XX保險(xiǎn)公司單證管理暫行辦法

XX保險(xiǎn)股份有限公司單證管理暫行辦法總則第一條根據(jù)《中華人民共和國保險(xiǎn)法》、《公司法》、《保險(xiǎn)公司管理規(guī)定》和《XX保險(xiǎn)股份有限公司單證管理辦法（試行）》等規(guī)定，為了建立科學(xué)規(guī)范的保險(xiǎn)單證管理體制，防范經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)，保證業(yè)務(wù)的健康、穩(wěn)定和持續(xù)發(fā)展，特制定本管理細(xì)則（以下簡稱本細(xì)則）。第二條本細(xì)則所稱保險(xiǎn)單證包括有價(jià)單證和非有價(jià)單證（以下簡稱單證）。有價(jià)單證是指印有固定面額的定額保單或在填寫金額后具支付效力的票據(jù)，它通常印有流水號。包括各類發(fā)票、收據(jù)、定額單和其他重要單據(jù)等。非有價(jià)單證是指除有價(jià)單證以外的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)用單證，包括各種條款、產(chǎn)品說明書、投保單、各種收費(fèi)通知單、業(yè)務(wù)手冊、培訓(xùn)資料、宣傳彩頁等。本細(xì)則管理的重點(diǎn)是有價(jià)單證。第三條單證管理是指單證的印制、領(lǐng)用、回銷、存檔、檢查等方面的管理。它是促進(jìn)公司業(yè)務(wù)發(fā)展，提升公司形象，增強(qiáng)市場競爭力，防范和化解金融風(fēng)險(xiǎn)的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)工作。第四條單證管理遵循“統(tǒng)一管理、規(guī)范操作、責(zé)任隨單、防范風(fēng)險(xiǎn)”的原則。單證管理職能部門和管理體系第五條單證管理的職能部門財(cái)務(wù)部為本單位的單證管理部門，負(fù)責(zé)單證的需求提出、驗(yàn)收、保管、發(fā)放、回銷、存檔、監(jiān)督檢查和除總公司統(tǒng)一規(guī)定的其他印刷品的印制等。各職能部門負(fù)責(zé)相關(guān)單證的領(lǐng)用、保管和修改建議的提出等。單證的設(shè)計(jì)、修改和印制第六條單證的設(shè)計(jì)權(quán)和修改權(quán)歸屬于總公司，各職能部門在使用過程中如發(fā)現(xiàn)有不當(dāng)之處，或有好的建議，可以用書面形式向總公司相關(guān)部門反映。第七條單證的印制應(yīng)遵循“準(zhǔn)確、美觀、利于保存、體現(xiàn)公司形象”的原則。第八條單證印制實(shí)行計(jì)劃管理制度。單證管理員在每月4日前上報(bào)總公司單證的需求計(jì)劃。各部門如預(yù)計(jì)有較大的單證需求量，應(yīng)寫出書面的需求申請，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字后，提前20天通知單證管理員，以便組織調(diào)配。第四章單證的驗(yàn)收、領(lǐng)用和保管第九條單證的驗(yàn)收入庫（一）單證發(fā)運(yùn)到機(jī)構(gòu)，財(cái)務(wù)部單證管理員要仔細(xì)核對送貨單（或發(fā)貨清單）中相關(guān)項(xiàng)目及數(shù)量、起訖號碼與實(shí)際是否完全一致，同時(shí)還要與征訂單核對。（二）單證核對無誤入庫時(shí)，要分品種按號碼順序堆放。（三）根據(jù)送貨單將數(shù)據(jù)錄入單證管理系統(tǒng)。（四）如征訂單與送貨單項(xiàng)目不符，單證管理員應(yīng)在2日內(nèi)與總公司財(cái)務(wù)部聯(lián)系，確認(rèn)追加或退回。第十條單證的領(lǐng)用管理（一）各部門或支公司必須指定一名單證管理員，負(fù)責(zé)本單位的單證領(lǐng)用和保管。（二）部門單證管理員領(lǐng)取非有價(jià)單證時(shí)，必須填寫《單證領(lǐng)用單》，并由本部門領(lǐng)導(dǎo)簽字。（三）財(cái)務(wù)部單證管理員要認(rèn)真使用單證領(lǐng)用登記簿。對單證的領(lǐng)用人和單證的名稱、數(shù)量、時(shí)間須詳細(xì)記載；嚴(yán)格控制領(lǐng)用單證的數(shù)量；（四）有價(jià)單證領(lǐng)用人必須親筆簽名，不得由他人代領(lǐng)；（五）領(lǐng)用有價(jià)單證時(shí)，在征訂數(shù)量范圍內(nèi)可多次領(lǐng)用。