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《內(nèi)控制度》《銷售及收款循環(huán)》編號(hào)CS100銷售及收款循環(huán)(總說(shuō)明)版本1.0日期2002/01/01內(nèi)部控制制度《銷售及收款循環(huán)》文件管制等級(jí):口管制文件口非管制文件(股份有限公司發(fā)行)頁(yè)次1/28(股份有限公司發(fā)行)頁(yè)次1/28頁(yè)《內(nèi)控制度》《銷售及收款循環(huán)》編號(hào)CS103訂單處理作業(yè)版本1.0日期2002/01/01第作業(yè)程序存貨生產(chǎn)接單D業(yè)務(wù)單位接獲客戶「訂單」后,首先檢查「訂單」之各項(xiàng)條件齊全與否,訂購(gòu)內(nèi)容是否清楚,若有涂改應(yīng)蓋章確認(rèn)。2)查看是否仍有庫(kù)存,若無(wú)庫(kù)存由業(yè)務(wù)人員告知客戶,與其洽商延期交貨或再討論交易內(nèi)容。3)若仍有庫(kù)存,且其愿享現(xiàn)金折扣付現(xiàn)金,或經(jīng)信用評(píng)估后須付現(xiàn),則交貨收現(xiàn)。訂貨生產(chǎn)接單業(yè)務(wù)單位接獲客戶之樣品(或樣品要求)及「報(bào)價(jià)單」。將樣品交由制造單位打樣及樣品分析。3)制造單位將制作好的樣品、「成本分析報(bào)告」,交給業(yè)務(wù)單位04)業(yè)務(wù)單位將制作好的樣品交與客戶確認(rèn),并商議交期。5)客戶同意交期,并同意接受所制成的樣品,通知本公司業(yè)務(wù)單位準(zhǔn)備報(bào)價(jià)。6)若不同意樣品,則由業(yè)務(wù)單位再交由制造單位修改。7)若不同意交期,則再與制造單位協(xié)商后再與客戶洽商。8)同意樣品及交期后,業(yè)務(wù)單位依據(jù)制造單位之「樣品成本分析報(bào)告」,再加計(jì)運(yùn)費(fèi)、保險(xiǎn)費(fèi)、各項(xiàng)費(fèi)用及預(yù)期利潤(rùn),訂出售價(jià),并填制「報(bào)價(jià)單」交由主管核準(zhǔn)。9)業(yè)務(wù)單位主管同意售價(jià),簽準(zhǔn)「報(bào)價(jià)單」后,則由主辦人員向顧客報(bào)價(jià)。10)若顧客接受報(bào)價(jià),業(yè)務(wù)單位接獲客戶訂單后,首先檢查「訂單J各項(xiàng)條件齊全與否,訂購(gòu)內(nèi)容是否清楚,若有涂改應(yīng)蓋章確認(rèn)。11)對(duì)于客戶所下「訂單」之訂購(gòu)種類、數(shù)量、規(guī)格等各項(xiàng)要求,由業(yè)務(wù)單位視狀況決定是否要預(yù)收部份貨款。12)若有預(yù)收貨款,則依預(yù)收款項(xiàng)作業(yè)規(guī)定。13)若無(wú)預(yù)收貨款,則作信用調(diào)查及授信審核。(股份有限公司發(fā)行) 頁(yè)次10/28頁(yè)《內(nèi)控制度》《銷售及收款循環(huán)》編號(hào)CS103訂單處理作業(yè)版本1.0日期2002/01/01第2g|i 控制重點(diǎn)1. 訂單處理D接受「訂單」核章手續(xù)必須齊全?!赣唵巍雇扛氖欠裼猩w章或注記。業(yè)務(wù)人員「報(bào)價(jià)單」應(yīng)依規(guī)定辦理,售價(jià)應(yīng)考慮估計(jì)成本之正確性,并加計(jì)合理利潤(rùn)。4)核準(zhǔn)售價(jià)不能超過(guò)權(quán)限。業(yè)務(wù)人員與客戶談妥交易是否經(jīng)客戶確認(rèn),交期進(jìn)度應(yīng)列入控制。6)單位售價(jià)、總價(jià)等計(jì)算是否正確。7)優(yōu)待條件與公司規(guī)定應(yīng)符合。8)應(yīng)注意品質(zhì),要求條件必須符合公司制作能力。訂單變更「訂單J變更時(shí),是否隨即反應(yīng)處理。受訂后在未制造前,才準(zhǔn)予受理作廢。訂貨后經(jīng)制造而必須取消時(shí),不論是銷售或客戶因素,均應(yīng)查明該「訂單」內(nèi)容是否有取消條款,并查明損失處理情形。修正「訂單」或「訂單」作廢是否有會(huì)辦相關(guān)單位人員?!赣唵巍剐薷膬?nèi)容是否合理?!赣唵巍剐薷娜掌谑欠裨谒拓浫掌谥?。7)若修改單價(jià)或數(shù)量比原來(lái)多時(shí),要查其是否補(bǔ)開發(fā)票。第相關(guān)資料「訂單」、「成本分析報(bào)告」、「樣品成本分析報(bào)告」、「報(bào)價(jià)單J等。