PDF417二維條碼在公文自動(dòng)化處理中的應(yīng)用

PDF417二維條碼在公文自動(dòng)化處理中的應(yīng)用

摘要本文介紹PDF417二維條碼的編碼、譯碼及的原理和特性。分析目前在公文處理中出現(xiàn)的低效率、可靠性差的現(xiàn)狀，闡述PDF417條碼在公文處理中的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)公文自動(dòng)化。關(guān)鍵詞PDF417；二維條碼；編碼；譯碼

1引言二維條碼是不依賴計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)、轉(zhuǎn)移信息的一種方法，是信息的另一種表示形式，是信息攜帶、信息自動(dòng)傳遞、信息防偽的理想手段。PDF417條碼是應(yīng)用最為成功的一種二維條碼，它以其高密度、高信息容量、能力強(qiáng)、成本低等特點(diǎn)，廣泛應(yīng)用于國(guó)際貿(mào)易、物流、工業(yè)、商業(yè)等領(lǐng)域，已經(jīng)取得了巨大的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，但在公文處理中比較少。長(zhǎng)期以來(lái)，我國(guó)的公文函件流轉(zhuǎn)一直采用面對(duì)面交接、手工登記的傳統(tǒng)方式，這種方式，人為因素強(qiáng)，極容易發(fā)生錯(cuò)發(fā)、漏發(fā)等錯(cuò)誤，同時(shí)，許多相同信息會(huì)被反復(fù)記錄，造成查找和統(tǒng)計(jì)的困難，消耗大量的人力和物力，效率很低。本文闡述了PDF417條碼在公文處理中的應(yīng)用，以實(shí)現(xiàn)公文自動(dòng)化處理，提高公文處理效率及可靠性、保密性。

2PDF417條碼結(jié)構(gòu)與特性

結(jié)構(gòu)PDF417二維條碼是一種堆疊式二維條碼，由美國(guó)SYMBOL公司發(fā)明的，PDF意思是“便攜數(shù)據(jù)文件”。組成條碼的每一個(gè)條碼字符由4個(gè)條和4個(gè)空共17個(gè)模塊構(gòu)成，故稱為PDF417條碼。每一個(gè)PDF碼的儲(chǔ)存量可高達(dá)1,108個(gè)漢字，若將數(shù)字壓縮則可存放至2,729數(shù)字字符。每一個(gè)PDF417碼是由3～90行，1～30列堆疊而成，而為了掃描方便，其四周皆有靜空區(qū)，靜空區(qū)分為水平靜空區(qū)與垂直靜空區(qū)，至少應(yīng)為寸，其結(jié)構(gòu)如圖表1所示：A為靜空區(qū)、B為起始碼、C為結(jié)束碼、D為左標(biāo)區(qū)、E為右標(biāo)區(qū)、F為資料區(qū)。圖表1

特性u(píng)信息容量大PDF417碼由3～90行、1～30列堆疊而成，根據(jù)不同的條空比例，每平方英寸可以容納250到1100個(gè)字符。在國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)的證卡有效面積上，PDF417條碼可以容納1108個(gè)漢字或2729個(gè)數(shù)字字符，比普通條碼信息容量高幾十倍。如圖表1所示的為6行11列的PDF417條碼，錯(cuò)誤糾正等級(jí)為3，其譯碼后包含的內(nèi)容為“DEMO－PDF417二維條碼與公文自動(dòng)化處理cgh2005－09－21”。u保密、防偽性能好PDF417條碼具有多重防偽特性，它可以采用索引密碼、數(shù)據(jù)加密或利用所包含的信息如指紋、照片等進(jìn)行防偽，因此具有極強(qiáng)的保密防偽功能。u譯碼可靠性高普通條碼的譯碼錯(cuò)誤率約為百萬(wàn)分之二左右，而PDF417條碼的誤碼率不超過千萬(wàn)分之一，可靠性極高。u修正錯(cuò)誤能力強(qiáng)PDF417條碼采用了世界上最先進(jìn)的數(shù)字理論，在選擇適當(dāng)?shù)募?jí)別時(shí)，如果破損面積不超過整個(gè)條碼符號(hào)的50%，依然可以照?；謴?fù)丟失的信息。錯(cuò)誤糾正可分為九個(gè)等級(jí)，其值從0到8，級(jí)數(shù)越高，錯(cuò)誤糾正能力越強(qiáng)，但可存放資料量就越少，一般建議編入至少10％的檢查字碼。資料存放量與錯(cuò)誤糾正等級(jí)的關(guān)系如圖表2。錯(cuò)誤糾正等級(jí)糾正碼數(shù)可存資料量(位元)自動(dòng)設(shè)定641024021108141106281101316109243210725641024612895772568048512496圖表2

