辦公室辦公區(qū)域管理規(guī)定

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1.目的：

規(guī)范辦公室的工作秩序，營(yíng)造良好的辦公環(huán)境，以提升辦公質(zhì)量與效率。

2.職責(zé)/權(quán)限：

行政人事部：負(fù)責(zé)辦公室的整體日常監(jiān)管與處理突發(fā)大事;辦公室人員及財(cái)產(chǎn)平安的監(jiān)管。

其他部門負(fù)責(zé)人：所屬辦公室日常事務(wù)的管理，幫助處理各種異樣狀況。

3.工作要求：

辦公室職員工作紀(jì)律：

1.辦公室人員須保持儀容儀表干凈，工作時(shí)光一律按規(guī)定著裝。

2.文明禮貌待人，嚴(yán)禁大聲喧嘩。

3.室溫25℃以上方可以開啟空調(diào)，溫度調(diào)整不得低于18℃(含)以下。

4.保持個(gè)人辦公臺(tái)面干凈。

5.做好日常清潔維護(hù)，不行隨地吐痰，垃圾、紙屑丟入紙簍內(nèi)。

6.原則上辦公室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙，需要吸煙請(qǐng)到吸煙區(qū)。

7.非客戶接洽、會(huì)議召開、集體研究，任何人不得私自占用會(huì)議室與洽談室。

8.在使用公共場(chǎng)所(會(huì)議室、洽淡室、閱覽室、培訓(xùn)室等)完畢后，使用人員應(yīng)該恢復(fù)原狀并做好清潔收拾工作。

9.除工作需要外，辦公室人員不準(zhǔn)通過公司電腦上網(wǎng)。

10.接打電話應(yīng)言簡(jiǎn)意賅、長(zhǎng)話短說，嚴(yán)禁在電話中刻意閑聊，更不允許在辦公區(qū)域內(nèi)接打私人電話。

11.上班時(shí)光嚴(yán)禁聚眾閑聊或影響、阻礙他人工作，有須要舉行集體研究時(shí)，在洽談室或會(huì)議室內(nèi)舉行。

12.公司內(nèi)部*與會(huì)議，除特別狀況(需提前向會(huì)議主持人請(qǐng)假)外，皆須及時(shí)參與。

13.前臺(tái)(前臺(tái)文員/前臺(tái)保安員)要負(fù)責(zé)囫圇前臺(tái)區(qū)、入門大廳的管理。前臺(tái)禁止無關(guān)人員閑坐。

14.下午17：30-18：00，如遇加班,加班部門須將當(dāng)晚加班名單提交行政人事部，行政人事部核準(zhǔn)后交前臺(tái)保安。

15.下班前，辦公室人員須各自收拾好工作臺(tái)面。最后下班人員要關(guān)閉水、燈、空調(diào)、電腦、傳真機(jī)、復(fù)印/傳真機(jī)、門窗等。

16.上班時(shí)光，公司內(nèi)部通用性語言倡導(dǎo)一般話，除業(yè)務(wù)上來往之外，一律不講其他方言。

辦公室職員著裝要求：

1.為樹立和保持公司良好的社會(huì)形象，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理，本公司職員應(yīng)按要求著裝。

2.辦公室職員上班時(shí)光要保持儀容儀表干凈、大方、得體。

3.頭發(fā)梳理須整齊。男職員頭發(fā)不過耳，不得留長(zhǎng)胡須，保持面部清潔;女職員上班倡導(dǎo)化淡妝。

4.各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)仔細(xì)協(xié)作，催促屬下職員共同遵照?qǐng)?zhí)行。

4.詳細(xì)日常工作管理：

復(fù)印/傳真機(jī)管理――

1.有復(fù)印/傳真機(jī)部門支配專人負(fù)責(zé)復(fù)印/傳真機(jī)的維護(hù)與保養(yǎng)，任何人必需服從支配，不得有有意損壞機(jī)器的行為。

2.復(fù)印/傳真機(jī)發(fā)生故障應(yīng)立刻關(guān)機(jī)，行政人事部須做好標(biāo)識(shí)注明，并第一時(shí)光通知修理公司前來修理，待復(fù)印/傳真機(jī)徹低修好后方可作業(yè)。

