用簡(jiǎn)單方法做復(fù)雜事務(wù)-談改進(jìn)編輯工作數(shù)法

用簡(jiǎn)單方法做復(fù)雜事務(wù)——談改進(jìn)編輯工作數(shù)法

【內(nèi)容提要】基于電腦和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，在不增加經(jīng)費(fèi)和設(shè)備的情況下，利用WINDOWS辦公系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)報(bào)刊編輯部部分管理現(xiàn)代化、部分工作無(wú)紙化，減少重復(fù)勞動(dòng)，提高工作效率。欄目策劃是學(xué)報(bào)發(fā)展方向之一，編輯應(yīng)努力做好這項(xiàng)工作。【摘要題】編輯學(xué)【關(guān)鍵詞】報(bào)刊編輯/電腦應(yīng)用/office辦公系統(tǒng)/欄目策劃【正文】

很多文章談到如何利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)做好學(xué)報(bào)編輯工作這個(gè)問(wèn)題，總體感覺是理論性太強(qiáng)而實(shí)用性甚小，因?yàn)榘此鼈兊奶岱ㄈプ?，需要增加相?dāng)?shù)慕?jīng)費(fèi)以購(gòu)買硬件和軟件，同時(shí)還需一定的培訓(xùn)時(shí)間，對(duì)于大部分經(jīng)費(fèi)緊張、人員較少或電腦操作能力較弱的報(bào)刊編輯部來(lái)說(shuō)，無(wú)疑是水中望月。如何利用現(xiàn)有條件改進(jìn)工作成了筆者常常思考和向同事、同行請(qǐng)教的問(wèn)題。經(jīng)過(guò)近三年的摸索與實(shí)踐，筆者掌握了一些技巧，現(xiàn)供大家參考。一、來(lái)稿管理充分利用網(wǎng)絡(luò)電子郵件系統(tǒng)，在刊物和相關(guān)網(wǎng)頁(yè)上公布編輯部電子信箱。經(jīng)常查看電子信箱，并在線完成初審。從文件名可以大致看出該來(lái)稿是否為本刊取稿范圍。如肯定不采用的文章，立即回復(fù)“謝謝支持我刊不刊發(fā)此類文章請(qǐng)投它刊”和單位落款（利用輸入法的手工造字功能，三四鍵即可完成）。如果覺得這樣不夠禮貌，另一種做法是寫好規(guī)范的退稿信放在“常用文檔”中，在回信時(shí)，打開文檔，復(fù)制到電子郵件系統(tǒng)中去，這也很省時(shí)省事。

下一步是把進(jìn)入初審的文稿下載到相應(yīng)文件夾，可名為“200504初審”，有的準(zhǔn)備延期待用的，則可另建文件夾“200601初審”。同時(shí)，要將作者的電子郵箱地址拷下粘貼在正文特定位置。有些文稿可能缺少一些內(nèi)容或格式不符，則可回信“請(qǐng)照附件論文格式修改五日內(nèi)重發(fā)”和單位落款，將“論文格式”樣本放在附件中同時(shí)發(fā)去供作者參照。將修改過(guò)準(zhǔn)備二審的文稿移到“200504二審”文件夾。二、審校管理責(zé)任編輯在電腦上完成初審初校后，對(duì)于需要外審的文稿，則刪除有關(guān)作者的信息，再通過(guò)電子郵件發(fā)給外審人員，要求提出審稿意見和回復(fù)期限，若超過(guò)期限，則要送另一外審人員。對(duì)于改動(dòng)較大的或需要修改的文稿，責(zé)任編輯要將它發(fā)給作者，再視作者的修改情況定奪。外審文稿則要再次發(fā)給外審人員審察。由于網(wǎng)絡(luò)速度快，這些看似復(fù)雜的事情并不會(huì)費(fèi)太多時(shí)間。當(dāng)然，在電腦上建立自己的“外審人員庫(kù)”（EXCEL）是有必要的，它的主要內(nèi)容項(xiàng)有“姓名”“單位”“郵編”“EMAIL”“電話”“職稱”“專業(yè)”。同時(shí)，要建一個(gè)“文章數(shù)據(jù)總庫(kù)”（EXCEL），它的主要內(nèi)容項(xiàng)有“編號(hào)”“姓名”“題目”“單位”“郵編”“稿費(fèi)”（設(shè)置成￥00.00格式）“備注”。

之后將文稿全部打印出來(lái)，編好排版序號(hào)，再根據(jù)“文章數(shù)據(jù)總庫(kù)”，制一個(gè)“2005年第四期擬用表”，內(nèi)容項(xiàng)有“編號(hào)”“姓名”“題目”“單位”“初審”“外審”“二審”“三審”。這才將文稿和表格送二審和三審。通常要多準(zhǔn)備一些文稿，以防個(gè)別文稿通不過(guò)復(fù)審，更主要的是防正式排版后才發(fā)現(xiàn)不夠頁(yè)碼。對(duì)于沒通過(guò)復(fù)審的文稿，則要給作者發(fā)一封退稿信。

