學(xué)習(xí)情境3項(xiàng)目52010高效辦公應(yīng)用

學(xué)習(xí)情境3

文

檔

處

理Word

2010“十三五”職業(yè)教育規(guī)劃教材《計(jì)算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)》本項(xiàng)目主要內(nèi)容任務(wù)1 批量制作信封任務(wù)2 批量制作成績(jī)單任務(wù)3 查找與替換任務(wù)4 共享文檔任務(wù)描述每個(gè)學(xué)期結(jié)束時(shí)，班主任王老師都要做一件比較棘手的事情：學(xué)校要求根據(jù)已有的“各科成績(jī)”，給每位學(xué)生發(fā)一個(gè)“成績(jī)單”，“成績(jī)單”填寫完成后，還要根據(jù)“班級(jí)通訊錄”把“成績(jī)單”打印出來(lái)并郵寄給學(xué)生，要求每人單獨(dú)生成一個(gè)信封。任務(wù)分析根據(jù)“班級(jí)通訊錄”，快速批量制作信封。任務(wù)1 批量制作信封相關(guān)知識(shí)點(diǎn)信封制作向?qū)荳ord中提供的一個(gè)向?qū)洁]件合并工具，利用信封制作向?qū)峁┑牟僮鞑襟E可以快速批量制作信封。任務(wù)實(shí)施⒈批量制作信封⑴啟動(dòng)Word2010軟件后，在“郵件”選項(xiàng)卡中，單擊“創(chuàng)建”組中的“中文信封”按鈕，打開(kāi)“信封制作向?qū)А睂?duì)話框，如圖3.97所示。圖3.97“信封制作向?qū)А睂?duì)話框⑵單擊“下一步”按鈕，進(jìn)入“信封樣式”界面，單擊“信封樣式”下拉按鈕，在打開(kāi)的下拉列表中選擇符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的信封型號(hào)，這里選擇“國(guó)內(nèi)信封-DL（220110）”選項(xiàng)，界面中還提供了4個(gè)打印復(fù)選框，可以根據(jù)實(shí)際需要勾選相應(yīng)復(fù)選框，這里勾選所有復(fù)選框，如圖3.98所示。圖3.98選擇信封樣式⑶單擊“下一步”按鈕，進(jìn)入“信封數(shù)量”界面，選擇生成信封的方式和數(shù)量，這里選擇“基于地址簿文件，生成批量信封”單選按鈕，如圖3.99所示。圖3.98選擇信封樣式⑷單擊“下一步”按鈕，進(jìn)入“收件人信息”界面，單擊“選擇地址簿”按鈕，在打開(kāi)的對(duì)話框中選擇并打開(kāi)已有的Excel文件（學(xué)生成績(jī).xlsx文件），打開(kāi)文件后，在“匹配收信人信息”區(qū)域中設(shè)置收信人信息與地址簿中的對(duì)應(yīng)信息，這里只選擇了“姓名、地址”和“郵編”信息。如圖3.100所示。圖3.100匹配收信人信息⑸單擊“下一步”按鈕，進(jìn)入“寄信人信息”界面，需要輸入寄信人的姓名、單位、地址和郵編等信息。由于批量制作的信封上都需要有相同的寄信人信息，此時(shí)可填寫真實(shí)的寄信人信息，如圖