3.行政人事部文秘人員應(yīng)擔(dān)保復(fù)印紙張供給及碳粉補(bǔ)充以使復(fù)印工作得以順當(dāng)舉行。

4.節(jié)省用紙，復(fù)印完后，注重保持復(fù)印區(qū)域干凈。

5.各部門復(fù)印用紙由行政人事部統(tǒng)一申購，復(fù)印時(shí)行政人事部要監(jiān)督復(fù)印人員節(jié)省。

6.非公司人員嚴(yán)禁私自使用本公司復(fù)印/傳真機(jī)，禁止幫非公司人員復(fù)印/打印文件資料。

7.行政人事部人員上下班時(shí)應(yīng)檢查復(fù)印/傳真機(jī)的開關(guān)狀況。

電話管理――

1.公司電話是公司與外界、內(nèi)部部門之間溝通信息、聯(lián)絡(luò)工作的重要工具。原則上不得打私人電話，特別狀況需用外線長(zhǎng)途電話要經(jīng)部門負(fù)責(zé)人同意后方可使用。

.-物業(yè)經(jīng)理人

2.正常工作聯(lián)絡(luò)應(yīng)長(zhǎng)話短說，提升效率。通話時(shí)光應(yīng)控制在3分鐘以內(nèi)，特別狀況不超過5分鐘。

3.公司對(duì)長(zhǎng)途電話舉行嚴(yán)格控管，普通分機(jī)電話只可拔打市話。

4.電話鈴響3聲內(nèi)就要接聽電話，且使用文明禮貌語言。

5.接聽電話須仔細(xì)認(rèn)真聽取對(duì)方敘述的內(nèi)容，須要時(shí)可禮貌要求對(duì)方重復(fù)，重要事項(xiàng)要做出書面記錄，并準(zhǔn)時(shí)知會(huì)相關(guān)人員。

管理人員手機(jī)使用管理――

1.對(duì)于公司已賦予電話費(fèi)補(bǔ)助的管理人員(包括特別職位人員)，其手機(jī)必需24小時(shí)開機(jī)。

2.管理人員休假時(shí)，其手機(jī)也必需正常開機(jī);跨區(qū)域無網(wǎng)絡(luò)的，須公布備用號(hào)碼。

3.管理人員不應(yīng)頻繁更換手機(jī)號(hào)碼，如因特別緣由需更換號(hào)碼的，須將新號(hào)碼準(zhǔn)時(shí)通知行政人事部更新后公布。

4.管理人員手機(jī)必需保持有話費(fèi)，不足時(shí)應(yīng)準(zhǔn)時(shí)繳費(fèi)或充值。

5.行政人事部須不定時(shí)抽查開機(jī)狀況，嚴(yán)禁浮現(xiàn)停機(jī)或關(guān)機(jī)狀況。

6.一個(gè)月浮現(xiàn)三次停機(jī)或關(guān)機(jī)現(xiàn)象，對(duì)工作造成影響的，酌情取消相關(guān)管理人員該月話費(fèi)補(bǔ)助。

7.參與會(huì)議或培訓(xùn)時(shí)，手機(jī)一律關(guān)機(jī)或調(diào)為振動(dòng)，中途需要接打電話須向會(huì)議主持或培訓(xùn)講師舉手請(qǐng)假，同意后方可外出接打電話。

8.手機(jī)補(bǔ)助話費(fèi)按公司規(guī)定的職級(jí)標(biāo)準(zhǔn)發(fā)放，按照職級(jí)、工作性質(zhì)的變動(dòng)而調(diào)節(jié)。

辦公室職員接待訪客技能與禮儀――

1.前臺(tái)負(fù)責(zé)回答.訪客的咨詢，了解來訪目的，幫助作好訪客記下，通知相關(guān)部門人員到前臺(tái)接待。

2.部門會(huì)議及訪客接待由部門文員跟進(jìn)，公司例會(huì)接待由行政人事部負(fù)責(zé)跟進(jìn)。

3.訪客接待基本技能：既要機(jī)敏，又要有禮貌。要殷勤誠懇，只要訪客一走進(jìn)辦公室或辦公桌前，就該面帶笑容地打招呼。要替事先不曾商定的訪客著想，認(rèn)真聆聽這種沒預(yù)約的訪客解釋他的來意與理由。假如不能支配當(dāng)初會(huì)見，就表示遺撼，并為他支配以后會(huì)見。按挨次請(qǐng)?jiān)L客進(jìn)去，可按事先支配次序或以到達(dá)先后為次序。要做好訪客記下，記上時(shí)光、名字、職務(wù)、來訪目的和業(yè)務(wù)關(guān)系，以及通訊地址等。

4.訪客接待基本禮儀：

4.1客人來訪時(shí)，應(yīng)立即從椅子上站起來，并禮貌性招呼一聲“您好”，當(dāng)對(duì)方遞過名片來時(shí)，應(yīng)用雙手接過來，并念出對(duì)方的姓名和公司名稱。