(股份有限公司發(fā)行) 頁(yè)次11/28頁(yè)《內(nèi)控制度》《銷售及收款循環(huán)》編號(hào)CS104征信作業(yè)版本1.0日期2002/01/01第作業(yè)程序D若客戶并非付現(xiàn),而采信用交易者,則先調(diào)閱往來(lái)「客戶資料j,有無(wú)過(guò)去往來(lái)紀(jì)錄。2)若為新客戶,則由業(yè)務(wù)單位填妥「客戶資料」,送授信單位審核。3)授信單位接獲業(yè)務(wù)單位之資料后,再深入調(diào)查「客戶資料」及查詢銀行交易紀(jì)錄狀況。4)授信單位將資料整理評(píng)估后,決定授信額度上限。5)若授信單位經(jīng)評(píng)估后,認(rèn)為此客戶信用不佳,可與業(yè)務(wù)單位聯(lián)系,討論是否要接受「訂單」。6)若雖信用評(píng)估不佳,但仍接受此「訂單」,則由授信單位決定是否要求擔(dān)保抵押或保證,或是要求現(xiàn)金付款。7)若接受擔(dān)?;虮WC條件時(shí),由業(yè)務(wù)單位追蹤及初審客戶設(shè)定擔(dān)?;虮WC作業(yè)。8)抵押保證事宜初步辦理妥當(dāng)后,將資料再由授信單位審核。9)若通過(guò)則由授信單位評(píng)估后,給予信用額度。10)若未通過(guò),則授信單位決定是否再增加擔(dān)保品或保證,還是要求貨到付現(xiàn)。11)客戶訂單金額未超過(guò)信用額度,則接受此「訂單」并出貨。12)若「訂單」超過(guò)信用額度,則再交由授信單位審核信用,是否增加額度。13)額度若有更動(dòng),仍須經(jīng)由上述授信過(guò)程。14)收款人員應(yīng)將客戶之信用及付款資料,交由授信單位計(jì)算機(jī)歸檔及整理,以更新客戶信用額度。第2^控制重點(diǎn)1)必須建立「客戶資料基本資料」檔案,登記有關(guān)交易情形、財(cái)務(wù)及信用狀況。2)客戶授信總額之?dāng)M定,是否考慮對(duì)方之資本額、營(yíng)業(yè)情形、損益情形、創(chuàng)業(yè)期間、信用、保證及抵押額度等內(nèi)容。(股份有限公司發(fā)行)頁(yè)次12/28(股份有限公司發(fā)行)頁(yè)次12/28頁(yè)《內(nèi)控制度》《銷售及收款循環(huán)》編號(hào)CS104征信作業(yè)版本1.0日期2002/01/01必須辦妥保證者,是否至少每年重新辦理對(duì)保工作,并由第三者每半年對(duì)保一次。對(duì)于未辦妥手續(xù)或超過(guò)授信總額者,其出貨應(yīng)經(jīng)特案核準(zhǔn)。5)對(duì)新增客戶或轉(zhuǎn)向他公司購(gòu)貨者,必須分析其變更原因,并檢討改進(jìn)。6)對(duì)于市場(chǎng)資料之搜集是否充份,范圍包括供需量之變遷、產(chǎn)品技術(shù)之革新、競(jìng)爭(zhēng)者之策略等。第3gj5相關(guān)資料「客戶資料」、「訂單」等。(股份有限公司發(fā)行) 頁(yè)次13/28頁(yè)《內(nèi)控制度》《銷售及收款循環(huán)》編號(hào)CS105業(yè)務(wù)人員管理作業(yè)版本1.0日期2002/01/01第作業(yè)程序D制定個(gè)別推廣業(yè)務(wù)人員業(yè)績(jī)目標(biāo)。2)制定業(yè)務(wù)人員獎(jiǎng)勵(lì)制度以激勵(lì)營(yíng)業(yè)員之工作意愿。3)設(shè)計(jì)完整訓(xùn)練計(jì)劃,使其有自信及能力面對(duì)客戶。重視職業(yè)道德教育,強(qiáng)調(diào)操守重要。強(qiáng)調(diào)自動(dòng)自發(fā)自我管理。6)每月由業(yè)務(wù)人員填制匯總「營(yíng)業(yè)月報(bào)表」。7)每月結(jié)算業(yè)務(wù)單位業(yè)績(jī),并將與目標(biāo)的差距告之,促使其自我激勵(lì)。8)定期分析業(yè)務(wù)部門之實(shí)績(jī)、損益,并制年度銷售比較表。9)業(yè)務(wù)人員每月底填制下月份之「客戶預(yù)定拜訪表」,藉以安排日程及出差日期,并匯總呈董事長(zhǎng)室留存。第2fi控制重點(diǎn)1)擴(kuò)展業(yè)務(wù)人員個(gè)別目標(biāo)之制定是否太低。2)業(yè)務(wù)人員區(qū)域劃分是否恰當(dāng)。3)「客戶預(yù)定拜訪表」是否有填制,是否確實(shí)執(zhí)行預(yù)定進(jìn)度。4)有無(wú)浮報(bào)差旅費(fèi)、交際費(fèi)之情形。業(yè)務(wù)人員本身能力及訓(xùn)練是否足夠。業(yè)務(wù)人員是否夠積極、主動(dòng)。業(yè)務(wù)人員之各種激勵(lì)制度,是否具有足夠誘因。業(yè)務(wù)人員與客戶往來(lái)是否誠(chéng)實(shí),對(duì)公司是否忠誠(chéng)。