3.101所示。圖3.101輸入寄信人信息⑹單擊“下一步”按鈕，再單擊“完成”按鈕，完成信封制作向?qū)?，并生成一個(gè)新的文檔，內(nèi)容如圖3.102所示，最后單擊“保存”按鈕保存生成的信封，命名為“批量信封.docx”。圖3.101輸入寄信人信息任務(wù)描述每個(gè)學(xué)期結(jié)束時(shí)，班主任王老師都要做一件比較棘手的事情：學(xué)校要求根據(jù)已有的“各科成績(jī)”，給每位學(xué)生發(fā)一個(gè)“成績(jī)單”，“成績(jī)單”填寫完成后，還要根據(jù)“班級(jí)通訊錄”把“成績(jī)單”打印出來(lái)并郵寄給學(xué)生。任務(wù)2 批量制作成績(jī)單任務(wù)分析⑴根據(jù)已有的“各科成績(jī)”，快速批量制作成績(jī)單。⑵將制作好的成績(jī)單打印出來(lái)。相關(guān)知識(shí)點(diǎn)“郵件合并”就是在郵件文檔（主文檔）的固定內(nèi)容（相當(dāng)于模板）中，合并與發(fā)送信息相關(guān)的一組數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)可以來(lái)自于文本文件、Word及Excel的表格、Access數(shù)據(jù)表等數(shù)據(jù)源，從而批量生成需要的郵件文檔，大大提高工作效率?！班]件合并”除了可以批量處理信封、信函等與郵件相關(guān)的文檔外，還可以批量處理標(biāo)簽、請(qǐng)柬、工資條、成績(jī)單，準(zhǔn)考證和獲獎(jiǎng)證書等。任務(wù)實(shí)施⒈制作“學(xué)生成績(jī)單”主文檔⑴在Word

2010窗口中，新建一空白文檔，輸入“學(xué)生成績(jī)單”表格，并設(shè)置適當(dāng)?shù)母袷剑鏖T成績(jī)先為空白，最后在文檔末尾添加

2～3行空行，如圖3.103所示。⑵單擊快速訪問(wèn)工具欄中的“保存”按鈕，保存文件，并命名為“學(xué)生成績(jī)單主文檔.docx”。圖3.103學(xué)生成績(jī)單主文檔⒉利用“郵件合并”功能，批量制作成績(jī)單⑴打開(kāi)“學(xué)生成績(jī)單主文檔.docx”文件，在“郵件”選項(xiàng)卡中，單擊“開(kāi)始郵件合并”組中的“開(kāi)始郵件合并”下拉按鈕，在打開(kāi)的下拉列表中選擇“普通Word文檔”選項(xiàng)，如圖3.104所示。圖3.104“開(kāi)始郵件合并”下拉列表⑵單擊“開(kāi)始郵件合并”組中的“選擇收件人”下拉按鈕，在打開(kāi)的下拉列表中選擇“使用現(xiàn)有列表”選項(xiàng)，如圖3.105所示。圖3.105“選擇收件人”下拉列表⑶在打開(kāi)的“選擇數(shù)據(jù)源”對(duì)話框中，選擇“學(xué)生成績(jī).xlsx”文件，如圖3.106所示。圖3.106“選擇數(shù)據(jù)源”對(duì)話框⑷單擊“打開(kāi)”按鈕，彈出“選擇表格”對(duì)話框，選擇其中的

“Sheet1$”工作表，如圖3.107所示，單擊“確定”按鈕。圖3.107“選擇表格”對(duì)話框⑸將光標(biāo)定位在“學(xué)號(hào)”下面的空白單元格中，單擊“編寫和插入域”組中的“插入合并域”下拉按鈕，在打開(kāi)的下拉列表中選擇“學(xué)號(hào)”選項(xiàng)，如圖3.108所示，這時(shí)在“學(xué)號(hào)”下面的空白單元格中插入了“《學(xué)號(hào)》”合并域。★說(shuō)明：“插入合并域”下拉列表中的各個(gè)選項(xiàng)就是

