巧用計(jì)算機(jī)對(duì)農(nóng)村中小學(xué)布局調(diào)整審計(jì)調(diào)查問卷進(jìn)行匯總分析

巧用計(jì)算機(jī)對(duì)農(nóng)村中小學(xué)布局調(diào)整審計(jì)調(diào)查問卷進(jìn)行匯總分析

在2012年開展的自治區(qū)農(nóng)村中小學(xué)布局調(diào)整專項(xiàng)審計(jì)調(diào)查中，筆者巧用計(jì)算機(jī)方法對(duì)調(diào)查問卷進(jìn)行匯總分析，取得了較好的效果，現(xiàn)就具體做法總結(jié)如下。一、采集錄入數(shù)據(jù)我們?cè)谧屑?xì)研究全區(qū)農(nóng)村中小學(xué)布局調(diào)整專項(xiàng)審計(jì)調(diào)查方案的基礎(chǔ)上，根據(jù)不同對(duì)象設(shè)計(jì)了小學(xué)生、中學(xué)生、家長(zhǎng)、老師填列的4類問卷調(diào)查表，對(duì)35個(gè)小學(xué)、中學(xué)、教學(xué)點(diǎn)進(jìn)行了審計(jì)調(diào)查，其中：小學(xué)16個(gè)、中學(xué)14個(gè)、教學(xué)點(diǎn)5個(gè)。共收集到4，700份問卷14.99萬個(gè)問題。為更好地利用數(shù)據(jù)，提前設(shè)計(jì)好問卷調(diào)查匯總用的EXCEL表格，充分利用EXCEL的自動(dòng)匯總、篩選等統(tǒng)計(jì)匯總輔助功能，錄入結(jié)束后就能自動(dòng)生成匯總數(shù)據(jù)，便于審計(jì)組直接運(yùn)用。二、匯總表錄入注意事項(xiàng)（一）選擇題的錄入我們根據(jù)設(shè)計(jì)的4類調(diào)查問卷對(duì)應(yīng)設(shè)計(jì)了4類匯總表，為方便被調(diào)查人答題，調(diào)查問卷大部分問題是選擇題，對(duì)這類問題，我們?cè)O(shè)計(jì)匯總表格時(shí)每道題有幾個(gè)選項(xiàng)就設(shè)幾列，一個(gè)選項(xiàng)對(duì)應(yīng)一列，填表時(shí)，只需調(diào)查人在相應(yīng)的列內(nèi)填入數(shù)字“1”即可。例如：學(xué)生在外租房房屋來源，有5個(gè)選項(xiàng)：1.親戚的房屋；2.朋友的房屋；3.他人推薦的房屋；4.自己尋找的房屋；5.其他房屋。設(shè)計(jì)表格時(shí)，將其分為5列，一個(gè)選項(xiàng)對(duì)應(yīng)一列，填表時(shí)，只需在相應(yīng)的列內(nèi)填入數(shù)字“1”，預(yù)先設(shè)計(jì)的公式就會(huì)統(tǒng)計(jì)計(jì)算，得出此類選項(xiàng)的人數(shù)總和及所占比例。見圖一。（二）對(duì)序號(hào)的要求表格第1列的序號(hào)代表的是調(diào)查對(duì)象人數(shù)，要求從1開始，順序填列，不能有重號(hào)或斷號(hào)，以免統(tǒng)計(jì)人數(shù)出現(xiàn)偏差。三、運(yùn)用匯總表分析（一）利用EXCEL的函數(shù)功能，發(fā)揮統(tǒng)計(jì)分析作用我們?cè)谠O(shè)計(jì)匯總表時(shí)，在表格的最后兩行已預(yù)先設(shè)定了計(jì)算函數(shù)，當(dāng)全部調(diào)查問卷按前述要求錄入完畢后，問卷中選擇題不同選項(xiàng)的人員總數(shù)和所占比例就會(huì)自動(dòng)計(jì)算出來。表格的總序號(hào)是調(diào)查問卷的總?cè)藬?shù)，倒數(shù)第二行是不同選項(xiàng)的人數(shù)總和，最后一行是不同選項(xiàng)人數(shù)所占總?cè)藬?shù)的比例?？勺鳛閱栴}的例子在報(bào)告中反映。例如：在我們調(diào)查的1，400名家長(zhǎng)中，有20%的家長(zhǎng)認(rèn)為學(xué)校食堂設(shè)施不到位，有40%的家長(zhǎng)認(rèn)為學(xué)校對(duì)住宿生管理不到位等。撰寫審計(jì)報(bào)告時(shí)，可參考此比例，提出相關(guān)建議，或者列舉實(shí)例時(shí)可選用相關(guān)比例的實(shí)例。（二）利用EXCEL的自動(dòng)篩選功能，提供分析數(shù)據(jù)設(shè)計(jì)的匯總表，在表格可能涉及統(tǒng)計(jì)分析的列中已預(yù)先設(shè)定了數(shù)據(jù)自動(dòng)篩選功能，在撰寫審計(jì)報(bào)告時(shí)，可根據(jù)不同的需要，隨時(shí)提取不同的數(shù)據(jù)。