高校檔案管理使用軟件的問題及對(duì)策

高校檔案管理使用軟件的問題及對(duì)策高校檔案管理使用軟件的問題及對(duì)策

Abstract：ThispaperfoundaseriesofproblemssuchasincompatibilitiesanderrorsbyusingPDEV7.2softwareinuniversityarchivesmanagement.Thecausesoftheseproblemshavebeenstudied，andthesolutionstoimprovesoftwaredesignandincreasetheintensityandleveloftrainingareproposed.

Keywords：universityarchives；filemanagement；softwarepractice；countermeasure

中圖分類號(hào)：G270.7文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1006-4311〔2022〕32-0248-02

0引言

PDE軟件是專業(yè)的檔案綜合管理信息系統(tǒng)，開發(fā)對(duì)象主要是大規(guī)模集團(tuán)化企業(yè)和政府綜合性檔案館。軟件的功能合乎國(guó)家檔案局2022年公布的?數(shù)字檔案館建設(shè)指南》對(duì)數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的根本要求[1]。此軟件具有非常靈活的管理策略，提供多種檔案收集渠道，適用各種歸檔方式的檔案整理功能和強(qiáng)大的信息維護(hù)能力，其流程管理設(shè)計(jì)思想的提出將檔案管理行業(yè)的軟件設(shè)計(jì)提升到了新的

層次。

1高校檔案管理應(yīng)用PDE軟件的問題

1.1軟件應(yīng)用中易出現(xiàn)的問題

1.1.1實(shí)際操作者對(duì)軟件性能不熟悉導(dǎo)致的錯(cuò)誤

PDE軟件的管理流程設(shè)置規(guī)定案卷級(jí)檔案的編目應(yīng)在文件級(jí)檔案的編目之后，只有將文件整理錄入目錄庫(kù)后才能組卷建立案卷級(jí)檔案。一些檔案管理人員按照自己慣有的工作方式，先把案卷級(jí)目錄信息錄入完畢，然后進(jìn)入相應(yīng)的卷內(nèi)文件庫(kù)錄入文件信息，結(jié)果導(dǎo)致由公式設(shè)計(jì)自動(dòng)生成的“總頁(yè)數(shù)〞、“總件數(shù)〞等著錄項(xiàng)會(huì)自動(dòng)發(fā)生篡改。

PDE軟件的檢索功能是其技術(shù)優(yōu)勢(shì)，可以在目錄信息內(nèi)無主題詞的情況下輸入任意關(guān)鍵詞進(jìn)行目錄檢索和全文檢索。關(guān)鍵詞的錄入格式必須與著錄的原始信息嚴(yán)格一致才能檢索到結(jié)果，這樣可以提高檔案的查準(zhǔn)率，但不了解情況的檔案查詢者操作時(shí)那么可能增加檔案的漏檢率。

1.1.2軟件設(shè)計(jì)的問題PDE軟件的數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)功能沒有設(shè)置專門的快捷按鈕。檔案管理人員要進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)備份只能通過實(shí)施項(xiàng)目師在效勞器上對(duì)整個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)專門進(jìn)行備份策略設(shè)計(jì)，或者將所有的檔案庫(kù)逐個(gè)選擇數(shù)據(jù)然后分別數(shù)據(jù)打包到自己的硬盤上，這兩種方式備份操作都不是很方便的工作。

軟件的報(bào)錯(cuò)提示比擬機(jī)械化，一般是很長(zhǎng)的一串既有數(shù)字又有字母的符號(hào)。這些代碼根本上只有具備軟件開發(fā)知識(shí)的人才能看得懂，普通檔案管理人員無法據(jù)此找出

對(duì)策。

1.1.3網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)對(duì)軟件的影響PDE軟件采用的是C/S和B/S雙重開發(fā)技術(shù)架構(gòu)。C/S一般建立在專用的網(wǎng)絡(luò)上，小范圍里的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，局域網(wǎng)之間再通過專門效勞器提供連接和數(shù)據(jù)交換效勞。對(duì)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的要求比擬高，如果高校檔案管理者沒有構(gòu)建檔案館及兼職檔案員小范圍的專用局域網(wǎng)，而采用整校園網(wǎng)作為最底層網(wǎng)絡(luò)，那么很容易受校園網(wǎng)不穩(wěn)定的情況影響。

1.2軟件的整體構(gòu)架和實(shí)際使用的矛盾PDE軟件客戶端包括兩套系統(tǒng)，一套是業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)，另一套是后臺(tái)管理系統(tǒng)。業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)既有文件管理、整理編目、檔案保管、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案檢索、檔案利用、檔案鑒定等根本的常用功能模塊，又有檔案編研、檔案移交、工作管理等專用模塊。后臺(tái)管理系統(tǒng)既包括元數(shù)據(jù)管理、模板管理、系統(tǒng)表字段管理、用戶管理、日志管理等常用功能模塊，又包括系統(tǒng)參數(shù)管理、工作流設(shè)置等與效勞器系統(tǒng)關(guān)聯(lián)的專用功能模塊。此外PDE軟件還具有信息門戶集成模塊、數(shù)據(jù)平安控制、數(shù)據(jù)一體化接口、庫(kù)房圖形化系統(tǒng)等假設(shè)干產(chǎn)品擴(kuò)展模塊。對(duì)于常用的功能模塊，使用者經(jīng)過屢次操作后根本能夠熟練運(yùn)用，而系統(tǒng)管理、元數(shù)據(jù)管理、權(quán)限管理、工作流程設(shè)置等方面的專用功能模塊需要具備一定的計(jì)算機(jī)、數(shù)據(jù)庫(kù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識(shí)的人員才能較好掌握。還有一些功能，如全宗管理，全宗定位，對(duì)于中南民族大學(xué)這種全宗唯一的高校檔案館可能會(huì)永遠(yuǎn)都不會(huì)用到，而其還往往放在軟件的醒目位置，比擬容易影響視覺。

