辦公自動(dòng)化應(yīng)用常識(shí)教案-2

辦公自動(dòng)化應(yīng)用常識(shí)[教案]時(shí)間：25分鐘地點(diǎn)：二樓會(huì)議室授課人：張進(jìn)主要內(nèi)容：這節(jié)課我和大家共同學(xué)習(xí)辦公自動(dòng)化這個(gè)科目，辦公自動(dòng)化這個(gè)題目很大，它需要一個(gè)較長時(shí)間系統(tǒng)的學(xué)習(xí)，而且還需要和局機(jī)關(guān)實(shí)際工作不斷地接軌和磨合，所以今天這里所講的辦公自動(dòng)化，主要是幫助大家了解它在實(shí)際工作中的一點(diǎn)應(yīng)用常識(shí)。一、辦公自動(dòng)化簡介；二、辦公自動(dòng)化實(shí)現(xiàn)的功能及業(yè)務(wù)；三、辦公自動(dòng)化的安全及病毒防護(hù)四、局機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)構(gòu)想一、辦公自動(dòng)化簡介概念――辦公自動(dòng)化就是把計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、管理學(xué)、系統(tǒng)科學(xué)和行為科學(xué)等結(jié)合在一起，讓各種先進(jìn)辦公設(shè)備有機(jī)地組合起來，用以綜合處理各種辦公信息，提高辦公效率和辦公質(zhì)量的一套系統(tǒng)，英文叫做officeautomation(OA)。這個(gè)自動(dòng)化辦公的OA系統(tǒng)咱們藥監(jiān)局其實(shí)早就接觸過，好像是我們剛分到局的時(shí)候，省藥監(jiān)局就為咱們安裝過一次，但不知道什么原因，幾年來一直沒有正式的運(yùn)行，去年我記得傘洪波又去學(xué)了一次，好像是省局又新開發(fā)了一套，但到現(xiàn)在好像這個(gè)OA又沒動(dòng)靜了，從這個(gè)現(xiàn)象觀察，要想開發(fā)一套大家都能容易接受的成熟的OA系統(tǒng)是多么的不容易。首先簡單的一條，電子辦公中最難解決的就是如何確保公文的真實(shí)性和有效性，比如個(gè)人的電子簽名問題到現(xiàn)在都沒有很好的解決，舉個(gè)例子：現(xiàn)實(shí)中我從王陽那借了500塊錢，我給她打個(gè)欠條，簽上我的名字，這基本上就賴不掉了吧，有簽名。但如果我用電子文檔給王陽打個(gè)欠條給她發(fā)過去，王陽肯定不干，因?yàn)樗痪邆湔鎸?shí)性和有效性，而未來電子簽名技術(shù)將會(huì)解決這個(gè)問題。（前段時(shí)間跟洮北區(qū)公安局的一個(gè)戰(zhàn)友閑聊，他說他們公安系統(tǒng)已經(jīng)開始準(zhǔn)備上電子簽名技術(shù)了。）辦公自動(dòng)化的特點(diǎn)辦公自動(dòng)化是信息化社會(huì)的重要標(biāo)志之一，辦公自動(dòng)化具有以下特點(diǎn)：1．辦公自動(dòng)化綜合了多門學(xué)科，是發(fā)展迅速的新型學(xué)科。辦公自動(dòng)化涉及的學(xué)科廣泛，有計(jì)算機(jī)技術(shù)、信電學(xué)、管理學(xué)、人文學(xué)等多門學(xué)科。其中，計(jì)算機(jī)技術(shù)是辦公自動(dòng)化的基礎(chǔ)，信息的采集、輸入、存儲(chǔ)、處理和輸出都離不開計(jì)算機(jī)。2．辦公自動(dòng)化是人機(jī)會(huì)話的信息系統(tǒng)。辦公自動(dòng)化的主體是人，人要指揮計(jì)算機(jī)為人服務(wù)，要讓計(jì)算機(jī)采集、加工、處理、傳送和存儲(chǔ)大量的信息，并且還要把信息反饋給人。因此它必須是一個(gè)人機(jī)會(huì)話的信息系統(tǒng)。說到人機(jī)會(huì)話，這里想簡單的談?wù)勅藱C(jī)會(huì)話方式，即我們經(jīng)常接觸的人機(jī)界面，人機(jī)界面我們可以簡單把它理解為自動(dòng)化辦公的終端，它是一整套自動(dòng)化辦公系統(tǒng)最終要與人交流互動(dòng)的一個(gè)界面。