會議運營管理第13章課件

會議運營管理

第一章緒論【本章概要】本章首先介紹會議的各種定義，在此基礎(chǔ)上總結(jié)出會議基本特征，然后討論會議的幾個本質(zhì)，接著介紹會議的類型，最后論述會議的作用。本章是全書其它各章的基礎(chǔ)?！颈菊聦W(xué)習(xí)目標】本章學(xué)習(xí)目標有四個：（1）掌握會議的概念與特征（2）理解會議的本質(zhì)屬性（3）熟悉會議的類型（4）了解會議的作用。

一、會議的定義會議的定義,我們可以找到很多：1.“凡研究事理而為之解決，一人謂之獨思，二人謂之對話，三人以上而循有一定規(guī)則者，則謂之會議?！保▽O中山）2.“凡一群人在特定的時間、地點聚集,來研商或進行某特定的活動均稱之(為會議)”(沈燕云、呂秋霞)第一節(jié)會議的基本概念5.“會議是人們通過不同方式聚集起來，討論、協(xié)議、溝通和商定事情的一種社會活動形式。會議是人類社會生活的重要組成部分，對協(xié)調(diào)社會關(guān)系和促進人類發(fā)展有重大作用?！保ㄉ杲鹩瘢?.“在一定的時間和空間范圍內(nèi)，為了達到一定的目的所進行的有組織、有主題的議事活動，均可以被稱之為會議?！保ㄍ鯐洌?.會議是“有組織有領(lǐng)導(dǎo)地商議事情的集會?！保ㄖ袊鐣茖W(xué)院語言研究所詞典編輯室）【定義】會議是指三人以上的群體為了研究問題、交流信息、獲取知識、統(tǒng)一思想等目的中的一個或數(shù)個而在特定的時間聚集在特定的地點、按照一定的規(guī)則所進行的演講、發(fā)言、講解、討論、商議、交流等行為從而集思廣益、達成一定結(jié)論的活動。茶話會、朋友間的聚會等不是我們所說的會議，電視會議、電話會議和網(wǎng)絡(luò)會議等不在本書的討論范圍。3.有一定的結(jié)果。無論是達成一致，還是意見不統(tǒng)一，是推遲決定，還是停止討論，最終都應(yīng)有一個結(jié)論。4.人數(shù)不少于三人。5.有主持人。6.遵循一定的規(guī)則。如座位有安排，發(fā)言有先后，始終有時間……7.是一種短暫性的行為。

第二節(jié)會議的本質(zhì)會議的信息性會議是一種信息的傳遞、交流、創(chuàng)造活動。二.會議的社會性會議是一種社會活動。電視、電話、網(wǎng)絡(luò)會議等無法取代一般會議的根本原因。三.會議的積聚性

一定的時間內(nèi),大量的人流、物流、信息流在一定的空間范圍內(nèi)積聚，相互交匯、碰撞，并帶來大量的資金流。

Congress—普通大會、政治性的代表 大會或社團召開的大會Convention—大型會議,年會

Conference—專業(yè)性會議Forum—論壇Seminar—研修會(廣泛的參與性)（Academic）Symposium—（學(xué)術(shù)）專Panal—專題研討會題研討會Colloquium—非正式研討會Lecture—講座Workshop—小組討論會Session—一場(屆)會議Meeting—會議二.

按會議的主辦者來劃分社團會議企業(yè)會議政府會議工會會議教育會議……(一)國際會議國際會議是來自不同國家的人們所參加的會議。ICCA統(tǒng)計國際會議的標準⑴固定性會議⑵至少3個國家輪流舉行⑶與會人數(shù)至少50人UIA&新加坡會議社團組織統(tǒng)計國際會議的標準⑴與會人數(shù)至少300人⑵國外人士占與會人數(shù)40%以上⑶與會者來自至少5個國家⑷會期至少3天日本國際觀光振興會統(tǒng)計國際會議的標準