“Sheet1$”工作表中的字段名。圖3.108插入合并域⑹使用相同的方法，在所有其他空白單元格中插入相應(yīng)的合并域，結(jié)果如圖3.109所示。圖3.109插入全部合并域后的“學(xué)生成績(jī)單”主文檔⑺單擊“完成”組中的“完成并合并”下拉按鈕，在打開(kāi)的下拉列表中選擇“編輯單個(gè)文檔”選項(xiàng)，如圖3.110所示。⑻在打開(kāi)的“合并到新文檔”對(duì)話框中，點(diǎn)選“全部”單選按鈕，如圖3.111所示。圖3.110“完成并合并”下拉列表圖3.111“合并到新文檔”對(duì)話框⑼單擊“確定”按鈕，完成郵件合并，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)處理并生成每位學(xué)生單獨(dú)一張的成績(jī)單，并在新文檔中一一列出，如圖3.112所示。圖3.112郵件合并效果⒊利用“查找與替換”，刪除分節(jié)符并在一頁(yè)中打印多份成績(jī)單為了提高打印速度和節(jié)約打印紙張，可設(shè)計(jì)在一張A4紙上打印3～4個(gè)學(xué)生的成績(jī)單。⑴打開(kāi)“查找和替換”對(duì)話框，在“查找內(nèi)容”中從“特殊格式”下拉按鈕中選擇“分節(jié)符”特殊格式，此時(shí)在“查找內(nèi)容”文本框中填入了“^b”特殊符號(hào)（具體操作步驟可參照任務(wù)3完成）。⑵在“替換為”文本框中不需填寫任何內(nèi)容，即把“分節(jié)符”替換為空白，相當(dāng)于刪除“分節(jié)符”，然后單擊“全部替換”按鈕，替換后的文檔變成如圖3.113所示，最后將它保存為“批量學(xué)生成績(jī)單.docx”文件（具體操作步驟可參照任務(wù)3完成）。圖3.113批量制作完成的學(xué)生成績(jī)單任務(wù)描述編輯文檔時(shí)，可使用查找功能快速定位到文本的末尾，可使用替換功能批量修改字符和字符格式。本次任務(wù)要求使用查找與替換功能批量修改文檔中的內(nèi)容。任務(wù)3 查找與替換任務(wù)分析使用查找與替換的方法，刪除文檔“燕子”中的所有空格，以及將文中所有“燕子”字的格式設(shè)置為“楷體”、“三號(hào)”、“紅色”，且將所有段落結(jié)尾處的“↓”修改為段落結(jié)束符。相關(guān)知識(shí)點(diǎn)Word的替換功能非常強(qiáng)大，在對(duì)長(zhǎng)文檔進(jìn)行處理時(shí)，可以批量更改或者進(jìn)行格式設(shè)置。在進(jìn)行替換操作時(shí)，如果文檔中有選擇的內(nèi)容，可以指定Word首先在選擇的文本中進(jìn)行搜索和替換。利用好這一點(diǎn)，我們可以順利完成一些特殊操作，提高編輯效率。要?jiǎng)h除“查找內(nèi)容”或“替換為”文本框內(nèi)容的格式，只需選定文本框的內(nèi)容，單擊“不限定格式”按鈕即可清除格式。任務(wù)實(shí)施⑴打開(kāi)文檔“燕子”，首先按Ctrl+A組合鍵選中全部?jī)?nèi)容，然后再單擊“開(kāi)始”選項(xiàng)卡，在功能區(qū)中單擊“編輯”→“查找

”→“高級(jí)查找”按鈕，打開(kāi)“查找和替換”對(duì)話框，切換到“替換”選項(xiàng)卡。⑵在“查找內(nèi)容”文本框輸入一個(gè)空格，單擊“全部替換”按鈕，完成替換后單擊“確定”按鈕返回“查找和替換”對(duì)話框。⑶刪除“查找內(nèi)容”文本框中的空格，輸入“燕子”字。在“替換為”文本框中輸入“燕子”字。⑷單擊“更多”按鈕打開(kāi)下拉選項(xiàng)區(qū)域。把插入點(diǎn)置于“替換為”文本框內(nèi)，然后單擊“格式”按鈕→“字體”選項(xiàng)，設(shè)置字體的格式為“楷體、三號(hào)、紅色”，單擊“確定”按鈕返回到“查找和替換”對(duì)話框，如圖3.114所示。圖3.114“查找和替換”對(duì)話框設(shè)置結(jié)果⑸單擊“全部替換”按鈕，完成替換后單擊“確定”按鈕返回。⑹單擊“更多”按鈕打開(kāi)下拉選項(xiàng)區(qū)域。把插入點(diǎn)置于“查找內(nèi)容”文本框內(nèi)，然后單擊“特殊格式”按鈕→“人工換行符”選項(xiàng)，再將插入點(diǎn)置于“替換為”文本框內(nèi)。單擊“特殊格式”按鈕，如圖3.114所示，選擇“段落標(biāo)記”，返回到“查找和替換”對(duì)話框，單擊“全部替換”按鈕，完成替換后單擊“確定”按鈕返回，再關(guān)閉“查找和替換”對(duì)話框操作。圖3.115“特殊格式”按鈕任務(wù)描述Word