舉個(gè)例子：現(xiàn)在的移動(dòng)公司大廳越來越先進(jìn)了，交話費(fèi)時(shí)不僅有人工服務(wù)，最近還加了不少的自動(dòng)交話費(fèi)的機(jī)器，機(jī)器的樣子有點(diǎn)類似于銀行的ATM機(jī)，不同的是ATM機(jī)大部分只能往外取錢，而移動(dòng)的這個(gè)機(jī)器呢它可以往里收錢，人機(jī)界面做的非常美觀，簡潔大方，輸入手機(jī)號(hào)，輸入交費(fèi)額度，基本上看一眼大家都會(huì)操作，但那天我交費(fèi)的時(shí)候確發(fā)生了一點(diǎn)問題，我準(zhǔn)備存50塊錢話費(fèi)，但我往機(jī)器里賽了一張一百的，結(jié)果操作完以后，我突然發(fā)現(xiàn)這個(gè)機(jī)器沒有往回找錢的意思，雖然最后跟大廳的工作人員商量半天，最終把我的問題解決了，但這個(gè)自動(dòng)交費(fèi)的機(jī)器也就是這個(gè)自動(dòng)化辦公系統(tǒng)終端的問題同時(shí)出現(xiàn)了，為什么在整個(gè)的交費(fèi)過程中沒有出現(xiàn)一次提示該機(jī)器不能倒零錢的信息，或者在整個(gè)人機(jī)界面操作過程中沒有設(shè)計(jì)終止交費(fèi)行為的控制按鈕。另一件事：前段時(shí)間，新聞聯(lián)播說北京火車站新增加了不少自動(dòng)購票系統(tǒng)，但不少旅客上去后，不知道如何操作，每例成功的購票最低都需要20分鐘，我舉的這二個(gè)例子都是人機(jī)界面做的不太完善或有部分缺陷的例子，但這是不是表示自動(dòng)化辦公系統(tǒng)就是不好呢，我說不是，這也從另一方面解釋自動(dòng)化辦公系統(tǒng)需要一個(gè)跟實(shí)際應(yīng)用接軌并磨合的過程，我相信正是因?yàn)樵谑褂弥谐霈F(xiàn)了這樣或那樣的問題，才促使自動(dòng)化辦公系統(tǒng)的開發(fā)越來越人性化，越來越完善。（這二天在政務(wù)大廳就想著不久的將來咱們局窗口前很有可能也會(huì)擺2臺(tái)觸摸屏的機(jī)器，企業(yè)相對(duì)人會(huì)用手點(diǎn)著觸摸屏說我是申請(qǐng)變更，還是換領(lǐng)藥品經(jīng)營許可證是微機(jī)操作系統(tǒng)，即大家熟知的win95、win98、winme、winnt、win2000、win2003、winxp、vista、win7（之前還有什么1.0……），另一個(gè)就是office辦公軟件，即我們一直使用的office95，office97，office2000，officeXP，office2003，office2007，而其中word就是這個(gè)強(qiáng)大家族中的重要一員，剩下的成員還有excel、powerpoint、acess、outlook、publisher等等，我們一開始不是說wps軟件非常成功的阻擊了word軟件進(jìn)入大陸市場嗎，那為什么現(xiàn)在word的使用率會(huì)這么高呢，而且還搶占了全球90%市場份額，關(guān)鍵是當(dāng)時(shí)的微軟在后期發(fā)展過程中引入了字處理軟件的一個(gè)嶄新理念，叫所見即所得，舉個(gè)例子：我們現(xiàn)在編輯文檔時(shí)，比如發(fā)個(gè)紅頭文件，什么位置在屏幕上什么樣，用打印機(jī)打出來就是什么樣，但是這在dos時(shí)代是很難辦到的一項(xiàng)技術(shù)，那時(shí)候的打字員必須憑技術(shù)和經(jīng)驗(yàn)慢慢的調(diào)試（所以那時(shí)候機(jī)關(guān)的打字員也是一個(gè)榮譽(yù)很高的技術(shù)工種）。2．?dāng)?shù)字、表格處理。數(shù)字處理是辦公自動(dòng)化的另一項(xiàng)重要內(nèi)容。數(shù)字、表格處理工作量大，一般往往采用表格處理軟件，以提高制表效率。常見的表格處理軟件主要有Lotus1-2-3、Excel及CCED（朱崇君）簡單介紹一下excel表格的用法（講講公式和日期的輸入方式）文檔的簡單提一下差不多跟wps同時(shí)代的產(chǎn)品，1988年,首創(chuàng)中文字表編輯之概念,已其方便的中文制表而著稱.