中文文秘專業(yè)知識(3篇)

最新中文文秘專業(yè)知識(3篇)中文文秘專業(yè)學(xué)問篇一

1)會議文件的收集整理工作

(1)確定會議文件的收集范圍。

(2)選擇收集會議文件的渠道。

(3)運用收集文件的不同方法。

2)會議文件的立卷歸檔

把會議過程中的一整套材料，包括通知、領(lǐng)導(dǎo)報告和講話、會議記錄或紀(jì)要、會議簡報、會議報道等，進(jìn)行分類立卷歸檔。

2.會議經(jīng)費結(jié)算工作

(1)收款的方法和時機(jī)。有些會議要由與會代表向主辦方支付一些必要的費用(如資料費、培訓(xùn)費、住宿費、餐飲費等)。

①應(yīng)在會議通知或預(yù)訂表格中具體注明收費的標(biāo)準(zhǔn)和方法。

②應(yīng)注明與會人員可采納的支付方式(如現(xiàn)金、支票、信用卡等)。

③如用信用卡收費，應(yīng)問清姓名、卡號、有效期等。

④開具發(fā)票的工作人員事先要與財務(wù)部門確定正確的收費開票程序，不能出任何差錯。假如有些項目無法開具正式發(fā)票時，應(yīng)與會議代表協(xié)商，開具收據(jù)或證明。

(2)在訂購各種設(shè)備和享受服務(wù)時，應(yīng)把握付款的方法和時間。

3.支配與會人員返程

案例

天地公司邀請全國的客戶到新疆烏魯木齊參與風(fēng)韻公司新開發(fā)的系列化妝品的洽談訂貨會。秘書初萌負(fù)責(zé)支配與會人員的返程工作，初萌想先解決簡單預(yù)訂的近處與會者的車票問題，再漸漸解決北京等遠(yuǎn)地難以解決的車票預(yù)訂問題，而且她想當(dāng)然地認(rèn)為，只要為大家盡可能預(yù)訂火車硬臥票就行了。結(jié)果，部分代表因不能準(zhǔn)時拿到返程的車、機(jī)票而對主辦方非常不滿。有些代表拿到票后，又要求更換車票或退票，結(jié)果鬧得大家不歡而散，使洽談訂貨會的工作成果大打折扣。

分析

會議結(jié)束并不意味著會議工作就結(jié)束了，有外部人員參與的會議應(yīng)依據(jù)會議的長短、外部與會人數(shù)多少等狀況及早支配好與會人員的返程事宜。做好與會人員的返程工作，主要包括以下兩點

1.提早做好與會者的票務(wù)登記預(yù)訂工作

(1)應(yīng)依據(jù)會期長短、外地與會人數(shù)多少等實際狀況和人員的返程事宜，及早支配好外地與會者的行程。

(2)要事先了解外地與會人員對時間支配、交通工具的要求，敬重他們的意愿。

(3)一般狀況下，要按先遠(yuǎn)后近的次序支配返程機(jī)票、車票的預(yù)訂事宜，要把握交通工具的航班、車次等狀況，盡早與民航、鐵路、大路、港口等部門溝通聯(lián)系，提前預(yù)訂好飛機(jī)、火車、汽車、輪船票。

(4)屆時應(yīng)編制與會者離開的時間表，支配好送行車輛，派人將外地與會人員送到機(jī)場、車站、港口，待他們乘坐的交通工具起程后再返回，如有必要，還應(yīng)支配有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志為與會人員送行。

2.關(guān)心與會者提前做好返程預(yù)備

(1)提示與會者準(zhǔn)時歸還向主辦方或會議駐地單位借用的各種物品。

(2)提示與會者準(zhǔn)時與會務(wù)組結(jié)清各種賬目，開好發(fā)票收據(jù)。

(3)關(guān)心與會者檢查、清退房間，避開遺忘各種物品。

(4)預(yù)備一些裝資料的塑料袋和捆東西的繩子等物品，以備急需。

(5)關(guān)心部分與會者托運大件物品。

4.會議總結(jié)

