企業(yè)管理信息系統(tǒng)報(bào)告

企業(yè)管理信息系統(tǒng)匯報(bào)關(guān)于XX集團(tuán)費(fèi)控系統(tǒng)項(xiàng)目標(biāo)實(shí)踐匯報(bào)目錄TOC\o"1-3"\h\u前言 31.XX集團(tuán)介紹 32.行業(yè)竟?fàn)幏治?33.實(shí)施費(fèi)控系統(tǒng)必要性 44.實(shí)踐內(nèi)容及項(xiàng)目目標(biāo) 4（1）實(shí)踐內(nèi)容 4（2）項(xiàng)目目標(biāo) 45.費(fèi)控系統(tǒng)設(shè)計(jì)開發(fā)過程 5（1）需求確認(rèn) 5（2）系統(tǒng)分析與設(shè)計(jì) 86.費(fèi)控系統(tǒng)項(xiàng)目過程與結(jié)果 9（1）項(xiàng)目上線過程 9（2）項(xiàng)目結(jié)果 10（3）項(xiàng)目成功原因 107.費(fèi)控系統(tǒng)項(xiàng)目問題及提議 11（1）項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn) 11（2）系統(tǒng)功效缺點(diǎn) 11（3）關(guān)于系統(tǒng)建設(shè)提議 128.總結(jié) 12前言伴隨財(cái)務(wù)共享模式在國(guó)內(nèi)逐步流行，尤其是在產(chǎn)品業(yè)務(wù)相對(duì)簡(jiǎn)單但組織架構(gòu)復(fù)雜金融行業(yè)，已經(jīng)有多家著名企業(yè)建立了財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心，已成為服務(wù)行業(yè)財(cái)務(wù)管理模式趨勢(shì)；而建立財(cái)務(wù)共享，通常優(yōu)先實(shí)現(xiàn)是最簡(jiǎn)單費(fèi)用共享，因而上線一套智能費(fèi)用報(bào)銷與預(yù)算管控系統(tǒng)就變得尤為主要，它是支撐財(cái)務(wù)共享服務(wù)建設(shè)基石，也是一個(gè)企業(yè)降本增效、提升市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力關(guān)鍵原因；所以我此次主要以某金融行業(yè)集團(tuán)企業(yè)（以下簡(jiǎn)稱A集團(tuán)）開發(fā)實(shí)施費(fèi)控系統(tǒng)為主要實(shí)踐研究課題。1.XX集團(tuán)介紹XX集團(tuán)成立于，是一家快速發(fā)展集團(tuán)化、綜合性專業(yè)金融服務(wù)機(jī)構(gòu),總部位于廣東，業(yè)務(wù)包括普惠金融、消費(fèi)金融、財(cái)富管理、投資管理，在全國(guó)27個(gè)省市開設(shè)了300多家分支機(jī)構(gòu)，境外業(yè)務(wù)輻射迪拜、澳洲、倫敦、紐約等國(guó)際金融中心。2.行業(yè)竟?fàn)幏治霰局嫒輨?chuàng)新標(biāo)準(zhǔn)，近幾年XX集團(tuán)已發(fā)展成為互聯(lián)網(wǎng)金融行業(yè)領(lǐng)頭企業(yè)之一，但伴隨集團(tuán)組織機(jī)構(gòu)快速擴(kuò)展，企業(yè)各類費(fèi)用成本居高不下，集團(tuán)對(duì)異地機(jī)構(gòu)費(fèi)用管控愈發(fā)困難，加之起國(guó)家對(duì)互聯(lián)網(wǎng)金融行業(yè)發(fā)展扶持，全國(guó)順勢(shì)涌現(xiàn)出大量網(wǎng)貸金融企業(yè)，竟?fàn)幵絹?lái)越激烈，迫切需要A集團(tuán)全方面降本增效；3.