高效率時間管理課件

周愛兵先生師承于吉米羅恩嫡傳弟子OZ，進(jìn)修于北京師范大學(xué),主攻心理學(xué),人際關(guān)系學(xué),溝通與談判,營銷學(xué),管理學(xué)等課程.他是頂級激勵潛能大師,被外界喻為營銷界教父.輔導(dǎo)過數(shù)十家企業(yè)和營銷團(tuán)隊，受訓(xùn)學(xué)員達(dá)數(shù)十萬人次，對企業(yè)咨詢管理、系統(tǒng)運(yùn)作、團(tuán)隊建設(shè)都有獨(dú)到的見解；有著卓越的管理才華及豐富的市場行銷經(jīng)驗。是一名資深的營銷策劃和戰(zhàn)略資源整合專家。3/14/20231

廣州嘉福欣企業(yè)管理顧問

有限公司董事長

51創(chuàng)富網(wǎng)創(chuàng)始人

一指匯廣東省總代理曾任職：

美商上市企業(yè)賀寶芙公司大中華區(qū)營銷總監(jiān)；

湖南長沙領(lǐng)跑者貿(mào)易有限公司副總經(jīng)理； 上海三湘控股集團(tuán)營運(yùn)總監(jiān)；

李陽瘋狂英語集團(tuán)培訓(xùn)總教練；

周愛兵3/14/20232高效率時間管理—讓你的時間多出20%

時間管理的正確涵義應(yīng)該是如何面對時間的流動而進(jìn)行自我的管理，其所持的態(tài)度是將過去作為現(xiàn)在改善的參考，把未來作為現(xiàn)在努力的目標(biāo)，立刻去運(yùn)用正確的方法做正確的事。

時間管理的定義

時間管理的目的

時間管理的目的在于同時獲得三“效”——效果：確定的期待結(jié)果；

效率：以最小的代價或浪費(fèi)獲得結(jié)果；

效能：以最小的代價和浪費(fèi)獲得最佳的期待結(jié)果。

時間管理的重要性

“績效＝工作成果＋工作品質(zhì)＋時效＋成本控管”，可知時間管理的能力，至少占工作績效1/4比重。

·時間管理心理學(xué)基本內(nèi)容；

·錯誤的時間管理心態(tài)；

·正確的時間管理心態(tài)。

第二時間管理心理學(xué)

時間管理心理學(xué)基本內(nèi)容

自我心理建設(shè)；時間=金錢=生活，甚至于時間>金錢，即時間比金錢還重要；成就感：引起動機(jī)的關(guān)鍵。

四種觀念特別不利于時間的有效運(yùn)用：

（1）視時間為主宰；

（2）視時間為敵人；

（3）視時間為神秘物；

（4）視時間為奴隸。

錯誤的時間觀念

視時間為敵人

管理者視時間為敵人，就是重效率而不重效能?！靶省被旧鲜且环N“投入——產(chǎn)出”的概念。當(dāng)管理者能以較少的“投入”獲得同等的“產(chǎn)出”，或是以同等的“投入”獲得較多的“產(chǎn)出”，甚至以較少的“投入”獲得較多的“產(chǎn)出”時，則被視為富有效率。效率與效能不應(yīng)偏廢，在效率與效能無法兼得時，管理者首先應(yīng)著眼于效能，然后再設(shè)法提高效率。難怪彼得·杜拉克會斬釘截鐵地說：“對企業(yè)不可缺少的是效能，而非效率?！?/p>

視時間為神秘物

視時間為神秘物的人通常都認(rèn)為時間高深莫測。他們對待時間的態(tài)度，與他們對待自己的態(tài)度極為相似。除非等到他們的腸胃出毛病，否則他們不會意識到腸胃的存在或是腸胃的重要性。同樣，除非等到他們對時間的使用受到限制，否則他們不會意識到時間的存在或是時間的重要性。

視時間為奴隸

視時間為奴隸的人最關(guān)切的，是如何管理時間?！耙晻r間為奴隸”的這種觀念轉(zhuǎn)化成管理者的一種行為，便是長時間地沉迷于工作，成為所謂的“工作狂”。

第三找出時間“殺手”