總結(jié)工作要以科學(xué)的績效考評標(biāo)準(zhǔn)為指導(dǎo)?？冃Э荚u標(biāo)準(zhǔn)是指對會議工作人員績效的數(shù)量和質(zhì)量進(jìn)行評價的準(zhǔn)則，它應(yīng)具有完整性、協(xié)調(diào)性和比例性。

(1)會議工作總結(jié)要依據(jù)崗位責(zé)任制和工作任務(wù)書的內(nèi)容逐條對比檢查?？偨Y(jié)工作的方法如下。

①檢查會議目標(biāo)的實現(xiàn)狀況。

②檢查各個小組的分工執(zhí)行狀況。

③將員工自我總結(jié)和集體總結(jié)相結(jié)合。

④以總結(jié)閱歷、激勵下屬、提高工作水平為目的。

(2)打算會議效果的主要因素有以下幾個。

①是否具有召開會議的必要。

②會議預(yù)備得是否充分。

③議程是否科學(xué)合理。

④主持人的力量水平。

⑤是否嚴(yán)格掌握了會議人數(shù)。

⑥與會人數(shù)是否達(dá)到了有效溝通信息并形成有效決議的最低限度。

中文文秘專業(yè)學(xué)問篇二

一、關(guān)于會議主席臺座次的支配

(1)主席臺必需排座次、放名簽，以便領(lǐng)導(dǎo)同志對號入座，避開上臺之后相互謙讓。

(2)主席臺座次排列，領(lǐng)導(dǎo)為單數(shù)時，主要領(lǐng)導(dǎo)居中，2號領(lǐng)導(dǎo)在1號領(lǐng)導(dǎo)左手位置，3號領(lǐng)導(dǎo)在1號領(lǐng)導(dǎo)右手位置;領(lǐng)導(dǎo)為偶數(shù)時，1、2號領(lǐng)導(dǎo)同時居中，2號領(lǐng)導(dǎo)依舊在1號領(lǐng)導(dǎo)左手位置，3號領(lǐng)導(dǎo)依舊在1號領(lǐng)導(dǎo)右手位置。

可參見中共中央政治局常委在xx屆四中全會的座次排列圖：

(3)幾個機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人同時上主席臺，通常按機(jī)關(guān)排列次序排列。可敏捷把握，不生搬硬套。如對一些德高望重的老同志，也可適當(dāng)往前排，而對一些較年輕的領(lǐng)導(dǎo)同志，可適當(dāng)往后排。另外，對邀請的上級單位或兄弟單位的來賓，也不肯定非得按職務(wù)凹凸來排，通常把握的原則是：上級單位或同級單位的來賓，其實際職務(wù)略低于仆人一方領(lǐng)導(dǎo)的，可支配在主席臺適當(dāng)位置就座。這樣，既體現(xiàn)出對客人的敬重，又使主客都感到較為得體。

(4)對上主席臺的領(lǐng)導(dǎo)同志能否屆時出席會議，在開會前務(wù)必逐一落實。領(lǐng)導(dǎo)同志到會場后，要支配在休息室稍候，再逐一核實，并告之上臺后所坐方位。如主席臺人數(shù)許多，還應(yīng)預(yù)備座位圖。如有臨時變化，應(yīng)準(zhǔn)時調(diào)整座次、名簽，防止主席臺上消失名簽差錯或領(lǐng)導(dǎo)空缺。還要留意仔細(xì)填寫名簽，謹(jǐn)防錯別字消失。

主席臺人數(shù)為奇數(shù)時

主席臺人數(shù)為偶數(shù)時

二、關(guān)于宴席座次的支配

宴請客人，一般主陪在面對房門的位置，副主陪在主陪的對面，1號客人在主陪的右手，2號客人在主陪的左手，3號客人在副主陪的右手，4號客人在副主陪的左手，其他可以隨便。以上主陪的位置是按一般宴席把握，假如場景有特別因素，應(yīng)視情而定。