第3gf5相關(guān)資料「業(yè)務(wù)月報(bào)表」、「客戶預(yù)定拜訪表」。(股份有限公司發(fā)行) 頁(yè)次14/28頁(yè)《內(nèi)控制度》《銷售及收款循環(huán)》編號(hào)CS106交貨作業(yè)版本1.0日期2002/01/01第ig|i 作業(yè)程序1. 交期管理D以業(yè)務(wù)單位與客戶協(xié)調(diào)之交貨(或裝船)日,為交期管理之管制基準(zhǔn)。2)將各「訂單」之預(yù)定交期依日期排列,并注明內(nèi)外銷。3)通知倉(cāng)儲(chǔ)單位各批貨品之交期、交貨地點(diǎn)、貨品種類等。4)若為外銷,則在交運(yùn)前七日,準(zhǔn)備報(bào)關(guān)文件及出貨手續(xù);若為內(nèi)銷,則在交運(yùn)前二日,準(zhǔn)備出貨手續(xù)。出庫(kù)排程倉(cāng)儲(chǔ)單位將各業(yè)務(wù)單位通知之各批貨品交期匯總,安排出貨日期。依出貨日期、貨品種類、交運(yùn)種類等,安排出庫(kù)日程及出庫(kù)事宜。在預(yù)定出貨日期,將準(zhǔn)備交運(yùn)貨品打包好,預(yù)備裝車工具,并聯(lián)系運(yùn)送工具及貨運(yùn)單位。出庫(kù)紀(jì)錄1)依「出貨單」出庫(kù)。2)成品出庫(kù)時(shí)依品名、規(guī)格不同,登錄庫(kù)存明細(xì)帳。3)出庫(kù)時(shí),警衛(wèi)依「出貨單」或「托運(yùn)單」放行貨車,并將車號(hào)登入進(jìn)出廠紀(jì)錄簿。4)內(nèi)銷貨品,貨到客戶簽收后,回條由貨運(yùn)單位取回,交與業(yè)務(wù)單位。5)財(cái)會(huì)單位依據(jù)「出貨單」入帳,列記應(yīng)收帳款及銷貨收入。4. 外銷裝船業(yè)務(wù)單位將備妥之報(bào)關(guān)文件及裝船(裝機(jī))文件,交由報(bào)關(guān)行或自行報(bào)關(guān)。外銷貨品運(yùn)至碼頭或機(jī)場(chǎng)后,由船公司或空運(yùn)公司開出裝船(裝機(jī))證明后,貨運(yùn)單位將各項(xiàng)裝船(裝機(jī))文件攜回,交給業(yè)務(wù)單位。(股份有限公司發(fā)行) 頁(yè)次15/28頁(yè)《內(nèi)控制度》《銷售及收款循環(huán)》編號(hào)CS106交貨作業(yè)版本1.0日期2002/01/01第2g|i控制重點(diǎn)D受訂交貨應(yīng)列進(jìn)度表控制,必須準(zhǔn)時(shí)交貨,如有逾期,應(yīng)檢討未交貨原因,并提出改善對(duì)策。制造單位對(duì)于客戶要求之交貨日期,如無(wú)法于預(yù)定日期完成,或無(wú)法依排程制造時(shí),必須實(shí)時(shí)反映業(yè)務(wù)單位處理。交貨之種類、數(shù)量應(yīng)與客戶「訂單」、「出貨單」上之內(nèi)容一致。預(yù)備交運(yùn)貨品應(yīng)與其它庫(kù)存品分開置放;貨品打包時(shí),包裝應(yīng)符合訂單要求,各項(xiàng)資料應(yīng)填寫清楚。第3g15相關(guān)資料「訂單」、「出貨單」、「托運(yùn)單」等。(股份有限公司發(fā)行) 頁(yè)次16/28頁(yè)《內(nèi)控制度》《銷售及收款循環(huán)》編號(hào)CS107發(fā)票開立與作廢作業(yè)版本1.0日期2002/01/01第作業(yè)程序開立發(fā)票D出貨時(shí)立即開出「發(fā)票」,開立時(shí)須符合營(yíng)業(yè)稅法規(guī)定。2)「發(fā)票」內(nèi)容與送貨內(nèi)容須相符。3)將「發(fā)票」號(hào)碼填于「出貨單」。發(fā)票作廢申請(qǐng)1)收回原「發(fā)票」填寫「發(fā)票作廢申請(qǐng)書」,并由客戶簽章。「發(fā)票」作廢申請(qǐng)理由包括有:「發(fā)票」內(nèi)容開錯(cuò)者?!赴l(fā)票」所載數(shù)量與客戶簽收數(shù)量不符者。(C)因故遭受退貨者。3)原「發(fā)票」取回,若為當(dāng)月份「發(fā)票」,則直接訂于存根聯(lián)上加蓋作廢章,始可另開新「發(fā)票」。4)于原「出貨單」與作廢「發(fā)票」上注明新開立「發(fā)票」號(hào)碼?!赴l(fā)票作廢申請(qǐng)書」須歸檔處理。若為已申報(bào)營(yíng)業(yè)稅之「發(fā)票」,應(yīng)附客戶簽章之證明書及原「發(fā)票」向稅捐機(jī)關(guān)申請(qǐng)項(xiàng)目辦理營(yíng)業(yè)稅扣抵或退回。第2gji控制重點(diǎn)「發(fā)票」之開立,應(yīng)依營(yíng)業(yè)稅法規(guī)定辦理,內(nèi)容應(yīng)與「出貨單」相符。