這些工作完成后，讓印刷廠根據(jù)審定的文稿排版印出校樣。我們還是主張人工紙質(zhì)校對(duì)，因?yàn)樵谂虐嫖臋n中校對(duì)大量文稿是很累人的，工作效率、質(zhì)量比較低，至于轉(zhuǎn)版，更是不好完成。初校完成后，要將其他內(nèi)容補(bǔ)上，如“目錄”“編者按”“征稿啟事”等。對(duì)于排不上的文稿，則要與作者聯(lián)系，共商解決辦法，最好是讓他同意在下一期發(fā)表，這樣可省卻再審之事。初校還有很多事要做，如文章圖書分類號(hào)、文章編號(hào)、版式等。二校主要看印刷廠是否將初校改正，整體是否完備。三校則是最后把關(guān)，責(zé)任編輯、二審、三審在校樣上簽名以示可以付印。三校樣則作為檔案保存。

刊物印刷完畢后，應(yīng)要求印刷廠將排版文檔轉(zhuǎn)為純文本文檔，再將兩種文檔拷回編輯部，用途之一是通過(guò)電子郵件系統(tǒng)發(fā)給合作網(wǎng)站，另一用途是編輯部存檔以備用。編輯部用途可能有以下幾種：1、利用電腦工具中的“字?jǐn)?shù)統(tǒng)計(jì)”，得出本學(xué)報(bào)排一版、兩版、三版、四版、五版的字?jǐn)?shù)，這樣編輯稿件時(shí)增刪多少字?jǐn)?shù)就心中有數(shù)，減少轉(zhuǎn)版數(shù)。2、備建設(shè)學(xué)報(bào)編輯部網(wǎng)頁(yè)時(shí)用?，F(xiàn)在很多學(xué)校都有自己的網(wǎng)站，學(xué)報(bào)是高等院校的重要組成部分，等條件成熟，學(xué)報(bào)也可上網(wǎng)，這樣就多了一條傳播途徑。3、有些作者和讀者也要求提供電子版文章。三、稿費(fèi)和刊物發(fā)放由于人員因素，編輯要兼做編務(wù)工作，主要是稿費(fèi)和刊物發(fā)放。

根據(jù)“文章數(shù)據(jù)總庫(kù)”，在EXCEL中制作“2005年第四期外單位作者稿費(fèi)審批表”（內(nèi)容項(xiàng)有“編號(hào)”“姓名”“題目”“單位”“郵編”“稿費(fèi)”“備注”，“備注”欄輸入“郵匯”）和“2005年第四期本單位作者稿費(fèi)審批表”（“編號(hào)”“姓名”“題目”“稿費(fèi)”“備注”，其中“備注”為作者領(lǐng)款簽名用）。當(dāng)然，在表中要有稿費(fèi)總額、審批、會(huì)計(jì)、復(fù)核、經(jīng)辦等人簽字的地方，以及編輯部落款、日期。需要說(shuō)明的是，操作人員要熟悉EXCEL的主要功能，如合計(jì)、排序、篩選、制表，否則，本文的技巧很難派上用途。

假如您的外稿很多，那么這些稿費(fèi)的寄發(fā)是一件很痛苦的事，郵局要求每筆匯款都填寫完整清楚，若手工填寫二十張，不僅費(fèi)時(shí)，而且有時(shí)難免出錯(cuò)，關(guān)系到錢的問(wèn)題，性質(zhì)有時(shí)是很嚴(yán)重的。眾所周知，郵局經(jīng)常更換匯款單格式，所以花錢去買匯款單打印軟件不是明智的行為。況且單位不一定會(huì)同意報(bào)銷這樣的開支。如果您掌握了以下方法，則可以不變應(yīng)萬(wàn)變。現(xiàn)將最新的郵局匯款單填寫技巧介紹如下。

在WORD中按實(shí)物匯款單大小制作一個(gè)“匯款單”表格，核心部分如：《作者》

《郵編》《單位》廈門教育學(xué)院學(xué)報(bào)編輯部

361004《稿酬》廈門檳榔西里199號(hào)