3公文自動(dòng)化處理現(xiàn)狀目前，很多機(jī)關(guān)單位建立了自身的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)提高機(jī)關(guān)辦公效率。這些系統(tǒng)一般都是進(jìn)行文件電子信息的管理，其重點(diǎn)是使辦公過程電子化、迅捷化，方便檢索和查詢。然而由于多年來(lái)養(yǎng)成的辦公習(xí)慣，尤其是領(lǐng)導(dǎo)批示環(huán)節(jié)還很難實(shí)現(xiàn)全面電子化，還有各部門之間的網(wǎng)絡(luò)連接和網(wǎng)絡(luò)安全問題，造成紙質(zhì)文件和電子信息流的共存狀態(tài)。因此紙質(zhì)文件仍然被作為最終有效的辦公依據(jù)，而辦公自動(dòng)化系統(tǒng)對(duì)紙質(zhì)文件的流轉(zhuǎn)并不做登記處理，大部分紙質(zhì)文件的傳輸，必須通過傳統(tǒng)的登記本進(jìn)行手工登記、簽收，完全是原始的手工作業(yè)的模式，由于人員配備少，文件、信件、公文流轉(zhuǎn)量大，在紙質(zhì)文件流轉(zhuǎn)過程中，依然存在著手工登記簽收責(zé)任不清、勞動(dòng)強(qiáng)度大、數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確、保密安全性差、查詢統(tǒng)計(jì)困難以及文件實(shí)物流和電子信息流“非同步”現(xiàn)象等問題。所以如何對(duì)文件尤其是大量的紙質(zhì)文件進(jìn)行有效的管理，使得紙質(zhì)文件能和辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中流轉(zhuǎn)的電子版本對(duì)應(yīng)、同步，仍然是這些機(jī)關(guān)單位很難解決的棘手問題。而條碼技術(shù)的發(fā)展，尤其是二維條碼技術(shù)的發(fā)展，為解決在公文處理中遇到的人工隨意性強(qiáng)，交接過程記錄難以細(xì)致準(zhǔn)確，公文流轉(zhuǎn)保密、安全性差等問題，提供良好的技術(shù)保障，使公文處理真正實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化。下面以PDF417條碼在公文處理中的應(yīng)用為例。

4公文自動(dòng)化處理實(shí)現(xiàn)如上所述PDF417二維條碼具有信息容量大、信息密度高、修正錯(cuò)誤能力強(qiáng)、譯碼可靠性高、保密性強(qiáng)和容易印制等特點(diǎn)，使它可以不依賴于數(shù)據(jù)庫(kù)，隨公文進(jìn)行信息流轉(zhuǎn)，實(shí)現(xiàn)公文的自動(dòng)化處理。我們以公文自動(dòng)流轉(zhuǎn)和公文自動(dòng)追蹤為例。

公文自動(dòng)流轉(zhuǎn)公文流轉(zhuǎn)包括公文收發(fā)、登記、簽收、歸檔等工作，按傳統(tǒng)的做法，該過程中涉及的人工的因素最多，最容易出現(xiàn)記錄數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確，查詢統(tǒng)計(jì)困難，費(fèi)工費(fèi)時(shí)，保密性差等情況。在公文中加入PDF417條碼后，將能提高流轉(zhuǎn)效率、準(zhǔn)確性及保密性，根本上解決了上述問題。其實(shí)現(xiàn)設(shè)計(jì)流程如圖表3：圖表3與傳統(tǒng)的公文流轉(zhuǎn)流程不同的是：我們?cè)诹鞒痰倪^程中增加了三個(gè)輔助模塊，這三個(gè)模塊是軟硬件相結(jié)合的，為在流轉(zhuǎn)的公文上的PDF417條碼提供編碼和譯碼工具。其功能