2)財(cái)會(huì)單位應(yīng)俟原「發(fā)票」之收?qǐng)?zhí)聯(lián)及扣抵聯(lián)收到后,才將「發(fā)票」作廢,重新開立正確「發(fā)票」;同時(shí)有關(guān)單據(jù)另卷保存,以便檢討核對(duì)「發(fā)票」作廢原因。3)注意有無(wú)跳開「發(fā)票」情形,空白及作廢「發(fā)票」應(yīng)適當(dāng)保存,以便連號(hào)控制、勾稽。第3gji相關(guān)資料「發(fā)票」、「出貨單」、「發(fā)票作廢申請(qǐng)書」等。(股份有限公司發(fā)行) 頁(yè)次17/28頁(yè)《內(nèi)控制度》《銷售及收款循環(huán)》編號(hào)CS108應(yīng)收帳款作業(yè)版本1.0日期2002/01/01第作業(yè)程序D會(huì)計(jì)人員根據(jù)「出貨單」會(huì)計(jì)聯(lián)以及「發(fā)票」,制作傳票登入客戶別「應(yīng)收帳款明細(xì)帳」?!赋鲐泦巍箍蛻袈?lián)經(jīng)客戶簽收后,交由業(yè)務(wù)人員按時(shí)收款。每月結(jié)帳一次,由會(huì)計(jì)人員提供業(yè)務(wù)人員(客戶別)「應(yīng)收帳款明細(xì)表」,由業(yè)務(wù)主管核對(duì)尚未收款之客戶簽收聯(lián)與「應(yīng)收帳款明細(xì)表」二者是否相符,不符應(yīng)即追查原因。業(yè)務(wù)人員收到客戶款項(xiàng),填寫「收款報(bào)告單」,經(jīng)出納人員簽收無(wú)誤后交由會(huì)計(jì)人員沖帳。5)每月編制「應(yīng)收帳款帳齡分析表」,并將超過(guò)一般周轉(zhuǎn)期或規(guī)定期限尚未收現(xiàn)者,列表注明債務(wù)人、金額及原因加以查明。6)核對(duì)應(yīng)收帳款明細(xì)各戶與明細(xì)表、總分類帳、暨有關(guān)憑證是否相符。7)不定期向債務(wù)人函證應(yīng)收帳款余額。8)確定備抵呆帳之提列是否適當(dāng)足夠,已確定之壞帳是否轉(zhuǎn)列損失。9)呆帳沖銷應(yīng)收帳款,須經(jīng)主管核準(zhǔn)。10)因銷貨退回及折讓所發(fā)生之應(yīng)收帳款減少,須經(jīng)主管核準(zhǔn)。第2gj5控制重點(diǎn)「應(yīng)收帳款明細(xì)帳」與未收款之「出貨單」上客戶簽收必須相符?!镐N貨明細(xì)表」應(yīng)與「收款報(bào)告單」相符。逾齡之帳款是否查明原因。退貨必須扣抵應(yīng)收帳款。每期均應(yīng)提列備抵壞帳,金額力求適當(dāng),呆帳沖銷應(yīng)經(jīng)核準(zhǔn)。異常帳款發(fā)生后,應(yīng)依公司規(guī)定迅速處理,并確保公司債權(quán)。異常帳款發(fā)生原因必須詳細(xì)分析檢討,并采取各種防范改進(jìn)措施。第3gli相關(guān)資料(股份有限公司發(fā)行) 頁(yè)次18/28頁(yè)《內(nèi)控制度》《銷售及收款循環(huán)》編號(hào)CS108應(yīng)收帳款作業(yè)版本1.0日期2002/01/01「出貨單」、「發(fā)票」、「應(yīng)收帳款明細(xì)帳」、「應(yīng)收帳款明細(xì)表J、「銷貨明細(xì)表」、「收款報(bào)告單」、I■應(yīng)收帳款帳齡分析表」等。(股份有限公司發(fā)行) 頁(yè)次19/28頁(yè)《內(nèi)控制度》《銷售及收款循環(huán)》編號(hào)CS100銷售及收款循環(huán)(總說(shuō)明)版本1.0日期2002/01/01文件履歷紀(jì)要頁(yè)文件發(fā)行單位文件管制等級(jí)管理代表口管制文件口非管制文件文 件 履 歷 紀(jì) 錄版次修訂內(nèi)容核準(zhǔn)權(quán)責(zé)編撰日期0第1版(新發(fā)行)(股份有限公司發(fā)行) 頁(yè)次2/28頁(yè)《內(nèi)控制度》《銷售及收款循環(huán)》編號(hào)CS109客訴處理作業(yè)版本1.0日期2002/01/01第ig|i 作業(yè)程序客訴發(fā)生D當(dāng)有客訴問(wèn)題發(fā)生時(shí),先由業(yè)務(wù)單位了解事情發(fā)生狀況。2)若狀況并不是很嚴(yán)重,或事故發(fā)生原因很常見(jiàn),由業(yè)務(wù)單位便可判斷責(zé)任歸屬時(shí),即由業(yè)務(wù)單位判定是否為公司責(zé)任。責(zé)任判定當(dāng)發(fā)生事故原因并不常見(jiàn),須進(jìn)一步研究或者事故損壞情形非常嚴(yán)重需詳加探究者,則由品管單位詳加研究調(diào)查后,判定責(zé)任歸屬。