有來自包括主辦國在內(nèi)的兩個國家以上的20名以上人員參加的會議稱作國際會議。我國的國際會議標準

按我國有關(guān)文件的規(guī)定，國際會議是指來自3個或3個以上的國家和地區(qū)（不含港、澳、臺地區(qū)）的代表參加、以交流為主要目的的研討會、報告會、交流會、論壇以及國際組織的行政會議，而對參加會議的國外代表人數(shù)和時間的長短沒有具體的要求，這就可以認為是我國衡量國際會議的標準。(二)國內(nèi)會議

凡來自國外的與會者人數(shù)占出席會議總?cè)藬?shù)的比例達不到國際會議標準的會議均稱作國內(nèi)會議。一.傳遞、交流并創(chuàng)造信息二.給所在城市或國家的會議業(yè)帶來直接收益【實例】1999年9月，《財富》全球論壇年會在上海舉行，參加本次論壇的有600多人，每張入場券5000美元（不包括住宿費用），這樣僅論壇的入場費收入這一項就超過了300萬美元。三.所在城市或國家的旅游業(yè)、商業(yè)等服務(wù)業(yè)帶來間接收益

會議給旅游業(yè)、商業(yè)等服務(wù)業(yè)及相關(guān)生產(chǎn)行業(yè)所帶來的間接收益比給會議業(yè)所帶來的直接收益大得多，后者與前者之比為4—10∶1，此比例依會議目的地服務(wù)業(yè)及及相關(guān)生產(chǎn)行業(yè)的發(fā)達程度而有所不同達沃斯—“達沃斯世界經(jīng)濟論壇”博鰲—“博鰲亞洲論壇”

重慶—“亞洲議會和平協(xié)會（AAPP）第三屆年會”（2002年4月舉行）新加坡—每年二三百場國際會議……【實例】

因會議而成名或提高知名度的城鎮(zhèn)世界經(jīng)濟論壇2009年年會的會議中心博鰲亞洲論壇國際會議中心五.促進目的地的建設(shè)和經(jīng)濟發(fā)展

高規(guī)格的會議一般要提前數(shù)年確定舉辦地，各申辦地為了競辦會議，都要對本地提出建設(shè)美化計劃，取得舉辦權(quán)的申辦地為迎接會議的召開，要進行高標準的市政工程建設(shè)，對當(dāng)?shù)亍罢荨焙汀懊廊荨保嵘?dāng)?shù)氐沫h(huán)境和管理水平，此舉還可以拉動當(dāng)?shù)鼗蛩趪慕ㄖ撹F、水泥、裝修、裝飾等行業(yè)的發(fā)展，并為當(dāng)?shù)靥峁┮欢ǖ木蜆I(yè)機會?！爸破鳌?。博鰲——“博鰲奇跡”：一座座造型別致的會議場館（亞洲論壇永久會址，亞洲論壇國際會議中心等）建起來了一條條寬敞筆直的馬路修起來了一家家設(shè)施齊全的酒店（包括投資二十多億元的索菲特大酒店……）蓋起來了一幢幢異域風(fēng)格的別墅筑起來了一片片生機盎然的草坪鋪起來了（高爾夫）……【實例】

因舉辦會議而獲得大發(fā)展的城鎮(zhèn)博鰲亞洲論壇國際會議中心博鰲海洋館

博鰲高爾夫鄉(xiāng)村俱樂部球場

博鰲凱賓斯基別墅度假酒店

2007博鰲·21世紀房地產(chǎn)論壇重慶——取得AAPP舉辦權(quán)以后，對山城形象進行了大規(guī)模的“整容”和“美容”，投資數(shù)千萬元用于整修道路、增設(shè)公共設(shè)施、拆除影響市容的違法建筑、建設(shè)綠地，使重慶的城市建設(shè)一下子前進了好幾年，山城變得更加美麗動人了。周莊——為迎接2001年6月APEC貿(mào)易部長非正式會議的召開00年啟動古鎮(zhèn)污水處理工程，01年3月投資2000萬元的首期工程主管網(wǎng)完成對河道進行了治理實施了管線地埋工程增加綠地6000多平方米對有關(guān)建筑按照粉墻黛瓦的風(fēng)貌進行改造，進一步突出了江南水鄉(xiāng)的風(fēng)格……六.會議是社會民主的重要手段

