文書(shū)整理歸檔方法和步驟（文書(shū)檔案管理課件）

文書(shū)與檔案管理任務(wù)二文書(shū)整理歸檔方法和步驟

（編制分類(lèi)方案類(lèi)目）2018年伊始，海天集團(tuán)公司辦公室主任將一大疊散亂的文件材料交給張珊，并對(duì)張珊說(shuō)：“該這些是我們公司去年一年積累的文件材料。你近期的主要工作就是整理好這些文件，按照要求要在6月底前歸檔移交給檔案室。”張珊面對(duì)這有幾尺厚的“文山”無(wú)從下手，在大學(xué)時(shí)也從沒(méi)有親自整理過(guò)，只好再去找老鄭請(qǐng)教。老鄭交給她一份《海天集團(tuán)公司文書(shū)整理歸檔制度》，笑著說(shuō)：“你去仔細(xì)看看這個(gè)制度，慢慢試著做做吧。需要時(shí)再來(lái)找我吧！”經(jīng)過(guò)對(duì)這個(gè)制度的學(xué)習(xí)研究，王瑾對(duì)文件整理工作有了清晰的思路，自信地拿起工具開(kāi)始整理文件。案例導(dǎo)入1.依據(jù)情景資料，張珊應(yīng)該如何準(zhǔn)備整理去年的文件？

2.搜集文件整理的資料，歸納形成意見(jiàn)。任務(wù)驅(qū)動(dòng)1常用分類(lèi)法2復(fù)式分類(lèi)法3編制分類(lèi)方案類(lèi)目CONTENTSCONTENTS4任務(wù)實(shí)訓(xùn)文書(shū)整理歸檔文書(shū)常用的分類(lèi)方法有三種：年度分類(lèi)法（保管期限分類(lèi)法）、組織機(jī)構(gòu)和問(wèn)題分類(lèi)法1常用分類(lèi)法（1）年度分類(lèi)法就是按文書(shū)形成的自然年度或?qū)I(yè)年度分成各個(gè)類(lèi)別。這種分類(lèi)法簡(jiǎn)便易行，且同現(xiàn)行機(jī)關(guān)的文書(shū)處理制度也相吻合。（2）組織機(jī)構(gòu)分類(lèi)法文書(shū)工作人員可直接采用各個(gè)組織機(jī)構(gòu)的名稱(chēng)（即機(jī)關(guān)部門(mén)的名稱(chēng)）作為類(lèi)名，將文件材料進(jìn)行劃分。（3）問(wèn)題分類(lèi)法文書(shū)工作人員還可按照工作性質(zhì)及有關(guān)不同的事項(xiàng)將文書(shū)進(jìn)行劃分。復(fù)式分類(lèi)法（二級(jí)分類(lèi)或三級(jí)分類(lèi)）：?jiǎn)渭儾捎靡环N分類(lèi)方法的情況是比較少用的，較多的是講幾種方法結(jié)合使用，形成復(fù)式分類(lèi)。2復(fù)式分類(lèi)法（1）二級(jí)分類(lèi)

◆年度-組織機(jī)構(gòu)分類(lèi)法

◆組織機(jī)構(gòu)-年度分類(lèi)法

◆年度-問(wèn)題分類(lèi)法

◆問(wèn)題-年度分類(lèi)法復(fù)式分類(lèi)法（二級(jí)分類(lèi)或三級(jí)分類(lèi)）：?jiǎn)渭儾捎靡环N分類(lèi)方法的情況是比較少用的，較多的是講幾種方法結(jié)合使用，進(jìn)行復(fù)式分類(lèi)。2復(fù)式分類(lèi)法（2）三級(jí)分類(lèi)

◆保管期限—年度—機(jī)構(gòu)（推薦使用）◆年度—機(jī)構(gòu)—保管期限◆年度—問(wèn)題—保管期限◆保管期限—年度—問(wèn)題◆年度—保管期限—機(jī)構(gòu)◆年度—保管期限—問(wèn)題分類(lèi)方案類(lèi)目是文書(shū)整理歸檔的計(jì)劃。是文書(shū)部門(mén)在文書(shū)沒(méi)有形成之前，根據(jù)最近兩年機(jī)關(guān)工作活動(dòng)的規(guī)律及當(dāng)年的工作計(jì)劃，在研究機(jī)關(guān)的工作性質(zhì)、職權(quán)范圍、內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)及分工情況的基礎(chǔ)上，預(yù)測(cè)下年度可能形成的文書(shū)，并按照文書(shū)整理的原則和方法，擬制出歸檔文書(shū)的類(lèi)別與條目。3編制分類(lèi)方案類(lèi)目條目的編制要求準(zhǔn)確、細(xì)致，符合實(shí)際，在文字表述上要簡(jiǎn)明扼要。例文見(jiàn)：下一頁(yè)3編制分類(lèi)方案類(lèi)目