例如：通過對(duì)教師調(diào)查表中教師的“年純收入”自定義篩選，可將被調(diào)查教師年純收入在不同檔次的人數(shù)篩選出來，再將EXCEL表右下邊顯示“自動(dòng)求和”改為“計(jì)數(shù)”后，將篩選出來數(shù)據(jù)全部選定，即可統(tǒng)計(jì)出相應(yīng)人數(shù)。見圖二（年純收入在1萬元到2萬元之間的人數(shù)）。（三）將問卷中預(yù)先設(shè)定問題的數(shù)據(jù)導(dǎo)入AO系統(tǒng)，運(yùn)用AO開展輔助審計(jì)我們?cè)谡{(diào)查問卷中設(shè)計(jì)了一些需要對(duì)填報(bào)結(jié)果進(jìn)行驗(yàn)證的問題，例如：“在你認(rèn)識(shí)的同學(xué)或者玩的小伙伴中，有沒有現(xiàn)在呆在家里幫助家里做事，不去學(xué)校念書（主要指按年齡現(xiàn)在應(yīng)該讀小學(xué)或者讀初中的）？如果有請(qǐng)一一寫出：他們的名字、家庭住址、過去在哪個(gè)學(xué)校念書、停止讀書的原因”。錄入的匯總表中不少學(xué)生都填列了此問題，但存在學(xué)生間重復(fù)填列情況，為此，我們將此數(shù)據(jù)導(dǎo)入AO，利用SQL語句整理后，就能匯總出各所學(xué)校學(xué)生提供的輟學(xué)名單，再與學(xué)校提供給審計(jì)組的輟學(xué)學(xué)生名單一一對(duì)比，就能發(fā)現(xiàn)學(xué)校瞞報(bào)的輟學(xué)學(xué)生數(shù)。具體方法簡(jiǎn)述如下：1.將問卷匯總表引入審計(jì)AO系統(tǒng)，并對(duì)調(diào)查問卷數(shù)據(jù)進(jìn)行查詢分析，提取有用信息。SQL：SelectDIS-TINCT他們的名字F99，家庭住址F100，過去在哪個(gè)學(xué)校念書F101，停止讀書的原因：厭學(xué)F102，停止讀書的原因：離學(xué)校太遠(yuǎn)F103，停止讀書的原因：沒有錢F104，停止讀書的原因：其他原因F105From小學(xué)生匯總2.對(duì)提取的輟學(xué)表數(shù)據(jù)進(jìn)行合并整理。（1）經(jīng)對(duì)數(shù)據(jù)分析，發(fā)現(xiàn)姓名中一次填入多人姓名。見圖三。SQL：select*fromdbo.hebingwherelen（[（1）他們的名字]）＞4（2）對(duì)上述問題進(jìn)行手工拆分后形成中間表《合并整理》。SQL：select*fromdbo.zhengliwherelen（[（1）他們的名字]）4（3）提取重名人員數(shù)據(jù)。SQL：select[（1）他們的名字]，count（[（1）他們的名字]）from學(xué)生反映數(shù)據(jù)groupby[（1）他們的名字]HAVINGcount（[（1）他們的名字]）1考慮到學(xué)生填列信息中姓名真實(shí)性比較大，其他信息不一定準(zhǔn)確，因此根據(jù)姓名對(duì)重復(fù)姓名進(jìn)行手工清理，最后形成完整的學(xué)生輟學(xué)名單。3.整理采集教育部門提供的輟學(xué)學(xué)生信息形成新的數(shù)據(jù)表：《教育部門提供輟學(xué)名單》。4.將調(diào)查問卷與教育部門提供的輟學(xué)學(xué)生信息進(jìn)行對(duì)比分析，查出隱性輟學(xué)學(xué)生名單。見圖四。SQL：selectdistinct[（1）他們的名字]from學(xué)生反映數(shù)據(jù)改where[（1）他們的名字]notin（selectdistinct[姓名]from[教育部門提供2006-2011年度輟學(xué)名單]）根據(jù)查詢結(jié)果，有84名學(xué)生不在教育部門提供的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)內(nèi)。5.查詢教育部門提供數(shù)據(jù)中未反映而學(xué)生問卷中反映的輟學(xué)學(xué)生詳細(xì)信息，反饋給教育部門予以落實(shí)。見圖五。SQL：select*from學(xué)生反映數(shù)據(jù)改where[（1）他們的名字]notin（select[姓名]from[教育部門提供2006-2011年度輟學(xué)名單]）（四）將學(xué)生、家長(zhǎng)、老師的一些普遍性意見、建議歸納總結(jié)我們?cè)趩柧碇芯湍骋环矫鎯?nèi)容要求學(xué)生、家長(zhǎng)、老師提出進(jìn)一步完善的建議。匯總表格后可直觀了解到學(xué)生、家長(zhǎng)、老師反映的一些普遍性意見、建議，這些好建議可直接引用到審計(jì)報(bào)告中。一方面為撰寫審計(jì)報(bào)告節(jié)約了時(shí)