用簡單方法做復雜事務(wù)-談改進編輯工作數(shù)法

用簡單方法做復雜事務(wù)——談改進編輯工作數(shù)法

【內(nèi)容提要】基于電腦和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，在不增加經(jīng)費和設(shè)備的情況下，利用WINDOWS辦公系統(tǒng)實現(xiàn)報刊編輯部部分管理現(xiàn)代化、部分工作無紙化，減少重復勞動，提高工作效率。欄目策劃是學報發(fā)展方向之一，編輯應(yīng)努力做好這項工作?！菊}】編輯學【關(guān)鍵詞】報刊編輯/電腦應(yīng)用/office辦公系統(tǒng)/欄目策劃【正文】

很多文章談到如何利用計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)做好學報編輯工作這個問題，總體感覺是理論性太強而實用性甚小，因為按它們的提法去做，需要增加相當?shù)慕?jīng)費以購買硬件和軟件，同時還需一定的培訓時間，對于大部分經(jīng)費緊張、人員較少或電腦操作能力較弱的報刊編輯部來說，無疑是水中望月。如何利用現(xiàn)有條件改進工作成了筆者常常思考和向同事、同行請教的問題。經(jīng)過近三年的摸索與實踐，筆者掌握了一些技巧，現(xiàn)供大家參考。一、來稿管理充分利用網(wǎng)絡(luò)電子郵件系統(tǒng)，在刊物和相關(guān)網(wǎng)頁上公布編輯部電子信箱。經(jīng)常查看電子信箱，并在線完成初審。從文件名可以大致看出該來稿是否為本刊取稿范圍。如肯定不采用的文章，立即回復“謝謝支持我刊不刊發(fā)此類文章請投它刊”和單位落款（利用輸入法的手工造字功能，三四鍵即可完成）。如果覺得這樣不夠禮貌，另一種做法是寫好規(guī)范的退稿信放在“常用文檔”中，在回信時，打開文檔，復制到電子郵件系統(tǒng)中去，這也很省時省事。

下一步是把進入初審的文稿下載到相應(yīng)文件夾，可名為“200504初審”，有的準備延期待用的，則可另建文件夾“200601初審”。同時，要將作者的電子郵箱地址拷下粘貼在正文特定位置。有些文稿可能缺少一些內(nèi)容或格式不符，則可回信“請照附件論文格式修改五日內(nèi)重發(fā)”和單位落款，將“論文格式”樣本放在附件中同時發(fā)去供作者參照。將修改過準備二審的文稿移到“200504二審”文件夾。二、審校管理責任編輯在電腦上完成初審初校后，對于需要外審的文稿，則刪除有關(guān)作者的信息，再通過電子郵件發(fā)給外審人員，要求提出審稿意見和回復期限，若超過期限，則要送另一外審人員。對于改動較大的或需要修改的文稿，責任編輯要將它發(fā)給作者，再視作者的修改情況定奪。外審文稿則要再次發(fā)給外審人員審察。由于網(wǎng)絡(luò)速度快，這些看似復雜的事情并不會費太多時間。當然，在電腦上建立自己的“外審人員庫”（EXCEL）是有必要的，它的主要內(nèi)容項有“姓名”“單位”“郵編”“EMAIL”“電話”“職稱”“專業(yè)”。同時，要建一個“文章數(shù)據(jù)總庫”（EXCEL），它的主要內(nèi)容項有“編號”“姓名”“題目”“單位”“郵編”“稿費”（設(shè)置成￥00.00格式）“備注”。

之后將文稿全部打印出來，編好排版序號，再根據(jù)“文章數(shù)據(jù)總庫”，制一個“2005年第四期擬用表”，內(nèi)容項有“編號”“姓名”“題目”“單位”“初審”“外審”“二審”“三審”。這才將文稿和表格送二審和三審。通常要多準備一些文稿，以防個別文稿通不過復審，更主要的是防正式排版后才發(fā)現(xiàn)不夠頁碼。對于沒通過復審的文稿，則要給作者發(fā)一封退稿信。

