人審核；B.交財務部門核查該結算單位的余款是否相符，并檢查該“實際控制人”屬下的其它帳戶是否存在欠款，給出審查后意見；C.銷售副總經(jīng)理對客戶退款原因、退款額進行核查；D.財務總監(jiān)對客戶款項達帳及開票結算的情況等進行核查；E、總經(jīng)理對退款作出最終批示。3.付款單位和結算單位不一致時的“三個證明”規(guī)定。1）代付款證明及委托付款證明。當客戶的付款單位和要求的開票結算單位不一致時，業(yè)務員在開單前要通知客戶向我司提交 《代付款證明書》原件，代付款證明由付款單位出具，證明代“結算單位”支付購買鋼材款項及金額并加蓋“付款單位”的行政公章或財務專用章。同時業(yè)務員在開單前要通知客戶向我司提交《委托付款證明書》的原件，委托付款證明由開票結算單位出具，證明委托“付款單位”支付購買鋼材款項及金額并加蓋“結算單位”的行政公章或財務專用章。對于付款單位或結算單位是文檔標準實用文案個人的情況，均由個人簽章同時提供個人的身份證復印件，代付證明和委托付款證明相匹配，缺一不可。此舉只適用于貨款開具普通發(fā)票的情況，增值稅發(fā)票必須做到三統(tǒng)一（即付款單位、提貨單位和開票單位三統(tǒng)一）。（2）現(xiàn)金付款證明?？蛻粢袁F(xiàn)金支付貨款的情況（僅限于不超過10萬元的小額度貨款），業(yè)務經(jīng)辦人須要求客戶向我司提《現(xiàn)金付款證明》，現(xiàn)金付款證明是由結算單位出具，證明該項購買鋼材的款項是用現(xiàn)金支付的，并加蓋“結算單位”的行政公章或財務專用章。4.發(fā)票的跟蹤。1）開票資料的提供。對每一個新的“結算單位”，業(yè)務經(jīng)辦人要求客戶必須提供清晰的加蓋單位印章的開票資料（傳真件有效），并提交給財務部開發(fā)票人員錄入稅控機；對某一單位開票資料內(nèi)容有更改的，業(yè)務經(jīng)辦人必須要求客戶提供該單位及稅務機關的有效證明。2）發(fā)票要素的規(guī)定。發(fā)票內(nèi)容要素是非常嚴謹?shù)模l(fā)票中產(chǎn)品名稱、鋼號、規(guī)格的稱謂是完全符合財稅的規(guī)定的，是固定從銷售系統(tǒng)中的小類、鋼號、規(guī)格中采集過來的，業(yè)務員必須在業(yè)務發(fā)生前和客戶作好溝通，原則上不予更改。3）發(fā)票的領取條件。①條件一是：貨款已達帳的業(yè)務；文檔標準實用文案②條件二是：對于結算單位和付款單位不一致的，必須在回收了有效的代付證明、委托付款證明或現(xiàn)金付款證明后。③條件三是：領取發(fā)票前必須提供開票結算單位的收貨證明（可以在我司提貨單上加蓋印章或由開票結算單位指定的貨物簽收人簽章）。4）發(fā)票的郵寄和簽收。①發(fā)票的郵寄以銷售部門為單位，郵寄前制作《發(fā)票登記明細》，一式兩份，記錄結算單位、票號、金額，合計張數(shù)等、并由寄件人簽名。《發(fā)票登記明細》中的一份由部門留存，另一份附在寄出發(fā)票上，在客戶收票后作簽收回傳，另外，要求寄件人在信封上注明郵寄的發(fā)票號。②客戶自行取發(fā)票。業(yè)務員必須確認取票人的身份后方可取票，必要時要求對方提供公司對其身份的證明及個人身份證等。取票時由業(yè)務經(jīng)辦人記錄發(fā)票明細，并由取票人在《部門發(fā)票登記本》上簽章。（5）發(fā)票特殊領取處理。①憑發(fā)票付款的情況處理。對于個別長期合作、信譽優(yōu)良的大型企業(yè)（一般是大型國企或上市公司），對方提出憑發(fā)票付款的情況，我司可酌情處理。對于累計金額在300萬元以下（含300萬元），由銷售副總經(jīng)理審批，對于累計金額在300萬元以上的，須提交總經(jīng)理審批。文檔標準實用文案②欠“三證明”時要取票的情況處理。 