《檔案數(shù)字化管理》教學(xué)課件

檔案信息化管理1檔案信息化管理1什么是檔案信息化所謂檔案信息化，就是在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和為社會提供服務(wù)，加速實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。換句話說，檔案信息化是指檔案管理模式從以檔案實體為重心向以檔案信息為重心轉(zhuǎn)變的過程。這是一個長期的發(fā)展過程，在這一過程中，要不斷地采用現(xiàn)代信息技術(shù)裝備檔案部門，從而極大地提高檔案管理和利用的現(xiàn)代化水平。2什么是檔案信息化所謂檔案信息化，就是在國家檔案行政管理部檔案信息化的意義

1、更好的收集和管理檔案。檔案是一個立檔單位為適應(yīng)職能活動需要，而直接產(chǎn)生的依法歸檔的具有保存價值的文件與材料。檔案是一種歷史活動的原始記錄。大型企、事業(yè)單位每年都要產(chǎn)生很多檔案資料，內(nèi)容涉及文檔、科技、合同等各種重要信息，這些信息忠實的記錄了立檔單位的發(fā)展歷史，對立檔單位的發(fā)展提供有利的借鑒。實行檔案的信息化管理后，必將能夠更好的收集和管理這種信息資源。3檔案信息化的意義1、更好的收集和管理檔案。檔案是檔案信息化的意義2、方便二次利用、提高利用率。一般的單位形成的檔案，總是要隔一年才整理完畢，但事實上本年的檔案在二次利用的要求上是最多的，這在一定程度上影響了檔案的利用效率；同時既已形成的檔案，利用起來也是相當(dāng)麻煩，首先要登記，然后要在浩如煙海的檔案中查找，這個過程中不可避免的要造成損壞，而且同一份檔案在同一時期只能由一個人借閱，別人只能在他借閱完畢后才能再續(xù)借。而檔案的信息化建設(shè)成功之后，檔案信息可以在內(nèi)部網(wǎng)上共享，有控制地進(jìn)行利用。4檔案信息化的意義2、方便二次利用、提高利用率。一般的單位形檔案信息化的意義3、可以解決檔案損壞、丟失的問題。完全依靠手工方式來收集檔案、借閱實體檔案，不可避免的會造成許多重要檔案的丟失和損壞。計算機的管理可以避免重要檔案在這個過程中的損壞及丟失。4、形成完整的檔案信息網(wǎng)絡(luò)。紙質(zhì)的實體不能形成信息網(wǎng)絡(luò)，對于檔案管理、統(tǒng)計、對外交流會產(chǎn)生很大的不便。大大降低了工作效率。而檔案信息化的建立可以使立檔單位形成一個完整的檔案信息化網(wǎng)絡(luò)。5檔案信息化的意義3、可以解決檔案損壞、丟失的問題。完全依檔案信息化的意義5、形成電子信息資源中心。電子檔案管理可以加快我們與國際接軌的步伐，同時形成單位的電子信息資源中心。6、提高員工的工作效率。檔案管理實現(xiàn)信息化后，檔案的查閱、借閱、瀏覽可以在內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)上完成，減少不必要的事務(wù)工作，提高員工的工作效率。6檔案信息化的意義5、形成電子信息資源中心。電子檔案管理可如何做好檔案信息化管理電子文件的真實性、完整性、有效性原則1、真實性原則

就是指電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息進(jìn)行鑒定后，確認(rèn)其與形成時的原始狀況一致。（電子文件全程管理）7如何做好檔案信息化管理電子文件的真實性、完整性、有效性原則7如何做好檔案信息化管理2、完整性原則指電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息和元數(shù)據(jù)等無缺損。電子文件完整性包括兩個方面：（1）完整地歸檔記錄單位、機構(gòu)活動的真實全貌，應(yīng)該歸檔的全部電子文件。（2）完整地歸檔電子文件的內(nèi)容信息和元數(shù)據(jù)（背景、結(jié)構(gòu)）信息。8如何做好檔案信息化管理2、完整性原則8如何做好檔案信息化管理3、有效性原則

是指電子文件應(yīng)具備可理解性和可被利用性，包含信息的可識別性、儲存系統(tǒng)的可靠性、載體的完好性和兼容性等。9如何做好檔案信息化管理3、有效性原則9如何做好檔案信息化管理電子文件歸檔格式《電子文件歸檔管理規(guī)范》規(guī)定保存的電子文件通用格式為：文字型：XML、RTF、TXT圖像型：JPEG、TIFF視頻和多媒體：MPEG、AVI音頻：WAV、MP310如何做好檔案信息化管理電子文件歸檔格式10如何做好檔案信息化管理

在電子文件歸檔過程中把非標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定格式的電子文件轉(zhuǎn)換為標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定格式的電子文件，使歸檔存儲電子文件的種類減少，有利于電子文件保管工作。若能更進(jìn)一步把歸檔的電子文件轉(zhuǎn)換為標(biāo)準(zhǔn)的、更加穩(wěn)定的格式，使之可以脫離原生成技術(shù)環(huán)境存在，則更加有利于電子文件保管工作。

TIF、PDF、CEB格式具有適合長期保存的優(yōu)點。11如何做好檔案信息化管理在電子文件歸檔過如何做好檔案信息化管理電子文件命名

歸檔的電子文件命名應(yīng)當(dāng)遵循唯一、確切、規(guī)范、簡明的規(guī)則，以便后期的各種處理操作12如何做好檔案信息化管理電子文件命名12如何做好檔案信息化管理元數(shù)據(jù)電子文件元數(shù)據(jù)定義指描述電子文件數(shù)據(jù)屬性的數(shù)據(jù)，包含文件的格式、編排結(jié)構(gòu)、硬件和軟件環(huán)境、文件處理軟件、字處理和圖形工具軟件、字符集等數(shù)據(jù)。13如何做好檔案信息化管理元數(shù)據(jù)13如何做好檔案信息化管理元數(shù)據(jù)

電子文件元數(shù)據(jù)是專門設(shè)計用于滿足電子文件真實性、可靠性、穩(wěn)定性、可理解性與可利用性的數(shù)據(jù)。

電子文件元數(shù)據(jù)并不神秘，傳統(tǒng)著錄數(shù)據(jù)也是元數(shù)據(jù)，傳統(tǒng)的檢索工具、目錄卡片、案卷目錄，都包含有元數(shù)據(jù)信息。不過相對于電子文件的管理而言，元數(shù)據(jù)項目不完整。14如何做好檔案信息化管理元數(shù)據(jù)電子文件元數(shù)如何做好檔案信息化管理檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)電子檔案全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)電子文件生成方式1、計算機系統(tǒng)生成2、數(shù)字化掃描15如何做好檔案信息化管理檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)15如何做好檔案信息化管理檔案利用管理電子文件利用的優(yōu)勢

電子文件利用比較方便、快捷。

電子文件信息資源可以共享

電子文件信息可以提供“一站式”服務(wù)16如何做好檔案信息化管理檔案利用管理16如何做好檔案信息化管理信息化的安全

1、采用備份和鏡像技術(shù)，防止文件信息的丟失電子檔案數(shù)據(jù)應(yīng)該采用多種方式多套備份，如光盤，移動硬盤，電腦各移方式，有條件可以進(jìn)行異地備份2、加密技術(shù)，如采取網(wǎng)絡(luò)設(shè)備認(rèn)證、數(shù)據(jù)安全保證、