協(xié)同辦公系統(tǒng)實施策略

協(xié)同辦公平臺

實施策略分析企業(yè)咨詢服務(wù)部2009年2月項目背景XXXXXXX是經(jīng)國務(wù)院批準，在XXXXX總公司、中國XXXXX總公司等原化工部所屬企業(yè)的基礎(chǔ)上，于XXX年5月組建的國有大型企業(yè)擁有8家專業(yè)公司，下屬118家生產(chǎn)經(jīng)營企業(yè)和25家科研設(shè)計院所，多項業(yè)務(wù)和技術(shù)在中國乃至世界處于領(lǐng)先地位。擁有12家A股上市公司，4家海外企業(yè)集團已經(jīng)開展了包括ERP實施在內(nèi)的多個信息化項目建設(shè)，但是目前還沒有建設(shè)辦公系統(tǒng)，限制了用戶的工作效率，制約了跨部門、員工間的有效溝通與協(xié)作辦公系統(tǒng)從早期的文檔型系統(tǒng)，目前已經(jīng)發(fā)展到基于SOA架構(gòu)，通過與其它業(yè)務(wù)系統(tǒng)集成，從而實現(xiàn)對企業(yè)決策提供全面支持的協(xié)同平臺VALUE基于套件的文檔型系統(tǒng)基于SOA架構(gòu)，與企業(yè)其它業(yè)務(wù)系統(tǒng)集成，面向全面協(xié)同與企業(yè)決策支持的協(xié)同平臺基于網(wǎng)絡(luò)與工作流的事務(wù)性系統(tǒng)199520002005以Web為平臺，具備基本協(xié)同能力的復(fù)合型系統(tǒng)我們理解XXXXX集團協(xié)同辦公平臺的戰(zhàn)略目標是給員工提供一個電子支撐環(huán)境，使得他們能夠更快，更有效地完成個人和團隊的工作,從而提高運營水平,促進組織轉(zhuǎn)型”一個分布式的、互聯(lián)的、高度自適應(yīng)的、靈活的、耐用的、基于web的、適用于任何地點的企業(yè)工作平臺，是企業(yè)競爭優(yōu)勢的巨大源泉。更重要的是，在今天，建設(shè)一個員工工作平臺可能關(guān)系到一個企業(yè)的生存。”

摘自：TheAgileWorkplace,GartnerGroupReport,May2002協(xié)同辦公平臺簡化對內(nèi)容、應(yīng)用、人員和流程的訪問。通過一個安全、統(tǒng)一、覆蓋全集團的協(xié)同辦公平臺，各級領(lǐng)導(dǎo)和員工可以更快、更有效地完成他們的工作最終的結(jié)果就是一個個性化的、根據(jù)每個員工的角色可定制的協(xié)同辦公平臺

對員工而言，協(xié)同辦公平臺將改變員工的工作方式；對管理層而言，協(xié)同辦公平臺實現(xiàn)對人員、知識、內(nèi)容和流程的“一站式”管理個人團隊在設(shè)計原則方面，協(xié)同辦公平臺的設(shè)計與規(guī)劃需要基于SOA思想，在企業(yè)架構(gòu)的整體框架下考慮協(xié)同辦公平臺的定位與方案設(shè)計，通盤考慮組件的設(shè)計和規(guī)劃，既滿足現(xiàn)階段及未來的業(yè)務(wù)需求，又避免重復(fù)建設(shè)1企業(yè)間集成基于交易的企業(yè)間集成2訪問集成功能界面的集中展現(xiàn)3業(yè)務(wù)流程集成跨系統(tǒng)的工作流，綜合使用應(yīng)用集成與數(shù)據(jù)集成的手段4服務(wù)集成使用應(yīng)用程序提供的接口，側(cè)重于交易型業(yè)務(wù)5信息集成直接訪問被集成系統(tǒng)的數(shù)據(jù)，適用于大數(shù)據(jù)量的非交易型業(yè)務(wù)

統(tǒng)一流程平臺建設(shè)企業(yè)級流程平臺，各種業(yè)務(wù)應(yīng)用將使用流程平臺執(zhí)行流程平臺承載的業(yè)務(wù)流程將通過集成樞紐使用核心業(yè)務(wù)系統(tǒng)及企業(yè)服務(wù)組件提供的業(yè)務(wù)服務(wù)

