全采購技術規(guī)范書撰寫指南

采購技術規(guī)范書撰寫指南技術規(guī)范書的定義：技術規(guī)范書是對標的物全方位、最小顆粒度、最匹配的技術要求和月服務要求的詳細描述，它是一系列準則和標準。整個采購過程包含的主要文件為：立項文件、需求文件、采購文件、應答文件以及合同文件，而技術規(guī)范書在這幾個文件中的地位全部都是核心文件。由此可見，技術規(guī)范書非常的重要，如果技術規(guī)范書寫的不好，即使有再好的采購策略，再嚴謹?shù)牟少彿桨?，這個項目的采購基本都會以失敗來告終。關于技術規(guī)范書的撰寫，本篇文件提出3個“6”的撰寫方案，按照此方案撰寫，基本能夠完成一篇可用、規(guī)范的技術規(guī)范書。02技術交流的6點建議技術交流是非常重要的，因為采購人員不可能全方位的了解某一個技術以及它的發(fā)展方向，必須借助一切可以借助的力量，站在巨人的肩膀上，才能看的更遠。而且，供應商對技術的研究一般會比采購人更加厲害，因為對于供應商來說，這項技術是他們的立命之本，對于采購人來說，只是需要采購的一項內容。第一點：自身有很明確的建設目標。這點看似很虛，但確非常重要。如果連這點都做不到，那么這個項目就不應該允許立項，不應該被執(zhí)行，否則就是浪費錢財和人力。在要干一件事兒之前，必須想清楚再干，不僅是因為作為一個盈利性的企業(yè)，必須花好每一分錢，更是因為如果自身沒有明確的目標，那么將會被供應商的引導走，會被綁定，甚至變成供應商的附庸。通過技術交流，采購人可以修訂自己的建設目標，但一定是主動修訂，符合公司發(fā)展戰(zhàn)略和發(fā)展方向的修訂，而不是供應商說哪個方向好，就向哪個方向修訂。第二點：交流的供應商一定是標的所在行業(yè)的主流供應商?！爸髁鳌辈粌H是指規(guī)模，也指技術發(fā)展方向。如果在尋找技術交流供應商的時候，發(fā)現(xiàn)與項目初定技術發(fā)展方向一致的都是小供應商或都是行業(yè)內的非主流的供應商，那么就要停下來仔細的想一想技術方向，認真的調研一下市場需求。企業(yè)家都很聰明，都是經(jīng)過摸爬滾打，無數(shù)次失敗才成功的，如果絕大部分都沒有選擇這個方向，但項目選擇了，那么這個方向很可能存在未知的問題或風險，所以一定要做出充分的論證后，再決定項目的技術方向。而且，行業(yè)內的主流供應商都有足夠深厚的技術積累，值得學習和借鑒的地方更加的多，與這樣的供應商交流，方能達到想要達到的效果，方能少走彎路，方能快速發(fā)展。第三點：交流的數(shù)量建議不少于5家，特殊行業(yè)供應商確實較少不足5家的，可適當縮減，但不建議少于3家。對交流供應商數(shù)量要求的原因有兩點：第一點：比較簡單，招標的底線要求是3家參與。第二點：能成為了行業(yè)內的主流供應商，必然存在它自己獨特的核心競爭力，且這個核心競爭力大概率就是它的技術能力。雖然都是主流技術發(fā)展方向，但肯定存在一定的差別，所以要與多家供應商交流，取百家之所長。這樣不僅能夠不被供應商所引導，還能提煉出該技術的最好細分方向，對公司自身的技術發(fā)展有百利而無一害。第四點：若不涉及現(xiàn)場考察，建議在采購人辦公地點且單獨進行。不要把銷售看成是一個人，一定要把銷售看成一個職業(yè)，銷售的目的就是要把公司的東西賣出去，至于用什么手段賣出去，并沒有任何限制。商戰(zhàn)片里面的〃如有雷同純屬巧合”，但實際上很多都是“根據(jù)真實故事改編”。