實(shí)際已將文字編輯,表格制作,數(shù)據(jù)運(yùn)算,排版打印以及數(shù)據(jù)庫報(bào)表輸出等多項(xiàng)功能融為一體，也是dos時(shí)代的英雄，從這一個(gè)方面說，微軟的霸道更多體現(xiàn)在它的技術(shù)壟斷性上，它一看某些方面競爭不過你，它會(huì)使用他最狠的一招，那就是換操作系統(tǒng)，你不是DOS利害嗎，我換windows陪你玩，開發(fā)完了以后，我還不公開操作系統(tǒng)源代碼，讓你的程序在我的系統(tǒng)上不能安裝，或者不能正常安裝，而且所制成的文件格式我就故意不跟你兼容，，另一招微軟開始調(diào)整戰(zhàn)略，你不是不喜歡我的使用方式嘛，我就聘用中國的工程師來為他們寫程序，這樣開發(fā)出來的產(chǎn)品就更加適合中國的市場，成立了微軟研究院，花高薪壟斷了一大批中國的高精尖人才?？梢哉fOffice系列是微軟貫徹“先入為主、強(qiáng)者恒強(qiáng)”這種經(jīng)濟(jì)學(xué)原理銷售成功的一個(gè)典范。3．語音處理。語音處理用于辦公自動(dòng)化中的人機(jī)交互活動(dòng)，可以提高辦公效率。4．圖形圖像處理。辦公信息中往往包含著各種圖像、照片、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)圖、結(jié)構(gòu)圖等，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)應(yīng)該有專門軟件處理各種圖形、圖像。常見的圖形圖像輸入設(shè)備有鍵盤、鼠標(biāo)、數(shù)字化儀、光筆、掃描儀、攝像機(jī)和數(shù)碼相機(jī)等；常見的圖形圖像輸出設(shè)備有圖形顯示器、打印機(jī)和繪圖儀等。5．電子郵件。電子郵件是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上的一種通信手段，得到了廣泛的應(yīng)用。它通過電子技術(shù)在網(wǎng)上傳送聲音、圖像、數(shù)字、文字或其他混合信息，已經(jīng)成為地區(qū)間、國際上不可缺少的通信工具。這里要提醒大家的是，郵箱大多數(shù)都是有空間限制的，比如省局郵箱空間為50M，要注意經(jīng)常清理，否則有時(shí)候會(huì)莫明其妙的收不到或發(fā)不出郵件。網(wǎng)易、搜狐等部分網(wǎng)站的電子信箱號(hào)稱無限增容，但是它們上傳附件的大小一般也有所控制的，比如sohu的上傳附件時(shí)最大不能超過10M，另外申請(qǐng)郵箱時(shí)通常有二種選擇，一種是收費(fèi)，一種是免費(fèi)，具體的差別就是服務(wù)，據(jù)說收費(fèi)的信箱反垃圾信件做的比較好。6．電子會(huì)議。電子會(huì)議是指位于不同地區(qū)的人可以通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)舉行會(huì)議，包括行政會(huì)議、記者招待會(huì)、遠(yuǎn)程教學(xué)等。7．文檔管理和資料檢索。對(duì)各種文件、資料、檔案進(jìn)行分類、編排、存儲(chǔ)和檢索，也是辦公自動(dòng)化的重要內(nèi)容。以高密度、大容量存儲(chǔ)器為基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)庫技術(shù)是信息檢索系統(tǒng)中應(yīng)用最廣的技術(shù)，辦公自動(dòng)化軟件中應(yīng)包括數(shù)據(jù)庫管理功能。這里我想重點(diǎn)說一下，自動(dòng)化辦公系統(tǒng)能不能良好運(yùn)行，完全取決于所有原始數(shù)據(jù)信息的正確與否，要想系統(tǒng)快速檢索出我們所需要的內(nèi)容，前提是取決于基本信息的錄入一定要準(zhǔn)確無誤。三、辦公自動(dòng)化的安全及病毒防護(hù)最近有一部電視劇叫《密戰(zhàn)》，劇情里有一段描述國際間諜組織如何利用黑客手段攻擊我科研所網(wǎng)絡(luò)竊取星訊六號(hào)衛(wèi)星情報(bào)的內(nèi)容，網(wǎng)絡(luò)安全，也就是自動(dòng)化辦公的安全性不容置疑，可能有人理解，咱們藥監(jiān)局也不是什么科研機(jī)構(gòu)，也沒有什么高度軍事機(jī)密，有必要把網(wǎng)絡(luò)的安全性提高到這么個(gè)程度嗎，我認(rèn)為，很有必要，遠(yuǎn)的不說，單指藥檢所這一塊，我們都知道，藥檢所的實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)流程是一個(gè)完整的數(shù)據(jù)鏈條，哪一個(gè)環(huán)節(jié)損壞，必將影響最終的實(shí)驗(yàn)進(jìn)程，試想如果此時(shí)他們的服務(wù)器遭到連續(xù)不斷的攻擊，我想靠人力用原始的辦法也許最終也能解決某些問題，但是他們工作量肯定要成倍的往上翻。