實(shí)施費(fèi)控系統(tǒng)必要性XX集團(tuán)面臨競(jìng)爭(zhēng)壓力和監(jiān)管壓力越大，企業(yè)要想生存，就必須全方面降本增效，必須強(qiáng)化對(duì)預(yù)算和費(fèi)用報(bào)銷管控，并使內(nèi)部日常管理合規(guī)化；但當(dāng)前企業(yè)各類報(bào)銷僅經(jīng)過OA進(jìn)行簡(jiǎn)單流程審批，存在三項(xiàng)大問題使用A集團(tuán)迫切需要上線一套費(fèi)控系統(tǒng)來(lái)支撐管理：舊OA報(bào)銷審批未進(jìn)行任何預(yù)算管控，企業(yè)預(yù)算管理體系形同虛設(shè)，企業(yè)事后必須負(fù)擔(dān)各類已經(jīng)發(fā)生費(fèi)用成本；財(cái)務(wù)花費(fèi)大量人力在報(bào)銷單據(jù)審批和手工記賬上，極難從事更有價(jià)值財(cái)務(wù)分析工作，無(wú)法發(fā)揮財(cái)務(wù)應(yīng)有價(jià)值；舊OA系統(tǒng)功效局限已無(wú)法支撐集團(tuán)組織架構(gòu)快速擴(kuò)展及頻繁變更，系統(tǒng)各類工作流均受影響；財(cái)務(wù)中心高層領(lǐng)導(dǎo)初步有實(shí)施財(cái)務(wù)共享管理模式想法，而前提是必須有財(cái)務(wù)系統(tǒng)支持，企業(yè)組織變革前必須要系統(tǒng)建設(shè)先行；經(jīng)過企業(yè)財(cái)務(wù)與IT管理團(tuán)體認(rèn)真評(píng)定與分析后，決定替換企業(yè)OA系統(tǒng)并實(shí)施費(fèi)控系統(tǒng)；而經(jīng)過多輪系統(tǒng)選型，最終選擇一家國(guó)內(nèi)優(yōu)異OA廠商，在OA系統(tǒng)上擴(kuò)展預(yù)算與報(bào)銷模塊；4.實(shí)踐內(nèi)容及項(xiàng)目目標(biāo)（1）實(shí)踐內(nèi)容我在企業(yè)負(fù)責(zé)企業(yè)項(xiàng)目管理工作，并有技術(shù)背景及管理經(jīng)驗(yàn)，所以參加此次費(fèi)控系統(tǒng)開發(fā)實(shí)施項(xiàng)目標(biāo)整個(gè)過程；（2）項(xiàng)目目標(biāo)在專業(yè)供給商幫助下，成功替換掉舊OA系統(tǒng)，以支撐全集團(tuán)各類辦公流程審批；實(shí)施該供給商費(fèi)控系統(tǒng)模塊，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)報(bào)銷預(yù)算管控及報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)管控自動(dòng)化，并對(duì)接財(cái)務(wù)核實(shí)系統(tǒng)自動(dòng)記賬與付款，解放財(cái)務(wù)基礎(chǔ)核實(shí)人力；5.費(fèi)控系統(tǒng)設(shè)計(jì)開發(fā)過程因A集團(tuán)選擇費(fèi)控系統(tǒng)為OA擴(kuò)展模塊，非專業(yè)費(fèi)控系統(tǒng)，功效模塊搭建過程基本上為定制開發(fā)，由財(cái)務(wù)部門提出詳細(xì)需求，財(cái)務(wù)、IT、供給商共同設(shè)計(jì)后，由供給商在OA系統(tǒng)框架上進(jìn)行開發(fā)；其中IT部門開發(fā)經(jīng)理?yè)?dān)任甲方項(xiàng)目經(jīng)理，集團(tuán)財(cái)務(wù)中心系統(tǒng)經(jīng)理?yè)?dān)任產(chǎn)品經(jīng)理，IT運(yùn)維工程師兼任測(cè)試經(jīng)理；（1）需求確認(rèn)項(xiàng)目開啟會(huì)召開后，由集團(tuán)財(cái)務(wù)中心財(cái)務(wù)系統(tǒng)經(jīng)理統(tǒng)籌，并在供給商費(fèi)控教授引導(dǎo)下，經(jīng)過一周焦點(diǎn)小組訪談，財(cái)務(wù)團(tuán)體將系統(tǒng)選型階段關(guān)鍵需求進(jìn)行細(xì)化與完善，并完成表單格式及業(yè)務(wù)流程初步設(shè)計(jì)，關(guān)鍵功效需求以下：系統(tǒng)預(yù)算模塊需提供預(yù)算導(dǎo)入功效，按月度進(jìn)行管控，支持預(yù)算月度清零及滾動(dòng)兩種模式，預(yù)算導(dǎo)入后經(jīng)集團(tuán)審批才會(huì)生效；提供預(yù)算調(diào)整審批單，支持預(yù)算變更及預(yù)算追加；系統(tǒng)報(bào)銷模塊需提供借款單、還款單、差旅費(fèi)報(bào)銷單、對(duì)外付款單、預(yù)付款單、普通報(bào)銷單，全部報(bào)銷單據(jù)提交時(shí)經(jīng)過預(yù)算校驗(yàn)，無(wú)預(yù)算不能提交，單據(jù)審批完成后扣減預(yù)算；借款與還款不關(guān)聯(lián)預(yù)算，支持報(bào)銷時(shí)同時(shí)核銷借款；全部單據(jù)審批流程均支持按不一樣金額或特殊字段配置不一樣審批流程，詳細(xì)流程按各企業(yè)提供權(quán)簽表配置；報(bào)銷單據(jù)審批完成后對(duì)接軟件自動(dòng)生成記賬憑證與付款單，再由出納提交銀企互聯(lián)絡(luò)統(tǒng)付款；支持移動(dòng)端審批，支持多個(gè)瀏覽器；自動(dòng)計(jì)算報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)及控制，支持報(bào)銷單據(jù)部分關(guān)鍵字段可由部分審批節(jié)點(diǎn)修改，支持批量審批與批量記賬等等；A集團(tuán)系統(tǒng)表單格式設(shè)計(jì)樣例：差旅費(fèi)報(bào)銷單NO：自動(dòng)提交日期：年月日▼提交人:

自動(dòng)提交人部門:自動(dòng)出差人:(默認(rèn)為提交人，含工號(hào))

出差人職位：自動(dòng)出差人部門:自動(dòng)費(fèi)用歸屬部門(成本中心)*:

自動(dòng)出差人企業(yè)：自動(dòng)（顯示全路徑）出差事由：.是否借款:口借款金額：手輸核準(zhǔn)金額：會(huì)計(jì)手輸收款人賬戶名：自動(dòng)收款人開戶行：自動(dòng)收款人賬號(hào)：自動(dòng)預(yù)計(jì)還款日：手輸

申請(qǐng)總額：自動(dòng)金額單位：元No開始日結(jié)束日出差天數(shù)出發(fā)地目標(biāo)地出行方式是否自訂出差目標(biāo)城際交通費(fèi)住宿費(fèi)市內(nèi)交通費(fèi)補(bǔ)助其它共計(jì)1日期控件選▼日期控件選▼自動(dòng)算，可改▼▼飛機(jī)、高鐵、火車、汽車、船、自駕▼口機(jī)票口酒店手輸手輸手輸手輸自動(dòng)算手輸自動(dòng)算收款人賬戶名：自動(dòng)收款人開戶行：自動(dòng)收款人賬號(hào)：自動(dòng)實(shí)際付款備注：

.附件*：

提交

暫存

取消A集團(tuán)報(bào)銷付款業(yè)務(wù)系統(tǒng)流程設(shè)計(jì)：（2）系統(tǒng)分析與設(shè)計(jì)單據(jù)界面設(shè)計(jì)按財(cái)務(wù)提供需求文件進(jìn)行系統(tǒng)單據(jù)字段設(shè)計(jì)與排版；復(fù)雜功效開發(fā)按財(cái)務(wù)要求字段邏輯及管控需求，對(duì)關(guān)鍵字段進(jìn)行開發(fā),如差旅補(bǔ)助按地域、職級(jí)、出差時(shí)間自動(dòng)進(jìn)行計(jì)算，預(yù)算調(diào)整時(shí)金額共計(jì)字段必須等于0，以及單據(jù)上各類金額之間邏輯關(guān)系等；系統(tǒng)對(duì)接費(fèi)控單據(jù)部分字段或功效包括到第三方對(duì)接：A、各類系統(tǒng)單據(jù)上企業(yè)、部門/成本中心、供給商、職員及銀行賬戶均需從其余系統(tǒng)獲??