GB/T 42107-2022國家科技重大專項文件歸檔與檔案管理規(guī)范

ICS0114020

CCSA.14.

中華人民共和國國家標(biāo)準(zhǔn)

GB/T42107—2022

國家科技重大專項文件歸檔與檔案

管理規(guī)范

Specificationondocumentsarchivingandrecordsmanagementof

nationalscienceandtechnologymajorproject

2022-12-30發(fā)布2023-07-01實施

國家市場監(jiān)督管理總局發(fā)布

國家標(biāo)準(zhǔn)化管理委員會

GB/T42107—2022

目次

前言

…………………………Ⅲ

引言

…………………………Ⅳ

范圍

1………………………1

規(guī)范性引用文件

2…………………………1

術(shù)語和定義

3………………1

基本要求

4…………………3

管理層級和管理職責(zé)

5……………………4

管理層級

5.1……………4

管理職責(zé)

5.2……………4

重大專項文件的歸檔范圍

6………………5

文件歸檔范圍

6.1………………………5

電子文件及其元數(shù)據(jù)歸檔范圍

6.2……………………6

重大專項文件收集

7………………………6

分類

7.1…………………6

收集要求及范圍

7.2……………………6

文件的審查或鑒定

7.3…………………6

重大專項文件整理

8………………………7

整理單元

8.1……………7

紙質(zhì)文件整理

8.2………………………7

電子文件整理

8.3………………………10

其他載體文件整理

8.4…………………11

重大專項歸檔與檔案編目

9………………11

歸檔基本要求

9.1………………………11

歸檔文件的質(zhì)量要求

9.2………………11

歸檔時間

9.3……………12

檔案編目

9.4……………12

重大專項檔案保管

10……………………13

保管要求

10.1…………………………13

保管環(huán)境

10.2…………………………13

檢查維護

10.3…………………………13

檔案鑒定與審查

11………………………14

重大專項檔案的驗收

12…………………14

重大專項檔案驗收要求

12.1…………14

重大專項檔案驗收條件

12.2…………14

重大專項檔案驗收內(nèi)容

12.3…………14

Ⅰ

GB/T42107—2022

重大專項項目課題檔案驗收流程

12.4()……………15

重大專項檔案的移交

13…………………15

移交要求

13.1…………………………15

移交手續(xù)

13.2…………………………15

重大專項檔案的利用和開發(fā)

14…………15

檔案利用

14.1…………………………15

檔案開發(fā)

14.2…………………………16

附錄規(guī)范性重大專項文件歸檔范圍表

A()……………17

附錄規(guī)范性文件類目號規(guī)則

B()………………………22

附錄規(guī)范性重大專項文件整理用表格式

C()…………23

附錄規(guī)范性重大專項檔案管理用表格式

D()…………27

附錄資料性重大專項檔案移交清單及檔案案卷匯總表

E()…………29

參考文獻

……………………31

Ⅱ

GB/T42107—2022

前言

本文件按照標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則第部分標(biāo)準(zhǔn)化文件的結(jié)構(gòu)和起草規(guī)則的規(guī)定

GB/T1.1—2020《1:》

起草

。

請注意本文件的某些內(nèi)容可能涉及專利本文件的發(fā)布機構(gòu)不承擔(dān)識別專利的責(zé)任

。。

本文件由全國信息與文獻標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)委員會提出并歸口

(SAC/TC4)。

本文件起草單位中華人民共和國科學(xué)技術(shù)部中國科學(xué)技術(shù)信息研究所國家檔案局中國科學(xué)院

:、、、

文獻情報中心中核戰(zhàn)略規(guī)劃研究總院有限公司

、。

本文件主要起草人曾建勛丁德勝崔文健李嘯屠躍明喬書榮曾維維

:、、、、、、。

Ⅲ

GB/T42107—2022

引言

年月日科技部發(fā)布了國家科技重大專項民口檔案管理相關(guān)辦法明確國家科技重

20171110,(),

大專項檔案實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)分級管理提出并編制了三級保管范圍加強了對國家科技重大專項檔案

“、”,,

分類整理歸檔及保管等規(guī)范性要求明確檔案驗收是重大專項項目課題驗收的必要前提自規(guī)定頒

、,()。

布以來各級重大專項管理機構(gòu)按照規(guī)定要求督查與落實重大專項檔案收集整理歸檔保管與移交情

,,、

況本文件進一步細化和明確了重大專項文件歸檔與檔案管理要求為促進重大專項檔案的規(guī)范化管

,,

理長期保存和有效利用提供支撐

、。

本文件制定過程中編制組對我國十多年來科技重大專項檔案管理現(xiàn)狀進行了深入調(diào)查研究總結(jié)

,,

了我國科研項目檔案管理的經(jīng)驗和成果在參考國際國家和行業(yè)檔案文件管理系列標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的基礎(chǔ)

,、

上結(jié)合國家科技重大專項針對檔案管理實際需要與管理特色對重大專項文件進行分類編制了重大

,,,

專項文件類目號形成了重大專項歸檔的最小歸檔范圍集合并對每一層級的保管文件范圍做出了

,,

要求

。

考慮到重大專項自身及其管理特點本文件的分類并未完全按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)一是從管理層級及文件

,,

面向?qū)ο筮M行劃分分為綜合性文件及項目文件兩大類綜合性文件主要是指整個國家重大專項層面或

,,

某一專項層面的文件此類文件無法歸入到某一個具體的項目中如專項年度報告總結(jié)等項目文件主

,,/;

要是面向具體的任務(wù)內(nèi)容與項目直接相關(guān)包括項目的管理文件技術(shù)文件及財務(wù)文件如項目立項批

,,、,

復(fù)文件項目的專家評審意見等二是按照文件內(nèi)容性質(zhì)主要分為技術(shù)文件管理文件及財務(wù)文件其

、。,、,

中技術(shù)文件主要是指能夠直接反映研究內(nèi)容或技術(shù)性內(nèi)容的文件如技術(shù)報告圖紙等管理文件主要

,、;

是重大專項各級重大專項各專項及項目管理管理過程中產(chǎn)生的文件如年度指南專家驗收評審意

(),、

見驗收結(jié)論書等財務(wù)文件是與財務(wù)管理相關(guān)的文件不局限于會計文件也包含整個項目的撥款證

、;,,

明財務(wù)報告審計報告預(yù)算調(diào)整申請批復(fù)等文件

、、、。

Ⅳ

GB/T42107—2022

國家科技重大專項文件歸檔與檔案

管理規(guī)范

1范圍

本文件提出了國家科技重大專項文件歸檔與檔案管理的基本要求和方法規(guī)定了國家科技重大專

,

項文件的歸檔范圍和質(zhì)量要求以及文件形成收集整理鑒定歸檔與保管移交利用及處置等全過

,、、、、、、

程的管理要求

。

本文件適用于國家科技重大專項各種類型文件的整理歸檔與檔案管理其他中央財政科技計劃

、。

專項基金等項目課題文件的整理歸檔與檔案管理可參照執(zhí)行

(、)()、。

2規(guī)范性引用文件

下列文件中的內(nèi)容通過文中的規(guī)范性引用而構(gòu)成本文件必不可少的條款其中注日期的引用文

。,

件僅該日期對應(yīng)的版本適用于本文件不注日期的引用文件其最新版本