1、辦公自動(dòng)化存在的現(xiàn)狀一是安全意識(shí)淡薄。很多人認(rèn)為網(wǎng)絡(luò)安全問題是公安部門的事，和自己沒有關(guān)系；有的心存僥幸，認(rèn)為本單位上網(wǎng)已多年，從未遇到有人攻擊，防不防范都無所謂。有的對(duì)安全保密還有錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)，認(rèn)為安全保密會(huì)防礙網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，影響數(shù)據(jù)傳送速度，影響帶寬。這些都是網(wǎng)絡(luò)建設(shè)初期的“幼稚病”。二是防范技術(shù)落后。這種情況是各個(gè)單位目前存在的一種普遍現(xiàn)象，我所知道的很多單位現(xiàn)在上網(wǎng)基本上就是不設(shè)防，包括咱們單位，其實(shí)也想過一些具體問題，你說咱們局要是設(shè)防吧，單位的投入就不能少，一個(gè)硬件防火墻的建立估計(jì)不能是幾百幾千的肯定不行，幾萬的估計(jì)也就是買個(gè)心里安慰，其實(shí)像銀行那種級(jí)別的硬件防火墻，應(yīng)該都在百萬以上，還有每年的技術(shù)服務(wù)費(fèi)，都是不小的開支。對(duì)于咱們單位，我的理解是不是咱們不想設(shè)防，而是防不勝防。我記得有一次，市場科四樓服務(wù)器出了一些問題，長春的客服讓咱們協(xié)助一下，結(jié)果就發(fā)現(xiàn)，那些技術(shù)人員在長春操控咱們局里的機(jī)器就跟在自己家玩似的，所以在這里，我也給大家提個(gè)醒，首先，重要的數(shù)據(jù)一是要做好備份；其次，做好與外網(wǎng)的隔離。即，自認(rèn)為很重要比如什么銀行帳號(hào)、密碼，或者涉及到具體的比較敏感的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的機(jī)器可以選擇不連網(wǎng)，如果你自己實(shí)在不知道機(jī)器有沒有被別人控制，最簡單最直接有效的方式是把網(wǎng)線拔掉。再一個(gè)，現(xiàn)在各科室電腦也多了，可以適當(dāng)考慮重點(diǎn)用哪臺(tái)電腦存儲(chǔ)資料，這一臺(tái)盡量少上網(wǎng)。三是上網(wǎng)方式多種多樣，出口不統(tǒng)一。舉個(gè)例子：藥檢所現(xiàn)在的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)做的非常好，他們把內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)嚴(yán)格的進(jìn)行了分離，所有涉及到業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的機(jī)器我所了解的都是嚴(yán)禁接入外網(wǎng)的，但在工作過程中我們會(huì)經(jīng)常忽略了一個(gè)環(huán)節(jié)，就是藥檢所領(lǐng)導(dǎo)屋里的機(jī)器，比如李所長屋里，我知道他的屋是能上外網(wǎng)的，但是李所用的電腦不知道和內(nèi)網(wǎng)有沒有連接，如果這臺(tái)機(jī)器是內(nèi)網(wǎng)跟外網(wǎng)同時(shí)上的話，那么這就是隱患。五是隨意發(fā)布信息缺乏保密意識(shí)。舉個(gè)例子：1998年4月13日廣東省某報(bào)披露我國研制某機(jī)密工程的情況，4月14日，香港報(bào)紙轉(zhuǎn)載，4月16日臺(tái)灣報(bào)紙轉(zhuǎn)載，屬于嚴(yán)重泄密事件。中央和省里都很重視，經(jīng)查，材料是廣州地區(qū)某大學(xué)一名學(xué)生從互聯(lián)網(wǎng)上獲取的。江總書記還對(duì)此專門作了批示。