若最后判定原因非為公司的責(zé)任時(shí),通知客戶,告知其原因以及公司不理賠之理由。處理意見(jiàn)1)若判定為公司責(zé)任時(shí),則由業(yè)務(wù)單位填妥「銷售事故報(bào)告單」,附上品管單位檢驗(yàn)結(jié)果,會(huì)同品管單位、董事長(zhǎng)室單位,商討處理方法。2)將決定之處理辦法,附于「銷售事故報(bào)告單」,交由業(yè)務(wù)單位主管審核。若審核意見(jiàn)不同意,應(yīng)說(shuō)明原因理由交回業(yè)務(wù)、品管、與董事長(zhǎng)室等單位再行協(xié)議。若同意上述處理意見(jiàn),則通知客戶。若客戶不同意處理方式,由業(yè)務(wù)單位反映客戶意見(jiàn)后,由上述等單位再協(xié)議。若客戶同意上述處理方式,達(dá)成共識(shí),則視規(guī)定為換貨或理賠之處理。退貨退貨時(shí),由業(yè)務(wù)單位至客戶處將退回商品取回。依退回商品狀況、退貨相關(guān)規(guī)定或處理意見(jiàn)決定退貨價(jià)格、數(shù)量。3)填寫「退換貨報(bào)告單」。將商品退回倉(cāng)儲(chǔ)單位。(股份有限公司發(fā)行) 頁(yè)次20/28頁(yè)《內(nèi)控制度》《銷售及收款循環(huán)》編號(hào)CS109客訴處理作業(yè)版本1.0日期2002/01/01理賠若需理賠,由董事長(zhǎng)室辦理理賠手續(xù)。依客訴處理規(guī)定,計(jì)算索賠或折讓。作成紀(jì)錄1)將上述銷售事故自發(fā)生到退貨理賠,依事件別,登載于「客訴紀(jì)錄簿」。2)將各項(xiàng)客訴紀(jì)錄整理分析,作為產(chǎn)品設(shè)計(jì)或制造生產(chǎn)等參考。第控制重點(diǎn)對(duì)于客訴案件,應(yīng)作迅速妥當(dāng)之處理;對(duì)顧客質(zhì)疑事項(xiàng),應(yīng)作適當(dāng)說(shuō)明;對(duì)客戶所提意見(jiàn),應(yīng)分類統(tǒng)計(jì)并分析檢討。客訴問(wèn)題發(fā)生,責(zé)任應(yīng)明確歸屬,理賠力求合理,手續(xù)必須完備。退貨發(fā)生應(yīng)按規(guī)定扣減績(jī)效獎(jiǎng)金,退貨應(yīng)按規(guī)定折價(jià)登帳,查明有無(wú)特定客戶之退貨次數(shù)較多。退貨之原發(fā)票必須實(shí)時(shí)收回,每筆退貨均交由財(cái)會(huì)單位及倉(cāng)儲(chǔ)單位登帳,對(duì)退換之貨品應(yīng)依規(guī)定調(diào)整內(nèi)容。對(duì)于理賠案件,必須詳加檢討,并采取適當(dāng)之改進(jìn)措施;對(duì)于銷售事故須獎(jiǎng)懲者,亦應(yīng)確實(shí)執(zhí)行。第3gli相關(guān)資料「銷售事故報(bào)告單」、「退換貨報(bào)告單」、「客訴紀(jì)錄簿」等。(股份有限公司發(fā)行)頁(yè)次21/28(股份有限公司發(fā)行)頁(yè)次21/28頁(yè)《內(nèi)控制度》《銷售及收款循環(huán)》編號(hào)CS110內(nèi)銷售后服務(wù)作業(yè)版本1.0日期2002/01/01第作業(yè)程序D交貨時(shí),依「保證卡」編號(hào)建立「服務(wù)卡」,登錄維修紀(jì)錄。2)須定期維修部份,依所在定點(diǎn)及維修日期安排時(shí)間表,照表維修并記錄維修情形及產(chǎn)品狀況。3)服務(wù)裝備妥善保管使用,并定期保養(yǎng)維修。4)定期檢討服務(wù)績(jī)效及顧客滿意度。第2g|5控制重點(diǎn)服務(wù)材料、工具、設(shè)備與各項(xiàng)實(shí)物是否與帳面相符。應(yīng)按期檢修者,是否徹底執(zhí)行。服務(wù)時(shí)態(tài)度是否親切有禮,并盡量以客戶利益為考量。門市客戶退換(修)貨品,是否依規(guī)定為其服務(wù)。第3^相關(guān)資料「保證卡」、「服務(wù)卡」等。(股份有限公司發(fā)行)頁(yè)次22/28(股份有限公司發(fā)行)頁(yè)次22/28頁(yè)《內(nèi)控制度》《銷售及收款循環(huán)》編號(hào)CS111簽證押匯作業(yè)版本1.0日期2002/01/01第作業(yè)程序D備妥「信用狀」,「銷貨確認(rèn)書」、「出口押匯申請(qǐng)單」、「裝箱單」、「提單」等辦理結(jié)匯。2)編預(yù)定表控制裝船。3)列表控制簽證、押匯報(bào)關(guān)費(fèi)用申請(qǐng)核準(zhǔn)及報(bào)銷等事務(wù),并作進(jìn)度跟催。委托供應(yīng)加工外銷廠商代工者,依期限收取出口證件,辦理外銷沖退事務(wù)。