這些工作完成后，讓印刷廠根據(jù)審定的文稿排版印出校樣。我們還是主張人工紙質(zhì)校對，因為在排版文檔中校對大量文稿是很累人的，工作效率、質(zhì)量比較低，至于轉(zhuǎn)版，更是不好完成。初校完成后，要將其他內(nèi)容補上，如“目錄”“編者按”“征稿啟事”等。對于排不上的文稿，則要與作者聯(lián)系，共商解決辦法，最好是讓他同意在下一期發(fā)表，這樣可省卻再審之事。初校還有很多事要做，如文章圖書分類號、文章編號、版式等。二校主要看印刷廠是否將初校改正，整體是否完備。三校則是最后把關(guān)，責任編輯、二審、三審在校樣上簽名以示可以付印。三校樣則作為檔案保存。

刊物印刷完畢后，應(yīng)要求印刷廠將排版文檔轉(zhuǎn)為純文本文檔，再將兩種文檔拷回編輯部，用途之一是通過電子郵件系統(tǒng)發(fā)給合作網(wǎng)站，另一用途是編輯部存檔以備用。編輯部用途可能有以下幾種：1、利用電腦工具中的“字數(shù)統(tǒng)計”，得出本學報排一版、兩版、三版、四版、五版的字數(shù)，這樣編輯稿件時增刪多少字數(shù)就心中有數(shù)，減少轉(zhuǎn)版數(shù)。2、備建設(shè)學報編輯部網(wǎng)頁時用。現(xiàn)在很多學校都有自己的網(wǎng)站，學報是高等院校的重要組成部分，等條件成熟，學報也可上網(wǎng)，這樣就多了一條傳播途徑。3、有些作者和讀者也要求提供電子版文章。三、稿費和刊物發(fā)放由于人員因素，編輯要兼做編務(wù)工作，主要是稿費和刊物發(fā)放。

根據(jù)“文章數(shù)據(jù)總庫”，在EXCEL中制作“2005年第四期外單位作者稿費審批表”（內(nèi)容項有“編號”“姓名”“題目”“單位”“郵編”“稿費”“備注”，“備注”欄輸入“郵匯”）和“2005年第四期本單位作者稿費審批表”（“編號”“姓名”“題目”“稿費”“備注”，其中“備注”為作者領(lǐng)款簽名用）。當然，在表中要有稿費總額、審批、會計、復核、經(jīng)辦等人簽字的地方，以及編輯部落款、日期。需要說明的是，操作人員要熟悉EXCEL的主要功能，如合計、排序、篩選、制表，否則，本文的技巧很難派上用途。

假如您的外稿很多，那么這些稿費的寄發(fā)是一件很痛苦的事，郵局要求每筆匯款都填寫完整清楚，若手工填寫二十張，不僅費時，而且有時難免出錯，關(guān)系到錢的問題，性質(zhì)有時是很嚴重的。眾所周知，郵局經(jīng)常更換匯款單格式，所以花錢去買匯款單打印軟件不是明智的行為。況且單位不一定會同意報銷這樣的開支。如果您掌握了以下方法，則可以不變應(yīng)萬變。現(xiàn)將最新的郵局匯款單填寫技巧介紹如下。