時間財富是怎么被浪費(fèi)的？中國中層經(jīng)理為什么這么忙？不重視時間管理的原因。時間失控的原因1.缺乏計劃主管身負(fù)重任,很多時候都會同時有多項任務(wù)須要完成，而這些任務(wù)又各有不同的困難和完成的期限，主管惟有見步行步，而不能事先全盤計劃如何完成各項任務(wù)，漸漸發(fā)現(xiàn)時不予我，其中一二項的時限迫在眉睫，於是匆忙放下手上其他的工作，找尋額外資源去完成，這種處理方法虛耗資源和時間；2.缺乏組織主管很多時候須要將工作分配給屬下員工處理，或與其他部門配合，假如在分配工作時，沒有把員工組織起來，又沒有與其他部門取得默契，則員工在執(zhí)行工作上可能會出錯，或彼此產(chǎn)生誤會，或因缺乏器材或原料而導(dǎo)致無法完成工作等情況，令主管須花時間去糾正；時間失控的原因4.缺乏控制每項任務(wù)都有完成的時限和要求的標(biāo)準(zhǔn)，若主管在分配工作后，沒有跟進(jìn)員工的進(jìn)度及成效，很可能在限期完結(jié)前兩三天才發(fā)現(xiàn)限期將至，而恐怕工作不能如期完成，導(dǎo)致要花費(fèi)很多時間急謀對策，或者是在工作完成后，須要從頭再做，平白浪費(fèi)不少時間。

時間失控的原因時間財富是怎么被浪費(fèi)的？時間分析；典型的時間使用誤區(qū)。

時間財富是怎么被浪費(fèi)的？典型的時間使用誤區(qū)

不重視時間管理的四個原因

中國很多的經(jīng)理人，包括老總，一談到時間管理，普遍的反應(yīng)就是不在乎，為什么會不在乎呢？——第一，對自己最常見的東西最不珍惜；第二，有人認(rèn)為忙忙碌碌應(yīng)該是他的一種狀態(tài)；第三，沒有嘗到時間管理的甜頭；第四，企業(yè)的整體運(yùn)行就是低效率。

第四目標(biāo)設(shè)定與時間管理

立定標(biāo)竿、全力以赴；立定標(biāo)竿的四個步驟；目標(biāo)設(shè)定原則；目標(biāo)設(shè)定的步驟；策略性的目標(biāo)設(shè)定；有效的專案管理。

立定標(biāo)竿的四個步驟

消除恐懼。不要擔(dān)心失敗，立定目標(biāo)是必須的；認(rèn)同每個人一定要有“目標(biāo)”這個想法；

完成耶魯大學(xué)七步驟；

堅持目標(biāo)。一位希望追求成功的人須能堅持決不放棄，才會成功地達(dá)到目標(biāo)，例如愛迪生不斷地嘗試及堅持，終于達(dá)成目標(biāo)。

目標(biāo)設(shè)定原則（SMART原則）

1、目標(biāo)要具體（Specific），例如“我想要當(dāng)主任、得到碩士學(xué)位”等；2、目標(biāo)必須是可衡量的(Measurable)；3、目標(biāo)是可能實現(xiàn)的(Acceptable)；4、目標(biāo)是切合實際的(Realistic)；5、一定要設(shè)定時間表(Timetable)。

目標(biāo)設(shè)定的步驟

（1）寫下目標(biāo)：通常只想還是不夠，一定要寫下您的目標(biāo)，才能加深印象，進(jìn)入我們的潛意識；（2）設(shè)定優(yōu)先順序：目標(biāo)可能有很多，一定要排定其優(yōu)先順序；（3）擬定計劃：依據(jù)目標(biāo)之優(yōu)先順序擬定計劃；（4）對計劃設(shè)定優(yōu)先等級和先后順序；（5）排定時程表；（6）確實做、馬上做。

耶魯大學(xué)目標(biāo)設(shè)定的七個步驟

擬出目標(biāo)；

列出好處；

列出障礙點(diǎn)；

列出所需資訊；

列出尋求支持的對象；

訂定行動計劃；訂定達(dá)成目標(biāo)的期限。

第五時間管理的原則

優(yōu)先順序的確定；

目標(biāo)ABC原則；80/20原則；制訂計劃；養(yǎng)成習(xí)慣。

優(yōu)先順序的確定

時間管理的精髓即在于：分清輕重緩急，設(shè)定優(yōu)先順序。

三一四二強(qiáng)弱強(qiáng)弱緊迫性重要性最大時間管理迷思：重要但不緊迫的事

目標(biāo)ABC原則

目標(biāo)ABC原則就是在最有價值的那些項目旁邊,標(biāo)上大寫的A字,在稍低價值的項目旁邊標(biāo)上大寫的B字,在價值最低的項目旁邊標(biāo)上C字。

