第四章會議進(jìn)行階段的會務(wù)操作

第四章會議進(jìn)行階段的效勞第一節(jié)會議報(bào)到與引導(dǎo)效勞第二節(jié)會議記錄第三節(jié)會議信息效勞第四節(jié)會議旅游、娛樂與陪同效勞第五節(jié)會議餐飲效勞第六節(jié)會議交通效勞本章要點(diǎn)與要求(一)本章要點(diǎn)會議的報(bào)到與引導(dǎo)的本卷須知會議記錄的內(nèi)容會議信息的內(nèi)容安排會議的餐飲安排會議交通(二)本章要求能夠組織安排會議的報(bào)到工作能夠?qū)εc會人員進(jìn)行引導(dǎo)能夠做會議記錄能夠妥善安排旅游、娛樂等活動能夠根據(jù)會議情況安排餐飲工作能夠搞好會議的交通效勞第一節(jié)會議報(bào)到與引導(dǎo)效勞一、會議報(bào)到與引導(dǎo)工作的重要性二、會議接站的工作三、會議報(bào)到的工作四、會議簽到的工作五、會議引導(dǎo)1.接站是跨地區(qū)、全國性和國際性會議活動接待工作的第一道環(huán)節(jié)。2.報(bào)到是會議秘書部門掌握與會人員準(zhǔn)確到會情況并實(shí)施組織的重要一環(huán)。3.簽到能保證會議順利進(jìn)行，按時(shí)召開；準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)到會人數(shù)，掌握與會人員情況。4.引導(dǎo)有利于會場內(nèi)外正常秩序的建立。一、會議接站、報(bào)到、簽到、引導(dǎo)工作的重要性接站是跨地區(qū)、全國性和國際性會議活動接待工作的第一道環(huán)節(jié)。會議接站的工作主要有以下工作：〔1〕確定迎接規(guī)格〔2〕做好接站準(zhǔn)備〔3〕豎立接待標(biāo)志〔4〕掌握抵達(dá)情況〔5〕介紹賓主雙方〔6〕安排與會人員上車二、會議接站的工作三、會議報(bào)到的工作會議報(bào)到是針對需要集中住宿的大中型會議而言的，與會者報(bào)到時(shí)，秘書人員要做好以下工作：〔1〕查驗(yàn)證件，確認(rèn)與會者的參會資格?！?〕請與會人填寫會議登記表?！?〕分發(fā)會議文件、證件、文件袋等會議用品?！?〕預(yù)收會務(wù)費(fèi)、食宿費(fèi)、資料費(fèi)等費(fèi)用，當(dāng)場開具收據(jù)。〔5〕安排與會者住宿?！?〕制作會議通訊錄的依據(jù)，會議結(jié)束前發(fā)給與會人員。四、會議簽到會議簽到有以下作用：〔1〕便于統(tǒng)計(jì)實(shí)到人數(shù)，以確定法定性會議的有效性。〔2〕檢查缺席情況，以便及時(shí)通知有關(guān)人員到會，或通知缺席對象另行補(bǔ)會?！?〕慶典儀式、紀(jì)念性和追悼性會議活動的簽到簿可以珍藏，留作永久的紀(jì)念?！?〕與會者的親筆簽名是第一手簽到記錄，是其參加會議活動的書面證明，可為日后的查考提供歷史憑據(jù)。在一些法定性會議上，簽到還是一種法律行為。會議簽到的方式薄式簽到表式簽到電子簽到機(jī)簽到會議秘書人員代為簽到簽到卡簽到名片簽到座次表簽到會議簽到的要求認(rèn)真準(zhǔn)備有序組織及時(shí)統(tǒng)計(jì)準(zhǔn)確無誤報(bào)道和簽到的聯(lián)系與區(qū)別聯(lián)系都是指與會者到達(dá)會場時(shí)應(yīng)辦理的手續(xù)。會期較短的會議，一般只辦理簽到；會期較長，并且需要集中接待的會議，與會者不僅要簽到，還有辦理報(bào)道手續(xù)。