公章使用管理制度流程

公司印章使用管理制度1.目的公司印章是企業(yè)合法存在的標(biāo)志，是企業(yè)權(quán)力的象征。為了規(guī)范公司印章刻制、啟用、使用、保管、停用及作廢，保證公司印章的合法性、可靠性、安全性和嚴(yán)肅性，有效地維護(hù)公司利益，特制定本規(guī)定。2.定義本規(guī)定中所指印章是在公司發(fā)布或管理的文件、憑證文書及與公司權(quán)利義務(wù)有關(guān)的文件上，以公司、法定代表人或有關(guān)部門名義證明其權(quán)威作用而使用的印章。3.分類3.1公司公章公司按法定程序經(jīng)工商行政管理部門注冊登記后，在所在地公安部門登記備案，對外具有法人效用的公司正式印章。法定代表人個人名章刻有公司法定代表人姓名，對外具有法律效力的個人印鑒。3.3財務(wù)專用章刻有公司財務(wù)專用的公司用章，代表公司承擔(dān)所有財務(wù)相關(guān)的義務(wù)，享受所有財務(wù)相關(guān)的。3.4合同專用章刻有公司合同專用的公司印章，代表公司承擔(dān)所有合同規(guī)定義務(wù)，享受所有合同規(guī)定權(quán)利3.5其他印章在公司工作過程根據(jù)具體需要刻制并啟用的除上述三類印章之外的公司用音o4.適用范圍本管理規(guī)定適用于公司所有中心及部門。5.職責(zé)5.1行政辦5.1.1根據(jù)公司需要，確定公司印章的種類、范圍、數(shù)量等；統(tǒng)籌組織印章的刻制、發(fā)放、啟用、停用、收回、銷毀，并對部分印章進(jìn)行使用、保管、登記等管理工作；建立并管理公司印鑒檔案；制定公司印章使用管理的規(guī)章制度；定期對印章管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督、檢查。5.2行政部辦公室負(fù)責(zé)協(xié)助行政辦對部分印章進(jìn)行使用、保管、登記等管理工作。5.3各部門5.3.1負(fù)責(zé)提出用印申請；5.3.2負(fù)責(zé)根據(jù)工作需要提出印章配置申請；部分印章進(jìn)行使用、保管、登記等管理工作。5.4印章管理員5.4.2配合行政辦的監(jiān)5.4.15.4.2配合行政辦的監(jiān)督檢查工作6.各印章授權(quán)管理部門印章名稱授權(quán)管理部門備注公司公章行政辦各部門須指定專人對印章進(jìn)行管理，并將印章管理員名單報行政辦備案。法定代表人個人名章行政辦財務(wù)專用章財務(wù)部合同專用章其他印章根據(jù)公司實際工作需要，由相應(yīng)部門負(fù)責(zé)管理和使用7?印章刻制及啟用提交刻制申請、審批及刻制因工作需要配置（或更換）印章須由印章需求部門（或印章使用管理部門）填寫〈〈印章刻制申請表》，經(jīng)副總審批，行政辦審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)同意后，由行政辦根據(jù)國家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行刻制。建立印鑒檔案新印章刻制完畢后須由行政辦進(jìn)行登記留樣，連同〈〈印章刻制申請表》一并歸入印鑒檔案并永久存檔。發(fā)布印章啟用通知新印章啟用前由行政辦下發(fā)啟用通知，注明印章名稱、啟用日期、印章管理部門和印章管理員。未經(jīng)批準(zhǔn)，任何單位、部門和個人不得擅自刻制公司印章。8.印章的使用及保管申請用印人員填寫〈〈印章蓋章審批表》，由相應(yīng)權(quán)限領(lǐng)導(dǎo)審批后，連同需用印的文件等一并交印章管理員審核。注：各駐外分公司向相應(yīng)權(quán)限領(lǐng)導(dǎo)申請用印以及領(lǐng)導(dǎo)審批用印時須將申請、審批郵件一并抄送相應(yīng)印章管理員。8.1.2用印審批權(quán)限用印事項審批人備注用印事項審批人備注1)公司名稱、股權(quán)、章程、經(jīng)宮范圍、地址、負(fù)責(zé)人、股東關(guān)系發(fā)生變化或變更;公司內(nèi)外重大事項變更重大用公司對外重大合作事項2)3)4)公司成立新機(jī)構(gòu)相關(guān)事項辦理;公司重大經(jīng)營項目相關(guān)事項辦理;內(nèi)部高管任免下發(fā)正式義件;5)其他重大內(nèi)外事務(wù)辦理。1)對外合作(原材料采購、產(chǎn)品銷售除外)涉及賬務(wù)來往5000元以上由總經(jīng)理審批;2公司內(nèi)外重大事項變更重大用公司對外重大合作事項2)3)4)公司成立新機(jī)構(gòu)相關(guān)事項辦理;公司重大經(jīng)營項目相關(guān)事項辦理;內(nèi)部高管任免下發(fā)正式義件;5)其他重大內(nèi)外事務(wù)辦理。1)對外合作(原材料采購、產(chǎn)品銷售除外)涉及賬務(wù)來往5000元以上由總經(jīng)理審批;2)對外合作涉及到公司品牌、商標(biāo)總經(jīng)理總經(jīng)理或分管副總各級領(lǐng)導(dǎo)申請相應(yīng)權(quán)限用印，可直接填寫〈〈印章使用登記表》登記后用印。事務(wù);3)對外合作涉及到聯(lián)合經(jīng)營活動的。