如何堅持目標(biāo)ABC原則

80/20原則

80/20法則：假如工作項目是以某價值序列排定的，則80%的價值來自于20%的項目，而剩下的20%的價值則來自于80%的項目。

制訂計劃

所謂計劃，就是事先對時間進(jìn)行全面規(guī)劃，以提高時間的利用效能，充當(dāng)時間的主人。計劃的目的就是幫助自己獲得清楚的想法，以便獲得清晰的行動。

待辦單

待辦單就是將你每日要做的一些工作事先列出一份清單、排出優(yōu)先次序、確認(rèn)完成時間，以突出工作重點(diǎn)、避免遺忘，未完事項留待明日。

日計劃

也可以用待辦單，也可以做日計劃。首先確定每天的重要事項，把一天的工作安排排好優(yōu)先的順序，然后完成排序第一的工作。為了確保計劃能一絲不茍地完成，務(wù)必將計劃寫下來，一份書面的每日計劃是你必備的工具，有了它就可以控制你的時間，能使你拒絕干擾。

周計劃

要使你的日計劃成為一個有效快速的過程，一般情況日計劃要遵守周計劃。因為一般重要的事項不是一天可以完成的，是一個連續(xù)的過程，周計劃是一個比較合適的時間計劃。同時，事情變化得比較快，你不可能預(yù)先定出來一個詳細(xì)的月計劃。

月計劃

月計劃提供一種宏觀的視野，會使周計劃更加有效。一般包括下一個月的重要事項，是一項較為長期的計劃。

養(yǎng)成習(xí)慣

人們不會認(rèn)為習(xí)慣也成為一種原則，但在時間的原則中它確實是一種存在形式，即：你要知道什么是最好的時間管理習(xí)慣；對于職業(yè)經(jīng)理人來說好習(xí)慣是可以并且必須要形成的；時間管理是一種可以改變的習(xí)慣，壞的習(xí)慣是無意中形成的，良好的習(xí)慣可以在有意中形成。你是否有這樣的一些習(xí)慣和慣例（一）？

工作效率低、辦事拖拉；時間觀念差，工作時磨磨蹭蹭；工作時眉毛胡子一把抓，經(jīng)常找不到主次；經(jīng)常被電話、不速之客干擾；上班時間不緊湊，晚上加班干；你是否有這樣的一些習(xí)慣和慣例（二）？

什么事情都認(rèn)為自己做才好；沒有目標(biāo)，沒有計劃，人云亦云；零碎時間都被隨意打發(fā)掉，不會利用零碎時間；沒有時間安排表，由別人來安排；不會休息、不會娛樂、沒有空閑?！涯忝刻煲?0分鐘作計劃；

⊙你要有書面的待辦單、日計劃、月度計劃和周計劃；

⊙你的下屬都了解你的工作習(xí)慣和時間習(xí)慣；

⊙你每周都將你的工作排出優(yōu)先順序；

⊙你能在高效的時間里做完你的重要工作；

⊙你的授權(quán)形成了一種工作風(fēng)格和管理方式。必須養(yǎng)成的好習(xí)慣(一)

必須養(yǎng)成的好習(xí)慣（二）

在固定的時間里處理往來的函件；

盡量將無用的文件處理掉；能使每件工作善始善終避免頭緒多而亂；

除非萬不得已才召開會議；常年使用工作效率手冊。“時間管理”的2大誤區(qū)誤區(qū)一：工作缺乏計劃

大量的時間浪費(fèi)來源于工作缺乏計劃，比如：沒有考慮工作的可并行性，結(jié)果使并行的工作以串行的形式進(jìn)行；沒有考慮工作的后續(xù)性，結(jié)果工作做了一半，就發(fā)現(xiàn)有外部因素限制只能擱置；沒有考慮對工作方法的選擇，結(jié)果長期用低效率高耗時的方法工作。誤區(qū)二：不會適時說“不”

時間管理當(dāng)中最有用的詞是“不”“時間管理”的2大誤區(qū)