區(qū)別報(bào)道是指與會者到達(dá)會議地點(diǎn)時(shí)辦理的登記注冊手續(xù)，但不代表每一項(xiàng)活動和會議都參加；簽到那么是與會者參與了本次會議或活動。五、會議引導(dǎo)引導(dǎo)是指會議活動期間會務(wù)工作人員為與會者指引會場、座位、展區(qū)、餐廳、住宿的房間以及指示與會者問詢的路線、方向和具體的位置。引導(dǎo)工作貫穿于整個(gè)會議期間，每一位會務(wù)工作人員都應(yīng)當(dāng)履行為與會者引導(dǎo)的義務(wù)。但在大型的或重要會議報(bào)到以及進(jìn)入會場時(shí)應(yīng)當(dāng)派專人負(fù)責(zé)引導(dǎo)，這類專職引導(dǎo)人員常常稱為禮儀人員。案例分析1.引入案例：參會人員來早了？2.課堂練習(xí)例如：東海公司新產(chǎn)品推廣會的報(bào)到與引導(dǎo)工作的要點(diǎn)開心地訓(xùn)練吧！你將來辦理會議一定很棒。課堂訓(xùn)練第二節(jié)會議記錄一、會議記錄的概念會議記錄是如實(shí)記錄會議的根本情況、會議中的報(bào)告、會議上的講話、發(fā)言和決議等內(nèi)容的一種應(yīng)用文體，是一種重要的事務(wù)文書。會議記錄是記載會議根本情況的文字材料，是日后工作中可供查考的憑證。它可以為檢查會議決議的貫徹執(zhí)行情況、整理會議紀(jì)要、下達(dá)與上報(bào)會議精神、分析研究與總結(jié)工作提供依據(jù)。它的制作質(zhì)量如何，不僅直接影響著據(jù)此形成的有關(guān)公文〔如會議紀(jì)要、會議簡報(bào)〕的質(zhì)量，而且會影響其日后轉(zhuǎn)化為檔案的質(zhì)量。因此必須重視會議記錄工作。二、會議記錄的作用會議記錄是分析研究會議議題的依據(jù)會議記錄是編寫會議紀(jì)要和會議簡報(bào)的根底會議記錄是查證會議情況的憑證。三、會議記錄的種類1、按詳細(xì)程度分詳細(xì)記錄、摘要記錄2、召開形式分報(bào)告式會議記錄、座談會式會議記錄決議式會議記錄準(zhǔn)備足夠的鋼筆、圓珠筆、鉛筆、筆記本和記錄用紙。準(zhǔn)備好錄音機(jī)和足夠的磁帶或錄音筆來補(bǔ)充手工記錄。要備有一份議程表和其他的相關(guān)資料和文件，需要核對相關(guān)數(shù)據(jù)和事實(shí)時(shí)隨時(shí)使用。提前到達(dá)會場，了解與會人員的座位圖，便于識別會議上的發(fā)言者。在利用錄音機(jī)〔筆〕的同時(shí)，必須手工記錄，可以防止錄音機(jī)中途出故障。四、做好會議記錄準(zhǔn)備工作四、會議記錄的格式和內(nèi)容格式分為標(biāo)題、首部、主體和尾部四塊。內(nèi)容包括會議描述〔會議類型、時(shí)間、日期、地點(diǎn)〕、與會者姓名、會議過程和主席、記錄員簽名。會議中心議題以及圍繞中心議題展開的有關(guān)活動；會議討論、爭論的焦點(diǎn)及其各方的主要見解；權(quán)威人士或代表人物的言論；會議開始時(shí)的定調(diào)性言論和結(jié)束前的總結(jié)性言論；會議已議決的或議而未決的事項(xiàng)；對會議產(chǎn)生較大影響的其他言論或活動。

