公司應(yīng)收賬款管理辦法

第1頁共9頁應(yīng)收賬款管理辦法第一章 總則為加強上海xx信息技術(shù)有限公司(以下簡稱:公司)的應(yīng)收賬款催收工作，明確應(yīng)收賬款催討責(zé)任，加快資金回籠，提高資金利用效率，減少壞賬損失，保證現(xiàn)金流暢通，依據(jù)《集團公司應(yīng)收賬款管理辦法>>，特制定本辦法。公司應(yīng)收賬款按照“分級管理、過程控制、責(zé)任到位、目標(biāo)考核”的總體原則進行管理，實行“誰經(jīng)辦、誰負(fù)責(zé)、誰催收”的責(zé)任追究原則。應(yīng)收賬款是指公司在經(jīng)營生產(chǎn)過程中承包工程項目、銷售商品或材料、提供技術(shù)和勞務(wù)等業(yè)務(wù)形成的應(yīng)向業(yè)主、購貨單位及接受單位收取的款項，包括應(yīng)收票據(jù)、工程預(yù)付賬款、應(yīng)收賬款、其他應(yīng)收賬款以及工程結(jié)算中的存貨（尚未與業(yè)主驗工計價確認(rèn)但已形成工程產(chǎn)值或收入）等債權(quán)，以及經(jīng)審批核銷，作為賬銷案存管理的各種應(yīng)收款項。其他應(yīng)收款是指公司在經(jīng)營生產(chǎn)過程中發(fā)生的各種應(yīng)收、暫付的款項，主要包括履約保證金、投標(biāo)保證金、各類押金等本辦法適用于公司所屬各部門、項目部。第二章 事前管理應(yīng)收賬款管理應(yīng)加強事前控制，強調(diào)從源頭進行應(yīng)收帳款風(fēng)險控制，在擴大市場營銷份額的同時，控制應(yīng)收帳款額度。市場經(jīng)營部應(yīng)在投標(biāo)環(huán)節(jié)重點審查建設(shè)單位（業(yè)主）資信能力、項目審批手續(xù)、資金來源渠道、資金支付履約能力等。對投資不落實，資金有嚴(yán)重缺口的項目慎重承接；對墊資、帶資的項目要進行風(fēng)險和效益評估，出具評估意見；對BT項目，應(yīng)組織做好可行性報告，重點考慮資金來源渠道、履約能力、資金成本效益分析，為公司提供決策意見。在合同簽訂環(huán)節(jié)重點加強債權(quán)保障條款的商談和審查，并組織合同評審；合同簽訂后，應(yīng)組織合同交底投標(biāo)人員和合同談判人員應(yīng)熟悉掌握各類經(jīng)濟法規(guī)，在簽訂合同時，應(yīng)嚴(yán)格按照公司合同管理辦法規(guī)定，做到條款完備，含義明確，防止發(fā)生合同糾紛和合同款項的拖欠。其中，必須明確工程結(jié)算和合同款項支付的方式、時間和不能按時結(jié)算及付款的違約責(zé)任。非工程項目類的產(chǎn)品銷售、貿(mào)易應(yīng)盡可能采取現(xiàn)款結(jié)算方式，對首次合作、非誠信企業(yè)和個人一律不允許賒銷。確需賒銷的，必須嚴(yán)格控制賒銷規(guī)模和金額第三章日常管理第十一條應(yīng)收賬款確認(rèn)（一）財務(wù)部對應(yīng)收賬款應(yīng)按客商、工程類別、項目名稱、地區(qū)、賬齡等設(shè)置應(yīng)收賬款輔助核算，詳細(xì)核算應(yīng)收賬款業(yè)務(wù)，并按以下規(guī)定確認(rèn)應(yīng)收賬款：1、簽訂的工程合同（含技術(shù)服務(wù)和工程設(shè)備銷售），按合同約定通過驗工計價方式結(jié)算工程款的，工程管理部門應(yīng)在收到經(jīng)建設(shè)單位（業(yè)主）批準(zhǔn)的工程結(jié)算單十個工作日內(nèi)提交財務(wù)部，由財務(wù)據(jù)以確認(rèn)應(yīng)收賬款；2、依據(jù)合同約定通過開具發(fā)票辦理結(jié)算工程款支付的，財務(wù)根據(jù)發(fā)票存根聯(lián)確認(rèn)應(yīng)收賬款；3、產(chǎn)品銷售（自有產(chǎn)品）、貿(mào)易合同，依據(jù)合同已向?qū)Ψ桨l(fā)出商品且未收到相應(yīng)款項部分的，無論發(fā)票開具與否，均應(yīng)憑有效憑據(jù)確認(rèn)應(yīng)收賬款。