東盟背景下秘書知識結(jié)構(gòu)和能力結(jié)構(gòu)的構(gòu)建 文秘學(xué)專業(yè)

PAGE14論中國東盟背景下秘書知識結(jié)構(gòu)和能力結(jié)構(gòu)的構(gòu)建摘要自從中國—東盟自由貿(mào)易區(qū)建設(shè)以來，中國與東盟各國之間的貿(mào)易往來日益密切。自貿(mào)區(qū)廣闊地發(fā)展前景，在為企業(yè)提供一個良好的發(fā)展環(huán)境的同時，也為秘書工作者提供一個機遇和挑戰(zhàn)。在這樣一種背景之下，社會對秘書的要求更加趨向國際化、現(xiàn)代化，社會需要國際化秘書人才，秘書人員應(yīng)把握機遇，認清形勢，轉(zhuǎn)變舊觀念，建立起科學(xué)合理的知識結(jié)構(gòu)和能力結(jié)構(gòu)，順應(yīng)時代的發(fā)展潮流。秘書工作是為領(lǐng)導(dǎo)聯(lián)系人脈，管理事務(wù)的一項重要環(huán)節(jié)，是如今現(xiàn)代企業(yè)管理工作中必不可少的一部分，本文從新時代對秘書從業(yè)人員知識能力的新要求出發(fā)，分析了新時代的秘書應(yīng)具備的幾項技能和新時代秘書知識結(jié)構(gòu)存在的問題，并提出了完善措施?，F(xiàn)代秘書不但要為領(lǐng)導(dǎo)的日常工作提供全方位的服務(wù),更要為領(lǐng)導(dǎo)者的決策與管理提供“智囊式”的服務(wù),甚至還要成為分擔(dān)上司部分職能的名副其實的助手。秘書綜合素質(zhì)涉及政治、思想、作風(fēng)、道德品質(zhì),以及知識、能力、心理方面。關(guān)鍵詞：中國東盟自貿(mào)區(qū)，秘書知識結(jié)構(gòu)，能力結(jié)構(gòu)，構(gòu)建

OnChina-ConstructionofASEANsecretarybackgroundABSTRACTSincetheconstructionofthechina-aseanfreetradearea,theflowoftradebetweenChinaandaseancountriesisincreasinglyclose.Freetradeareawideprospectsfordevelopment,provideagooddevelopmentenvironmentforthebusinessenterpriseatthesametime,alsoprovideanopportunityandchallengeforthesecretaryoftheworkers.Undersuchabackground,socialdemandforsecretarymoretowardinternationalization,modernization,internationalsecretarytalentssocialneeds,thesecretarypersonnelshouldgrasptheopportunity,torecognizethesituation,changeoldideas,establishscientificandreasonableknowledgestructureandabilitystructure,keepupwiththetrendoftheeradevelopment.Secretarialworkiscontactconnectionsforleadership,managementisanimportantlinkinthetransaction,isnowanindispensablepartofmodernenterprisemanagement,thisarticlefromtheneweraofthenewrequirementsofthesecretarypersonnelknowledgeability,analyzedthenewerasecretaryshouldhaveseveralskillsandsecretaryoftheneweraoftheknowledgestructureofexistingproblems,andputforwardtheperfectmeasures.Modernsecretaryshouldnotonlyledbydailyworktoprovideafullrangeofservices,morefortheleader'sdecisionandmanagementtoprovidetheservices\"thinktank\",andevenbecomeasharepartofthefunctionofrealboss'sassistant.Secretaryqualityinvolvespolitics,thought,style,moralquality,aswellastheknowledge,abilityandpsychologicalaspects.KEYWORDS：china-ASEANFreeTradeArea，TheSecretary