出口證件收齊后差價(jià)保證票即退還客戶,出口證件逾期依約加收價(jià)差。成品報(bào)運(yùn)出口之翌日起檢附有關(guān)證件辦妥外銷沖退稅捐。6)押匯金額先沖銷外銷貨款,如無(wú)貨款則直接轉(zhuǎn)存本公司帳戶。7)業(yè)務(wù)人員與客戶洽議外銷傭金,當(dāng)簽訂合約,合約金額以不超過(guò)法定最高限額為限。經(jīng)主管機(jī)關(guān)項(xiàng)目核準(zhǔn)后,交銀行以信匯或電匯方式進(jìn)出。第2fii控制重點(diǎn)D有關(guān)裝船、簽證、報(bào)關(guān)、押匯等各項(xiàng)營(yíng)業(yè),應(yīng)列表做進(jìn)度管制,并按規(guī)定確實(shí)執(zhí)行。2)前述各項(xiàng)運(yùn)費(fèi)、保險(xiǎn)費(fèi)、報(bào)關(guān)費(fèi)及他費(fèi)用之申請(qǐng)核準(zhǔn)手續(xù),應(yīng)依規(guī)定辦理,支付金額必須計(jì)算正確無(wú)誤。3)外銷文件應(yīng)按客戶「訂單」或L/C逐案編號(hào)歸類,并編制目錄索引,以利日后資料搜尋。4)文件檔案必須指定專人保管,未經(jīng)授權(quán)者應(yīng)嚴(yán)禁接觸或翻閱。5)支付外銷傭金必須有合約,并取得結(jié)匯證明或其它證明文件。第3tii相關(guān)資料「信用狀」,「銷貨確認(rèn)書」、「出口押匯申請(qǐng)單」、「裝箱單」、「提單」、「訂單」等。(股份有限公司發(fā)行) 頁(yè)次23/28頁(yè)《內(nèi)控制度》《銷售及收款循環(huán)》編號(hào)CS112收款作業(yè)版本1.0日期2002/01/01第作業(yè)程序1.預(yù)收貨款D依規(guī)定與「合約」約定辦理,預(yù)收定金成數(shù)變更時(shí)須經(jīng)核準(zhǔn)。2)預(yù)收定金之收款程序、核準(zhǔn)等依公司規(guī)定處理。3)預(yù)收貨款收訖時(shí),除即開立發(fā)票外,另開二聯(lián)式「收據(jù)」,一聯(lián)交給對(duì)方,另一聯(lián)存根據(jù)以入帳。4)退還預(yù)收貨款或存貨款時(shí),「發(fā)票」及「收據(jù)」均應(yīng)出示繳回,繳回之「收據(jù)」另存盤保管。5)預(yù)收部份或全額貨款后出貨,沖銷預(yù)收貨款時(shí)在傳票注明「出貨單」號(hào)碼。6)發(fā)還定金時(shí)權(quán)責(zé)義務(wù)應(yīng)確實(shí)結(jié)清,切不可由經(jīng)辦代領(lǐng)。預(yù)收收益1)預(yù)收收益應(yīng)依照「合約」規(guī)定辦理,其有變動(dòng)時(shí),須經(jīng)主管核準(zhǔn)。2)預(yù)收收益依規(guī)定比率攤轉(zhuǎn)。應(yīng)收票據(jù)1)收受票據(jù)時(shí)應(yīng)檢查下列項(xiàng)目:(A)到期日。(B)發(fā)票人簽章、帳號(hào)。(O支票金額大寫是否錯(cuò)誤。(D)涂改部份應(yīng)有發(fā)票人簽章。2)若客戶使用客票時(shí),應(yīng)背書確實(shí)。3)應(yīng)收票據(jù)依到期日排列保存,下月份到期之票據(jù)于本月底前與會(huì)計(jì)帳核對(duì)無(wú)誤后,送銀行代收。預(yù)估送存票據(jù)到期日,并查核是否有入帳。票據(jù)更換或延兌應(yīng)填「更換/延兌票據(jù)報(bào)告單」注明理由,須經(jīng)核準(zhǔn)后始可行,追蹤且記錄其兌現(xiàn)情形,如有蓄意拖延或換票之情形應(yīng)特別列入紀(jì)錄。經(jīng)退票之票據(jù)應(yīng)先轉(zhuǎn)回催收帳款,再予追收,并填寫「退票處(股份有限公司發(fā)行) 頁(yè)次24/28頁(yè)《內(nèi)控制度》《銷售及收款循環(huán)》編號(hào)CS112收款作業(yè)版本1.0日期2002/01/01理報(bào)告單」,立即將退票交與財(cái)務(wù)人員處理,并將處理情形記入「退票處理報(bào)告單」中,通知征信單位追蹤處理。7)附有抵押品之票據(jù),應(yīng)加盤點(diǎn),并確定其價(jià)值。8)附息票據(jù)計(jì)算利息收入及應(yīng)收利息。第2g|5控制重點(diǎn)1)應(yīng)重視發(fā)貨、開具「發(fā)票」及按期收款等有關(guān)作業(yè)間之密切聯(lián)系,不致產(chǎn)生脫節(jié)或疏漏現(xiàn)象。應(yīng)收帳款之認(rèn)真查核及按期勤于催收極為重要;呆帳發(fā)生情形及增減變動(dòng)原因應(yīng)實(shí)時(shí)查明,并迅速采取必要行動(dòng),以期改進(jìn)。