（二）財務(wù)部對其他應(yīng)收款按經(jīng)濟業(yè)務(wù)性質(zhì)，并按部門、人員、工程項目等設(shè)置輔助核算。支付其他應(yīng)收款時，經(jīng)辦部門及人員必須取得對方蓋有單位發(fā)票專用章的正規(guī)發(fā)票或收據(jù)。第十二條財務(wù)部嚴(yán)格按照集團資金管理有關(guān)規(guī)定，工程回款一律通過公司指定的銀行賬戶進行結(jié)算，并及時辦理會計業(yè)務(wù)，反饋收款信息。對一次收入多項目的款項，業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門必須及時提供款項明細(xì)，方可入賬。第十三條財務(wù)部需加強發(fā)票管理，堅持“前票不回、后票不開”的原則。第十四條與集團內(nèi)部各企業(yè)、各單位間發(fā)生經(jīng)濟業(yè)務(wù)產(chǎn)生的債權(quán)，應(yīng)以公司文件規(guī)定或經(jīng)濟合同為基礎(chǔ)，雙方簽字確認(rèn)，并保持金額和時間一致，不能單邊掛賬第十五條工程結(jié)算管理（一）各部門、項目部應(yīng)加強與建設(shè)單位溝通協(xié)調(diào)，在按照工程合同完成工程進度的同時，應(yīng)按合同約定的時間和方式及時與業(yè)主進行結(jié)算、回收工程款。（二）由于業(yè)主或發(fā)包方不能及時付款而造成停工或工期延誤，需要收集書面證據(jù)，其損失要及時向業(yè)主或發(fā)包方提出索賠；由于設(shè)計變更導(dǎo)致工作量增加或因業(yè)主原因?qū)е碌淖兏退髻r費用，要及時進行現(xiàn)場簽證，追加合同價款和辦理工程結(jié)算，確保取得足額結(jié)算收入和工程款。（三）對已竣工項目，各單位、項目部應(yīng)根據(jù)合同規(guī)定按時編制工程竣工結(jié)算，及時向業(yè)主或發(fā)包方辦理竣工決算，嚴(yán)格按照合同規(guī)定的時間辦理結(jié)算送審，確保在合同規(guī)定時間內(nèi)審批工程結(jié)算書并支付工程結(jié)算款。（四）工程竣工結(jié)算期間，各單位、項目部應(yīng)對合同內(nèi)外新增和變更項目認(rèn)真核對確認(rèn)，形成最終應(yīng)收賬款金額，及時取得對方的簽認(rèn)。第十六條應(yīng)收賬款催收管理（一）建立健全應(yīng)收賬款催收和回收責(zé)任制度，對應(yīng)收賬款的催收實行“誰主管、誰經(jīng)辦、誰負(fù)責(zé)”的原則。即對項目應(yīng)收賬款實行項目經(jīng)理負(fù)責(zé)制和清欠責(zé)任終身制，無論崗位變動與否，有關(guān)人員的清欠責(zé)任不變（二）嚴(yán)格催款工作計劃制度。財務(wù)部會同工程管理部每年制定公司年度清欠目標(biāo)、應(yīng)收賬款和工程存貨清理目標(biāo)，并發(fā)文下達。將年度目標(biāo)細(xì)化為季度計劃和月計劃，并細(xì)化方案、采取措施、狠抓落實。財務(wù)部每月統(tǒng)計和通報計劃執(zhí)行情況和應(yīng)收賬款余額及變化數(shù)據(jù)（三）主動保持與客戶的聯(lián)系和溝通，及時了解客戶的償債能力、經(jīng)營情況、款項拖欠原因以及對方經(jīng)辦人員變動情況。