；B、費(fèi)控系統(tǒng)報(bào)銷審批完成后自動(dòng)向會(huì)計(jì)核實(shí)系統(tǒng)拋轉(zhuǎn)憑證及付款單，而且將核實(shí)系統(tǒng)生成記賬憑證與付款單號(hào)、付款狀態(tài)反填寫至費(fèi)控系統(tǒng)；經(jīng)過項(xiàng)目經(jīng)理全力協(xié)調(diào)會(huì)計(jì)核實(shí)系統(tǒng)、HR系統(tǒng)供給商進(jìn)行多輪溝通、獲取字段設(shè)計(jì)與聯(lián)調(diào)，成功完成三方系統(tǒng)對(duì)接；完成系統(tǒng)對(duì)接與數(shù)據(jù)交互圖以下：流程設(shè)計(jì)因A集團(tuán)屬于新興金融企業(yè)，架構(gòu)擴(kuò)張或重組幅度非常大，人員與崗位變動(dòng)頻繁，新OA與費(fèi)控系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)功效對(duì)A集團(tuán)流程支持仍有限，經(jīng)過整個(gè)項(xiàng)目團(tuán)體（含HR）全方面評(píng)定與精心與設(shè)計(jì)，最終決定流程節(jié)點(diǎn)配置采取角色線模式，即全部流程審批節(jié)點(diǎn)不按人員或崗位配置，而是另外配置一套角色線，流程按角色線層級(jí)進(jìn)行流轉(zhuǎn)；費(fèi)控系統(tǒng)與OA系統(tǒng)共用一套角色線和流程體系；為配合新OA與費(fèi)控系統(tǒng)上線，全集團(tuán)全方面開展業(yè)務(wù)流程與人力角色線梳理工作；注：以上各類功效設(shè)計(jì)開發(fā)細(xì)節(jié)，均記入需求開發(fā)文檔，并由乙方項(xiàng)目經(jīng)理及時(shí)更新；6.費(fèi)控系統(tǒng)項(xiàng)目過程與結(jié)果（1）項(xiàng)目上線過程為了既確保項(xiàng)目進(jìn)度，又確保系統(tǒng)上線質(zhì)量，整個(gè)項(xiàng)目按計(jì)劃采取分步實(shí)施方法：各企業(yè)系統(tǒng)分步測(cè)試與上線：按集團(tuán)本部-其余單體企業(yè)-多組織企業(yè)進(jìn)行上線試運(yùn)行，但系統(tǒng)功效設(shè)計(jì)時(shí)已包含全部企業(yè)需求；從首家新OA報(bào)銷流程上線，到全部企業(yè)費(fèi)控全部功效上線，歷時(shí)4個(gè)多月；②上線系統(tǒng)功效分步上線:第一步：先上線基礎(chǔ)報(bào)銷審批流，即先用將梳理后報(bào)銷流程在新OA里使用，僅為流程審批，不包括預(yù)算及各種復(fù)雜管控，新舊OA并行逐步切換；第二步：費(fèi)控功效開發(fā)完成后，上線報(bào)銷功效但不強(qiáng)控預(yù)算，將OA流程復(fù)制使用；將報(bào)銷系統(tǒng)生成憑證對(duì)接到核實(shí)系統(tǒng)測(cè)試環(huán)境，以對(duì)系統(tǒng)報(bào)銷功效全方面檢測(cè)；第三步：上線預(yù)算功效進(jìn)行預(yù)算強(qiáng)控，以及正式對(duì)接核實(shí)系統(tǒng)生產(chǎn)環(huán)境；（2）項(xiàng)目結(jié)果經(jīng)過精心系統(tǒng)設(shè)計(jì)與規(guī)劃，A集團(tuán)全部企業(yè)全部成功上線費(fèi)控系統(tǒng)，全集團(tuán)費(fèi)控管控力度及財(cái)務(wù)工作效率有質(zhì)飛躍：全集團(tuán)實(shí)現(xiàn)了報(bào)銷預(yù)算管控，即無(wú)預(yù)算無(wú)法報(bào)銷，促進(jìn)了企業(yè)預(yù)算管理體系優(yōu)化，強(qiáng)化費(fèi)用財(cái)務(wù)管控力度，促使各基本管理單元（部門）對(duì)各類費(fèi)用支出提前規(guī)劃與控制，全方面推進(jìn)集團(tuán)降本增效工作開展，提升企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