1.3軟件的維護(hù)需求與相關(guān)人才不匹配PDE軟件屬于比擬高端的檔案管理軟件，必須由具備一定計(jì)算機(jī)技術(shù)、SQL語(yǔ)言之類的數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，同時(shí)又掌握檔案學(xué)專業(yè)知識(shí)的人來?yè)?dān)任系統(tǒng)管理員。在高校檔案館中，一般檔案工作者熟悉業(yè)務(wù)不懂技術(shù)，而引進(jìn)的計(jì)算機(jī)人才又對(duì)業(yè)務(wù)不熟悉，目前普遍不足業(yè)務(wù)與技術(shù)兼通的復(fù)合型人才。有些高校的檔案工作者屬于兼職性質(zhì)，專業(yè)知識(shí)不熟悉、業(yè)務(wù)不精通，綜合素質(zhì)特別是計(jì)算機(jī)水平不高，這些都會(huì)妨礙軟件功能的發(fā)揮，使得軟件的利用率不高，使用效果不理想[2]。

2相關(guān)問題的對(duì)策

2.1改良軟件設(shè)計(jì)，體現(xiàn)高校檔案管理需求針對(duì)各高校的檔案管理通用的功能需求，如“學(xué)生成績(jī)翻譯〞，“畢業(yè)生去向查詢〞，“學(xué)生檔案管理〞，“數(shù)據(jù)備份〞等模塊，可以向軟件公司提出開發(fā)要求。高校檔案工作者應(yīng)在軟件試運(yùn)行期間積極與軟件公司進(jìn)行溝通，并提出改良的意見。在具體實(shí)施過程中，尤其要注意，檔案管理系統(tǒng)根底硬件設(shè)施一定要按照PDE軟件硬件配套要求。包括效勞器性能，局域網(wǎng)連接，客戶端計(jì)算機(jī)的配置和使用維護(hù)必需遵照軟件公司提出的要求，這是軟件正常運(yùn)行的根本保障。

2.2了解軟件性能，標(biāo)準(zhǔn)檔案業(yè)務(wù)，適應(yīng)軟件功能一些關(guān)鍵的問題可以通過軟件升級(jí)來改良，更重要的一方面那么要求使用者了解軟件的性能，按照軟件的設(shè)計(jì)來標(biāo)準(zhǔn)檔案業(yè)務(wù)，適應(yīng)軟件的功能。比方前面提到的檢索功能對(duì)檢索詞的要求比擬精確，那么可以要求檔案目錄錄入者在錄入時(shí)，盡量做到規(guī)范化，當(dāng)遇到檔案自身表述不標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，可以在主題詞中增加幾種表述方式，以提高查全率。又比方在掛接原文時(shí)文字文件提交的格式盡量為PDF、WORD、EXCEL和TXT格式，圖像文件提交的格式盡量為JPEG、TIFF格式，視頻文件為WAV格式，音頻文件為MP3、WMA格式。歸檔文件的日期應(yīng)以8位阿拉伯字表示。檔案工作者那么要在使用軟件的過程中，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，互相溝通學(xué)習(xí)，要善于發(fā)現(xiàn)問題、提出問題，更重要的是運(yùn)用專業(yè)檔案知識(shí)解決問題[3]。

2.3發(fā)展多層次、多途徑培訓(xùn)對(duì)檔案工作人員加強(qiáng)軟件運(yùn)用的培訓(xùn)，使其認(rèn)識(shí)到軟件的強(qiáng)大功能，并在使用過程中感受到PDE軟件對(duì)檔案管理具有不可替代的作用。高校檔案管理部門要定期發(fā)展對(duì)兼職檔案員的培訓(xùn)。高校檔案管理部門可以采用PPT課件和視頻課程授課等方式將PDE軟件的B/S管理系統(tǒng)查詢檔案辦法頒布到信息網(wǎng)站上，讓校園網(wǎng)內(nèi)外用戶學(xué)習(xí)如何查詢檔案目錄，瀏覽或下載全文，讓用戶感受到檔案管理系統(tǒng)對(duì)檔案利用帶來的便捷。

2.4充沛利用高校的教育資源培養(yǎng)復(fù)合型檔案管理人才高校檔案館在物色PDE軟件系統(tǒng)管理人員時(shí)，可以考慮從信息管理、軟件項(xiàng)目等