會議本身就有著民主的內(nèi)涵。每個與會者都代表著一定數(shù)量的社會公眾,會議本身賦予與會者發(fā)表自己觀點、見解的權(quán)力?！鄷h成為社會民主的有力表現(xiàn)形式，是實現(xiàn)社會民主的重要手段。

“夫議事之學(xué)，西人童而習(xí)之，至中學(xué)程度則已成為第二性矣，所以西人合群團體之力常超吾人之上。然中國人受集會之厲禁……合群之天性殆失，是以集會之原則、集會之條理、集會之習(xí)慣、集會之經(jīng)驗，皆闕然無有。以一盤散沙之民眾，忽而登彼民國主人之位，宜乎其手足無措，不知所從，所謂集合則烏合而已”

他認為搞“民權(quán)”的第一步就是要知道如何開會，會中如何表決，決議后如何執(zhí)行。這一點若辦不到，則假民主便遠不如真獨裁之能福國利民。英語民族在搞政治上的優(yōu)越性，就是他們會開會：認真開會和實行開會所得出的決議案。其他民族開起會來都是半真半假,結(jié)果便不能搞“分工合作”和“配合工作”。而英語民族在政治上的最大武器便是“配合工作”

“此書譬之兵家之操典，化學(xué)之公式，非流覽誦讀之書，乃習(xí)練演試之書也。凡欲負國民之責(zé)任者，不可不習(xí)此書。凡欲固結(jié)吾國之人心，糾合吾國之民力者，不可不熟習(xí)此書”。七.幫助人們消除隔閡、促進和平

會議可以溝通信息。有隔閡的各方代表坐在一起開會，進行交流、溝通，彼此就可增多理解，減少誤會，甚至消除隔閡，避免進一步的紛爭。會議是一種社交活動。有敵意的各方代表能一起開會本身就是彼此友好意愿的表示。在會議過程中，各方代表握手、寒暄、坐在同一個會議場館，傾聽對方的發(fā)言，喝著同一種飲料，甚至一起用餐、住在同一個賓館，又能增進友誼，減少甚至消除仇恨、敵意，最終避免戰(zhàn)爭，和平共處。中國戰(zhàn)國時期的公元前546年，楚、晉、齊、魯?shù)纫还?3個國家聚集在宋國國都商丘，召開了“弭兵會議”，這次會議劃定了各國的勢力范圍，確立了晉楚兩國平分霸權(quán)的地位，確保了之后各國間50多年的和平?！緦嵗?/p>

歷史上的和平會議

1814年的維也納會議是一次著名的和平會議。拿破侖戰(zhàn)爭結(jié)束后，相互敵對多年的6個歐洲國家的君主在維也納舉行了一次會議，重新調(diào)整了歐洲各國的疆界，達成了新的“力量平衡”，使歐洲強國的均勢得以持續(xù)30多年。八.促進目的地社會文明程度的提高

為迎接會議特別是國際會議的召開，東道主城市或國家要對有關(guān)接待人員進行禮貌禮節(jié)等文明知識或技藝的培訓(xùn)，甚至對當(dāng)?shù)鼐用襁M行一次文明禮貌知識的宣傳教育。 與會者一般都有較高的文明禮貌修養(yǎng)，在接待與會者和與與會者交往的過程中，有關(guān)人員也會受到影響而自然而然地提高自己的文明禮貌修養(yǎng)水平。

“AAPP第三屆年會”在重慶舉行，對地處西南內(nèi)地、相對閉塞的重慶市民來說，最大收獲或許是在思想觀念上，這次高規(guī)格的關(guān)注和平與發(fā)展的國際會議給重慶帶來了開放、文明的思想觀念，開闊了市民的眼界，促進了市民文明程度的提高，增強了市民的主人翁精神和責(zé)任感?！緦嵗?/p>

國際會議促進重慶市民文明程度提高

“誠信重慶、知識重慶、禮儀重慶、魅力重慶”的城市精神深入市民人心。根據(jù)中國發(fā)展戰(zhàn)略研究會咨詢中心等部門在AAPP召開前對重慶市民的抽樣調(diào)查，所有市民都愿意為AAPP做貢獻。重慶市社會科學(xué)院院長俞榮根深有感觸地說：“我看見不少街道、居民區(qū)都掀起了英語熱。普通市民這種開放、進取的心態(tài)令人感動?！薄颈菊驴偨Y(jié)】