第六時間管理的技巧

時間管理的技巧之一

時間管理的技巧之二時間管理的技巧之三

時間管理的技巧之一

消除電話干擾；

消除不速之客；

應(yīng)付意外事件；

有效計劃；

養(yǎng)成記錄習(xí)慣，時間管理效果加倍；

當(dāng)日事當(dāng)日畢；

消除電話干擾

據(jù)統(tǒng)計，電話干擾是時間管理最大的殺手之一，許多經(jīng)理人也認(rèn)為電話常占去他們大量的時間。

消除不速之客

不速之客--泛指未經(jīng)預(yù)約的訪客，主要來源為屬下員工，其次是同一階層的同事，再其次是組織以外的人士。為有效地應(yīng)付不速之客的干擾，秘書人員的協(xié)助幾乎是不可或缺的。

消除不速之客的有效途徑

由秘書全權(quán)安排約會事宜，或至少授權(quán)；秘書對約會事宜作初步安排；規(guī)定接見部屬的時間；在辦公室外接見外界不速之客；站立會客；讓秘書控制會談時間。

應(yīng)付意外事件

火車、飛機(jī)、公共汽車、輪船等依時間表運(yùn)行，但依然會有意外事件，同樣的情形也可能發(fā)生在你身上，所以，為意外事件留時間，是很明智的。

有效計劃

絕大多數(shù)難題都是由未經(jīng)認(rèn)真考慮的行動引起的。在制訂有效的計劃中每花費(fèi)1小時，在實施計劃中就可能節(jié)省3-4小時，并會得到更好的結(jié)果。如果你沒有認(rèn)真作計劃，那么實際上你正計劃著失敗。

養(yǎng)成記錄習(xí)慣

真想做好時間管理，很重要的的方法就是養(yǎng)成記錄的習(xí)慣。就像寫日記一樣，把每天應(yīng)該開的會、待追蹤事項、待處理事項，以及上司交辦事項，按類別列下來，用不同顏色的筆，區(qū)分輕重緩急。

當(dāng)日事當(dāng)日畢

清人文嘉有著名的《今日歌》：“今日復(fù)今日，今日何其少？今日又不為，此事何時了？人生百年幾今日，今日不為真可惜。若言姑待明朝至，明朝又有明朝事。為君聊賦《今日詩》，努力請從今日始。”

時間管理的技巧之二善用零碎時間；業(yè)余時間管理；消除無效會議；出差期間的時間利用；授權(quán)；保持辦公室整潔；

善用零碎時間

滴水成河。用“分”來計算時間的人，比用“時”來計算時間的人，時間多59倍。

業(yè)余時間管理

睡眠；學(xué)習(xí)；娛樂。

消除無效會議

馬拉松式的會議已經(jīng)開了兩天了，還沒有什么結(jié)果。會上你進(jìn)來他出去，東一句西一句，說著說著就跑題了。有的人在會上長篇大論、表揚(yáng)與自我表揚(yáng)；有的人開了半天會，還不知來干什么；還有的，把開會當(dāng)休息，閉目養(yǎng)神，你們愛發(fā)言發(fā)言、愛爭吵爭吵吧……

出差期間的時間利用

評估需要；

出差前的準(zhǔn)備工作；出差中要做的。

授權(quán)

授權(quán)可減輕本人工作負(fù)擔(dān)，提高下屬積極性。中層經(jīng)理應(yīng)明確授權(quán)是必須的一種趨勢，下屬是完全可以承擔(dān)的，應(yīng)盡早培養(yǎng)和鍛煉下屬的工作能力和知識水平。

保持辦公室整潔

保持整潔能夠提升我們的自我價值、自我形象以及自我尊嚴(yán)。例如將桌面保持整潔、做完事立即歸檔、做事只經(jīng)手一次，經(jīng)手五、六次才完成就很浪費(fèi)時間，盡可能一次就把它做完，凡事若能預(yù)先準(zhǔn)備，才能有效地掌握時間。

時間管理的技巧之三優(yōu)化文件處理流程；克服拖延習(xí)慣；學(xué)會說“不”；最佳時段分析與利用；成為時間管理大師五步曲。

優(yōu)化文件處理流程

投擲。

轉(zhuǎn)手。

行動。歸檔。

克服拖延的習(xí)慣

拖延必然要付出更大的代價。能拖就拖的人心情總不愉快，總覺疲乏，因為應(yīng)做而未做的工作不斷給他壓