公司對外重1）各類登報聲明辦理；大事務(wù)交涉2）各類對外委托授權(quán)書辦理；3)合問爭議、糾紛事項交涉；4)涉及民事、刑事訴訟案件交涉；5)涉及社會團(tuán)體、協(xié)會事務(wù)交涉；6)重大工程質(zhì)量交涉；7)涉及公司品牌形象、商標(biāo)使用等事項交涉;8)政府主管部門獎懲事項交涉；一〉用除上述三類重大用印之外的屬般用印分管副總印三人員直接填常規(guī)用常規(guī)大批量用印，如人事部門的勞動合問用印等寫〈〈印章使用印登記表》后用印。注：(1)凡合同類用印申請須附有〈〈合同評審表》或〈〈業(yè)務(wù)聯(lián)絡(luò)書》復(fù)印件，由申請用印人員直接填寫〈〈印章使用登記表》后用印，無需提交御章蓋章審批表》。如申請印章外帶，須經(jīng)副總、總經(jīng)理或分管副總兩級領(lǐng)導(dǎo)審批，并在〈〈印章蓋章審批表》(或〈〈合同評審表》、〈〈業(yè)務(wù)聯(lián)絡(luò)書》)注明外借起止時間，此期間內(nèi)印章責(zé)任人為借用人。凡不在上表所列范圍內(nèi)的、遇事項性質(zhì)存在模糊性或爭議的，請示總經(jīng)理核定。對已調(diào)出、解除、終止勞動關(guān)系人員要求在相關(guān)證明上加蓋印章的,必須持有效證件，經(jīng)原所在部門副總審批后，方可用印。因工作緊急需要或領(lǐng)導(dǎo)外出無法及時提交〈〈印章蓋章審批表》的，可由用印申請人員向相應(yīng)權(quán)限的審批領(lǐng)導(dǎo)報備，獲得領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后填寫〈〈印章使用登記表》后先行用印，一般情況下用印后三天內(nèi)補(bǔ)交〈〈印章蓋章審批表》(特殊情況可適當(dāng)延長)。8.1.3用印資料及審批手續(xù)審核印章管理員必須認(rèn)真審核〈〈印章蓋章審批表》及用印資料內(nèi)容，對用印資料與所選印種不相符、未按批準(zhǔn)權(quán)限用印、用印審批手續(xù)不全或不合法、不正當(dāng)?shù)挠糜?，印章專管員不予用印。注：印章管理員有權(quán)對用印資料提出質(zhì)疑，要求更高權(quán)限領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行用印審批。相關(guān)資料審核無誤后由申請用印人員填寫〈〈印章使用登記表》(附件四)登記，印章管理員執(zhí)行用印。注：(1)凡加蓋公司印章的存根類介紹信、證明信、便函等，開具時申請用印人員必須認(rèn)真填寫存根，由印章管理員留存。提供公司各種證照的復(fù)印件時，須在蓋章處注明用途。用印材料必須已經(jīng)填寫完畢，未經(jīng)批準(zhǔn)不允許在空白格式化文件上加蓋印章。如因工作需要或其它特殊情況確需開具的，必須經(jīng)副總審批，總經(jīng)理或分管副總批準(zhǔn)后方可用印。印章管理員須做特別登記，追蹤管理。持空白蓋章文件外出工作歸來必須向公司原開具處匯報其用途，未使用的必須交回。已經(jīng)用印的文件資料經(jīng)過修改須重新用印的，須將原蓋章文件交印章管理員銷毀后方可用印。涉及重要內(nèi)容修改的，須重新填寫〈〈印章蓋章審批表》進(jìn)行審批后方可用印。印章專管員每年度7月31前、次年1月31日前將本年度上、下半年留存的〈〈印章蓋章審批表》及〈〈印章使用登記表》全部提交至行政辦審核。8.2印章的保管印章管理員必須切實負(fù)責(zé)，及時對印章進(jìn)行維護(hù)，確保其清晰、完整'印章管理員須保證印章安全可靠，平時加鎖保存，不得將印章隨意放置或轉(zhuǎn)交他人。印章保管發(fā)生異常，印章管理員應(yīng)及時向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報告，積極配合調(diào)查。印章管理員因事離開崗位、工作職能變動或因調(diào)職、離職、退休需將印章移交他人的，須將所管理印章與管理印章期間的全部用印備案資料一并移交給接收人，并填寫〈〈印章交接單》(附件五)一式三份，經(jīng)交接雙方及印章授權(quán)管理部門副總簽字認(rèn)可后交接雙方各留存一份，行政辦留存一份歸入印鑒檔案。9.印章的停用當(dāng)印章遺失、損毀、被盜或因公司實際需要須停用印章時，須辦理印章停用。提交印章停用申請并審批印章管理員提交〈〈印章停用申請表》(附件六)，經(jīng)副總、分管副總審批，行政辦審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)，并將批準(zhǔn)后的〈〈印章停用申請表》連同印章一并交行政辦(印章遺失、被盜時無需上交)，由行政辦發(fā)布印章停用通知9.2印章處理銷毀/封存(因公司實際需要停用印章)停用印章由行政辦進(jìn)行銷毀或封存，并填寫〈〈印章銷毀/封存憑證》(附件七)。除特別需要，一般由行政辦將停用印章封存三年，結(jié)合公司實際需要再行處理。重新刻制（印章遺失/損毀/被盜）行政辦根據(jù)情況在公司注冊所