到供應商場地去交流存在兩大不確定性：第一，不確定與進行交流的供應商會用出什么手段；第二，不確定與進行交流供應商的競爭對手會用出什么手段。第五點：交流的內容必須是純技術，不涉及任何項目信息或商務信息。在交流的時候，一定要做到技術信息充分交流，商務信息閉口不談。比如供應商問〃這個項目會是采購部的哪位采購員執(zhí)行”、“這個項目大概什么時候啟動”、“這個項目你們會有多大投入”、“你們還跟誰進行了技術交流”等等，這些問題都是有目的性的。對于這些問題，只有一個答復“不清楚”，否則可能會在后續(xù)采購實施過程中帶來一些列的麻煩。第六點：完全由采購方執(zhí)筆，可借鑒交流經(jīng)驗，但不依賴于任何一個供應商，杜絕歧視性條款和限制性條款。在工作中，有些技術規(guī)范書是由供應商協(xié)助撰寫，甚至是直接由供應商撰寫的。這種情況非常危險，第一，這種情況完全可以定義為招標人和投標人串通投標；第二，這種情況寫出來的技術規(guī)范化大概率是有歧視條款的；第三，這種情況寫出來的技術規(guī)范書可能與采購人的技術發(fā)展方向不一致。所以采購人在這點上千萬不要犯懶，自己撰寫不僅能夠避免上述問題，還能加深自己對此項技術的深入理解，雖然麻煩，但非常值得。03技術規(guī)范書中應該包含的主要6項內容第一點：技術要求，包含：所有功能和性能的技術指標要求、質量指標要求、源代碼歸屬等等。對于設備采購，需要說明詳細的配置要求、設備性能要求；對于軟件開發(fā)需要說明具體功能模塊實現(xiàn)的功能要求。對于這點，一般不會出現(xiàn)太多問題或遺漏。舉個簡單的例子來說明一下:一次性紙杯的技術要求應該包含：原材料等級、厚度、上口直徑、下口直徑、高度、容量、杯口處理方式、杯底處理方式、企業(yè)LOGO大小、企業(yè)LOGO印制的位置、企業(yè)LOGO顏色及用料、保質期等情況。雖然一次性紙杯標的很小，但這些指標都是必須的，這里面的任何一個指標都影響一次性紙杯的價格或客戶的感知。比如：原材料用的好不好對價格有著重大影響、LOGO的顏色與企業(yè)本身是否匹配對客戶感知有著重大的影響。所以，技術規(guī)范書中的任何技術指標都不得馬虎，都必須進行全方面的、最小顆粒度的描述。一旦有所忽略，最終買來的東西很可能就不是想要的東西，也會給整個采購實施的公平性帶來非常大影響。第二點：服務要求，包含：服務標準、服務期限、人員配置、到貨要求、安裝部署要求、故障解決時間要求、售后服務要求、應急保障要求等等。經(jīng)驗較少的需求人員在撰寫技術規(guī)范書的時候在此點上有可能會遺漏某些內容。但等到供應商履約時出現(xiàn)問題的時候一定能想起來，不過如果在撰寫的時候遺漏了，那么后面是基本無法補救的。因為最終簽訂合同中對標的物要求描述的最重要的文件就是技術規(guī)范書，如果技術規(guī)范書沒有寫，那合同中也不會有了。這個時候再去要求供應商去做什么，就比較難以實現(xiàn)了。我還是以一次性紙杯來舉例說明，這一點應該如何寫：需要包含正常情況下下單后多久能夠到貨；大批量需求時下單后多久能夠到貨；應急需求時多久能夠到貨；送貨人員需要將紙杯搬到采購人指定庫房還是放到采購人樓下就行；如果在使用過程中發(fā)現(xiàn)紙杯存在一般性的問題，多久能夠解決;解決的方式是替換、罰錢還是扣錢，是單倍處罰還是多倍處罰；在正常的儲存環(huán)境和使用期限內，發(fā)現(xiàn)紙杯有發(fā)霉等惡性情況，需要怎么處理，整批次退貨還是終止合同。