項目文檔管理辦法38146

項目文檔管理辦法（V1.1版本）2015-04-143.2.1項目準(zhǔn)備階段3.2.1項目準(zhǔn)備階段#軟件設(shè)計書、使用說明、源代碼（包括注釋）及源代碼說明等；數(shù)據(jù)文檔數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)字典、編碼說明等；參考文獻(xiàn)由項目部成員收集到的各種中英文參考文獻(xiàn)。.4文檔分類文檔分為紙質(zhì)文檔和電子文檔兩類。其中電子文檔又分為項目常規(guī)文檔和項目存檔文檔；存檔文檔的編號規(guī)則項目編號+版本號+類型序列號+年代編號；YJ01_05_應(yīng)急管理系統(tǒng)項目計劃_V1_20100719文檔編號例如：YJ01-001-00-20100223為目錄編號；項目編號為：YJ；文檔版本號：01文檔序列號為：001；文檔類型編號：00；年代編號：20100223；文檔類型編號規(guī)則場所子系統(tǒng)設(shè)計開發(fā)類文檔：00應(yīng)急接入建設(shè)設(shè)計開發(fā)類文檔：01應(yīng)急管理系統(tǒng)設(shè)計類文檔：02指揮場所建設(shè)實(shí)施類文檔：03應(yīng)急接入實(shí)施類文檔：04應(yīng)急管理系統(tǒng)實(shí)施類文檔：05其他文檔：06購進(jìn)書籍：07其他（根據(jù)情況添加）3.4.4文檔的命名規(guī)則CNPC_YJ_05_應(yīng)急管理系統(tǒng)項目計劃_V1_20100719命名規(guī)則為：CNPC_YJ_類型.文件名.模塊.版本號_日期.后綴名其中“CNPC_YJ”列于所有文件名開始。CNPC_YJ表示為中國石油天然集團(tuán)公司應(yīng)急平臺52）項目；類型文檔類型名稱，可使用文檔類型編號（根據(jù)文檔內(nèi)容此部分可以省略）；文件名為該文件的具體內(nèi)容總稱，文件名字?jǐn)?shù)不限。模塊用于區(qū)分各個項目小組編寫的文檔，分為ZH、CS、JR、XT，分別代表綜合組、總部指揮場所組、應(yīng)急接入組、應(yīng)急管理系統(tǒng)組。（根據(jù)文檔內(nèi)容此部分可以省略）；版本號用于追蹤相同文件的修改記錄，通常為兩位。使用字符“V”表示版本，一位數(shù)字表示修改次數(shù)。數(shù)字從“1”開始以自然數(shù)順序排列，用于記錄文檔變化。最終確定稿用字符“F”替代數(shù)字；日期為記錄文件的編寫日期，用6位日歷日期表示，如：2009年12月29日，在文件名中表示為091229。示例：0皿0_丫」_06_項目章程_ZH_V1_091229.docCNPC_YJ_06_通訊錄_ZH_V2_091229.xlsCNPC_YJ_06_內(nèi)部啟動會議_ZH_V2_091229.pptCNPC_YJ_00—空調(diào)子系統(tǒng)設(shè)計_CS_V1_091229.xls其中，CNPC_YJ為中國石油天然氣集團(tuán)公司應(yīng)急平臺52）項目；06為文檔類型編號；ZH/CS為模塊名稱；V1/V2為版本號；091229為日期編號。3.5存檔規(guī)范基線：事件發(fā)生后兩周內(nèi)歸檔。完整性：是否成套、缺頁和涂改；準(zhǔn)確性：所收集的材料是否同它反映的對象相一致，同一項目的文件材料在內(nèi)容上是否一致；文件材料屬性的鑒別：是否為同一類；所有文檔一月整理一次，按照不同類型刻盤或者其他存儲介質(zhì)進(jìn)行保存；.6目錄建設(shè)與管理所建目錄要求符合明確方便的原則；查閱者能夠迅速的查閱所要文檔，了解文檔簡單的相關(guān)信息；文檔用FTP文檔服務(wù)器進(jìn)行存儲和管理；.7文檔的提交、保存及使用文檔提交(1)文檔的提交時間根據(jù)具體規(guī)定執(zhí)行，在規(guī)定時限內(nèi)提交；⑵項目文檔由文檔作者提交，一般為office形式(要求使用office2000以上版本)；文檔歸檔(1)歸檔的原則檢查文件是否完整，如有短缺，應(yīng)督促補(bǔ)充齊全；文檔資料移送交接手續(xù)必須完備；c.