knowledgestructure，Abilitystructure，Construction-ii--PAGEi-目錄MACROBUTTONInsertCrossReferenceTOC\o"1-3"\h\z4463引言 1250741東盟背景下秘書構(gòu)建科學(xué)與合理的知識結(jié)構(gòu)的必要性 24512東盟背景下秘書知識結(jié)構(gòu)的構(gòu)建 4274412.1構(gòu)建扎實的基礎(chǔ)知識結(jié)構(gòu) 475412.2構(gòu)建精深的專業(yè)知識 480472.2.1構(gòu)建專業(yè)的秘書學(xué)理論知識 4250592.2.2構(gòu)建精深的行業(yè)專業(yè)知識 5187712.3構(gòu)建廣博的輔助知識 6119803東盟背景下秘書能力結(jié)構(gòu)的構(gòu)建 8292973.1具備五大基本能力 9135733.2構(gòu)建多層次的能力結(jié)構(gòu) 9183493.2.1培養(yǎng)自身的外語能力，比他人多一份優(yōu)勢 9142673.2.2提高跨文化交際能力，做好對外管理工作 925483.2.3增強信息處理能力，高效率完成任務(wù) 1073733.2.4提升組織管理能力，當領(lǐng)導(dǎo)的得力助手 11137383.2.5加強隨機應(yīng)變能力的鍛煉，機智行事 11279143.2.6提高出謀獻策能力，發(fā)揮秘書參謀作 1177923.2.7增強調(diào)研和創(chuàng)新能力，發(fā)現(xiàn)問題，解決問題 1211099參考文獻 1327187后記 14第一章MACROBUTTONAcceptAllChangesInDoc[XXXX...]-PAGE14-引言秘書是一個龐大的社會職業(yè)群體，在經(jīng)濟發(fā)達的當今社會，已成為一種熱門職業(yè)。隨著社會的發(fā)展，秘書職業(yè)受到人們的廣泛關(guān)注，社會對秘書的需求量也在不斷增加。秘書工作走向職業(yè)化道路，是順應(yīng)時代發(fā)展的結(jié)果。筆者在此就中國-東盟背景下，探討秘書知識結(jié)構(gòu)與能力結(jié)構(gòu)的構(gòu)建問題。東南亞國家聯(lián)盟(AssociationofSoutheastAsianNations)，簡稱東盟(ASAN)。成員國有十個，分別為：印度尼西亞、新加坡、菲律賓、泰國、文萊、馬來西亞、越南、老撾、柬埔寨和緬甸，在1996年，中國成為了東盟的全面對話伙伴國[1]。眾所周知，中國—東盟自由貿(mào)易區(qū)正式建立是在2010年1月1日。自從中國—東盟自由貿(mào)易區(qū)建設(shè)以來，中國與東盟各國之間除了在經(jīng)貿(mào)關(guān)系上發(fā)展迅猛外，其他領(lǐng)域也有著明顯地發(fā)展，比如政府相關(guān)職能部門、文化部門、教育行業(yè)等。中國與東盟積極開展青年、文化、教育、媒體、旅游等非經(jīng)濟領(lǐng)域的合作，舉辦了“中越青年大聯(lián)歡”、中國—東盟教育周、中國—東盟新聞部長會議等，上海世博會東盟國家展館讓更多人們了解了東盟，這些為雙方經(jīng)貿(mào)合作形成了更加有利的人文環(huán)境；中國廣東、廣西、湖北、湖南、河北、河南、山東、四川、江西以及大連、昆明等30多個省市政府分別舉辦了中國—東盟自貿(mào)區(qū)政策宣講會，2010年第六屆泛珠三角區(qū)域合作與發(fā)展論壇以對接?xùn)|盟作為重點，中國越來越多的省市在積極地發(fā)展與東盟的經(jīng)貿(mào)合作[2]。

在中國與東盟經(jīng)貿(mào)合作中，商會活動走向新的趨勢，政府與商會的互動將會更加密切。近年來，政府有關(guān)部門也在加大對中國-東盟自貿(mào)區(qū)的宣傳力度。自貿(mào)區(qū)廣闊地發(fā)展前景，在為企事業(yè)提供一個良好的發(fā)展環(huán)境的同時，也對秘書工作者提出了新的要求。對于秘書工作性質(zhì)而言，秘書工作已逐漸走向國際化、現(xiàn)代化道路，社會需要復(fù)合型秘書人才。在中國-東盟背景下，秘書職能不單單停留在熟練掌握辦公設(shè)備、寫公文等基本技能上，更應(yīng)該了解東盟國家的國情，注重跨文化國際交流，懂得相關(guān)貿(mào)易及法律知識，為領(lǐng)導(dǎo)者出謀獻策，排憂解難。