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文檔簡介
巧用計算機對農(nóng)村中小學(xué)布局調(diào)整審計調(diào)查問卷進行匯總分析
在2012年開展的自治區(qū)農(nóng)村中小學(xué)布局調(diào)整專項審計調(diào)查中,筆者巧用計算機方法對調(diào)查問卷進行匯總分析,取得了較好的效果,現(xiàn)就具體做法總結(jié)如下。一、采集錄入數(shù)據(jù)我們在仔細研究全區(qū)農(nóng)村中小學(xué)布局調(diào)整專項審計調(diào)查方案的基礎(chǔ)上,根據(jù)不同對象設(shè)計了小學(xué)生、中學(xué)生、家長、老師填列的4類問卷調(diào)查表,對35個小學(xué)、中學(xué)、教學(xué)點進行了審計調(diào)查,其中:小學(xué)16個、中學(xué)14個、教學(xué)點5個。共收集到4,700份問卷14.99萬個問題。為更好地利用數(shù)據(jù),提前設(shè)計好問卷調(diào)查匯總用的EXCEL表格,充分利用EXCEL的自動匯總、篩選等統(tǒng)計匯總輔助功能,錄入結(jié)束后就能自動生成匯總數(shù)據(jù),便于審計組直接運用。二、匯總表錄入注意事項(一)選擇題的錄入我們根據(jù)設(shè)計的4類調(diào)查問卷對應(yīng)設(shè)計了4類匯總表,為方便被調(diào)查人答題,調(diào)查問卷大部分問題是選擇題,對這類問題,我們設(shè)計匯總表格時每道題有幾個選項就設(shè)幾列,一個選項對應(yīng)一列,填表時,只需調(diào)查人在相應(yīng)的列內(nèi)填入數(shù)字“1”即可。例如:學(xué)生在外租房房屋來源,有5個選項:1.親戚的房屋;2.朋友的房屋;3.他人推薦的房屋;4.自己尋找的房屋;5.其他房屋。設(shè)計表格時,將其分為5列,一個選項對應(yīng)一列,填表時,只需在相應(yīng)的列內(nèi)填入數(shù)字“1”,預(yù)先設(shè)計的公式就會統(tǒng)計計算,得出此類選項的人數(shù)總和及所占比例。見圖一。(二)對序號的要求表格第1列的序號代表的是調(diào)查對象人數(shù),要求從1開始,順序填列,不能有重號或斷號,以免統(tǒng)計人數(shù)出現(xiàn)偏差。三、運用匯總表分析(一)利用EXCEL的函數(shù)功能,發(fā)揮統(tǒng)計分析作用我們在設(shè)計匯總表時,在表格的最后兩行已預(yù)先設(shè)定了計算函數(shù),當(dāng)全部調(diào)查問卷按前述要求錄入完畢后,問卷中選擇題不同選項的人員總數(shù)和所占比例就會自動計算出來。表格的總序號是調(diào)查問卷的總?cè)藬?shù),倒數(shù)第二行是不同選項的人數(shù)總和,最后一行是不同選項人數(shù)所占總?cè)藬?shù)的比例??勺鳛閱栴}的例子在報告中反映。例如:在我們調(diào)查的1,400名家長中,有20%的家長認為學(xué)校食堂設(shè)施不到位,有40%的家長認為學(xué)校對住宿生管理不到位等。撰寫審計報告時,可參考此比例,提出相關(guān)建議,或者列舉實例時可選用相關(guān)比例的實例。(二)利用EXCEL的自動篩選功能,提供分析數(shù)據(jù)設(shè)計的匯總表,在表格可能涉及統(tǒng)計分析的列中已預(yù)先設(shè)定了數(shù)據(jù)自動篩選功能,在撰寫審計報告時,可根據(jù)不同的需要,隨時提取不同的數(shù)據(jù)。例如:通過對教師調(diào)查表中教師的“年純收入”自定義篩選,可將被調(diào)查教師年純收入在不同檔次的人數(shù)篩選出來,再將EXCEL表右下邊顯示“自動求和”改為“計數(shù)”后,將篩選出來數(shù)據(jù)全部選定,即可統(tǒng)計出相應(yīng)人數(shù)。見圖二(年純收入在1萬元到2萬元之間的人數(shù))。