2010可以轉(zhuǎn)換為其他類型的文件，增強(qiáng)文檔的共享性。本次任務(wù)要求學(xué)生掌握將Word文檔轉(zhuǎn)換為其他類型的文件的方法。任務(wù)分析⑴將Word文檔“常用的圖片功能介紹”發(fā)送到PowerPoint幻燈片上。⑵將Word文檔“常用的圖片功能介紹”另存為PDF文件。任務(wù)4 共享文檔相關(guān)知識(shí)點(diǎn)⒈文件格式兼容性Word2010提供了良好的向下兼容能力，能支持打開(kāi)或保存先前版本的文檔，無(wú)須額外設(shè)置。⑵使用Word2003打開(kāi)Word2007或Word2010文檔。若要使用Word2003打開(kāi)Word2007或Word2010文檔，可選擇以下2種途徑：使用Word2010的“另存為”功能，將文檔保存類型設(shè)為“Word97-2003文檔”的文檔就能在早期的版本中打開(kāi)。安裝兼容包，可以從下載適用于OOXML文件格式的Microsoft

Office兼容包。⒉轉(zhuǎn)換為PowerPoint前要求設(shè)好標(biāo)題樣式任務(wù)實(shí)施⑴打開(kāi)Word文檔“常用的圖片功能介紹”，單擊“文件”選項(xiàng)卡*“選項(xiàng)”命令，打開(kāi)“Word選項(xiàng)”對(duì)話框，在對(duì)話框中單擊“自定義功能區(qū)”選項(xiàng)，從右側(cè)的“所有命令”列表中找到“發(fā)送到MicrosoftPowerPoint”，將其添加到自定義工具欄，如圖3.116，圖3.117所示。圖3.116添加“發(fā)送到Microsoft

PowerPoint”按鈕圖3.117新建組單擊“發(fā)送到MicrosoftPowerPoint”按鈕就可以將Word文檔“常用的圖片功能介紹”發(fā)送到PowerPoint幻燈片上。⑵打開(kāi)Word文檔“常用的圖片功能介紹”，單擊“文件”選項(xiàng)卡→“另存為”命令，打開(kāi)“另存為”對(duì)話框，在“保存類型”下拉列表中選擇“PDF”，單擊“保存”按鈕即可將文檔另存為PDF文件。拓展與提高如何使用Word

2010的目錄功能快速生成論文目錄：⒈內(nèi)置的自動(dòng)目錄樣式⒉其他樣式的目錄生成課后作業(yè)⒈習(xí)題：一、二、三。⒉熟練批量制作信封、批量制作成績(jī)單、查找與替換、共享文檔的操作。⒊上網(wǎng)搜索有關(guān)“Word中批量制作成績(jī)單”操作技巧的文檔文件，保存并發(fā)郵件到任課教師的辦公郵箱。課后作業(yè)⒈習(xí)題：一、二、三。⒉熟練插入分節(jié)符、添加論文正文的頁(yè)眉、添加頁(yè)碼并更新目錄、添加論文摘要和封面、使用批注和修訂的操作。⒊上網(wǎng)搜索有關(guān)“Word中添加論文正文的頁(yè)眉”操作技巧的文檔文件，保存并發(fā)郵件到任課教師的辦公郵箱。習(xí)