對到期的應(yīng)收賬款應(yīng)由財務(wù)部書面發(fā)出催款通知，及時提醒經(jīng)辦人員或催收責(zé)任人向客戶催收款項，部門與項目部相關(guān)人員需主動保持與客戶的聯(lián)系和溝通，及時了解客戶的償債能力、經(jīng)營情況、款項拖欠原因以及對方經(jīng)辦人員變動情況。對到期的應(yīng)收賬款應(yīng)由財務(wù)部書面發(fā)出催款通知，及時提醒經(jīng)辦人員或催收責(zé)任人向客戶催收款項（四）財務(wù)部定期（一年至少一次）組織與往來客戶以實地核對、書面函證等方式核對往來賬務(wù)情況，確定應(yīng)收賬款數(shù)額，填制工程價款對賬單、企業(yè)詢征函，并取得有效的回執(zhí)。如有不符，應(yīng)當(dāng)查明原因，及時處理。將賬單、詢征函作為會計檔案進行管理（五）對于逾期時間長（一般在6個月以上）、催收難度大、金額較大（一般在100萬元以上）的應(yīng)收款項，要制定專項措施、指定責(zé)任人，跟蹤催收工作。(六)為防止拖欠時間超過法定有效時限，對于經(jīng)多次催收無效或效果較差的逾期一年以上的應(yīng)收賬款，無論金額大小，應(yīng)及時報告財務(wù)部，由公司決策是否采取法律手段維護公司利益。（七）建立一套完整的債權(quán)記錄、催收記錄并動態(tài)更新，形成工程項目應(yīng)收賬款債權(quán)檔案，為將來可能發(fā)生的債權(quán)糾紛提供有效的法律文件。除按工程檔案和會計檔案規(guī)定的資料外，主要有對賬單、甲供材料結(jié)算書、對方簽訂的還款計劃、經(jīng)核對確認(rèn)無誤的欠款書面文件、催款信函、傳真、電話錄音等。(八)每年年終，必須全面清查公司的各項應(yīng)收賬款，做到債權(quán)明確、賬賬相符、賬實相符，并編制應(yīng)收賬款清查及賬齡分析明細(xì)表。（九）在清查應(yīng)收賬款時，相對應(yīng)的應(yīng)付賬款應(yīng)當(dāng)一并清查。對既有債權(quán)又有債務(wù)的同一債務(wù)人，應(yīng)付該債務(wù)人的款項，應(yīng)當(dāng)從應(yīng)收賬款中抵扣。涉及公司內(nèi)部不同單位的，由財務(wù)部統(tǒng)一匯總、協(xié)調(diào)并做賬務(wù)處理（十）當(dāng)應(yīng)收賬款受到拖欠或拒付時，可以根據(jù)不同情況采取訴訟、債務(wù)重組（如非貨幣性資產(chǎn)抵償）、制定分期償債計劃、修改債務(wù)條件等方式進行催收，經(jīng)上報公司批準(zhǔn)后實施。（十一）加強其他應(yīng)收款的管理，對投標(biāo)保證金、履約保證金和其他保證金應(yīng)每季度清理一次。財務(wù)部應(yīng)于保證金到期前一個月書面通知相關(guān)責(zé)任人辦理催收。無法及時或足額收回的，應(yīng)當(dāng)分析原因，找出書面證據(jù)。（十二）各部門、項目部要加強備用金的管理，嚴(yán)格按照備用金管理辦法借用和歸還，減少備用金掛支。備用金應(yīng)定期（每季不少于一次）進行清理，對長期拖欠備用金的人員經(jīng)公司批準(zhǔn)后，應(yīng)及時從其工資薪酬中扣除第四章壞賬核銷第十七條在清查核實的基礎(chǔ)上，對確實不能收回的各種應(yīng)收賬款，在取得本辦法規(guī)定的證據(jù)，履行規(guī)定的程序并獲得批準(zhǔn)后，應(yīng)及時作為壞賬損失處理第十八條財務(wù)部要按照《企業(yè)會計準(zhǔn)則》的規(guī)定合理計提應(yīng)收賬款壞賬準(zhǔn)備。有下列情形之一者，應(yīng)收賬款應(yīng)全部確認(rèn)為壞賬損失。