4.2引領(lǐng)訪客到上司辦公室或會(huì)客室時(shí)，在離位前應(yīng)先把桌上的文件資料合起并放好，避開讓人看到或遺失。

4.3在走廊、樓梯伴隨訪客行走時(shí)，要協(xié)作訪客步調(diào)，在訪客右側(cè)前一公尺處引領(lǐng)。在轉(zhuǎn)彎或上樓梯前應(yīng)先有所指示動(dòng)作，讓訪客明了所往去處。

4.4在到達(dá)目的地前，要指明“就在這里”，在打開門之前要先敲門。假如門向外開，應(yīng)用手按住門，讓訪客先行進(jìn)入并指引落座;假如門向內(nèi)開，應(yīng)先進(jìn)入，按住門后再請(qǐng)?jiān)L客入內(nèi)。

4.5進(jìn)入室內(nèi)后，應(yīng)請(qǐng)客人坐上位(離入口較遠(yuǎn)處)，并說“請(qǐng)坐，稍候”。退出會(huì)客室時(shí)，應(yīng)以正面倒走方式退出，并關(guān)上門，掛上“訪客中”字樣的牌。

4.6面談時(shí)，應(yīng)該在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候端飲料(茶、咖啡、奶茶)，飲料應(yīng)放在盤中端出并放在訪客正面的桌面上，并做出請(qǐng)用的手式。面談時(shí)光過長(zhǎng)，應(yīng)該在適當(dāng)初間入內(nèi)添加茶水;面談結(jié)束后，應(yīng)將訪客的物品交給對(duì)方，若發(fā)覺訪客離開后有忘記之物，應(yīng)馬上上報(bào)處理。

4.7辦公室人員在訪客走后，要對(duì)會(huì)客室舉行收拾，處理善后事務(wù)。為了避開新訪客到來久等，收拾工作要利落、靈敏。如距下一位訪客來臨有一段時(shí)光，應(yīng)先開窗通風(fēng)。煙缸里如有前一位訪客的煙蒂，應(yīng)馬上清除?？傊?，無論在何時(shí)，或處于何種狀態(tài)，辦公室人員都應(yīng)以最快捷的速度迎接訪客。

前臺(tái)管理――

1.前臺(tái)為公司形象，由前臺(tái)文員與前臺(tái)保安員共同組成，負(fù)責(zé)訪客接待、辦公室人員/大件物品進(jìn)出監(jiān)管。

2.為樹立公司形象，前臺(tái)保安應(yīng)一律在大門旁站崗，遇公司部門經(jīng)理以上人員及客人來訪時(shí)要行禮。

3.前臺(tái)總機(jī)接聽電話時(shí)應(yīng)使用甜蜜標(biāo)準(zhǔn)的一般話講：“您好!研成科技”或“研成科技，您好!”。

4.前臺(tái)人員未經(jīng)允許嚴(yán)禁離崗。有資料/物品轉(zhuǎn)遞，須與前臺(tái)保安打好招呼并盡快返回。

5.前臺(tái)對(duì)公司員工或外訪客要禮貌大方、熱烈周到。對(duì)找高層管理的客人，問清事先有無預(yù)約并立刻電話通知文員或秘書支配接待。須要時(shí)可以引導(dǎo)至部門。

6.各部門來訪客人需進(jìn)辦公室洽談的，由各部門文員第一時(shí)光迎接。

7.部門訪客必需至前臺(tái)記下，嚴(yán)禁未經(jīng)記下私闖辦公室現(xiàn)象。

8.應(yīng)聘人員由前臺(tái)通知行政人事部聘請(qǐng)人員專職接待。

9.晚七點(diǎn)開頭，全部進(jìn)出辦公室人員(經(jīng)理級(jí)以下)，必需在前臺(tái)具體記下進(jìn)出辦公室的時(shí)光及事由。

辦公設(shè)施設(shè)備管理――

1.辦公室設(shè)施/設(shè)備(單價(jià)在300元以上的物品)的日常管理由行政人事部負(fù)責(zé)。

2.行政人事部與財(cái)務(wù)部對(duì)公司全部辦公設(shè)施/設(shè)備建立清冊(cè)，每月做一次盤點(diǎn)。

3.公司全部設(shè)施/設(shè)備上都須有小檔案標(biāo)貼。

4.全部辦公設(shè)施設(shè)備的購置、調(diào)配、更新、報(bào)損必需有行政人事部審核后方可執(zhí)行。

5.辦公設(shè)施/設(shè)備一旦建立清冊(cè)，部門負(fù)責(zé)人負(fù)監(jiān)管責(zé)任，未經(jīng)批準(zhǔn)嚴(yán)禁擅自調(diào)動(dòng)。

6.辦公室布置一經(jīng)確定，未經(jīng)行政人事部負(fù)責(zé)人以上職位人員批準(zhǔn)，嚴(yán)禁私自調(diào)動(dòng)。