五、會議記錄的重點(diǎn)六、會議記錄的方法〔1〕根據(jù)需要，采取詳記和略記相結(jié)合的方法?！?〕漏記之處，可事先做出記號，然后對照錄音磁帶修改，也可提示會議主持人請發(fā)言者重復(fù)內(nèi)容或?qū)δ骋恍g(shù)語做出簡要的解釋?！?〕與會者提出的意見、建議，要把人名記錄下來。案例分析1.引入案例：一字之差兩人“升降〞2.課堂練習(xí)例如：〔1〕××廠黨委第×次政工會議記錄〔2〕××公司會議記錄〔3〕××學(xué)院2002年第二次會議記錄〔4〕××公司會議記錄模板開心地訓(xùn)練吧！你將來辦理會議一定很棒。課堂訓(xùn)練第三節(jié)會議信息效勞一、會議信息的概念與作用1.概念。會議信息是指有關(guān)會議召開的各種情況。會議信息通常表現(xiàn)為會議通知、會議簡報(bào)、會議紀(jì)要、會議報(bào)道，以及會議的傳達(dá)提綱、要點(diǎn)等形式。2.作用。會議信息具有交流、深化、反響、決策依據(jù)、儲存?zhèn)洳榈茸饔?。會議信息的收集要本著“準(zhǔn)確、及時(shí)、全面、適用〞的原那么，通過會議的正式報(bào)告、研討會上的討論發(fā)言、與會者的議案以及會下的廣泛交談，隨時(shí)獲取有價(jià)值的信息，供領(lǐng)導(dǎo)者參考或供會議交流。二、會議信息的原那么各種會議記錄，如主席團(tuán)會議記錄、團(tuán)長會議記錄、分組會議記錄等。召集各團(tuán)組聯(lián)絡(luò)員碰頭會，匯總情況。收集代表的提案、發(fā)言稿、書面建議等。統(tǒng)計(jì)分析與會者的簽到、報(bào)到信息。三、獲取會議信息的渠道會議信息工作的根本程序是：記錄核實(shí)匯總整理與篩選編寫發(fā)送或歸檔。四、會議信息工作的程序五、會議信息編發(fā)的形式會議信息編發(fā)的主要形式是會議簡報(bào)或情況反映。會議簡報(bào)是會議情況的簡要報(bào)告，一般情況下以正面反映會議情況為多，印發(fā)范圍也較寬。情況反映是會議代表對會議情況的反映，帶有一定的內(nèi)部性，主要反映與會人員對一些重要問題、原那么問題的表態(tài)性意見，對某些重要問題的不同看法，對當(dāng)前存在問題的分析與建議，對某些問題比較深刻的見解等，印發(fā)范圍較窄。六、會議簡報(bào)的特點(diǎn)具有“簡、真、新、快〞的特點(diǎn)。簡報(bào)編寫時(shí)要力求精辟簡短、真實(shí)性和新聞性、編發(fā)速度很快。七、會議簡報(bào)的結(jié)構(gòu)模式〔1〕報(bào)頭。報(bào)頭位于簡報(bào)首頁的上方約占三分之一的版面，包括：編號、保密要求、簡報(bào)名稱、期號、編印機(jī)構(gòu)、印發(fā)日期。〔2〕報(bào)身。一般包括：標(biāo)題、按語、正文〔3〕報(bào)尾。位于簡報(bào)末頁的下端，以兩條平行橫線相夾。左側(cè)注明簡報(bào)的發(fā)送對象和范圍，右側(cè)注明印刷份數(shù)，即“共印×××份〞。八、會議信息的對外宣傳方式由會議秘書撰寫新聞報(bào)道稿件經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)者審閱后可向媒體發(fā)送；在會議召開期間，邀請有關(guān)報(bào)社、電臺、電視臺派記者駐會隨訪，發(fā)布消息；在會議結(jié)束時(shí)，召開記者報(bào)告會，由會議領(lǐng)導(dǎo)者直接介紹會議情況，并親自答復(fù)記者提出的問題。案例分析1.引入案例：工作簡報(bào)2.課堂練習(xí)例如：〔1〕綜合性會議簡報(bào)：APEC投資博覽會新聞發(fā)布會在北京舉行〔2〕專題性會議簡報(bào)：代表建議市民帶薪接受終身教育開心地訓(xùn)練吧！