⑴并非所有聚集在一起的人群的活動都可以稱作會議，會議是三人以上的群體為了一定的目的在特定的時間聚集在特定的地點、按照一定的規(guī)則所進行的發(fā)言、商議、討論、交流等行為從而集思廣益、達成一定結(jié)論的活動。會議具有信息性、社會性和積聚性的本質(zhì)屬性和七個特征；⑵會議的類型有很多,國際會議的標準；（3）會議不僅具有能為舉辦地帶來可觀的經(jīng)濟收益，而且可以為舉辦地帶來社會效益?！颈菊滤伎季毩?xí)題】1.你是否同意本章中所列舉的會議的定義？請思考、研究、討論并給出你自己的會議的定義。2.你認為本章中確定國際會議的標準是否恰當(dāng)？請思考、研究、討論并給出你自己的國際會議的標準。3.討論會議的本質(zhì)屬性。中國代表團在北京釣魚臺國賓館同朝鮮代表團舉行會前磋商

第二輪六方會談現(xiàn)場【案例分析】P16—18

一次事先無確定會期的國際會議案例分析題1.該會議事先未確定會議結(jié)束的日期，中間各方自行臨時安排了多次雙邊磋商，這是否違背了會議的基本規(guī)律？2.各方出席此次會議的目的是什么？3.這次會議可以起到什么作用？第二章會議市場及其細分【本章概要】會議市場的類型、特點、規(guī)律，爭取各種會議的途徑；社團、企業(yè)會議市場和開會的目的。【本章學(xué)習(xí)目標】⑴掌握社團會議和企業(yè)會議的特點；⑵掌握會議主辦者主辦會議的目的和人們參加會議的目的；⑶熟悉如何開拓社團會議市場和企業(yè)會議市場；⑷熟悉影響社團會議和企業(yè)會議策劃者選擇會議賓館的重要因素；⑸了解會議市場的基本規(guī)律；(6)了解其他會議市場的基本情況。會議市場的含義

主辦會議的機構(gòu)會議市場參加會議的人們社團會議市場企業(yè)會議市場政府會議市場工會會議市場教育會議市場……

會議市場的細分第二節(jié)社團會議市場協(xié)會學(xué)會商會同業(yè)公會聯(lián)合會……社團組織

……內(nèi)科分會小兒神經(jīng)中華醫(yī)學(xué)會外科分會學(xué)科小組

……兒科分會小兒腎?。?87）……學(xué)科小組……≥10000個國內(nèi)會議/年中國科協(xié)一.社團會議類型AnnualConventionConference

CongressSeminar（Academic）SymposiumLecture……社團會議二.社團會議的特點會議舉辦頻率有規(guī)律多數(shù)會議籌備時間長會員自愿參加與會者多帶會伴會議節(jié)目內(nèi)容和社會活動很重要會議地點經(jīng)常變換會議人數(shù)確定遲會議組織者通常請PCO幫忙

三.社團會議的平均會期

8天，1%

4.5%

3天2天36.2%16.5%1天6天4天5天22.6%12.8%８天，１％７天，２％４.５％４.４％四.影響社團選擇會議場所的因素重要因素主要年會其它會會議室數(shù)量、大小、質(zhì)量88%63%餐飲與房間價格可協(xié)商82%68%食品服務(wù)質(zhì)量79%70%客房的數(shù)量、大小、質(zhì)量78%47%結(jié)賬程序的效率57%49%入店與離店程序的效率57%42%會議服務(wù)與設(shè)備57%40%有專人負責(zé)處理會務(wù)52%38%五.社團會議的決策者社團組織主席、副主席秘書長委員會主席、副主席理事會成員秘書