題一、填空⒈字符間距可以在

對(duì)話框中設(shè)置。⒉在Word2010中，“開(kāi)始”功能區(qū)包括

組、

組、

組、

組和編輯組。⒊在Word2010中，刪除、復(fù)制、剪切文本之前，應(yīng)先

。⒋Word2010中，文本的對(duì)齊方式有五種，它們是

對(duì)齊、

對(duì)齊、

對(duì)齊、

對(duì)齊及

對(duì)齊。⒌

在字體格式中，B表示使用

效果，I表示使用

效果，U表示給字符

。⒍在Word2010中的視圖方式有

、

、

、

、

。⒎Word2010提供了五種文檔視圖方式，在

方式下可以顯示正文及其頁(yè)面格式。⒏

文件的新建、打開(kāi)、保存、關(guān)閉都可單擊

選項(xiàng)卡，選擇相關(guān)命令實(shí)現(xiàn)。⒐

分欄功能可打開(kāi)“頁(yè)面布局”功能區(qū)，單擊

組→

命令實(shí)現(xiàn)。⒑

插入頁(yè)眉、頁(yè)腳、頁(yè)碼功能在“插入”功能區(qū)的

組中可實(shí)現(xiàn)。⒒分隔符包括分頁(yè)符、分節(jié)符等，其功能在“頁(yè)面布局”功能區(qū)的

組中實(shí)現(xiàn)。二、選擇⒈

在Word的編輯狀態(tài)，連續(xù)進(jìn)行了兩次“插入”操作，當(dāng)單擊兩次“撤銷”按鈕后（

）。A．將第一次插入的內(nèi)容全部取消

B．將兩次插入的內(nèi)容合部取消C．將第二次插入的內(nèi)容全部取消

D．兩次插入的內(nèi)容都不能被取消⒉Word

2010文檔默認(rèn)的擴(kuò)展名為（A．

.mdb

B.

.docx

C.

.xlsx）。D.

.txt⒊

在Word文本編輯區(qū)中有一個(gè)閃爍的粗豎線，它是（

）。A．段落分隔符 B。鼠標(biāo)光標(biāo) C.分節(jié)符 D.插入點(diǎn)⒋在Word的編輯狀態(tài)下，進(jìn)行字體設(shè)置操作后，按新設(shè)置的字體顯示的文字是（

）。A.插入點(diǎn)所在段落中的文字

C．插入點(diǎn)所在行中的文字B.文檔中被選擇的文字D.文檔的全部文字⒌

在Word的（

）視圖方式下，可以顯示分頁(yè)效果。A．普通 B.

大綱 C.頁(yè)面 D.

Web版式⒍在Word中查找和替換正文時(shí)，若操作錯(cuò)誤則（A．必須手工恢復(fù)B.有時(shí)可恢復(fù)，有時(shí)就無(wú)可挽回

C．無(wú)可挽回D.可用“撤消”來(lái)恢復(fù)）。⒎Word的樣式是一組（A．格式 B.模板）的集合C.公式 D.控制符⒏

在Word中，（

）用于控制文檔在屏幕上的顯示大小。A．頁(yè)面顯示 B.全屏顯示 C.顯示比例 D.縮放顯示⒐若同時(shí)打開(kāi)多個(gè)Word文檔窗口，則下面關(guān)于活動(dòng)窗口的描述，（是不正確的。）A．活動(dòng)窗口的標(biāo)題欄是高亮度的 B．光標(biāo)插入點(diǎn)只能在活動(dòng)窗口中閃爍C．桌面上可以沒(méi)有一個(gè)活動(dòng)窗口 D．桌面上可以同時(shí)有兩個(gè)活動(dòng)窗口⒑假設(shè)插入點(diǎn)在文檔中的某個(gè)字符之后，當(dāng)選擇某個(gè)樣式時(shí)，該樣式就對(duì)當(dāng)前（

）起作用。A．行 B.

列 C.

段 D.

頁(yè)三、操作題創(chuàng)建一份求職報(bào)告和一份成績(jī)表。【實(shí)訓(xùn)目的】⒈能進(jìn)行文檔的基本操作。⒉掌握文本編輯的基本操作。⒊會(huì)打印文檔。⒋掌握各種選取文本的方法。⒌能進(jìn)行文檔的字體格式設(shè)置。⒍能進(jìn)行文檔的段