行政管理實務(wù)

行政管理實務(wù)前言目錄P03-11P12-31P32-48行政總務(wù)概述管理內(nèi)容事務(wù)重點一、

前言

在企業(yè)發(fā)展、強大的過程中，行政管理工作發(fā)揮著不可替代的作用。它好比一支精良軍隊的后勤部門，確保前線工作者可以無后顧之憂的往前沖刺。行政管理主要有管理、協(xié)調(diào)、服務(wù)三大功能。管理是主干，協(xié)調(diào)是核心，服務(wù)是根本。究而言之，行政管理的實質(zhì)是服務(wù)。行政工作的最終目標是通過各種規(guī)章制度和人為努力使部門之間形成密切配合的關(guān)系，使整個公司在運作過程中成為一個高速并且穩(wěn)定運轉(zhuǎn)的整體；用合理的成本換來員工最高的積極性，以提高工作效率，完成公司目標發(fā)展任務(wù)。前言行政總務(wù)概述管理內(nèi)容事務(wù)重點(一)觀念的建立（錯誤/正確）錯誤的想法：1、管理雜事的部門；2、不重要的、可有可無的部門；3、只會花錢的部門；4、沒有績效的部門；5、冗員的部門；6、任何人都會做；正確的觀念：1、重要的后勤服務(wù)部門；

2、企業(yè)經(jīng)營管理與的參與部門；

3、協(xié)調(diào)團隊與公司進行整合的部門；

4、良好的效率、服務(wù)是提高員工士氣重要因素；前言行政總務(wù)概述管理內(nèi)容事務(wù)重點人力精簡(二)行政總務(wù)人員的角色降低成本時間管理企業(yè)再造流程簡化擴大企業(yè)規(guī)模開發(fā)營銷市場新產(chǎn)品研發(fā)多元化經(jīng)營企業(yè)再造管理內(nèi)容事務(wù)重點前言行政總務(wù)概述問題解決：針對各部門提出的支持需求與問題，確認需求、