秘書工作者想提高自身的競爭力，應(yīng)早點認清這一嚴峻形勢，調(diào)整以往的舊的認知觀念，建立起科學(xué)合理的知識結(jié)構(gòu)和能力結(jié)構(gòu)。第二章MACROBUTTONAcceptAllChangesInDoc[XXXX...]東盟背景下秘書構(gòu)建科學(xué)與合理的知識結(jié)構(gòu)的必要性所謂知識結(jié)構(gòu)，是指人類知識在個人頭腦中的內(nèi)化狀況，包括知識的種類及各種知識之間的比例、聯(lián)系[3](P37)。構(gòu)建知識結(jié)構(gòu)，秘書將可以更好地把握知識體系各部分之間的聯(lián)系與相互作用，對知識的掌握提升到一個更高的層次。知識結(jié)構(gòu)是工作能力的潛在基礎(chǔ)，關(guān)系到一個人整體素質(zhì)的提高，因此，對秘書人員來說，最重要的不是知識的廣博精深，而是其知識結(jié)構(gòu)是否合理，能否發(fā)揮最佳效用；秘書優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)應(yīng)該遵循中心性原則、系統(tǒng)性原則和動態(tài)性原則[4](P56)。知識結(jié)構(gòu)不是一成不變的，它隨著社會的發(fā)展而發(fā)生變化。不同的時期，不同的社會背景，不同的職業(yè)，用人單位對于應(yīng)聘者所具備的知識結(jié)構(gòu)也就不盡相同。在中國-東盟背景下，秘書的知識結(jié)構(gòu)與以往的舊的知識結(jié)構(gòu)不同，內(nèi)容與側(cè)重點也已發(fā)生改變。社會需要精通國際法律法規(guī)、經(jīng)貿(mào)類知識、小語種翻譯等能力極強的應(yīng)用型秘書人才，這樣的人才在市場上往往供不應(yīng)求。近年來，我們國家也在重視培養(yǎng)國際化人才，爭取與國際接軌，與東盟各國積極合作，促進祖國的繁榮富強。秘書構(gòu)建科學(xué)、合理的知識結(jié)構(gòu)，是秘書適應(yīng)中國-東盟自貿(mào)區(qū)發(fā)展趨勢的必然要求。在中國-東盟背景下，社會各行各業(yè)對秘書的需求量大大增加，秘書工作走向辦公自動化、職業(yè)化、社會化、高效化道路。國外市場的打開，使國與國之間、企業(yè)與企業(yè)之間的競爭變得越來越激烈，秘書工作者面臨巨大的挑戰(zhàn)。為了能跟上時代的發(fā)展步伐，秘書應(yīng)該構(gòu)建科學(xué)合理的知識結(jié)構(gòu)。更新和調(diào)整自身的知識，明白自己哪些方面需要加強，提高思想認識水平，樹立競爭意識，與時俱進。秘書構(gòu)建科學(xué)、合理的知識結(jié)構(gòu)，是秘書提升自身能力的一個堅實基礎(chǔ)。在中國-東盟背景下，大量的外國企業(yè)進入我國，這些企業(yè)需要中國本土的高級翻譯型秘書人才、國際經(jīng)營貿(mào)易人才等，這就給秘書工作者一個很好的發(fā)展平臺。構(gòu)建科學(xué)、合理的知識結(jié)構(gòu)，秘書可以更好地了解東盟相關(guān)知識，更新自己的知識結(jié)構(gòu)，提高自身能力，在應(yīng)聘競爭中脫穎而出，在進入工作中能夠較快地適應(yīng)新環(huán)境。此外，對于在其他非經(jīng)濟領(lǐng)域工作的秘書人員，知識結(jié)構(gòu)上也應(yīng)有所更新。時代在發(fā)展，秘書的思想觀念不能停留在以往社會對秘書的要求上，擁有一個新的科學(xué)合理的知識結(jié)構(gòu)，秘書才能更好地在實踐中鍛煉自己的能力，提高辦事效率，進而提高自己的綜合能力。劃分秘書人員的知識結(jié)構(gòu)具有現(xiàn)實意義，構(gòu)建科學(xué)、合理的知識結(jié)構(gòu)，有利于秘書認清當前形勢，了解中國-東盟背景下社會需要什么類型的秘書人才，社會對秘書行業(yè)的新要求，社會各行業(yè)對秘書的需求量情況；有利于秘書人員自覺遵守秘書職業(yè)道德規(guī)范，加強自身素質(zhì)與修養(yǎng)，更好地融入到中國-東盟建設(shè)事業(yè)的大浪潮之中；有利于秘書把握時機，針對新形勢提高自身的辦事效率，愛崗敬業(yè)，實事求是，勇于創(chuàng)新，勇于實踐，積極進取，勤勤懇懇，樹立終身學(xué)習(xí)的觀念，提高自身的綜合能力。知識結(jié)構(gòu)不是單一的，而是多層次的，要想把知識靈活地運用到工作上，就應(yīng)該建立起一個符合所從事行業(yè)的知識框架。第三章MACROBUTTONAcceptAllChangesInDoc[XXXX...]