……六.如何找到社團會議（一）國際性社團會議UIA的出版物或網(wǎng)站《國際組織年鑒》動態(tài)提供目前活躍在300多個國家和地區(qū)30000多個組織詳細時新的資料《國際會議日歷》是全球民間社團會議指南，每年有15000個國際會議列入其中，所有會議信息都由召開會議的組織本身提供并確認，相當(dāng)可靠搜索引擎……（二）國內(nèi)社團會議各級民政部門的社團登記處中國民間組織管理局的網(wǎng)站（）“相關(guān)鏈接”

“社會組織網(wǎng)站” 社會團體

地方民間組織管理局的網(wǎng)站上海市社會團體管理局

“社會組織信息查詢”搜索引擎

協(xié)會組織

浙江省協(xié)會N個N個浙江在線

>

民間組織網(wǎng)

>

民間組織鏈接

企業(yè)會議市場

跨國公司,國家級企業(yè),省級企業(yè),市級企業(yè),國營企業(yè),合資企業(yè),民營企業(yè)……每個企業(yè)每年都要開很多各種各樣的會議,其目的是為了企業(yè)的生存和發(fā)展。一.企業(yè)會議類型新產(chǎn)品推介會銷售會議管理會議培訓(xùn)會議股東會議專業(yè)/技術(shù)會議(出資召開)學(xué)術(shù)研討會獎勵(旅游)會議……企業(yè)會議二.企業(yè)會議的特點會議舉辦頻率多無規(guī)律多數(shù)會議籌備時間短有關(guān)員工必須參加不需要通過促銷吸引人們參加有些會議地點相對固定會議人數(shù)確定早會議資金由企業(yè)全額支付，只有一個賬戶三.企業(yè)會議的會期

多數(shù)會議（如管理、股東會議）1天就開好了，一般選擇在當(dāng)?shù)卣匍_，不住宿，吃一頓午餐和一頓晚餐，甚至只吃一頓午餐有些會議的會期是2-3天少數(shù)會議（如獎勵會議）可能會持續(xù)5-7天四.影響企業(yè)選擇會議場所的因素重要因素關(guān)心程度食品服務(wù)質(zhì)量77%會議室數(shù)量、大小、質(zhì)量69%可協(xié)商的餐飲與房間價格67%客房的數(shù)量、大小、質(zhì)量58%會議服務(wù)與設(shè)備54%結(jié)賬程序的效率54%入店與離店程序的效率51%有專人負責(zé)處理全部會務(wù)52%五.影響企業(yè)選擇獎勵旅游會議場所的因素重要因素關(guān)心程度休閑娛樂設(shè)施72%當(dāng)?shù)貧夂?7%觀光景點等吸引物62%所在地形象魅力、流行度60%是否適合召開會議49%交通費用47%往返交通的容易度44%六.企業(yè)會議的決策者1.辦公室主任（總秘，行政秘書）2.總經(jīng)理（總裁，副總經(jīng)理，副總裁）3.市場營銷部經(jīng)理4.人力資源部經(jīng)理（人力資源總監(jiān)，培訓(xùn)主任）5.董秘6.……七.如何找到企業(yè)會議查黃頁號薄，然后打電話或上門推銷也許會找到一些企業(yè)會議，但效率低最好是讓計劃開會的企業(yè)來找你。作業(yè)

假設(shè)你是一家會議公司的市場經(jīng)理，你將怎樣讓那些要開會的社團、企業(yè)主動來找你？§3社團組織會議市場

Vs企業(yè)會議市場會議數(shù)量對比會議總?cè)藬?shù)對比

企業(yè)會議企業(yè)會議81%64%

社團組織

18%其它會議19%

17%

1%社團組織主要會議會議總花費對比企業(yè)會議32.2%

社團組織會議67.8% §4會議市場的統(tǒng)計數(shù)據(jù)一.會議參加者人數(shù)分布情況會議參加者人數(shù)范圍所占比重會議人數(shù)≤100人9.74%100人＜會議人數(shù)≤500人53.43%500人＜會議人數(shù)≤1000人17.67%1000人＜會議人數(shù)≤3000人13.56%會議人數(shù)＞3000人5.60%二.會議召開月份分布情況會議月份所占比重1月份,2月份3.08%3月份,4月份7.34%5月份,6月份12.47%7月份,8月份7.55%9月份,10月份12.75%11月份9.20%12月份3.56%§5.開會的目的