集成樞紐集成樞紐提供服務(wù)集成功能，通過服務(wù)的方式完成業(yè)務(wù)的封裝集成樞紐提供應(yīng)用集成功能，實現(xiàn)與其它系統(tǒng)的交互集成樞紐同時提供信息集成：數(shù)據(jù)標準化、格式轉(zhuǎn)化、數(shù)據(jù)抽取、聯(lián)合查詢

水平門戶提供各種基礎(chǔ)門戶服務(wù)來支持其它業(yè)務(wù)門戶的集成為最終用戶提供一站式服務(wù)，支持個性化內(nèi)容和展現(xiàn)

合作伙伴網(wǎng)關(guān)提供與外部系統(tǒng)交易的安全保證在架構(gòu)設(shè)計及選型方面，協(xié)同辦公平臺的架構(gòu)需要充分考慮功能、性能、擴展能力等需求架構(gòu)的選擇直接關(guān)系到系統(tǒng)未來的擴展能力和伸縮能力，因此需要綜合考慮各種因素作出判斷一些常見的影響架構(gòu)決策的因素系統(tǒng)實施范圍、用戶數(shù)量平臺上目前及未來需要承載的業(yè)務(wù)類型現(xiàn)有投資的保護系統(tǒng)對性能指標的要求平臺是否需要較好的與其他系統(tǒng)的集成能力系統(tǒng)的運維模式及人員配備作為平臺的核心組件，流程引擎的設(shè)計與選型需要充分考慮目前系統(tǒng)的需求以及未來對系統(tǒng)所支持的新的業(yè)務(wù)需求公文審批（人機交互）流程表單相對簡單，沒有復(fù)雜業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)文檔流轉(zhuǎn)（人機交互）流程表單相對簡單，以文件介質(zhì)流轉(zhuǎn)為主簡單業(yè)務(wù)審批流轉(zhuǎn)（人機交互）流程表單相對簡單，業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)比較簡單，數(shù)據(jù)相關(guān)性比較簡單流程表單比較復(fù)雜，業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)復(fù)雜，數(shù)據(jù)相關(guān)性較復(fù)雜系統(tǒng)間流程（無人機交互）主要用于不同系統(tǒng)之間交互復(fù)雜業(yè)務(wù)審批流轉(zhuǎn)（人機交互）企業(yè)中通常會存在公文管理類、事務(wù)性及業(yè)務(wù)類等多種類型的流程類應(yīng)用，如果缺乏必要的規(guī)劃或者選型不合理，很容易導(dǎo)致企業(yè)中重復(fù)建設(shè)多個不同類型的流程引擎的現(xiàn)象。除了增加企業(yè)的IT建設(shè)成本外，還加大了企業(yè)IT系統(tǒng)的集成和運維難度。協(xié)同辦公平臺的建設(shè)中還需要充分考慮與各種外部系統(tǒng)的集成協(xié)同辦公系統(tǒng)通常會涉及到與大量外圍系統(tǒng)的集成，典型的集成包括與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的集成、與目錄/統(tǒng)一用戶管理的集成、短信網(wǎng)關(guān)的集成等等集成策略的選擇和集成方案的設(shè)計應(yīng)該從集團系統(tǒng)建設(shè)的宏觀方面考慮，制定全集團統(tǒng)一的集成接口規(guī)范和集成方案設(shè)計指導(dǎo)原則對于與AD的集成AD符合LDAP規(guī)范，因此協(xié)同辦公平臺與AD的集成可以基于LDAP規(guī)范完成根據(jù)目錄系統(tǒng)的實施方式和能力，可以考慮如下兩種集成方案協(xié)同辦公平臺維護獨立的用戶組織庫。