（六）個人保管的有價(jià)單證累計(jì)不超過十張。（七）對領(lǐng)用時(shí)間超過一個月仍未使用回銷的有價(jià)單證，必須辦理交回核對和重新領(lǐng)用的手續(xù)。第十一條單證的存放（一）有價(jià)單證與非有價(jià)單證應(yīng)分開存放，擺放整齊、有序。（二）對過期不用單證和作廢單證要每月進(jìn)行清理，另行存放，并與有效使用的單證明確區(qū)分。（三）單證管理員負(fù)責(zé)保存庫房鑰匙，不得交予他人。（四）單證存放要注意安全，庫房要求有防火、防盜、防潮、防蟲、防塵、防高溫等安全措施。第十二條單證的庫存盤點(diǎn)（一）單證的出入庫登記必須做到日清日結(jié)：（二）對庫存單證每月要盤點(diǎn)一次，日期為每月的25日。（三）盤點(diǎn)實(shí)際數(shù)應(yīng)與臺帳和單證管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)保持一致。如有出入，應(yīng)立即核查，找出原因。如果是非有價(jià)單證發(fā)生差異，必須填寫《單證盤存差異表》，報(bào)本級機(jī)構(gòu)財(cái)務(wù)部經(jīng)理。如果是有價(jià)單證發(fā)生差異，必須書面報(bào)告本級機(jī)構(gòu)財(cái)務(wù)部經(jīng)理及總經(jīng)理室，對短缺的單證要在三日內(nèi)登報(bào)掛失。短缺數(shù)量較大的（超過20張），要在三日內(nèi)書面上報(bào)總公司計(jì)財(cái)部。第十三條當(dāng)單證管理員發(fā)生變更時(shí)，必須辦理交接手續(xù)，認(rèn)真做好交接記錄。交接時(shí)，必須有財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人監(jiān)交。單證的清收和銷毀第十四條過期不用的或保存期滿的有價(jià)單證，分公司單證管理員于年末清理后，編制《單證銷毀審批單》，報(bào)總公司財(cái)務(wù)部，待批準(zhǔn)后，由分公司財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)銷毀。銷毀時(shí)，必須由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人監(jiān)銷。第十五條過期不用的非有價(jià)單證，單證管理員應(yīng)及時(shí)清理，編制《單證銷毀審批單》，報(bào)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人，由分公司總經(jīng)理室批準(zhǔn)后，由單證管理員負(fù)責(zé)銷毀。第十六條分公司在啟用新的單證的同時(shí)，必須做好舊的空白單證的清收工作。單證回銷應(yīng)嚴(yán)格按照公司的單證回銷要求集中進(jìn)行，不得遺失。（一）對使用中作廢的有價(jià)單證（包括正本、副本）不得擅自銷毀，應(yīng)在該單證的正本、副本上加蓋“作廢”印章，與已簽發(fā)的有效單證一同按順序號碼歸檔，不允許缺號、跳號。同時(shí)必須在單證管理系統(tǒng)中進(jìn)行作廢單證處理。作廢有價(jià)單證必須聯(lián)數(shù)齊全回銷。（二）有價(jià)單證的遺失處理。有價(jià)單證中的任何一聯(lián)遺失都視同為遺失。遺失責(zé)任人應(yīng)書面寫明遺失的原因，由本部門領(lǐng)導(dǎo)和財(cái)務(wù)部經(jīng)理簽署意見后，交給單證管理員；同時(shí)，必須馬上（三日內(nèi)）在當(dāng)?shù)刂付ǖ膱?bào)紙上刊登作廢聲明，并將報(bào)刊交給單證管理員用于存檔。（三）有價(jià)單證遺失的處罰。稅務(wù)空白發(fā)票的遺失按地稅局規(guī)定；其他有價(jià)單證遺失對相關(guān)責(zé)任人罰款每份人民幣50－500元。如果給公司造成損失，要追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任，并給與相應(yīng)處分或處罰。（四）稅務(wù)發(fā)票的銷毀必須按稅務(wù)機(jī)關(guān)發(fā)票管理辦法執(zhí)行。第六