第三點：驗收要求，包含：每次驗收的驗收標準和驗收方式，以及若驗收不通過的補救要求等等。這一點比較簡單，就是交付的時候，將采用什么標準去驗收，如果驗收不用過，需要怎么處理。但實際寫出來和操作起來，并不簡單，這一點需要和第一條對應的，至少包含第一條中的所有顯性指標，甚至第二條中的顯性指標也需要包含在內，寫的時候一定要一對應。第四點：考核要求，包含：考核周期、考核明細、考核結果應用等等?？己艘蠛万炇找蟛皇且换厥聝?，考核要求是對供應商履約過程中的行為和表現(xiàn)進行評價?？己酥芷?，指的是多長時間考核一次，比如一個月、一個季度；考核明細指評分表，評分表應該包含供應商履約情況的具體指標以及具體評審標準，比如晚到貨1天應該扣多少分、晚到貨兩天應該扣多少分等情況；考核結果的應用是指完成一個周期考核后，最終得分怎么去用，比如跟付款金額掛鉤，考核得分為80-90分的，付當期訂單金額的90%的款項等等。考核指標設定的好壞、考核結果運用的好壞，對供應商的履約積極性有著非常大的影響，所以此點一定要仔細考慮，認真撰寫，最好能夠參考以往類似項目的供應商履約情況進行設定。第五點：技術建議書要求，包含：具體投標方案等等。這一點不是所有的項目都需要，對于技術非常簡單的標準化產品不需要此點。這一點包含內容為：供應商在應答滿足的基礎上，需要提供什么證明文件來說明其確實具備交付能力；供應商針對采購人的技術要求，所提供產品或服務的具體說明以及供應商的交付計劃等文件?？梢院唵卫斫鉃椋撼艘蠊虒夹g規(guī)范書做出點對點應答外，還需要供應商提供什么材料，那么就在技術建議書中進行要求。第六點：其他要求，包含：安全要求、保密要求等等。在一般的情況下，兜底條款都是不太重要的內容，但本兜底條款的重要程度不低于上面的任何一個條款，此點內容也非常重要，一定不能遺漏，不僅包含已經(jīng)列出的安全要求和保密要求，還包含一些項目的特性要求，這些要求是非常重要的，需要供應商做出特別應答。04四、技術規(guī)范書的6個檢查項這項工作的工作量也較少，但與前面兩個6同等重要，切勿忽視。第一點：國家強制要求是否全部包含。比如：通信設備的入網(wǎng)許可證、小家電的3c認證、施工服務的企業(yè)施工資質和人員資質等等，不僅需要將所知道的都要列上，還需要加上兜底條款，防止遺漏。第二點：指標要求是否與本項目相匹配。指標要求必須與項目需求相匹配，不可過高或過低，過低的話會導致最終采購到的產品不可用，過高的話會降低采購的競爭性，最終買到的可能不是性價比最高的產品，而且不管是過高還是過低都有可能帶來招標人和投標人串通投標、為投標人設定專門條款的質疑或投訴，對整個采購過程有著致命的影響。第三點：不可偏離項標注是否準確。技術規(guī)范書中的所有指標，供應商不是必須都要滿足，對部分不重要的指標可以進行適當偏離。特別是少量采購定制化產品的時候，供應商不可能為了本項目再去開模，成本太高。對于必須滿足的技術指標，需要進行標注，技術不是異常復雜的項目，此類指標一定不能過多，一般不超過十條。第四點：考核指標是否可執(zhí)行。這條是要考慮好考核指標設計的是否合理，是否可以確實的打出分來，而且考核指標客觀分一定要占絕大部分的分值比例，可以采用預打分的形式進行檢查。第五點：與評分表是否相匹配。技術和服務評分表主要內容均來自于技術規(guī)范書或技術建議書，此條需要檢查兩點：第一點，評分表中的所有評分項是否在技術規(guī)范書中都能找到對應的要求，需要供應商應答的詳細程度和維度是否與評分表的評審細則相對應；第二點，技術規(guī)范書中對本項目的重點要求，