對于欠“三證明”取發(fā)票的情況，須由業(yè)務經(jīng)辦人書面出具承諾書，承諾回收時間，并由部門經(jīng)理審核后提交財務總監(jiān)最終審批。6）客戶的跟蹤①走訪的制度。A.在每月 28日前，部門負責人制定出次月本部門走訪的安排，并提交到銷售副總經(jīng)理處。B.對A類客戶要求每月走訪2次；對B類客戶要求每月走訪1次；對C類客戶要求兩個月訪走1次。②走訪的形式。A.業(yè)務經(jīng)辦人獨立走訪的形式。 一般是C類以下級別的客戶；B.部門負責人帶領下的走訪形式。一般是 B類級別的客戶或合作過程中出現(xiàn)異常如合作數(shù)量突然大幅增減等的客戶；C.公司領導參與的走訪形式。一般是 B類級別以上的客戶、潛在的作為開發(fā)重點的、近期承接了工程訂單的、須由公司領導敲定具體事宜的客戶及業(yè)務。③明確訪問的目的。④總結訪問所了解到的情況及訪問的效果。文檔標準實用文案附件4：銷售開單、倉儲物流管理及統(tǒng)計工作指引一、目的為加強公司經(jīng)營物資的購、 銷、存（含在途）數(shù)據(jù)統(tǒng)計、倉儲物流管理及其它數(shù)據(jù)的綜合管理，以有效配合公司業(yè)務運行。二、范圍負責所有經(jīng)營品種的購銷存數(shù)據(jù)、資金、實物的跟蹤管理，物流管理以及協(xié)議倉庫的管理。三、職責（一）公司分管副總經(jīng)理管理該項工作；文檔標準實用文案（二）公司其他部門監(jiān)督及配合該項工作；（三）資源信息部開單組負責公司銷售開單控制、銷售應收款跟蹤、采購庫存數(shù)據(jù)管理、物流管理、倉庫管理以及實物庫存管理。四、工作程序（一） 銷售開單管理1.銷售開單：開單員負責辦理銷售業(yè)務的開單手續(xù)，根據(jù)銷售部門提交的購貨確認書（以下簡稱“購貨書”），開具有效的提貨憑據(jù)。銷售開單時必須對購貨書的客戶檔案、銷售方式、銷售模式、資源、付款方式、價格及優(yōu)惠等6個方面進行具體審核。1）客戶檔案的審核：開單員對每張購貨書的開具，需首先審核“實際控制人”是否在銷售系統(tǒng)中已有編號，如果不存在，需由客戶管理員對新客戶進行核查并編號后，方給予增加客戶檔案。其次審核購貨書的結算單位是否已發(fā)生，如有相同的單位名稱，需取已存在的財務編碼（即后六位）并按實際控制人編號及部門所屬加以區(qū)分。如沒有相同的單位名稱，須按“客戶檔案”的系統(tǒng)要求，將新單位增加到基礎資料中。2）銷售方式的審核：開單員對每張購貨書，需進行是否為常規(guī)銷售還是合同銷售的確認。如屬常規(guī)銷售，則可執(zhí)行公司當日的銷售政策。如屬合同銷售，需提供已簽定的合同文本或合同編號并經(jīng)銷售經(jīng)理簽名確認，方視為有效單據(jù)。由于合同銷售屬特殊約定，不執(zhí)行當日公司銷售價格政文檔標準實用文案策，因此需要在系統(tǒng)中制作銷售合同。3）銷售模式的審核：每張購貨書，開單員需確認是屬于哪一種銷售模式，包括倉庫銷售、市場臨購直撥銷售、廠家直撥銷售、大宗委托采購直拔銷售。銷售類型 工作內(nèi)容購貨書上是否注明提貨地點，客戶提貨方式為自提還是包運，如屬自提方式，是否提供倉庫銷售 了提貨車號、提貨人姓名、身份證號。如屬包運方式，是否提供了送貨地點、聯(lián)系人及聯(lián)系電話，包運方式還需由物流管理員審核確認后方為有效購貨書上是否注明供應商的名稱、廠家名稱。是否有采購負責人對該批臨購業(yè)務進行審市場臨購直撥銷核確認。提貨方式是否注明自提或包運的方式，針對不同方式的處理參照倉庫銷售的提售貨處理廠直撥銷售 購貨書需由采購負責人簽名確認，注明廠家名稱送貨地點、聯(lián)系人及電話等大宗委托采購直 對委托采購的貨物，由于只付了保證金，銷售時貨權歸屬未轉移至我司，我司將以銷定拔銷售 進進行分批購買。購貨書上需由采購員注明開某批次資源、明確實際提貨倉庫4）資源的審核：開單員對銷售業(yè)務員提交的客戶購貨書中的資源要求進行庫存存貨確認，防止發(fā)生超庫存銷售情況。