辦公室日常管理制度

辦公室管理制度辦公室制度第一章總則一、為了加強(qiáng)辦公室管理，公司內(nèi)部管理職責(zé)，使內(nèi)務(wù)管理工作更加標(biāo)準(zhǔn)化、制度化和規(guī)范化，結(jié)合實(shí)際情況，規(guī)范項(xiàng)目管理日常工作，提高工作質(zhì)量和辦事效率，根據(jù)公司研究管理辦法，結(jié)合公司業(yè)務(wù)特點(diǎn)，制定如下制度：二、本制度適用于公司總經(jīng)理（不含）以下成員并嚴(yán)格遵守各項(xiàng)規(guī)定。三、切合公司實(shí)際，根據(jù)不同的制度內(nèi)容編寫(xiě)相應(yīng)的規(guī)范化要求，力求使辦公室各項(xiàng)工作都有章可循、有法可依，保證公司的辦公事務(wù)有效開(kāi)展。四、辦公室人員應(yīng)明確各項(xiàng)工作職責(zé)，簡(jiǎn)化辦理流程，做到每周有計(jì)劃、每月有總結(jié)的工作目標(biāo)。第二章職責(zé)范圍一、辦公室管理人員直接受總經(jīng)理管理，在直屬主管的領(lǐng)導(dǎo)下主持開(kāi)展辦公室的各項(xiàng)工作。二、負(fù)責(zé)辦公室相關(guān)規(guī)章制度的起草編寫(xiě)、一般性文書(shū)的整理匯編、資料信息收集編撰等文字工作。三、負(fù)責(zé)公司文書(shū)管理、圖書(shū)管理、辦公用品管理、會(huì)議管理、清潔衛(wèi)生管理等工作，保證各項(xiàng)事務(wù)有序開(kāi)展。四、協(xié)調(diào)各部門(mén)之間的行政關(guān)系，為各部門(mén)工作開(kāi)展提供相應(yīng)的服務(wù)。五、負(fù)責(zé)公司對(duì)內(nèi)、對(duì)外公共關(guān)系的維護(hù)和改善，做好來(lái)客接待和公司的各項(xiàng)文化宣傳等工作。六、收集各部門(mén)反饋信息和外部資訊，上傳下達(dá)各種指令，及時(shí)做出整理，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)助手。七、協(xié)助其他部門(mén)工作，完成上級(jí)交代的其他工作，如：名片印制、收發(fā)傳真等。第三章工作規(guī)范一、辦公室工作規(guī)范包括儀容儀表規(guī)范、禮儀規(guī)范、言語(yǔ)規(guī)范、行為規(guī)范，相關(guān)規(guī)定按照員工守則細(xì)則執(zhí)行。二、辦公室管理人員嚴(yán)格按照本制度中的要求規(guī)范開(kāi)展工作。第四章辦公室事務(wù)管理一、檔案管理制度1、為了維護(hù)檔案的真實(shí)性和可查閱性，使檔案管理更科學(xué)、更專(zhuān)業(yè)，及時(shí)分類(lèi)、整理、編輯、傳遞文書(shū)資料，提高檔案管理質(zhì)量與效率。2、檔案管理范圍：公司各類(lèi)證照及各類(lèi)文件、文書(shū)資料、其他應(yīng)存檔的信息資料。3、根據(jù)文件整理編號(hào)，對(duì)相應(yīng)應(yīng)資料進(jìn)行相應(yīng)的歸檔、整理、備注，并存入專(zhuān)門(mén)的檔案文件柜保管。4檔案接收、移交，必須根據(jù)檔案管理制度嚴(yán)格做好記錄。二、辦公用品管理制度1、為了加強(qiáng)辦公用品管理，規(guī)范辦公用品管理各項(xiàng)程序，節(jié)約辦公經(jīng)費(fèi)，提高利用效率。2、辦公用品管理人員負(fù)責(zé)辦公用品的處理和管理工作，權(quán)責(zé)一致嚴(yán)格要求，無(wú)私自挪用現(xiàn)象。3、公司辦公用品的采購(gòu)、保管、發(fā)放由行政辦公室全權(quán)負(fù)責(zé)。