某某高校文字整理歸檔分類(lèi)方案類(lèi)目

機(jī)構(gòu)—問(wèn)題—保管期限一、教務(wù)處1——1教育工作計(jì)劃定期1——2教育工作總結(jié)永久1——3教育工作進(jìn)展情況定期1——4教育工作報(bào)告永久1——52009年度招生情況定期二、宣傳部2——1上級(jí)機(jī)關(guān)有關(guān)指導(dǎo)宣傳工作的文件材料永久2——2宣傳工作計(jì)劃、總結(jié)定期2——3宣傳工作會(huì)議材料永久2——4宣傳工作進(jìn)展情況定期2——5宣傳工作經(jīng)驗(yàn)材料定期三、組織部3——1上級(jí)機(jī)關(guān)有關(guān)指導(dǎo)組織工作的文件材料永久3——2組織工作計(jì)劃、總結(jié)定期3——3組織工作報(bào)告永久3——4下級(jí)機(jī)關(guān)上報(bào)的有關(guān)組織工作的材料定期3——5組織工作進(jìn)展情況……海天集團(tuán)公司下設(shè)獨(dú)立子公司鯤鵬科技有限公司，公司主要從事軟件設(shè)計(jì)。公司成立之初為適應(yīng)市場(chǎng)需要不斷調(diào)整公司內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)，從最初的3個(gè)部門(mén)，調(diào)整為6個(gè)，又從6個(gè)縮減為4個(gè)。隨著公司市場(chǎng)占有率不斷擴(kuò)大，近年來(lái)公司內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)一直穩(wěn)定為7個(gè)。依據(jù)專(zhuān)業(yè)知識(shí)分析，如果需要對(duì)公司檔案進(jìn)行整理，最不適宜使用的分類(lèi)方法是什么？為什么？任務(wù)驅(qū)動(dòng)4任務(wù)實(shí)訓(xùn)文書(shū)與檔案管理任務(wù)二文書(shū)整理歸檔方法和步驟

（整理步驟）張珊在掌握文書(shū)檔案分類(lèi)方案目錄編制后便著手整理公司文書(shū)檔案，在整理過(guò)程中感覺(jué)理論與實(shí)踐操作有較大差距，如：歸檔文件中的“件”判斷、“件”的排列等一系列問(wèn)題，讓張珊的推進(jìn)速度變得很慢。案例導(dǎo)入1.依據(jù)情景資料，如果讓你告訴張珊如何判斷“件”？如何排列“件”？你怎么說(shuō)。

2.搜集文件整理的資料，歸納形成意見(jiàn)。任務(wù)驅(qū)動(dòng)1初步整理2系統(tǒng)整理3移交、排架CONTENTSCONTENTS4任務(wù)實(shí)訓(xùn)（1）依據(jù)分類(lèi)方案類(lèi)目做好平時(shí)的組卷工作（2）組卷時(shí)，注意“件”判定、整理、排列、“件”裝訂、“件”編頁(yè)號(hào)1初步整理◆“件”判定■一般以“每份文件”為一件。■特殊情況：文件的正本與定稿為一件；正文與附件為一件；正文與文件處理單為一件；復(fù)制件與原件作為一件；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件；報(bào)表、圖冊(cè)、名冊(cè)等按本來(lái)的裝訂方式一冊(cè)或一本為一件；來(lái)文與復(fù)文可作為一件，也可分別為一件。簡(jiǎn)報(bào)、周報(bào)等材料一期為一件；會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議記錄一般一次會(huì)議為一件，會(huì)議記錄一年一

本的，一本為一件；（1）依據(jù)分類(lèi)方案類(lèi)目做好平時(shí)的組卷工作（2）組卷時(shí)，注意“件”判定、整理、排列、“件”裝訂、“件”編頁(yè)號(hào)1初步整理◆“件”整理■去除文件上易銹蝕的金屬物。最主要的工作是除去普通的訂書(shū)釘、回形針、大頭針等，防止時(shí)間長(zhǎng)了生銹。

◆“件”排列特殊的“件”內(nèi)排序，順序如下：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；復(fù)文在前，來(lái)文在后；漢文本在前，少數(shù)民族文字在后；中文本在前，外文在后。有文件處理單的，可放在最前面作為首頁(yè)。（1）依據(jù)分類(lèi)方案類(lèi)目做好平時(shí)的組卷工作（2）組卷時(shí)，注意“件”判定、整理、排列、“件”裝訂、“件”編頁(yè)號(hào)1初步整理◆“件”裝訂■線(xiàn)裝：三孔一線(xiàn)或直角裝訂頁(yè)數(shù)較少的，使用“直角”裝訂或“縫紉機(jī)”軋邊裝訂；文件較厚的，使用“三孔一線(xiàn)”裝訂。

◆“件”的編號(hào)

全宗號(hào)

年度

件號(hào)機(jī)構(gòu)或問(wèn)題保管期限

頁(yè)數(shù)16mm45mm45mm45mm45mm45mm第二年6月份移交前，對(duì)平時(shí)組卷進(jìn)行系統(tǒng)整理。2系統(tǒng)整理1.檢查調(diào)整2.盒內(nèi)文件排列原則：時(shí)間結(jié)合事由的原則3.盒內(nèi)文件編號(hào)4.填寫(xiě)歸檔文件目錄（一式二份）5.裝盒：不同類(lèi)別不同盒6.填寫(xiě)盒內(nèi)文件目錄（目錄表）7.填