5）付款方式的審核：購貨書是否注明付款方式，是電匯還是賒銷方式。不同的付款方式，是否執(zhí)行不同的價格優(yōu)惠政策，因此，開單員需審核購貨書的付款方式是否明確。6）價格的審核：每張購貨書不同的銷售方式，執(zhí)行不同的銷售政策，如屬常規(guī)銷售中倉庫銷售，只要注明付款文檔標準實用文案方式，開單員可直接調(diào)取系統(tǒng)中的價格批文，再選擇優(yōu)惠政策，則該張購貨書的價格就能直接反映。調(diào)出的價格需與購貨書上的價格進行對照，審核是否有誤。如有特殊優(yōu)惠情況，需部門經(jīng)理及公司分管領導簽名確認，并由資源信息部提交審核。（7）提貨單的開具：經(jīng)以上幾項審核完成后，開單員可根據(jù)購貨書的內(nèi)容在系統(tǒng)中將客戶所需的資源產(chǎn)品開具并打印出來。8）提貨單的蓋章：打印出的倉庫提貨單首先由制單人簽名，再送交財務部由指定簽發(fā)人簽名，加蓋“公司提貨專用章”印章，該倉庫提貨單方為有效提貨單；9）開單員或數(shù)據(jù)管理員結束當日銷售開單后，無論客戶領取提單提貨或我司以傳真發(fā)貨，均必須和發(fā)貨倉庫核對當日所有單據(jù)，未經(jīng)核對的單據(jù)要求倉庫一律不予發(fā)貨，并對傳真過程中不清晰的數(shù)據(jù)及時提示。（二）銷售出庫管理1.銷售出庫：開單組數(shù)據(jù)管理員負責跟蹤購貨書的發(fā)貨情況，需將開具的提貨數(shù)據(jù)錄入在系統(tǒng)中，為銷售部提供準確的數(shù)據(jù)信息，及時反饋客戶的應收款狀況，方便業(yè)務部門對客戶數(shù)據(jù)的跟蹤與核對。1）倉庫銷售的出庫：倉提的實數(shù)是依據(jù)各個倉庫所返回的提單實提數(shù)（報表形式）錄入到系統(tǒng)中；并由數(shù)據(jù)管文檔標準實用文案理員將實提數(shù)填寫在提貨單上。由于倉庫返單存在時間及地域上的差距，為及時返饋信息，數(shù)據(jù)管理員可依據(jù)倉庫每日的報表將實提數(shù)預先錄入系統(tǒng)并填寫在提單上，最后將紅聯(lián)（財務聯(lián)）返至財務，綠聯(lián)（客戶聯(lián)）返至業(yè)務，白聯(lián)（存根聯(lián)）裝訂保存。待倉庫返回磅碼單再與出庫數(shù)進行核對，磅碼單由開單組保留，按日期分倉庫歸檔備查。2）直撥銷售出庫：直撥單的出庫包括市場臨購、廠直拔和大宗委托采購的形式，這三種單據(jù)的實提數(shù)據(jù)，是由采購員負責提供。市場臨購出庫由采購員在開具的提貨單上簽名確認實提數(shù)后，交開單組數(shù)據(jù)管理員錄入系統(tǒng)，數(shù)據(jù)管理員分別做進、出庫數(shù)據(jù)錄入；廠直撥出庫必須由價格管理員在廠家直撥單上審核單價及采購人員簽名確認實數(shù)后，方可交開單組數(shù)據(jù)管理員錄入系統(tǒng)；大宗委托采購也由采購員在開具的提貨單上簽名確認實提數(shù)后，交開單組數(shù)據(jù)管理員錄入系統(tǒng)。（但數(shù)據(jù)管理員不再做進庫數(shù)據(jù)錄入）（三）數(shù)據(jù)管理及倉儲協(xié)調(diào)跟蹤管理1.采購在途：物資在未發(fā)到指定的到貨地點前（已從廠家裝車或裝船）經(jīng)采購人員確認后由數(shù)據(jù)管理人員錄入系統(tǒng)。2.倉儲入庫：數(shù)據(jù)管理員根據(jù)倉庫所反饋的驗收入庫單，核對采購在途的到貨倉庫、廠家名稱、車號、規(guī)格及數(shù)量是否一致，核實無誤后在系統(tǒng)中確認入庫，增加庫存資源。為文檔標準實用文案及時反映到貨情況，數(shù)據(jù)管理員可依據(jù)倉庫的日報表辦理入庫，待倉庫返回驗收入庫單后再做核對。