理清問題,尋求解決方案,有效執(zhí)行。

成本控制：找出為公司節(jié)省能源、成本的方法，創(chuàng)造工作價

值。

計劃組織：針對公司各行政事項，明確具體的擬定工作計劃、行動步驟、工作進度等，有效的整合與運用各項

資源，達到預(yù)期工作目標。

溝通協(xié)調(diào)：整合、溝通，協(xié)調(diào)出資源配置的最佳方案。

制度執(zhí)行：行政逐步完善，強調(diào)制度剛性執(zhí)行，長抓不懈。

文化建設(shè)：通過相關(guān)活動，建設(shè)企業(yè)文化，營造相互尊重、

相互信任的工作氛圍，維持健康的工作關(guān)系。

（三）部門職能管理內(nèi)容前言行政總務(wù)概述事務(wù)重點三先精神：最先想到、最先看到、最先做到工作目標：滿足公司發(fā)展需求，實現(xiàn)個人目標工作準則：決不把當天的工作留到第二天（四）工作理念工作態(tài)度：和顏悅色、心平氣和、效率第一、堅持原則管理內(nèi)容行政總務(wù)概述事務(wù)重點前言（五）行政總務(wù)人員需具備的綜合素質(zhì)和能力（1）對企業(yè)管理知識的掌握。（2）對相關(guān)法律、法規(guī)的熟悉和掌握。（3）積極主動，有很強的工作責任心及踏實肯干的工作作風。（4）良好的與人溝通的能力及部門協(xié)調(diào)能力，合作和協(xié)。（5）有P-D-C-A的科學工作方法及良好的工作效率。管理內(nèi)容事務(wù)重點行政總務(wù)概述前言三、行政管理內(nèi)容一級二級三級行政管理制度建設(shè)1、公司行政制度的組織擬定、修訂和完善；2、行政制度實施、檢查、規(guī)范等；文件管理1、公司文件的收發(fā)、處理、存檔、內(nèi)部文件的編號存檔2、內(nèi)刊、書報的申購、流轉(zhuǎn)、登記、分發(fā)、存檔等；檔案管理1、檔案資料的收集、歸檔、保存、借閱、銷毀等管理2、公司印章、證照管理；行為管理1、員工行為規(guī)范管理；（過程考核）2、公司考勤、外出管理等；獎懲管理1、公司行政事件的調(diào)查、處理、獎懲管理等；2、公司制度完善的跟進工作等。接待管理1、公司來客來訪接待、來函管理等；2、招待費管理；會議管理（信息員負責）1、行政會議組織、會議記錄等；2、行政會議內(nèi)相關(guān)事項跟進等。行政總務(wù)述管理內(nèi)容事務(wù)重點前言一級二級三級行政⌒總務(wù)︶管理費用控制1、公司各項行政資源的合理控制、使用等；2、公司各項行政費用的合理預(yù)算、使用等；3、公司各行政事項的費用結(jié)算、合理控制等；車輛管理1、公司車輛調(diào)度、維護、保養(yǎng)，安全管理等；2、公司車輛的保險及相關(guān)費用控制；維修管理安全保衛(wèi)1、設(shè)備設(shè)施維修、衛(wèi)生、環(huán)境、費用管理；2、安全保衛(wèi)工作，消防設(shè)施設(shè)備的定期檢查、維護；3、公司值班（日常值班、假期值班）管理；會務(wù)管理1、公司會議的組織安排和會務(wù)工作；2、公司各部門對外活動的組織、協(xié)助等；資產(chǎn)管理1、公司資產(chǎn)申購、入庫、調(diào)撥、回收、銷毀等管理；2、公司各項資產(chǎn)情況的監(jiān)控管理；福利管理1、員工福利申購、管理、分發(fā)；后勤管理1、員工用餐、公司票務(wù)、住宿的預(yù)訂、登記等管理；資源管理1、公司電話、名片、員工聯(lián)絡(luò)表、通訊工具管理等；2、公司辦公風貌、環(huán)境規(guī)劃及相應(yīng)配置確定等管理；前言行政總務(wù)概述管理內(nèi)容事務(wù)重點四、管理重點（一）信息管理(1)建立檔案管理制度(2)定期整理(過期文件之清除)(3)文件制式化(A4為主最佳)(4)制定保存期限(5)集中管理(6)分類編號管理(7)調(diào)閱管制(8)無紙化管理

前言行政總務(wù)概述管理內(nèi)容管理重點（二）事務(wù)用品采購與管理1.事務(wù)用品之種類(1)非消耗性物品a.辦公設(shè)備：桌、椅、柜、電話、傳真機、復印機、個人計算機等。b.研發(fā)行銷用品：研發(fā)或品管部門的實驗器具、計測計及行銷部門搬運用品等。(2)消耗性物品a.消耗用品：制造部門及辦公室之器具、工具、消耗品等。b.印刷品：空白窗體、公文紙張、傳票、卷宗夾、宣傳品、說明書等。前言行政總務(wù)概述管理內(nèi)容管理重點2.事務(wù)用品采購(1)事務(wù)用品采購作業(yè)流程