在WORD中按實物匯款單大小制作一個“匯款單”表格，核心部分如：《作者》

《郵編》《單位》廈門教育學院學報編輯部

361004《稿酬》廈門檳榔西里199號

05年四期四、常用文檔管理前文講到將退稿信放于“常用文檔”文件夾中，其實在工作中，還有一些文檔會常用到，如一些作者要求學報編輯部出示的“用稿證明”和“稿費證明”，還有外審信、刊發(fā)通知、稿酬審批表。因為這些文檔每次使用時的內(nèi)容是大同小異的，若每次都輸入一遍，純粹是重復勞動。所以，保存這些文檔是必要的。此外，可將平時上網(wǎng)下載來的一些文件集在一起，如出版法、著作權(quán)法、學報管理條例、出版資格考試條例、本單位制定的學報管理規(guī)定等，真正做到“有法可依”，行之成文時引用較為方便?，F(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)上還有一些有關(guān)學報編輯的文章，可以下載存檔，以供不時學習借鑒。五、策劃管理學報策劃包括整體策劃和欄目策劃。為適應(yīng)網(wǎng)上閱讀，學報應(yīng)分兩欄排版。這里著重講欄目策劃?？紤]到單位和學報性質(zhì)，我刊將“教育教學研究”作為常設(shè)欄目，并占大半篇幅。但同類刊物很多，我刊創(chuàng)刊很晚，很難走在教研前沿。

筆者于2002年古代文學碩士畢業(yè)后從事學報編輯工作，伊始不知從何入手，恰好編輯部有各地寄來的學報和一些編輯方面的書籍，經(jīng)過一段時間的學習，覺得大多數(shù)學報沒有很明顯的特色。在《內(nèi)蒙古師范大學學報》一組關(guān)于胡適的文章啟發(fā)下，筆者覺得自己找到了門路。經(jīng)過進一步的思考，擬了一份報告，申請開辟“古代文學研究”專欄。因為這畢竟是自己的研究領(lǐng)域，有一定的知識積累，有一定的師友群，這既有利于編輯工作，也有利于自己專業(yè)學習。與專欄配合，在封二封三刊發(fā)今人所作的古體詩詞，在內(nèi)容與形式上同正文相輝映。

這份報告要求：1、增加費用預(yù)算。該欄目以三萬字的篇幅計，每期需稿費3000元（學者稿酬標準：100元每千字）。2、為編輯提供一年一次的參加全國性學術(shù)會議的費用。參加學術(shù)會議有利于關(guān)注學術(shù)動態(tài)，與專家學者交流，對做好學術(shù)專欄有很好的促進作用。此項費用不由報刊編輯部差旅費支出。沒多久，這份報告得到了校領(lǐng)導的批復同意。

筆者很快付諸實施，先請兩位導師組兩期，同時自己也跟全國各地的學者聯(lián)系。從效果看，自己聯(lián)系的文章總體質(zhì)量不高，主要原因是對方不了解本刊和筆者，很難得到好文章。所以進一步嘗試委托約稿制，做法是請一位專家作為我刊的特約撰稿人，主題、其他撰稿人、交稿時間都由他定，并由他完成初審（外審）。這樣的組稿不僅質(zhì)量好，而且效率高，還可省去外審程序，當然，為尊重特約撰稿人，編輯部應(yīng)事先聲明約稿費或?qū)徃遒M一并計入稿費。

此項措施是建立在編輯與特約撰稿人的相互信任和良好交往基礎(chǔ)之上。要取得對方信任，編輯自身要不斷加強專業(yè)學習，使自身也向“學者化”方向發(fā)展，這樣才有起碼的專業(yè)修養(yǎng)與學者交流。另一種組稿方法是申請參加學術(shù)會議，將學報贈送給與會代表。在會議期間，編輯應(yīng)爭分奪秒審讀論文，之后與作者見面，介紹組稿意圖，除了特殊情況，作者都會同意賜稿。條件允許的話，可爭取做一個簡短發(fā)言。一般說來，一次學術(shù)會議，可達到兩種目的：一是至少可組一期稿，二是部分學者認識了我刊和編輯，擴大潛在稿源。

雙管齊下，欄目運作情況良好。我刊古代文學研究專欄從2003年第一期起，共刊發(fā)了十個專題數(shù)十篇高質(zhì)量文章，同意為我刊撰稿的學者越來越多，編輯計劃一般排至后四期。與此相應(yīng)地