東盟背景下秘書知識結(jié)構(gòu)的構(gòu)建構(gòu)建扎實的基礎(chǔ)知識結(jié)構(gòu)基礎(chǔ)知識，是一個人勝任工作的最基本的墊腳石。擁有扎實的基礎(chǔ)知識，秘書將能夠更加迅速地學(xué)習(xí)新事物。秘書基礎(chǔ)知識應(yīng)該包括政治哲學(xué)類知識以及基礎(chǔ)的語文、數(shù)學(xué)、地理、歷史知識。秘書是領(lǐng)導(dǎo)的助手，在中國-東盟背景下，其本身的政治性使得秘書必須要了解政治，關(guān)注政治動向，因此秘書人員需要具備必要的政治素養(yǎng)。為此秘書應(yīng)該利用空余時間學(xué)習(xí)一些馬克思主義理論、毛澤東思想、鄧小平理論和“三個代表”重要思想，了解和關(guān)注黨和國家的方針、政策，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)貫徹執(zhí)行黨和國家的方針、政策，兢兢業(yè)業(yè)，為人民服務(wù)，為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)。有科學(xué)理論作為指導(dǎo)，秘書人員在處理問題和解決問題的過程中，將理論與實踐相結(jié)合，能夠少走彎路。堅持真理，從客觀實際出發(fā)，正確做出判斷，提高自己的政治素質(zhì)和思想道德水平。作為領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手，秘書有責(zé)任監(jiān)督領(lǐng)導(dǎo)的決策是否符合國家法律法規(guī)，有責(zé)任為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策。在中國-東盟背景下，對于企業(yè)秘書，應(yīng)該關(guān)注黨和國家頒布的關(guān)于企業(yè)經(jīng)營的方針、政策，這關(guān)系到企業(yè)的長久發(fā)展，關(guān)系到秘書執(zhí)行工作的一個不容忽視的地方。構(gòu)建精深的專業(yè)知識構(gòu)建專業(yè)的秘書學(xué)理論知識專業(yè)知識是秘書知識結(jié)構(gòu)的核心，秘書專業(yè)知識包括很多內(nèi)容，要全面掌握是非常有難度的，每一項內(nèi)容值得秘書花心思和精力去學(xué)習(xí)。在中國-東盟背景下，秘書專業(yè)的基礎(chǔ)知識應(yīng)該包括以下內(nèi)容：秘書學(xué)、秘書寫作、信息學(xué)、檔案學(xué)、辦公自動化教程、公共關(guān)系學(xué)、商務(wù)禮儀、國際商務(wù)談判等等[5]。秘書學(xué)是一門綜合性很強的學(xué)科，由廣大理論工作者經(jīng)過不斷調(diào)研，不斷探索而編寫出的較為系統(tǒng)的著作，它引導(dǎo)秘書了解秘書學(xué)原理、秘書實務(wù)方面的知識，如秘書職能、秘書機構(gòu)、公文撰寫、公共關(guān)系工作、機關(guān)事務(wù)管理、秘書基本素養(yǎng)等等，幫助秘書積累和鞏固秘書專業(yè)知識，在工作崗位上能盡快進入角色，把工作做得更加出色。對于在校秘書專業(yè)生，可在專業(yè)課上認真聽講，課后花時間進行知識的吸收、歸納和總結(jié)；對于非專業(yè)在校生，可去圖書館借相關(guān)秘書學(xué)書籍來閱讀；而對于那些已經(jīng)走上工作崗位的秘書人員，可以通過其他方式借到或者買到秘書學(xué)書籍，利用空閑時間彌補自己的專業(yè)知識。寫作是秘書人員一項基本的技能，在中國-東盟背景下，進入國企或者外企工作的秘書，也應(yīng)該具備各類文體的寫作技巧。汪東發(fā)、張鑫在《現(xiàn)代秘書寫作》中把秘書寫作的常用文體劃分為四大類：通用公文類、事務(wù)文書類、生活文書類和專用文書類。行業(yè)的不同，導(dǎo)致秘書寫作的側(cè)重點不同。從事東盟經(jīng)貿(mào)方向的秘書，難免會接觸到經(jīng)貿(mào)文書、涉外文書、事務(wù)文書。不同文體有不同的行文規(guī)范、寫作格式和寫作注意事項，秘書人員應(yīng)根據(jù)所從事行業(yè)的要求入手，提高自身的寫作水平。克服心理障礙，培養(yǎng)寫作興趣，掌握通知、請示、批復(fù)、函、會議紀要等行政公文的寫作[6]。寫作水平不是一時半會兒就能夠提高上來的，秘書應(yīng)針對薄弱部分，擬長久計劃，多閱讀先關(guān)文獻和書籍，掌握各類文體的寫作技巧，并在工作中實踐，積累寫作經(jīng)驗。21世紀是知識經(jīng)濟時代，信息工作是秘書日常工作當中的重要一項，學(xué)習(xí)信息學(xué)能夠提高秘書的辦事效率。秘書在收集信息時，應(yīng)圍繞領(lǐng)導(dǎo)的工作進行。