(三)將問卷中預(yù)先設(shè)定問題的數(shù)據(jù)導(dǎo)入AO系統(tǒng),運用AO開展輔助審計我們在調(diào)查問卷中設(shè)計了一些需要對填報結(jié)果進行驗證的問題,例如:“在你認識的同學(xué)或者玩的小伙伴中,有沒有現(xiàn)在呆在家里幫助家里做事,不去學(xué)校念書(主要指按年齡現(xiàn)在應(yīng)該讀小學(xué)或者讀初中的)?如果有請一一寫出:他們的名字、家庭住址、過去在哪個學(xué)校念書、停止讀書的原因”。錄入的匯總表中不少學(xué)生都填列了此問題,但存在學(xué)生間重復(fù)填列情況,為此,我們將此數(shù)據(jù)導(dǎo)入AO,利用SQL語句整理后,就能匯總出各所學(xué)校學(xué)生提供的輟學(xué)名單,再與學(xué)校提供給審計組的輟學(xué)學(xué)生名單一一對比,就能發(fā)現(xiàn)學(xué)校瞞報的輟學(xué)學(xué)生數(shù)。具體方法簡述如下:1.將問卷匯總表引入審計AO系統(tǒng),并對調(diào)查問卷數(shù)據(jù)進行查詢分析,提取有用信息。SQL:SelectDIS-TINCT他們的名字F99,家庭住址F100,過去在哪個學(xué)校念書F101,停止讀書的原因:厭學(xué)F102,停止讀書的原因:離學(xué)校太遠F103,停止讀書的原因:沒有錢F104,停止讀書的原因:其他原因F105From小學(xué)生匯總2.對提取的輟學(xué)表數(shù)據(jù)進行合并整理。(1)經(jīng)對數(shù)據(jù)分析,發(fā)現(xiàn)姓名中一次填入多人姓名。見圖三。SQL:select*fromdbo.hebingwherelen([(1)他們的名字])>4(2)對上述問題進行手工拆分后形成中間表《合并整理》。SQL:select*fromdbo.zhengliwherelen([(1)他們的名字])4(3)提取重名人員數(shù)據(jù)。SQL:select[(1)他們的名字],count([(1)他們的名字])from學(xué)生反映數(shù)據(jù)groupby[(1)他們的名字]HAVINGcount([(1)他們的名字])1考慮到學(xué)生填列信息中姓名真實性比較大,其他信息不一定準確,因此根據(jù)姓名對重復(fù)姓名進行手工清理,最后形成完整的學(xué)生輟學(xué)名單。3.整理采集教育部門提供的輟學(xué)學(xué)生信息形成新的數(shù)據(jù)表:《教育部門提供輟學(xué)名單》。4.將調(diào)查問卷與教育部門提供的輟學(xué)學(xué)生信息進行對比分析,查出隱性輟學(xué)學(xué)生名單。見圖四。SQL:selectdistinct[(1)他們的名字]from學(xué)生反映數(shù)據(jù)改where[(1)他們的名字]notin(selectdistinct[姓名]from[教育部門提供2006-2011年度輟學(xué)名單])根據(jù)查詢結(jié)果,有84名學(xué)生不在教育部門提供的統(tǒng)計數(shù)據(jù)內(nèi)。5.查詢教育部門提供數(shù)據(jù)中未反映而學(xué)生問卷中反映的輟學(xué)學(xué)生詳細信息,反饋給教育部門予以落實。見圖五。SQL:select*from學(xué)生反映數(shù)據(jù)改where[(1)他們的名字]notin(select[姓名]from[教育部門提供2006-2011年度輟學(xué)名單])(四)將學(xué)生、家長、老師的一些普遍性意見、建議歸納總結(jié)我們在問卷中就某一方面內(nèi)容要求學(xué)生、家長、老師提出進一步完善的建議。匯總表格后可直觀了解到學(xué)生、家長、老師反映的一些普遍性意見、建議,這些好建議可直接引用到審計報告中。一方面為撰寫審計報告節(jié)約了時
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