移交與保管文檔無關(guān)的資料，要退回經(jīng)辦部門；d.對廢棄的與項目相關(guān)紙質(zhì)文檔，要使用碎紙機(jī)銷毀。(2)存檔格式word和excel文件可分為office文檔和pdf文檔兩種。b.演示文檔只保存ppt格式或pdf格式(視演示的具體格式確定)。c.源數(shù)據(jù)和源代碼文檔由文檔作者提供存檔格式。3.7.3文檔保存(1)文檔保存遵循的原則在項目進(jìn)展各個階段，按規(guī)定格式建立項目文檔目錄，標(biāo)注文檔的狀態(tài)。文檔保存可用頁面和電子文檔兩種方式保存，所有文檔全部為受控文檔；歸檔的文件材料，根據(jù)歸檔要求及文件內(nèi)容特征進(jìn)行歸檔；按歸檔要求進(jìn)行目錄編輯及備查表；c.對文檔作統(tǒng)一排列；(2)檔案資料的整理a.收集的word和excel文檔由文檔管理人員處理成pdf的格式。文檔資料按文件項目編號次序整理；c.文檔資料每周備份一次，如有文件損壞及時補(bǔ)充齊全；(3)文檔密級管理在文檔使用中有部分文檔根據(jù)要求，需暫時保密，在此期間，由文檔管理人員進(jìn)行保存，不得對外發(fā)布。注：除非經(jīng)文檔作者授權(quán)同意，否則不得提前進(jìn)行查看、使用或發(fā)布。此類文檔保密到期，由文檔作者和文檔管理人員決定繼續(xù)保存或進(jìn)行發(fā)布。文檔使用(1)歸檔材料密級的鑒別：A絕密：僅有文檔作者和項目負(fù)責(zé)人對文檔享有查閱及使用權(quán)，其他人員查閱需經(jīng)文檔作者和項目負(fù)責(zé)人同意；B保密：僅在項目部成員內(nèi)共享；C公開：發(fā)布到集團(tuán)或者項目部網(wǎng)站；(2)文檔根據(jù)不同密級使用；a.進(jìn)度文檔一般為C級，通過FTP文檔服務(wù)器可實(shí)現(xiàn)完全共享。b.源代碼為A級，缺省六個月絕密期，在源代碼絕密期內(nèi)，其可執(zhí)行程序?yàn)锽級，即項目內(nèi)共享。c.階段性技術(shù)文檔為A級，缺省三個月或由文檔作者提供文檔絕密時限(最長時限可至該項工作完成的截至日期)；d.絕密期后，階段性技術(shù)文檔密級由A級降為B級，在項目部范圍內(nèi)共享；或根據(jù)項目需要，通過項目作者和項目小組協(xié)商實(shí)現(xiàn)共享；⑶項目部成員均可通過SVN服務(wù)器對上傳后的文檔資料進(jìn)行查詢。(4)部分重要文檔，如：重要技術(shù)文檔、源代碼等，需經(jīng)過文檔作者和項目領(lǐng)導(dǎo)同意并簽字授權(quán)后方可使用。(7)文檔作者離開項目后，所提交文檔的版權(quán)完全歸屬于項目部。文檔的借閱對于紙質(zhì)存檔文件，原件由綜合組統(tǒng)一保管，需要借閱和查看的人員需向綜合組文檔管理人員提出申請，同意借閱后，由文檔管理人員負(fù)責(zé)提供文檔復(fù)印件并填寫文件使用記錄，任何人員不得隨意復(fù)制文檔資料，文件借閱使用完畢后應(yīng)歸回綜合組文檔管理人員。需要復(fù)制使用的需得到綜合組負(fù)責(zé)人許可后方可自留使用。文檔修改(1)項目進(jìn)展過程中，隨著對項目進(jìn)一步的深入，將會產(chǎn)成一些需要修正的文檔，對文檔的修改需經(jīng)過綜合組負(fù)責(zé)人的審核，方可進(jìn)行。(2)文檔修改則文檔目錄和編號也同時進(jìn)行修正；(3)文檔修改后需在相關(guān)目錄中標(biāo)注修改，并記錄到文檔修改日志。4文檔服務(wù)器4.1文檔存放目錄說明：在三級目錄下建有具體的文檔分