然后基于LDAP規(guī)范，實現(xiàn)AD與協(xié)同辦公平臺的數(shù)據(jù)同步協(xié)同辦公平臺不實現(xiàn)用戶管理，而是基于LDAP規(guī)范，直接使用AD提供的用戶管理功能鑒于協(xié)同辦公平臺的業(yè)務(wù)相關(guān)性，權(quán)限管理和安全管控是其重要的非功能需求權(quán)限和安全管控體系同樣需要在集團范圍內(nèi)統(tǒng)一設(shè)計，制定統(tǒng)一的權(quán)限管理辦法和管控體系權(quán)限和安全管控存在兩個大的設(shè)計思路由集團實現(xiàn)集中管控，即管理、運維全部在集團總部實現(xiàn)集中管理、分級運維，即在集團統(tǒng)一管控體系下，由集團管理員授權(quán)下屬公司及分公司管理員，由其負責本公司的權(quán)限控制和安全管控基于中國化工集團多層的組織架構(gòu)和業(yè)務(wù)需求，需要從多方面來考慮系統(tǒng)的部署模式:支持集中式或分布式部署的模式以適應(yīng)各種需求無論是集中式或分布式部署，其基本前提是統(tǒng)一規(guī)范，從而做到集中管控，統(tǒng)一升級等在集中式部署場景中，所有用戶統(tǒng)一訪問部署在集團的協(xié)同辦公系統(tǒng)完成日常事務(wù)要求較好的網(wǎng)絡(luò)條件下屬公司不需要運維人員分布式部署中，集團用戶訪問集團系統(tǒng)，下屬公司訪問部署在本地的系統(tǒng)對網(wǎng)絡(luò)條件要求不高要求下屬公司有必要的運維人員協(xié)同辦公平臺藍圖：基于整合平臺，水平門戶提供“一站式”整合及基礎(chǔ)服務(wù)，垂直應(yīng)用提供滿足企業(yè)協(xié)同辦公需求的業(yè)務(wù)功能，同時基于企業(yè)基礎(chǔ)服務(wù)提供平臺層支撐，并與核心業(yè)務(wù)系統(tǒng)實現(xiàn)集成統(tǒng)一流程平臺安全與目錄鑒權(quán)服務(wù)工作流代理消息控件應(yīng)用服務(wù)內(nèi)容整合企業(yè)目錄服務(wù)應(yīng)用與整合服務(wù)內(nèi)容服務(wù)協(xié)同服務(wù)門戶服務(wù)訪問服務(wù)用戶檔案文檔工作流個性化管理搜索引擎導(dǎo)航管理交互管理內(nèi)容管理工作組群件內(nèi)容發(fā)布外觀&感覺幫助/反饋信息推送訪問統(tǒng)計企業(yè)信息門戶(EIP)水平門戶提供整合的訪問能接口以及通用服務(wù)垂直應(yīng)用提供滿足協(xié)同辦公需求的業(yè)務(wù)應(yīng)用和功能企業(yè)基礎(chǔ)服務(wù)統(tǒng)一流程平臺、企業(yè)數(shù)據(jù)總線等其它業(yè)務(wù)應(yīng)用。。。