05年四期四、常用文檔管理前文講到將退稿信放于“常用文檔”文件夾中，其實(shí)在工作中，還有一些文檔會(huì)常用到，如一些作者要求學(xué)報(bào)編輯部出示的“用稿證明”和“稿費(fèi)證明”，還有外審信、刊發(fā)通知、稿酬審批表。因?yàn)檫@些文檔每次使用時(shí)的內(nèi)容是大同小異的，若每次都輸入一遍，純粹是重復(fù)勞動(dòng)。所以，保存這些文檔是必要的。此外，可將平時(shí)上網(wǎng)下載來(lái)的一些文件集在一起，如出版法、著作權(quán)法、學(xué)報(bào)管理?xiàng)l例、出版資格考試條例、本單位制定的學(xué)報(bào)管理規(guī)定等，真正做到“有法可依”，行之成文時(shí)引用較為方便?，F(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)上還有一些有關(guān)學(xué)報(bào)編輯的文章，可以下載存檔，以供不時(shí)學(xué)習(xí)借鑒。五、策劃管理學(xué)報(bào)策劃包括整體策劃和欄目策劃。為適應(yīng)網(wǎng)上閱讀，學(xué)報(bào)應(yīng)分兩欄排版。這里著重講欄目策劃?？紤]到單位和學(xué)報(bào)性質(zhì)，我刊將“教育教學(xué)研究”作為常設(shè)欄目，并占大半篇幅。但同類刊物很多，我刊創(chuàng)刊很晚，很難走在教研前沿。

筆者于2002年古代文學(xué)碩士畢業(yè)后從事學(xué)報(bào)編輯工作，伊始不知從何入手，恰好編輯部有各地寄來(lái)的學(xué)報(bào)和一些編輯方面的書籍，經(jīng)過(guò)一段時(shí)間的學(xué)習(xí)，覺得大多數(shù)學(xué)報(bào)沒有很明顯的特色。在《內(nèi)蒙古師范大學(xué)學(xué)報(bào)》一組關(guān)于胡適的文章啟發(fā)下，筆者覺得自己找到了門路。經(jīng)過(guò)進(jìn)一步的思考，擬了一份報(bào)告，申請(qǐng)開辟“古代文學(xué)研究”專欄。因?yàn)檫@畢竟是自己的研究領(lǐng)域，有一定的知識(shí)積累，有一定的師友群，這既有利于編輯工作，也有利于自己專業(yè)學(xué)習(xí)。與專欄配合，在封二封三刊發(fā)今人所作的古體詩(shī)詞，在內(nèi)容與形式上同正文相輝映。

這份報(bào)告要求：1、增加費(fèi)用預(yù)算。該欄目以三萬(wàn)字的篇幅計(jì)，每期需稿費(fèi)3000元（學(xué)者稿酬標(biāo)準(zhǔn)：100元每千字）。2、為編輯提供一年一次的參加全國(guó)性學(xué)術(shù)會(huì)議的費(fèi)用。參加學(xué)術(shù)會(huì)議有利于關(guān)注學(xué)術(shù)動(dòng)態(tài)，與專家學(xué)者交流，對(duì)做好學(xué)術(shù)專欄有很好的促進(jìn)作用。此項(xiàng)費(fèi)用不由報(bào)刊編輯部差旅費(fèi)支出。沒多久，這份報(bào)告得到了校領(lǐng)導(dǎo)的批復(fù)同意。

筆者很快付諸實(shí)施，先請(qǐng)兩位導(dǎo)師組兩期，同時(shí)自己也跟全國(guó)各地的學(xué)者聯(lián)系。從效果看，自己聯(lián)系的文章總體質(zhì)量不高，主要原因是對(duì)方不了解本刊和筆者，很難得到好文章。所以進(jìn)一步嘗試委托約稿制，做法是請(qǐng)一位專家作為我刊的特約撰稿人，主題、其他撰稿人、交稿時(shí)間都由他定，并由他完成初審（外審）。這樣的組稿不僅質(zhì)量好，而且效率高，還可省去外審程序，當(dāng)然，為尊重特約撰稿人，編輯部應(yīng)事先聲明約稿費(fèi)或?qū)徃遒M(fèi)一并計(jì)入稿費(fèi)。

此項(xiàng)措施是建立在編輯與特約撰稿人的相互信任和良好交往基礎(chǔ)之上。要取得對(duì)方信任，編輯自身要不斷加強(qiáng)專業(yè)學(xué)習(xí)，使自身也向“學(xué)者化”方向發(fā)展，這樣才有起碼的專業(yè)修養(yǎng)與學(xué)者交流。另一種組稿方法是申請(qǐng)參加學(xué)術(shù)會(huì)議，將學(xué)報(bào)贈(zèng)送給與會(huì)代表。在會(huì)議期間，編輯應(yīng)爭(zhēng)分奪秒審讀論文，之后與作者見面，介紹組稿意圖，除了特殊情況，作者都會(huì)同意賜稿。條件允許的話，可爭(zhēng)取做一個(gè)簡(jiǎn)短發(fā)言。一般說(shuō)來(lái)，一次學(xué)術(shù)會(huì)議，可達(dá)到兩種目的：一是至少可組一期稿，二是部分學(xué)者認(rèn)識(shí)了我刊和編輯，擴(kuò)大潛在稿源。

雙管齊下，欄目運(yùn)作情況良好。我刊古代文學(xué)研究專欄從2003年第一期起，共刊發(fā)了十個(gè)專題數(shù)十篇高質(zhì)量文章，同意為我刊撰稿的學(xué)者越來(lái)越多，編輯計(jì)劃一般排至后四期。與此相應(yīng)地