力；強(qiáng)大報(bào)銷功效，不但加緊了普通用戶提單效率，更提升了財(cái)務(wù)人員審批和管理效率，降低財(cái)務(wù)對(duì)借款與費(fèi)用人為管控，節(jié)約溝通與人力成本，釋放勞動(dòng)力可用于從事更多和更有價(jià)值工作；實(shí)現(xiàn)自動(dòng)記賬與提交付款，不但極大提升財(cái)務(wù)費(fèi)用記賬效率，更能確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性與易查性，促進(jìn)財(cái)務(wù)管理合規(guī)化；為配合上線系統(tǒng)而進(jìn)行了全集團(tuán)業(yè)務(wù)流程梳理與相關(guān)制度更新，促進(jìn)企業(yè)及財(cái)務(wù)管理規(guī)范化、精細(xì)化，從另一角度提升企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力；（3）項(xiàng)目成功原因回顧整個(gè)項(xiàng)目過程，A集團(tuán)系統(tǒng)成功上線原因分析有以下幾點(diǎn)：①整個(gè)項(xiàng)目由集團(tuán)執(zhí)行總裁親自掛帥，IT、財(cái)務(wù)及各相關(guān)部門高層領(lǐng)導(dǎo)主動(dòng)參加，各類資源及效能得到充分保障，這也IT界普遍認(rèn)可大型項(xiàng)目成功必備原因；②產(chǎn)品經(jīng)理為集團(tuán)財(cái)務(wù)部門系統(tǒng)建設(shè)責(zé)任人，對(duì)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)及IT架構(gòu)了解較透徹，很好指導(dǎo)供給商開發(fā)人員對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行功效開發(fā)；③財(cái)務(wù)團(tuán)體在需求調(diào)研、多輪測(cè)試、系統(tǒng)功效宣導(dǎo)等整個(gè)項(xiàng)目過程中全力支持費(fèi)控項(xiàng)目，而且團(tuán)體關(guān)鍵用戶非常穩(wěn)定，無(wú)工作交接情況，并在上線前期增加了人員投入；④IT團(tuán)體配置了優(yōu)異運(yùn)維支持人員，在各企業(yè)系統(tǒng)上線后，各類潛在問題暴發(fā)時(shí)，運(yùn)維人員能及時(shí)響應(yīng)與受理，保障系統(tǒng)正常運(yùn)行；供給商也本著打造行業(yè)標(biāo)桿案例目標(biāo)，在該項(xiàng)目投入其企業(yè)費(fèi)控方面最優(yōu)異資源，全力保障本系統(tǒng)開發(fā)與上線；系統(tǒng)功效經(jīng)多輪測(cè)試，并分批次、分功效上線，都極大降低上線失敗風(fēng)險(xiǎn)；7.費(fèi)控系統(tǒng)項(xiàng)目問題及提議即使A集團(tuán)費(fèi)控系統(tǒng)經(jīng)過整個(gè)項(xiàng)目組共同努力，成功推進(jìn)上線并完成驗(yàn)收，但回顧整個(gè)項(xiàng)目過程，卻仍可發(fā)覺風(fēng)險(xiǎn)和困難重重，甚至中途出現(xiàn)兩次項(xiàng)目中止局面，財(cái)務(wù)、IT、供給商三方團(tuán)體關(guān)鍵組員均反饋心力憔悴，而且現(xiàn)在系統(tǒng)功效仍存在較大缺點(diǎn)，詳細(xì)表現(xiàn)以下：（1）項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)項(xiàng)目進(jìn)度要求過急，造成開發(fā)實(shí)施過程不夠規(guī)范，項(xiàng)目文件不齊全，對(duì)需求及其實(shí)現(xiàn)方案缺乏詳細(xì)評(píng)定，增加了項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