（一）債務(wù)人被依法宣告破產(chǎn)、撤銷的，應(yīng)當(dāng)取得破產(chǎn)宣告、注銷工商登記或吊銷執(zhí)照的證明或者政府部門責(zé)令關(guān)閉的文件等有關(guān)資料，在扣除以債務(wù)人清算財產(chǎn)清償?shù)牟糠趾?，仍不能收回的?yīng)收賬款余額，確認(rèn)為壞賬損失（二）債務(wù)人死亡或依法被宣告失蹤、死亡，其財產(chǎn)或者遺產(chǎn)不足清償且沒有繼承人的應(yīng)收賬款，在取得相關(guān)法律文件后，確認(rèn)為壞賬損失（三）涉訟的應(yīng)收賬款，已生效的人民法院判決書、裁定書判定、裁定本方敗訴的，或者本方雖然勝訴但因無法執(zhí)行被裁定終止執(zhí)行的，應(yīng)在取得相關(guān)的判決書、裁定書后，確認(rèn)為壞賬損失（四）債務(wù)人因遭受戰(zhàn)爭、國際政治事件及自然災(zāi)害等不可抗力因素影響，確實無法收回的應(yīng)收款項（五）在逾期不能收回的應(yīng)收款項中，單筆數(shù)額較小、不足以彌補清收成本的（六）逾期3年以上的應(yīng)收款項，具有依法催收磋商記錄，確認(rèn)債務(wù)人已資不抵債、連續(xù)3年虧損或連續(xù)停止經(jīng)營3年以上的，并能認(rèn)定在最近3年內(nèi)沒有任何業(yè)務(wù)往來的上述（四）、（五）、（六）項應(yīng)作出專項說明，由公司聘請社會中介機構(gòu)進行職業(yè)推斷和客觀評判后出具鑒證證明，認(rèn)定為壞賬損失第十九條發(fā)生壞賬損失應(yīng)當(dāng)按照以下程序處理，并填報壞賬損失審批表（一）由責(zé)任單位經(jīng)過取證，提出報告，說明壞賬損失的原因和事實（二）財務(wù)部對上述資料進行審核后，提出財務(wù)處理意見，并提交公司總經(jīng)理辦公會進行審定。其中單項應(yīng)收賬款在5萬元以上的損失需報股份公司批準(zhǔn)（三）根據(jù)會議紀(jì)要、上級批復(fù)及相關(guān)證據(jù)，由公司總經(jīng)理簽字確認(rèn)后，進行賬務(wù)處理。第二十條財務(wù)部對已經(jīng)作為壞賬損失處理的逾期3年的應(yīng)收賬款，應(yīng)逐筆建立賬銷案存檔案，繼續(xù)保留追索權(quán)。財務(wù)部應(yīng)組織包括原相關(guān)責(zé)任人在內(nèi)的專人小組追索清收第五章 分析與評價第二十一條財務(wù)部門每季編制應(yīng)收賬款賬齡分析表，進行賬齡分析，檢查應(yīng)收賬款實際占用天數(shù)，正確區(qū)分工程進度欠款、工程質(zhì)保金和長期拖欠的工程款，全面掌握應(yīng)收賬款的賬齡結(jié)構(gòu)。第二十二條各部門負(fù)責(zé)人、項目經(jīng)理應(yīng)將本單位應(yīng)收賬款情況分析列入季度經(jīng)濟分析例會的主要內(nèi)容。及時分析應(yīng)收賬款管理情況、應(yīng)收賬款項目形成原因、風(fēng)險狀況和對財務(wù)狀況的影響、應(yīng)收賬款催收目標(biāo)執(zhí)行情況等；及時有針對性地制定收款和監(jiān)控措施第二十三條財務(wù)部應(yīng)對應(yīng)收賬款情況予以監(jiān)控，并于每半年末的次月15日前對應(yīng)收賬款管理情況進行匯總、分析和評價。在經(jīng)濟活動分析報告中應(yīng)重點分析應(yīng)收賬款管理情況、存在的問題以及采取的措施，為公司決策層提供決策信息第六章應(yīng)收賬款的考核管理第二十四條：應(yīng)收賬款的考核原則：應(yīng)收賬款實行“項目經(jīng)理為第一責(zé)任人”、“領(lǐng)導(dǎo)班子與項目部風(fēng)險共擔(dān)”的考核原則。對于應(yīng)收賬款沒有回收的項目，在項目回收前不得對項目班子和相關(guān)責(zé)任人員全部兌現(xiàn)承包