u條碼生成模塊該模塊主要是為簽發(fā)公文的信息生成一個(gè)標(biāo)簽——PDF417條碼。其內(nèi)容包括簽發(fā)單位、簽批人、發(fā)文時(shí)間、公文標(biāo)題、公文字號(hào)、公文種類、主題詞、秘密等級(jí)、公文頁(yè)數(shù)，以及其他流通雙方約定俗成的內(nèi)容，可分為兩種生成模式：a)硬件模式借助條碼生成設(shè)備，將信息輸入該設(shè)備，生成PDF417條碼，然后將該條碼粘貼在公文上，與公文一起流轉(zhuǎn)。b)軟件模式使用條碼生成控件，將控件直接嵌入公文生成軟件。以Word文檔為例，將條碼生成控件嵌入Office中，直接在Word文檔的預(yù)定位置生成PDF417條碼，這樣條碼與公文融為一體，在網(wǎng)絡(luò)傳輸中很有利，簽收單位收到電子公文后，即使打印出來(lái)，也能很方便的通過譯碼器獲得該公文的基本信息，可隨打隨用。c)如下條碼實(shí)例圖表4顯示的演示信息為下方圓括號(hào)中的內(nèi)容：圖表4u條碼分揀箱條碼分揀箱是條碼的一個(gè)讀取設(shè)備，也可稱為條碼交換箱，可識(shí)別條碼信息，其主要的功能表現(xiàn)在兩個(gè)方面。第一，對(duì)待發(fā)文件或文件中轉(zhuǎn)站的收文進(jìn)行分揀，便于發(fā)送或簽收。通過譯碼器獲取公文上的PDF417條碼信息，并按信息自動(dòng)分類，減少人工分揀的失誤，提高工作效率。第二，與數(shù)據(jù)庫(kù)相連，自動(dòng)將獲得的信息登記入庫(kù)，減少手工登記、簽收的失誤，減少工作量，提高簽收效率和準(zhǔn)確性。u條碼讀取設(shè)備目前，市面上條碼的讀取設(shè)備有很多，其主要功能是獲取條碼信息。在這里，它主要用于在公文簽收時(shí)，獲取公文上的PDF417條碼的信息，并把信息登記入庫(kù)，替代人工登記、簽收，可以實(shí)現(xiàn)公文流轉(zhuǎn)核對(duì)確認(rèn)率達(dá)到100％。同時(shí)，PDF417條碼保密性高，防偽性能好，可以提高公文在流轉(zhuǎn)過程中的可靠性。如上，在公文流轉(zhuǎn)中增加PDF417條碼的編碼和譯碼設(shè)備后，發(fā)文、簽收顯得簡(jiǎn)單而方便，我們很容易從這些設(shè)備上獲得公文信息，并自動(dòng)登記入庫(kù)，減少了人工操作引起的不必要的失誤，同時(shí)，由于通過設(shè)備的譯碼速度快，核對(duì)準(zhǔn)確率高，能夠大大提高公文流轉(zhuǎn)的效率。另一方面，公文信息可以在加密后，再進(jìn)行編碼譯碼，所以，它還能有效的防止不法分子的偽造公文，提高了公文在流轉(zhuǎn)過程中的安全性。