中餐桌

西餐桌

三、儀式的座次支配

簽字雙方仆人在左邊，客人在仆人的右邊。雙方其他人數(shù)一般對等，按主客左右排列。

四、關(guān)于乘車的座次支配

小轎車1號座位在司機(jī)的右后邊，2號座位在司機(jī)的正后邊，3號座位在司機(jī)的旁邊。(假如后排乘坐三人，則3號座位在后排的中間)。中轎主座在司機(jī)后邊的第一排，1號座位在臨窗的位置。

乘車座次支配

五、合影座次支配與主席臺支配相同。

附：會議座位支配

長條桌

注：a為上級領(lǐng)導(dǎo)，b為主方席

沙發(fā)室

1.與外賓會談

注：a為主方，b為客方

2.與上級領(lǐng)導(dǎo)座談

注：a為上級領(lǐng)導(dǎo)，b為主方領(lǐng)導(dǎo)

中文文秘專業(yè)學(xué)問篇三

1.會議的性質(zhì)：為政治、經(jīng)濟(jì)、文化、商貿(mào)及溝通服務(wù)的活動。

2.會議的市場規(guī)模：依據(jù)國際大會和會議協(xié)會(icca)統(tǒng)計：以國際會議為例：每年全世界每年舉辦的參與國超過4個、與會外賓人數(shù)超過50人的各種國際會議有40萬個，其市場價值超過2800億美圓。

3.中國會議市場現(xiàn)狀：

1)與國際發(fā)達(dá)的會議市場相比，中國的會議旅游業(yè)尚在起步階段。

表現(xiàn)在：

a)專業(yè)辦會的組織或公司很少。

b)缺乏會議專業(yè)服務(wù)的人員，更談不上專業(yè)的培訓(xùn)人員。

2)會議展覽、嘉獎旅游已成為中國旅游業(yè)的重要客源市場（）。

3)全國三星級以上的飯店大多具備接待會議的設(shè)施及力量，主要目的地城市具有一批有閱歷的會展組織人員及場館，再加上豐富的旅游資源構(gòu)成了一套完整的的會議市場進(jìn)展的基礎(chǔ)。

4.有必要了解酒店會議的基本常識：

1)酒店是接待會展的核心接待部門。

2)目前大部分的會議市場是以酒店會議占大部分。

5.酒店接會議的好處：

1)利潤高。因會議旅游者不僅經(jīng)費來源牢靠。消費水平較高。一般會議旅游者的平均消費是一般旅游者的三倍。

2)有利于擴(kuò)大酒店的影響，提高酒店的知名度。

3)可調(diào)整酒店的淡季市場。

6.接好酒店會議需留意的要點：

1)會議團(tuán)到前作好預(yù)備。

2)第一天會議團(tuán)到時最簡單出問題，需特殊關(guān)注會議團(tuán)。

3)作好會議的溝通協(xié)調(diào)工作。

4)每天對清帳目。

5)隨時關(guān)注客人的看法，并準(zhǔn)時反映給相關(guān)人員。

6)留意會議價格的保密性。

7)熟知酒店接待設(shè)施的基本狀況。

8)監(jiān)督和落實會議的各項支配。

9)會議結(jié)束后給相應(yīng)的酒店部門賜予評價。

10)總結(jié)會議接待中的問題及好的閱歷。

7.會議室常見的擺臺：

1)戲院式2)課桌式

3)u型4)回型5)橢圓型6)長方行7)會見式8)圓桌式9)

雞尾酒式10)舞臺式11)t型臺

8.會議常見的設(shè)施及工具

1)屏幕2)投影儀(膠片投影儀及多媒體投影儀)3)錄像機(jī)4)vcd5)音響6)話筒(有線、無線、立式、座式及紐扣麥克風(fēng))