人力資源信息化管理系統(tǒng)作用

信息化已經(jīng)是人力資源管理變革的必然趨勢，而人力資源管理系統(tǒng)的應(yīng)用正是人力資源管理信息化的重要橋梁。人力資源管理系統(tǒng)的功能和意義就在于提高人力資源管理效率，但是如果使用不當(dāng)，系統(tǒng)不僅無法完全發(fā)揮其應(yīng)有的功能，還會增加系統(tǒng)實際使用者的工作量，使管理變得混亂，效率更加低下。一、數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性是前提人力資源管理系統(tǒng)的一項基本功能就是對企業(yè)人力資源相關(guān)的各項數(shù)據(jù)的儲存和處理，而人力資源系統(tǒng)發(fā)揮作用的一個基礎(chǔ)性的前提就是這些數(shù)據(jù)信息的可靠性和準(zhǔn)確性。首先，我們在輸入基本信息的時候要充分利用系統(tǒng)的一些特色功能，利用科技工具的力量來確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確。比如，我們在錄入新員工的個人資料信息時，可以利用系統(tǒng)內(nèi)置的證件自動識別功能按鈕，直接收集員工的身份證件等信息將數(shù)據(jù)掃描進入系統(tǒng)，而不必去采用傳統(tǒng)的手工輸入的辦法，這樣就能從避免數(shù)據(jù)的出錯，同時也能從很大程度上減輕HR的工作量。其次，我們可以充分利用系統(tǒng)的自動糾錯功能按鈕，來確保確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確。比如，在核算員工薪資時，當(dāng)一鍵核算完成之后我們還應(yīng)該利用薪資模塊中“薪資對比”的功能按鈕，去對比當(dāng)月薪資與以往薪資之間的出入，檢查之后就能根據(jù)具體的對比情況進行回查。這些都需要系統(tǒng)的實際使用人員在培訓(xùn)時充分了解和熟悉系統(tǒng)的這些相應(yīng)功能，并在工作中加以應(yīng)用。二、確保數(shù)據(jù)信息的完整性只有數(shù)據(jù)平臺的內(nèi)容完整、充實，才能通過系統(tǒng)得到各種綜合性的結(jié)果。以用友EHR系統(tǒng)為例，如果我們在搭建組織結(jié)構(gòu)的時候沒有對崗位信息、崗級信息等內(nèi)容做好維護，那么在薪酬模塊對有關(guān)人員起薪的時候，系統(tǒng)就無法從組織管理的模塊中抓取到與員工的崗級崗職相關(guān)的信息。HR還需要另行在薪資模塊里去手動輸入或?qū)胄畔ⅲ@樣無疑就增加了勞動量，并沒有充分利用好EHR系統(tǒng)。三、重視人員角色權(quán)限的配置企業(yè)內(nèi)的職位、崗位劃分越來越細致，針對這種趨勢，我們在使用人力資源管理軟件的時候必須考慮到系統(tǒng)中權(quán)限控制是否適合公司各個崗位的問題。權(quán)限分配必須分別對應(yīng)于企業(yè)中不同的部門和不同的人，根據(jù)不同的管理人員而下放相應(yīng)的權(quán)限，這樣才能保證企業(yè)管理的安全和信息的保密。在分布式權(quán)限控制系統(tǒng)中職位與權(quán)限相結(jié)合，不因人的流動而造成職責(zé)的空缺。另一方面，合理的下放職權(quán)，也可以減輕相關(guān)崗位的工作負擔(dān)，提升工作效率。四、人力資源管理系統(tǒng)與人力資源管理實踐的逐步磨合企業(yè)人力資源信息化建設(shè)的首要前提是，企業(yè)一定要根據(jù)自身的需求實際來選擇適合人力資源管理系統(tǒng)。系統(tǒng)上線之后，由于對新系統(tǒng)的不熟悉，剛開始使用人力資源系統(tǒng)的時需要經(jīng)過一段時間的磨合期，系統(tǒng)才能被嫻熟運用，發(fā)揮其應(yīng)有的功能。在這段磨合期內(nèi)，企業(yè)要重視人力資源管理層的建設(shè)，提高他們對系統(tǒng)的操作能力和理解能力，也要重視針對普通員工的系統(tǒng)培訓(xùn)，真正地把日常工作時間和系統(tǒng)結(jié)合起來。HR應(yīng)多與系統(tǒng)