對形形色色的信息進行鑒別、篩選、分類、整理；與各部門加強溝通，爭取迅速地從各部門收集到領(lǐng)導(dǎo)需要的信息。收集信息的渠道有很多，比如報紙雜志、公司內(nèi)部資料、上網(wǎng)、實地調(diào)查等。隨著我國與東盟十國建立合作伙伴關(guān)系，了解和掌握相關(guān)商務(wù)禮儀知識成為秘書人員工作的客觀需要。作為一名商務(wù)秘書，除了要有良好的素養(yǎng)，具備基本技能，還必須學(xué)習(xí)涉外交際禮儀。商務(wù)禮儀包括儀表禮儀、日常交往中的禮貌禮節(jié)、商務(wù)活動禮儀等，秘書人員應(yīng)針對不同的國家，有選擇性地進行學(xué)習(xí)。此外，秘書人員應(yīng)尊重外賓的習(xí)俗，了解外國人的忌諱，以避免因不注意而使外賓感到不愉快，影響公司的形象和商務(wù)活動的順利進行。得體的行為舉止能給人以愉悅的享受，禮儀在商務(wù)談判、樹立企業(yè)形象、人際關(guān)系的調(diào)節(jié)和行為規(guī)范方面發(fā)揮重要作用。除了以上所提到的秘書學(xué)、秘書寫作、信息學(xué)、商務(wù)禮儀外，公共關(guān)系學(xué)、檔案學(xué)等專業(yè)學(xué)科也是秘書知識結(jié)構(gòu)不可缺少的。增強專業(yè)知識，秘書應(yīng)從觀念上有所改變，樹立終身學(xué)習(xí)的觀念，干一行，愛一行，專一行；增強效率意識，高效率完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的事情，促進企業(yè)的發(fā)展。構(gòu)建精深的行業(yè)專業(yè)知識行業(yè)知識是指秘書所在行業(yè)的行業(yè)知識[7]，秘書部門是一個企業(yè)的綜合管理部門。在中國-東盟背景下，在涉外經(jīng)濟部門、外企或政府從事國際貿(mào)易業(yè)務(wù)的秘書，應(yīng)具備相關(guān)企業(yè)管理常識，比如生產(chǎn)管理、安全管理、市場營銷常識、財會常識、法律常識等。公司的基本情況，包含公司的發(fā)展史、公司的經(jīng)營理念、各部門分工情況、相關(guān)產(chǎn)品知識等。此外，還應(yīng)了解公司所在行業(yè)的基本情況，包括行業(yè)發(fā)展趨勢、新產(chǎn)品市場競爭優(yōu)勢等，了解和掌握國際法律法規(guī)知識、管理學(xué)、經(jīng)濟學(xué)理論知識、國際貿(mào)易理論知識，學(xué)習(xí)和運用現(xiàn)代化管理方法，為領(lǐng)導(dǎo)出謀獻策。秘書在各種協(xié)議、合同的擬寫、商務(wù)談判等方面，都會用到法律常識，如憲法、合同法、公司法、勞動法這些應(yīng)有所涉及。秘書人員掌握基本的法律知識，做到知法、懂法、守法，可以在一定程度上維護好公司、機關(guān)的利益，為領(lǐng)導(dǎo)避免法律糾紛事件的發(fā)生。若是在經(jīng)濟部門工作，秘書就需要掌握相關(guān)經(jīng)濟學(xué)理論知識、會計學(xué)和統(tǒng)計學(xué)知識。倘若秘書不了解所在行業(yè)的知識，那么將影響秘書的寫作質(zhì)量、計劃的實施、提出的策略難以取得領(lǐng)導(dǎo)的滿意。提高行業(yè)知識，秘書應(yīng)立足行業(yè)的實際，結(jié)合自身的不足之處，進行知識結(jié)合的優(yōu)化。每個人的優(yōu)勢與劣勢不同，性格與吸收知識的能力也存在差異，因此秘書應(yīng)把行業(yè)要求和自身特點相結(jié)合，有選擇性地拓展自身的行業(yè)知識，注重知識與知識之間的聯(lián)系，學(xué)會變通，學(xué)以致用。向優(yōu)秀同事學(xué)習(xí)，探討經(jīng)驗，找到適合自己的學(xué)習(xí)方法，堅持不懈，勤奮刻苦，進而不斷地提高行業(yè)知識，成為一個精明能干的秘書。構(gòu)建廣博的輔助知識輔助知識的內(nèi)容沒有一個固定的標準，輔助知識可以理解為對秘書工作有間接幫助的知識，比如心理學(xué)、交際學(xué)、邏輯學(xué)、新聞學(xué)、編輯學(xué)、美學(xué)等，秘書可以利用空閑時間進行學(xué)習(xí)。當意外情況發(fā)生的時候，這些輔助知識將幫忙秘書妥善處理突發(fā)事件。在中國-東盟背景下，秘書面臨著嚴峻地挑戰(zhàn)，不管是對于已經(jīng)走上秘書工作崗位的人還是在校大學(xué)生，心理上難免會出現(xiàn)不安、焦慮、煩躁等情緒，為了能夠緩解壓力，解決心理問題，秘書應(yīng)該學(xué)習(xí)一些心理學(xué)知識。這不僅對秘書本身有益，對工作也有大大地幫助。