流程內(nèi)容a計劃就現(xiàn)有設(shè)備品庫存，使用情形及各部門需求提出申請，編列年度預(yù)算b請購每月固定時間或視需要由各部門提出申請，先經(jīng)由部門主管核準c詢比議價視需要行政部進行市場詢價、比價，上報主管領(lǐng)導審核d審核金額大小依核決權(quán)限規(guī)定由權(quán)責主管核定e驗收會同使用部門就數(shù)量、外觀、功能進行驗收f列帳屬固定資產(chǎn)類需列冊編號管理一般消耗用品列冊控管，定期發(fā)放。g領(lǐng)用使用部門填寫領(lǐng)用單據(jù)領(lǐng)用前言行政總務(wù)概述管理內(nèi)容管理重點(2)事務(wù)用品采購管理重點內(nèi)容管理重點a政策公司采購物品性能、功能基準為何？有無特別規(guī)定之樣式、顏色考慮b會辦專門性物品設(shè)備儀器應(yīng)會同需求部門一并辦理c請購流程各部門是否清楚及遵循d詢比議價詢比議價記錄完成留存e核決權(quán)限公司是否已清楚制定各項采購之核決權(quán)限f安全庫存消耗品可采存小量庫存金額較大設(shè)備用品應(yīng)計劃性采購g盤點定期盤存制及連續(xù)性盤點可并用進行h整理.整頓事務(wù)用品倉之整理.整頓消耗性物品與非消耗性物品應(yīng)分開管理前言行政總務(wù)概述管理內(nèi)容管理重點（三）固定資產(chǎn)管理1.固定資產(chǎn)之定義稅法規(guī)定2000元以上，使用年限2年以上者列入資本支出。一般企業(yè)以2000元為基礎(chǔ)較多。2.固定資產(chǎn)之種類有形資產(chǎn)：土地、建物、設(shè)備、機器、車輛、工具、器具、雜項購置。無形資產(chǎn)：專利權(quán)、商標權(quán)、著作權(quán)、營業(yè)權(quán)等前言行政總務(wù)概述管理內(nèi)容管理重點3.財產(chǎn)管理作業(yè)重點

內(nèi)容作業(yè)重點a驗收列帳申請單及驗收單核對申請單位填寫財產(chǎn)卡行政部填寫財產(chǎn)編號及標示列帳并會交財務(wù)部c保養(yǎng)作業(yè)編列維修保養(yǎng)預(yù)算定期、不定期由行政部人員及供貨商保養(yǎng)檢查d保險作業(yè)建筑物、機器設(shè)備、車輛均應(yīng)納入保險除新購物品外，注意續(xù)保之辦理建立「風險管理」之共識，評估現(xiàn)有有形無形資產(chǎn)e財產(chǎn)盤點定期盤點實施固定資產(chǎn)采一物一卡核對有帳無物，有物無帳追查f計算機管理財產(chǎn)清冊可于企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)取得最新資料保管單位、取得日期、折舊情形、殘余價值等配合會計單位計算機列文件管理前言行政總務(wù)概述管理內(nèi)容管理重點（四）工作環(huán)境1.辦公室管理辦公室令人困擾問題，依日本能率協(xié)會問卷調(diào)查，依序為

文書檔案管理

空調(diào)

配線

辦公設(shè)備

照明

安全2.廠房環(huán)境管理同辦公室管理方式，除注意空調(diào)、照明、安全三項，并注意噪音、振動問題

前言行政總務(wù)概述管理內(nèi)容管理重點3.工作環(huán)境管理重點

內(nèi)容管理重點a空調(diào)冷氣風扇、冷卻水塔之定期清洗溫濕度之調(diào)節(jié)控制b配線辦公室電話線、計算機線、電線應(yīng)予以固定并事先規(guī)劃現(xiàn)場之電線、水管路線應(yīng)隱蔽固，不影響動線暢通c辦公設(shè)備辦公室、現(xiàn)場之區(qū)域明確標示辦公室設(shè)備、桌、椅、柜、電話、計算機、傳真機等定期維護維修d照明自然光線優(yōu)于人工光線間接照明優(yōu)于直接照明考慮e安全工作場所如信道是否有障礙物造成危險之可能消防設(shè)備之定期申報消防設(shè)施及逃生動線是否有被堵塞情形f振動.噪音人類承受噪音極限為130分貝，超過80分貝即有身體不適情形不定期查核工作現(xiàn)場噪音振動情形g公共設(shè)施盥洗設(shè)施定期維護檢查廁所及會議室可采各單位輪流打掃，并排定人員每日定時檢查前言行政總務(wù)概述管理內(nèi)容管理重點（五）車輛管理內(nèi)容管理重點a管理方式集中管理：總務(wù)部門統(tǒng)籌負責單位自管：公務(wù)車輛分撥于使單位自行管理b公務(wù)車借用使用單位填寫派車單，如出差、旅游、婚喪等使用前后路碼表之檢查c駕駛?cè)斯芾砩眢w健康，生活行為端正是否具備合格汽車職業(yè)職照實施鋪保、人保及定期對保生活正常，遵守規(guī)定，認真細心d保