2、辦公自動(dòng)化的隱憂一是互聯(lián)網(wǎng)協(xié)議是開放的、面向大眾的，安全性能差這里就不細(xì)講了，其網(wǎng)絡(luò)協(xié)議（TCP/IP、HTTP等）由于便于連接、方便使用，已成為開放的、面向大眾的網(wǎng)絡(luò)協(xié)議，協(xié)議在安全方面考慮得很少，而且創(chuàng)建的比較早，被“黑客”發(fā)現(xiàn)的漏洞愈來愈多，安全性能愈來愈差。二是操作系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)硬件、應(yīng)用程序漏洞多現(xiàn)在看操作系統(tǒng)的漏洞已經(jīng)無法避免，尤其是微軟開發(fā)的windows系列，早已被世界公認(rèn)為漏洞最多的操作系統(tǒng)，所以銀行等一些特殊的部門，他們大多采用的據(jù)說是一種叫做UNIX的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，安全系數(shù)相對(duì)高很多。三是網(wǎng)上魚龍混雜，網(wǎng)絡(luò)攻擊者猖獗 現(xiàn)在由于黑客工具的大量開發(fā)，使很多稍懂點(diǎn)微機(jī)的人都有可能成為黑客，有的是為了好玩，試試身手，煩人的是那些惡意破壞，盜取數(shù)據(jù)的。比如前段時(shí)間咱們局很多機(jī)器上不了網(wǎng)的問題，主要就是遭到arp木馬病毒的攻擊。3、辦公自動(dòng)化過程中的泄密渠道與防范措施一是設(shè)備電磁泄漏發(fā)射泄密及防護(hù)電磁泄漏的防護(hù)，估計(jì)大家都沒遇著過，我記得2002年左右，有一次我無意間到原單位的一個(gè)自動(dòng)化站，里面就有一個(gè)類似于像收音機(jī)那樣大小的設(shè)備，支了一根小天線，當(dāng)時(shí)部隊(duì)的黃參謀還跟我解釋說這個(gè)是干擾器，說是咱們顯示器在開著的時(shí)候，都會(huì)有輻射，如果有人這時(shí)候在馬路對(duì)面用專用的接收器，就可以利用這些輻射源接收到你屏幕上顯示的這些內(nèi)容，而且可以錄下來，干擾器功能就是同時(shí)也會(huì)發(fā)出一大堆的沒有規(guī)律的輻射源，目的是讓接收設(shè)備失效。二是媒體介質(zhì)失控泄密及保密措施這個(gè)很好理解，現(xiàn)在的U盤，小巧方便，往機(jī)箱上一插，不注意的都不一定看見，記得夏天的時(shí)候我參加了一個(gè)HP辦公設(shè)備的推介會(huì)，工作人員就現(xiàn)場演示了一款U盤復(fù)制技術(shù)，只要把U盤乘你不注意時(shí)往機(jī)箱后U口一插都不用人操作，機(jī)器上的信息文本就會(huì)自動(dòng)的全部復(fù)制到U盤里，然后取走。當(dāng)然解決的方法也很簡單，就是在機(jī)器上把所有的U盤口都設(shè)為禁用就行。還有一個(gè)問題就是在實(shí)際工作中，我們經(jīng)常會(huì)選擇把一些敏感文件刪除，或者更徹底的把硬盤格式化一下，以為這樣就很安全，其實(shí)不是，現(xiàn)在有很多軟件是可以把刪除掉的文件再找回來的，所以大家在把機(jī)器往電腦公司里維修的時(shí)候，盡量選擇讓那些服務(wù)人員上門服務(wù)，要不然你都不知道這些技術(shù)人員會(huì)不會(huì)做些你想像不到的事。三是非法訪問泄密（網(wǎng)絡(luò)受攻擊泄密）說白了非法訪問就是大家經(jīng)常說的黑客攻擊，預(yù)防手段要我說防止危險(xiǎn)的最好辦法，就是遠(yuǎn)離危險(xiǎn)，最好關(guān)鍵數(shù)據(jù)的機(jī)器干脆就不用來上外網(wǎng)，比如人事的管理檔案的機(jī)器、財(cái)務(wù)的工資庫機(jī)器等等，實(shí)在由于工作需要上外網(wǎng)，也一定安裝好必要的防病毒、木馬程序，另外教大家一個(gè)識(shí)別的攻擊的方法，就是機(jī)器平時(shí)運(yùn)行的都很好，突然一下就變慢了，先自已排查一下，如果還沒解決好，試著把網(wǎng)線拔一下，歇個(gè)十幾分鐘再上網(wǎng)試試，如果這招管用，那你就一定要更加小心，很可能你的機(jī)器已經(jīng)中招。四是網(wǎng)上發(fā)布信息缺乏保密意識(shí)造成泄密這個(gè)問題，對(duì)于像咱們局這樣的政府部門一定要注意，我覺得發(fā)布信息由于缺乏保密意識(shí)而導(dǎo)