比如處理人際交往方面，秘書可以通過人的言談舉止來判斷出對方是個什么樣子的人，對方在想什么，秘書通過發(fā)現(xiàn)細節(jié)，采取策略進行有效地溝通，發(fā)揮秘書的中介橋梁作用。秘書在開展調(diào)研中所設(shè)計的調(diào)查問卷、訪談內(nèi)容，其中也需要運用到心理學(xué)知識。秘書是領(lǐng)導(dǎo)的左右手，學(xué)習(xí)邏輯學(xué)能夠提高秘書的邏輯思維能力，比如在向領(lǐng)導(dǎo)報告或者與外賓交談時要有一定的邏輯思維，這就需要運用到邏輯學(xué)知識，再如與東盟國家進行貿(mào)易活動，不免接觸到經(jīng)濟、金融方面的東西，這也需要秘書具備邏輯思維能力，對經(jīng)濟走向及風(fēng)險有一定地分析判斷力。學(xué)習(xí)交際學(xué)能夠增強秘書的溝通協(xié)調(diào)能力，拓展交際圈，處理好各種人際關(guān)系。輔助知識涉及內(nèi)容廣，秘書可根據(jù)實際情況進行捕捉，學(xué)到對自己有用的知識。以上所談的知識結(jié)構(gòu)，是經(jīng)過結(jié)合東盟背景進行劃分得出的，羅列的是有點多，不免有人會說秘書是“通才”、“雜家”，但是我認為，這樣的說法是片面的。不同的秘書類型，所需要的知識結(jié)構(gòu)就不一樣，比如法律秘書，它側(cè)重的是為領(lǐng)導(dǎo)者提供法律咨詢和法律服務(wù)；再如外事秘書，它側(cè)重的是從事對外事務(wù)工作的秘書，負責(zé)外賓接待、洽談等工作，這就體現(xiàn)了一種專業(yè)性。秘書不是全能的，在實際生活中很難找到全能型秘書人才，只能說可以找到相對優(yōu)秀、出色的秘書人才。在社會中并不要求每一個秘書都必須發(fā)揮秘書職能的全部職能，而是要求秘書個體通過優(yōu)化組合，達到秘書群體知識結(jié)構(gòu)的“通才”效果，體現(xiàn)秘書職業(yè)活動的“雜家”特點，從這點出發(fā)，秘書個體的知識結(jié)構(gòu)也不是“通才”[8]。每個人的能力有限，不可能成為完美的秘書人才，所以秘書應(yīng)該在認識自身的優(yōu)、缺點之上，有針對性地進行知識系統(tǒng)的一個查缺補漏。由于秘書工作的綜合性性質(zhì)，秘書需要擁有廣博的知識才能勝任秘書職位。大家看到秘書需要掌握那么多的知識，不免有些驚慌失措，無從下手。其實，當今社會競爭與壓力無處不在，有志者事竟成。要想成為一名出色的秘書，單靠學(xué)校里學(xué)到的秘書專業(yè)知識是不行的，在中國-東盟背景下，社會需要經(jīng)驗型、復(fù)合型、現(xiàn)代化的秘書人才。因此，我們應(yīng)該調(diào)整知識結(jié)構(gòu)，構(gòu)建科學(xué)合理的知識結(jié)構(gòu)。首先我們應(yīng)該端正學(xué)習(xí)態(tài)度，認清嚴峻地競爭形勢，迎接挑戰(zhàn)；其次制定職業(yè)生涯目標，實事求是，調(diào)整符合崗位的知識結(jié)構(gòu)，每天進步一點點；再次注重學(xué)習(xí)方法，結(jié)合自身情況，分清輕重緩急，提高學(xué)習(xí)效率；最后充分利用社會資源，參加培訓(xùn)，向他人學(xué)習(xí)，發(fā)揮主觀能動性，積極進取，在實踐中獲得進步。擁有知識，把知識運用到實踐當中，它就會成為一種能力。在中國-東盟背景下，秘書不僅需要科學(xué)合理的知識結(jié)構(gòu)，也需要與之相對應(yīng)的能力結(jié)構(gòu)。天津大學(xué)碩士學(xué)位論文 MACROBUTTONAcceptAllChangesInDoc[此處鍵入中文論文題目]東盟背景下秘書能力結(jié)構(gòu)的構(gòu)建能力，指順利完成工作任務(wù)、并直接影響工作質(zhì)量和效率的基本技能，或者說是能勝任某項工作任務(wù)的主觀條件即本領(lǐng)，能力是人們綜合素質(zhì)和基本素養(yǎng)的具體表現(xiàn)，并以知識為基礎(chǔ)[9](P113)。一個人的能力是建立在已有知識的基礎(chǔ)之上，通過實踐活動表現(xiàn)出來。光有知識而缺少工作鍛煉的人，能力往往難以發(fā)揮和提升。能力結(jié)構(gòu)是指由一個人具有的知識、技能和能力所組成的多序列、多要素、多層次的動態(tài)綜合系統(tǒng)，它包括各種能力之間的比例、聯(lián)系、制約和影響，以及由此形成的整體功能，秘書的能力由秘書工作活動的特點決定[4](P61)。在中國-東盟背景下，筆者通過參照前人關(guān)于秘書能力的研究成果，將秘書的能力結(jié)構(gòu)劃分成兩個層次：基本能力、專業(yè)能力。