4、辦公用品購(gòu)置應(yīng)遵循以下程序：每月27號(hào)之前各部門(mén)主管領(lǐng)導(dǎo)將所需辦公用品報(bào)表報(bào)至辦公室，辦公室根據(jù)各部門(mén)的需求計(jì)劃和月末辦公用品清算單中的物品實(shí)際庫(kù)存和用量，做出采購(gòu)計(jì)劃，經(jīng)部門(mén)主管批準(zhǔn)，財(cái)務(wù)部簽字后方可采購(gòu)。對(duì)急用品的采購(gòu)，可根據(jù)具體實(shí)際進(jìn)行靈活處理，但必須經(jīng)部門(mén)主管批準(zhǔn)。等，做到賬物相符。5、各部門(mén)申領(lǐng)的辦公用品需及時(shí)發(fā)放，并做好填表記錄；因特殊情況急需領(lǐng)用未填表登記，事后須及時(shí)補(bǔ)填。6、辦公室建立公司固定資產(chǎn)總賬，每季度進(jìn)行一次匯總普查。7、管理員定期對(duì)辦公用品進(jìn)行盤(pán)查，核實(shí)庫(kù)存，保證出入庫(kù)等量。三、會(huì)議管理制度1、為了提高會(huì)議質(zhì)量，促進(jìn)有效溝通，提高行動(dòng)能力，進(jìn)而規(guī)范會(huì)議管理。2、根據(jù)公司實(shí)際及具體的情況，確定會(huì)議召開(kāi)的必要性。3、清楚會(huì)議召開(kāi)目的，合理安排時(shí)間，做到少而精，講究高效原則。4、會(huì)議主持人有效的控制會(huì)議，明確會(huì)議召開(kāi)與否的界限；提高會(huì)議主持人控制會(huì)議進(jìn)程的能力與水平，保證會(huì)議實(shí)效。5、按照制度規(guī)定，嚴(yán)格會(huì)議管理，參會(huì)人員準(zhǔn)時(shí)參加會(huì)議，并遵守會(huì)議紀(jì)律。6、會(huì)議組織者審時(shí)度勢(shì)，明確會(huì)議要點(diǎn)，做好一切準(zhǔn)備工作。7、收集會(huì)議議題，根據(jù)選定的議題收集會(huì)上所需資料，擬定會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)等做好會(huì)議通知工作。8、會(huì)議主持人負(fù)責(zé)會(huì)議的召開(kāi)并負(fù)責(zé)現(xiàn)場(chǎng)秩序的維護(hù)，行政專(zhuān)員負(fù)責(zé)做好相應(yīng)的會(huì)議記錄。9、行政專(zhuān)員根據(jù)參會(huì)人員的發(fā)言狀況及相關(guān)事項(xiàng)，及時(shí)整理好會(huì)議記要或者會(huì)議決議，打印并張貼。10、按照時(shí)間排列，將所有會(huì)議記錄文字資料和電子資料同步整理并歸檔。11、會(huì)議記錄為公司的機(jī)要檔案，保管人員不得擅自外泄。如需查閱應(yīng)嚴(yán)格按照公司管理制度規(guī)定執(zhí)行。四、清潔衛(wèi)生管理制度1、為了營(yíng)造一個(gè)良好的工作環(huán)境，樹(shù)立公司形象，保證清潔衛(wèi)生管理工作順利進(jìn)行。2、按照規(guī)定，清潔人員完成所有規(guī)定項(xiàng)目，并達(dá)到相應(yīng)潔凈標(biāo)準(zhǔn)。3、辦公室管理人員為第一責(zé)任人，管理所有清潔項(xiàng)目并不定時(shí)對(duì)衛(wèi)生進(jìn)行保持與維護(hù)。4、清潔衛(wèi)生實(shí)行衛(wèi)生責(zé)任制，辦公室管理人員負(fù)責(zé)管理辦公室所有區(qū)域的清潔衛(wèi)生，當(dāng)日值日生按時(shí)做好所有的清潔，監(jiān)督者及時(shí)做好相應(yīng)的督察。5、按照排班安排，輪流打掃清潔，各部門(mén)職員應(yīng)當(dāng)最重勞動(dòng)成果，共同保護(hù)區(qū)域衛(wèi)生，接待客人后應(yīng)及時(shí)整理并做好清潔工作。五、日常事務(wù)管理（一）接待管理1、來(lái)客接待是辦公室事務(wù)的重要組成部分，為使接待工作規(guī)范有序，維護(hù)公司的良好形象，對(duì)接待工作做具體的要求。2、以主動(dòng)、熱情、禮貌為原則，接待人員應(yīng)落落大方，以禮相待。