核心業(yè)務(wù)系統(tǒng)ERP、CRM等核心系統(tǒng)團都協(xié)作檔案管理知識管理辦公自動化ERPCRM…統(tǒng)一消息平臺統(tǒng)一用戶管理統(tǒng)一任務(wù)中心企業(yè)數(shù)據(jù)總線在實施策略方面，協(xié)同辦公平臺的規(guī)劃與實施建議基于SOA架構(gòu)，綜合考慮集團IT架構(gòu)，采取集中設(shè)計、統(tǒng)一部署、分布實施、逐步完善的實施策略,前期實施范圍建議為門戶、基礎(chǔ)平臺和典型業(yè)務(wù)應(yīng)用集中設(shè)計有利于全面了解和掌握各業(yè)務(wù)領(lǐng)域的需求有利于形成公司統(tǒng)一的業(yè)務(wù)規(guī)范、數(shù)據(jù)標準和操作流程等有利于集中資源，加強溝通，提高工作效率統(tǒng)一部署有利于統(tǒng)一、有序的調(diào)配資源有利于資源的高效利用，實現(xiàn)整體部署的最優(yōu)化分步實施在資源有限情況下，先基礎(chǔ)后完善，穩(wěn)步前行有利于用戶對項目有一個逐步熟悉和理解的過程逐步完善信息系統(tǒng)需要伴隨業(yè)務(wù)環(huán)境的變化而調(diào)整、優(yōu)化邊適應(yīng)、邊完善，信息化建設(shè)是一個長期艱巨的任務(wù)協(xié)同辦公業(yè)務(wù)應(yīng)用技術(shù)路線架構(gòu)設(shè)計/應(yīng)用集成技術(shù)路線/架構(gòu)產(chǎn)品選型一體化平臺數(shù)據(jù)交換平臺應(yīng)用集成知識管理團隊協(xié)作檔案管理辦公自動化團隊協(xié)作檔案管理知識管理公文管理會議管理督查督辦值班管理信訪管理綜合協(xié)調(diào)調(diào)研管理信息采編車輛管理、辦公用品、出差管理工作計劃綜合任務(wù)課題研究任務(wù)引擎?zhèn)€人知識管理你問我答知識檢索專家管理基礎(chǔ)組件機構(gòu)組織權(quán)限控制搜索引擎運維系統(tǒng)版式文件消息平臺電子印章報表系統(tǒng)流程引擎知識中心收集整編移交管理開發(fā)利用文件中心目錄中心檔案網(wǎng)站業(yè)務(wù)定制、權(quán)限管理個人日程典型案例1：電力行業(yè)大型集團型企業(yè)協(xié)同辦公系統(tǒng)，包含了四個子系統(tǒng)：辦公自動化、知識管理、團隊協(xié)作和檔案管理，基于系統(tǒng)各模塊間有機關(guān)聯(lián)實現(xiàn)協(xié)同辦公信息調(diào)研信訪管理綜合協(xié)調(diào)本周領(lǐng)導(dǎo)日程接待管理本日領(lǐng)導(dǎo)日程重大組織方案審查領(lǐng)導(dǎo)日程安排接待審批接待管理值班管理值班日志大事記統(tǒng)計來文來電統(tǒng)計來文來電處理辦公通報每日要情通訊錄管理大事記會議管理會議室管理會議室動態(tài)會議室申請計劃內(nèi)會議申請報批會務(wù)組織方案會議材料準備會議決算審核會議執(zhí)行反饋公文管理協(xié)同辦公平臺需求覆蓋了辦公自動化、知識管理和團隊協(xié)作從規(guī)劃、管理到執(zhí)行三個層次的功能團隊協(xié)作知識管理規(guī)劃管理執(zhí)行知識管理組織規(guī)劃知識主題規(guī)劃知識推送管理團隊計劃管理團隊協(xié)作待辦課題研究個人日程管理個人通訊錄收發(fā)文統(tǒng)計重要文件辦理文件種類統(tǒng)計收文管理發(fā)文管理督辦管理公文傳輸管理簽報管理知識管理策略知識管理流程規(guī)劃知識流程管理知識地圖瀏覽知識審核文檔管理知識申請知識申請知識訂閱管理知識主題管理團隊任務(wù)管理辦公自動化協(xié)作流程管理統(tǒng)計報表管理知識地圖信訪查詢?nèi)罕妬碓L年度計統(tǒng)計打印信訪管理