辦公室衛(wèi)生管理――

1.公司公共區(qū)域及自立辦公室的衛(wèi)生統(tǒng)一由行政人事部落實(shí)專人負(fù)責(zé)，員工個(gè)人辦公桌及座位周邊的衛(wèi)生由員工個(gè)人負(fù)責(zé)。

2.凡新入職職員，必需了解清潔衛(wèi)生的重要性與須要的衛(wèi)生學(xué)問。

3.各工作場(chǎng)所內(nèi)均須保持干凈，不得堆放垃圾、污垢或碎屑。

4.各工作場(chǎng)所內(nèi)走道及階梯，至少每日清掃一次，安裝地毯區(qū)域每周最后一個(gè)工作日下班前非常鐘吸塵一次。

5.下班時(shí)帶走所負(fù)責(zé)區(qū)域垃圾。

6.各工作場(chǎng)所內(nèi)，嚴(yán)禁隨地吐痰。

7.飲水機(jī)及周圍必需保持清潔。

8.整容鏡、洗手池、洗手間及其它衛(wèi)生設(shè)施，必需保持清潔。

9.下運(yùn)河口應(yīng)常常清除污穢，保持清潔暢通。

10.凡可能產(chǎn)生寄生傳染菌的區(qū)域，每月至少應(yīng)三次消毒。

11.各工作場(chǎng)所須充分保持空氣流通。

12.垃圾、廢棄物、污物的清除應(yīng)符合衛(wèi)生的要求，放置于指定的范圍內(nèi)。

13.公司設(shè)置常用的藥品并存放于小箱或木櫥內(nèi)，以便于取用。

公共區(qū)域清潔管理――

1.公司公共區(qū)域衛(wèi)生是指自立辦公室、走廊(通道)、樓梯、洗手間、會(huì)議室等的清潔衛(wèi)生。

2.辦公室衛(wèi)生包括：每日地面衛(wèi)生的清潔、垃圾的清運(yùn)、下班前辦公區(qū)域的收拾、定期對(duì)抽風(fēng)口/光管/空調(diào)清潔。

3.走廊(通道)衛(wèi)生包括：走廊(通道)地毯/地面/墻壁的清潔、走廊(通道)兩側(cè)的防火器材/報(bào)警器/植物的清潔。

4.樓梯衛(wèi)生包括：樓梯地面/扶手/兩側(cè)墻壁的清潔。

5.洗手間衛(wèi)生包括：洗手間地面、墻壁、窗戶、便槽、便池、垃圾簍、隔板等的清潔衛(wèi)生。

6.會(huì)議室衛(wèi)生包括：會(huì)議室的日常清潔、會(huì)議前/會(huì)議后的徹底清潔(包括地面、墻壁、窗戶、培訓(xùn)椅、黑板、講臺(tái)、會(huì)議桌、立架、空調(diào)、排氣扇、壁扇、光管、飲水機(jī)、垃圾簍等)。

保安管理――

1.為了保障公司和員工的財(cái)產(chǎn)平安，公司在宿舍、停車場(chǎng)和辦公樓24小時(shí)設(shè)置保安服務(wù)。

2.保安每班需上8個(gè)小時(shí)，天天分三班，白班8：00-16：00，中班16：00-24：00晚班24：00-8：00;

3.宿舍保安工作職責(zé)

3.1負(fù)責(zé)宿舍公司及員工的財(cái)產(chǎn)及人身平安庇護(hù)。

3.2負(fù)責(zé)外來人員進(jìn)出記下。

3.3負(fù)責(zé)公共區(qū)域的用水、用電的檢查，防止“長(zhǎng)明燈、長(zhǎng)流水”浮現(xiàn)，發(fā)覺水電問題要準(zhǔn)時(shí)報(bào)告處理。

3.4負(fù)責(zé)查房，主要檢查：?jiǎn)T工有無私自換房;員工有無私拿其它房間配置用品;員工有無私自留宿外來人員;房間有無私裝大功率電器等等。

3.5負(fù)責(zé)宿舍防火、防盜等平安工作;

4.辦公樓、停車場(chǎng)保安職責(zé)

4.1負(fù)責(zé)車輛進(jìn)出記下，記下內(nèi)容為進(jìn)出時(shí)光、開車人、車牌號(hào)。

4.2巡察辦公室保障辦公室財(cái)產(chǎn)平安，巡察要求：白班為每半小時(shí)一次;晚班及節(jié)假日為每20分鐘巡察一次。

4.3負(fù)責(zé)公司總部辦公樓的防火、防盜工作。

5.保安工作期間要穿保安