預(yù)收貨款「收據(jù)」存根聯(lián)應(yīng)連續(xù)編號(hào),如有作廢,須兩聯(lián)收回,并蓋r作廢』章。非銷貨客戶之應(yīng)收票據(jù),是否留意取得原因;帳務(wù)處理作業(yè)上,應(yīng)與銷貨之應(yīng)收票據(jù)分開。如因背書轉(zhuǎn)讓取得者,應(yīng)另行列Zj.o3)原始或背書轉(zhuǎn)讓之票據(jù),應(yīng)注意追索時(shí)效。4)列為呆帳沖銷之票據(jù),應(yīng)注意是否經(jīng)主管核準(zhǔn)。5)每月底核對(duì)銀行對(duì)帳單及送存銀行代收之票據(jù)時(shí),公司帳載應(yīng)與銀行紀(jì)錄相符合,如有不符,應(yīng)編制調(diào)節(jié)表,列明不符原因;調(diào)節(jié)表應(yīng)由出納及應(yīng)收帳款人員以外之第三人負(fù)責(zé)編制。第3^相關(guān)資料「合約」、「收據(jù)」、「發(fā)票」、「出貨單」、「更換/延兌票據(jù)報(bào)告單」、「退票處理報(bào)告單」等。(股份有限公司發(fā)行)頁(yè)次25/28(股份有限公司發(fā)行)頁(yè)次25/28頁(yè)《內(nèi)控制度》《銷售及收款循環(huán)》編號(hào)CS113銷貨折讓作業(yè)版本1.0日期2002/01/01第作業(yè)程序D銷貨折讓依規(guī)定辦理,并在「收款報(bào)告單」中注明,且須取得客戶簽章之「折讓證明單」。2)折讓金額之核決權(quán)限須合乎規(guī)定。3)銷售特案之折讓應(yīng)注明所屬特案條件經(jīng)授權(quán)核準(zhǔn)無(wú)誤后,始可予以折讓。4)因銷售事故之折讓,應(yīng)再附「銷售事故報(bào)告單」。第2^控制重點(diǎn)1)內(nèi)銷銷貨折讓必須經(jīng)權(quán)責(zé)單位主管核準(zhǔn)后辦理。2)內(nèi)銷銷貨折讓應(yīng)取得客戶簽章之「折讓證明單」,并辦理營(yíng)業(yè)稅之扣抵作業(yè)。3)因外銷事故而發(fā)生之銷貨折讓,應(yīng)取得所得稅法規(guī)定之證明文件,如國(guó)外客戶索賠文件、公證機(jī)構(gòu)出具之證明等。第3g15相關(guān)資料「收款報(bào)告單」、「折讓證明單」、「銷售事故報(bào)告單」等。(股份有限公司發(fā)行)頁(yè)次26/28(股份有限公司發(fā)行)頁(yè)次26/28頁(yè)《內(nèi)控制度》《銷售及收款循環(huán)》編號(hào)CS114差異分析作業(yè)版本1.0日期2002/01/01第作業(yè)程序D就下列項(xiàng)目分別比較實(shí)際與預(yù)算差異的金額:(A)售價(jià)、數(shù)量及銷貨收入。(B)銷貨折扣及折讓。(C)銷貨成本。(D)銷貨毛利。(E)銷售費(fèi)用。分析各利潤(rùn)中心,各科目影響利潤(rùn)目標(biāo)之比例。就各業(yè)務(wù)人員、地區(qū)別及產(chǎn)品別分析。4)比較業(yè)務(wù)人員、地區(qū)別及產(chǎn)品別之目標(biāo)與實(shí)際之差距。5)找出差異原因并改善之。6)若原因不明,則針對(duì)造成差異影響最大的科目詳加分析,并列出可行方案。7)就差異原因,找出對(duì)個(gè)別業(yè)務(wù)人員之管理重點(diǎn),若為訓(xùn)練不足,則再加強(qiáng)訓(xùn)練。8)業(yè)務(wù)人員對(duì)目標(biāo)的差異應(yīng)列入考評(píng)。9)編制利潤(rùn)中心之百分比財(cái)務(wù)報(bào)表,比較其比率變化之情形。第控制重點(diǎn)1)分析產(chǎn)品別售價(jià)、成本、毛利,檢討產(chǎn)品別經(jīng)營(yíng)價(jià)值。2)分析業(yè)務(wù)單位收入之消長(zhǎng),利用前后多期趨勢(shì)變化分析數(shù)量、單價(jià)、營(yíng)業(yè)額增減與市場(chǎng)景氣、銷路拓展情形。3)計(jì)算及核對(duì)銷貨成本之計(jì)算、表達(dá),費(fèi)用分?jǐn)倯?yīng)力求正確。4)各項(xiàng)推銷成本歸屬,以及支付之發(fā)票、收據(jù)均須正確。5)計(jì)算銷貨成本應(yīng)依公司規(guī)定及會(huì)計(jì)制度確實(shí)執(zhí)行。6)編制產(chǎn)品別之「銷貨毛利分析表」時(shí),應(yīng)考慮各項(xiàng)不同交易條件,如FOB或C&F,在同一基礎(chǔ)上相互比較;比較分析時(shí)應(yīng)計(jì)入直接銷售費(fèi)用,如運(yùn)費(fèi)、保險(xiǎn)費(fèi)、傭金等。計(jì)算方法之變更、影響損益等因素應(yīng)作一比較,并作必要之充分表達(dá)。