了解主辦者舉行會議和人們參加會議的目的,對于從事會議運作的人非常重要!1.樹立、提高自己的學(xué)術(shù)地位

Seminar，Academic，Symposium，Conference…2.促進行業(yè)內(nèi)的信息交流，跟上不斷前進的現(xiàn)代技術(shù)

Conference，Congress，Seminar，Convention，Academic，Symposium…一.主辦者舉行會議的目的3.保持正確的銷售目標企業(yè)會議中銷售會議、獎勵會議。4.培養(yǎng)團隊精神企業(yè)年度總結(jié)會議、拓展會議。5.激勵和獎勵優(yōu)秀員工企業(yè)舉行的表彰大會、獎勵會議。6.開發(fā)人力資源，提高員工素質(zhì)協(xié)會為會員單位舉辦的培訓(xùn)會議，或企業(yè)內(nèi)部的培訓(xùn)會議……7.貫徹精神與統(tǒng)一思想企業(yè)召開的員工大會、管理人員會議，政府召開的政治性會議……8.溝通、管理和決策企業(yè)召開的管理會議……9.溝通思想，商討問題，尋求合作不同國家、地區(qū)、企業(yè)、組織之間召開的會談、洽談會、協(xié)商會……10.公共關(guān)系需要政府召開的咨詢會、教育/研究院（所）召開的各種會議，企業(yè)的新產(chǎn)品推介會、企業(yè)出資召開的專家學(xué)術(shù)研討會（AcademicSymposium）……11.傳播教義宗教組織舉行的會議……12.擴大城市知名度，樹立城市形象官方機構(gòu)或半官方組織主辦的高規(guī)格的會議（尤其是國際性會議）……中國政府承辦的“世界婦女大會”、“萬國郵聯(lián)大會”上海市政府承辦的“亞太經(jīng)合組織（APEC）會議”13.贏利有些社團組織（尤其是協(xié)會）、會展公司、咨詢公司等舉辦、承辦的Conference，Congress，Seminar，Convention，AcademicSymposium…

不同類型的會議舉辦者具有不同的目的；有時,人們召開會議的目的可能同時具有以上兩個或數(shù)個。二.人們參加會議的目的正式目的非正式目的信息交流與人交往，旅游繼續(xù)教育身份、地位/聲望決策事業(yè)發(fā)展集體利益職業(yè)機會法律權(quán)利獲取同行承認…………【本章總結(jié)】

⑴通過對會議市場的特點和規(guī)律的探討，我們得出這樣的結(jié)論：社團會議和企業(yè)會議是會議市場的主要構(gòu)成部分，這兩種會議具有非常不同的特點和規(guī)律，要運作好這兩種會議，必須掌握其特點和規(guī)律；⑵通過對會議組織者舉辦會議的目的和人們參加會議的目的的探討，我們了解到：掌握上述目的對于我們運作好會議是非常重要的?！颈菊滤伎季毩?xí)題】社團會議和企業(yè)會議有哪些不同？假設(shè)你是一家會議公司的總經(jīng)理，你將怎樣讓那些要開會的社團和企業(yè)等主動來找你？為什么說了解人們參加會議的目的對會議舉辦者非常重要？。作業(yè)1.列表比較社團組織會議和企業(yè)會議的不同。2.P45案例分析題中國-諾華小型專家研討會現(xiàn)場第三章會議產(chǎn)品要素【本章概要】會議產(chǎn)品的涵義,會議服務(wù)產(chǎn)品與物質(zhì)產(chǎn)品的對比,構(gòu)成會議產(chǎn)品的各個要素，如何生產(chǎn)這些要素從而生產(chǎn)出完整的會議產(chǎn)品。這是本書的理論主體、重點內(nèi)容。【本章學(xué)習(xí)目標】⑴理解會議產(chǎn)品的涵義；⑵明白會議服務(wù)產(chǎn)品與物質(zhì)產(chǎn)品的不同；⑶熟知會議產(chǎn)品的各個構(gòu)成要素及其內(nèi)涵；⑷熟知會議產(chǎn)品各個要素的生產(chǎn)方法。會議產(chǎn)品的涵義會議的參加者從會議所得到的信息、服務(wù)、物質(zhì)等方面的東西?！?會議主題與議題