你將來辦理會議一定很棒。課堂訓(xùn)練第四節(jié)會議旅游、娛樂與陪同效勞一、會議期間安排旅游、娛樂活動的意義任何一個(gè)成功的會議都需要有休閑活動安排，一方面使會議有張有弛，促進(jìn)會議成功；另一方面，為與會者增加溝通的時(shí)機(jī)，加強(qiáng)交流。二、會議期間旅游效勞主要內(nèi)容1、內(nèi)容旅游信息；統(tǒng)一安排一到兩次的集體活動2、類型導(dǎo)購、觀光3、組織管理組織制定旅游活動的組織日程擬訂詳細(xì)的旅游方案。協(xié)調(diào)管理與餐飲部門的聯(lián)系與旅行社的合作平安與開支管理三、會議期間娛樂效勞的安排要點(diǎn)1、工程選擇2、本卷須知內(nèi)容和形式配合會議活動的主題。適當(dāng)照顧與會者的興趣。尊重與會者的宗教信仰和風(fēng)俗習(xí)慣。表達(dá)民族特色和傳統(tǒng)文化。具體時(shí)間組織工作本卷須知四、會議期間陪同效勞的意義1、意義和作用表達(dá)尊重和友好便于溝通和交流提供方便和保障2、規(guī)格3、落實(shí)陪同人員4、準(zhǔn)備5、方式和要求案例分析1.引入案例：聯(lián)歡會為何不歡而散？2.課堂練習(xí)例如：2005浙江旅游職業(yè)教育會議在金華召開開心地訓(xùn)練吧！你將來辦理會議一定很棒。課堂訓(xùn)練第五節(jié)會議餐飲效勞一、會議餐飲效勞的意義餐飲效勞是會議進(jìn)行階段效勞中不可或缺的組成局部。會議與餐飲相結(jié)合常被稱為宴會。會議餐飲主要作用有：〔1〕禮儀作用。如東道主舉行歡送宴會、客人答謝宴會等。〔2〕溝通作用。賓主雙方利用宴會的場合和時(shí)機(jī)，溝通信息、交換意見、商談工作、發(fā)表演講，是當(dāng)前宴會活動的一個(gè)重要特點(diǎn)。〔3〕招待慶賀作用。〔4〕融洽感情作用。確定宴請對象確定邀請范圍確定宴會規(guī)格和形式確定宴會時(shí)間和地點(diǎn)確定主持人和致辭人二、宴會的準(zhǔn)備。發(fā)出邀請擬定菜單宴會廳的布置合理安排桌次和座次。三、宴會的程序。迎賓入場宣布宴會開始介紹主要來賓致辭祝酒散宴和送別。案例分析1.引入案例：致詞時(shí)有菜端出2.課堂練習(xí)例如：宏遠(yuǎn)公司聯(lián)誼會宴請安排。開心地訓(xùn)練吧！你將來辦理會議一定很棒。課堂訓(xùn)練第六節(jié)會議交通效勞一、會議交通效勞的意義會議交通效勞是對會議車輛進(jìn)行科學(xué)調(diào)配以保證會議用車的工作。它直接關(guān)系到與會人員的集體活動、會議組織的工作需要、特殊用車的批準(zhǔn)使用，應(yīng)引起會議工作人員的高度重視，否那么就不能保證重點(diǎn)，滿足需要，可能貽誤會議的正?；顒樱踔猎斐砷_不成會的嚴(yán)重后果。二、會議交通效勞的主要內(nèi)容籌齊會議用車擬定會議用車制度和紀(jì)律合理調(diào)度會議用車確保會議進(jìn)程按方案實(shí)施對駕駛?cè)藛T的管理對車輛的維修保養(yǎng)及汽油供給意外事故的應(yīng)急處理措施等。三、會議車輛停放的管理控制好停車所需場地抓值勤民警或保安到崗碰頭會確定指揮停車方法掌握車輛停放方法。案例分析1.引入案例：大客車少了一輛2.課堂練習(xí)例如：白云公司辦公室主任介紹會議用車處理的方法開心地訓(xùn)練吧！你將來辦理會議一定很棒。課堂訓(xùn)練本章綜合練習(xí)龍飛公司年底為表示對客戶