公文自動(dòng)追蹤公文自動(dòng)化追蹤一直是公文管理的重要問題，如：公文收發(fā)起草和登記，公文收發(fā)處理，公文查詢和借閱等。由于長(zhǎng)期以來(lái)，我國(guó)一直采用面對(duì)面交接、手工登記的傳統(tǒng)方式，一旦出現(xiàn)問題，就很難有效的跟蹤到出錯(cuò)的地點(diǎn)和原因。下面闡述PDF417條碼的應(yīng)用，解決公文自動(dòng)化追蹤問題。圖表5如圖表5，顯示的是公文從起草、審批、核稿、簽發(fā)、發(fā)布、存檔、查詢等完整的工作流程。我們?cè)诠钠鸩?、校?duì)到部門審批中，增加一個(gè)“管理中心”模塊?！肮芾碇行摹笔枪芾砉脑诹鬓D(zhuǎn)過程中的具體情況的平臺(tái)，也是公文與PDF417條碼相結(jié)合的最主要的模塊。它的主要功能是制定公文流轉(zhuǎn)程式、跟蹤公文流轉(zhuǎn)情況、查詢公文流轉(zhuǎn)結(jié)果等。下面我們按公文的流程闡述使用PDF417條碼實(shí)現(xiàn)公文自動(dòng)追蹤的過程。電子公文以常用的Word文檔為例。我們采用條碼編碼、譯碼軟硬件與數(shù)據(jù)庫(kù)相結(jié)合的方式管理公文流轉(zhuǎn)過程。首先，將PDF417條碼控件嵌入Office工具，使得能夠通過軟件方式在Word文檔上按要求進(jìn)行PDF417條碼編碼、譯碼。其次，對(duì)于紙質(zhì)文件，可通過與數(shù)據(jù)庫(kù)相連的條碼譯碼設(shè)備獲取公文條碼信息，結(jié)合當(dāng)前流轉(zhuǎn)情況信息一并反饋給“管理中心”處理。最后，利用公文條碼信息及數(shù)據(jù)庫(kù)登記信息，管理公文流轉(zhuǎn)情況。具體1）起草、校對(duì)公文，送入“管理中心”。2）“管理中心”收到公文，按要求為其制定審批的流程，并將必要信息記錄入庫(kù)。然后使用條碼控件將公文信息，流程信息組合，在文檔上生成PDF417條碼，隨公文一起流轉(zhuǎn)。由于PDF417條碼存儲(chǔ)的信息量大，因此我們?cè)诹鬓D(zhuǎn)過程中，可以將當(dāng)前部門的審批情況或用戶的數(shù)字簽名與公文信息一起編入條碼中，這樣能使我們公文追蹤更方便。不僅可以利用數(shù)據(jù)庫(kù)登記信息跟蹤公文流轉(zhuǎn)情況，而且可以利用公文上帶載的條碼信息，直接獲得公文流轉(zhuǎn)的相關(guān)情況。3）由于公文流轉(zhuǎn)有電子公文和紙質(zhì)公文兩種不同的形式，因此部門審批、會(huì)簽時(shí)，也有所不同。對(duì)于電子公文，各部門可直接在網(wǎng)上進(jìn)行辦公，打開電子公文，通過Office上嵌入的條碼控件將部門的審批信息或數(shù)字簽名按約定編入該公文攜帶的條碼中，并將信息反饋給管理中心數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行登記記錄。各部門對(duì)紙質(zhì)公文審批時(shí)，可通過與數(shù)據(jù)庫(kù)相連的條碼譯碼設(shè)備，獲取公文基本信息，同時(shí)將當(dāng)前審批信息反饋給管理中心進(jìn)行數(shù)據(jù)記錄，由管理中心更新公文上的PDF417條碼。這樣，使得手工辦公與電子辦公相結(jié)合，無(wú)論采用那種公文辦公形式，管理中心都能很快的獲得公文當(dāng)前審批的情況及其位置，為公文的自動(dòng)跟蹤提供了保證。4）“管理中心”時(shí)時(shí)監(jiān)控公文的流轉(zhuǎn)情況。由于公文上攜帶了PDF417條碼，審批時(shí)，能夠利用條碼控件或譯碼設(shè)備很快地將當(dāng)前審批信息反饋回管理中心，因此，管理中心能夠利用這些信息比較方便的掌握公文流轉(zhuǎn)情況，從而可以通過程序達(dá)到自動(dòng)跟蹤、催辦、監(jiān)控公文流轉(zhuǎn)等目的。5）各部門閱收時(shí)，如果是電子閱收，則很容易通過數(shù)據(jù)庫(kù)登記管理閱收情況；如果是紙質(zhì)公文閱收，則采用條碼譯碼器進(jìn)行閱收，減少人工閱收登記工作量，提高閱收核對(duì)準(zhǔn)確性。同時(shí)將閱收信息通過譯碼設(shè)備反饋回管理中心，實(shí)現(xiàn)公文的跟蹤管理。上述，在公文流轉(zhuǎn)中利用PDF417條碼控件和條碼譯碼設(shè)備與數(shù)據(jù)庫(kù)信息登記相結(jié)合，能夠快