來信登記來訪辦理集體訪管理來電登記公司辦公流程規(guī)范化標準化管理會議執(zhí)行監(jiān)督督辦反饋特急事項簽報提要辦理會議費用管理會議預(yù)告每日要情查詢計劃外會議申請報批公司管理規(guī)章制度精細化管理督辦結(jié)束申請大事記發(fā)布電話來電登記重大組織活動重大組織反饋會議召開申請來賓動態(tài)查詢接待統(tǒng)計人民來信統(tǒng)計人民來訪統(tǒng)計知識社區(qū)知識訂閱知識搜索團隊成員管理即時通訊綜合任務(wù)團隊項目規(guī)劃團隊組織規(guī)劃橫向集成協(xié)作（一體化應(yīng)用集成）縱向上下貫通（數(shù)據(jù)交換中心集成）信息查詢統(tǒng)計信息采編信息報送積分管理調(diào)研計劃調(diào)研成果應(yīng)用信息采用調(diào)研組織信息保送統(tǒng)計信息采用統(tǒng)計報送積分統(tǒng)計來訪辦理統(tǒng)計稿件查詢協(xié)同辦公系統(tǒng)支持集中部署與分布部署兩種部署模式，建立總部和省公司兩級數(shù)據(jù)中心，集團總部、省公司及地市三層應(yīng)用訪問主機服務(wù)器將分別部署在總部、省公司、各地市公司縣公司服務(wù)器部署在市一級本地用戶訪問本地服務(wù)器主機部署模式OA公文管理應(yīng)用分布式部署：1、公文管理應(yīng)用從性能、需求管理歸口部門上確定進行分布式部署部署；2、從運維維護需求看，省、市和縣各自維護各自的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)信息共享知識管理、團隊協(xié)作和檔案管理對信息共享的要求更高性能需求：分布式對于網(wǎng)絡(luò)條件較差情況下是非常適合的分布式部署縣公司用戶省公司用戶市公司用戶公文管理總部省公司用戶督察督辦會議管理綜合協(xié)調(diào)信訪管理信息采編信息調(diào)研辦公用品值班管理車輛管理檔案管理知識管理團隊協(xié)作本地訪問本地訪問遠程訪問業(yè)務(wù)跨層級業(yè)務(wù)需求比較一致性信息共享度高性能要求相對低公文管理督察督辦會議管理綜合協(xié)調(diào)信訪管理信息調(diào)研辦公用品值班管理車輛管理地市公司公文管理督察督辦會議管理綜合協(xié)調(diào)信訪管理信息調(diào)研辦公用品值班管理車輛管理本地訪問省公司用戶通過辦公自動化、任務(wù)協(xié)作、知識管理和檔案管理的綜合應(yīng)用，整合了公司總部辦公資源，增強辦公業(yè)務(wù)的協(xié)同管理，強化了協(xié)同辦公的信息樞紐能力和統(tǒng)籌協(xié)調(diào)能力系統(tǒng)功能特色個性化設(shè)置用戶友好的界面多渠道協(xié)作智能化導(dǎo)航企業(yè)級搜索強大的流程平臺支持C3級系統(tǒng)安全現(xiàn)在業(yè)務(wù)支持CFO核心財務(wù)SSC／財務(wù)外包未來業(yè)務(wù)支持核心財務(wù)交易處理“轉(zhuǎn)型”組織架構(gòu)調(diào)整業(yè)務(wù)流程優(yōu)化財務(wù)共享服務(wù)中心全面預(yù)算管理精細化管理控制績效管理加強內(nèi)控典型案例2：某大型零售企業(yè)ERP實施后財務(wù)轉(zhuǎn)型項目要求IT系統(tǒng)能夠快速實施，并能隨業(yè)務(wù)需求而變化SAP無法滿足財務(wù)轉(zhuǎn)型要求，需要構(gòu)建新的應(yīng)用系統(tǒng)2.多層次集成要求（流程、界面、應(yīng)用、數(shù)據(jù)）3.頻繁的組織結(jié)構(gòu)及業(yè)務(wù)變動4.靈活的業(yè)務(wù)規(guī)則及流程審批要求通過統(tǒng)一流程平臺，支持企業(yè)各種端到端業(yè)務(wù)流程，并很好地解決組織機構(gòu)及業(yè)務(wù)頻繁變動問題起草人通過門戶系統(tǒng)填寫出差申請表單發(fā)起流程流程平臺啟動流程出差審批郵件通知應(yīng)用系統(tǒng)內(nèi)部進行業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和流程數(shù)據(jù)記錄流程平臺支持下實現(xiàn)信息化的端到端業(yè)務(wù)流程用戶管理平臺提供審批流程所需的人員信息SOA應(yīng)用系統(tǒng)SAP等周邊系統(tǒng)SAPFM模塊預(yù)算檢查允許出差借款審批允許借款費用報銷審批借款支付允許報銷SAPHR模塊人員主數(shù)據(jù)報銷支付SAPFI模塊費用還原SAPCO模塊費用使用SAPBPS模塊資金系統(tǒng)支付通知預(yù)算凍結(jié)基于SOA架構(gòu)很好地支持了企業(yè)財務(wù)轉(zhuǎn)型，并支持其它業(yè)務(wù)需求招聘管理加班調(diào)班管理統(tǒng)一用戶管理統(tǒng)一消息平臺統(tǒng)一任務(wù)聯(lián)發(fā)應(yīng)用典型案例3：某通信行業(yè)集團企業(yè)財務(wù)集中項目集團公司于2008年初啟動全國范圍內(nèi)的財務(wù)集中項目，從業(yè)務(wù)及系統(tǒng)兩個方面來進行財務(wù)的集中項目，本項目涉及到25個試點省公司，業(yè)務(wù)與人員影響范圍廣泛，業(yè)務(wù)需求既包括報賬類業(yè)務(wù)流程，也包括公告等事務(wù)性流