（Theme&Topics）會議主題是會議主要內(nèi)容的概括，會議的潛在參與者通過它就可以了解會議的大體內(nèi)容。選好會議主題是會議成功的重要因素。會議中所有議題、節(jié)目、活動的安排都要緊緊圍繞會議主題進行?！?會議演講人

會議演講人的選擇很重要，它決定著會議目標能否順利實現(xiàn)。一、演講人是會議的賣點之一二、會議演講人的挑選由會議組織者挑選（SC)從應(yīng)征論文作者中挑選（CallforPapers)頂尖專家未必是頂尖會議發(fā)言人三、TipsforspeakersSpeak30cmawayfrommicrophoneArticulateclearlyDon’tspeaktoofast“Time”yourpresentationSticktoallocatedtimeframeRehearsespeech

with

visualprojectionsUseneckmicrophonewithoverheadprojection§3會議通知與注冊通知Announcements

注冊/報名RegistrationFirstAnnouncementPre-announcementsofmeetingtobeheld(newsletter,flyer,brochure)Minimumnecessarycontent:

ThemeDatesLocationContactaddressExamples:P53SecondAnnouncement(Callforpapers)Itisveryimportanttothequalityofthecongress.Contents:大會主席的邀請信會議組織機構(gòu)主題與議題Theme，Topics征文要求會議初步日程初步旅游線路秘書處聯(lián)系方法Addresssecretarial重要日期（Datesandlocation）（會議時間與地點，論文投稿的截止日期，注冊通知書的發(fā)放日期和預(yù)先注冊的截止日期等）論文摘要表AbstractForm(例P188)反饋表ReplyForm（例P170)ThirdAnnouncement(InvitationProgram)MustcontainALLinformationrequiredbypotentialparticipanttomakethedecisiontoparticipateandtojustifythisdecision.Content:大會主席的邀請信或歡迎信會議組織機構(gòu)會議主題與議題

詳細會議日程

Datesandlocation，speakers,moderates…學(xué)術(shù)參觀Studytours—preandpost社會活動Socialprograms會伴活動

Partnerprograms付款方式與退款政策Cancellationconditions一般信息Practicalinformation (climate,currencyetc)注冊事宜與注冊表Registrationform—P68-70賓館預(yù)訂與預(yù)訂表

accommodation(differentcategories/priceranges)旅游活動與旅游預(yù)訂表交通與地圖秘書處聯(lián)系方法……§4會議專業(yè)活動安排

會議的核心活動。大會特邀演講大會分組演講大會張貼演講專業(yè)參觀§5會議場地與會場布置一、會議場地

大會會議室與小會議室貴賓休息室展覽場地廳堂登記臺辦公室存儲區(qū)

……Facilities:ConventionHallsBallroomsExhibitionHallsMeetingRoomsAuditoriumConcourseLobbyGalleryFloorPlans

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TheGalleryis3,700squaremetresofversatilespacelocatedonthethirdfloorofSuntecSingapore.TheGallerycancaterfor1,000delegatesinabanquet-stylesettingor3,000delegatesinatheatre-stylesetting.

作業(yè)

研究P73—86內(nèi)容，做P109的【復(fù)習(xí)思考題】1二、會場布置

（一）會場布置的基本模式

（二）會議基本設(shè)施的布置講臺投影設(shè)備幻燈機實物投影儀多媒體投影儀錄像機……

§6會議事務(wù)會議印刷品會議內(nèi)容摘要最終程序手冊（Agenda、Hotellists，Listofparticipants…）會議資料匯編

Namebadges…討論1.下頁圖中的兩個名卡設(shè)計得如何？2.讓與會者佩帶名卡的目的是什么？3.如何實現(xiàn)這些目的？§7會議住宿（Accommodation）與會者的具體情況決定會議住宿酒店類型和級別選擇：Fivestars,four