按照接待要求，嚴(yán)格自己要求，到言行、禮儀規(guī)范。3、接待人員問(wèn)清來(lái)者意圖，引領(lǐng)其見(jiàn)所需見(jiàn)的人員，并奉上茶水，做好一系列的后續(xù)工作。4、流程設(shè)計(jì)：接待來(lái)訪人員→詢(xún)問(wèn)來(lái)意，需要找的人→通知被訪者→引領(lǐng)會(huì)見(jiàn)→奉上茶水→送客→整理客人走后清潔辦公室行政規(guī)范1、為維護(hù)公司的良好形象，各部人員在辦公室期間需注意個(gè)人形象，不得在沙發(fā)躺臥，不得隨意在辦公室吐痰，不得破壞辦公室現(xiàn)有的形象，不得惡意損壞公司資產(chǎn)，任何人正常上班期間，不得使用電腦玩游戲，看電視，電影等跟公司無(wú)關(guān)的操作，違者辦公室管理人員按情況嚴(yán)重性每次處罰人民幣20~50元，任何人員不得在辦公室內(nèi)吸煙(含客戶給予)，違者每次100元人民幣。（三）考勤制度1、公司所有員工必須嚴(yán)格按照公司作息時(shí)間執(zhí)行，8:30——18:00為正常工作時(shí)間，任何人不得無(wú)故遲到或早退，具體細(xì)則如下：每月8:30-9:00超過(guò)2兩次簽到者，每次處罰10元，9:00以后考勤者每次處罰20元，9:30以后每次50元，10:00以后到者扣除當(dāng)天工資外值日一周，如遇出差則順延，一月內(nèi)未執(zhí)行或執(zhí)行未完成者，在原有處罰基礎(chǔ)上每天增加20元處罰，所有職員請(qǐng)假必須按書(shū)面形式為準(zhǔn)，請(qǐng)假條交到辦公室經(jīng)批準(zhǔn)方生效，請(qǐng)假3天以上需提前24小時(shí)申請(qǐng)并由公司總經(jīng)理批準(zhǔn)方有效，每月常規(guī)請(qǐng)假不得超過(guò)4天。任何人不得曠工，違者每次50元，連續(xù)3天曠工視為自動(dòng)離職。外出人員必須做好全面登記，做到有據(jù)可依，有處可查。（四）后勤管理1、為了認(rèn)真貫徹公司的各種制度，充分發(fā)揮和調(diào)動(dòng)員工的積極性和主動(dòng)性，根據(jù)實(shí)際嚴(yán)格制度。2、后勤管理分為日常清潔衛(wèi)生管理和考勤登記匯總管理工作。3、辦公室人員負(fù)責(zé)每日的清潔衛(wèi)生監(jiān)督和維護(hù)，及時(shí)提醒值日生和監(jiān)督者做好相應(yīng)工作。4、根據(jù)外出工作人員情況，及時(shí)督促其按時(shí)填寫(xiě)外出工作時(shí)間登記，如實(shí)填寫(xiě)時(shí)間及外出事由。5、辦公室人員每周進(jìn)行一次外出工作時(shí)間統(tǒng)計(jì)，每?jī)芍苓M(jìn)行一次考勤匯總統(tǒng)計(jì)，月末根據(jù)外出工作時(shí)間登記進(jìn)行總的考勤匯總。6、流程設(shè)計(jì)：監(jiān)督→如實(shí)審核→匯總登記→報(bào)表（五）其他事務(wù)1、負(fù)責(zé)公司文書(shū)的打印復(fù)印、名片制作、收發(fā)傳真等其他工作事務(wù)。2、負(fù)責(zé)公司衛(wèi)生監(jiān)督、樹(shù)木花卉的養(yǎng)護(hù)工作。3、負(fù)責(zé)整理公司客戶資源、完成客戶登記。4、負(fù)責(zé)公司人員規(guī)章值得5、協(xié)助其他部門(mén)工作、完成上級(jí)交代的其他任務(wù)。附則第一條本制度由行政辦公室制定，解釋權(quán)歸辦公室。本制度由總經(jīng)理核準(zhǔn)后簽字實(shí)施，修改時(shí)亦同。本制度實(shí)施后，多次違反者，公司有權(quán)立即辭退。人事管理制度1、為使公司人事管理走上正規(guī)化、制度化、現(xiàn)代化的道路，在有章可循的情況下提高人力資源管理水平，造就一支高素質(zhì)的員工隊(duì)伍，特制定以下制度。2、公司用人原則：德才兼?zhèn)洌缘聻橄?。公司的用人之道是?/p>