3.直撥（含廠直撥或市場臨購）入庫：直撥銷售的特點是“以銷定進”方式，為了堅持“先開單后發(fā)貨”的原則，因此，容許系統(tǒng)在沒有庫存的情況下要辦理開單，待貨物發(fā)出后，采購情況數(shù)據(jù)（即銷售情況數(shù)據(jù)）反映在系統(tǒng)的貨物在途上。數(shù)據(jù)管理員在銷售部門認同和銷售數(shù)據(jù)一致的情況下，對貨物在途辦理入庫，由于直拔倉庫是虛擬的倉庫，因此，在貨物入庫后，采銷一致，庫存將為零。4.庫存核對：為保證公司庫存帳目的清晰、準確，數(shù)據(jù)管理員需每個工作日與倉庫核對庫存數(shù)據(jù)、相同時間節(jié)點的出庫、入庫數(shù)據(jù)等。每月按不同資源、規(guī)格將本月公司采購的入庫數(shù)量與倉庫的收貨數(shù)量進行核對，查實是否存在我方已發(fā)出，倉庫未收到的情況，如有發(fā)現(xiàn)需及時通知采購員核實具體情況。每月的入庫數(shù)量核對無誤，還需核對每月的出庫數(shù)量，出庫數(shù)據(jù)以倉庫的磅碼單的重量為準， 如有不符，需核實查證，以保證雙方數(shù)據(jù)的準確性、一致性。5.庫存盤點：庫存盤點是由于某批次貨物的實物已銷售完畢，入貨數(shù)量與出貨數(shù)量存在偏差， 為反映實際盈虧情況，需辦理庫存盤點，清理該批次的庫存。倉儲管理員每月與倉庫核對賬目庫存，對無貨的規(guī)格做及時的盈虧處理。每月除了核對賬目庫存以外，倉儲管理員還必須對實物進行盤點，文檔標準實用文案做到帳實一致。另外倉儲管理員需協(xié)助財務部核對每月的財務庫存（減掉未開票量）是否與業(yè)務系統(tǒng)的庫存一致。6.實物盤點：每月末，由倉儲管理員到倉庫現(xiàn)場進行實物盤點，及時發(fā)現(xiàn)實物與系統(tǒng)數(shù)據(jù)的差異，發(fā)現(xiàn)問題，及時糾正。對于貨物大批入庫或者售罄一批貨物時，倉儲管理員需到倉庫進行巡查實物，及時發(fā)現(xiàn)銹蝕貨物，將貨物情況反饋給業(yè)務部門，以及時作出清理。（四）報表管理收、發(fā)、存報表：倉儲管理員每月底，將上月26日至當月25日結帳期的收、發(fā)、存匯總表打印出來，交財務部核對（另分管副總經(jīng)理，總經(jīng)理各遞交一份） 。匯總表按倉庫、廠家、品種、鋼號、規(guī)格、數(shù)量來統(tǒng)計，直觀反映結帳期內(nèi)的入庫數(shù)量、出庫數(shù)量、結存數(shù)量（系統(tǒng)結存數(shù)量及倉庫結存數(shù)量），如有差異，必須說明差異原因。每月的匯總表作為與財務部核對財務庫存的依據(jù)。（五）物流管理1.為了向客戶提供更好的服務，滿足客戶的運輸需求，對于有需要的客戶我司可為其提供包運服務，與物流相關的各項工作由物流管理員負責。1）物流車隊的簽定在簽定物流車隊前，物流管理員應全面掌握物流公司的實力、管理能力、運力、公司信譽，掌握了解物流公司各到文檔標準實用文案貨站的價格，并將相關情況上報公司領導，由公司領導決定是否與其簽訂運輸合同。在簽訂運輸合同的同時，必須與車隊負責人簽訂個人財產(chǎn)擔保協(xié)議，最大限度的避免運輸風險。2）物流車隊的選擇與物流結算①在銷售部門有包運業(yè)務時，物流管理員根據(jù)需代辦運輸?shù)臄?shù)量聯(lián)系物流車隊，洽談運輸價格，從簽約的車隊中選擇運價便宜、服務好的車隊進行貨物配送， 向其發(fā)出派車函，并跟蹤車隊車輛調(diào)配、貨物裝車情況，監(jiān)督物流運輸過程，查詢貨物是否及時、 準確、安全的到達客戶；在貨物到達后，跟蹤貨物外觀質量、數(shù)量等的驗收情況。②在物流公司出具運輸結算單后，物流管理員及時核對結算單上的重量、單價、金額等是否準確，經(jīng)雙方確認無誤后，通知財務進行運輸費用支