(股份有限公司發(fā)行) 頁(yè)次27/28頁(yè)《內(nèi)控制度》《銷售及收款循環(huán)》編號(hào)CS114差異分析作業(yè)版本1.0日期2002/01/01有關(guān)調(diào)整項(xiàng)目對(duì)成本或盤盈(虧)之影響列入本期,應(yīng)經(jīng)核準(zhǔn),金額力求合理。查核貨品交運(yùn)日期、入帳日期、收款日期、結(jié)匯日期,有無(wú)拖延異常事項(xiàng)。10)銷貨折讓或退回,有無(wú)經(jīng)過(guò)核準(zhǔn),并檢討原因。11)比較不同客戶售價(jià)、傭金率的差異情形。12)比較不同客戶,不同期間傭金之變動(dòng)情形。13)運(yùn)費(fèi)必須合理,并依規(guī)定費(fèi)率支付;查明是否有裝運(yùn)方式不合理,致運(yùn)費(fèi)增加的情形發(fā)生。第3fi相關(guān)資料「銷貨毛利分析表」等。(股份有限公司發(fā)行)頁(yè)次28/28(股份有限公司發(fā)行)頁(yè)次28/28頁(yè)《內(nèi)控制度》《銷售及收款循環(huán)》編號(hào)CS100銷售及收款循環(huán)(總說(shuō)明)版本1.0日期2002/01/011.1.1.制定目的總則1.1.1.制定目的為促使本公司「內(nèi)部控制」(InternalControl)之「銷售及收款循環(huán)」(Sales)程序,能有所遵循,特訂定本文件,俾利各相關(guān)單位遵循。1.2.適用范1.2.適用范凡本公司有關(guān)「內(nèi)部控制」之「銷售及收款循環(huán)」作業(yè)程序與控制重點(diǎn),悉依照本文件之規(guī)范辦理。1.3.權(quán)責(zé)單位1.3.權(quán)責(zé)單位業(yè)務(wù)、財(cái)會(huì)單位為本文件之權(quán)責(zé)單位,權(quán)責(zé)單位主管經(jīng)承認(rèn)單位授權(quán),負(fù)責(zé)本文件之管制,并確保依據(jù)本文件之規(guī)范作業(yè)。2.銷售及收款循環(huán)2.1.循環(huán)圖2.銷售及收款循環(huán)2.1.循環(huán)圖【見(jiàn)】(資料1)「銷售及收款循環(huán)圖」。2.2.循環(huán)作業(yè)2.2.循環(huán)作業(yè)本循環(huán)之各項(xiàng)作業(yè):1)銷售預(yù)測(cè)作業(yè)(CS101),另訂之。2)銷售計(jì)劃作業(yè)(CS102),另訂之。3)訂單處理作業(yè)(CS103),另訂之。4)征信作業(yè)(CS104),另訂之。5)營(yíng)業(yè)員管理作業(yè)(CS105),另訂之。6)交貨作業(yè)(CS106),另訂之。7)發(fā)票開立與作廢作業(yè)(CS107),另訂之。8)應(yīng)收帳款作業(yè)(CS108),另訂之。9)1)銷售預(yù)測(cè)作業(yè)(CS101),另訂之。2)銷售計(jì)劃作業(yè)(CS102),另訂之。3)訂單處理作業(yè)(CS103),另訂之。4)征信作業(yè)(CS104),另訂之。5)營(yíng)業(yè)員管理作業(yè)(CS105),另訂之。6)交貨作業(yè)(CS106),另訂之。7)發(fā)票開立與作廢作業(yè)(CS107),另訂之。8)應(yīng)收帳款作業(yè)(CS108),另訂之。9)客訴處理作業(yè)(CS109),另訂之。10)售后服務(wù)作業(yè)(CS110),另訂之。11)簽證押匯作業(yè)(CS111),另訂之。12)收款作業(yè)(CS112),另訂之。13)銷貨折讓作業(yè)(CS113),另訂之。(股份有限公司發(fā)行)頁(yè)次3/28頁(yè)《內(nèi)控制度》《銷售及收款循環(huán)》編號(hào)CS100銷售及收款循環(huán)(總說(shuō)明)版本1.0日期2002/01/0114)差異分析作業(yè)(CS114),另訂之。3. 附則1. 制修廢與頒布實(shí)施本文件屬于管理文件,經(jīng)『經(jīng)營(yíng)會(huì)』審議后,呈請(qǐng)董事長(zhǎng)核準(zhǔn)承認(rèn)后,交由權(quán)責(zé)單位頒布公告實(shí)施;修訂或廢止時(shí)亦同。編號(hào)、版本、日期、頁(yè)次/頁(yè)數(shù)本文件之項(xiàng)類、標(biāo)題、編號(hào)、版本、實(shí)施日期、公司名稱、文件頁(yè)次/頁(yè)數(shù)等項(xiàng),見(jiàn)本文件之頁(yè)首與頁(yè)尾。附件1. 相
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