如圖所示：思維力觀察力記憶力基本能力注意力秘書的能力結(jié)構(gòu)想象力外語能力跨文化交際能力信息處理能力專業(yè)能力組織管理能力隨機應(yīng)變能力出謀獻策能力調(diào)研和創(chuàng)新能力具備五大基本能力基本能力是指秘書從事秘書工作應(yīng)具備的智力能力，包括思維力、觀察力、記憶力、注意力和想象力。在中國-東盟背景下，秘書應(yīng)該具備高超的思維力、敏銳的觀察力、持久的記憶力、良好的注意力和豐富的想象力[10]。東盟國家文化差異多元化、出口產(chǎn)品不同、貨幣種類多樣、各國發(fā)展程度不一，秘書是領(lǐng)導(dǎo)的“輔佐大臣”，需要借助大腦對事情現(xiàn)象進行分析、概況、判斷、推理，因此具備這五種基本能力，秘書將能更好地替領(lǐng)導(dǎo)分憂解難，順應(yīng)瞬息萬變地經(jīng)濟變動，冷靜處理工作中的事情。構(gòu)建多層次的能力結(jié)構(gòu)培養(yǎng)自身的外語能力，比他人多一份優(yōu)勢英語是世界上最廣泛的第二語言，它在東盟國家普及度較高，除了英語，在與東盟國家的人進行交流時，也應(yīng)該學(xué)會一些他們國家的語言。自從中國-東盟自貿(mào)區(qū)建立以來，市場對英語及小語種翻譯人才的需求一直呈現(xiàn)上升的趨勢，國內(nèi)高等院校紛紛開設(shè)英語、小語種專業(yè)。研究表明，中國-東盟背景下，英語、小語種翻譯人才緊缺，市場供不應(yīng)求。同樣地，精通英語或者小語種翻譯型秘書人才也十分緊缺。面對這樣一種趨勢，秘書應(yīng)注重提高自身的外語能力，學(xué)習(xí)英語或者小語種（如越南語、泰語、印度尼西亞語等），比別人多一份優(yōu)勢，以便進入到更好的公司工作。對于從事東盟工作的秘書人員來說，可以根據(jù)所在部門的工作要求，有針對性地選擇英語或者某個國家的語言進行學(xué)習(xí)；對于還沒畢業(yè)的在校秘書專業(yè)學(xué)生，可以選擇感興趣的某門小語種語言進行學(xué)習(xí)，為今后走上工作崗位奠定基礎(chǔ)。雖然目前各高等院校在培養(yǎng)小語種人才上還存在缺陷，但是相信在不久地將來，小語種課程教學(xué)將會建設(shè)得更好。我們應(yīng)把目光放長遠一些，把握機會，鍥而不舍，勤奮刻苦，將看、聽、寫、練相結(jié)合，不斷增強自身的外語能力，適應(yīng)時代地發(fā)展。提高跨文化交際能力，做好對外管理工作在現(xiàn)實生活中，許多人普遍持有這樣一種看法：擁有出色的外語能力就能夠很好地進行跨文化交際。其實并非如此，跨文化交際能力包含的內(nèi)容比外語能力寬，二者不能混為一談。掌握一門語言并不代表掌握了跨文化交際方面的能力。跨文化交際是指在特定環(huán)境中有效地、得體地完成交際行為以獲得預(yù)期回應(yīng)的能力[11](P1)。跨文化交際能力與交際能力類似，但是跨文化交際能力不但強調(diào)共有的交際的適當性和有效性之外,還強調(diào)其交際者與其文化背景的關(guān)系[10]。每一個國家有著屬于自己本國的獨特文化，國與國之間文化上的差異性在一定程度上阻礙著企業(yè)對外貿(mào)易的發(fā)展。在中國-東盟背景下，我國許多企業(yè)與外企進行國際貿(mào)易合作，這就離不開國際交流與商務(wù)談判。作為國際商務(wù)秘書，當上司安排隨同參與談判時，秘書就要事先做好充足地準備，俗話說得好，“凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢”，“不打無準備之仗”，做好事前準備是非常重要的。準備工作復(fù)雜，需要秘書搜集資料，了解談判對象的基本情況，掌握對方屬于哪個國家，該國有哪些法律法規(guī)、民族風(fēng)俗、飲食習(xí)慣、對方談判的意圖、談判參與者情況分析等，擬好談判方案，布置談判室，安排談判議程，安排人員食宿。談判過程中也要注意一些談判原則、方式與技巧，確保談判能夠順利進行。趙穎在《秘書溝通協(xié)調(diào)與談判技巧》中談到，影響跨文化溝通的主要因素有：感知、成見、種族中心主義和共感；跨文化溝通障礙的主要表現(xiàn)有語言、體態(tài)語溝通障礙、信仰及行為習(xí)慣差異或者思維方式的差異產(chǎn)生的溝通障礙[12](P115-117)。在東盟-背景下，很多大中型企業(yè)公司內(nèi)出現(xiàn)多元文化溝通障礙，為了消除溝通障礙，秘書工作者應(yīng)注重提高自身的跨文化交際能力。秘書是企業(yè)對外溝通的橋梁，企業(yè)在開展商務(wù)活動時，秘書需要協(xié)助主管與外國客戶進行商務(wù)洽談，有時還會負責(zé)設(shè)宴招待外賓，辦理涉外事務(wù)等等，這就要求秘書必須了解該國民俗風(fēng)情，消除文化偏見，掌握溝通技巧，掌握國與國之間的交際禮儀知識，做好對外管理工作。