)；一部分財(cái)務(wù)管控需求配套制度建設(shè)滯后，系統(tǒng)推廣與宣導(dǎo)存在困難，屬于強(qiáng)推；選型階段搜集費(fèi)控需求不夠細(xì)化，而且隨企業(yè)發(fā)展財(cái)務(wù)管控要求強(qiáng)化，實(shí)施需求與選型需求有差異，加之協(xié)議訂立條款有遺漏，造成在實(shí)施過程中雙方出現(xiàn)需求邊界分歧，項(xiàng)目中止；IT團(tuán)體在開發(fā)與實(shí)施過程對(duì)費(fèi)控項(xiàng)目標(biāo)支持力度不夠，而且兩次更換IT項(xiàng)目經(jīng)理，無(wú)法深入了解財(cái)務(wù)需求和開發(fā)實(shí)現(xiàn)過程，缺乏對(duì)項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)把控，并增加了與供給商團(tuán)體磨合成本；企業(yè)內(nèi)部未培養(yǎng)起功效開發(fā)人才，當(dāng)前費(fèi)控系統(tǒng)全部功效開發(fā)均須由廠商完成（IT內(nèi)部?jī)H能承接報(bào)表開發(fā)），這不但增加財(cái)務(wù)和時(shí)間成本，而且后期功效優(yōu)化存在一定風(fēng)險(xiǎn)；（2）系統(tǒng)功效缺點(diǎn)系統(tǒng)選型期間因業(yè)務(wù)需求不夠細(xì)化，項(xiàng)目團(tuán)體對(duì)系統(tǒng)功效及擴(kuò)展性評(píng)定不充分，并更重視系統(tǒng)整合，因而未選擇專業(yè)費(fèi)控系統(tǒng)而是在OA上進(jìn)行擴(kuò)展，造成費(fèi)控系統(tǒng)可配置性較差，大量細(xì)化需求均需做開發(fā)實(shí)現(xiàn)，基本上為定制開發(fā)系統(tǒng)，為后期功效優(yōu)化埋下隱患；現(xiàn)在主要問題是系統(tǒng)不支持復(fù)雜預(yù)算邏輯，財(cái)務(wù)部門新增“在事前申請(qǐng)單步驟進(jìn)行預(yù)算管控”（系統(tǒng)預(yù)算管控提前）需求實(shí)現(xiàn)困難，開發(fā)成本非常高而且數(shù)據(jù)邏輯改造風(fēng)險(xiǎn)大；而財(cái)務(wù)后期可能需要多維預(yù)算及預(yù)算編制需求供給商已經(jīng)確認(rèn)無(wú)法實(shí)現(xiàn)，到時(shí)A集團(tuán)管理成熟后需要系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)相關(guān)功效時(shí)，則必須更換系統(tǒng)。（3）關(guān)于系統(tǒng)建設(shè)提議①系統(tǒng)選型期間充分細(xì)化和評(píng)定需求，而不是推遲到系統(tǒng)開發(fā)實(shí)施階段，最好是由企業(yè)內(nèi)部精通業(yè)務(wù)與IT教授主導(dǎo)系統(tǒng)選型與產(chǎn)品設(shè)計(jì)；②IT與業(yè)務(wù)部門對(duì)系統(tǒng)項(xiàng)目進(jìn)度要求必須客觀評(píng)定，簡(jiǎn)單壓縮項(xiàng)目進(jìn)度又無(wú)充分資源保障，會(huì)極大提升項(xiàng)目標(biāo)風(fēng)險(xiǎn)；③必須保障項(xiàng)目團(tuán)體關(guān)鍵人員尤其是項(xiàng)目經(jīng)理穩(wěn)定性，降低或防止中途替換人員，才可愈加好確保項(xiàng)目質(zhì)量及降低風(fēng)險(xiǎn)；④系統(tǒng)需求調(diào)研及開發(fā)設(shè)計(jì)過程中，IT團(tuán)體必須主動(dòng)參加，全力培養(yǎng)運(yùn)維及開發(fā)人員，才能保障項(xiàng)目驗(yàn)收后系統(tǒng)高效運(yùn)維及連續(xù)性優(yōu)化；系統(tǒng)建設(shè)與制度建設(shè)