秘書可以閱讀相關(guān)書籍與資料進行知識的擴展，比如人際溝通類書籍、東盟國家民俗風(fēng)情書籍、國際商務(wù)禮儀與商務(wù)談判書籍等，提高自身的跨文化交際能力。增強信息處理能力，高效率完成任務(wù)信息是決策的基礎(chǔ)，是做好管理工作的條件，是擬寫文書的依據(jù)[13](P160)。秘書要實現(xiàn)參謀助手作用就要提高自身的信息處理能力。在中國-東盟背景下，國際市場信息、貿(mào)易信息、客戶信息等信息量大，秘書為了能給領(lǐng)導(dǎo)提供有價值性的信息，就需要運用到信息處理能力。信息工作包含的內(nèi)容有信息收集、整理、儲存、反饋及利用等，秘書人員應(yīng)在工作中注意收集國際市場信息、企業(yè)信息、客戶信息等，促進企業(yè)雙方貿(mào)易合作的進程。增強電腦操作能力，利用互聯(lián)網(wǎng)、大眾傳播媒介、展銷會、人際交往等途徑，深入了解市場情況，力求做到全面、真實、可靠，掌握信息篩選的方法，快速獲取有價值的信息。每天秘書都會收到信件和資料，秘書要學(xué)會分類處理，不堆積文件，以文件的緩急程度進行及時處理，妥善保存資料，防止文件丟失。向領(lǐng)導(dǎo)請示哪些文件需要保存，哪些文件需要銷毀。提升組織管理能力，當領(lǐng)導(dǎo)的得力助手組織運轉(zhuǎn)、管理事務(wù)是商務(wù)秘書服務(wù)主管、輔助主管決策的一項基本職能，商務(wù)秘書所處理的事務(wù)，多是在商務(wù)活動中的一系列企業(yè)內(nèi)、外方面的服務(wù)性工作，分為內(nèi)向事務(wù)管理和外向事務(wù)管理[13](P82-83)。在中國-東盟背景下，市場需要組織管理性較強的秘書人才。領(lǐng)導(dǎo)夸秘書精明能干，實際上是對秘書管理能力的一種贊揚。秘書開展工作需要借助團隊的力量，如何激勵員工高效完成任務(wù)亦是秘書的工作范疇。團隊合作能夠使企業(yè)在不增加投入的情況下產(chǎn)生積極作用，提高企業(yè)經(jīng)濟效益，秘書應(yīng)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)打造優(yōu)秀團隊。對于管理，秘書要注意方法。在內(nèi)向管理上，秘書應(yīng)做好值班、會務(wù)、內(nèi)務(wù)及保密工作；在外向管理上，秘書應(yīng)做好接待信訪工作、國際商務(wù)活動工作、公關(guān)工作，樹立組織形象，兢兢業(yè)業(yè)，為企業(yè)的蓬勃發(fā)展作貢獻。我國企業(yè)與東盟國家企業(yè)貿(mào)易往來密切，秘書在開展商務(wù)活動工作時所設(shè)計的工作內(nèi)容大致有：安排國際商務(wù)洽談、辦理涉外事務(wù)、處理國際商務(wù)文書，這些工作要求秘書人員必須具備較好地組織管理能力，才能勝任相關(guān)商務(wù)性活動工作。加強隨機應(yīng)變能力的鍛煉，機智行事應(yīng)變力就是指當環(huán)境、條件等發(fā)生變化時，秘書能夠本能地、及時地采取相應(yīng)措施來應(yīng)對突發(fā)狀況。要求秘書應(yīng)具備良好的心理素質(zhì)，面對突發(fā)事件能夠迅速作出判斷，采取有效措施，解決問題。在工作中，世事難料，秘書每天都會碰到一些新情況，比如客人未經(jīng)預(yù)約而突然來訪，要求見經(jīng)理，這時候秘書人員就要學(xué)會見機行事，機智應(yīng)對，禮貌招待對方，問清客人的姓名、來意，然后讓客人在會客室等候片刻，再向經(jīng)理匯報有人來訪。再如在談判過程中，出現(xiàn)僵局時，秘書人員就要靠說話技巧，壓制心中怒火，平靜心情，注意儀表儀態(tài)，換個角度進行合理的談判，沉著應(yīng)對冷場問題。遇到突發(fā)狀況學(xué)會審時度勢，沉著冷靜，臨危不懼，針對不同的狀況采取不同的方法，靈活地處理事情。提高出謀獻策能力，發(fā)揮秘書參謀作秘書是領(lǐng)導(dǎo)的參謀與助手，在中國-東盟背景下，領(lǐng)導(dǎo)實行的決策關(guān)系到企業(yè)的發(fā)展，秘書部門是直接隸屬于領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的服務(wù)機關(guān)，身上肩負有貫通上下、聯(lián)系左右的特殊使命，秘書活動能夠為領(lǐng)導(dǎo)提供決策上的輔助，因此秘書必須具備出謀獻策的能力。商務(wù)貿(mào)易活動涉及起草文稿、商務(wù)應(yīng)酬、商品流通渠道策劃、商品質(zhì)量檢驗策劃、商品運輸及貯存策劃、經(jīng)營策劃、銷售策劃等方面的內(nèi)容，秘書應(yīng)該具備這些方面的知識與策劃能力，遵循實事求